CÔNG tác văn THƯ lưu TRỮ tại UBND PHƯỜNG THỦY XUÂN

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại lịch sử thơng tin đóng vai trò quan trọng cho phát triển xã hội người Theo dòng chảy thời gian, giới ln có vận động phát triển khơng ngừng Nhu cầu tìm lại khứ, hiểu biết khám phá điều mẻ tất yếu tồn xã hội Tài liệu nguồn thông tin thiếu nhằm phục vụ hoạt động xã hội người Thông tin gửi nhận nhiều phương tiện khác Trong văn giấy tờ phương tiện chủ yếu phổ biến Thông tin văn thực nhờ công tác Văn thư quan Văn công cụ quản lý Nhà nước phổ biến cấp lãnh đạo Là phương tiện để cấp, ngành, quan thuộc lĩnh vực trao đổi thông tin; phục vụ hoạt động quan Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều hành quan thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải văn Được đồng ý UBND phường Thủy Xuân qua giới thiệu Nhà trường Em đến thực tập UBND phường Thủy Xuân từ ngày 20/3 đến ngày 31/5/2017 Trong suốt trình thực tập, em nhận giúp đỡ cô, chú, anh chị cán bộ, công chức UBND phường Được hướng dẫn nhiệt tình Công chức Văn thư Thống kê đây, em tập làm công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ người cán văn thư làm quen với cơng tác văn phòng Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường, Khoa Quản trị Nghiệp vụ thầy cô tạo điều kiện cho em thực tập Để em có hội trau dồi kiến thức, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn cách linh hoạt Cảm ơn cô, anh chị quan UBND phường Thủy Xuân bảo nhiệt tình trình em thực Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu sâu vào thực tế cơng việc Từ em vững tin có tinh thần yêu nghề Kết thực tập em thể báo cáo Đây toàn sản phẩm mà em tiếp thu tháng thực tập quan UBND phường Thủy Xuân nghiệp vụ văn thư Mặc dù nhận giúp đỡ thầy cô cán hướng dẫn thực tập Song không tránh khỏi thiếu sót báo cáo Vì em mong góp ý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Thủy Xuân, tháng năm 2017 Sinh viên Lê Thị Thùy Trang A PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích thực tập: - Nhằm củng cố rèn luyện kiến thức kỷ học nhà trường Qua thực tập thân tự bổ sung khẳng định vấn đề lý luận cho phù hợp với thực tiễn - Xây dựng cho sinh viên ý thức tực giác học tập, rèn luyện để trở thành người cán bộ, nhân viên có đủ phẩm chất lực tổ chức hoạt động doanh nghiệp, đơn vị hành nghiệp, đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội - Thông qua thực tập cuối khóa, giúp cho Trường CĐSP có điều kiện để đánh giá kịp thời, hiệu mặt đào tạo công đoạn nhà trường Địa điểm thực tập: Văn phòng UBND phường Thủy Xuân, thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế Địa chỉ: 38 Lê Ngô Cát, phường Thủy Xuân, thành phố Huế Thời gian thực tập: Từ ngày 20 tháng 03 năm 2017 đến ngày 31 tháng 05 năm 2017 Nội dung giao thời gian thực tập: - Công tác thông tin, tổng hợp; - Cơng tác quản lý chương trình, kế hoạch, lịch công tác quan; - Công tác tổ chức hoạt động hội họp, công tác quan người lãnh đạo, - Công tác bố trí xếp nơi làm việc văn phòng; - Cơng tác soạn thảo văn hành thông thường; - Nghiệp vụ văn thư: Giải quản lý công văn đi- đến, nội bộ; Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng - Nghiệp vụ lưu trữ: Phân loại tài liệu, cách lưu trữ bảo quản loại tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu; - Công tác lễ tân, tiếp khách, - Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng - Tìm hiểu nghiệp vụ - Thực tập, thực hành nghiệp vụ - Báo cáo thu hoạch Lịch trình, hoạt động thực tập: Tuần Nội dung cơng việc tuần - Tìm hiểu thực tiễn; tham quan, kiến tập nghiệp vụ thư ký văn Tuần I phòng, cách sử dụng trang thiết bị văn phòng sở thực tập Từ 20/3/2017 - Nghe báo cáo đến 25/3/2017 - Hoàn thành việc xây dựng kế hoạch thực hành nghiệp vụ - Tiếp tục tìm hiểu thực tiễn; tham quan, kiến tập nghiệp vụ thư Tuần II & III ký văn phòng, cách sử dụng trang thiết bị văn phòng sở thực Từ 27/3/2017 tập đến 8/4/2017 - Thực tập thực hành nghiệp vụ theo phân cơng - Tiếp tục tìm hiểu thực tiễn; tham quan, kiến tập nghiệp vụ thư Tuần IV & V ký văn phòng, cách sử dụng trang thiết bị văn phòng sở thực Từ 10/4/2017 tập đến 22/4/2017 - Thực tập thực hành nghiệp vụ theo phân cơng - Tiếp tục tìm hiểu thực tiễn; tham quan, kiến tập nghiệp vụ thư Tuần VI & VII ký văn phòng, cách sử dụng trang thiết bị văn phòng sở thực Từ 24/4/2017 tập đến 06/5/2017 - Thực tập thực hành nghiệp vụ theo phân công - Chuẩn bị viết báo cáo thu hoạch - Tiếp tục tìm hiểu thực tiễn; tham quan, kiến tập nghiệp vụ thư Tuần VIII & IX ký văn phòng, cách sử dụng trang thiết bị văn phòng sở thực Từ 08/5/2017 tập đến 20/5/2017 - Thực tập thực hành nghiệp vụ theo phân công - Viết hoàn thành báo cáo thu hoạch Tuần X - Hoàn tất nội dung thực tập Từ 22/5/2017 - Tổng kết thực tập đến 27/5/2017 - Tổng hợp hồ sơ thực tập Cán hướng dẫn thực tập: Họ tên: Lê Thị Hoa Chức danh: Công chức VP – TK Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng B NỘI DUNG BÁO CÁO Giới thiệu chung: Trụ sở Ủy ban nhân dân phường Thủy Xuân: nơi làm việc Đảng ủy, HĐND, Ủy ban nhân dân, Ủy ban MTTQVN phường ban ngành đoàn thể thuộc phường Thủy Xuân Địa chỉ: 38 Lê Ngô cát, phường Thủy Xuân, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế Điện thoại: 02343.822.415 Fax: 02343.895.319 Wesite: https://thuyxuan.thuathienhue.gov.vn Email: thuyxuan.tphue@thuathienhue.gov.vn I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH: Phường Thủy Xuân nằm phía tây nam Thành phố, nối liền với quốc lộ 49, đầu mối gia thương đối ngoại với thị xã Hương Trà, Hương Thủy, huyện A Lưới Là hạt nhân tổng thể Đô thi Huế, đầu mối liên kết với phường, xã tạo nên vành đai đô thị phát triển, địa phương giàu truyền thống Cách mạng, kháng chiến chống giặc ngoại xâm, Thủy Xuân vinh dự Chủ tịch nước phong tặng danh hiệu “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân” Phường có tổng diện tích 773,06 ha, dân số 4.024 hộ với 15.380 người, mật độ khoảng 192,2 người/km2, xã Thành phố Chính phủ ban hành Nghị số 14/NQ-CP ngày 25/3/2010 việc thành lập phường Thủy Xuân; có 23 tổ dân phố, gồm tổ dân phố từ tổ dân phố 01 đến tổ dân phố 23, chia thành khu vực dân cư; có 03 trường công lập: Trường THCS, Trường Tiểu học, Trường Mầm non; ngồi có 03 trường Mầm non ngồi cơng lập, 01 trường dạy nghề: Trường Trung cấp nghề số 10 Là địa bàn có 01 HTX Nơng nghiệp TM&DV 01 Quỹ Tín dung nhân dân Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng Phường Thủy Xuân nơi có nhiều hoạt động xã hội, thiết chế văn hóa xây dựng đồng bộ, hồn chỉnh Công tác vệ sinh, môi trường bước hoàn thiện, phong trào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa khu dân cư tiếp tục phát huy Là địa phương có nhiều danh lam thắng cảnh tiếng công nhân cấp quốc tế, quốc gia như: Lăng Tự Đức, Lăng Đồng Khánh, Chùa Từ Hiếu… Hàng ngày thu hút hàng trăm lượt du khách nước đến tham quan Kết hợp với tài nguyên thiên nhiên ưu đãi, cần cù chịu khó người dân địa phương động lực thúc đẩy loại hình văn hóa, du lịch ngày phát triển, thúc đẩy phường phát triển nhanh bền vững Cơ quan UBND phường có 33 cán bộ, cơng chức hợp đồng lao động, trình độ chun mơn nghiệp vụ: Thạc sỹ: 02, Đại học: 12, Cao đẳng Trung cấp 08 Về trình độ lý luận trị: Cao cấp: 01, trung câp: 12 Đảng phường có 27 chi trực thuộc, có 252 đảng viên 400 đảng viên sinh hoạt nơi cư trú Tồn địa bàn phường có: 166 đối tượng sách, đó: Thương binh, bệnh binh: 27, Có cơng cách mạng: 23, Người NCĐHH: 01, LS TNLS: 115 Tổng số hộ nghèo địa bàn phường 100 hộ với 451 nhân khẩu, chiếm tỷ lệ 2,04%, hộ cận nghèo 88 hộ với 242 nhân khẩu, tỷ lệ 2,4% Các chế độ sách hộ nghèo, cận nghèo, hộ gia đình sách phườn quan tâm thường xuyên đầy đủ kịp thời Tình hình an ninh trật tự địa bàn tương đối ổn định Tuy nhiên, q trình thị hóa, dân nhập cư phát triển nhanh nên tiềm ẩn nhiều tệ nạn trật tự an toàn xã hội Nhằm đảm bảo tình hình an ninh trật tự địa bàn ổn định phát triển Đảng ủy, Chính quyền địa phương thường xuyên đạo ngành, chi thông qua kỳ họp giao ban hàng tháng, hàng tuần phường II VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CÂU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯƠNG THỦY XUÂN, THÀNH PHỐ HUẾ UBND phường Thủy Xuân hoạt động cương vị tổ chức phường, phường, thị trấn có quy mơ máy lớn Là quan quản lý nhà nước thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015 Là quan hành nhà nước địa phương song UBND không chịu trách nhiệm chấp hành Nghị mà HĐND đề mà Nghị quan quyền cấp UBND thành phố Huế * UBND phường Thủy Xuân quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực - Trong lĩnh vực kinh tế, lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi tiểu thủ công nghiệp, lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá thể dục thể thao, lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội thi hành pháp luật địa phương, việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tơn giáo nhân dân địa phương theo quy định pháp luật thi hành pháp luật địa phương - Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng nên quốc phòng tồn dân, quản lý nhân hộ khẩu, hộ tịch địa phương việc cư trú, lại cuat người nước ngồi địa phương - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Quản lý tổ chức, biên chế tiên lương, bảo hiểm xã hội - Tổ chức đạo thi hành án địa phương - Tổ chức thực việc thu, chi ngân sách địa phương, thu thuế, phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoàn thu khác địa phương III CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG THỦY XUÂN Tổ chức máy UBND Thủy Xuân sau: Đứng đầu chủ tịch: Ơng Nguyễn Văn Hòa 02 Phó chủ tịch: Ơng Nguyễn An Hoàng Bà Trần Thị Ngọc Đại diện văn phòng UBND: Bà Lê Thị Hoa Trưởng cơng an phường: Ông Hồ Văn Minh Chỉ huy trưởng BCHQS: Ông Lê Văn Thuận Theo tổ chức máy cụ thể bao gồm: Đồng chí Bí thư Đảng Ủy Đồng chí Phó bí thư thường trực Đảng Ủy kiêm Chủ Tịch HĐND Đồng chí Phó Chủ tịch HĐND Đồng chí Chủ tịch UBND Đồng chí Phó Chủ tịch UBND Đồng chí Chủ tịch Ủy Ban Mặt Trận Tổ Quốc Đồng chí Chủ tịch Hội Phụ Nữ Đồng chí Bí thư Đồn Thanh Niên Đồng chí Chủ tịch Hội Nơng dân Đồng chí Cơng chức Văn phòng thống kê Đồng chí Cơng chức Văn hóa – Thơng tin Đồng chí cán Tài kế tốn Đồng chí Cơng chức Địa – Xây dựng Đồng chí Cán Tư pháp hộ tịch Đồng chí Chỉ huy trưởng Quân Đồng chí Cán Văn thư lưu trữ Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng IV TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIÊM CƠNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG THỦY XN Cơng tác Văn phòng: Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực chức nhiệm vụ quan Là quan chuyên môn trực thuộc UBND phường, chịu điều hành trực tiếp, toàn diện Thường trực HĐND UBND phường Văn phòng máy điều hành tổng hợp, tham mưu giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch; mắt xích mối quan hệ cơng tác UBND phường Văn phòng có chức sau đây: - Chức tham mưu - Chức tổng hợp - Chức hậu cần 1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân phường tổ chức thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân phường lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc niên địa bàn theo quy định pháp luật - Xây dựng theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc định kỳ đột xuất Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường; - Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường tổ chức kỳ họp; chuẩn bị điều kiện phục vụ kỳ họp hoạt động Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân phường; - Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách Ủy ban nhân dân phường; thực công tác văn thư, lưu trữ, chế “một cửa” “một cửa liên thông” Ủy ban nhân dân phường; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo chuyển đến Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi báo cáo việc thực quy chế làm việc Ủy ban nhân dân phường thực dân chủ sở theo quy định pháp luật; - Chủ trì, phối hợp với cơng chức khác xây dựng theo dõi việc thực kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát triển cơng nghiệp, thương mại, dịch vụ hoạt động kinh tế - xã hội địa bàn phường; dự thảo văn theo yêu cầu Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường - Thực nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật chuyên ngành Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao 1.3 Cơ cấu tổ chức: Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng Văn phòng UBND phường có 01 cơng chức phụ trách Văn phòng – Thống kế; 01 cán hợp đồng phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ 1.4 Trang thiết bị văn phòng: Các trang thiết bị văn phòng bố trí cách hợp lý nhằm phục vụ cho cơng việc văn phòng cách thuận tiện bao gồm: máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại để phụ vụ cho cơng tác văn phòng Cơng tác văn thư lưu trữ: 2.1 Quản lí đạo cơng tác văn thư UBND phường Thủy Xuân Công việc quản lí đạo cơng tác văn thư UBND phường Thủy Xuân đạt kết sau: Thứ nhất: Về cơng tác tổ chức, bố trí cán Tại UBND Phường Thủy Xn bố trí cơng chức, công chức làm văn thư, lưu trữ chuyên mơn nghiệp vụ với trình độ từ cao đẳng trở lên Thứ hai :Về công tác triển khai văn quy phạm pháp luật cấp công tác văn thư, lưu trữ Về UBND phường triển khai Luật Văn thư, Thông tư hướng dẫn Bộ Nội vụ, văn đạo chuyên môn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh, Sở nội vụ như: ban hành Danh mục hồ sơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư Triển khai nhiệm vụ cơng tác cải cách hành chính, UBND Phường tiếp tục thực tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị Đảng, sách pháp luật Nhà nước cải cách hành chính; thực thủ tục hành theo hướng cơng khai, đơn giản thuận lợi phục vụ tốt nhu cầu công dân các tổ chức xã hội, đảm bảo quy trình, thời gian theo quy định pháp luật; thực cơng tác kiểm sốt thủ tục hành tiếp nhận xử lý phản ánh, kiến nghị cá nhân, tổ chức quy định hành theo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP nghị định số 20/2008/NĐ-CP Chính phủ; xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức có tính chun nghiệp, phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt đội ngũ cán làm việc phận “Một cửa” trực tiếp giải thủ tục hành theo nhu cầu nhân dân, tổ chức Công tác văn thư – lưu trữ năm qua UBND Phường quan tâm, triển khai thực đồng thời với việc áp dụng quy trình quản lý ban hành văn theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 Công tác văn thư thực có bản, quy định Việc làm tốt công tác văn thư UBND Phường Thủy Xuân giúp thủ trưởng quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư tin học hóa cơng tác văn thư quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, vận hành phần mềm quản lý văn cho quan, tổ chức đơn vị trực thuộc Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng Thứ ba:Về Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ Việc xây dựng nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức, cải cách tài công tiếp tục triển khai sâu rộng phát huy số kết tích cực Trong năm 2016 cử đồng chí dự lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý văn thư UBND thành phố Cán bộ, cơng chức, q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư thực nghiêm túc quy định văn thư, lưu trữ, hệ thống quản lý hồ sơ công việc mơi trường mạng, có nhiệm vụ hướng dẫn việc quản lý văn lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu văn thư theo quy định pháp luật lưu trữ Thứ tư :Về công tác kiểm tra, hướng dẫn văn đạo cấp Công tác tra, kiểm tra cải cách hành thực tập trung, trọng điểm không dàn trải, qua tra, kiểm tra đánh giá mặt cơng tác yếu cơng tác cải cách hành nói chung đơn vị để tập trung đạo giải nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân máy cơng quyền Cơng tác rà sốt văn thực thường xuyên, đồng chất lượng; cơng tác kiểm sốt thủ tục hành tăng cường Việc ứng dụng công nghệ thông tin lãnh đạo UBND Phường quan tâm sát sao, đầu tư thích đáng nên đạt nhiều kết quả, mức độ hài lòng người dân nâng cao Mọi hoạt động phạm vi công tác văn thư quan, tổ chức tuân theo quy định pháp luật hành chế độ bảo vệ bí mật nhà nước 2.2 Quản lý văn Quản lý văn coi nhiệm quan trọng công tác văn thư UBND Phường Thủy Xuân Về Quản lý văn đến: Văn đến tiếp nhận đăng ký, chuyển giao quy trình, đầy đủ vào sổ cho công chức Văn tiếp nhận từ nguồn khác chuyển đến tập trung văn thư UBND phường để làm thủ tục bóc bì, vào sổ sở liệu đóng dấu đến, đăng ký số cho văn đến Văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị cá nhân khơng có trách nhiệm giải Khi Văn đến có dấu mức độ khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc sau đăng ký vào sổ trình chuyển cho người có thẩm quyền giải Đối với văn có dấu độ Mật, Tối mật, đảm bảo tuyệt mật thực theo quy định pháp luật hành quản lý văn mật.Việc chuyển giao văn đảm bảo tính xác giữ bí mật nội dung văn Về Quản lý văn đi: ghi số ngày tháng văn bản; thể thức văn đảm bảo theo quy định UBND Phường thực việc đăng ký văn lưu văn theo số thứ tự đăng ký văn thư quan quy định Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp chun nghành Thư ký Văn phòng Văn ln lưu hai bản: gốc lưu Văn thư UBND phường lưu hồ sơ Bản gốc lưu Văn thư UBND phường đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Mọi trường hợp giao nhận văn có độ mật người có liên quan phải vào số, có ký nhận bên giao bên nhận Việc quản lý tốt Văn Bản giúp cấp theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến dễ dàng 2.3.Quản lý dấu Theo quy định Thông tư, trách nhiệm quan, tổ chức sử dụng dấu là: Đăng ký mẫu dấu quan Công an thông báo mẫu dấu với cáccơ quan, tổ chức có liên quan trước sử dụng dấu Kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu UBND phường dấu quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý UBND phường Quản lý chặt chẽ dấu trụ sở UBND phường; có quy định cụ thể quản lý, sử dụng dấu Trường hợp cần sử dụng dấu trụ sở quan phường, tổ chức để giải cơng việc, phải phép chủ tịch UBND phường Chỉ giao dấu cho người phân công làm nhiệm vụ văn thư sử dụng đóng vào văn bản, giấy tờ có nội dung, có chữ ký người có thẩm quyền UBND phường; khơng đóng dấu khống đóng dấu trước ký Phải thơng báo cho quan Công an nơi dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bị để tổ chức truy tìm; đồng thời, phải có văn báo cáo việc dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an nơi đăng ký mẫu dấu; sau có thơng báo tìm được, phải giao lại dấu cho quan Cơng an để hủy theo quy định Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày định có hiệu lực, người đứng đầu quan, tổ chức chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu, phải giao dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Cơng an nơi cấp dấu Trường hợp đổi, làm lại dấu nhận dấu Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu sau nộp dấu cũ Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan Công an đăng ký dấu Một số hạn chế việc quản lý sử dụng dấu Con dấu giao cho nhiều người quản lý Khi giao dấu cho người khác sử dụng không lập biên hoặcghi vào sổ sách theo dõi nên có vấn đề khó quy kết trách nhiệm Con dấu chưa bảo quản nơi quy định, tiềm ẩn nguy bị lợi dụng Việc đóng dấu văn chưa Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chun nghành Thư ký Văn phòng Việc đóng dấu giáp lai, dấu văn chuyên ngành lúng túng thiếu quy định Đóng dấu khống 2.4 Lập hồ sơ hành Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc lập hồ sơ hành Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 2.5 Soạn thảo văn Hình thức văn bản: hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: Văn quy phạm pháp luật: theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng năm 2015 có hiệu lực ngày 01 tháng năm 2016 Văn hành chính: định (cá biệt), thị (cá biệt), thơng cáo, thơng báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển; Văn chuyên ngành: hình thức văn chuyên ngành Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành quy định sau thoả thuận thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội: hình thức văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội người đứng đầu quan Trung ương tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định Thể thức văn bản: thể thức văn quy phạm pháp luật văn hành PHẦN NHỮNG VIỆC ĐÃ LÀM VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP CÁC NGHIỆP VỤ THƯ KÝ VĂN PHÒNG TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP Trong thời gian thực tập thân tham gia công tác thông tin, tổng hợp thông tin qua việc trực điện thoại, tiếp nhận văn đến thông quan việc giao tiếp hành hàng ngày để cập nhật thơng tin báo cáo Ngồi thân thực lĩnh vực nghiệp vụ chủ yếu công tác Văn thư quan Các khâu chủ yếu công tác văn thư I NHIỆM VỤ ĐƯỢC PHÂN CÔNG TRONG THỜI GIAN THỰC TẬP: Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 11 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chun nghành Thư ký Văn phòng Cơng tác soạn thảo văn bản: Sọan thảo văn công việc thường làm quan nào, tổ chức Như biết việc soạn thảo văn phải theo quy định chung cơng việc đòi hỏi phải có độ xác cao văn có hiệu lực, văn vật mang tin để ghi lại truyền đạt thơng tin mang tính hoạt động quản lý Nó mang tính giao dịch cụ thể hóa văn pháo quy thực kế hoạch công tác theo chức năng, nhiệm vụ UBND Quy trình soạn thảo văn dung để trình tự bước soạn thảo văn bản, bao gồm: Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan Soạn thảo văn Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh thảo; Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Duyệt thảo, việc sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Đánh máy, nhân Ký văn Quản lý văn – đến 2.1 Giải văn đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà quan nhận từ nơi khác gửi đến gọi tắt "Văn đến" Công tác tổ chức, giải quản lý văn đến thực theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến quan phải qua phận văn thư, phận có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống yêu cầu xử lý nhanh chóng, xác, giữ bí mật a Q trình xử lý văn bản: Sau nhận văn đến, văn thư tiến hành phân loại sơ bộ, bó bì văn có dấu hỏa tốc bóc trước Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn ghi ngồi bì với thành phần tương ứng văn b Công việc vào sổ đăng ký: Việc vào sổ đăng ký Công văn đến bao gồm việc ghi lại thông tin văn bản, tài liệu; đòi hỏi khơng trùng lặp, khơng bỏ sót, văn đăng ký lần Hình thức để đăng ký cơng văn đến quan dung sổ công văn đến c Trình chuyển giao văn bản: Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 12 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng Sau vào sổ Công văn đến, phải xếp theo loại để trình Chủ tịch UBND phường xem xét, cơng văn đến ngày nào, phân phối ngày hơm đó, chậm sáng hơm sau Đối với cơng văn khẩn, hỏa tốc, mời họp phải phân phối sau nhận Tất văn đến vào sổ công văn đến theo mẫu quy định: Nơi Nơi Ký Số Số ký Ngày Trích yếu Ngày gửi nhận nhận Ghi CV hiệu văn tháng nội dung đến văn người đến văn văn bản nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Phân phối chuyển giao văn đến: Tất văn đến sau có ý kiến phân phối Chủ tịch UBND phường Thủy Xuân phải chuyển ngày đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết, không chậm quên văn Khi chuyển giao văn người nhận phải ký vào sổ nhận văn Sổ chuyển giao văn Ngày Đơn vị người Số đến Ký nhận Ghi chuyển nhận (1) (2) (3) (4) (5) Văn mật chuyển giao chậm 30 phút hành chính, ngồi hành 60 phút Văn mật có thêm cột “Mức độ mật” mẫu chuyển giao văn người nhận lý vào sổ 2.2 Giải văn đi: Tất văn quan phải đăng ký vào sổ quản lý văn phận văn thư phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi Trình tự quản lý văn abnr UBND phường Thủy Xuân tuân thủ theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ cơng tác văn thư hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn hóa Lưu trữ Nhà nước Văn chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau đăng ký làm thủ tục gửi Chỉ tiếp nhận phát hành văn đánh máy quy định, thể thức pháp lý Văn phát hành theo trình tự sau: - Ghi số văn - Ghi ngày, tháng, năm văn theo ngày, tháng, năm gửi - Đóng dấu lên văn có chữ ký hợp lệ vào sổ văn Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 13 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng Văn chuyển ngày thuộc mức độ “mật” kèm theo phiếu gửi Mỗi văn phải lưu 02 Tên loại Số lượng Ngày Số ký Đơn vị trích Người Nơi văn Ghi tháng hiệu văn người nhận yếu nội ký nhận năm nhân dung (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Việc sử dụng loại dấu quan Trong quan sử dụng dấu Dấu quốc huy tên đơn vị chủ quản Ủy ban Nhân dân phường Thủy Xuân - Đối với văn thuộc quyền hạn thủ trưởng thủ trưởng cấp phó ký thay người quyền ký thừa lệnh thủ trưởng đóng dấu quốc huy - Dấu ghi "mật" "khẩn" phải đóng dấu với loại văn phải thủ trưởng quan, người uỷ quyền định Dấu "mật" phải đóng vào trước ký thức Ngồi sử dụng dấu đề chữ khẩn cấp "hoả tốc", "thượng khẩn" theo quy định với loại văn Ngồi quan có: Dấu chức vụ, dấu tên người Căn vào đóng dấu theo Nhà nước quy định việc quản lý loại dấu Của quan ghi Nghị định 56 HĐCP - Người giữ dấu lý mà vắng mặt phải bàn giao dấu cho người khác thủ trưởng quan định Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho dấu vào hòm, tủ khố chắn - Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, khơng tuỳ tiện mang dấu theo người Con dấu quan tổ chức phải lại cho người có trách nhiệm, có trình độ chun mơn văn thư để bảo quản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc giữ đóng dấu Cơng tác lưu trữ Lưu trữ khâu cuối trình xử lý thơng tin văn Tất văn đến qua xử lý, lưu văn (bản chính) hồ sơ, tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc 4.1 Nhiệm vụ nội dung công tác lưu trữ a Công tác lưu trữ gồm nhiệm vụ sau: - Thu thập, xử lý, phân loại xếp tài liệu - Đánh giá tài liệu - Thống kê tài liệu - Bảo quản tài liệu Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 14 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng - Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu b.Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Tập trung tài liệu không để phân tán cán nhân viên, mà phải tập trung vào kho lưu trữ để quản lý thống theo quy định Nhà nước Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa nguyên tắc tập trung thống quản lý theo nguyên tắc tài liệu lưu trữ phát huy tốt tác dụng c Nội dung cơng tác lưu trữ * Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm thu thập tài liệu lưu trữ quan theo nguyên tắc quản lý thông Sau thu thập bổ sung dùng biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu công tác nghiên cứu biện pháp để giao nộp cách có chủ động hợp lý khoa học tài liệu * Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu khâu nghiệp vụ tài liệu lưu trữ hệ thống hố theo phương pháp thích hợp cố định trật tự xếp phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hồn chỉnh sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Thực hành sử dụng số trang thiết bị văn phòng: Trong thời gian thực tập Văn phòng UBND phường Thủy Xn, thân tìm hiểu sử dụng tất thiết bị văn phòng như: - Sử dụng máy vi tính để cập nhật văn đến, đi, soạn thảo dự thảo văn đơn giản - Sử dụng máy photocopy đên phô tô tài liệu, sử dụng máy fax, điện thoại… Thực hành công tác nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách - Bản thân trực tiếp liên hệ, giao dịch làm việc với khách quan - Tiếp nhận văn abnr từ quan khác gửi qua máy fax, đường bưu điện - Nghe điện thoại quan khác liên hệ công tác - Chuẩn bị văn bản, tài liệu tham khảo…cho địa biểu họp - Tham gia phận cửa tiếp nhận trả kết giao dịch UBND phường với quan, cá nhân theo chế “Một cửa”, trình ký văn bản, thu lệ phí… - Học hỏi thêm công tác tiếp người dân, kỹ giao tiếp, kỹ sinh hoạt đoàn, hội…tại quan - Tham gia thêm việc xác nhận sơ yếu lý lịch, công chứng, phát bảo hiểm cho hộ nghèo, cận nghèo… II ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ: Kết cụ thể công việc làm nguyên nhân kết đạt được: Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 15 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng Với tinh thần nổ, nhiệt tình ham học hỏi sinh viên cộng với giúp đỡ tận tình bác, anh, chị quan UBND phường Thủy Xuân giúp thân vững tin trình học tập kinh nghiệm UBND phường Thủy Xuân - Tích cực tìm hiểu quan sát hoạt động quan - Chấp hành giấc quy định nội quy quan - Có thái độ tốt, lễ phép với bác, anh chị quan Bằng việc quan sát trực tếp công việc quan kiến tập sau tham gia vào số hoạt động đơn giản để nắm bắt ơng việc cách nhanh chóng Qua q trình quan sát để làm quen với công việc UBND phường Thủy Xuân phân công thực tập số công việc cán văn thư thực thụ giúp cho học bổ ích thiết thực việc làm cụ thể như: - Thực hành tiếp nhận văn bản, cách xếp thủ tục giải công văn giấy tờ - Thực hành cách thức vào sổ, lưu chuyển giao công văn phận văn thư - Biết cách sử dụng loại máy văn phòng như: máy photocopy, máy in, máy vi tính… - Quan sát, học hỏi thái độ tiếp khách bác, anh chị văn phòng - Xem loại văn – đến quan - Nắm bắt cách thức trình bày loại văn quan Nhà nước Những mặt hạn chế: Do lần thân tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế tiếp xúc với lý thuyết trường không tiếp cận với thực tế môi trường làm việc chuyên nghiệp văn phòng nên gặp nhiều khó khăn như: - Còn bỡ ngỡ với mơi trường làm việc - Kiến thức lý thuyết thực tế công việc khơng tương đồng nên gặp khó khăn cơng việc - Chưa nắm bắt hết quy trình làm việc văn phòng thực tế - Vẫn chênh lệch lý thuyết thực hành - Một số nghiệp vụ chưa thực hành thời gian thực tế ngắn - Một vài ký nghề chưa hồn thiện, cụ thể ký đóng dấu văn abnr chưa thực tốt, ký soạn thảo văn bản… Nhận xét: Qua trình thực tập tìm hiểu UBND phường Thủy Xuân, em thấy cơng tác văn phòng quan tổ chức khoa học, công tác quản lý đại, việc ứng dụng Internet trọng, đảm bảo đầy đủ điều kiện cần thiết cho công việc ngày, trang thiết bị văn phòng trang bị đầy đủ - Về công tác tổ chức công việc ngày hiệu quả, xây dựng lịch công tác (hàng ngày, tuần, tháng, quý, năm), chế độ giao ban (hàng tuần, tháng, quý…) đầy đủ Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng - Những ngày nghỉ Lễ bố trí phân cơng lịch trực quan, điều đảm bảo nề nếp, tác phong công việc hành - Bộ phận văn phòng cán bộ, nhân viên trẻ động, nhiệt tình cơng việc, có tinh thần trách nhiệm cao Làm việc cách khoa học, ln hồn thành tốt nhiệm vụ thời gian góp phần đảm bảo cho hoạt động quan Qua 10 tuần thực tập nghề nghiệp Văn phòng UBND phường Thủy Xuân thân biết vị trí nắm bắt số cơng việc chun mơn người Thư ký văn phòng tương lai C KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I.NHẬN XÉT CHUNG: Ưu điểm Công tác văn thư ủy ban nhân dân phường Thủy Xuân quan tâm thực có chuyển biến tích cực: Cơng tác tuyên truyền, phổ biến Luật Văn thư văn Nhà nước văn thư thực kịp thời, phong phú hình thức nội dung Tổ chức máy văn thư, UBND phường Thủy Xn kiện tồn, củng cố; biên chế cơng chức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước văn thư tăng cường Trình độ cơng chức, viên chức làm công tác văn thư UBND phường Thủy Xn có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác văn thư Các công văn đi, công văn đến đăng kí, chuyển giao kịp thời, địa Công văn ban hành thẩm quyền Văn ghi số ngày tháng văn bản, thể thức văn đảm bảo theo quy định UBND phường Thủy Xuân thực việc đăng ký văn lưu văn theo số thứ tự đăng ký văn phòng văn thư quy định Văn đến tiếp nhận đăng ký, chuyển giao quy trình, đầy đủ vào sổ cho cơng chức Cơng văn có độ mật bảo đảm an toàn, quản lý chặt chẽ, quy định Pháp luật hành quản lý văn mật Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ ngày quan tâm trang bị tương đối đầy đủ Đặc biệt đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, kho Lưu trữ, mua sắm phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu Quản lý sử dụng dấu nghiêm túc, quy chế Hạn chế, tồn Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 17 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng Bên cạnh ưu điểm đạt được, trình triển khai thực thực nhiệm vụ công tác văn thư, số tồn tại, hạn chế: Phòng ban UBND phường Thủy Xn đơi tự soạn thảo văn bản, sai thể thức văn bản, cán văn thư không quản lý Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư,và tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư UBND phường Thủy Xuân chưa quan tâm trọng mức UBND phường Thủy Xn chưa bố trí biên chế cơng chức chun trách làm cơng tác lưu trữ Do đó, công tác lưu trữ quan, đơn vị chưa quan tâm mức, không đảm bảo thực theo quy định hành nên phần làm khó khăn đến cơng tác văn thư Bài học kinh nghiệm Qua trình thực tập văn phòng UBND phường, qua nghiên cứu học trường thân rút số học kinh nghiệm sau để làm hành trang cho công việc sau này: - Người cán văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, nơi cán văn thư công tác - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vơ sản tình - Người cán văn thư phải ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật nghĩa vụ - Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ cơng tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chun mơn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chun mơn - Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực, xác Q trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ II Kiến nghị Đối với quan thực tập Trong trình thực tập, nghiên cứu khảo sát UBND phường Thủy Xuân, đứng phương diện sinh viên thực tập chuyên ngành Thư ký văn phòng em xin kiến nghị số vấn đề sau: Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 18 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng - Trong cơng tác lãnh đạo, đạo công tác Văn thư – Lưu trữ, cần phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực công tác bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu cần có nhìn nhận đắn vai trò vị trí cơng tác Văn thư – Lưu trữ Quản trị văn phòng quan - Lãnh đạo quan cần quan tâm đến công tác khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho q trình giải cơng việc