tổng hợp trình Tổng Giám đốc.
Tất cả cán bộ, nhân viên, công nhân ở bộ phận nào được cử đi công tác, hoặc có nhu cầu nghỉ phép, nghỉ việc riêng, nghỉ bệnh phải viết giấy xin nghỉ phép thông qua người phụ trách trực tiếp và phải nộp về phòng TC-HC để theo dõi. Nếu nghỉ 2 ngày đối với nhân viên, người lao động và 1 ngày đối với cấp lảnh đạo, phải trình Ban Giám đốc cho phép mới được nghỉ.
Hàng tháng các Phòng, xưởng sản xuất phải lập dự toán mua công cụ, dụng cụ, văn phòng phẩm nộp về Phòng TC-HC vào đầu tháng để Phòng TC-HC tổng hợp trình Ban Giám đốc duyệt để mua và phân phối lại cho các Phòng và xưởng sản xuất.
4.1.3. Chi tiết nhiệm vụ của nhân viên trực thuộc phòng thuộc khối văn phòng: phòng:
Bảng 4.2. Nhiệm vụ nhân viên Phòng TC - HC
Chức vụ Công việc
Trưởng phòng 1. Tham gia cùng Hội đồng lương thiết lập xây dựng quy chế lương.
2. Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phương pháp hình thức trả lương, thưởng, phụ cấp làm việc tại Công ty và chỉ thị cho Nhân viên phụ trách lương thực hiện công đoạn tính toán.
3. Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương theo đúng qui định của công ty và chỉ thị cho Nhân viên phụ trách lương thực hiện công đoạn tính toán. 4. Giải quyết trong phạm vi cho phép các vướng mắc, khiếu
nại của người lao động về chính sách, chế độ, tiền lương, thưởng, phụ cấp liên quan.
5. Quản lý và theo dõi các hoạt động xây dựng cơ bản của toàn Công ty.
quy định, nội quy của công ty đề ra.
7. Tham gia phổ biến văn bản pháp luật, xử lý việc vi phạm kỷ luật trong công ty.
8. Đảm bảo an toàn sản xuất.
9. Trực tiếp bảo quản tốt tài sản của công ty và đảm bảo cuôc sống ổn định cho CBCNV.
10. Tham gia xây dựng, thực hiện các Hệ thống quản lý trong toàn cty (như ISO 9000).
11. Tổ chức cho CBCNV học tập luật lao động, luật công đoàn, PCCC, Vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động… 12. Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng trong và ngoài nước.
Chuẩn bị các tài liệu, đặt phòng, đặt bàn tiệc cho các cuộc hội thảo, hội nghị của Công ty.
13. Tiếp nhận đơn khiếu kiện, xử lý những CBCNV vi phạm theo luật lao động.
14. Xây dựng mạng lưới bảo vệ, công tác PCCC, an ninh trật tư trong môi trường hoạt động của công ty.
15. Soạn thảo các quyết định, công văn liên quan đến hoạt động hành chánh – nhân sự.
16. Quản lý và điều hành chung canteen, tạp vụ, bảo vệ, tài xế, toàn bộ hệ thống xe phục vụ cho việc đi lại của Công ty,
17. Liên hệ với cơ quan đại chúng để đăng tin tuyển dụng và nhận hồ sơ tuyển dụng.
Nhân viên phụ trách lương
1. Tính lương, thưởng hàng tháng cho CBCNV.
2. Lập báo cáo tiền lương định kỳ theo qui định của Công ty. 3. Lập báo cáo làm thêm giờ hàng tháng cho Ban Tổng
Giám đốc Công ty.
tục thanh toán bảo hiểm cho người lao động.
5. Quản lý con dấu căn cứ vào nội dung các văn bản, giấy tờ để đóng dấu thích hợp.
6. Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đi và đến. 7. Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu,
cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu.
8. Chuyển giao công văn tài liệu, báo chí, báo cáo đến các Phòng, bộ phận liên quan.
9. Viết giấy giới thiệu, giấy công tác.
10. Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.
11. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển hồ sơ.
12. Quản lý tổng đài, máy fax theo qui định của Công ty. 13. Giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty do Trưởng phòng giao. Nhân viên chế độ 1. Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBCNV toàn Công ty.
2. Theo dõi số lượng CBCNV Công ty nghỉ việc.
3. Đăng ký các khóa học đào tạo cho CBCNV, theo dõi chương trình đào tạo.
4. Tổ chức ký hợp đồng lao động cho CBCNV toàn Công ty. 5. Đăng ký và kết sổ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo
hiểm tai nạn cho người lao động.
6. Thực hiện báo cáo số lượng nhân sự đang làm hoặc nghỉ việc hàng tháng.
7. Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động. Thực hiện chấm công cho toàn thể Công ty.
8. Mua văn phòng phẩm và các dụng cụ cần thiết khác cho toàn Công ty.
9. Phụ trách theo dõi hoạt động của canteen, tạp vụ, lập sổ theo dõi tiền ăn hàng ngày.
10. Đăng ký MST thu nhập cá nhân cho người lao động. Nhân viên IT 1. Quản lý toàn bộ hệ thống vi tính, mạng nội bộ và điện
thoại của toàn Công ty.
2. Tham gia công tác Bảo hộ lao động, trang bị các thiết bị bảo hộ lao động cho công nhân, phân phát chế độ bồi dưỡng độc hại cho lao động gián tiếp và trang bị đồng phục cho toàn thể Công ty.
3. Thực hiện các hoạt động khác do TGĐ và Trưởng phòng chỉ đạo như xây dựng hệ thống thương hiệu Công ty, in ấn bản tên, in ấn băng gôn, bảng hiệu…cho toàn Công ty.
Nhận xét:
Bảng phân công công việc chi tiết này được thống kê lại dựa trên việc phỏng vấn riêng từng nhân viên để nhận biết rõ hơn công việc họ đang thực hiện. Chi tiết nhiệm vụ của từng nhân viên Phòng TC – HC chưa được liệt kê hoặc mô tả trong các hồ sơ hiện có. Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng do quá trình làm việc có phát sinh tới đâu thì được phân công tới đó.
4.2. THỰC TẾ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG VÀ ĐÀO TẠO CỦA PHÒNG TC – HC:
4.2.1. Công tác tuyển dụng:
Công tác tuyển dụng của Công ty hiện nay được thực hiện như sau:
Lập kế hoạch tuyển dụng, hàng năm Công ty có xác định nhu cầu tuyển dụng và lên kế hoạch nhân sự vào mỗi đầu năm. Ngoài ra trong quá trình hoạt động nếu phát sinh thiếu nhân sự thì sẽ thực hiện công tác tuyển dụng tại thời điểm đó.
Căn cứ trên kế hoạch tuyển dụng có sẵn, Trưởng Phòng TC – HC sẽ liên hệ với các Trưởng phòng ban tiến hành thủ tục tuyển dụng.
1. Trưởng phòng TC – HC soạn thảo thông báo tuyển dụng, gửi cho Trưởng phòng ban liên quan để thông qua sau đó liên hệ với cơ quan đại chúng, báo đài để đăng thông tin tuyển dụng.
2. Hồ sơ ứng viên sẽ được thu tại phòng TC – HC, sau khi phân loại sẽ chuyển hồ sơ cho Trưởng phòng ban liên quan để sắp xếp lịch hẹn phỏng vấn.
3. Khi nhận được kết quả phỏng vấn, phòng TC – HC sẽ gửi thư chấp thuận hoặc từ chối tuyển dụng đến ứng viên và thực hiện các thủ tục liên quan khi ứng viên vào làm việc tại Công ty.
Quy trình phỏng vấn:
Đối với những vị trí công việc của Phòng TC – HC, phòng Kế toán thì quá trình phỏng vấn sẽ được chia thành 2 giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: Trưởng phòng phỏng vấn và lựa chọn một số ứng viên phù hợp sau đó chuyển sang cho Tổng Giám đốc
+ Giai đoạn 2: Tổng Giám đốc trực tiếp phỏng vấn ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng.
Đối với vị trí công việc của phòng CN –KCS, phòng KT – KH, Ban Quản lý Phân xưởng thì việc phỏng vấn sẽ do Trưởng phòng thực hiện sau đó đề xuất lên Tổng Giám đốc và ra quyết định tuyển dụng
Tuyển dụng: Khi đã có quyết định của Tổng Giám đốc, Trưởng các đơn vị có nhu cầu nhân sự sẽ làm tờ trình tuyển dụng do Tổng Giám đốc phê duyệt, sau đó gửi cho Phòng TC – HC để gửi thư đồng ý tuyển dụng và thư từ chối đến các ứng viên.
