Phân tích hoạt động phòng tổ chức hành chánh công ty TNHH LDTL vinasa

A-PDF Merger DEMO : Purchase from www.A-PDF.com to remove the watermark TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH _ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Giáo viên hướng dẫn : Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỊ PHƢƠNG DUNG NGUYỄN THANH TRÚC Lớp QTKD K33- Bằng Cần Thơ - 2010 B070184 LỜI CẢM TẠ Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Thầy Cô Trƣờng Đại học Cần Thơ nhƣ Thầy Cô Khoa Kinh tế Quản trị Kinh doanh, đặc biệt Cô Nguyễn Thị Phƣơng Dung, ngƣời trực tiếp hƣớng dẫn, bảo sửa chữa sai soát để hoàn thành luận văn Trong thời gian vừa qua, với tận tình giảng dạy quý Thầy Cô, tích lũy cho kiến thức quý báo không chuyên môn mà kinh nghiệm sống, kinh nghiệm học tập làm việc Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, anh chị Công ty TNHH Liên doanh Thuốc Vinasa nhiệt tình giúp đỡ, cung cấp số liệu cần thiết để hoàn thành luận văn Cuối cùng, kính chúc quý thầy cô dồi sức khỏe, kính chúc anh chị Công ty công tác tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Công ty ngày phát triển vững mạnh Trân trọng kính chào! Ngày 15 tháng 11 năm 2010 Sinh viên thực Nguyễn Thanh Trúc LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài thực hiện, số liệu thu thập kết phân tích đề tài trung thực, đề tài không trùng với đề tài nghiên cứu khoa học Ngày 15 tháng 11 năm 2010 Sinh viên thực Nguyễn Thanh Trúc NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ……………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Ngày 15 Tháng 11 Năm 2010 Thủ trƣởng đơn vị (Ký tên đóng dấu) NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN …………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Ngày Tháng Năm 2010 Giáo viên hƣớng dẫn (Ký ghi rõ họ tên) MỤC LỤC  Trang CHƢƠNG GIỚI THIỆU 1.1 Sự cần thiết nghiên cứu đề tài 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 1.3 Phạm vi nghiên cứu 1.4 Phƣơng pháp nghiên cứu 1.4.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu 1.4.2 Phƣơng pháp phân tích CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP LUẬN 2.1 CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG TRONG DN 2.1.1 Khái niệm chức quản trị hành chánh văn phòng 2.1.2 Nhiệm vụ cụ thể công tác hành chánh văn phòng DN 2.1.3 Ý nghĩa việc tổ chức khoa học công tác văn phòng 2.2 CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 10 2.2.1 Khái niệm quản trị nhân 10 2.2.2 Tầm quan trọng quản trị nhân 10 2.2.3 Chức chung phận/phòng nhân DN 11 2.2.4 Một vài học thuyết quản trị nhân 13 2.3 PHƢƠNG PHÁP PHÂN TÍCH 15 CHƢƠNG 3: KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY VINASA 17 3.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY 17 3.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty 17 3.1.2 Sản phẩm thị trƣờng tiêu thụ 19 3.1.3 Tóm tắt máy điều hành hoạt động Công ty 20 3.2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY VINASA GIAI ĐOẠN 2007 – 2009 VÀ THÁNG ĐẦU NĂM 2010 22 3.2.1 Kết hoạt động kinh doanh 22 3.2.2 Tình hình hoạt động khác 24 3.2.3 Định hƣớng phát triển Công ty 27 CHƢƠNG 4: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÁNH – NHÂN SỰ CỦA PHÒNG TC – HC CÔNG TY VINASA 28 4.1 THỰC TẾ HOẠT ĐỘNG CỦA NHÂN SỰ PHÒNG TC – HC 28 4.1.1 Chức nhiệm vụ 28 4.1.2 Mối quan hệ với phòng ban khác 29 4.1.3 Chi tiết nhiệm vụ nhân viên trực thuộc phòng thuộc khối văn phòng: 30 4.2 THỰC TẾ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO PHÒNG TC - HC 33 4.2.1 Công tác tuyển dụng 33 4.2.2 Công tác đào tạo 35 4.3 HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC PHÒNG TC – HC NĂM 2010 39 4.3.1 Kế hoạch nhân 2010 Công ty Vinasa 39 4.3.2 Phân tích thực trạng công việc hiệu làm việc nhân viên phòng 42 4.3.3 Thực trạng lực quản lý điều hành nhân viên Phòng TC – HC 45 4.3.4 Phân công lại công việc cho nhân viên Phòng 47 4.4 GIẢI PHÁP QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG 55 4.4.1 Phân tích thực trạng 55 4.4.2 Đề xuất quy trình tuyển dụng 57 4.5 GIẢI PHÁP QUY TRÌNH ĐÀO TẠO 63 4.5.1 Phân tích thực trạng 63 4.5.2 Giải pháp đào tạo 63 CHƢƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 66 5.1 KẾT LUẬN 66 5.2 KIẾN NGHỊ 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức máy Công ty 20 Bảng 3.1 Kết hoạt động kinh doanh 2007 – 2009 22 Bảng 3.2 Kết hoạt động kinh doanh tháng đầu năm 2010 23 Bảng 4.1 Tổng hợp số lƣợng nhân viên trực thuộc Phòng TC – HC 28 Bảng 4.2 Nhiệm vụ nhân viên Phòng TC - HC 30 Bảng 4.3 Kế hoạch sản xuất tiêu thụ năm 2010 39 Bảng 4.4 Kế hoạch nhân 2010 41 Bảng 4.5 Phân công lại nhiệm vụ nhân viên Phòng TC - HC 47 Bảng 4.6 Tình hình tăng giảm lao động tháng đầu năm 2010 55 Bảng 4.7 Bảng mô tả công việc 57 Bảng 4.8 Tình hình đào tạo Công ty từ 2007 - 2010 63 Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa CHƢƠNG GIỚI THIỆU 1.1 SỰ CẦN THIẾT NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI: Đồng hành phát triển chung đất nước, Công ty TNHH Liên doanh Thuốc Vinasa (“Công ty Vinasa”), thành lập từ năm 1993, trãi qua nhiều thăng trầm, đến Công ty dần khẳng định vị thị trường tiêu thụ thuốc nội địa, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Trong năm từ 2003 đến 2009, sản lượng tiêu thụ đạt mức tăng trưởng ổn định, lợi nhuận năm sau cao năm trước Với thành đạt được, năm 2009, Công ty Hiệp hội Thuốc Việt Nam đánh giá tám doanh nghiệp sản xuất tiêu thụ thuốc hàng đầu Việt Nam Vào đầu năm 2011, Công ty thức hợp tác với tập đoàn thuốc tiếng giới Công ty Philip Morris Mỹ để thành lập liên doanh mang tên Công ty TNHH Vinataba - Philip Morris Sự phát triển mở rộng không ngừng hoạt động sản xuất kinh doanh đồng nghĩa với việc Công ty phải không ngừng phát triển lực quản lý điều hành, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho người lao động, cải tiến máy làm việc để theo kịp nhịp độ làm việc đối tác nước Trong đó, hoạt động quản lý hành chánh, nhân đóng vai trò to lớn, phận quán xuyến toàn hoạt động diễn nội số hoạt động giao dịch với bên Công ty để giúp Công ty vững tâm phát triển tương lai Tuy nhiên, thực tế, máy điều hành hoạt động hành chánh, nhận Công ty Vinasa, mà trách nhiệm hàng đầu thuộc Phòng Tổ chức – Hành chánh (“Phòng TC – HC”) chưa thật đảm nhận hết chức vai trò mà phải thực hiện, bên cạnh tồn nhiều bất cập trình quản lý điều hành cần phải nhanh chóng cải thiện để đáp ứng kịp thời phát triển ngày lớn mạnh Công ty GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung -1- SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa Phòng CN - KCS NH Phòng KH - KD NH Ban Quản lý PX NH 10 22 Tổng cộng (Nguồn: Phòng TC – HC Công ty TNHH LDTL Vinasa) Qua trình quan sát nhận thấy quy trình thủ tục tuyển dụng Công ty thực sơ sài Thứ nhất, có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân việc xác định lực, trình độ, kỹ tính cách ứng viên chưa thật Trưởng phòng quan tâm xem vấn đề quan trọng cần đem phân tích trước đăng thông tin tuyển dụng Do Trưởng phòng Tổ chức – Hành chánh đăng thông tin tuyển dụng, nội dung thông tin mang tính chất chung chung, đại trà không phân loại ứng viên dẫn đến việc nhiều ứng viên không đáp ứng yêu cầu nộp đơn vào vị trí cần tuyển dụng Thứ hai, đa số hồ sơ dự tuyển thu nhận mà kiểm tra, đánh giá phân loại Khi ứng viên đến nộp hồ sơ, Trưởng phòng Tổ chức – Hành chánh xem qua trình độ học vấn, trình độ đạt yêu cầu nhận hồ sơ gọi vấn Việc kiểm tra tính đầy đủ hồ sơ, kiểm tra cách trình bày hồ sơ, kinh nghiệm làm việc không thực Vì thế, nhiều trường hợp thực vấn, người vấn phát không phù hợp ứng viên cho vị trí công việc cần tuyển, làm phí nhiều thời gian ứng viên người vấn Thứ ba, trình vấn hoàn toàn thực theo cảm tính người vấn thông thường người vấn Công ty Trưởng phòng ban có nhu cầu tuyển dụng Các câu hỏi vấn đưa cách bộc phát, không mang tính định hướng, chưa đánh giá lực, tính cách trình độ ứng viên Vì vậy, đa phần ứng viên tuyển vào trình độ không đáp ứng nhu cầu công việc trình độ cao yêu cầu công việc thường bỏ việc sau thời gian ngắn làm việc Công ty GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 56 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa 4.4.2 Đề xuất quy trình tuyển dụng: Tuyển dụng chức quản trị nguồn nhân lực, có ảnh hưởng lớn đến chất lượng nguồn lực tổ chức Vì vậy, việc xây dựng quy trình tuyển dụng rõ ràng chiến lược đem lại lợi ích lớn cho tổ chức Tuy vậy, tình hình tuyển dụng Công ty Vinasa nhiều bất cập, việc tuyển dụng không thực theo trình tự định, trước tuyển dụng việc xác định mục tiêu tuyển dụng, bảng mô tả công việc, mức lương, yêu cầu trình độ lực thường chưa quan tâm mức Do đó, phương thức làm việc, cấu văn hóa Công ty, xin đề xuất quy trình tuyển dụng sau: Bƣớc 1: Thành lập Hội đồng tuyển dụng: Như trình bày trên, Quy trình tuyển dụng, vấn viên thường Trưởng phòng ban có nhu cầu tuyển dụng đảm nhận có tham gia Tổng Giám đốc cần thiết Dẫn đến trình tuyển chọn nhân viên thường không đảm bảo chất lượng mang tính chủ quan vấn viên Vì vậy, Công ty nên thành lập Hội đồng tuyển dụng định bao gồm: Tổng Giám đốc Trưởng phòng Tổ chức – Hành chánh Chuyên gia lĩnh vực cần tuyển (Trưởng phòng ban có nhu cầu tuyển nhân sự) Nhân viên nhân Phòng Tổ chức – Hành chánh làm thư ký Hội đồng có trách nhiệm duyệt kết vấn, sát hạch chuyên môn, tay nghề, vấn định tuyển dụng Bƣớc 2: Xác định mục tiêu tuyển dụng: Xác định số lượng nhân viên cần tuyển, vị trí cần tuyển, bảng mô tả công việc yêu cầu lực, mức lương công ty chi trả cho nhân viên vị trí cần tuyển Bảng 4.7 Bảng mô tả công việc Mô tả công việc Chức danh: _ Vị trí: _ GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 57 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa Số lượng cần tuyển: _ Phòng/Ban: Tên người phụ trách/Chức danh: Tình trạng công việc: Thường xuyên  Thời vụ  Thời gian làm việc: Giờ hành  Ca  Liệt kê theo thứ tự tầm quan trọng nhiệm vụ vị trí công việc ước tính phần trăm lượng thời gian dành cho nhiệm vụ % % % % % % Tổng cộng: 100 YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ NĂNG LỰC: Trình độ học vấn: Ngành nghề: _ Bằng cấp: Ngoại ngữ: Giỏi  Khá  Trung bình  Không cần  Tin học: _ Giỏi  GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 58 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc % Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa Khá  Trung bình  Không cần  Kinh nghiệm làm việc: _ Kỹ làm việc: _  Xử lý tình Kỹ quan hệ  Khả phân tích Sự khéo léo  Kỹ giao tiếp   Khác: _ MỨC LƯƠNG:  Mục đích bảng mô tả công việc: có vai trò quan trọng để xác định lực, kỹ cần thiết mà người xin việc cần có họ muốn làm việc vị trí cần tuyển; giúp cho nhà tuyển dụng có nhận thức rõ ràng nhân viên cần tuyển dễ dàng thực việc đánh giá so sánh tiến hành vấn tuyển dụng; làm để đăng quảng cáo, thông báo tuyển dụng, phân loại hồ sơ ứng viên  Quy trình thực hiện: Chuyên gia lĩnh vực cần tuyển (ở Công ty Vinasa thông thường Trưởng phòng ban có nhu cầu tuyển dụng thực hiện) xác định số lượng nhân viên cần tuyển bảng mô tả công việc cho vị trí chuyển cho Trưởng phòng TC – HC Trưởng Phòng TC – HC trình lên TGĐ phê duyệt Bƣớc 3: Đăng thông báo tuyển dụng nhận hồ sơ: Trưởng phòng TC – HC trình TGĐ kế hoạch tuyển dụng, sau chuyển sang cho Nhân viên nhân soạn thảo nội dung liên hệ đăng thông báo tuyển dụng Ứng viên trực tiếp liên hệ nộp hồ sơ cho Nhân viên nhân Nhân viên nhân tiến hành thu nhận chọn lọc hồ sơ, lập bảng tóm tắt trình độ học vấn, kỹ làm việc ứng viên chuyển sang cho Hội đồng tuyển dụng Hồ sơ bao gồm: Loại 1: Các vị trí công việc cần trình độ ngoại ngữ: Bìa hồ sơ phải ghi rõ tên, tuổi, địa liên lạc vị trí cần tuyển GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 59 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa Đơn xin việc viết tay Bảng tóm tắt trình học tập kinh nghiệm làm việc Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương Giấy khám sức khỏe Các văn chứng theo yêu cầu có công chứng Loại 2: Các vị trí công việc cần trình độ ngoại ngữ: Bìa hồ sơ phải ghi rõ tên, tuổi, địa liên lạc vị trí cần tuyển Đơn xin việc viết tay bảng Việt – Anh Bảng tóm tắt trình học tập kinh nghiệm làm việc Việt – Anh Sơ yếu lý lịch có xác nhận địa phương Giấy khám sức khỏe Các văn chứng theo yêu cầu có công chứng Không nhận hồ sơ thiếu giấy tờ nêu  Nguồn tuyển dụng: + Nguồn nội bộ: - Các ứng viên nhân viên Công ty có đơn xin dự tuyển vào vị trí theo thông báo tuyển dụng nội niêm yết có thời hạn - Đồng thời Phòng TC - HC xem xét hồ sơ ứng viên tiềm Công ty (đánh giá lực, kết hoàn thành công việc) để chọn ứng viên có đủ điều kiện cho bước tuyển chọn - Sau bước tiếp nhận, tìm kiếm ứng viên nội số lượng đủ trình lên Hội đồng tuyển chọn để thực tuyển chọn, thếu tuyển thêm nguồn bên + Nguồn bên ngoài: - Do nhân viên Công ty giới thiệu (thông qua thông báo nội bộ) - Liên hệ với trưởng Đại học, Cao đẳng, dạy nghề - Đăng thông báo tuyển dụng phương tiện thông tin đại chúng - Liên hệ với Công ty tư vấn, dịch vụ nguồn nhân lực GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 60 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa Bƣớc 4: Sơ tuyển: - Tổng hợp nguồn lực loại bỏ ứng viên không đáp ứng yêu cầu công việc - Công tác sơ tuyển Trưởng phòng TC - HC Nhân viên nhân thực hiện, chủ yếu loại ứng viên hồ sơ dự tuyển lý sau: + Chuyên môn nghề nghiệp ứng viên không phù hợp với vị trí dự tuyển + Trình bày cẩu thả, lỗi tả nhiều + Kết học tập mức trung bình + Thay đổi công việc liên tục + Quá độ tuổi yêu cầu + Hoàn cảnh gia đình không phù hợp với môi trường làm việc… Bƣớc 5: Phỏng vấn, sát hạch: Công tác chuẩn bị: + Gửi thông tin mời vấn, sát hạch đến ứng viên + Họp hội đồng tuyển dụng thông qua chương trình vấn, sát hạch + Nhân viên nhân chuẩn bị trang thiết bị, văn phòng, sở vật chất để thực vấn, sát hạch  Thực vấn vòng 1: + Trưởng phòng TC - HC Chuyên gia lĩnh vực cần tuyển trực tiếp vấn ứng viên để kiểm tra kiến thức tổng quát, tư chất, ngoại hình, khả giao tiếp chuyên môn Nhân viên nhân có vai trò ghi nhận đánh giá người vấn + Sau thực vấn ứng viên, Trưởng phòng TC - HC Chuyên gia lĩnh vực cần tuyển thảo luận định ứng viên vào vòng + Nhân viên nhân tóm tắt đánh giá Trưởng phòng TC - HC Chuyên gia sau trình lên Tổng Giám đốc để thực vấn vòng  Thực vấn vòng 2: GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 61 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa + Tổng Giám đốc trực tiếp vấn ứng viên định ứng viên tuyển dụng  Một số nguyên tắc tuyển chọn: - Chỉ nên tuyển chọn ứng viên có trình độ cao so với mặt trình độ, lực đội ngũ nhân viên làm vị trí tương đương - Không cầu toàn ứng viên - Phù hợp với văn hóa Công ty Ghi chú: - Không phải tất vị trí công việc phải áp dụng bước nêu Tùy theo mức độ quan trọng cần thiết công việc mà tiến hành áp dụng quy trình Bƣớc 6: Thử việc Căn vào danh sách ứng viên Hội đồng tuyển dụng cung cấp, Nhân viên nhân gửi thông tin mời thử việc đến ứng viên Trưởng phòng TC – HC Nhân viên nhân trực tiếp giới thiệu số nội dung cần thiết cho nhân viên thử việc bao gồm: + Lịch sử hình thành phát triển Công ty + Văn hóa Công ty, quy định, thủ tục, nội quy cần tuân thủ + Thông báo nghĩa vụ quyền lợi nhân viên thử việc + Giới thiệu nhân viên thử việc với phòng ban tiếp nhận + Lãnh đạo trao đổi với nhân viên thử việc ký nhận Bảng mô tả công việc + Giới thiệu nhân viên kèm cặp nhân viên thử việc Bƣớc 7: Nhận việc thức Sau thời gian thử việc Nhân viên nhân nhắc nhở Phòng gửi thông báo cho biết kết đánh giá nhân viên thử việc để trình lên Tổng Giám đốc xem xét, ký hợp đồng lao động có thời hạn GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 62 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa 4.5 GIẢI PHÁP QUY TRÌNH ĐÀO TẠO: 4.5.1 Phân tích thực trạng: Bảng 4.8 Tình hình đào tạo Công ty từ 2007 - 2010 Năm Số khoá đào tạo Số lƣợt ngƣời đào tạo Lĩnh vực đào tạo 2007 14 Nghiệp vụ chuyên môn 2008 16 37 Nghiệp vụ chuyên môn 2009 12 107 Nghiệp vụ chuyên môn 24 Nghiệp vụ chuyên môn tháng đầu năm 2010 (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chánh – Công ty TNHH LDTL Vinasa) Quy trình đào tạo Công ty xây dựng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Các bước đào tạo quy định rõ ràng khoa học Tuy nhiên, trình áp dụng thực Quy trình đào tạo chưa đem lại hiệu cao Chưa tổ chức khóa học đào tạo chỗ nhằm đào tạo nâng cao tay nghề công nhân kỹ thuật viên, chưa có kế hoạch cụ thể để nâng cao trình độ cán nhân viên khối văn phòng trọng đến việc nâng cao trình độ cho cấp quản lý Nhìn vào bảng số liệu tổng hợp tình hình đào tạo Công ty, nhận thấy rằng, việc thực đào tạo không không trãi rộng cho toàn cán công nhân viên toàn công ty Năm 2009 năm có số người đào tạo cao vượt bật so với năm lại 8/2009, Công ty Philip Morris Vietnam chuyển giao việc sản xuất sản phẩm thuốc Marlboro cho Công ty, nên họ mở lớp tập huấn để đào tạo kỹ thuật tay nghề cho CBNV công nhân Công ty nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất Các năm lại, tình hình đào tạo Công ty hoàn toàn bị động Công ty vào khóa học Tổng Công ty Thuốc VN Trường nghiệp vụ tổ chức, sau xem xét cân nhắc đưa nhân viên học 4.5.2 Giải pháp đào tạo: Nhân yếu tố quan trọng giúp Công ty phát triển thịnh vượng Nguồn nhân tốt giúp Công ty đứng vững phát triển mạnh mẽ thị trường Do vậy, công tác đào tạo phát triển nguồn nhân phải đặc biệt trọng Hiện nay, quy trình đạo tạo Công ty xây dựng rõ ràng, GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 63 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa nhiên việc thực áp dụng quy trình chưa thực hiệu Công tác tổ chức đào tạo nâng cao trình độ lực tay nghề cho toàn thể nhân viên chưa thực thường xuyên  Thành lập Hội đồng đào tạo: Do đặc thù doanh nghiệp sản xuất kinh doanh với chức sản xuất chủ yếu, đó, lực lượng lao động trực tiếp chiếm tỷ lệ lớn tổng số lao động Công ty nên trọng tới công tác đào tạo nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân Phòng Tổ chức – Hành chánh nên kết hợp với Ban Quản lý Phân xưởng rà soát lại trình độ tay nghề toàn thể lao động trực tiếp, đánh giá xem xét hiệu làm việc lao động để từ xây dựng kế hoạch đào tạo hiệu Hình thức đào tạo gửi công nhân học nghề mời giảng viên từ trường dạy nghề Công ty để tổ chức lớp học trực tiếp Công ty Tuy nhiên hình thức chi phí cao ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất công nhân phải nghỉ việc để học tập Vì vậy, Công ty nên thành lập Hội đồng đào tạo có tham gia công nhân, kỹ sư lành nghề, khả chuyên môn cao Vai trò chức Hôi đồng đào tạo: xây dựng chương trình đào tạo giáo án để giảng dạy kiến thức nâng cao tay nghề cho nhân viên vào làm đồng nghiệp làm việc Công ty Ưu điểm Hội đồng đào tạo: Thứ 1, Hội đồng đào tạo nhân viên trực tiếp làm việc Công ty, có kiến thức, kỹ am hiểu hoạt động sản xuất Công ty, chương trình giáo án giảng dạy hữu ích, cô động gần gũi với thực tế; thứ 2, Do Hội đồng đào tạo trực tiếp làm việc Công ty, theo dõi quan sát lực kỹ làm việc nhân viên, phát điểm yếu đâu, mức độ yếu để từ tiến hành đào tạo khắc phục yếu điểm đó; thứ 3, giúp Công ty tiết kiệm chi phí đưa nhân công đào tạo mời giảng viên đào tạo Công ty Bên cạnh việc đào tạo chỗ, Hôi đồng đào tạo thông qua Ban Tổng Giám đốc tổ chức khóa học ngắn hạn Công ty giảng viên bên giảng dạy để nhằm nâng cao chuyên môn cập nhật thêm kiến thức công việc cho người lao động GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 64 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa  Tổ chức thi tay nghề khen thưởng: Công tác tổ chức thi lên tay nghề phải thực tốt thường xuyên Việc tổ chức thi tay nghề phải mang tính nghiêm túc, kiểm tra sát trình thi cử, từ khâu đề thi tới chấm thi để nhầm phản ánh trình độ thật người công nhân Mục đích tổ chức thi tay nghề tạo động lực cho người lao động cố gắng phấn đấu nâng cao trình độ tay nghề Để đạt mục đích này, Công ty cần phải có sách khen thưởng thích đáng, tạo động lực thực cho người lao động nhằm khuyến khích tinh thần thi đua, học tập rèn luyện người lao động Ngoài ra, Công ty cần phải trọng đến vấn đề đào tạo nhân phòng ban chức năng, để nâng cao hiệu kinh doanh hiệu quản trị nhân Do số lượng nhân viên phòng ban chức không nhiều, vào khoảng 50 người Vì năm, Công ty nên có kế hoạch đào tạo nâng cao kỹ chuyên môn cho toàn thể nhân viên Không thiết phải đào tạo người mà Công ty tiến hành chia nhóm theo công việc, chức năng, kỹ để đưa đào tạo Hiện nay, việc đào tạo Công ty phụ thuộc vào khóa học tổ chức giáo dục mở, Công ty hoàn toàn bị động công tác đào tạo Để thực hiệu hơn, Công ty nên tự tổ chức lớp mời giảng viên bên giảng dạy Hình thức tiết kiệm, không làm ảnh hưởng đến thời gian hiệu suất làm việc nhân viên đưa đào tạo Vì thời gian hoàn toàn Công ty xếp quản lý GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 65 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa CHƢƠNG KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 5.1 KẾT LUẬN: Năm 2010 năm quan trọng đánh dấu phát triển Công ty TNHH Liên doanh Thuốc Vinasa Việc sản xuất sản phẩm thuốc điếu Marlboro kế hoạch hợp tác với Công ty Philip Morris để thành lập nên liên doanh mang tên Công Vinataba - Philip Morris vào năm 2011 phát triển vượt bật Công ty Chính nhờ vào sản xuất sản phẩm Marlboro mà đời sống toàn thể nhân viên Công ty ngày nâng cao, môi trường làm việc cải thiện đáng kể ngày đại hóa cao Đứng trước phát triển này, Công ty cần phải trọng việc phát triển hoạt động nội bộ, nỗ lực nâng cao hiệu hoạt động tổ chức, phát triển kỹ lãnh đạo đội ngũ lãnh đạo cải tiến kỹ làm việc đội ngũ cán công nhân viên Trong nhiệm vụ này, phòng TC – HC đóng vai trò lớn, phận trực tiếp hỗ trợ Ban TGĐ tiến hành thủ tục chuyển đổi mô hình liên doanh, xây dựng chiến lược để nâng cao lực chuyên môn toàn thể CB-CNV, kiểm tra kiểm soát vấn đề phát sinh liên quan đến hoạt động quản lý hành chánh thành lập liên doanh Tuy nhiên đến nay, nhiệm vụ thực Ban TGĐ rãi rác số phòng ban khác phòng Kinh doanh, phòng Kế toán Do vậy, phòng TC – HC cần phải nhanh chóng đổi cấu, thiết lập lại phương thức làm việc, nâng cao vai trò phòng hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty để với Ban TGĐ phòng ban chức khác hỗ trợ lẫn phát triển chung tương lai 5.2 KIẾN NGHỊ: Phân công công việc phù hợp với chức vai trò: Lãnh đạo cấp cao Công ty cần rà soát lại công việc thuộc phòng TC-HC thực phòng ban khác để giao lại công việc cho phòng TC – HC giúp phòng nhận thức rõ nhiệm vụ buộc phải phấn đấu để hoàn thành GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 66 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa nhiệm vụ giao Hơn nữa, lãnh đạo cấp cao cần phải nhận định rõ ràng chức nhiệm vụ riêng phòng ban nhằm tránh tình trạng công việc phòng lại phân công cho phòng khác, gây mâu thuẫn phòng ban Gần gũi với nhân viên: Người lãnh đạo cần trọng đặc biệt đến việc tạo mối liên hệ thân thiết với nhân viên Sự gần gũi, thân thiện lãnh đạo động lực lớn để kích thích tinh thần làm việc người lao động Vì người lãnh đạo phải người am hiểu tâm lý, quan tâm đến công việc, tâm tư, nguyện vọng nhân viên Chủ động giải đáp thắc mắc, giải thích tận tình vấn đề liên quan đến trách nhiệm quyền lợi nhân viên, tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến thái độ chán nản, muốn nghỉ việc…để từ tìm hướng giải thích hợp Tưởng thưởng nhân viên gia tăng ý thức làm việc nhân viên: Hiện tại, thái độ chung toàn thể nhân viên không Phòng TC – HC mà chung toàn Công ty “giao làm nấy” mà chủ động công việc, chưa có tinh thần làm việc tập thể, hỗ trợ Trưởng phòng quán xuyến công việc liên quan đến phòng Thái độ phần nguyên nhân nhân viên nhận thấy họ có cố gắng nỗ lực, nỗ lực họ không công nhận khen thưởng Tâm lý chung người làm muốn ghi nhận công lao làm tốt công việc Sự khen thưởng lãnh đạo đem đến cảm giác phấn chấn cho nhân viên, làm cho nhân viên hiểu nỗ lực họ ghi nhận, tạo cho họ cảm giác muốn phấn đấu có thêm nhiều trách nhiệm công việc giao Do vậy, người lãnh đạo cần phải quan tâm trọng công tác khen thưởng Việc khen thưởng không thiết khen thưởng tiền, thăng tiến mà lời động viên, tán dương hợp lý trước mặt nhân viên khác Phát triển chương trình đào tạo hợp lý: lãnh đạo cần chủ động xây dựng chương trình đào tạo cho nhân viên Tìm hiểu phát lực đặc biệt nhân viên để có hướng đào tạo họ thành chuyên gia theo nhiều hình thức phù hợp Phương pháp đem lại lợi ích cho lãnh đạo nhân viên Nhân viên phát triển lực làm việc tốt hơn, lãnh đạo có GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 67 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa nhân viên giỏi để giúp lãnh đạo thực công việc cấp giao cách hiệu Giao lưu tập thể định kỳ: sinh hoạt tâp thể giúp phát triển tinh thần đoàn kết gắn bó nhân viên với nhân viên, nhân viên với lãnh đạo Đây thời gian mà lãnh đạo nhân viên chia ý kiến bầu không khí thân thiện, cởi mở Nếu tổ chức thường xuyên nhiều môi trường khác công ty, quán cà phê, quán ăn… làm tăng niềm hứng thú làm việc cho nhân viên GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 68 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa TÀI LIỆU THAM KHẢO  Nghiệp vụ Công tác Tổ chức hành tổ chức nhân Báo Đồng khởi Nhà xuất lao động, 2006 Công ty TNHH LD TL Vinasa Chức - nhiệm vụ - quyền hạn phòng ban, 2006 Công ty TNHH LD TL Vinasa Sổ tay chất lượng, 2009 ThS Nguyễn Thị Phương Dung Bài giảng quản trị nhân sự, 2009 Một số trang web www.kynangviet.com www.doanhnhan360.com www.saga.vn www.tailieu.vn Và số thông tin khác từ: www.google.com.vn GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 69 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 70 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc [...]... – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa Ngày 26/5/2006, Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số 119/2006/QĐ-TTg về việc ban hành Điều lệ tổ chức, hoạt động của Tổng Công ty Thuốc lá Việt nam theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con Đến nay, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam có cơ cấu gồm công ty mẹ với 2 công ty hạch toán phụ thuộc, 19 công ty con và nhiều công ty liên doanh, công ty liên kết Trong đó, Công ty. .. SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP LUẬN 2.1 CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP: 2.1.1 Khái niệm và chức năng của quản trị hành chánh văn phòng: 2.1.1.1 Khái niệm: Quản trị hành chánh văn phòng là việc điều hành các công việc của cơ quan, tổ chức liên quan đến các hoạt động hành chánh, thu nhận và phát... Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa 3.1.3 Tóm tắt bộ máy điều hành và hoạt động của Công ty: Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty - Chủ tịch - Phó Chủ tịch - Thành viên HĐTV - Tổng Giám đốc BTGĐ P Kế toán - KTT - Phó phòng - Nhân viên P Hành chánh Ban QLPX - T .phòng - NV - Tài xế - Tạp vụ - Canteen - Quản đốc - NV P Kinh doanh P Công nghệ KCS T .phòng NV... hành thực hiện luận văn tốt nghiệp, tôi quyết định chọn đề tài Phân tích hoạt động Phòng Tổ Chức Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung: Phân tích thực trạng hoạt động quản lý hành chánh và nhân sự của Phòng TC HC trong Công ty Vinasa, tìm ra những bất cập trong việc quản lý, từ đó đề ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của phòng giúp cho hoạt động. .. động trong công việc đôi khi ảnh hưởng tới tiến độ hoạt động của doanh nghiệp GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 14 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa 2.3 PHƢƠNG PHÁP PHÂN TÍCH: Số liệu sau thu thập được thống kê, phân tích đánh giá theo phương pháp cụ thể sau: * Mục tiêu 1: Phân tích thực trạng hoạt động hành chánh, nhân sự của Phòng TC -... Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh, trong công tác quản lý, sử dụng tài sản, nguyên vật liệu, nguồn vốn, chi phí sản xuất kinh doanh  Phòng Tổ chức - Hành chánh: Thực hiện những công việc liên quan đến hoạt động hành chánh, nhân sự của Công ty Chịu trách nhiệm... sửa đổi các thủ tục hành chánh nhằm hỗ trợ thiết thực cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 24 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa  Công tác tổ chức, quản lý, và đào tạo: + Xây dựng chức năng nhiệm vụ, mối quan hệ công tác cho các phòng, ban, tạo sự chủ động cho các đơn vị trong công việc; cải tiến.. .Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa Chính vì lý do đó, đứng dưới gốc độ là nhân viên trực thuộc bộ phận quản lý hành chánh – nhân sự, tôi thấy rằng cần phải bắt tay vào tìm hiểu và phân tích rõ hơn hoạt động của Phòng, đồng thời tìm ra những giải pháp thích hợp để giúp cho Phòng TC - HC của Công ty Vinasa sớm được cải thiện, giảm thiểu... nam Thành tích nổi bật của Công ty trong giai đoạn này là kết quả hoạt động kinh doanh hàng năm đều có lãi Số lượng sản phẩm tiêu thụ và doanh thu hàng năm đều có mức tăng trưởng cao Công ty dần nhận được nhiều đơn đặt hàng từ các Công ty xuất nhập khẩu và đối tác nước ngoài GVHD: Nguyễn Thị Phương Dung - 18 - SVTH: Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa. .. 1.4.2 Phƣơng pháp phân tích: Trên cơ sở từng mục tiêu cụ thể đề ra, cùng với những dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập được, sử dụng các phương pháp phân tích số liệu định tính như sau: * Mục tiêu 1: Phân tích thực trạng hoạt động hành chánh, nhân sự của Phòng Tổ chức – Hành chánh Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để và phân tích để phân tích thực trạng hoạt động hành chánh, nhân sự của Phòng TC – HC * ... Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa CHƢƠNG KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY VINASA 3.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY: Tên công ty: Công ty TNHH. .. Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa 3.1.3 Tóm tắt máy điều hành hoạt động Công ty: Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức máy Công ty - Chủ tịch - Phó Chủ tịch - Thành... Nguyễn Thanh Trúc Phân tích hoạt động Phòng Tổ chức – Hành chánh Công ty TNHH LDTL Vinasa đầy đủ cho nhu cầu hoạt động quan Đây hoạt động mang tính đặc thù công tác hành chánh văn phòng, có ý nghĩa