Điều 27. Nội dung của việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với lập hồ sơ Khái niệm và phân loại.
Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hiện tượng cụ thể hoặc một số đặc điểm chung có như:
tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Hồ sơ gồm 3 loại: hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc.
Tất cả công chức, viên chức khi làm việc có liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc của mình. Đến thời hạn quy định phải nộp vào lưu trữ hiện hành.
Nội dung của việc lập hồ sơ hiện hành.
Văn phòng chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng, ban hành mục hồ sơ hàng năm và áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn UBND Phường Xuân Tảo.
Sau đó thực hiện các nội dung sau:
a, Mở hồ sơ.
Căn cứ vào danh mục hồ sơ và thực tế công việc các cán bộ, viên chức chuẩn bị hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc và lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ của mình.
b, Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.
- Cán bộ công chức có nhiệm vụ thu thập đầy đủ giấy tờ, tài liệu có liên quan đến sự việc ghi sẵn tại bìa hồ sơ.
- Các văn bản tài liệu trong hồ sơ được xắp xếp theo trình tự thích hợp.
- Sau khi kết thúc và biên mục hồ sơ, xem xét, kiểm tra, bổ sung nếu còn thiếu hoặc loại ra các văn bản trùng thừa.
c, Yêu cầu đối với hồ sơ được lập
Hồ sơ sau khi được lập phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức.
- Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến, của sự việc hay trình tự quyết công việc.
- Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
- Sau khi giải quyết xong công việc, hồ sơ giải quyết công việc được bộ phận văn thư kiểm tra danh mục, thành phần hồ sơ và lưu giữ tại văn thư chờ chuyển giao vào lưu trữ theo quy định.
- Trường hợp hồ sơ đang trong giai đoạn góp ý, lấy ý kiến hoặc trao đổi, phối hợp giải quyết thì chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể hiện phần ghi chú trong phiếu trỡnh để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho phũng chuyờn mụn theo dừi, xử lý.
- Công chức, viên chức thuộc UBND phải thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác quản lý tài liêụ của cơ quan, tài liệu lưu trữ phục vụ công tác tra cứu, khai thác, sử dụng theo quy định và có hiệu quả.
Điều 28. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan đối với việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Các phòng ban chuyên môn và cá nhân trong UBND phải giao nộp những hồ sơ tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định tại khoản 2 Điều này.
Trường hợp các phòng ban chuyên môn hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, nhưng thời hạn giữ lại không quá 2 năm.
Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, phòng hoặc người kế nhiệm. Không được giữ hồ sơ tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặc mang sang cơ quan khác.
Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:
Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ: sau 1 năm kể từ năm công việc kết thúc.
Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 1 năm kể từ năm công trình được nghiên cứu chính thức.
Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi công trình dược quyết toán.
Cơ sở dữ liệu ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Khi giao nộp hồ sơ tài liệu phải được lập 2 bản “mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và 2 bản “biên bản giao nhận tài liệu”. Các phòng chuyên môn hoặc cá nhân giao nộp giữ lại mỗi loại một bản.
Điều 29. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
1. Chủ tịch UBND phường Xuân Tảo.
Trách nhiệm của Chủ tịch là lãnh đạo, chỉ đạo công tác lập hồ sơ, ban hành quy định về nộp hồ sơ đối với các phòng, đơn vị trong UBND.
2. Chánh văn phòng:
- Tham mưu lập kế hoạch hàng năm để đảm bảo trỉên khai thực hiện công tác quản lý và hoạt động văn thư của cơ quan.
- Tham mưu cho Chủ tịch UBND trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cán bộ chuyên môn trực thuộc UBND.
- Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của UBND.
3.Trưởng các phòng ban chuyên môn thuộc UBND.
- Chịu trách nhiệm trước chủ tịch UBND và Chánh văn phòng về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ. Tài liệu của cơ quan và có trách nhiệm lập hồ sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
- Các cán bộ lưu trữ hiện hành có trách nhiệm tiếp nhận và đưa vào lưu trữ cơ quan những hồ sơ tài liệu theo quy định sau khi có ý kiến của Trưởng phòng.
- Các cán bộ công chức cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phõn cụng theo dừi, giải quyết.
CHƯƠNG IV: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG