đồ án công nghệ thông tin Thực trạng sản phẩm và dịch vụ Thông tin tại trung tâm Thông tin- Thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội

Cho đến nay, mọihoạt động Thông tin- Thư viện tại trung tâm không ngừng được chú trọng đầu tưnhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ thông tin cho đội ngũ cán bộ, giáoviên, sinh viê

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

ĐHSPHN : Đại học sư phạm Hà Nội

SP - DV : Sản phẩm - dịch vụTT.TT - TV : Trung tâm Thông tin - Thư việnCSDL : Cơ Sở dữ liệu

NCKH : Nghiên cứu khoa học

SV : Sinh viênNDT : Người dùng tin

ML : Mục LụcMLPL : Mục Lục phân loạiMLCC : Mục Lục chữ cáiNCS : Nghiên cứu sinh

MỤC LỤC

Lời mở đầu ……… 4.

1 Lý do chọn đề tài 5

2 Mục đích và nhiệm vụ 5

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu……….5

4 Phương pháp nghiên cứu……… 5

5.Ý nghĩa của đề tài……… 5

6 Bố cục của đề tài……… 6

Chương 1 Khái quát Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội………

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển……… 7

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của trung tâm……… 8

1.3 Hoạt động Thông tin- Thư viện……… 10

Chương 2.Thực trạng sản phẩm và dịch vụ Thông tin tại trung tâm Thông tin-Thư viện trường Đại học sư phạm Hà Nội………

2.1 Sản phẩm và dịch vụ thông tin trong các cơ quan Thông tin- Thư viện…… 14

2.2 Thực trạng sản phẩm và dịch vụ thông tin tại trung tâm Thông tin- Thư viện trường ĐHSPHN……… 16

2.2.1 Các sản phẩm thông tin……… 16

2.2.1.1 Hệ thống mục lục phiếu……… 16

2.2.1.2 Thư mục dạng in ấn 20

2.2.1.3 Cơ sở dữ liệu thư mục……… 23

2.2.1.4 Mục lục đọc máy……… 25

2.2.2 Dịch vụ thông tin……… 26

2.2.2.1 Dịch vụ mượn tài liệu……… 26

2.2.2.2 Dịch vụ đọc tại chỗ……… 28

2.2.2.3 Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc……… 35

2.2.2.4 Dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện (multimedia) và truycập Internet……… 36

2.2.3 Đánh giá chung về sản phẩm và dịch vụ Thông tin - Tin tại trung tâm Thông

tin - thư viện trường Đại học sư phạm Hà nội 38

2.2.3.1 Chất lượng dịch vụ……… 38

2.2.3.2 Tần suất sử dụng dịch vụ……… 39

Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin tại trung tâm Thông tin -Thư viện trường ĐHSPHN……

3.1 Nhận xét……… 40

3.1.1 Ưu điểm……… 40

3.1.2 Hạn chế……… 41

3.2 Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng SPDV tại trung tâm Thông tin -Thư viện trường ĐHSPHN……… 41

3.2.1 Cơ sở vật chất……… 42

3.2.2 Đội ngũ cán bộ……… 42

3.2.3 Đào tạo người dùng tin……… 43

3.2.4 Vốn tài liệu và nguồn tin……… 44

Kết luận……… 45

Danh mục tài liệu tham khảo.

Để đạt được mục tiêu đó thì trường Đại học sư phạm Hà Nội (ĐHSPHN) đã có

nhiều hoạt động đổi mới trong giáo dục và đào tạo, giảng dạy Cho đến nay, mọihoạt động Thông tin- Thư viện tại trung tâm không ngừng được chú trọng đầu tưnhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ thông tin cho đội ngũ cán bộ, giáoviên, sinh viên trong và ngoài nhà trường, đặc biệt là việc đảm bảo cung cấp cácsản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp với yêu cầu bạn đọc

Ngày nay, sức mạnh và hiệu quả hoạt động của một Trung tâm Thông tin -Thư

viện không chỉ được đo bằng khối lượng các nguồn tư liệu hiện có mà nó còn được

đo bằng năng lực đáp ứng nguồn thông tin đó một cách nhanh nhất và chính xácnhất, phù hợp nhất trên cơ sở huy động nhiều nguồn tin khác nhau để tạo ra các sảnphẩm và dịch vụ (SP-DV) thông tin có chất lượng cao nhất phù hợp với nhu cầucủa người dùng tin

Nhận thức được tầm quan trọng đó, trong những năm gần đây việc xây dựng

và hoàn thiện nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ của Trung tâm Thôngtin -Thư viện trường ĐHSPHN đã có nhiều cố gắng và đạt được nhiều thành tựutrong việc đáp ứng nhu cầu nghiên cứu giảng dạy của cán bộ giảng viên, sinh viêntrong trường

Tuy nhiên, bên cạnh những mặt đã đạt được thì việc phát triển các sản phẩm vàdịch vụ của thư viện vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định Vì vậy, trong thời

gian 8 tuần thực tập ở đây, cùng với những kiến thức đã học em đã chọn đề tài

“Sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đạihọc sư phạm Hà Nội” là đề tài nghiên cứu và viết báo cáo thực tập tốt nghiệp củaem

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu : sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Trung tâm Thông tin-Thư viện trường ĐHSPHN

- Phạm vi nghiên cứu: hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin dưới dạng truyềnthống và hiện đại của trung tâm đang được xây dựng và sử dụng

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bản báo cáo thực tập này, em đã dùng các phương pháp sau:

 Phương pháp nghiên cứu tài liệu

 Phương pháp điều tra thực tế, khảo sát

 Phương pháp phân tích số liệu, tổng hợp thống kê

5 Ý nghĩa của đề tài

- Về mặt lý luận: khẳng định tầm quan trọng của việc hoàn thiện và phát triển cácsản phẩm và dịch vụ thông tin, hiệu quả của việc sử dụng các sản phẩm và dịch vụ

đó trong thư viện

- Về mặt thực tiễn: phản ánh thực trạng phát triển các sản phẩm và dịch vụ thôngtin tại Trung tâm Thông tin - Thư viện trường ĐHSPHN trong thời gian qua, phântích những mặt đạt được cũng như hạn chế trong việc xây dựng và sử dụng các sảnphẩm và dịch vụ thông tin tại trung tâm

6 Bố cục của đề tài

Ngoài lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, bố cục của đề tài đượcchia làm 3 chương :

Chương 1: Khái quát trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN.

Chương 2: Thực trạng các sản phẩm dịch vụ TT tại trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN.

Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN.

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc và tập thể cán bộ nhân viên tại Trungtâm Thông tin - Thư viện trường ĐHSPHN, đã tạo điều kiện cho em được khảo sátthực tế trong thời gian thực tập tại trung tâm

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong khoa QTVP –TTTVtrường CĐ Công Nghệ Thành Đô, đã tận tình chỉ bảo chúng em trong suốt khoáhọc tại trường

Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Văn Trọng, đãtrực tiếp hướng dẫn em trong quá trình hoàn thành bản báo cáo này Em xin gửi tớithầy và gia đình lời chúc sức khoẻ và hạnh phúc

Chân thành cảm ơn !

Hà nội, tháng 4 năm 2009

Sinh viên Trần Thị Nhị

CHƯƠNG 1.

KHÁI QUÁT TRUNG TÂM THÔNG TIN -THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI

1.1 Lịch sử hình thành và phát triên

* Lịch sử hình thành và phát triển của trường ĐHSPHN

Trường ĐHSPHN là trường trọng điểm đầu ngành trong hệ thống các trường

sư phạm Đây là trung tâm lớn về đào tạo giáo viên và cán bộ nghiên cứu khoa học,

là nơi đào tạo nhiều nhân tài, nhiều nhà khoa học danh tiếng cho đất nước góp phầnquan trọng trong sự nghiệp giáo dục của đất nước

Trường ĐHSPHN được ra đời theo nghị định 276/NĐ của bộ Quốc gia Giáodục ngày 11/10/1951 với tên gọi là Trường sư phạm cao cấp, đặt tại khu học xáTrung Ương ở Nam Ninh –Trung Quốc

Do quy mô, nhiệm vụ đào tạo của trường ngày càng lớn, lại trong hoàn cảnhchiến tranh nên nhà trường gặp không ít khó khăn, Hội đồng chính phủ ra quyếtđịnh số 182/CP ngày 14/8/1967 chia trường ĐHSPHN thành 3 trường:

- Trường ĐHSPHN I đào tạo giáo viên cấp 2 về KHXH

- Trường ĐHSPHN II đào tạo giáo viên cấp 2 về KHTN

- Trường ĐHSP Ngoại Ngữ Hà Nội gồm các khoa: Tiếng Nga, Tiếng Trung,Tiếng Pháp, Tiếng Anh

Năm 1976, Trường ĐHSPHN I và ĐHSPHN II được sát nhập thành trườngĐHSPHN I Cũng trong thời gian này, trường được Chính phủ và Bộ giáo dục giaonhiệm vụ xây dựng trường trở thành trường ĐHSPHN trọng điểm và chuẩn mựctrong mạng lưới các trường ĐHSP cả nước

Tháng 12 năm 1993, theo quyết định của Chính phủ, Trường ĐHSPHN sátnhập vào ĐHQGHN (cùng với Đại học Tổng Hợp và Đại học Sư Phạm Ngoại Ngữ

Hà Nội) với tên gọi là trường Đại học sư phạm Trong thời gian này, Trường ĐHSPvừa nhận được sự giúp đỡ của các trường thành viên trong ĐHQGHN vừa tiếp tụcphát huy truyền thống bản sắc đặc trưng của mình trong hơn 40 năm xây dựng và

trưởng thành để giữ vững, khẳng định là một cơ sở đào tạo giáo viên và nghiên cứukhoa học lớn.

