Điều 42: Tổ chức thực hiện
2. Đề xuất một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế về công tác hành chính văn phòng
Bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên công nghệ thông tin đòi hỏi mỗi cơ quan phải hoàn thiện, nâng cao năng lực của mình kịp thời đáp ứng các yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Tiến tới xây dựng mô hình văn phòng hiện đại kiểu mẫu và phù hợp với xu thế phát triển của thời đại.
Để làm được điều này, mỗi văn phòng cần phải chủ động cải tiến các quy
trình nghiệp vụ, với sự hỗ trợ của các trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến và đội ngũ con người văn phòng với trình độ cao.
a.Về độ ngũ cán bộ,công chức:
-Tích cực đổi mới nâng cao trình độ, năng lực nhận thức của lãnh đạo cũng như cán bộ văn phòng về công tác hành chính văn phòng, văn thư – lưu trữ trong xu thế của thời đại. Giúp cho hoạt động của văn phòng bắt kịp, đáp ứng được nhu cầu của nền hành chính Nhà nước trong thời kỳ đổi mới.
- Thường xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ công chức trong cơ quan như: cử cán bộ đi học các lớp hàn thụ, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, các lớp tập huấn ngắn hạn….
- Mỗi cán bộ, công chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện mình cả về nhận thức và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, trau dồi đạo đức, lối sống , bản lĩnh chính trị… có như vậy mới đáp ứng được các yêu cầu công vụ trong công cuộc Công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước.
- Nâng cao trình độ nhận thức nhận biết và xử lý thông tin của cán bộ văn phòng. Không để chức năng phục vụ hậu cần và công tác việc giấy tờ vụ sự lấn át công tác xử lý thông tin. Tăng cường công tác đào tạo tin học và ngoại ngữ cho cán bộ, công chức để đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc trong văn phòng hiện đại.
b, Về quy trình nghiệp vụ
- Mỗi công việc trong văn phòng như xây dựng chương trình công tác, soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức hội nghị; tổ chức chuyến đi công tác;
phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử … đều phải đưa ra những quy định cụ thể về nghiệp vụ cũng như quy trình tổ chức, giúp cho công việc được giải quyết một cách khoa học và có trình tự.
- Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hóa về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, có sự phân công công việc một cách khoa học và hợp lý, không để xảy ra tình trạng chồng chéo, bỏ sót công việc.
- Tổ chức công việc một cách khoa học cả về nhân sự , sổ sách, tài liệu cả
về cơ sở vật chất, đặc biệt là công tác lập hồ sơ. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng tới công tác quản lý và giải quyết công việc trong cơ quan.
- Quan tâm hơn nữa đến công tác lưu trữ: có biên chế cán bộ lưu trữ, đầu tư trang thiết bị cho kho, dụng cụ các phương tiện bảo quản tài liệu( tủ đựng, hồ sơ, giá, cặp, bó…), để phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động lưu trữ, khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ. Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu tư xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin của lãnh, cán bộ và quần chúng nhân dân ở địa phương.
c, Về trang thiết bị Văn phòng.
- Tích cực đổi mới Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng kiểu hiện đại, trong đó tập trung vấn đề cải thiện các phương tiện làm việc, trang bị các phương tiện hiện đại, có tốc độ truyền dẫn cao như: điện thoại, máy fax, máy scan, máy tính, máy in siêu tốc, máy phôtôcopy, máy hủy tài liệu, mạng Internet- nối cục bộ, mạng toàn cầu…cho Văn phòng, giúp công việc được giải quyết một cách dễ dàng, góp phần tích cực vào công tác xây dựng Chính phủ điện tử.
- Xây dựng một mô hình Văn phòng làm việc hiệu quả có sự kết hợp hài hòa giữa con người văn phong và phong thủy. Tổ chức phòng làm việc một cách khoa học với đầy đủ các tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo cả về sức khỏe và tinh thần cán bộ, công chức.
- Hiện nay ở môi trường làm việc công sở đã được trang bị thêm rất nhiều trang thiết bị hiện đại, trong quá trình thực tập bản thân em cũng như nhiều bạn sinh viên khác còn gặp nhiều khó khăn, lúng túng trong cách sử dụng trang thiết bị hiện đại đó. Xuất phát từ những khó khăn của bản thân trong quá trình thực tập tại UBND phường Xuân Tảo, em rất mong nhà trường và khoa Quản trị văn phòng xem xét, tăng số tiết học các môn như: Sử dụng trang thiết bị văn phòng;
tin học văn phòng... cũng như tăng thêm một số tiết học thực hành để giúp sinh viên nắm vững kiến thức và nghiệp vụ, không bị bỡ ngỡ trong thời gian thực tập.
Trên đây là những ý kiến đề xuất của bản thân em nhằm hoàn thiện sau quá trình thực tập tại cơ quan, kết hợp với những kiến thức học được từ sách vở
và nhà trường. Em hy vọng có thể góp một phần nào đó giúp công tác văn phòng, văn thư lưu của Ủy ban nhân dân phường Xuân Tảo để đảm tốt hơn các nhiệm vụ mà lãnh đạo UBND giao phó nói riêng và công tác văn phòng ngày càng khẳng định được ưu thế của mình trong nền kinh tế - xã hội phát triển hiện nay nói chung .
LỜI CẢM ƠN
Trải qua gần 2 tháng thực tập tại văn phòng UBND Phường Xuân Tảo đã giúp em nhận thức đúng đắn hơn về vị trí của công tác hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, tạo cơ sở cho việc áp dụng kiến thức vào thực tiễn của Văn phòng UBND Phường Xuân Tảo. Thông qua những công việc được làm thời gian này đã giúp em tiếp thu những kinh nghiệm cần thiết cho bản thân sau này trong thực tế môi trường công sở, làm quen được tác phong công tác của một cơ quan nhà nước đồng thời bổ sung và nâng cao kỹ năng trong công việc.
Thông qua quá trình thực tập, được sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ, đặc biệt là sự quan tâm của các thầy cô giáo đã giúp em nâng cao được trình độ chuyên môn và học hỏi thêm những kinh nghiệm, đức tính quý báu của người cán bộ Văn phòng trong tương lai.
Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ và lãnh đạo văn phòng đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt khóa thực tập. Em cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu nhà trường, các thầy cô khoa trong Quản trị văn phòng đã hướng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!