4.3.1. Kế hoạch nhân sự năm 2010 của Công ty Vinasa:
4.3.1.1. Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ năm 2010:
Bảng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ năm 2010 được Tổng Giám đốc trình Hội đồng Thành viên Công ty xem xét tại cuộc họp HĐTV thường niên. Căn cứ để xác định kế hoạch sản xuất là dựa trên sản lượng sản xuất, sản lượng tiêu thụ của năm trước, tình hình thị trường, năng lực máy móc thiết bị, giá cả của các nguyên phụ liệu.
Bảng 4.3. Kế hoạch sản xuất và tiêu thụ năm 2010
Sản phẩm Kế hoạch 2010 Thực hiện 2009 % Chênh lệch
Thuốc lá nội địa
Thị trường nội địa 103,500,000
72,851,124 142.07%
Golden Eagle White 48,000,000
43,059,860 111.47%
New Golden Eagle -
12,514 0.00% Icel 16,000,000 14,458,000 110.67% New Icel 6,000,000 5,385,000 111.42% Marlboro KS Box 20 33,500,000 4,032,500 830.75%
Marlboro Lights KS Box 20 -
5,582,000 0.00% Marlboro Lights MNT KS Box 20 - 321,250 0.00%
Thị trường xuất khẩu -
9,042,000 0.00%
Golden Eagle Export -
440,000 0.00%
Ray Full Flavor - Vinasa -
6,222,000 0.00%
Ray Cool Menthol -
200,000 0.00% Ray Lights - 165,000 0.00% Black Jack - 2,015,000 0.00% Tổng cộng nội địa 103,500,000 81,893,124 126.38%
Icel Export - 3,451,000 0.00% Tổng cộng xuất khẩu - 3,451,000 0.00% Tổng cộng thành phẩm 103,500,000 85,344,124 121.27% Hàng thƣơng mại Marlboro KS Box 20 33,500,000 2,243,500 1493.20%
Marlboro Lights KS Box 20 -
2,772,000 0.00% Marlboro Lights MNT KS Box 20 - 138,750 0.00% Tổng cộng hàng thƣơng mại 33,500,000 5,154,250 649.95%
4.3.1.2. Kế hoạch nhân sự năm 2010:
Kế hoạch nhân sự năm 2010 được thực hiện chủ yếu dựa trên nhu cầu sản xuất và tiêu thụ năm 2010. Từ nhu cầu sản xuất và tiêu thụ, kết hợp với nhu cầu hoạt động kinh doanh của năm mà các phòng, ban tự xác định nhu cầu nhân sự riêng, sau đó trình cho Tổng Giám đốc để phê duyệt.
+ Năm 2010, sản lượng sản xuất và tiêu thụ cao gấp 42% so với năm 2009, vì thế theo thống kê của Ban Quản lý Phân xưởng, phòng KCS và phòng KH – KD thì lao động trực tiếp phục vụ cho sản xuất phải gia tăng số lượng mới đáp ứng kịp nhu cầu sản xuất và tiêu thụ.
+ Trong năm 2010, quy mô, cơ cấu hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ có nhiều thay đổi do Công ty sẽ chuyển đổi đối tác kinh doanh và tên doanh nghiệp vì vậy các phòng ban chức năng như kế toán, hành chánh cũng cần bổ sung thêm số lượng nhân sự.
Từ những định hướng đó, kế hoạch nhân sự năm 2010 của Công ty được thống kê như sau:
Bảng 4.4. Kế hoạch nhân sự năm 2010 Thêm (Bớt) Mô tả 1/1/2009 01-06/2010 07-12/2010 31/12/2010 Ban Tổng Giám đốc 1 1 2 Kế toán và tài chính 7 2 9 Hành chánh 17 3 20 Hành chánh xưởng 8 3 11
Kế hoạch – Kinh doanh
Nhân viên văn phòng/xưởng 14 3 17
Kế hoạch & Kinh doanh –
Tiếp thị 27 7 34
Công nghệ KCS 11 11
Xưởng 1 28 28
Xưởng 2 45 11 56
Tổng cộng 158 30 188
Trong bảng kế hoạch nhân sự, đa số các phòng ban đều có nhu cầu bổ sung thêm nhân sự trong năm 2010. Do thời gian thực hiện luận văn ngắn, nên tôi không thể phân tích toàn bộ kế hoạch nhân sự của cả Công ty. Vì vậy tôi xin chỉ phân tích riêng về nhân sự của Phòng TC - HC.
Nhu cầu tuyển dụng nhân sự của Phòng TC – HC được đề ra dựa trên các yếu tố sau:
+ Năm 2010, tòa nhà văn phòng của Công ty sẽ chính thức được đưa vào sử dụng. Tòa nhà mới sẽ có quầy lễ tân, vì vậy phòng sẽ phải tuyển dụng một lễ tân tốt nghiệp phổ thông hoặc trung cấp trở lên, có ngoại hình và biết sử dụng ngoại ngữ để trực tại quầy này. Đồng thời, do tòa nhà rộng hơn nên sẽ cần thêm 1 tạp vụ.
+ Trong năm, Công ty sẽ thay đổi cơ cấu kinh doanh, do vậy Phòng dự định sẽ tuyển thêm một nhân viên Tư vấn luật tốt nghiệp Đại học Luật.
Như vậy, tổng nhu cầu tuyển dụng của Phòng TC – HC đầu năm 2010 là 3 người.
4.3.2. Phân tích thực trạng công việc và hiệu quả làm việc của từng nhân viên trong phòng: viên trong phòng:
Qua bảng mô tả chi tiết về nhiệm vụ của từng nhân viên trực thuộc phòng, có thể nhận thấy việc phân bổ chức năng nhiệm vụ cho từng nhân viên không đều, không đầy đủ, không mang tính liên kết và chưa tận dụng hết khả năng của nhân viên.
Trƣởng phòng:
Tùy vào quy mô, quan niệm của công ty mà vai trò của Trưởng phòng Tổ chức – Hành chánh sự được định hình. Tuy nhiên, ở bất kỳ quy mô hoạt động nào thì ngoài tài chính, nhân sự luôn là nguồn lực cơ bản của doanh nghiệp. Và yêu cầu chung đối với bất kỳ cấp lãnh đạo thuộc lĩnh vực hành chánh nhân sự là phải là người điều hành, quản lý mọi hoạt động liên quan đến hành chánh, nhân sự của Công ty, cùng Ban Giám đốc xây dựng chiến lược nhân sự, quản lý một cách khoa học toàn bộ các vấn đề nội bộ liên quan đến hành chánh để có thể kiếm soát được hoạt động nội bộ của Công ty, kiểm soát được nguồn nhân lực hiện có, sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực và tạo mối quan hệ gắn kết giữa toàn thể nhân viên với Công ty.
Mặc dù, Công ty Vinasa hiện nay chỉ có Phòng Tổ chức – Hành chánh, không có phòng Nhân sự như một số công ty khác nhưng xét trên thực tế, thì vai trò của Phòng Tổ chức – Hành chánh tại Công ty bao gồm cả lĩnh vực hành chánh và nhân sự. Tuy nhiên, nhìn vào bảng mô tả chi tiết công việc của Trưởng phòng thì rất dễ nhận thấy công việc hiện nay của Trưởng phòng chỉ mang tính chất công việc hành chánh mà chưa chú trọng đến công tác quản trị nhân sự, một trong những công tác quan trọng nhất ở bất kỳ cơ quan tổ chức nào. Ngoài ra, những dạng công việc như: Bảo quản tài sản của Công ty, soạn thảo các quyết định, công văn liên quan đến hoạt động hành chánh – nhân sự, quản lý và điều hành toàn bộ hệ thống xe, tổ chức hội nghị, tiệc, lễ tân…hiện nay Trưởng phòng lại là người trực tiếp đứng ra thực hiện những công việc như vậy. Tất cả những nhân viên còn lại của phòng đều không tham gia vào các công
việc này, trừ các trường hợp được Trưởng phòng giao thực hiện một công đoạn nhỏ. Điều này cho thấy, Trưởng phòng đảm nhận quá nhiều việc nhỏ và tiểu tiết mà đáng lẽ ra nên được thực hiện bởi những nhân viên cấp dưới. Trưởng phòng nên giữ vai trò đôn đốc, kiểm tra và giám sát.
Từ phân tích trên có thể nhận thấy, do không có sự phân công công việc rõ ràng nên Trưởng phòng phải đảm trách quá nhiều công việc. Do vậy, chưa phát huy hết được chức năng tham mưu lãnh đạo, hiệu quả làm việc dưới vai trò là người lãnh đạo bộ phận hành chánh, nhân sự chưa cao. Bên cạnh đó năng lực trình độ cũng chưa đáp ứng được nhu cầu của công việc do chưa chú trọng đến việc nâng cao năng lực quản lý, khả năng phân tích hoạch định.
Nhân viên phụ trách lƣơng:
Vai trò chính của Nhân viên này ở đây đơn thuần chỉ là thực hiện việc tính toán lương, thưởng dựa trên nhưng quy định, công thức, mẫu biểu đã có sẵn. Nhân viên phụ trách lương không được trực tiếp tham gia vào các hoạt động xây dựng, nghiên cứu, kiểm tra và theo dõi các hoạt động liên quan đến việc chi trả lương, thưởng cho toàn thể Công ty. Bên cạnh đó, Nhân viên phụ trách lương còn phải đảm nhận những công việc khác, không liên quan đến công việc chính yếu đang thực hiện như quản lý con dấu, công văn, giấy tờ…Điều này sẽ làm giảm hiệu quả thực hiện công việc, do chỉ được giao phần công đoạn cuối cùng và không được tạo điều kiện để hiểu sâu hơn nữa công việc đang thực hiện.
Nhân viên phụ trách chế độ:
Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của Nhân viên chế độ tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, do số lượng nhân viên Phòng Tổ chức – Hành chánh đang thiếu, vì vậy nếu vai trò của Nhân viên chế độ chỉ dừng lại một số công việc như trên thì thời gian làm việc của Nhân viên chế độ tương đối rộng rãi. Chứng tỏ hiệu quả sử dụng sức lao động của Phòng chưa cao.
Nhân viên IT:
Vai trò của nhân viên IT trong Phòng chưa rõ ràng. Việc phân công quá nhiều công việc thuộc nhiều lĩnh vực riêng lẽ, không thuộc chuyên môn và liên kết với nhiệm vụ chính cho nhân viên IT gây ra nhiều bất lợi cho Nhân viên này trong quá trình thực hiện công việc.
NHẬN XÉT:
Nhìn chung, từ bảng mô tả Chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổ chức – Hành chánh Vinasa ta thấy rằng có 3 vấn đề lớn đối với cơ cấu nhân sự của Phòng:
Khối lượng công việc: Việc phân bổ công việc giữa các nhân viên hiện tại không đồng đều. Chưa tận dụng được hết năng lực và khả năng làm việc của nhân viên.
Thiếu nhân sự: Số lượng nhân viên cần thiết để có thể đảm đương hết toàn bộ công việc mà Phòng nên thực hiện là chưa đủ. Hiện tại Phòng đang thiếu nhân viên phụ trách phần nhân sự và phần hành chánh văn thư. Điều này đã làm cho hiệu quả hoạt động và khả năng bao quát công việc của Phòng trong Công ty không cao, gây nhiều khó khăn trở ngại cho các Phòng Ban khác trong quá trình giao dịch và xử lý công việc. Từ đó, làm cho vai trò của Phòng trong Công ty trở nên mờ nhạt và dần mất đi một số quyền hạn nhất định.
Nhân sự theo kế hoạch: Theo kế hoạch, Phòng TC – HC sẽ tuyển nhân viên Tư vấn luật nhưng trên thực tế không cần thiết phải tuyển nhân viên này, do khi có nhu cầu phát sinh liên quan đến luật, Công ty có thể thuê luật sư tư vấn. Mặt khác, nhu cầu cần một Nhân viên tư vấn luật tại Công ty là không cao, do tại Công ty ít xảy ra các trường hợp nghiêm trọng liên quan đến pháp luật. Vì vậy, nếu tuyển dụng, Công ty sẽ không thể sử dụng hiệu quả nhân sự này cũng như giữ chân nhân viên này tại Công ty trong thời gian dài. Điển hình là vào tháng 8/2010, nhân viên Tư vấn luật sau 3 ngày thử việc đã xin nghỉ việc.
Nhu cầu tuyển nhân viên tiếp tân là cần thiết do Công ty cần phải có một nhân viên trực ngay khu vực ra vào của văn phòng để thuận tiện cho khách hàng hoặc đối tác đến giao dịch. Tuy nhiên, nếu chỉ tuyển đơn thuần một nhân viên làm công việc tiếp tân, tốt nghiệp phổ thông, có ngoại hình và yêu cầu biết sử dụng ngoại ngữ thì sẽ rất
khó tuyển dụng. Do đó, thực tế nhu cầu tuyển dụng được thiết lập từ đầu năm 2010, nhưng đến tháng 12/2010 Công ty vẫn chưa thể tuyển được tiếp tân. Do các vấn đề sau đây:
+ Đa số các ứng viên có ngoại hình, tốt nghiệp phổ thông thì sẽ không biết sử dụng ngoại ngữ, hoặc khả năng ngoại ngữ cũng như kiến thức và khả năng giao tiếp kém.
+ Các ứng viên có ngoại hình, tốt nghiệp Cao đẳng, hoặc Đại học, biết sử dụng ngoại ngữ thì sẽ không mong muốn gắn bó với một công việc giản đơn như vị trí tiếp tân mà Công ty đang tuyển dụng. (Bao gồm trực điện thoại, tiếp khách đến và một vài công việc khác)
4.3.3. Thực trạng năng lực quản lý điều hành của nhân viên Phòng TC – HC: HC:
Kiến thức và năng lực chuyên môn:
Trƣởng phòng: Do thời gian công tác tại Công ty hơn 11 năm trên cương vị là Trưởng phòng Tổ chức – Hành chánh nên Trưởng phòng có rất nhiều kiến thức đối với công tác hành chánh – nhân sự, nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý điều hành, nhậy bén trong giao tiếp với các đơn vị, đối tác bên ngoài. Tuy nhiên, do giữ một chức vụ trong thời gian quá dài và không có sự cạnh tranh, nên không có nhiều cải tiến, sáng tạo trong công việc. Chưa chú trọng đến việc nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao năng lực quản lý điều hành, cập nhật những phương thức quản lý điều hành hiện đại. Chưa thể hiện hết vai trò của một người đứng đầu hoạt động tổ chức – hành chánh của đơn vị như vai trò hoạch định chính sách nhân sự, tư vấn hỗ trợ hiệu quả cho TGĐ trong việc hoạch định nguồn lực của Công ty, tìm kiếm và tận dụng nguồn lực sẵn có, tìm hiểu nhu cầu của người lao động để tìm giải pháp giữ chân nguồn nhân lực, tạo mối quan hệ gắn kết trong nội bộ Công ty giữa nhân viên với nhân viên, giữa các phòng ban với nhau.
Nhân viên: Các nhân viên trong phòng đa phần đã có thời gian làm việc tại Phòng từ 2 năm trở lên vì vậy đã tự tích lũy được rất nhiều kinh nghiệm cũng như kiến thức trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, do công việc được phân công không rõ ràng
và chưa được sự khuyến khích động viên chính đáng của lãnh đạo, nên vẫn chưa chú trọng đến việc nâng cao hơn nữa năng lực làm việc, chưa mạnh dạng sáng tạo, cải tiến quy trình làm việc, ngại đảm nhận công việc mới và trọng trách mới.
Quản lý điều hành:
Hiện tại, vai trò của Trưởng phòng chỉ dừng lại ở việc điều hành hoạt động của tổ chức theo điều lệ, nội quy, chính sách, chủ trương đã được quy định, chưa chú trọng đến việc cải tiến nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, chỉ chú trọng đến công tác hành chánh mà chưa quan tâm đúng mức đến công tác nhân sự như quan tâm chăm sóc đời sống CB-CNV, tạo mối liên hệ gắn kết giữa nhân viên với nhân viên, giữa nhân viên với Công ty, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên…Khả năng lãnh đạo, khả năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc và điều hành nhân viên chưa đạt cao. Vì vậy tiến độ công việc trong phòng thường bị ách tắc và hiệu quả đạt được không cao. Bên cạnh đó, do không có sự phân công công việc cho nhân viên một cách hợp lý và khoa học nên Trưởng phòng thường phải tự tay làm những công việc chi tiết như soạn thảo công văn, quyết định, chuẩn bị hồ sơ dự hợp, chuẩn bị tài liệu, phòng họp… cho hội nghị, hội thảo. Ngoài ra, do không đủ nhân viên, lại chưa có cách sắp xếp và phân công công việc hợp lý nên số lượng công việc trong Công ty thuộc trách nhiệm của Phòng Tổ chức – Hành chánh vẫn chưa được bao quát hết, dẫn đến hiện tượng công việc của phòng hành chánh do các phòng khác đảm nhận.
Tinh thần làm việc:
Do nhân viên trong Phòng thường chỉ được giao việc và làm theo sự chỉ đạo, không được trao nhiều quyền quyết định và tự chủ. Bên cạnh đó, Công ty cũng không có chính sách khen thưởng, khuyến khích rõ ràng đối với nhân viên có sự tiến bộ trong công việc do đó nhân viên thường không có trách nhiệm, nhiệt huyết, sáng tạo trong công việc và không có thái độ làm việc chủ động tích cực vì sự phát triển chung của Công ty. Dẫn đến tình trạng trì trệ và kém hiệu quả trong việc thực hiện công việc.
Nhận xét lãnh đạo và các phòng ban khác:
Đối với các Phòng Ban khác, Phòng Hành chánh chưa làm tròn chức năng nhiệm vụ của Phòng. Chưa bao quát hết những hoạt động hành chánh nhân sự của
Công ty do vậy có rất nhiều công việc đáng lẽ do Phòng thực hiện lại được lãnh đạo giao cho các Phòng khác. Ví dụ trong năm 2008, Công ty tiến hành đổi mô hình kinh doanh từ Công ty liên doanh sang Công ty TNHH, toàn bộ hoạt động giao dịch, đăng