Năm 1999, trước tình hình và nhiệm vụ cách mạng mới,Thủ tướng Chính phủban hành quyết định số 201/1999 TTg tách 2 trường ĐHSPHN và ĐHSP thành phố

Hồ Chí Minh ra khỏi ĐHQG và xây dựng thành trường ĐHSP trọng điểm, làmnòng cốt cho ngành Giáo dục, thực hiện chiến lược con người của Đảng theo tinhthần Nghị quyết Ban chấp hành Trung Ương Đảng Cộng Sản Việt Nam lần thứ 2 Trong quá trình xây dựng và phát triển, đặc biệt trong thời kỳ đổi mới, trườngĐHSPHN đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị, được xã hội tín nhiệm đánhgiá cao Với những thành tích xuất sắc mà nhà trường đã đạt được trong đào tạo,nghiên cứu khoa học và bảo vệ Tổ Quốc, Trường ĐHSPHN đã vinh dự được Chủtịch nước tặng Huân chương Độc lập hạng nhất năm 1996 Năm 2001, nhân kỷniệm 50 năm ngày thành lập trường, trường ĐHSPHN vinh dự được Chủ tịch nướctặng thưởng huân chương Hồ Chí Minh Đặc biệt, năm 2004 trường ĐHSPHN mộtlần nữa vinh dự được Chủ tịch nước tặng thưởng danh hiệu Anh hùng lao động do

có những thành tích đặc biệt xuất sắc trong thời kỳ đổi mới

* Quá trình hình thành và phát triển của TT TT-TV trường ĐHSPHN

Trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN ra đời vào ngày 11/10/1951, cùng với sự

ra đời của trường ĐHSPHN, đây là đơn vị phục vụ đào tạo trực thuộc ban Giámhiệu nhà trường Gắn liền với hơn 50 năm lịch sử phát triển của nhà trường, từ mộtThư viện truyền thống còn nghèo nàn về cơ sở vật chất cũng như vốn tài liệu,Trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN ngày nay đã được đầu tư một cơ ngơi khangtrang gồm khu nhà 4 tầng khép kín với 5000m2 sử dụng Đội ngũ cán bộ đa sốđược đào tạo đúng chuyên ngành, có năng lực đáp ứng cơ bản cho yêu cầu hoạtđộng của Trung tâm

1.2 Chức năng nhiệm vụ của trung tâm

* Chức năng

Trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN là thành phần cơ bản và không thể thiếutrong sự nghiệp Giáo dục và đào tạo của nhà trường Trung tâm có chức năng thuthập, bổ sung, xử lí và cung cấp các tài liệu về các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa

học giáo dục và các khoa học khác, nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy vànghiên cứu của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường.

* Nhiệm vụ

Với vai trò là giảng đường thứ 2 trong trường Đại học, là đầu mối quan trọng

về công tác Thông tin - tư liệu phục vụ học tập, giảng dạy và NCKH Trung tâmThông tin - Thư viện trường ĐHSPHN phải hoàn thành những nhiệm vụ sau:

+ Tham mưu, lập kế hoạch cho Ban giám hiệu về công tác Thông tin- tư liệuphục vụ cho công tác đào tạo, nghiên cứu và học tập trong từng giai đoạn phát triểncủa nhà trường

+ Thu thập, bổ sung và xử lí tài liệu nhằm cung cấp những thông tin cần thiếtphục vụ nhu cầu tra cứu, tìm tin của bạn đọc

+ Tổ chức sắp xếp, lưu trữ và bảo quản nguồn tư liệu của trường bao gồm cácloại hình ấn phẩm và vật mang tin

+ Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo phương pháp truyền thống và hiện đạinhằm phục vụ và phổ biến thông tin

+ Thu nhận, lưu chiểu những ấn phẩm do nhà trường xuất bản, các luận án tiến

sĩ, luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại trường và của cán bộ nhà trường bảo vệ tại các

cơ sở đào tạo khác

+ Nghiên cứu khoa học TT-TV, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật mới vàoviệc xử lí và phục vụ nhu cầu thông tin của bạn đọc

+ Duy trì và phát triển các mối quan hệ nhằm trao đổi và chia sẻ nguồn lựcthông tin với các cơ quan Thông tin-thư viện của các trường Đại học, các tổ chứckhoa học trong và ngoài nước như: Liên hiệp Thư viện Việt Nam, Liên hiệp Thưviện Quốc tế

+ Đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, điều tra đánh giá nhu cầuthông tin của cán bộ giảng dạy, cán bộ NCKH, NCS và SV trong trường, từ đó cóhướng tổ chức và ngày càng hoàn thiện hoạt động tạo điều kiện để cung cấp phùhợp với nhu cầu của NDT

Trải qua 58 năm, cùng với sự phát triển và lớn mạnh không ngừng của trườngĐHSPHN, Trung tâm TT-TV đã có nhiều cải tiến trong hoạt động, không ngừng

hoàn thiện trong xử lí tài liệu và nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc Bên cạnh

đó, Trung tâm thường xuyên quan tâm bồi dưỡng trình độ cho cán bộ và NDT, đặcbiệt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đã được tiến hành mộtcách khoa học, từng bước vững chắc đem lại hiệu quả cao, đáp ứng tốt nhu cầu củacán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường.Với những thành tích đã đạt đượctrong những năm vừa qua,Trung tâm đã nhận được nhiêu danh hiệu thi đua cao quý

do các Bộ, Ngành và trường ĐHSPHN trao tặng

1.3 Hoạt động thông tin thư viện

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của trung tâm

1.3.2 Cơ sở vật chất trang thiết bị của trung tâm

Năm 2002, trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN chính thức chuyển sang hoạtđộng trên khu nhà 4 tầng khang trang có diện tích sử dụng khoảng 5000m2 vớikhoảng 900 chỗ ngồi, được thiết kế phù hợp với đặc thù của trung tâm

