TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN– THƯ VIỆN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
2.1.2. Ứng dụng Libol6.0 trong biên mục
Trong hoạt động thông tin thư viện, công tác xử lý phân tích tổng hợp tài liệu (biên mục) có vai trò cực kỳ quan trọng. Nó cho phép người dùng nắm được thông tin về mọi mặt của tài liệu - nội dung, công dụng, hình thức để tiến hành chọn lựa chúng hợp với yêu cầu của mình. Công tác biên mục tài liệu tại Trung tâm được xử lý cả mặt hình thức lẫn nội dung, nhằm xây dựng CSDL sách, phục vụ cho việc tra cứu của bạn đọc cũng như lưu trữ tài liệu. Biên mục tài liệu được dùng trong nhiều công việc khác nhau của thư viện, như tổ chức mục lục, biên soạn thư mục, đăng ký cá biệt cho tài liệu.
Như vậy, quy trình biên mục chi tiết tài liệu tại Trung tâm được biểu diễn bằng sơ đồ sau:
Hình 12: Quy trình biên mục chi tiết tài liệu tại Trung tâm
Nhận sách từ phòng
bổ sung
Biên mục chi tiết cho
tài liệu In và dán nhãn xếp giá In phích, tổ chức hệ thống mục lục Chuyển phòng phục vụ Phân loại tài liệu Định từ khoá Phân tích nội dung để làm tóm tắt
Có thể khẳng định rằng phân hệ Biên mục là một phân hệ mạnh của Libol, bởi nó cung cấp cho cán bộ thư viện một công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tiến hành công tác biên mục, chuyển hoàn toàn từ biên mục thủ công sang biên mục tự động. Tất cả các phương tiện làm việc đều được tích hợp trong các chức năng của phân hệ Biên mục với các lựa chọn như sau:
- Biên mục:
+ Cho phép nhập mới, sửa chữa, xóa, duyệt xem, tái sử dụng, đặt các giá trị mặc định cho suốt quá trình làm việc.
+ Tải dữ liệu qua cổng Z39.50 để nhập khẩu các bản ghi thư mục sách ngoại văn. - Mẫu biên mục:
+ Các mẫu biên mục đã được thiết kế sẵn cho các dạng tư liệu phong phú, gồm sách, bài trích, luận án luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học… cán bộ còn có thể dễ dàng chỉnh sửa các mẫu này hoặc xây dựng các mẫu biên mục mới với khả năng tạo trường, gán nhãn và đặt tên, định các trường con, cũng như quy định các thuộc tính lặp, bắt buộc, kiểu dữ liệu cho chúng.
+ Các trường biên mục có thể được ghép nhóm theo chức năng và được thiết đặt để sử dụng các từ điển tham chiếu để kiểm soát tính nhất quán, như: từ điển tham chiếu ngành của luận án, luận văn; của chuyên ngành sách, bài trích; nhà xuất bản, khung phân loại DDC.
- Danh mục:
+ Xem danh mục tài liệu trong các kho
+ Kết xuất và in các các sản phẩm đầu ra như danh mục sách mới, nhãn, phích, tóm tắt sách, bài trích… với khả năng sắp xếp tiếng Việt do cán bộ tự quy định.
Biên mục chi tiết cho tài liệu:
Khác với quy trình truyền thống, khi ứng dụng Libol6.0, cán bộ biên mục không phải xử lý từ đầu cho tài liệu mà những thông tin sơ bộ về hình thức như tên tác giả, tên tài liệu, nhà xuất bản… đã được phòng bổ sung nhập vào các biểu ghi trong CSDL. Các biểu ghi này sẽ nằm trong phần hàng đợi của phân hệ biên mục. Đây chính là một tiện ích của Libol, dữ liệu chỉ cần xử lý một lần có thể sử dụng nhiều lần, cho nhiều mục đích khác nhau. Danh mục các ấn phẩm trong phần hàng
đợi, chờ được biên mục chi tiết được hiển thị dưới dạng ISBD rút gọn, cùng với mã tài liệu, tên cán bộ tiến hành biên mục sơ lược và ngày, giờ nhập vào CSDL.
Các trạng thái của biểu ghi được thể hiện trong màn hình hàng đợi là một trong những thuận lợi cho người biên mục khi tiến hành xử lý chi tiết cho ấn phẩm. Những biểu ghi có màu đen là những biểu ghi đã biên mục sơ lược, chờ được biên mục chi tiết. Những biểu ghi có màu xanh là đã hoàn thành chờ kiểm tra. Biểu ghi sau khi đã được biên mục chi tiết và được cập nhật sẽ lập tức chuyển trạng thái từ màu đen sang màu xanh ở màn hình hàng đợi. Nhờ có sự phân biệt này, người biên mục sẽ không bị nhầm lẫn giữa những biểu ghi đã xử lý và chưa xử lý. Ngoài ra, người chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng sẽ không mất nhiều thời gian tìm kiếm để hiệu đính và hoàn tất việc biên mục.
Mỗi mẫu biên mục tương ứng với từng dạng tài liệu có trong thư viện, bao gồm mẫu biên mục sách, bài trích, luận án luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học. Các mẫu biên mục được thiết lập trên cơ sở chọn lọc các trường từ khổ MARC21. Trong phân hệ biên mục, Libol hỗ trợ danh mục các trường theo MARC21 và sắp xếp theo các vùng từ 0XX đến 9XX. Cán bộ nghiệp vụ có thể tạo lập các mẫu biên mục cho các loại tài liệu sử dụng các trường dữ liệu này.
Về cơ bản thì các mẫu biên mục là giống nhau, nhưng mỗi loại lại có thêm một số trường đặc trưng riêng, ví dụ: đối với mẫu biên mục luận án, luận văn có thêm trường Phụ chú luận án 915:
915$aTên chuyên ngành$bMã chuyên ngành$cMức luận án$dCơ quan bảo vệ luận án$eCơ quan cấp trên.
Khi biên mục cho những ấn phẩm có một số thuộc tính chung nào đó, cán bộ thư viện có thể dùng chức năng đặt giá trị ngầm định, để đặt ra những giá trị cố định cho trường tương ứng trong bản ghi biên mục, nhằm giảm bớt thao tác lặp đi lặp lại khi nhập tin cho những trường này với các đầu ấn phẩm khác nhau. Giá trị cố định này sẽ có hiệu lực trong suốt quá trình nhập dữ liệu, trừ khi các giá trị này được đặt lại.
Sau khi mẫu biên mục được tạo và kết hợp với chức năng đặt giá trị ngần định, cán bộ biên mục có thể nhập dữ liệu dựa trên mẫu biên mục sẵn có. Trong quá trình nhập dữ liệu, cán bộ có thể sử dụng các hệ thống từ điển hỗ trợ đã được xây dựng sẵn, để đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, ví dụ như trường chuyên ngành sách, bài trích, mã chuyên ngành luận án luận văn, tên nhà xuất bản…
$aKinh tế, Tài chính - Ngân hàng$b62.31.12.01
$aKinh tế, quản lý và kế hoạch hoá KTQD$b62.31.10.01 $aKinh tế học$b62.301.03.01
$aKhoa học quản lý$b62.34.01.01 $aKinh tế quản lý công$b60.34.01
$aQuản trị kinh doanh thương mại$b60.34.10 $aKế toán,TV và PTHĐKT$b60.34.30
$aKinh tế phát triển$b60.31.05 $aKinh tế thương mại$b60.34.10
Khung hình 1: Từ điển tham chiếu chuyên ngành luận án luận văn
Kiểm soát tính nhất quán giúp cán bộ thư viện nhập tin cho các trường biên mục theo quy cách dữ liệu được quản lý tập trung, thống nhất và chuẩn hoá. Không phải trường biên mục nào cũng cần phải kiểm soát tính nhất quán. Các trường cần kiểm soát tính nhất quán thường là các trường mà giá trị có thể lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau như các trường tác giả, nhà xuất bản, khung phân loại, từ khoá, chuyên ngành…Việc kiểm soát tính nhất quán có thể được tiến hành qua cơ chế tham chiếu từ điển. Điều này có nghĩa là khi cán bộ nhập tin cho các trường cần có tính nhất quán, cán bộ sẽ tra cứu từ điển chứa các mục từ tương ứng với trường đó để lấy ra giá trị phù hợp và tham chiếu đến nó, thay vì gõ vào mục từ này. Dữ liệu không có tính nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của các tiến trình tra cứu thông tin. Ví dụ mục từ tên tác giả Lenin V.I có thể được cán bộ nhập theo nhiều kiểu
khác nhau ở các bản ghi khác nhau như Lê-nin, Lê nin…Khi cán bộ tiến hành tra cứu và gõ vào một trong các dạng thức của mục từ này, chương trình sẽ chỉ trả lại các bản ghi có trường tác giả trùng với dạng thức đưa vào tìm kiếm và kết quả là bạn đọc tra cứu sẽ không khai thác được toàn bộ thông tin lẽ ra có thể khai thác được từ CSDL. Dữ liệu không được kiểm soát tính nhất quán còn dễ tạo ra các lỗi chính tả khi người dùng phải gõ đi gõ lại cùng một mục từ ở các bản ghi khác nhau. Đồng thời việc phát hiện và sửa chữa những lỗi này cũng không đơn giản. Với cơ chế sử dụng từ điển tham chiếu, việc sửa lỗi trái lại sẽ rất thuận tiện và hiệu quả vì người dùng chỉ cần sửa duy nhất mục từ trong từ điển tham chiếu mà không cần sửa tại từng bản ghi. Mặt khác cơ chế từ điển còn cho phép người dùng sử dụng các dữ liệu đã được nhập sẵn trong CSDL hoặc bổ sung thêm các nguồn dữ liệu từ bên ngoài và qua đó làm giảm bớt công sức nhập liệu.
Sự thuận lợi khi sử dụng phân hệ Biên mục của Libol phục vụ cho công tác biên mục tự động tài liệu còn thể hiện ở chỗ: sau khi đã hoàn tất biểu ghi, cán bộ thư viện có thể kiểm tra lại toàn bộ những thông tin mình đã nhập và sửa chữa nếu cần. Việc xem trước biểu ghi biên mục sẽ giúp cho cán bộ xử lý nhìn bao quát toàn bộ biểu ghi, kiểm tra những thông tin thiếu, lỗi chính tả … để sửa chữa lại cho hoàn chỉnh. Khung hình sau đây minh họa rõ hơn về điều này.
