công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường thụy phương

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B.PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ của UBND phường Thụy Phương 3 1.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Thụy Phương 5 Chương 2: Tư vấn cho lãnh đạo cơ quan thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Thụy Phương 13 2.1 Mục đích, yêu cầu: 13 2.1.1 Mục đích: 13 2.1.2 Yêu cầu: 13 2.2 Nhiệm vụ thường xuyên 13 2.2.1 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ 13 2.2.2 Triển khai thực hiện các nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ 15 2.2.3 Kinh phí cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ 16 2.3 NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 16 2.3.1 Công tác quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ 16 2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 17 2.3.3 Công tác tổ chức cán bộ 17 2.3.4 Chế độ báo cáo 18 2.3.5 Nhiệm vụ trong năm 2017 18 2.3.6 Tổ chức thực hiện 18 2.3.7 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thưlưu trữ của cơ quan tổ chức 19 2.3.8 Đề xuất kiến nghị 20 C.KẾT LUẬN 22 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VT – LT Văn thư – Lưu trữ MTTQ Mặt trận tổ quốc TC - KT Tài kế tốn A PHẦN MỞ ĐẦU Cơng tác văn thư lưu trữ chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung, cải cách hành quốc gia nói riêng Ngày nay, trước u cầu nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, cơng tác đòi hỏi phải xác định ngang tầm với ngành khoa học - xã hội khác Trong năm qua, nhờ làm tốt công tác văn thư - lưu trữ nên nhiều ngành, nhiều đơn vị giúp cho hoạt động đơn vị, ngành triển khai có kết nhiệm vụ đề ra, góp phần thúc đẩy xã hội phát triển Vì mà quan đơn vị cần có quan tâm đến cơng tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ xác định nhiệm vụ bản, thực tốt cơng tác đảm bảo hồn thành tốt nhiệm vụ đơn vị đề góp phần đáng kể vào kết quản lý, điều hành UBND phường Được tham gia thực tập UBND phường Thụy Phương thân em có điều kiện liên hệ kiến thức thầy, cô trang bị trường áp dụng vào việc xử lý phân loại tài liệu công đoạn cụ thể công tác văn thư lưu trữ Qua thời gian thực tập, vận dụng lý luận học kết hợp với thực tiễn hoạt động công tác văn thư lưu trữ, giúp đỡ ban lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND Phường Thụy Phương, đặc biệt cô Nguyễn Thị Đức Hạnh trực tiếp giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập, báo cáo tốt nghiệp Ngành văn thư – lưu trữ Và tiểu luận trọng kỳ thi tốt nghiệp môn Quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ giảng viên Thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh Được Nhà trường Khoa Văn thư – Lưu trữ tổ chức cho sinh viên thực tập ngành nghề với đồng ý Lãnh đạo UBND phường Thụy Phương, đặc biệt Văn phòng HĐND UBND phường Em đến thực tập tìm hiểu thực tế cơng tác văn thư, lưu trữ công tác tiếp dân phận cửa UBND phường Thụy Phương – quận Bắc Từ Liêm - Thành phố Hà Nội Phường Thụy Phương phường non trẻ, tiền thân phường Thụy Phương địa phương đầu thực chủ trương cải cách hành nhà nước Hàng ngày q trình giải cơng vệc UBND Phường tiếp nhận xử lý nhiều văn đến ban hành nhiều văn Chính quy trình quản lý văn thống nhất, chặt chẽ khâu văn thư lưu trữ áp dụng dựa móng sẵn có UBND phường Thụy Phương trước đây, cơng tác triển khai góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực thi hành, địa bàn phường Bằng việc liên hệ thực tập UBND phường Thụy Phương giúp cho chúng em có điều kiện vận dụng lý thuyết vào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường – môi trường làm việc quan,rèn luyện tác phong làm việc; quan hệ ứng xử,giao tiếp đồng thời rút học kinh nghiệm trình làm việc Em xin chân thành cảm ơn thầy cô, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ giảng dạy truyền đạt cho em kiến thức vững nghiệp vụ cơng tác mình, tạo điều kiện cho chúng em thực tập ngành nghề - bước đệm để em tự tin sau trường lập nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! B.PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành, chức nhiệm vụ UBND phường Thụy Phương Phường Thụy Phương phía tây bắc thủ Hà Nội, 13 phường phường Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội Phía Bắc phường Thụy Phương giáp sông Hồng phường Hải Bối huyện Đông Anh, có đường quốc lộ 23 từ Hà Nội men theo đê sông Hồng lên tới phường Thượng Cát huyện Đan Phượng Phía Đơng giáp phường Đơng Ngạc Phía nam giáp phường Cổ Nhuế Minh Khai Phía tây giáp phường Liên Mạc Làng Chèm tên nôm phường Thụy Phương, phường Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội nằm cách trung tâm thủ 12km phía Tây Phía Bắc giáp sơng Hồng, phía Tây giáp phường Liên Mạc, phía Đơng giáp phường Đơng Ngạc, phía Nam giáp phường Minh Khai Cổ Nhuế Tổng diện tích tự nhiên 285 ha, gồm 07 Tổ dân phố, 3000 hộ gia đình 13000 nhân Ngày 31/12/2013 Thực NQ 132 Thủ Tướng Chính phủ, Phường Bắc Từ Liêm thành lập, Thụy Phương trở thành phường thức vào hoạt động từ ngày 01/04/2014 sở giữ nguyên diện tích đất tự nhiên dân số Hiện phường Thụy Phương có 3.784 hộ với 13.747 nhân sinh sống 07 Tổ dân phố Đảng phường Thụy Phương thành lập từ năm 1963, Đảng phường Thụy Phương có 12 chi 367 Đảng viên sinh hoạt Với nguồn gốc lịch sử lâu đời, phường Thụy Phương bảo lưu di sản kiến trúc nghệ thuật độc đáo có giá trị cao lịch sử, khoa học nghệ thuật Tiêu biểu Đình Chèm nhà nước xếp hạng di tích lịch sử văn hóa năm 1990.Tọa lạc Tổ dân phố Đình, Đình Chèm gắn liền với tích Lý Ông Trọng – “đấng trượng phu, văn võ song toàn”, Ngài tham gia vào kháng chiến chống quân xâm lược thời Thục An Dương Vương trở thành Thần thành hồng làng q hương Cơng tích đức Thánh q hương đất nước lưu truyền từ đời sang đời khác Ngài vị anh hùng, niềm tự hào biểu tượng cao quý người dân quê hương Thụy Phương Dưới lãnh đạo Quận uỷ, HĐND, UBND quận Bắc Từ Liêm, Đảng bộ, Chính quyền tầng lớp nhân dân phường Thụy Phương chủ động nắm bắt nguồn lực tiềm địa phương, vận dụng sáng tạo chủ trương sách Đảng Nhà nước vào điều kiện thực tế địa phương, khơi dậy sức dân tập trung phát triển kinh tế, xây dựng hệ thống trị vững mạnh, giữ vững an ninh trật tự an tồn phường hội Xây dựng thành cơng “Nơng thôn giai đoạn 2015-2020” Tiếp tục giữ vững thành tích đạt được, phường Thụy Phương tâm phấn đấu xây dựng Đảng bộ, quyền phường đạt sạch, vững mạnh, giữ vững an ninh trị trật tự an tồn phường hội, xây dựng quyền thực dân dân dân, góp phần đẩy mạnh vào nghiệp phát triển phường Bắc Từ Liêm 1.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND phường Thụy Phương Lãnh đạo đảng ủy Phường STT Họ tên Chức danh Nguyễn Việt Phương Bí Thư Nguyễn Ngọc Nam Phó Bí thư thường trực Nguyễn Thị Thanh Loan Phó Bí thư Lãnh đạo HĐND STT Họ tên Chức danh Nguyễn Việt Phương Chủ tịch HĐND Lê Đình Phẳng Phó chủ tịch HĐND Lãnh đạo UBND STT Họ tên Chức danh Nguyễn Thị Bình Chủ tịch Trử Như Quỳnh Phó Chủ tịch Lãnh đạo UBMTTQ STT Họ tên Chức danh Lê Đình Phẳng Chủ tịch UBMTTQ Các đoàn thể STT Họ tên Chức danh Phạm Đức Hải Chủ tịch Hội cựu chiến binh Trần Thị Lan Chủ tịch Hội phụ nữ Lê Thị Thu Hà Bí thư Đồn Thanh niên Nguyễn Thị Hằng Chủ tịch Hội nông dân Danh sách cán bộ, công chức viên chức Phường STT Họ tên Chức danh Nguyễn Thanh thủy Tài – Kế tốn Lê Thị Hân Tài – Kế tốn Nguyễn Thị Đức Hạnh CB Văn phòng- Thống kê Nguyễn Văn Hải CB Một cửa Trần Thu Phương Tư pháp – Hộ tịch Nguyễn Tiến Vinh Tư pháp – Hộ tịch Phạm Thị Thu Hương Lao động - TBXH Đỗ Thu Hằng Văn hóa – Phường hội Lã Thị Hồng Chiên CB Địa chính- xây dựng 10 Lưu Đức Chính CB Địa chính- x ây dựng 11 Nguyễn Văn Tiến Trưởng Ban huy quân 12 Nguyễn Tuấn Hoàng Trưởng CAP Chủ tịch UBND phường phụ trách chung điều hành công việc UBND phường trực tiếp phụ trách công việc thuộc khối