Được sự quan tâm của nhà trường, bên cạnh cơ sở vật chất khang trang, trungtâm không ngừng đầu tư mua sắm trang thiết bị để ngày càng một hoàn thiện

- Hệ thống máy tính: gồm 129 máy chạm và 1 máy chủ đều được nối mạngnhằm phục vụ cho cán bộ làm việc và bạn đọc tra cứu tài liệu Các phòng máy tínhcủa tổ tin và 2 phòng đọc lớn đều được ưu tiên lắp đặt máy điều hoà

Ngoài ra, trung tâm còn được trang bị hệ thống các trang thiết bị hiện đại : + Hệ thống máy in: 08 máy HP 4200N, 04 máy HP 1200 PCL, 02 máy in thẻ, 02máy in mã số, mã vạch

+ Hệ thống máy quét: 04 máy khổ A4 HP 3770, 04 máy khổ A3 Microtek

+ Hệ thống máy photocopy: 01 máy siêu tốc, 04 máy chất lượng cao

+ Hệ thống cổng từ : 2 cổng + Máy đọc và khử từ:04 máy

+ Đầu đọc mã vạch: 12 máy + Máy ép Plastic: 02 máy

+ Máy ảnh kỹ thuật số: 01 máy + Bộ lưu điện:10 bộ, 01 máy phát điện + Camera theo dõi: 16 máy + 01 hệ thống báo trộm cảm ứng

+ 01 hệ thống báo trộm lazer

Các trang thiết bị đồ gỗ cũng được trang bị đầy đủ, đồng bộ, mẫu mã phongphú như tủ mục lục, quầy thủ thư, bàn đọc báo tạp chí, bàn đọc sách, máy tính,…giá sách các loại, giá tạp chí

Từ năm 2004 đến nay, trung tâm sử dụng phần mềm Libol của công ty côngnghệ tin học Tinh Vân Bộ phần mềm Thư viện điện tử - Thư viện số Libol có đầy

đủ các tính năng cần thiết để một thư viện có thể hội nhập với hệ thống thư việnQuốc gia và Quốc tế

Phần mềm Libol gồm có 10 Module cơ bản, thư viện đã sử dụng 7 module:

1 Module bổ sung

2 Module biên mục 5 Module bạn đọc

3 Module ấn phẩm định kỳ 6 Module lưu thông

4 Module OPAC 7 Module quản lý

Nhờ có phần mềm Libol, công tác quản lí các nguồn tài liệu trong thư việnđược hiệu quả và theo hệ thống logic

* Tài liệu truyền thống

Tổng số tài liệu : - Đầu sách : 90.000 cuốn

- Tài liệu tra cứu: 3.500 cuốn

- Báo: phần lớn là Tiếng Việt, có những loại từ năm 1954

- Tạp chí: 25.000 cuốn ( bằng Tiếng Việt, La tinh, Nga…)

- Luận văn, luận án: 9.213 cuốn (Tiếng Việt, có từ cấp Th.s trở lên)

Hầu hết sách, luận văn, luận án trong thư viện được dán mã số mã vạch, phục vụcho mượn, trả tài liệu trên máy tính

* Tài liệu điện tử :

- Băng Video : 87 băng

- Băng Cassette : 157 băng

 CSDL luận văn, luận án: 7680 biểu ghi

 CSDL bài trích: 13.834 biểu ghi

 CSDL đề tài NCKH : 93biểu ghi

Các dữ liệu điện tử, phần mềm học tiếng Anh…và đầy đủ các chuyên ngành đàotạo và tài liệu tham khảo.Tài liệu trong TV luôn được cập nhật, bổ sung mới tươngđối phong phú về nội dung, loại hình và ngôn ngữ

1.3.4 Người dùng tin và nhu cầu tin

Việc nắm bắt đặc điểm nhu cầu của người dùng tin (NDT) có ý nghĩa quan trọngtrong hoạt động TT-TV, qua đó Trung tâm có thể đáp ứng đầy đủ và chính xác

những nhu cầu thông tin đó Đây cũng là nhiệm vụ hàng đầu của các thư viện nóichung và của thư viện trường ĐHSPHN nói riêng.

Các đối tượng dùng tin tại trung tâm TT-TV trường ĐHSPHN có đặc điểm vềnhu cầu tin:

- Nhóm NDT là sinh viên: 2 năm đầu SV được trang bị những kiến thức cơ bảnnên họ có nhu cầu chủ yếu là sách giáo trình về các môn học đại cương như: Tâm

lí, Triết học, Lịch sử Đảng… Ngoài ra, họ cũng quan tâm đến tài liệu tham khảo Sinh viên 2 năm cuối được trang bị kiến thức chuyên ngành nên họ có nhu cầu

và các sách chuyên ngành mà họ theo học, và cũng có nhu cầu về tài liệu thamkhảo nhằm phục vụ cho chuyên môn Ngoài tài liệu bằng tiếng Việt, họ còn sửdụng tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp

- Nhóm NDT là cán bộ giảng dạy, nghiên cứu: Do đặc thù công việc nên nhu cầuthông tin của họ rất đa dạng, phong phú và Họ có nhu cầu lớn đối với các loại sáchtham khảo, đặc biệt là tài liệu tham khảo nước ngoài Đây cũng là tài liệu quantrọng giúp họ biên soạn giáo trình, chuẩn bị cho các bài giảng hoặc các đề tàiNCKH Họ có nhu cầu mượn tài liệu tại các phòng mượn, phòng đọc, ngoài ra cáctài liệu như: Từ điển, Bách khoa toàn thư, sổ tay, sách tra cứu cũng được đối tượngnày quan tâm Những tài liệu phi ấn phẩm như: băng hình, băng đĩa, CD-ROM, cácCSDL cũng là tài liệu tham khảo có giá trị đối với họ

- Nhóm NDT là học viên cao học, NCS : đây là nhóm bạn đọc sử dụng thư việnđông chỉ sau sinh viên.Tài liệu mà đối tượng này sử dụng cũng rất đa dạng: sáchtham khảo quốc văn và ngoại văn, báo tạp chí và nhiều nhất là các đề tài NCKH,các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sỹ Có thể nói, nhóm bạn đọc này là đối tượng cónhu cầu về tài liệu thông tin đa dạng, có trọng điểm, thể hiện mục đích rõ ràng

CHƯƠNG 2.

THỰC TRẠNG SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI.

2.1 Sản phẩm và dịch vụ thông tin trong cơ quan thông tin thư viện

Từ lâu, vấn đề SP-DV thông tin của một cơ quan TT-TV, trong đó có các trungtâm TT-TV Đại học luôn nhận được sự quan tâm chú ý Chất lượng của các SP-

DV TT-TV là một trong những yếu tố đánh giá chất lượng công tác phục vụ bạnđọc của cơ quan TT-TV đó

2.1.1 Khái niệm sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện

* Sản phẩm thông tin thư viện

Sản phẩm - nhìn từ tính chất lao động tại khu vực cơ quan Thông tin - Thưviện được định nghĩa: là kết quả của quá trình xử lý thông tin do một cá nhân/tậpthể nào đó được thực hiện, nhằm thoả mãn nhu cầu của người dùng tin

Như vậy, quá trình tạo ra sản phẩm chính là quá trình xứ lý thông tin như: biênmục, phân loại, tóm tắt, chú giải, biên soạn, tổng quan …cũng như các quá trìnhphân tích tổng hợp thông tin khác Qúa trình xử lý thông tin của cán bộ thư viện tạitrung tâm đó đã tạo nên một hệ thống sản phẩm thông tin ngày càng có chất lượngcao, dễ sử dụng và việc sử dụng đó đem lại hiệu quả cao trong công tác phục vụbạn đọc, nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người sử dụng

* Dịch vụ thông tin thư viện

Cũng giống như thuật ngữ sản phẩm, dịch vụ - là thuật ngữ được sử dụngnhiều trong các hoạt động của nhiều lĩnh vực khác nhau trong xã hội Và trong hoạtđộng TT - TV, thì dịch vụ thông tin bao gồm những hoạt động nhằm thoả mãn nhucầu tin và trao đổi thông tin của người sử dụng trong các cơ quan TT - TV nóichung

2.1.2 Vai trò của sản phẩm và dịch vụ thông tin

SP và DV thông tin là nguồn lực chính của nền kinh tế tri thức, nền kinh tế hiệnđại

SP và DV thông tin là tấm gương phản ánh di sản trí tuệ chung của con người,

là công cụ thiết yếu để con người khai thác và sử dụng có hiệu quả di sản chung

của nhân loại, nhằm nâng cao trình độ hiểu biết của mình Chính các SP - DV đó

đã tạo điều kiện cho mọi lĩnh vực trong đời sống của con người được phát triển mộtcách liên tục trong thời gian và qua không gian Ngoài ra, các SP-DV thông tincũng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng mối liên hệ chặt chẽ giữa các lĩnhvực đó với nhau

Đối với cơ quan TT-TV thì SP và DV thông tin là cầu nối giữa cơ TT - TV vàNDT, là cầu nối thông tin với người sử dụng thông tin, giữa cán bộ thư viện vớiNDT Ngày nay, với lượng thông tin không ngừng tăng lên cả về số lượng và chấtlượng, cùng với sự ra đời của công nghệ tin học và viễn thông đã cho phép khaithác thông tin không bị giới hạn về không gian và thời gian Chính vì vậy, đòi hỏicác cơ quan TT-TV đặc biệt là các trung tâm TT-TV tại các trường Đại học phảicung cấp thông tin đến người dùng tin một cách cập nhật, chính xác và hiệu quảnhất Để làm được điều này, Trung tâm TT-TV trường ĐHSP HN không ngừngnâng cao chất lượng và đa dạng hoá các SP-DV Thông tin-Thư viện

SP-DV thông tin được coi là yếu tố của cơ sở vật chất, là nguồn lực để pháttriển chất lượng hoạt động của cơ quan TT-TV Nó là phương tiện không thể thiếuđối với NDT khi đến bất cứ một cơ quan TT-TV nào, là phương tiện để quản lýhoạt động và là tiêu chuẩn để đánh giá sự thoả mãn nhu cầu tin của bạn đọc, thôngqua việc sử dụng SP-DV thông tin của bạn đọc

Xét ở góc độ là nguồn lực của cơ quan TT-TV, thì SP - DV thông tin giữ vaitrò quan trọng trong việc phát triển tại cơ quan đó Điều đáng nói ở đây là chúng tacần xây dựng và ứng dụng các SP - DV thông tin sao cho phù hợp với tính chất,nhiệm vụ và đặc thù của cơ quan mình, nhằm đáp ứng tốt hơn nữa nhu cầu tin củaNDT Đó là việc phải hiện đại hoá, đa dạng hoá các loại hình SP và DV thông tin,nhằm mang lại hiệu quả nhất định cho người sử dụng

2.1.3 Mối quan hệ giữa sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Trung tâm Thông tin - Thư việnS

Luôn đi cùng nhau trong hoạt động Thông tin - Thư viện, sản phẩm và dịch vụ

có mối quan hệ chặt chẽ, tương hỗ nhau không tách rời Sản phẩm là nền tảng đểphát triển nên dịch vụ, sản phẩm và dịch vụ thông tin khi được mô tả, biên soạn

biên soạn theo đúng phương pháp và được bạn đọc sử dụng một cách khoa học vàđúng mục đích thì nó không chỉ đảm bảo cho việc thực hiện tốt các chức năng củamột cơ quan Thông tin - Thư viện, mà còn góp phần tích cực và hiệu quả trong việctiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc của cán bộ thư viện và NDT Sản phẩmthông tin có tốt, đa dạng, tiện lợi thì mới làm nảy sinh nhu cầu tin và đáp ứng tốtcho việc sử dụng dịch vụ thông tin của bạn đọc.

VD: Mục lục là một sản phẩm thông tin, là phương tiện trong công tác tuyêntruyền giới thiệu sách của thư viện, mục lục giữ vai trò quan trọng trong toàn bộquá trình tìm tin, thư viện có cấu tạo hệ thống mục lục tốt thì không chỉ thoả mãnyêu cầu sẵn có của bạn đọc, mà còn làm nảy sinh ở họ những vấn đề mới kíchthích việc đọc tài liệu Nhờ có hệ thống mục lục mà bạn đọc có thể tra tìm tài liệu

dễ dàng, làm thoả mãn nhu cầu tin của mình

2.2 Thực trạng Sản phẩm dịch vụ thông tin tại trung tâm Thông Tin -Thư viện trường ĐHSPHN

Bất kỳ một Thư viện nào có cấu tạo hệ thống ML tốt thì không chỉ làm thỏamãn những yêu cầu sẵn có của bạn đọc, mà còn làm nảy sinh ở họ những vấn đềmới kích thích việc đọc tài liệu Nhờ có ML, bạn đọc có thể tra tìm tài liệu dễ dàng,

thoả mãn nhu cầu tin của mình Hay nói cách khác, đó là cơ sở để bạn đọc lựa chọn

và mượn tài liệu

Hệ thống ML có đặc điểm chính là đóng vai trò hướng dẫn NDT, vì vậy MLđược tổ chức, sắp xếp khoa học, chính xác, cập nhật sẽ giúp cho bạn đọc tìm tàiliệu chính xác, đồng thời tránh được tình trạng tài liệu bị bỏ quên, làm cho vòngquay của tài liệu cao, mang lại giá trị thiết thực cho bạn đọc

Ngoài ra, ML còn giúp cho cán bộ thư viện thực hiện tốt nhiều khâu công tácnhư: Tổ chức triển lãm sách, làm thư mục, bổ sung tài liệu

Tại Trung tâm TT-TV trường ĐHSP HN, ML phiếu vẫn giữ vai trò quan trọng

vì nó phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng, là cơ sở tìm tin chủ yếu của NDT Toàn

bộ hệ thống mô tả ML của thư viện đều được mô tả theo nguyên tắc ISBD Hệthống phiếu gồm có nhiều phiếu tiêu đề và phiếu mô tả, sau phiếu tiêu đề thường

có khoảng 30 - 50 phiếu mô tả

ML của thư viện có hai dạng chủ yếu: mục lục chữ cái và mục lục phân loại

- Dễ sử dụng và phù hợp với mọi đối tượng bạn đọc

- Nhiều người có thể sử dụng cùng một lúc

- Sử dụng được bất kỳ khi nào cần, trong mọi điều kiện

Hình 2.1 : Mục lục phân loại

MLPL của thư viện hiện nay làcông cụ tìm tin quan trọng nhất củangười dùng tin Nó là tấm gươngphản chiếu kho tài liệu theo các lĩnhvực khoa học thông qua ký hiệuphân loại MLPL giúp NDT tra tìm

và thoả mãn nhu cầu tin theo nhiềucách tiếp cận (theo chuyên ngànhkhoa học, lĩnh vực, môn loại khoahọc) MLPL còn có chức năng giáodục NDT tự học và tự bồi dưỡngnâng cao trình độ

Bên cạnh những ưu điểm trên thì hệ thống ML còn có một nhược điểm sau:

- Tốc độ tìm tin chưa cao

- Phản ánh tài liệu chưa chính xác như: Nhiều tài liệu bị mất vẫn được phản ánh trên ML phiếu hoặc tài liệu có trong kho nhưng lại không có trên ML

- ML này khó bảo quản

MLPL có ưu điểm giúp bạn đọc tìm tài liệu nhanh chóng khi biết chủ đề vàlĩnh vực, ngành mà mình quan tâm Song lại có hạn chế là tài liệu cùng một chủ đềlại phân tán rải rác ở các ngành khoa học khác

* Mục lục chữ cái

Hệ thống ML này được dùng ở phòng mượn giáo trình, phòng mượn sách tham

khảo, phòng đọc sách, phòng đọc báo tạp chí luận văn đóng

Hình 2.2 Mục lục chữ cái

Mục lục chữ cái (MLCC) là hệ thống ML thư viện trong đó các phiếu mô tả thưmục được sắp xếp theo trật tự chữ cái họ - đệm - tên tác giả, tên cơ quan tổ chức -tác giả tập thể hoặc là tên tài liệu (nếu là tài liệu khác).

