MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO 3 I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phường Xuân Tảo. 3 1.1. Vài nét về UBND Phường Xuân Tảo. 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Phường Xuân Tảo. 3 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Tảo. 3 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Tảo 5 1.2.2.2. Phó chủ tịch UBND phường Xuân Tảo 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND phường Xuân Tảo. 6 2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng UBND phường Xuân Tảo 6 2.2. Bản mô tả công việc Chánh văn phòng HĐND – UBND phường Xuân Tảo và các vị trí khác trong văn phòng 7 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND phường Xuân Tảo 11 3.1. Khảo sát về tổ chức văn phòng của UBND phường Xuân Tảo 11 3.1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND phường Xuân Tảo 11 3.1.2. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của UBND phường Xuân Tảo. 12 3.1.3. Công tác tổ chức 01 hội nghị (hội thảo, hội họp) của UBND phường Xuân Tảo. 13 3.1.4. Sơ đồ hoá quá trình tổ chức chuyến đi công tác của chủ tịch UBND phường Xuân Tảo 14 3.1.5. Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của UBND phường Xuân Tảo 15 3.2. Khảo sát về công tác văn thư 16 3.2.1. Mô hình tổ chức công tác văn thư của UBND phường Xuân Tảo. 16 3.2.1.1. Soạn và ban hành văn bản 17 3.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND phường Xuân Tảo 18 3.2.1.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND. 20 3.2.1.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 20 3.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 21 3.2.3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 24 1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của UBND Phường Xuân Tảo. 24 2. Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của cơ quan. 30 3. Nhận xét về ưu nhược điểm về quy chế văn hóa công sở của UBND Phường Xuân Tảo 52 4. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị của UBND Phường Xuân Tảo 54 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho UBND Phường Xuân Tảo. 57 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND Phường Xuân Tảo. Nhận xét ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng. 59 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 1. Nhận xét, đánh giá 61 2. Đề xuất một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế về công tác hành chính văn phòng. 64 LỜI CẢM ƠN 68 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHỤ LỤC 69 LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phường Xuân Tảo 1.1 Vài nét UBND Phường Xuân Tảo 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Phường Xuân Tảo 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Xuân Tảo 1.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND phường Xuân Tảo 1.2.2.2 Phó chủ tịch UBND phường Xuân Tảo .5 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND phường Xuân Tảo 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng UBND phường Xuân Tảo 2.2 Bản mô tả công việc Chánh văn phòng HĐND – UBND phường Xuân Tảo vị trí khác văn phòng .7 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng UBND phường Xuân Tảo .11 3.1 Khảo sát tổ chức văn phòng UBND phường Xuân Tảo .11 3.1.1 Vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho UBND phường Xuân Tảo .11 3.1.2 Quy trình xây dựng công tác thường kỳ UBND phường Xuân Tảo 12 3.1.3 Công tác tổ chức 01 hội nghị (hội thảo, hội họp) UBND phường Xuân Tảo 13 3.1.4 Sơ đồ hoá trình tổ chức chuyến công tác chủ tịch UBND phường Xuân Tảo 15 3.1.5 Tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hoá công sở UBND phường Xuân Tảo .15 3.2 Khảo sát công tác văn thư 16 3.2.1 Mô hình tổ chức công tác văn thư UBND phường Xuân Tảo 16 3.2.1.1 Soạn ban hành văn 17 3.2.1.2 Tổ chức quản lý giải văn UBND phường Xuân Tảo .18 3.2.1.3 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ UBND 20 3.2.1.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 20 3.2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư, lưu trữ quan 21 3.2.3 Tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ .22 PHẦN II 24 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .24 Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm UBND Phường Xuân Tảo 24 Xây dựng “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” quan .30 Sinh viên: Trịnh Thị Thanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhận xét ưu nhược điểm quy chế văn hóa công sở UBND Phường Xuân Tảo 52 Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị UBND Phường Xuân Tảo 54 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho UBND Phường Xuân Tảo .56 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng UBND Phường Xuân Tảo Nhận xét ưu nhược điểm cấu tổ chức, máy văn phòng .59 PHẦN III 61 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 61 Nhận xét, đánh giá 61 Đề xuất số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế công tác hành văn phòng 64 LỜI CẢM ƠN 68 PHỤ LỤC 69 Sinh viên: Trịnh Thị Thanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trên đường hội nhập Quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội Văn phòng vấn đề xử lý thông tin Nếu trước Văn phòng hiểu loại hình lao động giấy tờ, hành vụ, giản đơn Thì ngày nay, Điều kiện kinh tế thị trường với bùng nổ thông tin cách mạnh mẽ, Văn phòng coi loại hình lao động thông tin với tính sang tạo trí tuệ ngày tăng Chính cần phải có đội ngũ cán Văn phòng đào tạo đến trình độ cao, theo xu hướng đa nghiệp vụ - kỹ để kịp thời đưa đất nước bắt kịp với thời đại giới Xuất phát từ yêu cầu thực tế nay, trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội không dừng lại với chương trình đào tạo bậc cử nhân Cao đẳng Năm 2011 vừa qua trường nâng cấp lên Đại học theo Quyết định số 2016/QĐ-Ttg ngày 14/11/2011 thủ tướng Chính Phủ với chiến lược mục tiêu chương trình đào tạo cử nhân Đại học Sau nâng cấp thành trường Đại học nhanh chóng bắt tay vào công việc đào tạo cử nhân nghành Quản trị văn phòng cho đất nước, tuyển sinh từ năm 2006 tới nghành Quản trị văn phòng trường đào tạo từ trung cấp nghề,Cao đẳng, Đại học khóa học ngắn hạn đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghành Văn phòng cho quan đơn vị khác Với phương châm “học đôi với hành, lý thuyết gắn với thực tiễn”, tuyển sinh từ 2012, lớp Quản trị văn phòng K7A hoàn thành song chương trình đào tạo trường Đây lúc quy trình đào tạo nghành nghề khép lại để đưa kiến thức học vào phục vụ thực tiễn Khoảng thời gian rèn luyện cho sinh viên có phong cách làm việc, tác phong nhanh nhẹn công việc giao tiếp, có khả độc lập để giải công việc người làm công tác văn phòng Trong thời gian qua, đồng ý Văn phòng UBND Phường Xuân Tảo quan tâm giúp đỡ nhà trường tạo điều kiện cho em tiếp xúc với thực tế công việc Với thời gian gần tháng (từ 09/03 đến 24/4) thực tập Sinh viên: Trịnh Thị Thanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan giúp đỡ tận tình chú, bác - cán chuyên môn văn phòng với nỗ lực thân em hoàn thành tốt đợt thực tập Tuy nhiên trình thực tập, khả nhận thức kiến thức thực tế nhiều hạn chế Vì mà trình thực tập báo cáo thực tập tốt nghiệp em khỏi thiếu sót, hạn chế Em mong thầy cô bạn bè đóng góp ý kiến để giúp em hoàn thiện chuyên môn, nghiệp vụ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, Ngày21 tháng4 năm 2015 Sinh viên Trịnh Thị Thanh Sinh viên: Trịnh Thị Thanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN PHƯỜNG XUÂN TẢO I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phường Xuân Tảo 1.1 Vài nét UBND Phường Xuân Tảo Năm 2014, thực Nghị 132/NQ - CP Chính phủ điều chỉnh địa giới hành huyện Từ Liêm thành quận 23 phường, thuộc Thành phố Hà Nội Phường Xuân Tảo thành lập vào hoạt động từ ngày 01/04201 sở điều chỉnh địa giới hành xã Xuân Đỉnh thành phường Xuân Đỉnh Xuân Tảo Diện tích tự nhiên 226,3 (34.9 đất phi nông nghiệp, 191.4ha đất nông nghiệp) Toàn địa phương có 2.745 hộ = 12.622 nhân Trên địa bàn phường có 11 chi bộ, tổng số 448 đảng viên; 08 tổ dân phố; 02 khu tập thể; 02 khu đô thị xây dựng Trên địa bàn có 01 đền Sóc, 01 di tích lịch sử pháo đài Xuân Tảo; 01 trường Mầm non; có 01 đơn vị quân đội, 75 công ty hoạt động địa bàn, có nhiều dự án triển khai thực Hiện quan quyền phường, trụ sở công an sử dụng tạm trụ sở, trường học, trạm y tế, nhà văn hóa, chợ tạm dân sinh chưa đồng Có 02 tuyến đường đường Xuân Đỉnh đường Nguyễn Hoàng Tôn chạy qua chia cắt khu vực dân cư, trình đô thị hóa địa bàn diễn nhanh 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND Phường Xuân Tảo 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Xuân Tảo UBND phường Xuân Tảo quan hành nhà nước, làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động, sáng tạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên UBND,cán bộ, công chức phường Mỗi việc đạo giao người phụ trách chịu trách nhiệm Mỗi thành viên UBND, cán công chức Sinh viên: Trịnh Thị Thanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phường chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công Chấp hành đạo điều hành quan Nhà nước cấp trên, lãnh đạo Đảng ủy, giám sát Hội đồng nhân dân Phường, phối hợp chặt chẽ UBND Phường với Ủy ban MTTQ đoàn thể nhân dân trình triển khai thực nhiệm vụ Giải công việc công dân tổ chức theo pháp luật, thẩm quyền trách nhiệm, bảo đảm công khai, minh bạch, kịp thời hiệu theo trình tự, thủ tục, thời hạn quy định chương trình, kế hoạch công tác năm UBND Phường Về lĩnh vực kinh tế: Thực Nghị Đảng ủy phường Xuân Tảo lần thứ I phát triển kinh tế Phường theo định hướng thương mại, dịch vụtiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp Kinh tế địa phương tiếp tục phát triển, cấu kinh tế chuyển dịch hướng, thành phần kinh tế phát triển đa dạng Công tác quản lý kinh tế thực tốt Làng nghề bánh mứt kẹo trì phát triển, thu nhập hàng năm ổn định, hợp tác xã trì kinh doanh Về Thương mại – dịch vụ:Trên địa bàn phường có 552 hộ tham gia sản xuất kinh doanh Số hộ kinh doanh không thường xuyên 27 hộ, tham gia sản xuất bánh kẹo 24 hộ 72 công ty hoạt động lĩnh vực sản xuất hàng tiêu dùng, xây dựng du lịch, giải hàng nghìn việc làm cho lao động phường địa phương khác, góp phần đáng kể cho nguồn thu ngân sách Nhà nước bước nâng cao đời sống nhân dân Về sản suất nông nghiệp: Diện tích đất nông nghiệp toàn phường khoảng 1ha, nằm xen kẽ dự án Nhân dân chuyển sang trồng rau hoa màu HTX nông nghiệp trì hoạt động kimh doanh bảo toàn vốn Trong lĩnh vực Giáo dục, Y tế, văn hóa- xã hội, thông tin- thể thao: Xây dựng, tổ chức kiểm tra chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục thông tin thể thao, y tế địa bàn Phường tổ chức thực sau cấp co thẩm quyền phê duyệt.Trong lĩnh vực Khoa học công nghệ - tài nguyên môi trường: Thực biện pháp ứng dụng tiến độ khoa học công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương Sinh viên: Trịnh Thị Thanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh, trật tự an toàn xã hội: Thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an Phường vững mạnh; phòng chống tội phạm tệ nạn xã hội Trong lĩnh vực giao thông vận tải: quản lý khai thác, sử dụng chương trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng 1.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND phường Xuân Tảo UBND Phường Xuân Tảo có cấu tổ chức gồm: 01 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch, ủy viên phòng ban chuyên môn 1.2.2.1 Chủ tịch UBND phường Xuân Tảo - Chủ tịch UBND người lãnh đạo điều hành công việc UBND, có trách nhiệm giải công việc theo quy định điều 126, 127 Luật tổ chức HĐND-UBND năm 2003 vấn đề khác mà phát luật quy định thuộc thẩm quyền chủ tịch UBND đinh 1.2.2.2 Phó chủ tịch UBND phường Xuân Tảo - Phó chủ tịch UBND phường chủ tịch UBND phường phân công phụ trách số lĩnh vực công tác, đạo số quan chuyên môn thuộc UBND phường, ngành UBND a Phó chủ tịch UBND phường Trực dõi, đạo, xử lý giải công việc ngành, lĩnh vực: tài chính, ngân hàng NN - PTNT, GTVT an toàn giao thông, Thuế; Doanh nghiệp, Điện; quản lý thị trường, Dịch vụ thương mại, công nghiệp TTCN, phát triển ngành nghề, phổ biến giáo dục pháp luật, đào tạo tay nghề quản lý công tác hộ tịch, thi hành án dân - Trực dõi, đạo phòng chuyên môn: Tài kế hoạch, Công thương, Lao động thương binh – xã hội, phường số lĩnh vực thuộc phòng chuyên môn khác b Phó chủ tịch UBND phường - Trực tiếp đạo, xử lý giải công việc, thuộc ngành, lĩnh vực: ĐT, Y tế, văn hóa thông tin, TDTT, Du lịch, Bưu viễn thông, Tôn giáo, Sinh viên: Trịnh Thị Thanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công tác phòng chống tệ nạn xã hội, Dân vận, Dân chủ sở, vệ sinh ATTP, hội TNXP, dự án thuộc lĩnh vực phụ trách công việc khác theo phân công Chủ tịch UBND phường c Phó chủ tịch UBND phường - Trực tiếp đạo, xử lý giải công việc, thuộc ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, TN-MT, HTX Xây dựng phát triển làng nghề bánh mứt kẹo, Kinh tế mới, Khoa học công nghệ, vệ sinh môi trường nước sạch, hội nghề nghiệp thuộc lĩnh vực phụ trách d,Các thành viên UBND Chủ tich phân công công việc e,Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND phường quan tham mưu, giúp UBND phường thực chức quản lý nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Chủ tịch UBND phường • Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Xuân Tảo (Phụ lục I) II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND phường Xuân Tảo 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng UBND phường Xuân Tảo a, Vị trí – chức năng: - Văn phòng HĐND UBND phường Xuân Tảo (gọi tắt Văn phòng thống kê) quan chuyên môn tham mưu tổng hợp cho UBND phường Xuân Tảo hoạt UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo, điều hành UBND phường; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND phường UBND phường; cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động HĐND phường UBND phường quan nhà nước địa phương, đảm bảo sở vật chất cho hoạt động HĐND UBND phường Xuân Tảo - Văn phòng quan giúp việc cho Thường trực HĐND UBND phường; tham mưu tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành mặt công tác Thường trực HĐND UBND phường đảm bảo tính thống liên tục, có hiệu lực hiệu Sinh viên: Trịnh Thị Thanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội b, Nhiệm vụ quyền hạn: - Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu tháng năm HĐND, Thường trực HĐND, UBND phường, giúp Thường trực HĐND, UBND phường tổ chức theo dõi, đôn đốc quan chuyên môn thuộc UBND phường - Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, xác, phục vụ cho công tác HĐND UBND, Thường trực HĐND đạo điều hành UBND phường Thực chế độ thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật - Giúp Thường trực HĐND, UBND phường tiếp nhận giải đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân phạm vi quản lý Văn phòng - Phối hợp với đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung phục vụ kỳ họp HĐND, phiên họp UBND phường, họp làm việc HĐND, UBND phường với quan, đơn vị, tổ chức công dân; bảo đảm điều kiện sở vật chất, kỹ thuật hậu cần cho hoạt động HĐND UBND phường - Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành Thường trực HĐND, UBND phường; hướng dẫn kiểm tra quan chuyên môn thuộc UBND phường - Thực nhiệm vụ lĩnh công tác khác Thường trực HĐND UBND phường giao • Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND phường Xuân Tảo ( phụ lục số II) 2.2 Bản mô tả công việc Chánh văn phòng HĐND – UBND phường Xuân Tảo vị trí khác văn phòng a, Chánh phòng HĐND-UBND phường: - Chánh phòng HĐND-UBND phường người đạo điều hành hoạt động Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ quy định, chịu trách nhiệm toàn tổ chức, hoạt động công tác Văn phòng trước TT HĐND, Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND phường; Sinh viên: Trịnh Thị Thanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thừa lệnh Chủ tịch UBND phường ký văn hành theo Quy chế làm việc UBND phường; Thông báo kết luận hội nghị Chủ tịch, Phó Chủ tịch; ký thư mời hội nghị, y văn quản lý Nhà nước theo Quy định; - Chánh văn phòng thẩm định văn gửi tỉnh, văn pháp quy, báo cáo trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký ban hành Tổ chức thực chủ trương, Nghị Đảng, Chính sách, Pháp luật Nhà nước, Nghị HĐND phường Quyết định, Chỉ thị UBND phường Văn phòng Chủ tài khoản quan, chịu trách nhiệm toàn việc quản lý, thu, chi kinh phí hoạt động Văn phòng theo Quy định Pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ khác Chủ tịch, Phó Chủ tịch phân công; - Giữ mối liên hệ với Văn phòng UBND Quận Văn phòng Đảng ủy; - Chánh văn phòng trực tiếp đạo công tác tổ chức cán bộ, công tác nội chính; nghiên cứu, đề xuất giải pháp giúp TT HĐND UBND phường đạo, điều hành, quản lý nhà nước địa bàn phường; thẩm định văn hành thuộc khối nội trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch b, Các vị trí khác văn phòng • Phó Chánh văn phòng nghiên cứu tổng hợp có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng phụ trách lĩnh vực nghiên cứu-tổng hợp UBND phường; tham gia quản lý mặt công tác Văn phòng chịu trách nhiệm trước TT HĐND, UBND phường Chánh văn phòng việc thực nhiệm vụ phân công • Phó Chánh văn phòng phụ trách nghiên cứu - tổng hợp giúp Chánh văn phòng tổ chức việc thu nhập, xử lý thông tin, tổng hợp tình hình thực Nghị HĐND kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng, định kỳ hàng tuần phục vụ họp báo giữ Thường trực Đảng ủy, Thường trực HĐND UBND phường; dự thảo báo cáo tình hình thực nhiệm vụ UBND, chương trình công tác hàng tháng, quý, sáu tháng, năm trình phiên họp thường kỳ HĐND, UBND phường; nghiên cứu, đề xuất giải pháp giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch đạo, điều hành Chịu trách nhiệm trực tiếp việc tổng hợp số liệu, báo Sinh viên: Trịnh Thị Thanh Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc hiệu - Bố trí làm việc khoa học - Quy trình soạn thảo văn tiếp nhận văn đến tốt - Tổ chức hội họp có khoa học nhanh chóng xử lý tình - Thường xuyên cải cách thủ tục hành theo quy định Nhà nước Nhược điểm: - Phường Xuân Tảo trước xã Xuân Đỉnh, sau có định chia tách, tái lại cấu tổ chức máy toàn quan Bên cạnh trình độ số cán nhân viên hạn chế - Cách giải công việc số cán nhân viên lúng túng - Trình độ thấp Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 60 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét, đánh giá Văn phòng với vai trò máy tham mưu giúp việc đảm bảo công tác hậu cần cho Ủy ban nhân dân, sau thời gian gần tháng khảo sát tình hình thực tế văn phòng ủy ban nhân dân phường Xuân Tảo nhìn chung công tác văn phòng quan thực tốt nhiệm vụ chức * Ưu điểm: a Về hoạt động văn phòng: - Việc xếp phân công công việc Văn phòng hợp lý đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, công việc giải cách nhanh chóng có hiệu - Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo quan chánh văn phòng đạo nhân viên thực cách khoa học, xác kịp thời giúp việc cung cấp thông tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo - Nhờ có phân công công việc nhân viên văn phòng, đảm nhiệm công việc chuyên môn kết hợp với kỹ hoạch định, lập kế hoạch văn phòng UBND phường Xuân Tảo góp phần tổ chức thành công hội nghị, hội họp quan Các chuyến công tác Chủ tịch UBND lên kế hoạch cụ thể, rõ ràng tạo nên tính khoa học, thuận tiện lên kế hoạch công tác cho quan - Tình hình đội ngũ cán lãnh đạo văn phòng UBND phường Xuân Tảo có trình độ Đại học, Cao đẳng trở lên, có kinh nghiệm công tác quản lý điều hành văn phòng Bên cạnh đó, Chánh văn phòng quan tâm tới công việc bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, công chức chuyên môn đạo đức trị Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên môn góp phần nâng cao trình độ như: cử cán học thêm lớp bồi dưỡng trị ngắn hạn, Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 61 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lớp đào tạo tiếng anh trình độ B Nhờ 100% cán đào tạo qua trường lớp có cấp - Văn phòng mặt quan, cầu nối lãnh đạo với cá nhân đơn vị khác quan cán văn phòng giữ cho tác phong làm việc hoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự, thể nét văn hóa quan - Với cách xắp xếp phòng làm việc tương đối khoa học, phòng làm việc tập trung tầng tạo điều kiện thuận lợi cho việc lại, tiếp xúc, trao đổi thông tin dễ dàng lãnh đạo nhân viên Phòng làm việc Chánh văn phòng bố trí cạnh văn thư tạo điều kiện cho việc phục vụ lãnh đạo, đạo thủ trưởng quan thuận tiện -Trình tự soạn thảo ban hành văn đảm bảo yêu cầu nhà nước quy định Mỗi cán soạn thảo rèn luyện cho đức tính cần cù, cẩn thận, khoa học để văn ban hành đảm bảo chất lượng số lượng b.Về công tác văn thư - Nhìn chung công tác văn thư quan thực cách khoa học xác, cán văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, lại thường xuyên cử học lớp chức, làm thụ thêm kiến chức nên nghiệp vụ tay nghề tương đối thục liên hoạt, nhạy bén Cán văn thư chịu khó học hỏi đồng nghiệp, tham khảo báo cáo tài liệu mà công tác văn thư ngày đạt hiệu cao - Hình thức văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản phục vụ tra tìm tài liệu diễn cách dễ dàng, thuận tiện - Công tác soạn thảo ban hành văn UBND phường Xuân Tảo thực trình tự, quy trình văn ban hành kịp thời, xác tạo thuận lợi để giải công việc đạt hiệu cao - Thủ tục phát hành văn thực theo quy định, sau nhân viên soạn thảo văn bản, trình Chánh văn phòng duyệt để ký nháy sau trình lãnh đạo UBND ký thức, sau chuyển phận văn thư để đóng Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 62 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dấu phát hành - Công tác quản lý văn đi, đến UBND thực hệ thống phầm mềm điện tử Văn quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng mát, thất lạc văn c.Về công tác lưu trữ: - Các tài liệu UBND phường Xuân Tảo cán văn thư tổ chức đưa vào bảo quản, phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng tương đối khoa học, kịp thời - Công tác lưu trữ UBND phường Xuân Tảo quan tâm thực tương đối tốt - Tài liệu bảo quản kho lưu trữ, sử dụng trang thiết bị, phương pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc…Thường xuyên làm vệ sinh kho : quét dọn, hút ẩm… - Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị đầy đủ, đại đảm bảo hiệu giải công việc Hạn chế: Trên sở phát huy những ưu điểm mạnh sẵn có phận văn phòng có hạn chế định công tác văn phòng công tác làm việc quan *Về hoạt động văn phòng: - Bên cạnh ưu điểm văn phòng tồn số hạn chế công tác văn phòng UBND như: tình trạng phường Xuân Tảo số cán bộ, công chức làm muộn, hút thuốc làm việc, tình trạng nói chuyện riêng làm ảnh hưởng tới chất lượng tiến độ công việc - Nhân văn phòng, đặc biệt nhân phận tổng hợp nhiều thiếu dẫn tới công việc chậm, ùn tắc *Về công tác văn thư - Văn ban hành bỏ sót số, việc cho số bị sai tình Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 63 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trạng cho nợ số văn diễn ra, công tác lập hồ sơ hành chưa quan tâm mức - Việc chuyển giao văn nhiều thiếu sót, bất cập, chưa khoa học , số khâu thực chưa xác, rườm rà nên trình giải công việc nhiều khó khăn - Việc quản lý sử dụng dấu chưa chặt chẽ, cẩn thận, số văn đến văn mật cán văn thư tự ý bóc mà chưa trình lãnh đạo văn phòng cho ý kiến *Về công tác lưu trữ - Các nhân viên quan chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định chưa có ý thức nộp lưu hồ sơ phạm vi công việc giao buộc phải hoàn chỉnh nộp lưu vào lưu trữ hành - UBND phường Xuân Tảo chưa có cán lưu trữ chuyên trách, gây khó khăn công tác xắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ - Công tác lưu trữ chưa quan tâm nhiều, tài liệu có giá trị chưa bảo quản tốt mà chưa quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, phân tán phận, ban nghành nên khai thác sử dụng gặp nhiều khó khăn nhiều thời gian - Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ chưa thực với quy định Nhà nước chưa hợp lý - Kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ nhiều hạn hẹp, phương tiện bảo quản kho thiếu, không đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Đề xuất số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế công tác hành văn phòng Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên công nghệ thông tin đòi hỏi quan phải hoàn thiện, nâng cao lực kịp thời đáp ứng yêu cầu kinh tế thị trường Tiến tới xây dựng mô hình văn phòng đại kiểu mẫu phù hợp với xu phát triển thời đại Để làm điều này, văn phòng cần phải chủ động cải tiến quy Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 64 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình nghiệp vụ, với hỗ trợ trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến đội ngũ người văn phòng với trình độ cao a.Về độ ngũ cán bộ,công chức: -Tích cực đổi nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán văn phòng công tác hành văn phòng, văn thư – lưu trữ xu thời đại Giúp cho hoạt động văn phòng bắt kịp, đáp ứng nhu cầu hành Nhà nước thời kỳ đổi - Thường xuyên tổ chức hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán công chức quan như: cử cán học lớp hàn thụ, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, lớp tập huấn ngắn hạn… - Mỗi cán bộ, công chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện nhận thức trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trau dồi đạo đức, lối sống , lĩnh trị… có đáp ứng yêu cầu công vụ công Công nghiệp hóa – đại hóa đất nước - Nâng cao trình độ nhận thức nhận biết xử lý thông tin cán văn phòng Không để chức phục vụ hậu cần công tác việc giấy tờ vụ lấn át công tác xử lý thông tin Tăng cường công tác đào tạo tin học ngoại ngữ cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải công việc văn phòng đại b, Về quy trình nghiệp vụ - Mỗi công việc văn phòng xây dựng chương trình công tác, soạn thảo ban hành văn bản; tổ chức hội nghị; tổ chức chuyến công tác; phân loại, xếp hồ sơ, tài liệu, nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử … phải đưa quy định cụ thể nghiệp vụ quy trình tổ chức, giúp cho công việc giải cách khoa học có trình tự - Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hóa quy trình soạn thảo ban hành văn bản, có phân công công việc cách khoa học hợp lý, không để xảy tình trạng chồng chéo, bỏ sót công việc - Tổ chức công việc cách khoa học nhân , sổ sách, tài liệu Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 65 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sở vật chất, đặc biệt công tác lập hồ sơ Đây công việc có ý nghĩa quan trọng tới công tác quản lý giải công việc quan - Quan tâm đến công tác lưu trữ: có biên chế cán lưu trữ, đầu tư trang thiết bị cho kho, dụng cụ phương tiện bảo quản tài liệu( tủ đựng, hồ sơ, giá, cặp, bó…), để phục vụ cách tốt cho hoạt động lưu trữ, khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin lãnh, cán quần chúng nhân dân địa phương c, Về trang thiết bị Văn phòng - Tích cực đổi Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng kiểu đại, tập trung vấn đề cải thiện phương tiện làm việc, trang bị phương tiện đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy phôtôcopy, máy hủy tài liệu, mạng Internet- nối cục bộ, mạng toàn cầu…cho Văn phòng, giúp công việc giải cách dễ dàng, góp phần tích cực vào công tác xây dựng Chính phủ điện tử - Xây dựng mô hình Văn phòng làm việc hiệu có kết hợp hài hòa người văn phong phong thủy Tổ chức phòng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khỏe tinh thần cán bộ, công chức - Hiện môi trường làm việc công sở trang bị thêm nhiều trang thiết bị đại, trình thực tập thân em nhiều bạn sinh viên khác gặp nhiều khó khăn, lúng túng cách sử dụng trang thiết bị đại Xuất phát từ khó khăn thân trình thực tập UBND phường Xuân Tảo, em mong nhà trường khoa Quản trị văn phòng xem xét, tăng số tiết học môn như: Sử dụng trang thiết bị văn phòng; tin học văn phòng tăng thêm số tiết học thực hành để giúp sinh viên nắm vững kiến thức nghiệp vụ, không bị bỡ ngỡ thời gian thực tập Trên ý kiến đề xuất thân em nhằm hoàn thiện sau trình thực tập quan, kết hợp với kiến thức học từ sách Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 66 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhà trường Em hy vọng góp phần giúp công tác văn phòng, văn thư lưu Ủy ban nhân dân phường Xuân Tảo để đảm tốt nhiệm vụ mà lãnh đạo UBND giao phó nói riêng công tác văn phòng ngày khẳng định ưu kinh tế - xã hội phát triển nói chung Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 67 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trải qua gần tháng thực tập văn phòng UBND Phường Xuân Tảo giúp em nhận thức đắn vị trí công tác hành văn phòng, văn thư lưu trữ, tạo sở cho việc áp dụng kiến thức vào thực tiễn Văn phòng UBND Phường Xuân Tảo Thông qua công việc làm thời gian giúp em tiếp thu kinh nghiệm cần thiết cho thân sau thực tế môi trường công sở, làm quen tác phong công tác quan nhà nước đồng thời bổ sung nâng cao kỹ công việc Thông qua trình thực tập, bảo tận tình cán bộ, đặc biệt quan tâm thầy cô giáo giúp em nâng cao trình độ chuyên môn học hỏi thêm kinh nghiệm, đức tính quý báu người cán Văn phòng tương lai Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán lãnh đạo văn phòng nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt khóa thực tập Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 68 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC 1.Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Xuân Tảo CT.UBND Phường Xuân Tảo Đỗ Thị Hương Chà PCT Kinh tế Lê Văn Lương PCT Văn Hóa-Xã Hội Nguyễn Duy Tuấn PCT Sản Xuất Nguyễn Đình Tuy P.TC-KH Cao Văn Chính-TP Lê Trọng Trường-PP Nguyễn Thu Hà-PP P.GD-ĐT Lê Văn Phúc-TP Lê Ngọc Hoa-PP Lê Thị Nguyệt-PP P.NN&PTNT Nguyễn Văn Lợi-TP Lê Khắc Trung-PP Nguyễn Hữu Dũng-PP P.LĐ-TBXH Trần Hùng Thao-TP Lê Đình Dục-PP Lê Văn Lộc-PP P.VH-TT Lê Thanh Cảnh-TP Lê Văn Thọ-PP Nguyễn Hữu Mãi-PP P.TN-MT Lê Hữu Thanh-TP Lê Hồng Quang-PP Lê Trung Mạc-PP P.Công Thương Trần Văn Lợi-TP Hồ Xuân Thu-PP Đỗ Ngọc Dự-PP P Y Tế Nguyễn Tiến Dũng-TP P.Tư Pháp Trần Văn Khoa-TP Lê Minh Hùng-PP P.Nội Vụ Đỗ Trọng Cấn-TP Đoàn Văn Bằng-PP Lê Đức Trình-PP VP.UBND-HĐND Đỗ Thị Minh Hảo-CVP Lê Đức Tuấn-PVP Lê Đăng Chương-PVP Chu Hữu Khuyến-PVP Thanh Tra Phường Lê Văn Khánh-TTT Lê Xuân Toán-PTT Lê Minh Ngọc-PTT Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 69 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng UBND phường Xuân Tảo Chánh văn phòng Đỗ Thị Minh Hảo P Chánh văn phòng Lê Đức Tuấn Đội xe Lễ tân Kế toán Sinh viên: Trịnh Thị Thanh P.Chánh văn phòng Chu Hữu Khuyến Văn thư Lưu trữ 70 P Chánh văn phòng Lê Đăng Chương Quản trị Bảo vệ Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ quy trình xây dựng công tác thường kỳ UBND phường Xuân Tảo Căn vào chương trình công tác Quận Uỷ Chỉ đạo Tỉnh ngành Nhiệm vụ UBND Các đơn vị chuyên môn xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Tổng hợp kế hoạch, chương trình công tác phòng UBND Trình Chánh văn phòng xem xét cho ý kiến Trình lãnh đạo UBND ký ban hành Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 71 Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị (hội họp) UBND phường Xuân Tảo Lập kế hoạch Trình lãnh đạo Trước hội nghị Chuẩn bị sở vật chất, công tác lễ tân, soạn thảo giấy mời Phối hợp với đơn vị có liên quan thực Xây dựng chương trình hội nghị Tổ chức hội nghị Trong hội nghị diễn Đón tiếp đại biểu theo dõi hội nghị Tổng kết hội nghị Sau kết thúc Thu dọn hội trường Tổng kết thông báo kết Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 72 Quyết toán kinh phí Lập hồ sơ Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ tổ chức chuyến công tác chủ tịch UBND phường Xuân Tảo Liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến công tác Lập kế hoạch tổ chức chyến công tác Trước chuyến công tác Chuẩn bị tài liệu cho chuyến công tác Chuẩn bị kinh phí Chuẩn bị phương tiện lại Chuẩn bị quà tặng (nếu cần) Giữ liên lạc với lãnh đạo thời gian công tác Chỉ đạo từ xa thư ký Trong trình công tác Tổng hợp kết chuyến công tác Thông báo cho đơn vị Quyết toán kinh phí Lập hồ sơ cho chuyến công tác Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 73 Sau chuyến công tác Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ quy trình soạn thảo ban hành văn UBND phường Xuân Tảo QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN TẢO Xác định mục đích, ý nghĩa văn bản, chọn tên loại văn Chuyên viên soạn thảo Thu thập xử lý thông tin Xây dựng đề cương, viết thảo Duyệt nội dung, hình thức văn Văn phòng Trưởng đơn vị Trình ký văn Hoàn thiện thủ tục hành để ban hành văn Sinh viên: Trịnh Thị Thanh 74 Cán văn thư Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A