nội Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ quyền hạn tập thể UBND phường chịu trách nhiệm hoạt động UBND trước HĐND quan quản lý Nhà nước cấp Phó chủ tịch UBND chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND pháp luật lĩnh vực, phạm vi cơng việc phân cơng Phó chủ tịch phường Chủ tịch UBND phường ủy quyền ký số văn thuộc thẩm quyền Chủ tịch UBND phường thay mặt Chủ tịch UBND phường giải công việc Chủ tịch vắng Các phòng chun mơn phường chịu đạo tồn diện trực tiếp UBND phường, Trưởng phòng trực tiếp nhận thị Chủ tịch UBND phường, có trách nhiệm báo cáo kịp thời tình hình phòng phụ trách vướng mắc khó khăn có kiến nghị với Chủ tịch UBND phường có biện pháp giải Bộ máy giúp việc Ủy ban nhân dân cấp phường gồm có chức danh: Cơng an, qn sự, kế tốn, văn phòng, tư pháp - hộ tịch, văn hóa - phường hội, địa *Công an: Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân phường lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn phường hội địa bàn theo quy định pháp luật Trực tiếp thực nhiệm vụ theo quy định pháp luật cơng an phườngvà văn có liên quan quan có thẩm quyền Thực nhiệm vụ khác Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao * Quân Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân cấp phường lĩnh vực quốc phòng, quân địa bàn theo quy định pháp luật Trực tiếp thực nhiệm vụ theo quy định pháp luật dân qn tự vệ, quốc phòng tồn dân, nghĩa vụ quân văn có liên quan quan có thẩm quyền Thực nhiệm vụ khác Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao * Văn phòng - Thống kê Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân cấp phường lĩnh vực: Văn phòng, 10 địa bàn theo quy định pháp luật Trực tiếp thực nhiệm vụ sau: a) Xây dựng dự tốn thu, chi ngân sách cấp phường trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực dự toán thu, chi ngân sách biện pháp khai thác nguồn thu địa bàn cấp phường; b) Kiểm tra tổ chức thực hoạt động tài chính, ngân sách theo hướng dẫn quan tài cấp trên; tốn ngân sách cấp phường thực báo cáo tài chính, ngân sách theo quy định pháp luật; c) Thực công tác kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách cấp phường, kế tốn quỹ cơng chun dùng hoạt động tài khác, kế tốn tiền mặt, tiền gửi, kế toán toán, kế toán vật tư, tài sản, ) theo quy định pháp luật; d) Chủ trì, phối hợp với cơng chức khác quản lý tài sản cơng; kiểm tra, tốn dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân cấp phường theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao * Tư pháp - hộ tịch Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân cấp phường lĩnh vực tư pháp hộ tịch địa bàn theo quy định pháp luật Trực tiếp thực nhiệm vụ sau: a) Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật tổ chức lấy ý kiến nhân dân địa bàn cấp 13 phường việc tham gia xây dựng pháp luật; b) Kiểm tra, rà soát văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp phường báo cáo quan có thẩm quyền xem xét, định; tham gia công tác thi hành án dân địa bàn cấp phường; c) Thực nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận theo dõi quốc tịch địa bàn cấp phường theo quy định pháp luật; phối hợp với cơng chức Văn hóa - phường hội hướng dẫn xây dựng hương ước quy ước thôn, tổ dân phố công tác giáo dục địa bàn cấp phường; d) Chủ trì, phối hợp với cơng chức khác thực cơng tác hòa giải sở Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao * Văn hóa - xã hội Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân cấp phường lĩnh vực: Văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, thông tin, truyền thông, lao động, thương binh, phường hội, y tế, giáo dục theo quy định pháp luật Trực tiếp thực nhiệm vụ sau: a) Tổ chức, theo dõi báo cáo hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao, du lịch, y tế giáo dục địa bàn; tổ chức thực việc xây dựng đời sống văn hóa cộng đồng dân cư xây dựng gia đình văn hóa địa bàn cấp phường; b) Thực nhiệm vụ thơng