Ý nghĩa của MLCC: phản ánh đầy đủ, toàn diện vốn tài liệu của thư viện vìtrong MLCC đó không chỉ có phiếu chính mình mà còn có các phiếu bổ sung theotên tác giả, tên tài liệu, phiếu chỉ chỗ MLCC cho phép tìm thấy các tác phẩm củamột tác giả, các lần xuất bản của cùng một tác phẩm

MLCC còn giúp cán bộ thư viện trong công tác bổ sung, chỉ dẫn thư mục,thanh lọc tài liệu xấu

MLCC rất tiện lợi cho NDT mỗi khi muốn tìm kiếm tài liệu của cùng một tácgiả, vì nó phản ánh đầy đủ tên của tác giả trong hệ thống ML

Tất cả các phòng đọc, phòng mượn của thư viện trường ĐHSP HN đều cóMLCC Gồm có MLCC theo tên sách và theo tên tác giả

MLCC theo tên sách được sắp xếp theo ngôn ngữ gồm các dạng sau:

+ Mục lục chữ cái tên sách Tiếng Việt

+ Mục lục chữ cái tên sách Tiếng Anh

+ Mục lục chữ cái tên sách Tiếng Nga

+ Mục lục chữ cái tên sách Tiêng Pháp

Mục lục chữ cái tên tác giả được sắp xếp theo chữ cái tên tác giả:

+ Mục lục chữ cái tên tác giả tiếng Việt

+ Mục lục chữ cái tên tác giả tiêng Anh

+ Mục lục chữ cái tên tác giả tiếng Nga

+ Mục lục chữ cái tên tác giả tiếng Đức

Trong quá trình đưa vào sử dụng để tìm tin, MLCC đã thể hiện ưu điểm là: Tàiliệu của cùng một tác giả tập trung vào cùng một vị trí trên hộp phiếu Khi tìm tintheo MLCC, NDT biết được chính xác tên tác giả hoặc tên tài liệu thì có thể tìm tàiliệu một cách dễ dàng mà không mất thời gian tra cứu Bên cạnh đó, MLCC cũng

thể hiện nhược điểm : khi sắp xếp đòi hỏi sự tỉ mỉ, chi tiết và mất thời gian Hơnnữa, khi xếp tài liệu theo MLCC sẽ rất khó bổ sung phiếu mô tả cho tài liệu mới.

* Mục lục công cụ

Được xây dựng để sử dụng nội bộ trong quá trình bổ sung xử lý tài liệu, lập chỉ

dẫn thư mục và thông tin chứ không phục vụ bạn đọc Nó còn là phương tiện kiểmtra mục lục độc giả sau mỗi buổi phục vụ Thông qua mục lục công cụ, cán bộ thưviện biết được trong kho có những tài liệu gì để từ đó điều chỉnh nguồn tài liệu tạithư viện

Ngoài các hệ thống mục lục trên, Thư viện còn có mục lục luận án Tiến sĩ vàluận văn Thạc sĩ, mục lục tạp chí tại phòng đọc tạp chí và luận án Hai hệ thốngmục lục này thường có tần số sử dụng ít hơn mục lục sách

2.2.1.2 Thư mục dạng in ấn

Thư mục dạng in ấn ra đời nhằm thông báo tài liệu mới tới bạn đọc khi tài liệu

nhập về Thư viện Thư mục giúp cho bạn đọc nắm bắt tài liệu mới kịp thời, từ đó

có thể biết được ký hiệu để mượn tài liệu trong kho

Thư mục là một sản phẩm TT-TV mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thưmục (có/ không có tóm tắt/ chú giải) được sắp xếp theo một trật tự nhất định, phảnánh các tài liệu có chung một, một số dấu hiệu về nội dung hay hình thức

Thư mục dạng in ấn của Thư viện trường ĐHSP HN được cấu tạo như sau: Phần mở đầu: Hướng dẫn tra cứu tài liệu, tài liệu trong thư mục được sắp xếptheo trật tự phân cấp của bảng PTB, tài liệu được mô tả theo quy tắc mô tả dựa theotiêu chuẩn quốc tế ISBD Trong mỗi môn khoa học chính trị, tài liệu được xếp theothứ tự chữ cái ABC của tài liệu (đối với sách), theo tên tác giả (đối với luận án) Bạn đọc có thể tra tìm tài liệu theo các ký hiệu như: ký hiệu phân loại, chủ đề,tên tài liệu hàng ngày

* Thư mục thông báo sách mới.

Thư viện thường nhận sách tài trợ từ quỹ đầu tư châu Á và châu Úc, nhận sách

từ nhà xuất bản ĐHSPHN, từ uỷ ban khoa học và Xã hội… nên số lượng sáchthường xuyên được bổ sung Do vậy, hàng tháng thư viện đều có thư mục thôngbáo sách mới để bạn đọc biết

Thư mục thông báo sách mới của thư viện trường ĐHSPHN được ra dưới dạngquyển nhằm mục đích giới thiệu tới bạn đọc đầy đủ các tài liệu mới nhập về và đã

xử lý thuộc tất cả các lĩnh vực tự nhiên và xã hội Nội dung tài liệu được đưa vàomiêu tả trong thư mục được sắp xếp theo bảng phân loại PTB nhằm giúp bạn đọctìm được tài liệu dễ dàng

Nội dung tài liệu được đưa vào miêu tả trong thư mục được sắp xếp theobảng phân loại PTB, nhằm giúp bạn đọc tìm được tài liệu một cách dễ dàng Tàiliệu gồm các yếu tố mô tả là: Tên tài liệu, tên tác giả, ký hiệu phân loại PTB và kýhiệu kho Qua thư mục thông báo sách mới, bạn đọc có thể xác định rõ tài liệu nằm

ở vị trí nào trong kho

ĐCTL :VV-D2/2464-65Phân loại: 05

Hình 2.3 : Thư mục thông báo sách mới

Tuy nhiên, Thư mục mới chỉ dừng lại ở việc giới thiệu tên tài liệu chứchưa phản ánh tóm tắt được nội dung của tài liệu đó Do không biết nộidung tài liệu nói về vấn đề gì nên bạn đọc không biết tài liệu có phù hợpvới nội dung mình cần hay không? Đây là một hạn chế mà các trung tâmTT-TV nên đổi mới để có hiệu quả thông tin phục vụ cao hơn

* Thư mục thông báo bài trích, tạp chí

Thư mục này tập trung các chủ đề khác nhau ở các bài báo khácnhau, tạo thành một hệ thống thư mục theo một chủ đề nhất định Thưmục cũng được ra dưới dạng quyển và in hàng tháng, nhằm cung cấpthông tin nhanh chóng tới bạn đọc Thư mục được chia làm 3 phần là:Lời giới thiệu, nội dung và phần kết Thư mục thông báo bài trích, tạpchí phản ánh nội dung của bài viết thuộc các lĩnh vực tự nhiên, khoa học

xã hội và nhân văn Nội dung của các bài cũng được phân loại theo bảngphân loại PTB và qua thư mục, bạn đọc biết được tên bài (lĩnh vực, tácgiả, tên tạp chí, năm, trang,<từ trang trích - trang>), địa chỉ tài liệu và kýhiệu phân loại

VD: Chủ nghĩa thực dụng Mỹ qua một số đại biểu của nó/ NguyễnHòa Hài.- Triết học: Số 4.- 1997.- Trang: 42-45

ĐCTL: TC-V/0046

Phân loại : 1T7.23+1T ( N711 )

Thư mục giúp bạn đọc nhanh chóng nắm bắt nội dung, lĩnh vực mìnhquan tâm, phản ánh trên các bài tạp chí tuyên truyền ngành và từ đó sẽtìm được nội dung cần đọc một cách chính xác Thư mục này tạo điềukiện cho bạn đọc tiếp xúc với tạp chí nhanh chóng, ít mất thời gian nhất

* Thư mục thông báo luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ

Hàng năm,Thư viện nhận rất nhiều luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sĩđược bảo vệ cấp trường Do vậy, số lượng luận án, luận văn được nhận

về thư viện hàng tháng đều được phản ánh trên thư mục thông báo luận

án, luận văn Thư mục được biên soạn một tháng một lần và phân loại

theo bảng phân loại PTB Thư mục giới thiệu đầy đủ tên đề tài luận văn,tác giả, ký hiệu phân loại và có kèm theo phần tóm tắt nội dung của luậnvăn, luận án đó Như vậy, thư mục này đã phản ánh được nội dung củatài liệu, nên nó được bạn đọc sử dụng thường xuyên và đem lại hiệu quảtìm tin cao.

H :ĐHSPHN ,2003tr.-118tr.+phụ lục

Ký hiệu kho :V-LA/4578Phân loại :33(V236/5)Hình 2.4: Thư mục thông báo luận án

2.2.1.3 Cơ sở dữ liệu Thư mục

Bên cạnh các sản phẩm thông tin truyền thống, Thư viện đã áp dụngnhững thành tựu của CNTT vào quá trình xử lý tài liệu nhằm phát triểncác sản phẩm thông tin - thư viện hiện đại

Dữ liệu trong CSDL thư mục là tin tức về bản thân tài liệu, chúngchứa thông tin cấp 2 chứ không phải văn kiện gốc Thông tin trongCSDL thư mục bao gồm các dữ liệu (Tác giả, nhan đề, các thông tin xuấtbản, các đặc trưng vật lý…), các chỉ số phân loại, tóm tắt, chú giải, từkhoá… Đối tượng xử lý các tài liệu chuyên khảo, bài trích, tạp chí, luận

án, luận văn

CSDL thư mục của thư viện gồm các thông tin về tra cứu tài liệu gốccùng với các chỉ dẫn, giúp NDT có thể nhận được tài liệu gốc tại thưviện