Thời gian thử việc: Thời gian thử việc và lương thử việc do Tổng Giám đốc quyết định.
Ký hợp đồng: Sau thời gian thử việc, Trưởng các phòng có nhu cầu nhân sự sẽ thông báo đến Tổng Giám đốc và Phòng TC – HC quyết định tuyển dụng chính thức. Nếu chấp thuận tuyển thì Phòng TC – HC sẽ soạn thảo hợp đồng thời hạn 6 tháng hoặc 1 năm tùy vào yêu cầu của Trưởng phòng ban có nhu cầu nhân sự.
Nhận xét:
Hiện nay, quy trình tuyển dụng của Công ty cũng chưa được ghi rõ thành văn bản. Trong quá trình thực hiện tuyển dụng còn xảy ra nhiều bất cập, dẫn đến việc tuyển chọn nhân sự gặp nhiều vấn đề, chất lượng nhân lực tuyển vào không cao, dẫn đến việc sử dụng nguồn nhân lực của Công ty không đạt hiệu quả và có phần lãng phí.
4.2.2. Công tác đào tạo:
Việc đào tạo hiện tại của Công ty được thực hiện khi có các khóa học do Tổng Công ty Thuốc lá VN hoặc do các Trung tâm đào tạo tổ chức. Thông thường, Tổng Công ty hoặc các Trung tâm đào tạo sẽ gửi thông báo tổ chức lớp học cho Công ty. Sau đó, Công ty sẽ xem xét nhu cầu tham gia lớp học của các Phòng Ban và tiến hành đăng ký.
4.2.2.1. Mục đích đào tạo:
Nhằm bồi dưỡng kiến thức cơ bản, đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ cho CBCNV đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty, trình tự những bước tiến hành trong công tác đào tạo, thực hiện nhiệm vụ theo nhu cầu.
4.2.2.2. Những loại hình đào tạo:
Đào tạo tại chỗ bao gồm:
Đào tạo nâng bậc cho công nhân hàng năm: Là hình thức nâng cao, hoàn thiện kiến thức nâng cao kiến thức cho công nhân để đáp ứng nhu cầu công nghệ cần thiết cho quy trình sản xuất mà công nhân đang đảm nhiệm trên vị trí dây chuyền sản xuất, qua đó làm cơ sở cho việc xét nâng bậc lương hàng năm.
Đào tạo mới: Là đào tạo những kiến thức cơ bản một cách có hệ thống nghề nghiệp mà Công ty đang cần.
Đào tạo lại: Là đào tạo chuyển đổi nghề nghiệp do điều động, thuyên chuyển công tác.
Kèm cặp trong sản xuất: Là trách nhiệm của các Phân xưởng bố trí thợ lành nghề truyền đạt những kinh nghiệm nghề nghiệp cho thợ mới vào.
Bồi dưỡng nâng cao năng lực thực hành về chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ thuật cho công nhân viên : Là hình thức trang bị một số kiến thức cần thiết cho những người mới tiếp nhận từ trường lớp ra và những người thuyên chuyển công tác từ đơn vị khác đến .
Đào tạo về Bảo hộ lao động, an toàn và vệ sinh công nghiệp, vệ sinh an toàn thực phẩm: Là hình thức nâng cao kiến thức những kiến thức cho công nhân trong công tác phòng chống tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các kỹ năng thực hành cấp cứu tai nạn trong sản xuất.
Những ngành nghề đào tạo ngoài Công ty:
Những ngành nghề đặc thù: Vận hành thiết bị áp lực, hàn các thiết bị áp lực, lái xe nâng ...
Các ngành nghề trên, Công ty có nhu cầu trong bố trí sử dụng lao động nhưng chưa đủ điều kiện tự tổ chức đào tạo thì Công ty sẽ cử đi học tại các trường lớp đào tạo của Nhà Nước hoặc những cơ sở dạy nghề chuyên ngành.
Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ:
Nhằm nâng cao trình độ chính trị, chuyên môn, nghiệp vụ và kiến thức quản lý khác cho cán bộ quản lý, số người chọn cử đào tạo tương đối ít thời gian học tập tương đối dài, Công ty không đủ các điều kiện để tự tổ chức thì Công ty sẽ gửi đi đào tạo tại các trường lớp bên ngoài dưới các hình thức sau:
Đào tạo ngắn hạn: Chủ yếu là việc chọn cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ do các cơ quan cấp trên và các cơ quan chuyên ngành tổ chức . Trên cơ sở nhu cầu đào tạo, Công ty có thể liên hệ trực tiếp hoặc theo các thông báo chiêu sinh của các cơ sở đào tạo để chọn cử người đi học.
