1. Phạm vi áp dụng:
Quy chế này quy định về nguyên tắc, nội dung, trách nhiệm và tổ chức hoạt động công tác văn thư lưu trữ; tại UBND phường Xuân Tảo.
2. Đối tượng điều chỉnh:
a, Công tác văn thư bao gồm các công văn về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý sử lý văn bản đi, văn bản đến, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng con dấu.
b, Công tác lưu trữ bao gồm các công việc thu thập và bổ sung tài liệu;
phân loại tài liệu; chỉnh lý tài liệu; bảo quản tài liệu; khai thác và sử dụng tài liệu.
Điều 2: Trách nhiệm quản lý và thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư
1, Trách nhiệm của chủ tịch UBND phường Xuân Tảo
- Chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình
và chỉ đạo các nghiệp vụ công tác văn thư ở cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc.
- Chủ tịch UBND phường Xuân Tảo thực hiện một số nhịêm vụ cụ thể sau:
- Giao, phân cấp, uỷ quyền cho cấp dưới ký một số văn bản cần thiết.
- Quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình.
- Đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra thực hiện công tác văn thư tại các cơ quan cấp dưới và các đơn vị thuộc UBND.
- Chỉ đạo và giải quyết tất cả các văn bản đi và đến của cơ quan.
- Ký tất cả các văn bản do cơ quan ban hành theo quy định.
- Duyệt bản thảo.
- Giao, phân cấp và uỷ quyền cho cấp dưới tổ chức và chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
2, Trách nhiệm của Chánh văn phòng
- Chánh văn phòng sở là người trực tiếp giúp chủ tịch tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc
- Chánh văn phòng phải trực tiếp thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Xem xét toàn bộ văn bản đến phân cho các đơn vị, cá nhân, và báo cáo cho chủ tịch UBND những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh chủ tịch một số văn bản được chủ tịch giao và ký văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành.
- Tham gia vào vịêc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của chủ tịch.
- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửi đi.
- Tổ chức vịêc đánh máy văn bản đi.
- Trong điều kiện cụ thể có thể được chủ tịch giao một số nhiệm vụ thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
- Chánh văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi, quyền hạn của mình.
3, Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị
- Thủ trưởng các đơn vị trong UBND chiụ trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường Xuân Tảo về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị mình. Là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra công chức, viên chức, cán bộ trong phạm vi đơn vị thực hiện tất cả các nhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu của đơn vị. Cụ thể:
- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị.
- Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị.
- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị mình vào lưu trữ cơ quan.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do chủ tịch giao phó.
4. Trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan
-Tất cả các cán bộ, công chức, nhân viên trong cơ quan phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình. Cụ thể:
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của thủ trưởng và cán bộ phụ trách đơn vị;
- Thảo các văn bản thuộc phạm vi, trách nhiệm của mình;
- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định;
- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;
- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư của cơ quan;
5. Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách.
Căn cứ vào Điều 29 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ quy định về công tác văn thư quy định trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách trong cơ quan như sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
- Trình, chuyển giao văn bản đến cơ quan, đơn vị, cá nhân;
- Giỳp Chỏnh văn phũng theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến;
-Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt và ký văn bản;
- Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản như: ghi số, ngày tháng văn bản, đóng dấu văn bản;
- Đăng ký làm thủ tục phỏt hành, chuyển và theo dừi việc chuyển phỏt văn bản đi;
- Sắp xếp, bảo quản phục vụ tra cứu, sử dụng văn bản lưu;
- Quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại dâú khác;
Điều 3. Tổ chức nhiệm vụ của văn thư lưu trữ cơ quan.
1, Văn thư có nhiệm vụ sau:
a, Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến.
b, Trình và chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị , cá nhân sau khi có ý kiến chỉ đạo cuả người có thẩm quyền.
c, Giúp Chánh văn phòng Ủy ban nhân dân hoặc người giao trách nhiệm theo dừi , đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
d, Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký, ban hành.
đ, Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng, năm, đóng dấu mức độ khẩn, độ mật.
e, Đăng ký làm thủ tục phỏt hành văn bản và theo dừi chuyển phỏt văn bản đi.
g, Sắp xếp và bảo quản phục vụ công tác tra cứu, sử dụng tài liệu.
h, Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản, quản lý văn bản, làm thủ tục cấp giấy giới thiệu giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
i, Bảo quản , sử dụng con dấu của cơ quan và các loại dấu khác.
k, Sử dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.
2, Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ sau;
a, Hướng dẫn cán bộ công chức viên chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
b, Thu thập bổ sung tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ cơ quan.
c, Phân loại chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sếp hồ sơ, tài liệu.
d, Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ tài liệu.
đ, Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
e, Lựa chọn tài liệu, hồ sơ thuộc diện nộp lưu, để giao nộp vào lưu trữ lịch sử.
g, Làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.
Điều 4. Tiêu chuẩn làm việc của cán bộ văn thư.
Cán bộ làm công tác văn thư tại cơ quan phải đảm bảo các tiêu chuẩn về nghiệp vụ, ngạch công chức văn thư theo quy định tại Quyết định số 414/ QĐ- TCCP ngày 29 tháng 5 năm 1993 của bộ trưởng- trưởng ban tổ chức cán chính phủ về việc ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngành công chức ngành hành chính.
Điều 5. Kinh phí hoạt động công tác văn thư
Kinh phí cho hoạt động công tác văn thư của văn phòng UBND-HĐND được lấy từ ngân sách hoạt động của UBND theo quy định của Nhà nước.
Điều 6. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư của UBND Mọi hoạt động trong công tác văn thư của cơ quan phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bí mật nhà nứơc và quy định cụ tại Quy chế này.
CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