Điều 42: Tổ chức thực hiện
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho UBND Phường Xuân Tảo
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho lãnh đạo hậu cần của mỗi cơ quan tổ chức xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phương thức làm việc lãnh đạo và nề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả của công tác lãnh đạo. Chính vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan tổ
chức được đặc biệt quan tâm, từ đó đặt ra vấn đề công tác văn phòng và xuất hiện thuật ngữ văn phòng hiện đại.
Văn phòng hiện đại là văn phòng, bộ máy của cơ quan tổ chức thực hiện chức năng thu thập xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của cơ quan tổ chức bàng các phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ hành chính hiện đại, mặt khác đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan nhà nước một cách tiết kiệm, kịp thời hợp lý và hiệu quả.
Nhận xét:
Ưu điểm:
- Chánh văn phòng được bố trí ngồi chung với nhân viên nên rất thuận tiện trong việc điều hành, giám sát công việc của các nhân viên.
- Phòng làm việc ở tầng 1 nên tiện cho việc tiếp khách, trao đổi thông tin liên hệ công tác với các đơn vị ngoài cơ quan.
- Hồ sơ được cập nhật và lưu giữ cẩn thận theo từng loại, từng năm trong tủ sắt thuận lợi cho việc tra cứu, chống ẩm, chống mối mọt và các côn trùng có hại.
- Văn phòng được bố trí theo kiểu văn phòng hiện đại nên dễ dàng cho việc trao đổi các thông tin, các văn bản tài liệu không tốn thời gian, không tốn diện tích kéo theo tiết kiệm được điện, sử dụng được ánh sáng tự nhiên và nhiều yếu tố khác.
- Máy tính được để ở từng bàn riêng biệt nên thuận tiện cho việc soạn thảo văn bản khi cần thiết.
- Tại Văn phòng đã sử dụng phần mềm để quản lý hệ thống văn bản đến đi của cơ quan.
* Nhược điểm:
- Mặt bằng làm việc của Ủy ban còn hẹp, Văn phòng vừa là nơi tiếp khách , họp nên lưu lượng người ra vào hàng ngày tương đối đông ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của Cán bộ công nhân viên.
- Tài liệu văn bản tương đối đầy đủ nhưng việc lưu giữ còn lộn xộn (chưa đúng theo thứ tự, ngày tháng năm của văn bản và theo tên loại văn bản) các cặp
tài liệu, hồ sơ chưa có mục lục.
- Hiện tại cơ quan có những hội nghị diễn ra cần phải có máy chiếu để sử dụng nhưng hiện tại vẫn chưa đáp ứng được.
- Máy Fax hiện tại Văn phòng vẫn chưa có.
Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan:
- Cần phải ngăn cách khu vực làm việc và khu vực tiếp khách, hội họp (qua các vách ngăn)
- Việc lưu giữ văn bản, tài liệu phải được cập nhật hàng ngày, lưu giữ cẩn thận đúng quy định (số thứ tự, ngày tháng và tên loại văn bản…).
- Các tập tài liệu chưa giải quyết và đã giải quyết xong cần sắp xếp theo trỡnh tự, hồ sơ về khỏch hàng cần phải để riờng để tiện cho việc theo dừi và tra cứu.
- Máy Fax và máy chiếu phải được mua sắm để đặt ở trí trung tâm Văn phòngđể tiện cho việc nhận và gửi Fax.
- Tập trung bàn làm việc của cán bộ và nhân viên thành một hàng và kê tủ tài liệu ngay sau ghế sẽ tiết kiệm thời gian tra tìm tài liệu khi cần và tiết kiệm diện tích.
+ Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ.
+ Lao động trong văn phòng được tổ chức khoa học, gọn nhẹ.
+ Tăng cường và áp dụng các phương tiện khoa học mới, phương pháp điều hành mới.
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND Phường Xuân Tảo. Nhận xét ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND là hoạt động theo nguyên tắc Hành chính.
*Chánh Văn phòng
Là người có quyền cao nhất trong hoạt động văn phòng.
Chánh Văn phòng đã làm hoàn thành tốt nhiệm vụ khi giao việc cho trưởng các phòng ban, đơn vị trong cơ quan.
Là người chịu trách nhiệm hoạt động của trưởng các bộ phận đơn vị trước lãnh đạo.
Trực tiếp quản lý nhân viên trong cơ quan do mình quản lý.
* Phó Chánh Văn phòng:
Giúp Chánh văn phòng quản lý các bộ phận đơn vị do mình chịu trách nhiệm quản lý.
Văn thư lưu trữ:
Đã tham mưu cho Chánh Văn phòng trong việc tổ chức quản lý trong cơ quan
Tham mưu cho lãnh đạo trong việc tổ chức thiết lập văn thư chuyên trách Xây dựng các nội quy, quy chế về văn thư lưu trữ tại cơ quan.
Tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức bồi dưỡng văn thu lưu trữ.
Tham mưu cho lãnh đạo về đánh giá kiểm tra về văn thư lưu trữ.
Nhân viên văn phòng:
Là người chịu trách nhiệm về công việc hoạt động trực tiếp có sự phân công của Chánh Văn phòng.
Các bộ phận khác tổ chức thực hiện tốt các công việc được giao
Nhìn chung cơ cấu bộ máy Văn phòng hoạt động hiệu quả trong mọi công việc bên cạnh đó cón có ưu nhược điểm sau:
Ưu điểm:
- Văn phòng làm việc có sự phối hợp và phân công với các bộ phận để đạt
công việc hiệu quả.
- Bố trí làm việc khoa học
- Quy trình soạn thảo văn bản đi và tiếp nhận văn bản đến rất tốt.
- Tổ chức các cuộc hội họp có khoa học và nhanh chóng xử lý các tình huống.
- Thường xuyên cải cách các thủ tục hành chính theo quy định của Nhà nước.
Nhược điểm:
- Phường Xuân Tảo trước đây là xã Xuân Đỉnh, sau khi có quyết định chia tách, được tái lại cơ cấu tổ chức bộ máy của toàn cơ quan. Bên cạnh đó trình độ của một số cán bộ nhân viên đang còn hạn chế.
- Cách giải quyết công việc của một số cán bộ nhân viên đang còn lúng túng.
- Trình độ đang còn thấp.
PHẦN III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 1. Nhận xét, đánh giá
Văn phòng với vai trò là một bộ máy tham mưu giúp việc và đảm bảo công tác hậu cần cho Ủy ban nhân dân, sau thời gian gần 2 tháng khảo sát tình hình thực tế tại văn phòng ủy ban nhân dân phường Xuân Tảo thì nhìn chung công tác văn phòng của cơ quan đã thực hiện tốt nhiệm vụ và chức năng của mình.
* Ưu điểm:
a. Về hoạt động của văn phòng:
- Việc sắp xếp và phân công công việc trong Văn phòng cũng rất hợp lý đảm bảo công việc không bị chồng chéo, lộn xộn, mỗi công việc được giải quyết một cách nhanh chóng và có hiệu quả nhất.
- Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan được chánh văn phòng chỉ đạo các nhân viên thực hiện một cách khoa học, chính xác và kịp thời giúp việc cung cấp thông tin đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo.
- Nhờ có sự phân công công việc giữa các nhân viên trong văn phòng, đảm nhiệm công việc đúng chuyên môn và kết hợp với kỹ năng hoạch định, lập kế hoạch văn phòng UBND phường Xuân Tảo đã góp phần tổ chức rất thành công các cuộc hội nghị, hội họp của cơ quan. Các chuyến đi công tác của Chủ tịch UBND được lờn kế hoạch cụ thể, rừ ràng tạo nờn tớnh khoa học, thuận tiện khi lên kế hoạch công tác cho cơ quan.
- Tình hình đội ngũ cán bộ lãnh đạo văn phòng UBND phường Xuân Tảo có trình độ Đại học, Cao đẳng trở lên, có kinh nghiệm trong công tác quản lý điều hành văn phòng. Bên cạnh đó, Chánh văn phòng cũng rất quan tâm tới công việc bồi dưỡng, đào tạo cán bộ, công chức cả về chuyên môn và đạo đức chính trị. Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên môn góp phần nâng cao trình độ như: cử cán bộ đi học thêm lớp bồi dưỡng chính trị ngắn hạn,
lớp đào tạo tiếng anh trình độ B... Nhờ đó 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp và có bằng cấp.
- Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, là cầu nối giữa lãnh đạo với các cá nhân và đơn vị khác trong cơ quan vì vậy các cán bộ văn phòng luôn giữ cho mình tác phong làm việc hoa học, thái độ ứng xử niềm nở, lịch sự, thể hiện nét văn hóa cơ quan mình.
- Với cách xắp xếp phòng làm việc tương đối khoa học, các phòng làm việc tập trung tại tầng 1 tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, tiếp xúc, trao đổi thông tin được dễ dàng giữa lãnh đạo và nhân viên. Phòng làm việc của Chánh văn phòng được bố trí cạnh văn thư tạo điều kiện cho việc phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan được thuận tiện.
-Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo được những yêu cầu nhà nước quy định. Mỗi cán bộ soạn thảo rèn luyện cho mình đức tính cần cù, cẩn thận, khoa học để văn bản ban hành ra đảm bảo cả về chất lượng và số lượng.
b.Về công tác văn thư
- Nhìn chung công tác văn thư của cơ quan được thực hiện một cách khoa học và chính xác, cán bộ văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, lại thường xuyên được cử đi học các lớp tại chức, làm thụ thêm các kiến tại chức nên nghiệp vụ và tay nghề tương đối thuần thục liên hoạt, nhạy bén. Cán bộ văn thư chịu khó học hỏi các đồng nghiệp, tham khảo báo cáo và các tài liệu vì vậy mà công tác văn thư ngày càng đạt hiệu quả cao.
- Hình thức văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và phục vụ tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận tiện hơn.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND phường Xuân Tảo được thực hiện đúng trình tự, đúng quy trình văn bản được ban hành kịp thời, chính xác tạo thuận lợi để giải quyết công việc đạt hiệu quả cao nhất.
- Thủ tục phát hành văn bản được thực hiện theo đúng quy định, sau khi nhân viên soạn thảo văn bản, trình Chánh văn phòng duyệt để ký nháy sau đó trình lãnh đạo UBND ký chính thức, sau đó chuyển về bộ phận văn thư để đóng
dấu phát hành .
- Công tác quản lý văn bản đi, đến của UBND được thực hiện bằng hệ thống phầm mềm điện tử. Văn bản được quản lý chặt chẽ, tránh được tình trạng mất mát, thất lạc văn bản.
c.Về công tác lưu trữ:
- Các tài liệu tại UBND phường Xuân Tảo được cán bộ văn thư tổ chức đưa vào bảo quản, phục vụ mục đích tra tìm, sử dụng tương đối khoa học, kịp thời.
- Công tác lưu trữ ở UBND phường Xuân Tảo đã được quan tâm thực hiện tương đối tốt.
- Tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ, sử dụng các trang thiết bị, các phương pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý của tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc…Thường xuyên làm vệ sinh kho như : quét dọn, hút ẩm…
- Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ được trang bị đầy đủ, hiện đại đảm bảo hiệu quả giải quyết công việc.
Hạn chế:
Trên cơ sở phát huy những những ưu điểm những thế mạnh của cơ sẵn có của mình nhưng bộ phận văn phòng cũng có những hạn chế nhất định trong công tác văn phòng của mình trong công tác làm việc của cơ quan.
*Về hoạt động văn phòng:
- Bên cạnh những ưu điểm của văn phòng thì vẫn còn tồn tại một số hạn chế về công tác văn phòng trong UBND như: tình trạng phường Xuân Tảo một số cán bộ, công chức vẫn còn đi làm muộn, hút thuốc trong giờ làm việc, đôi khi còn tình trạng nói chuyện riêng làm ảnh hưởng tới chất lượng cũng như tiến độ công việc
- Nhân sự văn phòng, đặc biệt là nhân sự ở bộ phận tổng hợp còn nhiều thiếu dẫn tới công việc đôi khi còn chậm, ùn tắc.
*Về công tác văn thư
- Văn bản được ban hành đôi khi còn bỏ sót số, việc cho số còn bị sai tình
trạng cho nợ số văn bản vẫn diễn ra, công tác lập hồ sơ hiện hành chưa được quan tâm đúng mức.
- Việc chuyển giao văn bản còn nhiều thiếu sót, bất cập, chưa khoa học , một số khâu còn thực hiện chưa chính xác, rườm rà nên quá trình giải quyết công việc còn nhiều khó khăn.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu đôi khi chưa chặt chẽ, cẩn thận, một số văn bản đến là văn bản mật cán bộ văn thư còn tự ý bóc ra mà chưa trình lãnh đạo văn phòng cho ý kiến.
*Về công tác lưu trữ
- Các nhân viên trong cơ quan còn chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định và chưa có ý thức nộp lưu hồ sơ trong phạm vi công việc được giao buộc phải hoàn chỉnh và nộp lưu vào lưu trữ hiện hành.
- UBND phường Xuân Tảo chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách, gây khó khăn trong công tác xắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Công tác lưu trữ chưa được quan tâm nhiều, những tài liệu có giá trị chưa được bảo quản tốt mà chưa quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất, còn phân tán ở các bộ phận, ban nghành nên khi khai thác sử dụng còn gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian.
- Các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ chưa được thực hiện đúng với quy định của Nhà nước và chưa hợp lý.
- Kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ còn rất nhiều hạn hẹp, phương tiện bảo quản trong kho còn thiếu, không đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.
2. Đề xuất một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục hạn