Đào tạo tại chức dài hạn:
+ Đối tượng: Bao gồm những số cán bộ đương chức xuất phát từ yêu cầu cần đổi mới cần trang bị thêm một số kiến thức về quản lý, về chính trị phục vụ cho yêu quản lý và số cán bộ nằm trong diện quy hoạch đào tạo cần bồi dưỡng nhằm bổ sung vào các vị trí chức danh về quản lý chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật.
Trong thời gian này, CB-CNV vừa phải hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn hoặc quản lý và phải sắp xếp thời gian thực hiện các nội dung đào tạo tại trường lớp đào tạo.
+ Chế độ thời gian đi học:
Cán bộ, công nhân viên được Công ty gửi đi học tại chức dài hạn được Công ty đài thọ một phần học phí và các kinh phí khác do trường lớp đào tạo yêu cầu. Công ty sẽ có quy định chi tiết tại các văn bản kèm theo quy chế đào tạo này.
Được Công ty sắp xếp công việc để có thời gian đi học theo lịch của trường.
Tự học tập nâng cao kiến thức:
Công ty có chủ trương khuyến khích, những người thuộc đối tượng làm công tác chuyên môn đi học để nâng cao trình độ chuyênmôn nghiệp vụ và kỹ thuật cho bản thân, sau khi học có kết quả (có giấy chứng nhận) Công ty sẽ thanh toán chi phí học tập, người đi học phải đảm bảo hoàn thành công việc được giao và Công ty sẽ sắp xếp thời gian cho người lao động đi học và trong thời gian đi học người lao động được hưởng nguyên lương. Người xin đi học phải đủ các điều kiện sau Công ty mới xác nhận thủ tục đi học:
- Là cán bộ công nhân viên đã được ký kết hợp đồng lao động có thời hạn trên 01 năm, thời gian làm việc tại Công ty 2 năm trở lên.
- Ngành nghề xin đi học theo đúng ngành nghề mà CBCNV đó hiện nay đang làm. Xin học cao hơn một bậc so với bậc đã đào tạo (Đã học Công nhân kỹ thuật cao thể xin học trung học, cao đẳng ; Đã học trung học, cao đẳng có thể xin học Đại học).
- Việc học không ảnh hưởng nhiều đến công tác chuyên môn và lao động sản xuất.
4.2.2.3. Nội dung quản lý đào tạo:
Xem xét nhu cầu đào tạo của Công ty: Được tiến hành định kỳ vào quý I hàng năm . Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu nhiệm vụ đột xuất hoặc những biến động trong sản xuất kinh doanh Công ty sẽ xem xét các nhu cầu đào tạo bổ sung.
Phân cấp Quản lý đào tạo:
Phòng Tổ chức - Hành chính: Là đơn vị giúp Tổng giám đốc Công ty thống nhất tổ chức duy trì toàn bộ các các hoạt động đào tạo, trong phạm vi toàn Công ty . Chịu trách nhiệm tổ chức, theo dõi, quản lý về đào tạo phòng chống cháy nổ.
Các phòng, Ban chịu trách nhiệm soạn thảo các quy trình, quy phạm, giáo trình giảng dạy thuộc chuyên môn của Phòng, Ban và có trách nhiệm bố trí thời gian cho người lao động tham gia các lớp học theo chương trình, kế hoạch và bố trí giáo viên hướng dẫn, giảng dạy các lớp học theo kế hoạch của Công ty.
Các Phân xưởng: Chịu trách nhiệm đào tạo kèm cặp tay nghề và kỹ năng thực hành cho công nhân tại đơn vị mình.
4.2.2.4. Quy trình đào tạo:
- Căn cứ vào nhu cầu của các đơn vị; Phòng Tổ chức - Hành chính tập hợp để lập kế hoạch đào tạo, trình Tổng giám đốc duyệt kế hoạch đào tạo.
- Sau khi kế hoạch đào tạo được duyệt, Phòng Tổ chức - Hành chính thông báo kế hoạch đào tạo đã được duyệt, cho các đơn vị có liên quan biết về kế hoạch chi tiết bao gồm: Danh sách những người được duyệt cho đi học; địa điểm, thời gian tiến hành các lớp học.