Phòng nghiệp vụ
1.2.3. Quá trình ứng dụng Libol vào hoạt động thư viện của Trung tâm
Trung tâm Thông tin Thư viện trường ĐHKTQD ra đời trong thời kỳ cả nước còn nhiều khó khăn nên Trung tâm cũng đã trải qua quá trình phát triển đầy khó khăn, điều này đòi hỏi nỗ lực, cố gắng của mọi cán bộ của Trung tâm, để đến nay Trung tâm đã trở thành một Trung tâm lớn trong hệ thống các trung tâm thư viện trường đại học ở Hà Nội với toàn bộ các khâu xử lý nghiệp vụ đã được tin học hoá.
Năm 1998, Trung tâm bắt đầu sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu CDS/ISIS for windows. Trung tâm đã tiến hành xử lý tài liệu trên các phiếu tiền máy (work sheet), sau đó mới nhập máy để tạo các CSDL. Tính đến tháng 4/2001, Trung tâm đã xây dựng được 4 CSDL với tổng số 29.500 biểu ghi, bao gồm:
Tên CSDL Số lượng biểu ghi
SACHNGOAI 4.200
SAVI 8.300
LA 1.059
BĐ 3.000
Trong đó:
+ SACHNGOAI: là CSDL phản ánh toàn bộ sách tiếng nước ngoài, gồm sách các thứ tiếng Anh, Pháp, Nga.
+ SAVI: là CSDL phản ánh toàn bộ sách tiếng Việt, gồm các giáo trình, sách tham khảo thuộc chuyên ngành kinh tế và các môn khoa học bổ trợ khác, các kinh điển, từ điển…
+ LA: là CSDL phản ánh nguồn luận án, luận văn của Trung tâm. + BĐ: là CSDL quản lý bạn đọc của Trung tâm.
Trong giai đoàn này, các thiết bị máy móc hiện đại của thư viện còn ít, chưa ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại vào các quy trình nghiệp vụ của thư viện, chỉ với 4 máy tính, 1 máy in, chưa kết nối mạng internet, ứng dụng chủ yếu dùng để soạn thảo văn bản, xây dựng CSDL cho việc quản lý đầu mục sách trên phần mềm
CDS/ISIS.
- Vào tháng 9/2000, được sự quan tâm của Bộ Giáo dục và đào tạo, Nhà trường đã được đầu tư, triển khai thực hiện dự án Đào tạo đại học mức A. Đối với Trung tâm Thông tin Thư viện trường, thực hiện một tiểu dự án có tên: “Tăng cường năng lực Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Kinh tế Quốc dân” với thời gian thực hiện là 15 tháng. Mục tiêu của tiểu dự án là: Tăng cường số lượng và chất lượng đầu sách, báo, tạp chí và xây dựng các CSDL thông tin – kinh tế - xã hội – chính trị, … nhằm hỗ trợ các hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu và tư vấn trong lĩnh vực kinh tế quản lý và quản trị kinh doanh; từng bước nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ thông tin, đổi mới công tác quản lý và phục vụ của Trung tâm theo hướng hiện đại; mở rộng các đối tượng tham gia khai thác thông tin và các loại hình thông tin cung cấp; nâng cao chất lượng quản lý và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý và nhân viên của Trung tâm; nâng cấp cơ sở kỹ thuật hiện đại, đáp ứng nhu cầu phát triển của Trung tâm.
Trong khuôn khổ dự án, tháng 6/2002, Trung tâm đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản trị thư viện Libol5.0 do Công ty Công nghệ tin học Tinh Vân nghiên cứu và thực hiện, thay cho phần mềm CDS/ISIS trước đây. Phần mềm này đã đáp ứng được yêu cầu của một thư viện hiện đại, đó là tích hợp các khâu công tác từ khâu bổ sung cho đến các khâu nghiệp vụ khác, đảm bảo tiêu chuẩn về kỹ thuật tin học và nghiệp vụ thư viện, có các module chức năng đáp ứng được nhu cầu quản lý và phục vụ của thư viện.
Khi chọn áp dụng phần mềm này, Trung tâm đã điều chỉnh hoạt động và ứng dụng có chọn lọc các mô đun của phần mềm này vào các công việc của mình. Trung tâm đã tổ chức nhiều cuộc hội thảo, hội nghị về công tác tin học hoá thư viện, về thư viện hiện đại; mở lớp học sử dụng phần mềm mới; tiến hành mã hoá tài liệu và tổ chức các lớp học hướng dẫn bạn đọc tra cứu tìm tin trên mạng…
Tháng 7 năm 2007, được sự quan tâm của Nhà trường, Trung tâm đã nâng cấp phần mềm quản lý thư viện từ Libol5.0 lên Libol6.0. Trong quá trình ứng dụng Trung tâm đã có những thành công nhất định trong việc thực hiện sứ mạng của mình là đảm bảo ngày càng tốt hơn thông tin tư liệu cho sự nghiệp đào tạo và
nghiên cứu khoa học kinh tế chất lượng cao của Nhà trường. Một trong những nguyên nhân dẫn đến thành công trên là Trung tâm đã ứng dụng hiệu quả phần mềm. Nhờ có phần mềm mà công tác nghiệp vụ được chuẩn hóa theo hướng hội nhập khu vực và quốc tế. Trung tâm đã tạo được hệ thống kho mở, áp dụng các tiêu chuẩn tiên tiến vào biên mục mô tả, như khổ mẫu MARC21 và một số điểm trong qui tắc AACR2. Trong biên mục theo nội dung, từ chỗ sử dụng bảng phân loại của Thư viện Quốc gia biên soạn thì nay Trung tâm đã sử dụng bảng phân loại DDC. Những tiêu chuẩn nghiệp vụ trên được áp dụng trong công tác xử lý tài liệu của Trung tâm đã tạo ra những sản phẩm và dịch vụ thông tin chất lượng cao hơn, có khả năng chia sẻ với các cơ quan TT-TV khác trong và ngoài nước và ngày càng đáp ứng được nhu cầu tin của bạn đọc. Sự lựa chọn phần mềm của Trung tâm đã đúng hướng và phù hợp với hướng lựa chọn hiện nay của các thư viện Việt N am.
Phần mềm Libol 6.0 được xây dựng rất công phu với nhiều modun chức năng, nhưng cho đến nay do nhiều nguyên nhân mà Trung tâm vẫn chưa sử dụng hết các tính năng của Libol 6.0 như chức năng mượn liên thư viện, quản lý tài nguyên số. Hiện nay Trung tâm đã ứng dụng thành công bày phân hệ, đó là:
- Phân hệ Bổ sung - Phân hệ Biên mục
- Phân hệ Ấn phẩm định kỳ - Phân hệ Lưu thông tài liệu - Phân hệ Quản lý bạn đọc - Phân hệ Quản lý
- Phân hệ OPAC
Trong chiến lược xây dựng thư viện điện tử của Trung tâm trong thời gian tới, Trung tâm sẽ nỗ lực hết mình ứng dụng tất cả các tính năng của phần mềm vào công tác nghiệp vụ, cũng như phục vụ bạn đọc, để thực sự phần mềm trở thành người bạn đồng hành trên con đường chính phục công nghệ và tri thức.
Tính đến tháng 5/2011, Trung tâm đã xây dựng được 6 CSDL, đó là:
Sách tiếng Việt 17.751 Sách tiếng nước ngoài 1.373 Luận án, luận văn 5.831 Nghiên cứu khoa học 197
Báo, tạp chí 64.856
Bạn đọc 45.000
Như vậy, quá trình tin học hoá của Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại