viên trong phòng:
Qua bảng mô tả chi tiết về nhiệm vụ của từng nhân viên trực thuộc phòng, có thể nhận thấy việc phân bổ chức năng nhiệm vụ cho từng nhân viên không đều, không đầy đủ, không mang tính liên kết và chưa tận dụng hết khả năng của nhân viên.
Trƣởng phòng:
Tùy vào quy mô, quan niệm của công ty mà vai trò của Trưởng phòng Tổ chức – Hành chánh sự được định hình. Tuy nhiên, ở bất kỳ quy mô hoạt động nào thì ngoài tài chính, nhân sự luôn là nguồn lực cơ bản của doanh nghiệp. Và yêu cầu chung đối với bất kỳ cấp lãnh đạo thuộc lĩnh vực hành chánh nhân sự là phải là người điều hành, quản lý mọi hoạt động liên quan đến hành chánh, nhân sự của Công ty, cùng Ban Giám đốc xây dựng chiến lược nhân sự, quản lý một cách khoa học toàn bộ các vấn đề nội bộ liên quan đến hành chánh để có thể kiếm soát được hoạt động nội bộ của Công ty, kiểm soát được nguồn nhân lực hiện có, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực và tạo mối quan hệ gắn kết giữa toàn thể nhân viên với Công ty.
Mặc dù, Công ty Vinasa hiện nay chỉ có Phòng Tổ chức – Hành chánh, không có phòng Nhân sự như một số công ty khác nhưng xét trên thực tế, thì vai trò của Phòng Tổ chức – Hành chánh tại Công ty bao gồm cả lĩnh vực hành chánh và nhân sự. Tuy nhiên, nhìn vào bảng mô tả chi tiết công việc của Trưởng phòng thì rất dễ nhận thấy công việc hiện nay của Trưởng phòng chỉ mang tính chất công việc hành chánh mà chưa chú trọng đến công tác quản trị nhân sự, một trong những công tác quan trọng nhất ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào. Ngoài ra, những dạng công việc như: Bảo quản tài sản của Công ty, soạn thảo các quyết định, công văn liên quan đến hoạt động hành chánh – nhân sự, quản lý và điều hành toàn bộ hệ thống xe, tổ chức hội nghị, tiệc, lễ tân…hiện nay Trưởng phòng lại là người trực tiếp đứng ra thực hiện những công việc như vậy. Tất cả những nhân viên còn lại của phòng đều không tham gia vào các công
việc này, trừ các trường hợp được Trưởng phòng giao thực hiện một công đoạn nhỏ. Điều này cho thấy, Trưởng phòng đảm nhận quá nhiều việc nhỏ và tiểu tiết mà đáng lẽ ra nên được thực hiện bởi những nhân viên cấp dưới. Trưởng phòng nên giữ vai trò đôn đốc, kiểm tra và giám sát.
Từ phân tích trên có thể nhận thấy, do không có sự phân công công việc rõ ràng nên Trưởng phòng phải đảm trách quá nhiều công việc. Do vậy, chưa phát huy hết được chức năng tham mưu lãnh đạo, hiệu quả làm việc dưới vai trò là người lãnh đạo bộ phận hành chánh, nhân sự chưa cao. Bên cạnh đó năng lực trình độ cũng chưa đáp ứng được nhu cầu của công việc do chưa chú trọng đến việc nâng cao năng lực quản lý, khả năng phân tích hoạch định.
Nhân viên phụ trách lƣơng:
Vai trò chính của Nhân viên này ở đây đơn thuần chỉ là thực hiện việc tính toán lương, thưởng dựa trên nhưng quy định, công thức, mẫu biểu đã có sẵn. Nhân viên phụ trách lương không được trực tiếp tham gia vào các hoạt động xây dựng, nghiên cứu, kiểm tra và theo dõi các hoạt động liên quan đến việc chi trả lương, thưởng cho toàn thể Công ty. Bên cạnh đó, Nhân viên phụ trách lương còn phải đảm nhận những công việc khác, không liên quan đến công việc chính yếu đang thực hiện như quản lý con dấu, công văn, giấy tờ…Điều này sẽ làm giảm hiệu quả thực hiện công việc, do chỉ được giao phần công đoạn cuối cùng và không được tạo điều kiện để hiểu sâu hơn nữa công việc đang thực hiện.
Nhân viên phụ trách chế độ:
Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của Nhân viên chế độ tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, do số lượng nhân viên Phòng Tổ chức – Hành chánh đang thiếu, vì vậy nếu vai trò của Nhân viên chế độ chỉ dừng lại một số công việc như trên thì thời gian làm việc của Nhân viên chế độ tương đối rộng rãi. Chứng tỏ hiệu quả sử dụng sức lao động của Phòng chưa cao.
Nhân viên IT:
Vai trò của nhân viên IT trong Phòng chưa rõ ràng. Việc phân công quá nhiều công việc thuộc nhiều lĩnh vực riêng lẽ, không thuộc chuyên môn và liên kết với nhiệm vụ chính cho nhân viên IT gây ra nhiều bất lợi cho Nhân viên này trong quá trình thực hiện công việc.
NHẬN XÉT:
Nhìn chung, từ bảng mô tả Chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổ chức – Hành chánh Vinasa ta thấy rằng có 3 vấn đề lớn đối với cơ cấu nhân sự của Phòng:
Khối lượng công việc: Việc phân bổ công việc giữa các nhân viên hiện tại không đồng đều. Chưa tận dụng được hết năng lực và khả năng làm việc của nhân viên.
Thiếu nhân sự: Số lượng nhân viên cần thiết để có thể đảm đương hết toàn bộ công việc mà Phòng nên thực hiện là chưa đủ. Hiện tại Phòng đang thiếu nhân viên phụ trách phần nhân sự và phần hành chánh văn thư. Điều này đã làm cho hiệu quả hoạt động và khả năng bao quát công việc của Phòng trong Công ty không cao, gây nhiều khó khăn trở ngại cho các Phòng Ban khác trong quá trình giao dịch và xử lý công việc. Từ đó, làm cho vai trò của Phòng trong Công ty trở nên mờ nhạt và dần mất đi một số quyền hạn nhất định.
Nhân sự theo kế hoạch: Theo kế hoạch, Phòng TC – HC sẽ tuyển nhân viên Tư vấn luật nhưng trên thực tế không cần thiết phải tuyển nhân viên này, do khi có nhu cầu phát sinh liên quan đến luật, Công ty có thể thuê luật sư tư vấn. Mặt khác, nhu cầu cần một Nhân viên tư vấn luật tại Công ty là không cao, do tại Công ty ít xảy ra các trường hợp nghiêm trọng liên quan đến pháp luật. Vì vậy, nếu tuyển dụng, Công ty sẽ không thể sử dụng hiệu quả nhân sự này cũng như giữ chân nhân viên này tại Công ty trong thời gian dài. Điển hình là vào tháng 8/2010, nhân viên Tư vấn luật sau 3 ngày thử việc đã xin nghỉ việc.
Nhu cầu tuyển nhân viên tiếp tân là cần thiết do Công ty cần phải có một nhân viên trực ngay khu vực ra vào của văn phòng để thuận tiện cho khách hàng hoặc đối tác đến giao dịch. Tuy nhiên, nếu chỉ tuyển đơn thuần một nhân viên làm công việc tiếp tân, tốt nghiệp phổ thông, có ngoại hình và yêu cầu biết sử dụng ngoại ngữ thì sẽ rất
khó tuyển dụng. Do đó, thực tế nhu cầu tuyển dụng được thiết lập từ đầu năm 2010, nhưng đến tháng 12/2010 Công ty vẫn chưa thể tuyển được tiếp tân. Do các vấn đề sau đây:
+ Đa số các ứng viên có ngoại hình, tốt nghiệp phổ thông thì sẽ không biết sử dụng ngoại ngữ, hoặc khả năng ngoại ngữ cũng như kiến thức và khả năng giao tiếp kém.
+ Các ứng viên có ngoại hình, tốt nghiệp Cao đẳng, hoặc Đại học, biết sử dụng ngoại ngữ thì sẽ không mong muốn gắn bó với một công việc giản đơn như vị trí tiếp tân mà Công ty đang tuyển dụng. (Bao gồm trực điện thoại, tiếp khách đến và một vài công việc khác)