4.4.1. Phân tích thực trạng:
Bảng 4.6. Tình hình tăng giảm lao động trong 6 tháng đầu năm 2010 ĐVT: Ngƣời
Đơn vị Loại HĐ Tuyển mới Nghỉ việc
Phòng TC - HC NH 3 2 Phòng Kế toán NH 2 0
Phòng CN - KCS NH 1 0 Phòng KH - KD NH 6 1 Ban Quản lý PX NH 10 2 Tổng cộng 22 5
(Nguồn: Phòng TC – HC Công ty TNHH LDTL Vinasa)
Qua quá trình quan sát nhận thấy rằng quy trình và thủ tục tuyển dụng của Công ty được thực hiện rất sơ sài.
Thứ nhất, khi có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân sự thì việc xác định năng lực, trình độ, kỹ năng và tính cách của ứng viên chưa thật sự được các Trưởng phòng quan tâm và xem đó là vấn đề quan trọng cần đem ra phân tích trước khi đăng thông tin tuyển dụng. Do vậy khi Trưởng phòng Tổ chức – Hành chánh đăng thông tin tuyển dụng, nội dung thông tin mang tính chất chung chung, đại trà không phân loại được ứng viên dẫn đến việc rất nhiều ứng viên không đáp ứng yêu cầu nộp đơn vào vị trí cần tuyển dụng.
Thứ hai, đa số các hồ sơ dự tuyển đều được thu nhận mà không có sự kiểm tra, đánh giá và phân loại. Khi ứng viên đến nộp hồ sơ, Trưởng phòng Tổ chức – Hành chánh sẽ xem qua trình độ học vấn, nếu trình độ đạt yêu cầu sẽ nhận ngay hồ sơ và gọi phỏng vấn. Việc kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, kiểm tra cách trình bày hồ sơ, kinh nghiệm làm việc hầu như không được thực hiện. Vì thế, rất nhiều trường hợp khi thực hiện phỏng vấn, người phỏng vấn mới phát hiện ra sự không phù hợp của ứng viên cho vị trí công việc cần tuyển, làm phí rất nhiều thời gian của cả ứng viên và người phỏng vấn.
Thứ ba, quá trình phỏng vấn hoàn toàn được thực hiện theo cảm tính của người phỏng vấn và thông thường người phỏng vấn của Công ty là các Trưởng phòng ban có nhu cầu tuyển dụng. Các câu hỏi phỏng vấn được đưa ra một cách bộc phát, không mang tính định hướng, chưa đánh giá được năng lực, tính cách và trình độ của ứng viên. Vì vậy, đa phần ứng viên được tuyển vào trình độ không đáp ứng được nhu cầu công việc hoặc trình độ cao hơn yêu cầu công việc và thường bỏ việc sau một thời gian ngắn làm việc tại Công ty.
4.4.2. Đề xuất quy trình tuyển dụng:
Tuyển dụng là chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực, có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng nguồn lực trong tổ chức. Vì vậy, việc xây dựng một quy trình tuyển dụng rõ ràng và chiến lược sẽ đem lại lợi ích rất lớn cho tổ chức. Tuy vậy, tình hình tuyển dụng của Công ty Vinasa còn nhiều bất cập, việc tuyển dụng không được thực hiện theo trình tự nhất định, trước khi tuyển dụng việc xác định mục tiêu tuyển dụng, bảng mô tả công việc, mức lương, yêu cầu trình độ và năng lực thường chưa được quan tâm đúng mức. Do đó, căn cứ trên phương thức làm việc, cơ cấu và văn hóa Công ty, tôi xin đề xuất quy trình tuyển dụng như sau:
Bƣớc 1: Thành lập Hội đồng tuyển dụng:
Như trình bày ở trên, Quy trình tuyển dụng, phỏng vấn viên thường do Trưởng phòng ban có nhu cầu tuyển dụng đảm nhận hoặc có sự tham gia của Tổng Giám đốc khi cần thiết. Dẫn đến quá trình tuyển chọn nhân viên thường không đảm bảo chất lượng do mang tính chủ quan của phỏng vấn viên. Vì vậy, Công ty nên thành lập một Hội đồng tuyển dụng nhất định bao gồm:
1. Tổng Giám đốc
2. Trưởng phòng Tổ chức – Hành chánh
3. Chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển (Trưởng các phòng ban có nhu cầu tuyển nhân sự)
4. Nhân viên nhân sự Phòng Tổ chức – Hành chánh làm thư ký.
Hội đồng có trách nhiệm duyệt các kết quả phỏng vấn, sát hạch chuyên môn, tay nghề, phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng.