Ldr 00025nam a2200024 a 4500 001 NEU100033806 041 ## $aVie 082 ## $a338.7 090 ## $aKTDN 296 095 TT.TT.TV ĐH.KTQD 100 ## $aVitate Joe
245 ## $aKiếm tiền trên mạng - Những nhà kinh doanh hàng đầu trên mang tiết lộ 40 cách kiếm tiền gần như ngay lập tức chỉ bằng Email/$cJoe Vitate, Jo han Mok 260 ## $aH.:$bLao động xã hội,$c2010
300 ## $a402tr,$c20,5 cm
thị trên mạng sẽ tiết lộ cách mà họ hái ra tiền trên mạng mà không cần sử dụng công cụ gì ngoài sức mạnh của e-mail. Nội dung cuốn sách gồm 40 chương, mỗi chương ngắn gọn trình bày một chiến lược kiếm tiền hay một khái niệm cùng những chỉ dẫn chi tiết để giúp bạn tối đa hoá lợi nhuận của mình, như: Cách kiếm tiền nhanh trên mạng; 10 quy luật hàng đầu của marketing trên mạng; 5 chiến lược marketing để đạt được tăng trưởng kinh doanh mạnh mẽ; 5 bước để kiếm tiền khi bạn không có gì cả; Những nhân tố thành công chưa được khai thác; Gia tăng sức mạnh quảng cáo liên kết cho công việc kinh doanh; Hãy để người khác tạo nên sản phẩm đầu tiên của bạn; 5 yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi ký kết các hợp đồng liên kết lớn; Tôi đã kiếm được hơn 112.000 đô la bằng việc dạy các lớp học trên mạng như thế nào?; Những chỉ dẫn nhằm giúp các thành viên lười biếng đạt được thành công nhanh chóng và dễ dàng; Cách để tối đa hoá lợi nhuận từ những chương trình liên kết; Những bí quyết của một nhà siêu liên kết triệt để… Cuốn sách này là tập hợp các bí quyết kiếm tiền của các siêu sao Internet, bí quyết kinh doanh trên mạng là một chỉ dẫn đơn giản, dễ dàng áp dụng sẽ giúp bạn kiếm tiền trên mạng ngay lập tức.
653 ## $aKiếm tiền trên mạng % Doanh nhân
700 ## $aKim Thanh, Mỹ Hạnh (dịch), Hồng Nga (hiệu đính) 900 0 911 Administrator 925 G 926 0 927 SH 928 $aVc/92 52641-52650 980 Kinh tế doanh nghiệp
Khung hình 2: Xem biểu ghi trước khi cập nhật
Biểu ghi sau khi kiểm tra, hiệu đính và cập nhật dữ liệu mới chuyển sang phân kho, xếp giá cho tài liệu. Nhờ có chức năng xếp giá cho tài liệu mà ta biết được tài liệu đó được bổ sung theo nguồn nào và từ đó có thể gọi dữ liệu ở phân hệ Bổ sung để in mã vạch, nhãn gáy cho tài liệu.
Hình 13: Dữ liệu xếp giá
Nhập khẩu bản ghi qua Z39.50
Libol 6.0 cho phép nhập khẩu biểu ghi qua giao thức Z39.50, tại Trung tâm việc nhập khẩu biểu ghi qua Z39.50 chủ yếu được thưc hiện với các tài liệu bằng tiếng nước ngoài, nhập từ các CSDL lớn trên thế giới như Thư viện Quốc hội Mỹ, thư viện Đại học Tổng hợp Quốc gia Úc… Tiến hành biên mục sao chép biểu ghi từ các CSDL lớn sẽ rất thuận lợi cho cán bộ biên mục vì biểu ghi tải về đã được xử lý rất đầy đủ, tuân theo các chuẩn biên mục MACR21, ISBD, khung phân loại DDC… Những biểu ghi này phần lớn không phải sửa nhiều, chỉ cần lược bớt hay bổ sung thêm một số thông tin đặc trưng được sử dụng tại Trung tâm như: người biên mục, mã xếp giá…
Ví dụ: Để tìm biểu ghi cho cuốn sách có chỉ số ISBN 9789264060128, cán bộ thư viện sẽ tiến hành tìm kiếm qua cổng Z39.50 theo tiêu chí ISBN, chọn kiểu hiển thị biểu ghi theo MACR, ISBD, đơn giản hay theo ISO 2709, chương trình sẽ tự động tìm kiếm và đưa ra kết quả. Sau khi có kết quả tìm kiếm, cán bộ thư viện phải kiểm tra lại các thông tin nhận được xem có phù hợp với tài liệu cần biên mục hay không. Nếu phù hợp thì tiến hành nhập khẩu bản ghi và tiếp tục hoàn thiện những trường cho phù hợp với yêu cầu của Thư viện và cập nhật biểu ghi vào CSDL.
001 15884149
005 20091215133310.0