tin, truyền thơng tình hình kinh tế phường hội địa phương; 14 c) Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề địa bàn; theo dõi, tổng hợp, báo cáo số lượng tình hình biến động đối tượng sách lao động, thương binh phường hội; theo dõi, đôn đốc việc thực chi trả chế độ người hưởng sách phường hội người có cơng; quản lý nghĩa trang liệt sĩ cơng trình ghi cơng liệt sĩ; thực hoạt động bảo trợ phường hội chương trình xóa đói, giảm nghèo địa bàn cấp phường; d) Chủ trì, phối hợp với cơng chức khác trưởng thơn, tổ trưởng tổ dân phố xây dựng hương ước, quy ước thôn, tổ dân phố thực công tác giáo dục địa bàn cấp phường Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường giao 15 Chương 2: Tư vấn cho lãnh đạo quan thực tốt nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ UBND phường Thụy Phương 2.1 Mục đích, yêu cầu: 2.1.1 Mục đích: Tuyên truyền, phổ biến sâu rộng quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đến tồn thể cán bộ, cơng chức nhận thức đắn vai trò, ý thức trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ Nâng cao trách nhiệm Thủ trưởng quan việc quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Kịp thời triển khai thực nhiệm vụ cơng tác văn thư, lưu trữ năm 2017, góp phần phục vụ nâng cao hiệu thực công tác văn thư, lưu trữ Tăng cường hoạt động, nâng cao hiệu công tác quản lý nhà nước văn thư lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ phận chuyên môn UBND phường thực tốt đáp ứng việc đạo, điều hành yêu cầu cải cách hành giai đoạn nay; 2.1.2 Yêu cầu: Triển khai thực đầy đủ nội dung công tác văn thư lưu trữ; nâng cao trách nhiệm quan, đơn vị, cán bộ, cơng chức q trình thực công tác văn thư, lưu trữ Thực thống đạt hiệu quả, đồng thời nghiêm túc triển khai nhiệm vụ theo kế hoạch đề Tạo bước chuyển biến, đưa công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ địa bàn phường vào nếp đẩy mạnh việc chỉnh lý thu thập tăng cường công tác bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phận chuyên môn UBND phường thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đồng thời sở để quan, đơn vị xây dựng kế hoạch tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 16 2.2 Nhiệm vụ thường xuyên 2.2.1 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật công tác văn thư, lưu trữ a) Công tác thông tin tuyên truyền Tiếp tục tuyên truyền phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ văn quy phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ hệ thống truyền xã buổi hội nghị quan, đơn vị Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến văn Luật Bộ Nội vụ, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện công tác văn thư, lưu trữ b) Tổ chức máy, nhân làm công tác văn thư, lưu trữ: - Về tổ chức biên chế: UBND phường vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao để bố trí cán bộ, cơng chức, chun trách kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ đủ theo biên chế, chuyên ngành đào tạo đảm bảo chun mơn nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm công việc, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao bố trí phòng để quản lý tài liệu lưu trữ Cơng chức Văn phòng - Thống kê chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc ngành quan tổ chức lưu nộp hồ sơ quý năm cho cán làm công tác văn thư quản lý tài liệu lưu trữ đơn vị - Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ: Quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng cán trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ, thực đầy đủ chế độ bồi dưỡng cho cán làm công tác lưu trữ theo quy định hành c) Xây dựng, ban hành văn quản lý, hướng dẫn văn thư, lưu trữ Căn Luật Lưu trữ, văn quy phạm pháp luật, văn đạo 17 Bộ Nội vụ, văn bản, Kế hoạch hướng dẫn cấp lĩnh vực cơng tác văn thư, lưu trữ Trình tự thực công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể: - Ban hành Kế hoạch triển khai công tác văn thư , lưu trữ năm 2016 xã - Danh mục hồ sơ quan; - Bảng thời hạn bảo quản (thực theo Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 Bộ Nội vụ); - Hướng dẫn cán bộ, công chức quan lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo Tiêu chuẩn ISO 9001-2008 - Tổ chức thực tốt quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn; - Xây dựng nội quy kho Lưu trữ quan, văn thư quan; Quy định tổ chức sử dụng tài liệu d) Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ - Văn phòng Thống kê HĐND- UBND phường xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hướng dẫn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ ban, ngành đoàn thể, phận thuộc UBND phường Trong năm 2016, tập trung chủ yếu kiểm tra nội dung sau: - Công tác tổ chức, biên chế: Về biên chế, trình độ chun mơn nghiệp vụ cán làm công tác văn thư, lưu trữ; việc thực chế độ, sách cán làm công tác văn thư, lưu trữ; 18 - Ban hành văn đạo công tác văn thư, lưu trữ; - Triển khai, quán triệt tổ chức thực văn Trung ương cấp công tác văn thư, lưu trữ - Xây dựng, ban hành sửa đổi, bổ sung văn hướng dẫn nghiệp vụ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ quan; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu - Tình hình thực cơng tác văn thư: Quản lý văn đi, đến, văn mật ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn theo quy định hành Quản lý sử dụng dấu quan; lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; 2.2.2 Triển khai thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ a) Về đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ: Các ban ngành, đoàn thể có văn lưu trữ phòng Lưu trữ phường nghiên cứu kỹ văn liên quan cấp để thực hiện, đồng thời thực bước trình lưu trữ theo Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 Công bố b) Về thực khâu nghiệp vụ: - Đối với công tác văn thư: (Đối với Văn phòng Thống kê phường) + Công tác soạn thảo ban hành văn bản; + Quản lý văn đi, đến (ứng dụng công nghệ thông tin, mở loại sổ đăng ký theo quy định); + Công tác lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ quan; + Quản lý sử dụng loại dấu; 19 + Quản lý tài liệu mật Đối với công tác lưu trữ: + Việc thu thập tài liệu lưu trữ tồn đọng, kế hoạch thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ theo quy định; + Các trang thiết bị bảo quản hồ sơ tài liệu kho lưu trữ; + Thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất theo quy định 2.2.3 Kinh phí cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Căn vào tình hình cụ thể, UBND phường Thụy Phương chủ động bố trí ngân sách cho hoạt động văn thư, lưu trữ quan Kinh phí dành cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào nội dung sau: - Tổ chức hội nghị phổ biến, triển khai văn công tác văn thư, lưu trữ; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ; - Đầu tư xây dựng, cải tạo nâng cấp hệ thống kho, mua sắm trang thiết bị bảo quản tài liệu; - Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, bó gói; - Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn thư, lưu trữ 2.3 NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2.3.1 Cơng tác quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ Bộ phận văn phòng UBND phường đẩy mạnh cơng tác tun truyền, phổ biến văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nâng cao nhận thức vai trò, vị trí, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ, tăng cường bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 20 giai đoạn phận chuyên môn phường; Quản lý văn đi, văn đến phận chun mơn văn phòng UBND phường; Xây dựng danh mục hồ sơ quan, thực lập hồ sơ hành từ đầu năm giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan công việc kết thúc vào cuối năm; Thu thập tài liệu tổ chức chỉnh lý hồ sơ tài liệu giao nộp vào lưu trữ quận theo quy định Điều 5, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ; Bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị sử dụng tài liệu lưu trữ; tiếp tục ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Bộ phận chuyên môn UBND phường 2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Các phận chuyên môn văn phòng Uỷ ban nhân dân phường thực tốt công việc sau: Công tác văn thư phải thực quy trình soạn thảo ban hành văn bản, thể thức kỹ thuật trình bày văn hành thực theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; quản lý văn đi, đến theo hướng dẫn công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước; ban hành danh mục hồ sơ năm quan; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ theo quy định; Về công tác lưu trữ phận chuyên môn văn phòng UBND phường tổ chức thực Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ tài liệu hình thành hoạt động Ủy ban; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 06/03/2011 Bộ Nội Vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu; thực tốt công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế phường hội Phường 2.3.3 Công tác tổ chức cán Đã tổ chức văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân phường để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ giao; 21 Đã bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ chuyên trách đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ thực sách theo quy định Nhà nước; Tạo điều kiện cho cán công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia đầy đủ kỳ tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quận thành phố tổ chức Thực chế độ tiền lương chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định hành Nhà nước 2.3.4 Chế độ báo cáo Các phận chuyên môn phường thực chế độ báo cáo thống kê tổng hợp theo định kỳ trước ngày mùng 10 tháng cuối quý (báo cáo quý), ngày 20 tháng 11 (báo cáo năm) Văn phòng UBND phường để tổng hợp báo cáo Quận 2.3.5 Nhiệm vụ năm 2017 Tập trung đạo liệt việc lập hồ sơ công việc quan, đơn vị địa bàn huyện Khắc phục tình trạng khơng lập hồ sơ tìm biện pháp, giải pháp hành bắt buộc cán bộ, cơng chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Văn phòng Thống kê phường bố trí đủ diện tích phòng, kho lưu trữ trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu theo quy định Các Ban ngành đoàn thể phường nghiêm túc tổ chức thực hoạt động chỉnh lý, lưu trữ theo quy định pháp luật 2.3.6 Tổ chức thực Căn nội dung định hướng chủ yếu công tác văn thư, lưu trữ nhà nước năm 2016 chức năng, nhiệm vụ giao, phận chủ động xây dựng kế hoạch thực cụ thể công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 phận phụ trách 22 Giao Văn phòng Thống kê phường kiểm tra, giám sát việc thực phận trình lưu trữ tổng hợp báo cáo kết cho Ủy ban nhân dân phường theo quy định Các đồng chí phó chủ tịch UBND phường vào chức nhiệm vụ phân phụ trách thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, đạo Bộ phận chuyên môn nội dung Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ phường chủ động phối hợp với văn phòng UBND phường tổ chức thực theo quy định đạt kết tốt Văn phòng UBND Phường có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra Bộ phận chuyên môn tổ chức triển khai thực kế hoạch đảm bảo mục đích, yêu cầu thời gian, Văn phòng HĐND UBND phường phối hợp phận chun mơn có trách nhiệm tổ chức thực hiện, tiến hành phân loại, chỉnh lý giao nộp tài liệu vào lưu trữ quận quy định - Bộ phận Kế toán tài vụ kịp thời tham mưu cho UBND phường bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ, đầu tư trang thiết bị, đặc biệt trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho việc bảo quản tài liệu lâu dài, an toàn, thuận tiện khai thác sử dụng 2.3.7 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư-lưu trữ quan tổ chức - Ban hành điều chỉnh văn công tác văn thư, lưu trữ như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần tài liệu, danh mục hồ sơ hàng năm theo quy định Điều 13, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn số 30/HD-SNV ngày 06 tháng 01 năm 2012 Sở Nội vụ - Thực chế độ báo cáo thống kê sở công tác văn thư, lưu trữ trước ngày 15 tháng 01 hàng năm, đảm bảo số liệu xác đầy đủ nội dung theo quy định Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06/01/2005 Bộ Nội vụ 23 -Tăng cường ứng dụng khoa học côngnghệ vào công tác văn thư sử dụng phần mềm để quản lý văn đi, văn đến để giảm tải công việc tiết kiệm thời gian phận văn thư -Quản lý văn đến theo quy định: Tất văn đến quan, đơn vị phải quản lý tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký (trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật) trước xử lý, giải quyết; cập nhật đầy đủ xác thông tin văn đến vào Sổ đăng ký văn đến theo hướng dẫn Phụ lục II, Thơng tư số 07/2012/TT-BNV; chuyển văn đến cho đơn vị, cá nhân giao giải thực việc ký nhận văn đến; quy định thời gian xử lý văn đến, phân công cá nhân phận theo dõi, tổng hợp, đôn đốc tình hình xử lý văn đến theo quy định Khoản 2, Điều 7, Thông tư số 07/2012/TT-BNV -Quản lý văn chặt chẽ: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn trước ban hành để văn đảm bảo theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ; cập nhật đầy đủ xác thơng tin văn vào Sổ đăng ký văn theo hướng dẫn Phụ lục VII, Thông tư số 07/2012/TT-BNV; theo dõi việc chuyển phát văn thông qua việc sử dụng sổ chuyển phát văn đi; lưu văn theo quy định, văn phải lưu hai (bản gốc lưu văn thư, đóng dấu, xếp theo thứ tự đăng ký; lưu hồ sơ người theo dõi, giải công việc) -Công tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định Khoản 1, Điều 25, Luật Lưu trữ Đối với UBND phường, xã, bố trí kho lưu trữ theo quy định Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ; thực nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan để quản lý tập 24 trung, thống tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài 2.3.8 Đề xuất kiến nghị Trong khâu nghiệp vụ công tác văn thư công tác lưu trữ quan cần phải thực chặt chẽ, phân bổ có bước thật hợp lý, phân cơng công việc trách nhiệm người cán làm công tác văn thư, lưu trữ Cần cập nhật thường xuyên liên tục văn hành hướng dẫn thực công tác văn thư lưu trữ, góp phần thuận lợi q trình giải cơng việc quan Xây dựng hoàn thiện kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ, tiếp thu, học hỏi kinh nghiệm từ quận địa bàn thành phố tỉnh có cơng tác văn thư, lưu trữ đầu nước để hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ quan Bổ sung nhân làm công tác văn thư lưu trữ, tăng cường bổ sung sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để phục vụ công tác văn thư, lưu trữ quan 25 C.KẾT LUẬN Do q trình tìm hiểu, hòa nhập với quan nơi thực tập khơng có nhiều, tiểu luận chưa giải số vấn đề hoạt động UBND phường Thụy Phương mà dừng lại vấn đề lý thuyết nhiều Do em mong đóng góp ý kiến thầy cô khoa Văn thư Lưu Trữ giúp em hoàn thiện nghiệp vụ Em xin trân thành cảm ơn 26 D PHỤ LỤC Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp Thông tư số 09 /2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan tổ chức Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 Về quản lý sử dụng dấu Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư 27 ... dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ 2.3 NỘI DUNG, NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2.3.1 Công tác quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ Bộ phận văn phòng UBND phường đẩy mạnh công. .. vào lưu trữ quan; 2.2.2 Triển khai thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ a) Về đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ: Các ban ngành, đồn thể có văn lưu trữ phòng Lưu trữ phường nghiên cứu kỹ văn. .. tác văn thư, lưu trữ; việc thực chế độ, sách cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ; 18 - Ban hành văn đạo công tác văn thư, lưu trữ; - Triển khai, quán triệt tổ chức thực văn Trung ương cấp công tác