Bƣớc 2: Xác định mục tiêu tuyển dụng:
Xác định số lượng nhân viên cần tuyển, vị trí cần tuyển, bảng mô tả công việc và yêu cầu năng lực, mức lương công ty có thể chi trả cho nhân viên ở vị trí cần tuyển.
Bảng 4.7. Bảng mô tả công việc
Mô tả công việc
Chức danh:_____________________________________
Số lượng cần tuyển: _______________________________________ Phòng/Ban:______________________________________
Tên người phụ trách/Chức danh:______________________ Tình trạng công việc:
Thường xuyên Thời vụ
Thời gian làm việc:
Giờ hành chính Ca
Liệt kê theo thứ tự tầm quan trọng các nhiệm vụ chính của vị trí công việc này và ước tính phần trăm lượng thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ
1. % 2. % 3. % 4. % 5. % 6. % 7. Tổng cộng: 100 %
YÊU CẦU VỀ TRÌNH ĐỘ VÀ NĂNG LỰC:
1. Trình độ học vấn: Ngành nghề:_______________________________ Bằng cấp: ____________________________________ Ngoại ngữ:__________________________________ Giỏi Khá Trung bình Không cần Tin học:_______________________________________ Giỏi
Khá Trung bình Không cần
2. Kinh nghiệm làm việc: _______________________________________ 3. Kỹ năng làm việc: ___________________________________________
Xử lý tình huống Khả năng phân tích Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng quan hệ Sự khéo léo Khác: ________________________________________________________________ _______________________________________________________________ ________________________________________________________________ MỨC LƯƠNG: __________________________________________________________
Mục đích của bảng mô tả công việc: có vai trò quan trọng để xác định được năng lực, kỹ năng cần thiết mà người xin việc cần có nếu họ muốn làm việc tại vị trí cần tuyển; giúp cho nhà tuyển dụng có nhận thức rõ ràng về nhân viên cần tuyển và dễ dàng thực hiện việc đánh giá so sánh khi tiến hành phỏng vấn tuyển dụng; làm căn cứ để đăng quảng cáo, thông báo tuyển dụng, và phân loại hồ sơ ứng viên.
Quy trình thực hiện:
Chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển (ở Công ty Vinasa thông thường sẽ là Trưởng các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng thực hiện) sẽ xác định số lượng nhân viên cần tuyển và bảng mô tả công việc cho từng vị trí chuyển cho Trưởng phòng TC – HC. Trưởng Phòng TC – HC sẽ trình lên TGĐ phê duyệt.
Bƣớc 3: Đăng thông báo tuyển dụng và nhận hồ sơ:
Trưởng phòng TC – HC trình TGĐ kế hoạch tuyển dụng, sau đó chuyển sang cho Nhân viên nhân sự soạn thảo nội dung và liên hệ đăng thông báo tuyển dụng.
Ứng viên sẽ trực tiếp liên hệ và nộp hồ sơ cho Nhân viên nhân sự. Nhân viên nhân sự sẽ tiến hành thu nhận và chọn lọc hồ sơ, lập bảng tóm tắt về trình độ học vấn, kỹ năng làm việc của ứng viên chuyển sang cho Hội đồng tuyển dụng.
Hồ sơ bao gồm:
Loại 1: Các vị trí công việc cần trình độ ngoại ngữ:
2. Đơn xin việc viết tay
3. Bảng tóm tắt quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc. 4. Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương
5. Giấy khám sức khỏe
6. Các văn bằng chứng chỉ theo yêu cầu có công chứng Loại 2: Các vị trí công việc cần trình độ ngoại ngữ:
1. Bìa hồ sơ phải ghi rõ tên, tuổi, địa chỉ liên lạc và vị trí cần tuyển 2. Đơn xin việc viết tay 2 bảng Việt – Anh
3. Bảng tóm tắt quá trình học tập và kinh nghiệm làm việc Việt – Anh 4. Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương
5. Giấy khám sức khỏe
6. Các văn bằng chứng chỉ theo yêu cầu có công chứng Không nhận các hồ sơ thiếu các giấy tờ nêu trên.
Nguồn tuyển dụng:
+ Nguồn nội bộ:
- Các ứng viên là nhân viên trong Công ty có đơn xin dự tuyển vào vị trí theo thông báo tuyển dụng nội bộ được niêm yết có thời hạn.
- Đồng thời Phòng TC - HC cũng xem xét hồ sơ các ứng viên tiềm năng trong Công ty (đánh giá năng lực, kết quả hoàn thành công việc) để chọn ra những ứng viên có đủ điều kiện cho bước tuyển chọn.
- Sau bước tiếp nhận, tìm kiếm những ứng viên nội bộ nếu số lượng đủ thì trình lên Hội đồng tuyển chọn để thực hiện tuyển chọn, nếu thếu thì tuyển thêm nguồn bên ngoài.
+ Nguồn bên ngoài:
- Do nhân viên trong Công ty giới thiệu (thông qua thông báo nội bộ) - Liên hệ với các trưởng Đại học, Cao đẳng, dạy nghề
- Đăng thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng - Liên hệ với các Công ty tư vấn, dịch vụ nguồn nhân lực
Bƣớc 4: Sơ tuyển:
- Tổng hợp 2 nguồn lực trên và loại bỏ các ứng viên không đáp ứng yêu cầu cơ bản của công việc.
- Công tác sơ tuyển do Trưởng phòng TC - HC và Nhân viên nhân sự thực hiện, chủ yếu loại ứng viên trên hồ sơ dự tuyển do những lý do sau:
+ Chuyên môn nghề nghiệp của ứng viên không phù hợp với vị trí dự tuyển.
+ Trình bày cẩu thả, lỗi chính tả nhiều. + Kết quả học tập dưới mức trung bình. + Thay đổi công việc liên tục.
+ Quá độ tuổi yêu cầu.
+ Hoàn cảnh gia đình không phù hợp với môi trường làm việc…
Bƣớc 5: Phỏng vấn, sát hạch:
Công tác chuẩn bị:
+ Gửi thông tin mời phỏng vấn, sát hạch đến ứng viên
+ Họp hội đồng tuyển dụng thông qua chương trình phỏng vấn, sát hạch. + Nhân viên nhân sự chuẩn bị các trang thiết bị, văn phòng, cơ sở vật chất để thực hiện phỏng vấn, sát hạch.
Thực hiện phỏng vấn vòng 1:
+ Trưởng phòng TC - HC và Chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển sẽ trực tiếp phỏng vấn ứng viên để kiểm tra kiến thức tổng quát, tư chất, ngoại hình, khả năng giao tiếp và chuyên môn. Nhân viên nhân sự có vai trò ghi nhận những đánh giá của người phỏng vấn.
+ Sau khi thực hiện phỏng vấn ứng viên, Trưởng phòng TC - HC và Chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển sẽ thảo luận và quyết định ứng viên được vào vòng 2.
+ Nhân viên nhân sự sẽ tóm tắt đánh giá của Trưởng phòng TC - HC và Chuyên gia sau đó trình lên Tổng Giám đốc để thực hiện phỏng vấn vòng 2.
+ Tổng Giám đốc sẽ trực tiếp phỏng vấn ứng viên và quyết định ứng viên nào được tuyển dụng.
Một số nguyên tắc tuyển chọn:
- Chỉ nên tuyển chọn những ứng viên có trình độ cao hơn hoặc bằng so với mặt bằng trình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên làm cùng vị trí hoặc tương đương.
- Không quá cầu toàn ở ứng viên - Phù hợp với văn hóa của Công ty. Ghi chú:
- Không phải tất cả các vị trí công việc đều phải áp dụng các bước nêu trên. Tùy theo mức độ quan trọng và cần thiết của công việc mà tiến hành áp dụng quy trình này.
Bƣớc 6: Thử việc
Căn cứ vào danh sách ứng viên do Hội đồng tuyển dụng cung cấp, Nhân viên nhân sự sẽ gửi thông tin mời thử việc đến các ứng viên.
Trưởng phòng TC – HC và Nhân viên nhân sự sẽ trực tiếp giới thiệu một số nội dung cần thiết cho nhân viên thử việc bao gồm:
+ Lịch sử hình thành và phát triển Công ty
+ Văn hóa Công ty, các quy định, thủ tục, nội quy cần tuân thủ + Thông báo nghĩa vụ và quyền lợi của nhân viên thử việc + Giới thiệu nhân viên thử việc với các phòng ban tiếp nhận
+ Lãnh đạo trao đổi với nhân viên thử việc và ký nhận Bảng mô tả công việc. + Giới thiệu nhân viên sẽ kèm cặp nhân viên thử việc
Bƣớc 7: Nhận việc chính thức
Sau thời gian thử việc Nhân viên nhân sự sẽ nhắc nhở các Phòng gửi thông báo cho biết kết quả đánh giá nhân viên thử việc để trình lên Tổng Giám đốc xem xét, ký hợp đồng lao động có thời hạn.
4.5. GIẢI PHÁP QUY TRÌNH ĐÀO TẠO: 4.5.1. Phân tích thực trạng: 4.5.1. Phân tích thực trạng:
Bảng 4.8. Tình hình đào tạo của Công ty từ 2007 - 2010 Năm Số khoá đào tạo Số lƣợt ngƣời đào tạo Lĩnh vực đào tạo
2007 7 14 Nghiệp vụ chuyên môn 2008 16 37 Nghiệp vụ chuyên môn 2009 12 107 Nghiệp vụ chuyên môn 6 tháng đầu năm
2010
7 24 Nghiệp vụ chuyên môn
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chánh – Công ty TNHH LDTL Vinasa)
Quy trình đào tạo của Công ty đã được xây dựng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Các bước đào tạo được quy định khá rõ ràng và khoa học. Tuy nhiên, quá trình áp dụng và thực hiện Quy trình đào tạo vẫn chưa đem lại hiệu quả cao. Chưa tổ chức được các khóa học đào tạo tại chỗ nhằm đào tạo nâng cao tay nghề của các công nhân và kỹ thuật viên, chưa có kế hoạch cụ thể để nâng cao trình độ cán bộ nhân viên khối văn phòng cũng như chú trọng đến việc nâng cao trình độ cho cấp quản lý.
Nhìn vào bảng số liệu tổng hợp tình hình đào tạo của Công ty, có thể nhận thấy rằng, việc thực hiện đào tạo không đều và không được trãi rộng cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của toàn công ty. Năm 2009 là năm có số người được đào tạo cao vượt bật so với các năm còn lại là do 8/2009, Công ty Philip Morris Vietnam chuyển giao việc sản xuất sản phẩm thuốc lá Marlboro cho Công ty, nên họ đã mở các lớp tập huấn để đào tạo kỹ thuật và tay nghề cho CBNV và công nhân của Công ty nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất. Các năm còn lại, tình hình đào tạo của Công ty hoàn toàn bị động. Công ty chỉ căn cứ vào những khóa học do Tổng Công ty Thuốc lá VN hoặc những Trường nghiệp vụ tổ chức, sau khi xem xét và cân nhắc sẽ đưa nhân viên đi học.
4.5.2. Giải pháp đào tạo:
Nhân sự chính là yếu tố quan trọng giúp Công ty phát triển và thịnh vượng. Nguồn nhân sự tốt sẽ có thể giúp Công ty đứng vững và phát triển mạnh mẽ trên thị trường. Do vậy, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân sự phải được đặc biệt chú trọng hơn nữa. Hiện nay, quy trình đạo tạo đã được Công ty xây dựng rất rõ ràng, tuy
nhiên việc thực hiện và áp dụng quy trình chưa thực sự hiệu quả. Công tác tổ chức đào tạo nâng cao trình độ năng lực tay nghề cho toàn thể nhân viên vẫn chưa được thực hiện thường xuyên.
Thành lập Hội đồng đào tạo:
Do đặc thù là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh với chức năng sản xuất là chủ yếu, do đó, lực lượng lao động trực tiếp chiếm tỷ lệ rất lớn trong tổng số lao động vì vậy Công ty nên chú trọng tới công tác đào tạo nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân hơn nữa. Phòng Tổ chức – Hành chánh nên kết hợp với Ban Quản lý Phân xưởng rà soát lại trình độ tay nghề của toàn thể lao động trực tiếp, đánh giá xem xét hiệu quả làm việc của lao động để từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo hiệu quả. Hình thức đào tạo có thể là gửi công nhân đi học nghề hoặc mời giảng viên từ các trường dạy nghề về Công ty để tổ chức các lớp học trực tiếp tại Công ty. Tuy nhiên 2 hình thức trên chi phí cao và ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất do công nhân phải nghỉ việc để ra ngoài học tập. Vì vậy, Công ty nên thành lập một Hội đồng đào tạo trong đó có sự tham gia của những công nhân, kỹ sư lành nghề, khả năng chuyên môn cao.
Vai trò và chức năng của Hôi đồng đào tạo: là xây dựng chương trình đào tạo và giáo án để giảng dạy kiến thức và nâng cao tay nghề cho các nhân viên mới vào làm và những đồng nghiệp đang làm việc tại Công ty.
Ưu điểm của Hội đồng đào tạo: Thứ 1, do Hội đồng đào tạo là những nhân viên đã trực tiếp làm việc tại Công ty, có kiến thức, kỹ năng và am hiểu hoạt động sản xuất của Công ty, vì vậy chương trình và giáo án giảng dạy sẽ rất hữu ích, cô động và gần gũi với thực tế; thứ 2, Do Hội đồng đào tạo trực tiếp làm việc tại Công ty, vì thế có thể theo dõi và quan sát được năng lực và kỹ năng làm việc của các nhân viên, phát hiện ra