nhu cầu nghiên cứu cán bộ, công chức cá nhân - Cần đầu tư thêm trang thiết bị văn phòng đại cho q trình cải cách hành có hiệu cao - Vì khối lượng cơng việc Văn phòng lớn, số lượng cán bộ, cơng chức chưa đảm bảo Văn thư – Lưu trữ lại cán hợp đồng nên cơng việc nhiều hạn chế, kính đề nghị Thành phố phường quan tâm biên chế thêm cán Văn phòng để đảm bảo thực nhiệm vụ tốt Đồng thời lãnh đạo cần phân công nhiệm vụ, công việc cụ thể bàn giao trách nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy trình làm việc Đối với Trường CĐSP Thừa Thiên Huế Nhìn chung kiến thức chuyên ngành trình đạo tạo đáp ứng yêu cầu thực tế q trình thực tập Tuy nhiên, bên cạnh có nhứng vấn đề cần phải quan tâm là: - Trong q trình đào tạo, sinh viên đào tạo lý luận, không tiếp xúc với thực tế, với công việc cụ thể nên có phần khó khăn trực tiếp tham gia cơng việc Vì kiến nghị Nhà trường cần có liên hệ với quan đơn vị để tạo điều kiện cho sinh viên thực tế nhiều - Đề nghị nhà trường thường xuyên thu thập tào liệu có liên quan đến ngành học để sinh viên có điệu kiện thực hành thường xuyên hơn, nhằm nâng cao trình độ hiểu biết thành tạo tay nghề, tạo điều kiện cho giảng viên có tài liệu truyền đạt cho sinh viên - Cần trang bị thêm trang thiết bị phục vụ ngành học máy vi tính, máy fax, máy photocopy, phòng lưu trữ để sinh viên thực hành - Các giảng viên cần thống phương pháp truyền đạt Thực phương châm Đảng, nhà nước “Học đôi với làm”, cần tạo cho sinh viên có hội tổ chức nghiệp vụ văn phòng để sinh viên áp dụng kiến thức học vào thực tế Tóm lại: Bản báo cáo thân trình đúc kết tháng thực tập vừa qua Đó điều thân tự viết sở lý thuyết học trường công việc thực tập UBND phường Thủy Xuân Do thời gian thực tập có hạn chế nên việc phân tích xây dựng báo cáo có nhiều thiếu sót, kính mong nhận góp Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 19 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng ý thầy, bạn bác, anh, chị quan UBND phường Thủy Xuân Qua thân nhận thấy đợt thực tập tốt nghiệp lần thực bổ ích giúp cho sinh viên thâm nhập khảo sát công việc học hỏi thêm tinh thần, trách nhiệm công việc Hơn dịp giúp cho sinh viên trau dồi thêm kiến thức, vững vàng bước vào công việc tương lai Một lần xin chân thành cảm ơn Ban giấm hiệu trường CĐSP Thừa Thiên Huế giúp cho thân có điều kiện tiếp xúc với công việc thực tế Xân thành cảm ơn Đảng ủy, lãnh đạo UBND phường Thủy Xuân bác, anh chị quan tạo điều kiện cho thân thực tập quan KẾT LUẬN ***** Chúng ta chứng kiến chuyển vĩ đại cách mạng khoa học công nghệ lĩnh vực đời sống xã hội Công nghệ thông tin với công nghệ sinh học, công nghệ lượng, công nghệ vũ trụ công nghệ đại dương coi tàu vĩ đại chở công nghệ sang kỉ 21 Sự phát triển xa lộ thông tin thu hẹp khoảng cách quốc gia, vùng đơn vị tổ chức với để có lợi ích tốt Vì đơn vị tổ chức phải nâng cao cơng tác văn phòng trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản,sử dụng nguồn lực thơng tin cho tồn hoạt động Đặc biệt công tác Văn thư ngày quan đơn vị quan tâm để trợ giúp đắc lực cho cơng tác văn phòng Cơng tác Văn thư UBND phường Thủy Xuân quan đơn vị quan Nhà nước góp phần vào việc cải cách hành đất nước Tuy nhiên bên cạnh kết đạt nhiều vấn đề lĩnh vực chưa giải thỏa đáng Nó đòi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Nâng cao hiệu cơng tác Văn thư trở thành nhiệm vụ quan trọng khơng phường mà cấp ngành khác Qua đánh giá hoạt động công tác Văn thư nhận thấy cần co quan tâm đặc biệt nhiệm vụ quan trọng Đó việc xây dựng hoàn chỉnh thống văn đạo hướng dẫn công tác đổi nghiên cứu khóa luận nghiệp vụ cơng tác Văn thư theo yêu cầu thực cho nhiệm vụ cải cách công tác Văn thư quan đơn vị Qua chuyến nghiên cứu UBND phường Thủy Xuân, tiếp xúc với cấu máy tình hình hoạt động phường Qua tơi có kiến thức thực tế bổ xung vào nguồn lý thuyết mà học Trường Ý KIẾN NHẬN XÉT Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 20 Báo cáo thực tập tốt nghiệp chuyên nghành Thư ký Văn phòng ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………… XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP (ký tên, đóng dấu) Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thùy Trang 21 ... công tác văn phòng Cơng tác văn thư lưu trữ: 2.1 Quản lí đạo cơng tác văn thư UBND phường Thủy Xn Cơng việc quản lí đạo cơng tác văn thư UBND phường Thủy Xuân đạt kết sau: Thứ nhất: Về công tác. .. nghành Thư ký Văn phòng IV TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIÊM CƠNG TÁC VĂN PHỊNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG THỦY XUÂN Cơng tác Văn phòng: Văn phòng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh... chuyên nghành Thư ký Văn phòng Văn ln lưu hai bản: gốc lưu Văn thư UBND phường lưu hồ sơ Bản gốc lưu Văn thư UBND phường đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Mọi trường hợp giao nhận văn có độ mật