Điều 7. Hình thức văn bản
Căn cứ nghị định số 09/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08 tháng 02 năm 2010 về sửa đổi bổ sung một số điều của nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định UBND được ban hành các hình thức văn bản sau:
Các văn bản hành chính bao gồm: Nghị Quyết( cá biệt), Quyết Định (cá biệt), quy chế, quy định, báo cáo, hướng dẫn, tờ trình, kế hoạch, phương án, đề án, biên bản , hợp đồng, giấy chứng nhận, công văn, giấy uỷ quyền, công điện, giấy mời, giấy nghỉ phép, phiếu chuyển, phiếu gửi.
Điều 8. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Chuyên viên được giao soạn thảo các văn bản và ban hành các loại văn bản như; văn bản hành chính, văn bản chuyên nghành phải đảm bảo đúng thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản do nhà nước quy định tại thông tư số 01/
2011/ TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Điều 9. Soạn thảo văn bản
Cán bộ được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản hành chính thông thường thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của UBND Phường Xuân Tảo chịu trách nhiệm về nội, thể thức văn bản.
Điều 10. Duyệt bản thảo, sửa chửa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Bản thảo văn bản được phân công duyệt theo quy trình: căn cứ tổ chức của cơ quan, quy trình soạn thảo được quy định cụ thể theo từng bước, từ việc soạn thảo đến trình người quản lý trực tiếp có ý kiến sửa chửa, bổ sung và trình lên cấp trên phụ trách trực tiếp và cuối cùng là người đứng đầu cơ quan ký theo thẩm quyền. Trước khi trình người đứng đầu cơ quan ký, Trưởng phòng UBND phường hoặc người phân công rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản, nếu có sai sót thì đề nghị bộ phận soạn thảo sửa chửa.
Điều 11. Kiểm tra văn bản trước khi ban hành
1, Cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mức độ mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2, Chánh văn phòng UBND phường hoặc người được phân công có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan quản lý công tác văn thư, có trách nhiệm kiểm tra về hình thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục văn bản.
Điều 12. Ký văn bản
Hình thức ký văn bản được sử dụng con dấu cơ quan gồm có:
1, Người đứng đầu cơ quan trực tiếp ký hoặc làm theo chế độ tập thể sẽ ghi (TM.).
2, Cấp dưới trực tiếp của người đứng đầu được người đứng đầu cơ quan phân công, ủy quyền cụ thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi ký thay(KT.)
3, Chánh văn phòng ủy ban nhân dân phường được người đứng đầu cơ quan giao ký một số văn bản cụ thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghị thừa lệnh(TL.)
4, Trường hợp người đứng đầu đơn vị trong cơ quan được người đứng đầu cơ quan ủy quyền ký một số văn bản cụ thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa ủy quyền(TUQ.)
Điều 13. Bản sao văn bản
1, Các hình thức sao được quy định tại Quy chế này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2, Thể thức bản sao được quy định như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao hoặc sao lục tên cơ quan Sao văn bản; địa danh, ngày, tháng, năm sao, chức vụ họ tên và tên và người ký thẩm quyền, dấu của cơ quan sao văn bản, nơi nhận.
3, Bản sao y bản chính, bản trích sao và sao lục được thực hiện theo quy định tại Quy chế này có giá trị như bản chính.
4, Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều 14. Trình tự quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các văn bản đến cơ quan bằng tất cả các nguồn đều phải được quản lý, giải quyết theo trình tự như sau:
1, Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến.
2, Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến.
3,Đăng ký văn bản đến.
4,Trình văn bản đến.
5, Sao văn bản đến.
6, Chuyển giao văn bản đến.
7,Giải quyết, theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 15. Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến
Tất cả các văn bản đến cơ quan đều phải được tập trung tại bộ phận văn
thư cơ quan. Khi tiếp nhận phải kiểm tra sơ bộ về tình trạng bì, về số lượng, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trứơc khi nhận, ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản đến muộn hơn so với thời gian quy định (đối với văn bản có dấu “Hoả tốc” hẹn giờ) phải báo ngay cho người được giao trách nhiệm để giải quyết kịp thời.
Đối với văn bản được chuyển qua mạng, fax cán bộ văn thư phải kiểm tra cả về số lượng bản, trang… trường hợp phát hiện sai phải báo cho người gửi hoặc báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 16. Phân loại, bóc bì và đóng dấu đến
• Phân loại văn bản
Sau khi tiếp nhận văn bản các bì văn bản phải đến phải được phân loại và sử lý sơ bộ như sau:
- Loại không được bóc bì: bao gồm sách, báo, tư liệu, văn bản, thư từ gửi thẳng cho cán bộ, đơn vị có liên quan.
- Loại được bóc bì: gồm tất cả các văn bản, tài liệu chung của cơ quan.
Trừ văn bản có đóng dấu chỉ mức độ mật.
- Đối với văn bản mật, việc tiếp nhận bóc bì phải được thực hiện theo đúng quy định tại số 12 ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của chính phủ ngày 28 tháng 3 năm 2002.
- Bóc bì văn bản đến
- Những văn bản có dấu hiệu khẩn, thượng khẩn, hoả tốc phải được bóc bì trước để giải quyết kịp thời.
- Văn thư cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung cho cơ quan, yêu cầu không được làm rách, mất chữ văn bản, tài liệu, địa chỉ, nơi gửi, dấu bưu điện phải giữ cẩn thận để tiện kiểm tra khi cần.
- Văn bản đến kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận phải ký xác nhận và đúng dấu vào phiều gửi chuyển lại cho cơ quan gửi để theo dừi và xử lý kịp thời.
- Đối với các đơn thư khiếu nại, tố cáo thì giữ lại phong bì để làm bằng chứng
Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến.
- Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký tại bộ phận văn thư và đóng dấu đến cho văn bản.
- Đối với văn bản qua fax thì cần chụp lại khi đóng dấu đến. Đối với các văn bản được chuyển qua mạng trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến.
- Dấu đến được đúng rừ ràng ngay ngắn vào khoảng giấy trắng dưới số, ký hiệu văn bản hoặc dưới trích yếu nội dung hoặc dưới địa danh, ngày, tháng văn bản. Dấu có kích thước 30mm x 50mm.
- Nội dung của dấu gồm có:
+ Tên cơ quan nhận văn bản.
+ Số đến: là thứ tự văn bản đến cơ quan được tính từ ngày đầu tiên cơ quan nhận được văn bản cho đến ngày cuối cùng trong năm.
+ Ngày đến: là ngày, tháng, năm cơ quan nhận văn bản.
+ Chuyển đến: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Ví dụ: mẫu dấu đến của UBND phường Xuân Tảo UBND P.XUÂN TẢO
SỐ:_________________
NGÀY:______________
Điều 17. Đăng ký văn bản đến
Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu trên máy tính.
Mẫu sổ và nội dung của sổ đăng ký văn bản đến được hướng dẫn cụ thể tại phụ lục II - sổ đăng ký văn bản đến kèm theo công văn số 425/ VTLTNN- NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005.
Điều 18. Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết.
Văn thư cơ quan căn cứ vào đó để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất. Đối với văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị và cỏ nhõn cần xỏc định rừ đơn vị, cỏ nhõn nào chủ trỡ, những đơn vị, cỏ nhõn tham gia vào thời hạn giải quyết văn bản được ghi rừ ràng ở dũng “chuyển trờn dấu đến” hoặc phiếu giải quyết văn bản đến.
Điều 19. Sao văn bản đến
Trong quá trình giải quyết văn bản đến cơ quan cần phải sao in văn bản nhằm giải quyết công việc của cơ quan một cách chính xác, nhanh chóng. Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết văn bản thì cán bộ văn thư tiến hành sao văn bản và tuỳ theo yêu cầu của cấp trên và mức độ quan trọng của văn bản mà tiến hành sao:
Sao photocoppy sao đánh máy văn bản gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
Điều 20. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền thì cán bộ văn thư chuyển giao cho các đơn vị cá nhân nhận giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ.
- Khi chuyển giao người nhận phải ký xác nhận đầy đủ vào sổ giao nhận tài liệu.
- Mẫu sổ và nội dung trình bày bên trong sổ chuyển giao văn bản đến được hướng dẫn cụ thể tại phụ lục V - sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục văn thư lưu trữ Nhà nước.
- Trong trường hợp cần thiết cơ quan có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ tương tự sổ chuyển giao văn bản đến nhưng cột “mức độ mật” sau cột “số đến” và đăng kỳ tương tự như đăng ký văn bản đến.
Điều 21. Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến - Giải quyết văn bản đến
Khi nhận văn bản đến, các cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn quy định, đối với những văn bản chỉ mức độ khẩn phải giải quyết kịp thời không được chậm trễ.
Khi trình người có thẩm quyền cho ý kiến chỉ đạo, giải quyết, đơn vị cá nhân có đính kèm phiếu gửi giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến các đơn vị, cá nhân khác có liên quan cần gửi văn bản hoặc sao văn bản đó để lấy ý kiến của các đơn vị. Khi trình người có thẩm quyền xem xét, giải quyết phải kèm theo văn bản tham gia ý kiến của cá nhân, đơn vị cú liờn quan theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến có ấn định thời gian giải quyết theo quy định của cơ quan đều phải được theo dừi, đụn đốc về thời hạn giaỉ quyết văn bản.
Trỏch nhiệm theo dừi, đụn đốc việc giải quyờt văn bản đến cụ thể:
Người được giao trách nhiệm giải quyết văn bản đến có nhiệm vụ theo dừi, đụn đốc cỏc đơn vị cỏ nhõn giải quyết văn bản đến theo thời hạn đó được quy định.
Căn cứ vào quy định cụ thể của cơ quan cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn bản đến bao gồm: tổng số văn bản đến, văn bản đã được giải quyết, văn bản đến chư được giải quyết … để báo cáo cho người được giao trách nhiệm.
Đối với tài liệu thu hồi, cỏn bộ văn thư cú trỏch nhiệm theo dừi, thu hồi hoặc giữ lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Điều 22. Trình tự quản lý văn bản đi:
Tổ chức quản lý văn bản đi được thực hiện theo trình tự 6 bước như sau:
1, Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bảnh.
2, Trình bày, ghi số, ngày tháng và nhân bản cho văn bản.
3, Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn.
4, Đăng ký văn bản đi.
5, Làm thủ tục chuyển phỏt và theo dừi việc phỏt hành văn bản đi.
6, Lưu văn bản đi.
Điều 23. Trình ký, ghi số, ngày tháng cho văn bản và nhân bản Trình ký văn bản :
-Sau khi kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản cán bộ văn thư chuyên trách trình lên người có thẩm quyền ký.
-Ghi số, ngày, tháng cho văn bản và nhân bản.
-Sau khi trình ký văn bản, cán bộ văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Ghi, số, ngày, tháng cho văn bản theo đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011.
-Nhân bản văn bản.
Căn cứ vào số lượng và thời gian ban hành văn bản mà cán bộ văn thư thực hiện nhân bản văn bản. việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 24. Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn
Văn bản đi được đăng ký vào sổ văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên máy tính và được đóng ở các mức độ khác nhau.
Điều 25. Làm thủ tục chuyển phỏt và theo dừi việc giải quyết văn bản đi
1. Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi.
Sau khi hoàn thành văn bản, cán bộ văn thư căn cứ vào số lượng, độ dày của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước bì cho phù hợp. Đối với bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 2 thông tư số 12/2002/TT-BCA.
Cán bộ văn thư trình bày bì, viết bì và dán bì, đóng dấu chỉ mức độ khẩn, ký hiệu mật và các dấu khác lên bì theo hướng dẫn tại thông tư số 12/2002/TT- BCA và công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005.
2. Chuyển phát văn bản đi.
Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo phương thức sau:
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện.
- Chuyển phát văn bản qua đường bưu điện hoặc trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân khác trong cơ quan.
- Chuyển phát văn bản qua Fax, qua mạng.
3.Theo dừi và chuyển phỏt văn bản đi.
Cỏn bộ văn thư cú trỏch nhiệm theo dừi chuyển phỏt văn bản đi. Cụ thể:
- Lập phiểu gửi để theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi theo yờu cầu của người ký. Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị, cá nhân soạn thảo đề xuất, trình người ký quyết định.
- Đối với văn bản đi cú đúng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dừi thỡ phải thu hồi đùng thời hạn, khi nhận phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với văn bản đi nhưng vì lý do nào đó mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó, đồng thời ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
- Trường hợp phát hịên văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cáo cho ngưòi được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Điều 26. Lưu văn bản đi.
- Bản lưu văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP bản lưu tại văn thư có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền ký
- Bản lưu phải được xắp xếp theo thứ tự đăng ký tại văn thư
- Cỏn bộ văn thư cú trỏch nhiệm lập sổ theo dừi và phục vụ kịp thời yờu cầu sử dụng bản lưu văn thư theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan
- Các cơ quan đơn vị cần trang bị đầy đủ các phương tịên cần thiết để đảm bảo an toàn bản lưu tại văn thư
- Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà