Lập hồ sơ hiện hành ở các ban đảng trực thuộc ban chấp hành trung ương thực trạng và giải pháp

Cán bộ, công chức còn chưa hiểu hoặc hiểu chưa tường tận về ý nghĩa, tác dụng của lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ ...V ì thế, công tác lập hổ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp

Mục lục

Trang

phần, nội dung tài liệu hình thành trong h oạt đ ộn g của các

ban trực thuộc Ban Chấp hành T rung ương Đ ản g C ộn g sản

trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam

2.1 Tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực 32 thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản V iệ t Nam

2.2 Quy định của Nhà nước, các cơ quan Đảng về công tác lập hồ sơ 37 hiện hành

2.3 Công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp 46 hành Trung ương Đảng Cộng sản V iệ t Nam

hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam

thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đáng Cộng sản V iệt N am

các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt

N am

ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt

Nam

3.1 Ban hành văn bản quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành 67

3.3 Mở lớp tập huấn về công tác lập hổ sơ hiện hành 73 3.4 Thực hiện kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành của các đơn vị 75

hiện hành

I PHẦN MỞ ĐÂU

1 M ỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA ĐỂ TÀI

Lập hồ sơ hiện hành là một trong những phần việc quan trọng của công tác văn thư và đó cũng là nhiệm vụ của cán bộ, công chức mà công việc của

họ có liên quan đến công văn giấy tờ Tài liệu trong quá trình hoạt động của các cơ quan được lập hồ sơ sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, an toàn, tra tìm thông tin được dễ dàng Nhờ vậy, công tác hành chính của các

cơ quan trở nên thông suốt, hiệu quả, phục vụ tốt nhất quá trình hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan.

Nhiệm vụ lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan không phải là phần việc mới trong công tác văn thư mà công tác này đã được quy định, hướng dẫn trong nhiều văn bản của Đảng và Nhà nước Như Điều lệ vê công tác công văn, giấy tờ và công tác lưii trữ được ban hành bởi Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của H ộ i đồng Chính phủ cách đây hơn 40 năm, Quy định 667- QD/TW ngày 10/11 ỉ1986 của Văn phòng Trung ương về c h ế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và cơ quan

hành gần đây và có giá trị pháp lý cao như Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, Nghị định s ố 110/2004/NĐ -CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cồng tác văn thư đều có quy định về nhiệm vụ lập hồ sơ hiện hành trong công tác văn thư ở các cơ quan Nhưng thực tế, công tác lập hổ sơ hiện hành vẫn là một mảng yếu, trì trệ trong công tác công văn, giấy tờ của các cơ quan Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan hầu như chưa được iập

hổ sơ, ý thức của cán bộ văn thư, cán bộ chuyên mồn về công tác lập hồ sơ chưa cao, nhiều hồ sơ được lập cũng chưa đạt yêu cầ u

Có thể nói, thực trạng lập hồ sơ hiện hành như trên không chỉ diễn ra ở riêng các cơ quan Nhà nước mà thực trạng này còn diễn ra ở các cơ quan Đảng, trong đó có các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản V iệ t Nam (sau đây gọi là các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương).

4 Tài liệu trong quá trình hoạt động của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hầu như chưa được lập hồ sơ hoặc hồ sơ được lập nhưng chất lượng hồ sơ không cao Trong công tác văn thư, các ban phần nhiều chưa ban hành những quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ, công tác lập hồ sơ không được hướng dẫn, đôn đốc thực hiện trong cơ quan Cán bộ, công chức còn chưa hiểu hoặc hiểu chưa tường tận về ý nghĩa, tác dụng của lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ V ì thế, công tác lập hổ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hầu như không được tiến hành, việc lập hồ

sơ trở thành khâu mờ nhạt trong hoạt động văn thư của cơ quan Tài liệu không được lập hồ sơ nên rất khó khăn trong việc tra tìm thông tin, quản lý, bảo mật tài liệu Do vậy, hoạt động hành chính ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương bị ảnh hưởng trong việc quản lý chặt chẽ tài liệu, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời đến lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên trong cơ quan, gây nên nạn quan liêu giấy tờ

M ặt khác, trong công tác lưu trữ của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, khi tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan diễn ra tình trạng tài liệu giao nộp chủ yếu là dưới dạng bó, gói, tài liệu của các đơn vị không đầy đ ủ .Điều này ảnh hưởng rất lớn đến công tác lưu trữ hiện hành do tài liệu thu nộp không đủ, tài liệu không lập hồ sơ hoặc có những hồ sơ đã được lập nhưng chưa đạt yêu cầu V ì thế, m ột trong những công việc bắt buộc hiện nay của cán bộ lưu trữ các ban là phải tiến hành lập hồ sơ đối với khối lượng lớn tài liệu chưa được lập hồ sơ ở khâu văn thư.

Để khắc phục tình trạng này, kinh phí các cơ quan cũng như thời gian, công sức của cán bộ lưu trữ phải bỏ ra để thực hiện việc chỉnh lý tài liệu là rấí lớn mà hiệu quả đạt được nhiều khi không cao Bởi việc khắc phục tình trạng này chỉ là những giải pháp tạm thời và chỉ khắc phục được một phần vì có những tài liệ u quan trọng do không được quản lý chặt chẽ ngay từ khâu văn thư nên tà i liệ u có thể bị thất lạc, hình thành nên những hồ sơ không đầy đủ tài liệ u hoặc do tài liệu giao nộp vào cơ quan sau nhiều năm hoặc

cá biệt có trường hợp cán bộ, cồng chức chỉ giao nộp tà i liệ u của m ình vào

5lưu trữ sau k h i đã nghỉ hưu, vì thế việc lập hồ sơ những tài liệu này đố i với cán bộ lưu trữ ngày càng khó khăn.

Và tu y đã có những đợt chỉnh lý được thực hiện để giải quyết tình trạng tài liệ u chưa được lập hồ sơ th ì về lâu dài các đợt chính lý không phải là g iả i pháp tố i ưu để giả i quyết được hết số lượng tài liệu tồn đọng ngày càng tăng ở các ban.

Nguyên nhân của tình trạng trên là do tài liệu ở khâu hiện hành của các

cơ quan chưa được lập hồ sơ V ì vậy, để cán bộ lưu trữ không còn phải tiến hành lập hồ sơ từ đầu đối với những tài liệu thu thập ở các đơn vị và cũng là góp phần thúc đẩy công tác hành chính ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hoạt động có hiệu quả và cung cấp thông tin chính xác, k ịp thời th ì công tác lập hồ sơ hiện hành là m ột tro ng những việc cần phải thực hiện tố t (lậ p hồ sơ là quy địn h bắt buộc và ở khâu văn thư, việc lập hổ

sơ hiện hành có nhiều thuận lợ i hơn so với lập hổ sơ hiện hành tro ng lưu trữ).

Từ thực trạng lập hồ sơ hiện hành đáng báo động ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng như trên, chúng tô i đã chọn đề tài:

“Lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ươns;

Đ ảng C ộng sản Việt N am -Thực trạng và g iả i pháp'1'’ làm luận văn tốt n&hiệp Cao học của m ình K h i thực hiện đề tài, chúng tô i có điều kiệ n tìm hiểu về công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, thấ y được những mặt thuận lợi và tồn tại tro ng công tác lập

hồ sơ hiện hành của các cơ quan để từ đó đề ra những giả i pháp nhằm cải thiện công tác lập hổ sơ hiện hành ở các ban.

N goài ra, việc nghiên cứu đề tài sẽ giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương thấy được tầm quan trọ ng, ý nghĩa của việc lập hổ sơ trong hoạt động của m ỗi cá nhân,

cơ quan Từ đó mà có những hiểu biết về công tác này và thực hiện lập hổ

sơ trong hoạt động của cơ quan, dần đưa công tác lập hổ sơ hiện hành của

cơ quan đi vào nề nếp.

2 M ỤC TIÊU CỦA ĐỂ TÀI

Đề tài của chúng tôi được thực hiện nhằm hai mục tiêu:

- Trình bày thực trạng của công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương; đồng thời chỉ ra được những nguyên nhân

cơ bản đã và đang ảnh hưởng đến đến công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan.

- Kiến nghị với các cấp có thẩm quyền và lãnh đạo các ban một số giải pháp chính, trước mắt để giải quyết tình trạng tài liệu không được lập hồ sơ như hiện nay ở các ban, thúc đẩy công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban theo đúng quy định, góp phần vào công tác lãnh đạo, điều hành của Đảng ngày càng hiệu quả hơn.

3 ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM vụ NGHIÊN cúu

* Với mục tiêu đề ra, đối tượng nghiên cứu của đề tài là:

- Tầm quan trọng và ý nghĩa thực tiễn của lập hồ sơ hiện hành trong quá trình hoạt động của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương.

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các ban.

- Các văn bản của cơ quan Đảng, Nhà nước có thẩm quyền và của các ban quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành.

- Thành phần, nội dung tài liệu và tình hình lập hồ sơ hiện hành ở các ban.

* N hiệm vụ nghiên cứu của đề tài tập trung vào các vấn đề:

- Khảo sát công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, phân tích những hạn chế, ưu điểm trong công tác này ở các ban.

- Trên cơ sở đó, bước đầu đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hổ sơ hiện hành ở các ban.

Luận văn của chúng tôi nghiên cứu về thực trạng công tác lập hồ sơ

hiện hành của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và đề ra các giải

pháp cho cống tác này Các ban tuy có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

khác nhau nhưng làm nhiệm vụ tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương mà

trực tiếp và thường xuyên là Bộ Chính trị, Ban Bí thư về lĩnh vực được phân

công Do đó, trong hoạt động của mình, các ban trực thuộc Ban Chấp hành

Trung ương đã sản sinh ra nhiều loại tài liệu với số lượng và thành phần tài

liệu khác nhau.

Trong các ban ngoài tài liệu hành chính là chủ yếu thì ở một số ban còn

có các loại tài liệu đặc thù, phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

Luận văn của chúng tôi tìm hiểu về thực trạng lập hồ sơ hiện hành khối

tài liệu hành chính ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và đi sâu

vào tình hình ở một số ban như: Ban Dân vận Trung ương, Ban Khoa giáo

Trung ương, Ban K in h tế Trung ương, Ban N ội chính Trung ương, Ban Tư

tưởng- Văn hoá Trung ương Qua nghiên cứu thực trạng cồng tác lập hồ sơ tài

liệu hành chính ở các ban này để có thể đề ra các giải pháp thúc đẩy công tác

lập hồ sơ tài liệu hành chính ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương

Còn vấn đề lập hồ sơ đối với tài liệu đặc thù, chúng tô i chưa đặt ra trong Luận

văn này.

M ặt khác, cũng do điều kiện thời gian của đề tài, chúng tô i chỉ nghiên

cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành của các ban trực thuộc Ban Chấp hành

Trung ương từ Đ ại hội IX (tháng 4 năm 2001) đến nay.

Q uy định về trách nhiệm lập hồ sơ đã được đề cập từ năm 1963 trong

bản Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành

bởi Nghị định s ố Ị42/C P ngày 28/911963 của Hội đồng Chính phủ. Năm

2001, văn bản có giá trị pháp luật cao nhất của ngành văn thư-lưu trữ là Pháp

04/4/2001 Trong Pháp lệnh, ngoài những quy định về công tác lun trữ còn có những quy định về công tác văn thư và công tác lập hồ sơ hiện hành đã được

đề cập đến ở phần công tác văn thư Về công tác văn thư, Chính phú đã ban hành Nghị định s ố 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư

Trong N ghị định này, ở Chương 3, mục 3, điều 21 có quy định việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập.

Về công tác lập hồ sơ ở các cơ quan Đảng và Trung ương Đoàn Thanh niên cộng sản H ồ Chí M inh , văn bản quy định về lĩnh vực này hiện nay còn có giá trị thực hiện trong các cơ quan Đảng là Quy định s ố 667-QĐ/TW ngày 10/11/1986 của Văn phòng Trung ương về c h ế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và cơ quan Trung ương

lập hồ sơ của cán bộ, xây dựng danh mục hồ sơ, các loại hồ sơ, trình tự sắp xếp tài liệu trong hổ sơ.

Sau k h i bản Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và cóng tác lưu trữ được ban hành, vấn đề lập hổ sơ hiện hành ở các cơ quan đã được chú ý nghiên cứu, trao đổi trên phương diện lý luận và thực tiễn ở nhiều công trình như: các chuyên luận, báo cáo chuyên đề, các ?iáo trình, các bài viết trên các tạp chí, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên chuyên ngành.

Các bài viết nghiên cứu, trao đổi về công tác lập hồ sơ đã được đăng trên các tài liệu, tạp chí chuyên ngành như: Tài liệu nghiên cứu công tác lưu trữ của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng giai đoạn 1966-1968, Tập san Lưu trữ Hổ

sơ giai đoạn 1969-1972, Tập san Văn thư- lưu trữ giai đoạn 1973-1990, Tạp chí Lưu trữ V iệ t Nam giai đoạn 1991-2003 và hiện nay là Tạp chí Văn thư Lưu trữ V iệ t Nam Đặc biệt, trong những năm 1960-1970, các bài viết bàn về

lý luận và thực tiễn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan hành chính nhà

9 nước là m ột chủ đề lớn dành được sự quan tâm của bạn đọc Tuy nhiên, các bài viết về công tác lập hồ sơ ở các cơ quan Đảng lại chiếm m ột số lượng ít, có thể kể đến bài viết của tác giả Văn Thu: Tăng cường chỉ đạo công tác lập hồ

sơ ở văn phòng các cấp uỷ và các ban của Đảng (Tạp chí Văn thư- lưii trữ số 4/1986) là m ột trong những bài viết nghiên cứu về công tác này ở các cơ quan Đảng.

Vào cuối những năm 60 và đầu những năm 70 của thế kỷ X X , các bài viết của tác giả Nguyễn Xuân Nung, Phạm Thân, Thiết Thạch bàn nhiều về công tác lập hồ sơ như: nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ, kinh nghiệm lập

hồ sơ ở nhiều cơ quan, lập hồ sơ kh i chỉnh lý sơ bộ tài liệu cũng như vấn đề nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ở các đơn vị V í dụ: Phương pháp lập hồ sơ

Thân (Tập san Văn thư- Lưu trữ số 3/1975).

Các bài viết trên tạp chí lại đề cập đến việc lập hồ sơ ở các cơ quan, các ngành như nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi, các cơ quan hành chính cấp tỉnh Các bài viết bàn về mục đích, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ; nguyên tắc, phương pháp lập hồ sơ; trách nhiệm lập hồ sơ của các cán bộ văn thư, lưu trữ, cán bộ làm công tác công văn giấy tờ ở các cơ quan.

V í dụ: bài viết của tác giả Trương Xuân Hồng trên Tạp chí Văn thư- lưu trữ số 4/1972: M ột s ố ý kiến về lập hồ sơ nguyên tắc ở cấc Sở, Ty tài chính.

Các giáo trình về công tác văn thư- lưu trữ như: Lý luận và thực tiễn

Đ ình Quyền và Nguyễn Văn Thâm xuất bản năm 1990; Lý luận và phương

giảng Công tác Văn thư- lưu trữ của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng năm 20 02 đã trình bày về những vấn đề lý luận về lập hồ sơ hiện hành như: khái niệm hồ sơ, khái niệm lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hiện hành.

10 Công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan là một trong những vấn đề được nghiên cứu nhiều trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ Các tác giả nghiên cứu vấn đề này không chỉ là những nhà nghiên cứu hay cán bộ văn thư, lưu trữ ở các cơ quan mà các sinh viên chuyên ngành văn thư-lưu trữ cũng lựa chọn vấn

đề lập hồ sơ hiện hành làm đề tài Luận văn tốt nghiệp Các đề tài của sinh viên thường đi vào nghiên cứu công tác lập hồ sơ hiện hành ở các nội dung: lập và

sứ dụng các loại hồ sơ, lập và quản lý công văn đi, xây dựng danh mục hổ sơ

và các cơ quan là đối tượng nghiên cứu là các cơ quan hành chính ở Trung ương và địa phương như bộ, Uỷ ban nhân dân V í dụ, các Luận văn tốt nghiệp của sinh viên: T ổ chức quản lý công văn đi-công văn đến và lập hồ sơ hiện

đ ề lập và sử dụng Danh mục hồ sơ của Uỷ ban nhân dân thành p h ố Hải Phòng của M a i T h ị Huệ (Luận văn tốt nghiệp năm 1978) và gần đây có Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Xuân Trung là Lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào

Như vậy, ngay từ khi Chính phủ có N ghị định 142/CP ban hành Điều lệ

về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ quy định về công tác lập hổ

sơ hiện hành thì vấn đề này đã là đề tài nghiên cứu, trao đổi của nhiều nhà nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ qua các sách chuyên ngành và trên diễn đàn của ngành như Tạp chí Văn thư- lưu trữ Qua những công trình nghiên cứu này cho thấy tình trạng tài liệu ở các cơ quan nhà nước cũng như ở các cơ quan Đảng phần nhiều chưa lập được hồ sơ Và tình trạng này vẫn tổn tại cho đến hiện nay.

Trong những công trình nghiên cứu nói trên thì vấn đề thực trạng và giải pháp về lập hổ sơ ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương chưa được quan tâm nghiên cứu nhiều Tình hình lập hổ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương còn nhiều vấn đề đặt ra, cần phải nghiên cứu, khảo sát để đưa ra các giải pháp nhằm đẩy mạnh công tác này được thực hiện tốt hơn.

Để thực hiện đề tài, chúng tôi tập trung vào các nguồn tài liệu sau đây:

- Các văn bản của cơ quan Đảng và Nhà nước có thẩm quyền quy định

về công tác lập hổ sơ hiện hành như: Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc

1011 ỉ11986 của Vân phcmg Trung ương vê c h ế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và cơ quan Trưng ương

định, hướng dẫn nghiệp vụ của các ban.

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của các ban.

- Các sách nghiên cứu về lý luận và phương pháp lập hồ sơ hiện hành như: Bài giảng Công tác văn thư-lưu trữ dùng cho các cơ quan Đảng của Cục

L ia i trữ Văn phòng Trung ương Đảng năm 1998, Lý luận và phương pháp

vụ công tác văn thư của Trường Trung học lưu trữ và nghiệp vụ văn phòng I (nay là trường Cao đẳng Vãn thư- lưu trữ) xuấl bản năm 2001

- Các công trình nghiên cứu khoa học về lý luận và thực tiễn của công tác lập hồ sơ trên Tạp chí Lun trữ V iệt Nam làm tài liệu nghiên cứu, như: Bàn

Cường (Tạp chí Lưu trữ V iệ t Nam số 4/2003); Công tác lập hồ sơ công việc-

1/1999)

- Các Luận văn tốt nghiệp của sinh viên chuyên ngành Văn thư-lưu trữ như: M ấy vấn đ ề về lập và sử dụng danh mục hồ sơ ở các cơ quan nhà nước

1982)

6 NGƯỔN T ư L IỆ U T H A M KHẢO

- Đặc biệt, đề tài của chúng tôi còn được thực hiện dựa vào các tài liệu lưu trữ phản ánh thực tế công tác văn thư, trong đó có công tác lập hồ sơ của các ban như các báo cáo năm của cơ quan về công tác văn thư- lưu trữ Các báo cáo của Văn phòng Trung ương Đảng tổng kết về công tác văn thư- lưu trữ như Báo cáo SỐ2Ỉ6-BCIVPTW ngày 19/8/2005 của Văn phòng Trung ương tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Đảng và các tổ chức chính trị- xã hội từ tháng 1012003 đến nay và các nhiệm vụ trọng tâm đến năm 2007.

Đề tài của chúng tô i được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa M ác-Lê nin để xem xét về công tác văn thư- lưu trữ, tài liệu lưu trữ, các nguyên tắc, phương pháp của lưu trữ học.

Ngoài ra, chúng tôi còn sử dụng các phương pháp cụ thể như:

+ Phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích đối với việc nghiên cứu các quy định, lý luận và phương pháp lập hồ sơ trong các công trình nghiên cứu;

+ Phương pháp thống kê với trường hợp nghiên cứu các báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan;

+ Phương pháp điều tra đối với các cán bộ, chuyên viên về cồng tác lập

hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc của họ.

8 ĐÓ NG GÓP CỦA ĐỂ TÀI

Những kiến nghị của chúng tôi về công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương nếu được sự quan tâm và áp dụng trong thực tế thì sẽ có những đóng góp sau:

- G iúp cho Lãnh đạo (Văn phòng Trung ương, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương, các ban) và những cán bộ văn thư, lưu trữ ở các ban hiểu được

- Kết quả nghiên círu của Luận văn sẽ là tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành văn thư- lưu trữ chưa có điều kiện tiếp cận thực tế tình hình công tác văn thư- lưu trữ của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương.

hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam

Trong Chương này, chúng tô i giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm

vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần tài liệu của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương.

Nêu lên những quy định, khái niệm, yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ hiện hành cũng như vai trò, ý nghĩa của công tác này đối với hoại động của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương.

Chưong 2: Thực trạng công tác lập hồ so hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam

Trong Chương này, chúng tôi tìm hiểu về tình hình lập hồ sơ hiện hành của các ban, đề cập đến những hạn chế và nguyên nhân trong công tác lập hổ

sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương.

Chương 3: Giải pháp thúc đẩy công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đ ảng Cộng sản Việt Nam

Từ kết quả nghiên cứu, tìm hiểu ở Chương 1 và Chương 2, trong Chương

3 này, chúng tô i trình bày các giải pháp cần thực hiện để đẩy mạnh công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương.

14Công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan nói chung và lập hổ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương nói riêng là m ột vấn đề tồn tại từ nhiều năm nay Trong quá trình thực hiện đề tài về công tác này chúng tô i đã gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu, khảo sát thực tế,

xử lý thông tin M ặ t khác, do năng lực có hạn, luận văn của chúng tôi không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế trong hướng giải quyết vấn đề, trong việc

đề ra các giải pháp V ì vậy, chúng tôi mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các cán bộ văn thư- lưu trữ ở các ban và bạn đọc.

X in trân trọn» cảm ơn.

II N Ộ I D U N G

THÀNH PHẨN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT

ĐỘNG CỦA CÁC BAN TRựC THUỘC BAN CHẤP HÀNH TRUNG

ƯƠNG ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

ương Đảng Cộng sản Việt Nam

Sau k h i Đảng Cộng sản V iệt Nam lãnh đạo nhân dân ta giành được độc

lập, trước yêu cầu của tình hình mới, Trung ương Đảng yêu cầu có những cơ

quan tham mưu, giúp việc trong việc nghiên cứu, theo dõi, kiểm tra về chủ

trương, đường lố i của Đảng trên các lĩnh vực của đời sống xã hội Bởi vậy mà

những cơ quan tham mưu, giúp việc này (các ban trực thuộc Ban Chấp hành

Trung ương) được thành lập từ rất sớm Như: Ban K iểm tra Trung ương được

thành lập năm 1948; Ban K inh tế Trung ương được thành lập năm 1950 Vì

vậy, các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là những cơ quan có bề

dày lịch sử, quá trình thành lập và hoạt động của các ban gắn với các thời kỳ

cách mạng của dân tộc do Đảng Cộng sản V iệ t Nam lãnh đạo.

Trong quá trình hoạt động, một số ban có chức năng, nhiệm vụ ổn định

như: Văn phòng Trung ương, Ban Tư tưởng- Văn hoá Trung ương, Ban Đối

ngoại Trung ương, Ban Tổ chức Trung ương Ngoài ra, qua m ỗi giai đoạn cách

mạng khác nhau, chức năng, nhiệm vụ của các ban được mở rộng để đáp ứng yêu cầu của tình hình mới.

Có m ột số ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương được thành lập trên cơ sở tách, nhập các ban như Ban K in h tế Trung ương hiện nay được thành lập trên cơ sỏ sáp nhập hai Ban Nông nghiệp Trung ương và Ban K in h tế Trung ương theo Quyết định số 04-Q Đ /TW ngày 24/8/1991 của Bộ Chính trị.

16Nhìn chung, với chức năng, nhiệm vụ của mình, các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là cơ quan tham mưu không thể thiếu của Đảng trong quá trình lãnh đạo nhân dân xây dựng và bảo vệ đất nước V ì vậy, các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương thành lập, hoạt động và phát triển trong suốt thời kỳ lịch sử của dàn tộc và tồn tại đến ngày nay Tuy nhiên, cũng có những ban có thời gian hoạt động tương đối ngắn, được giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ cua thời kỳ cách mạng đó Như trường hợp của Ban K in h tế Trung ương được thành lập theo Quyết nghị số 57-Q N /TW ngày 30/9/1950 của Ban Thường vụ Trung ương và từ năm 1950 đến nay đã có 18 tên gọi khác nhau: Ban K in h tế Trung ương, Ban Nông nghiệp Trung ương, Ban Công nghiệp Trung ương, Ban Cơ khí Trung ương Trong cùng một thời kỳ, có những Ban

K in h tế hoạt động với chức năng khác nhau, bảo đảm tham mưu, giúp việc cho Trung ương về từng lĩnh vực kinh tế như Ban Công tác nông thôn (3/1956- 3/1964) có nhiệm vụ chính giúp các cấp uỷ lãnh đạo công tác nông thôn, chủ yếu là công tác đổi công, hợp tác xã mua bán, hợp tác xã tín dụng và hợp tác

xã sản xuất nông nghiệp; theo dõi tình hình biến đổi giai cấp ở nông thôn và

xu hướng, nguyên vọng các giai cấp ở nông thôn Cũng trong khoảng thời kỳ

đó, Ban Tài chính- Thương nghiệp Trung ương (1960-5/1974) có nhiệm vụ chính: nắm tinh hình về vật tư, hàng hoá (kể cả vật tư dự trữ của Nhà nước); về cung cấp cho các nhu cầu, kể cả các nhu cầu đặc biệt; về tiết kiệm nhân tài, vật lực trong sản xuất, chiến đấu và đời sống; về thu chi tài chính và lưu thông tiền tệ, về giá cả thị trường; nghiên cứu, theo dõi, kiểm tra về đường lối, phương châm, các chính sách lớn và biện pháp trọng yếu về tài chính, thương nghiệp, giá cả; nắm tình hình tổ chức và cán bộ của các ngành trong khối.

Các Ban K in h tế Trung ương sau khi hoàn thành sứ mệnh lịch sử của mình ở m ỗi giai đoạn lịch sử được giải thể, thành lập cơ quan mới hoặc sáp nhập với Ban K in h tế khác thành Ban K inh tế Trung ương mới như: Ban Nông nghiệp Trung ương được thành lập theo N ghị quyết số 96-N Q /TW ngày 14/3/1964 của Ban Bí thư thay thế cho Ban Công tác Nông thôn Trung ương năm 1956 hay Ban Công nghiệp Trung ương hợp nhất với Ban K in h tế Trung

ương lấy tên là Ban K inh tế Trung ương theo tinh thần Quyết định số 84-

Ọ Đ /T W ngày 11/4/1989 của Bộ Chính trị về “ Tổ chức lại các Ban đảng”

Như vậy, trong lịch sử của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung

ương chí có lịch sử thành lập, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

của các Ban K in h tế Trung ương là tương đối phức tạp còn các ban khác với

chức năng, nhiệm vụ qua các thời kv nhìn chung tương đối ổn định và neày

càng phát triển hơn.

Có thể nói, quá trình hình thành, hoạt động, phát triển của các ban trực

thuộc Ban Chấp hành Trung ương gắn với quá trình lãnh đạo, chỉ đạo của

Đảng Cộng sản V iệ t Nam Và ở m ỗi giai đoạn lịc h sử của đất nước, các ban đã

có vai trò quan trọng tham mưu cho Đảng về các chủ trương, chính sách về

các lĩnh vực của đời sống xã hội và hiện nay trước tình hình thế giới và trong

nước, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các ban trực thuộc Ban Chấp

hành Trung ương càng phải được ổn định và hoàn thiện hơn để xứng đáng là

các cơ quan tham mưu của Trung ương.

Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam

Từ khi thành lập đến nay, chức năng, nhiệm vụ của các ban trực thuộc

Ban Chấp hành Trung ương về cơ bản hầu như không có sự thay đổi mà chỉ có

sự bổ sung, mở rộng cho phù hợp với tình hình và sự phát triển của mỗi giai

đoạn cách mạng của đất nước.

Các cơ quan tham mưu của Ban Chấp hành Trung ương gồm các ban

như: Ban Tổ chức Trung ương, Ban K in h tế Trung ương, Ban Tư tưởng-Văn hoá Trung ương, Ban Khoa giáo Trung ương, Ban Cán sự Đảng ngoài nước, Ban Đ ối ngoại Trung ương, Ban Bảo vệ chính trị nội bộ Trung ương, Ban N ộ i chính Trung ương, U ỷ ban K iểm tra Trung ương, Ban Dân vận Trung ương, Ban Tài chính-Quản trị Trung ương, Văn phòng Trung ương.

g U N Afs/i T H Õ N G TIN I

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đ ảng Cộng sản Việt Nam

Các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là cơ quan có chức năng tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương mà trực tiếp và thường xuyên là Bộ Chính trị, Ban Bí thư về các chủ trương, chính sách lớn thuộc các lĩnh vực của

đời sống xã hội, các lĩnh vực chỉ đạo của Đảng.

V í dụ: Ban Đ ối ngoại Trung ương là cơ quan có chức năng tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương mà trực tiếp và thường xuyên là Bộ Chính trị, Ban Bí thư về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực đối ngoại đồng thời là cơ quan tổ chức thực hiện quan hệ đối ngoại của Đảng [43; 1] Còn chức năng của Ban Bảo vệ chính trị nội bộ Trung ương là cơ quan tham mưu

về lĩnh vực bảo vệ chính trị nội bộ Trung ương đổng thời là cơ quan nghiệp vụ bảo vệ chính trị nội bộ của Trung ương [41 ;1 ].

Với chức năng như trên, nhiệm vụ cụ thể của các ban là:

- Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu cụ thể hoá đường lối của Đảng về ITnh vực m ình phụ trách.

V í dụ: Ban Cán sự Đảng ngoài nước có nhiệm vụ nghiên cứu, đề xuất với Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư về chủ trương, giải pháp lớn trong lĩnh vực công tác đảng, công tác quần chúng ở ngoài nước [47; 1]; Ban Tổ chức Trung ương có nhiệm vụ nghiên cứu, cụ thể hoá đường

lố i của Đảng về tổ chức hệ thống chính trị, về chiến iược của hệ thống chính trị [42; 1-2]

- Chuẩn b ị hoặc tham gia chuẩn bị và kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ th ị và quyết định về các lĩnh vực tham mun của ban cho Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

- N goài ra, các ban còn tham gia ý kiến với các cơ quan Nhà nước trong việc thể chế hoá các đường lố i, chính sách của Đảng về những lĩnh vực mà

19 ban tham mưu Chủ trì hoặc phối hợp nghiên cứu các vấn đề, đề án về các lĩnh

vực thuộc phạm v i tham mưu của ban.

- Thẩm định các Đề án về lĩnh vực ban tham mưu trước khi trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

V í dụ: Ban Dân vận Trung ương có nhiệm vụ thẩm định các Đề án về

công tác dân vận của các ban, ngành, mặt trận và các đoàn thể Trung ương

trước kh i trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư; thẩm định các chính sách, Đề án có

liên quan đến quyền dân chủ của nhân dân và công tác dân vận của Chính

phủ, các Bộ, ngành, cơ quan Nhà nước (bao gồm cả quân đội và công an)

[36; 1-2]

* Hướng dẫn, kiểm tra

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện đường lố i, chủ trương, chính sách

về lĩnh vực mà ban tham mưu hoặc được phân công.

V í dụ: Ban Dân vận Trung ương có nhiệm vụ hướng dẫn và kiểm tra

việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng về dân vận đối với

các tỉnh, thành uỷ, các ban Đảng, ban cán sự Đảng, Đảng uỷ trực thuộc Trung

ương, đảng đoàn; Phối hợp hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác dân vận

đối với đội ngũ cán bộ phụ trách công tác dân vận của cấp uỷ địa phương

[36;2].

Các ban còn phối hợp với Ban Tổ chức Trung ương hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và biên chế của cơ quan tham mun các tỉnh, thành uy.

* Tham gia công tác xây dựng Đảng và xây dựng dội ngũ cán bộ trong khối các cơ quan thuộc lĩnh vực mình phụ trách

- Tham gia với Đảng uỷ khối mình về phương hướng, công tác xây dựng Đảng.

- Tham gia ý kiến về quy hoạch, đào tạo, bổi dưỡng, đề bạt, bổ nhiệm,

luân chuyển, khen thưởng, miễn nhiệm, kỷ luật đối với đội ngũ cán bộ trong

khối theo danh mục phân cấp quản lý của Trung ương.

Ban Đ ối ngoại Trung ương còn tham gia ý kiến với các cơ quan Nhà

nước trong việc bố trí cán bộ chủ chốt tại các cơ quan đại diện ngoại giao V iệt

Nam ở nước ngoài và cử cán bộ làm công tác đảng ở các đảng bộ ngoài nước

[43;2]

nhiệm vụ do Bộ Chính trị, Ban Bí thư uỷ quyền

Những nhiệm vụ này có thể là chỉ đạo, nghiên cứu, phối hợp hoạt động

với các cơ quan có liên quan về lĩnh vực ban phụ trách.

V í dụ: Ban Khoa giáo Trung ương được Bộ Chính trị, Ban Bí thư uỷ

quyền chỉ đạo nội dung giáo dục lý luận chủ nghĩa M ác-Lênin, tư tương Hồ

Chí M inh trong hệ thống giáo dục quốc dân; chỉ đạo công tác chính trị, tư

iưởng trong đội ngũ trí thức khoa học [35;2-3]

Trong hệ thống các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng

còn có những cơ quan đặc thù khác như Ban Tài chính-Quản trị Trung ương,

Văn phòng Trung ương, U ỷ ban Kiểm tra Trung ương.

- Ban Tài chính- Quản trị Trung ương là cơ quan quản lý tài chính, tài

sản của Đảng và bảo đảm hậu cần của Trung ương.

Ban Tài chính- Quản trị Trung ương có nhiệm vụ: Nghiên cứu, đề xuất

với Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư về chủ trương,

chế độ và nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Đảng; Quản lý tình hình tài

chính, tài sản, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản của Trung ương; Bảo đảm các điều kiện vật chất, trang bị kỹ thuật phục vụ các hoạt động của Đảng; Thực hiện chế độ chính sách với cán bộ lão thành cách mạng theo quy định, các đồng chí lãnh đạo Đảng; cán bộ, công chức của các cơ quan Trung ương.

V ăn phòng Trung ương có nhiệm vụ: Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác, quy chế làm việc của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, tổ chức phục vụ các cuộc họp, ghi biên bản, lập hồ sơ các H ội nghị Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị; Theo dõi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị các Đề án trình Trung ương; Tổng hợp tình hình của các tỉnh, thành uỷ về lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức thực hiện các N ghị quyết, Chỉ th ị của Trung ương, phối hợp với các ban đảng nắm tình hình hoạt động của các ban, Ban Cán sự đảng, đảng đoàn, đảng uỷ trực thuộc Trung ương, báo cáo k ịp thời với Bộ Chính trị; Tổ chức tiếp dân tại Trụ sở tiếp dân của Trung ương, tiếp nhận và chuyển giao đơn thư của nhân dàn đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết, theo dõi kết quả giải quyết m ột số vụ việc được Thường trực Bộ Chính trị giao; Các nhiệm

vụ khác: tổ chức quản lý, khai thác mạng tin học diện rộng của Đảng; tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn kiện của Trung ương, quản lý tập trung, thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản V iệ t Nam, quản lý Kho lưu trữ của Trung ương Đảng, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan Đảng và Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí

M in h [34; 1-3].

- Ưỷ ban K iểm tra Trung ương:

Về chức năng, trách nhiệm của U ỷ ban K iểm tra Trung ương đã được quy định trong Quyết định số 07-Q Đ /TW ngày 22/8/2001 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về Quy chế làm việc của U ỷ ban Kiểm tra Trung ương khoá

Theo đó, U ỷ ban K iểm tra Trung ương là cơ quan kiểm tra chuyên trách của Ban Chấp hành Trung ương Đảng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được

quy định trong Điều lệ Đảng; tham mưu, giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ

Chính trị, Ban Bí thư thực hiện nhiệm vụ kiểm tra và th i hành kỷ luật của

Đảng.

U ỷ ban K iểm tra Trung ương có trách nhiệm, quyền hạn:

+ Quyết định phương hướng, nhiệm vụ, chương trình công tác kiểm tra

nhiệm kỳ, hàng năm, 6 tháng; sơ kết, tổng kết công tác kiểm tra; triệu tập và

chỉ đạo H ội nghị cán bộ kiểm tra toàn quốc.

+ Trực tiếp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác kiểm tra và thi

hành kỷ luật trong Đảng do Điều lệ Đảng quy định.

+ K h i tiến hành công tác kiểm tra có quyền yêu cầu tổ chức Đảng và

Đảng viên báo cáo tình hình, cung cấp tài liệu về những vấn đề có liên quan

đến nội dung kiểm tra.

+ Phối hợp với các ban giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị,

Ban Bí thư xây dựng phương hướng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch kiểm

tra, tổ chức lực lượng để tiến hành kiểm tra tổ chức Đảng cấp dưới và Đảng

viên chấp hành Cương lĩnh chính trị, Đ iều lệ Đảng, nghị quyết, chỉ thị của

Hiện nay, cơ cấu tổ chức của các ban tương đối ổn định, về cơ bản đã đáp ứng được các yêu cầu về thực hiện nhiệm vụ được giao.

Lãnh đạo ban gồm: Trưởng ban và các Phó Tnrởng ban.

Cơ cấu tổ chức của các ban thường có các đơn vị như: Văn phòng, Vụ

Tổ chức- cán bộ Ngoài ra, tuỳ theo lĩnh vực tham mưu của các ban mà mỗi ban tổ chức các vụ, bộ phận theo dõi từng chuyên ngành, lĩnh vực nhỏ trong phạm vi lĩnh vực mà ban tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư.

V í dụ: Ban Dân vận Trung ương có các vụ theo dõi về lĩnh vực dân vận như: V ụ Công tác dân vận của các cơ quan nhà nước; Vụ Đoàn thể nhân dân,

Vụ Công tác tôn giáo, V ụ Dân tộ c ,[36;2-3].

Trong cơ cấu tổ chức của các ban còn có các Tạp chí, Bản tin như: Tạp chí Công tác khoa giáo (của Ban Khoa giáo Trung ương), Tạp chí Dân vận (của Ban Dân vận Trung ương), Bản tin K in h tế (của Ban K inh tế Trung ương) Nhiều ban còn có các đơn vị nghiên cứu, ví dụ: Trung tâm thông tin công tác tư tưởng, Trung tâm nghiên cứu dư luận xã hội (của Ban Tư tưởng- Văn hoá Trung ương)

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của các ban tham mưu tương đối gọn nhẹ Nhung trong số đó, cũng có một số ban có tổ chức bộ máy tương đối lớn do chức năng, nhiệm vụ của ban V í dụ: Ban Tài chính- Quản trị Trung ương là

cơ quan quản lý tài chính, tài sản của Đảng và đảm bảo hậu cần của Trung ương Cơ cấu tổ chức của ban ngoài các vụ, Cục Quản trị thì với chức năng, nhiệm vụ của mình, còn có các đơn vị kinh doanh và sự nghiệp có thu trực thuộc như: Công ty trách nhiệm hữu hạn in Tiến Bộ, Công ty trách nhiệm hĩíu hạn Hồ T â y ,[48;2-3].

Hoặc như Văn phòng Trung ương là cơ quan có chức năng tổng hợp thông tin và giúp Ban Chấp hành Trung ương Đảng trực tiếp là Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng Do

đó, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cũng gồm nhiều đơn vị tổ chức như: Vụ Tổng hợp, V ụ Văn thư, V ụ Thư ký, V ụ Thư từ tiếp dân

V ó i chức năng tham mưu của mình, đòi hỏi m ọi ý kiến của các ban đưa

ra phải chính xác, k ịp thời, muốn vậy, ngoài hoạt động của các đơn vị tham

24mưu ở mỗi ban thì căn cứ một số yêu cầu, nhiệm vụ công tác của mình, các

ban cần tranh thủ trí tuệ của các cá nhân, đơn vị, tổ chức khác Do đó, các ban

đều có chế độ cộng tác viên và thống nhất với Ban Tổ chức Trung ương trên

cơ sở xác định chức danh tiêu chuẩn cán bộ, công chức.

Như trên đã trình bày, các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương

được thành lập, hoạt động và phát triển trên cơ sở tham mưu, giúp việc cho

Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư về nhiều lĩnh vực cúa đời

sống xã hội như kinh tế, khoa học, giáo dục, nội c h ín h V ì vậy, các tài liệu

hình thành trong hoạt động của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương

phong phú, đa dạng về nội dung tài liệu và có giá trị cao trong hoạt động tham

mưu cho Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư cũng như trong

nghiên cứu lịc h sử.

các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam

Các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là cơ quan tham mưu,

giúp việc của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư nên tài liệu

hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan này không chỉ gồm tài

liệu đi mà còn gồm tài liệu từ nhiều nguồn khác như từ các cơ quan Trung

ương và địa phương gửi đến với nội dung phản ảnh các lĩnh vực của đời sống

xã hội, phản ánh sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, phản ánh sự triển khai, thực

hiện chủ trương, đường lố i, chính sách của Đảng trong thực tế .Thành phần

tài liệu ở các ban gồm:

*Nhóm tài liệu đến của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị,

Ban B í thư, Quốc hội, Chính phủ

- Tài liệu đến của Trung ương đề cập đến những vấn đề mang tính chú trương, đường lố i, chính sách chung về các lĩnh vực của đất nước để các ban

nghiên cứu hoặc giải quyết công việc hàng ngày Như: Văn kiện Đại hội Đảng

toàn quốc, N g h ị quyết H ội nghị Trung ương.

25+ N ghị quyết, quyết định, chỉ thị và các văn bản chỉ đạo khác của Trung ương đề cập đến những vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của ban.

V í dụ: Ban K inh tế Trung ương có các tài liệu đến như: Nghị quyết sô' 28-N Q /TW ngày 161612003 của Bộ Chính trị vê tiếp tục sắp xếp, đổi mới vù

ngày24/2/2003 của Ban Bí thư về tâng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác bảo đảm trật tự an toàn giao thông.

+ Quyết định của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về nhân sự.

- N hóm tài liệu đến của Quốc hội, Ưỷ ban Thường vụ Quốc hội như: Luật, Pháp lệnh, N ghị quyết và các văn bản khác đề cập đến những vấn đề về chính sách, chế độ chung được các ban sử dụng trong việc nghiên cứu, tham khảo hoặc giải quyết công việc hàng ngày.

V í dụ: Ban Khoa giáo Trung ương có các tài liệu đến như: Luật Giáo dục, hoặc văn bản khác như: Nghị quyết s ố 730/NQ-UBTVQH 11 ngày 30/9/2004 của u ỷ ban Thường vụ Quốc hội khoá 11 v/v phê chuẩn bảng lương chức vụ, bảng phụ cấp chức vụ đối với cán bộ lãnh đạo của Nhà nước, bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ ngành toà án, kiểm sát.

Tài liệu của các Ưỷ ban của Quốc hội như Uỷ ban K inh tế và Ngân sách, ư ỷ ban Khoa học giáo dục và công nghệ gửi đến các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương lấy ý kiến tham gia về các dự án Luật, tài liệu các

kỳ họp của Quốc hội, tài liệu của các đoàn khảo sát và giám sát lĩnh vực ở các địa phương của Quốc hội.

V í dụ: Tài liệu của Uỷ ban K in h tế và Ngân sách của Quốc hội gửi đến cho Ban K in h tế Trung ương: Báo cáo chuyên đề s ố 1364/UBKTNS ngày 3/12/2004 vê “Kết quả sắp xếp, đổi mới và nâng cao hiệu quả sán xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhà nước

- N hóm tài liệu đến của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ: nhóm tài liệu này cụ thể hoá, triển khai thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng

26trong thực tiễn Tài liệu của Chính phủ gửi đến mang tính chất nghiên cứu, vận dụng giải quyết công việc của ban như: các nghị định quy định chi tiết thi hành các Luật, Pháp lệnh đã được Quốc hội phê chuẩn và ban hành; các quyết định của Thú tướng Chính phú về các biện pháp chỉ đạo, điều hành của Chính phú về hoạt động của hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến địa phương; nghị quyết, báo cáo, chương trình công tác của Chính phủ; thông báo, kết luận của Chính phủ về một số vấn đề thuộc lĩnh vực cụ thể.

V í dụ: Quyết định s ố 03120041QĐ-TTg ngày 07/01/2004 của Thú tướng Chính phủ phê duyệt Định hướng quy hoạch đào tạo, bổi dưỡng cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn đến năm 2010

Tài liệu của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ liên quan đến lĩnh vực tham mưu của các ban.

V í dụ: Tài liệu đến của Chính phủ, Văn phòng Chính phủ liên quan đến lĩnh vực tham mưu về kinh tế- xã hội của Ban K inh tế Trung ương như: Nghi định s ố 134/2004/NĐ -CP ngày 09/6/2004 của Chính phủ về khuyến khích

1711212004 của Chính phủ v/v Đ ề án tổng th ể điều tra cơ bản và quản lý tài nguyên- môi trường biển.

* Nhóm tài liệu của các ban, bộ, ngành, tổng cục, đia phương gồm:

- Tài liệu của cấc ban:

+ Tài liệu của các ban gửi đến để phối hợp công tác như: nghiên círu khoa học, tổ chức cán bộ

V í dụ: Công văn sô'518-CV/KGTW ngày 23/8/2002 của Ban Khoa giáo

trường hướng dẫn xây dựng k ế hoạch khoa học, công nghệ, môi trường năm

2003 cho các bộ, ngành.

+ Tài liệu của các ban gửi đến để xin ý kiến tham gia như:

V í dụ: Văn phòng Trung ương (tổng hợp thông tin cho Ban Chấp hành

Trung ương, Ban Bí thư, Bộ Chính trị) gửi tài liệu xin ý kiến của các ban có

liên quan như Ban Tổ chức Trung ương, Ban K in h tế Trung ương về việc kiện

toàn tổ chức Đảng các Doanh nghiệp nhà nước theo Nghị quyết Trung ương 3

(khoá IX ).

+ Báo cáo của các ban về tình hình hoạt động của các ban; báo cáo

tháng của Văn phòng Trung ương.

+ Tài liệu gửi đến của các ban còn mang nội dung giao dịch, trao đổi

như: công văn chiêu sinh lớp cao cấp lý luận chính trị của Học viện Chính trị

Quốc gia Hồ Chí M inh ; Thông tin chuyên đề của Văn phòng Trung ương

Ban Chấp hành Trung ương có nhiệm vụ theo dõi hoạt động của các bộ,

ngành, tổng cục, tổng công ty theo lĩnh vực mình tham mưu nên trong quá

trình hoạt động của các ban, nhóm tài liệu đến của các bộ, ngành, tổng cục

tương đối nhiều N ội dung của nhóm tài liệu này gồm:

+ Các báo cáo của các bộ, ngành, tổng cục, tổng công ty về thực hiện

nghị quyết, chỉ th ị của Đảng, Chính phủ.

V í dụ: Báo cáo s ố 490-BC/TCT ngày 20/8/2004 của Tổng công ty Máy

động lực và máy nông nghiệp về kết quả sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp nhà

+ Chiến lược phát triển của các bộ, ngành, tổng cục trong từng giai

đoạn cụ thể.

+ Các báo cáo chuyên đề, vụ việc, báo cáo tháng, quý, năm của cơ

quan.

+ Các quyết định, thông tư của bộ, thông tư liên bộ, chỉ thị

V í dụ: Tài liệu đến của Ban Khoa giáo Trung ương có Quyết định sô'

duyệt Đê án “Quy hoạch phát triển xã hội hoá giáo dục giai đoạn 2005-

+ Các tài liệu xin ý kiến tham gia của các ban về lĩnh vực ban tham mưu như kinh tế, khoa học, giáo d ụ c .hoặc về tổ chức cán bộ của các cơ quan trong hệ thống theo dõi của các ban.

- N hóm tài liệu địa phương. Nhóm tài liệu này đề cập đến các nội dung như:

+ Báo cáo, chỉ thị, thông tri về việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương

V í dụ: Báo cáo sô' 163-BC/TU ngày 31/10/2003 của Tỉnh uỷ Đồng Nai tổng kết 5 năm thực hiện C hỉ thị số30-C T /T W của Bộ Chính trị ịkhoá VIII) vê xây dựng và thực hiện quy c h ế dân chủ gắn với xây dựng hệ thống chính trị ở

cơ sở của tỉnh Đồng Nai gửi đến Ban Dân vận Trung ương và các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương khác.

+ Nghị quyết, kết luận của H ội nghị tỉnh, thành uỷ, báo cáo, chỉ thị triển khai thực hiện nghị quyết các kỳ Đại hội Đảng của địa phương.

+ Báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất, báo cáo tháng, quý, năm.

V í dụ: Các ban như Ban Tổ chức Trung ương, Ban Dân vận Trung ương nhận được Báo cáo số58-B C /T U ngày 15/12/2003 của Thành uỷ Hải Phòng về tình hình, kết quả thực hiện nhiệm vụ năm 2003; phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp năm 2004.

+ Báo cáo của các ban tham mưu của văn phòng tỉnh, thành uỷ.

+ Các văn bản, tài liệu của địa phương xin ý kiến của các ban.

* Nhóm tài liệu do các han ban hành.

Trong số tài liệu hình thành trong hoạt động của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, nhóm tài liệu do các ban ban hành là nhóm tài liệu

29quan trọng nhất Nhóm tài liệu này phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ công tác của các ban Tài liệu của các ban ban hành gồm:

- Văn bản tham mưu về đường lối, chính sách thuộc lĩnh vực ban được phân công, giao nhiệm vụ

Công văn xin ý kiến các cơ quan vào dự thảo các văn bản mà ban tham mưu để trình Bộ Chính trị, Ban Bí thư ban hành V í dụ: Công văn s ố 5355- CV/TCTW ngày 06/9/2004 của Ban T ổ chức Trung ương gửi xin ý kiến góp ý của Ban Kinh t ế Trung ương vào dự thảo Quỵ định trình Ban Bí thư vê chức năng, nhiệm vụ của đảng bộ, chi bộ trong công ty c ổ phần có vốn Nhả nước

và doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài.

- Tài liệu về việc thực hiện các đường lố i, chính sách, nghị quyết, chỉ thị của Trung ương

V í dụ: Báo cáo sô' 44-BC/TTVH ngày 23/ỉ 2/2004 của Ban Tư tưởng

ương 5 (khtìá IX) về “Nhiệm vụ chủ yếu của công tác tư tưởng, lý luận trong tình hình mới ”.

- Tài liệu góp ý kiến với Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Văn phòng Chính phủ, các ban, bộ, ngành, địa phương về lĩnh vực tham mưu của ban hoặc về những vấn đề ban có liên quan.

Ví dụ: Công vãn s ố 138-CVỉKTTW ngày 19/4/2002 của Ban Kinh tế Trung ương v/v góp ỷ dự thảo Nghị định hướng dẫn thi hành Luật T ổ chức Chính phủ 2001.

- Quyết định, quy định và các văn bản khác của các ban ban hành mang tính chất đề ra các nguyên tắc, chế độ chung trong hệ thống đảng, đoàn thể.

V í dụ: Quyết định s ố 1061-QĐ/TCTW ngày 12/3/2003 của Ban T ổ chức Trưng ương ban hành Quy c h ế chung về việc tuyển dụng cán bộ, công chức cơ quan Đảng, đoàn thể.

- Hướng dẫn của các ban về việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị và các văn bản khác của Trung ương.

V í dụ: Hướng dần sô'09-HD/KGTW ngày 05/8/2004 của Ban Khoa giáo Trung ương v/v triển khai thực hiện Thông báo kết luận của Bơn Bí thư s ố 145-TB/TW ngày 09/7/2004 về tiếp tục đẩy mạnh việc thực hiện C hỉ thị 45- CTỈTW đối với Liên hiệp các Hội Khoa học và kỹ thuật Việt Nam trong giai đoạn từ nay đến năm 2010

- Báo cáo của ban: về kết quả công tác của ban, kết quả công tác nước ngoài và ở các bộ, ngành, địa phương.

V í dụ: Báo cáo s ố 260-BC/KTTW ngày 04/7/2002 của Ban Kỉnh t ế Trung ương về công tác 6 tháng đầu năm, những công tác trọng tâm 6 tháng cuối năm.

- Tài liệu nghiên cứu, báo cáo chuyên đề, các đề tài khoa học của ban.

- Tài liệu liên quan đến công tác tổ chức- cán bộ của ban như:

+ Quyết định thành lập, giải thể các đơn vị trực thuộc ban

+ Q uy chế làm việc của ban và các đơn vị trong ban

+ Q uyết định liên quan đến chế độ chính sách đối với cán bộ trong ban Tài liệu về cán bộ của Ban Tổ chức Trung ương còn gồm tài liệu về đảng viên thuộc diện Trung ương quản lý; tài liệu về tình hình đảng viên trong các cơ quan, tài liệu về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân

c h u yể n .đối với cán bộ thuộc diện Trung ương quản lý.

Ban Tài chính- Quản trị Trung ương theo chức năng, nhiệm vụ của ban nên tài liệu còn bao gồm những tài liệu về tài chính- kế toán; tài liệu xây dựng

cơ bản; tài liệu về trang thiết bị.

Có thể nói, các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương có m ột vị trí quan trọng trong hoạt động của Đảng Các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương được thành lập tương đối sớm và chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ

31chức của các ban cũng có những thay đổi gắn với quá trình cách mạng của đất nước Qua các thời kỳ, các ban có nhiệm vụ chung là phục vụ cho hoạt động của Đảng, của Ban Chấp hành Trung ương mà trực tiếp và thường xuyên là Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị, Ban Bí thư về các lĩnh vực của đời sống xã hội, lĩnh vực quản lý, chỉ đạo của Đảng Tuỳ từng chức năng, nhiệm vụ cụ thể

mà các ban có cơ cấu tổ chức khác nhau.

Với v ị trí hoạt động đặc biệt như trên của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, nguồn tài liệu sản sinh trong hoạt động của các ban tương đối lớn, có giá trị quan trọng, phong phú, đa dạng, nội dung thông tin tài liệu nhiều chiều Trước số lượng tài liệu tương đối lớn, đa dạng ở các ban thì yêu cầu tài liệu được sắp xếp, lập hồ sơ để đảm bảo bí mật tài liệu, phục vụ cho hoạt động của các ban cũng như đảm bảo chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ là một trong những nhiệm vụ được đặt ra cấp bách hiện nay ở các ban.

C H Ư Ơ N G 2: THỰC TR Ạ N G C Ô N G TÁC L Ậ P H ổ s ơ

H IỆN H À N H Ở CÁC BAN TRỰC T H U Ộ C BAN C H Ấ P HÀNH

T R Ư N G ƯƠNG ĐẢNG CỘNG SẢN V IỆ T NAM

2.1 Tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam

2.1.1 K h á i niệm hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành

Hồ sơ là m ột khái niệm quen thuộc trong công tác văn thư, lưu trữ Khái niệm này được đề cập trong các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ

của Đảng và Nhà nước như: Nghị định s ố 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004

của Chính phủ và trong các giáo trình, sách nghiệp vụ về công tác này như:

“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ”, “Nghiệp vụ công tác văn th ư ” khái

niệm hồ sơ cũng được đề cập trên tạp chí Vãn thư- Lưu trữ Việt Nam, trong các khoá luận tốt nghiệp của sinh viên ngành văn thư- lưu trữ

Khái niệm hổ sơ được đề cập đến trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP

của Chính phủ về công tác văn thư như: hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ th ể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân [23;2]

Trong sách “Lý luận và phương pháp công tác văn th ư ” của PGS Vương Đình Quyền đã nêu khái niệm hồ sơ như sau: Hồ sơ là một tập văn bản

(hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giá, cùng thời gian ban hành [51;333]

Từ những khái niệm được nêu trên, chúng ta có thể tập hợp lại khái niệm “hổ sơ” : hồ sơ là một tập gồm toàn bộ tài liệu (có thê chỉ có một tài

liệu) có liên quan với nhau về một vấn đề, về một sự việc, đối tượng cụ thè hoặc có cùng đặc điểm về tác giả, thè loại văn bản, thời gian ban hành hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân.

Trong công tác văn thư, lập hổ sơ hiện hành là một nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu Khái niệm lập hồ sơ hiện hành cũng đã được đề cập đến trong các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, trong các giáo trình, sách nghiệp vụ, Tạp chí Văn thư- lưu trữ; các khoá luận tốt nghiệp về công tác này

M ột số định nghĩa về lập hồ sơ được nêu trong các tài liệu trên như:

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương p háp nhất định [23;2]

Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biền mục chúng theo phương pháp khoa học [51;337]

Trên cơ sở những khái niệm về công tác lập hồ sơ như trên, chúng ta có thể khái quát khái niệm lập hồ sơ hiện hành (lập hồ sơ ở văn thư) là: lập hồ sơ hiện hành là công việc mà cán bộ văn thư, cán bộ, chuyên viên tập hợp những văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc theo những đặc trưng của văn bản Và sắp xếp, biên mục các văn bản đó theo một phương pháp khoa học.

Trong thực tế công việc của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, một vấn đề, sự việc có thể kết thúc trong một năm hoặc có thể kéo dài sang năm tiếp theo và những tài liệu này liên quan đến lĩnh vực tham mưu của cán b ộ .vì vậy, để

sự việc, vấn đề được trình bày rõ ràng, tra cứu thuận tiện thì những cán bộ văn thư, cán bộ, chuyên viên ở các đơn vị cần phải lập hổ sơ hiện hành

V í dụ: chuyên viên phụ trách lĩnh vực đầu tư có trách nhiệm soạn thảo văn bản của ban về việc cho ý kiến về Luật Khuyến khích đầu tư thì cần phải lập hồ sơ về vấn đề này.

Như thế, việc lập hồ sơ giúp cho hoạt động thông tin cua các ban chính xác, kịp thời, công việc chuyên môn của cán bộ, chuyên viên có hiệu quả

2.7.2.2 Công tác lập hồ sơ hiện hành có tác dụng quản lý chặt ch ẽ tài

liệu, giữ gìn bí mật, không đ ể mất mát, thất lạc tài liệu

Một vấn đề, sự việc ngay từ khi khởi đầu cần phải được cán bộ có trách nhiệm tiến hành lập hồ sơ bởi có những vấn đề, sự việc từ khi diễn ra đến khi giải quyết xong là một quá trình tương đối dài Trong thời gian đó, sự việc, vấn đề này sẽ có rất nhiều tài liệu liên quan, những tài liệu này quan hệ với nhau theo logic giải quyết vấn đề

Khi hồ sơ về một vấn đề được lập thì đồng thời tài liệu sẽ được quản lý

35Khi hồ sơ về một vấn để được lập thì đồng thời tài liệu sẽ được quản lý

trong hổ sơ Vì vậy, tài liệu của vấn đề đó sẽ tránh được nguy cơ thất lạc, mất

mát Điều này cũng bảo đảm cho những tài liệu quan trọng không bị lộ bí mật

vì tài liệu thuộc hổ sơ về vấn đề này sẽ do cán bộ văn thư, cán bộ phụ trách

lập, bảo quản, chủ động quản lý tài liệu

Với chức năng là cơ quan tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương,

Bộ Chính trị, Ban Bí thư nên phần lớn nội dung tài liệu của các ban trực thuộc

Ban Chấp hành Trung ương là những tài liệu thuộc dạng Tối mật, Mật Vậy

nên, việc lập hồ sơ hiện hành sẽ đảm bảo cho công tác bảo mật trong các ban

Cán bộ sẽ quản lý được tài liệu, tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu gày

nên những hậu quả nghiêm trọng

giao nộp vào lưu trữ cơ quan

Sau m ột năm, những tài liệu theo quy định được nộp lưu vào lưu trữ cơ

quan, tài liệu khi giao nộp được tính theo số lượng các hồ sơ Vì thế, để tài

liệu giao nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu, cán bộ văn thư, cán bộ có liên quan đến

văn bản giấy tờ phải có trách nhiệm, ý thức lập hổ sơ

Với những ban mà công tác lập hồ sơ không được coi trọng thì tài liệu

giao nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm là những bó, cặp tài liệu rời lẻ Do

vậy, chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan không cao bởi tài liệu tuy

quan trọng nhưng chưa được sắp xếp, phản ánh rõ ý nghĩa của nó trong quá

trình hình thành vấn đề đến khi giải quyết vấn đề, sự việc

Ví dụ: khi tham gia ý kiến về một vấn đề thì trước hết trong hồ sơ về

vấn đề này phải có công văn yêu cầu của một cơ quan gửi đến ban, tiếp theo là những tài liệu về vấn đề đó do cơ quan yêu cầu cho ý kiến cung cấp, những tài

liệu do cán bộ thu thập được, cuối cùng, là công văn trả lời, góp ý kiến của ban gửi cơ quan đó Trong hồ sơ, những tài liệu thu thập được làm cơ sở để ban tham gia ý kiến có một ví trị quan trọng Tuy nhiên, nếu hồ sơ về vấn đề này không được lập hồ sơ thì khi đó, những tài liệu thuộc dạng thu thập để

36làm cơ sở phát biểu ý kiến về một vấn đề có thể sẽ để tách rời, lẫn lộn giữa những tài liệu khác sẽ mất ý nghĩa quan trọng vì nó không được đặt vào đúng

hồ sơ, vào đúng sự việc mà nó liên quan, đóng vai trò là cơ sở để giải quyết công việc

Mặt khác, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan không đảm bảo yêu cầu

là được lập hồ sơ thì công tác lưu trữ cơ quan sẽ mất nhiều thời gian, công sức, kinh phí để khắc phục hậu quả

2.1.2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành giúp tiết kiệm kinh phí, công sức, thời gian khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ

M ột trong những trách nhiệm nặng nề của cán bộ lưu trữ là khi nhận tài liệu hiện hành của cơ quan vào lưu trữ phải tiến hành chính lý những tài liệu chưa được lập hổ sơ hoặc lập hồ sơ chưa hoàn chỉnh, đầy đủ

Tinh trạng chung của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hiện nay là tài liệu giao nộp vào lưu trữ dưới dạng bó, gói Bởi vậy, công sức, thời gian, tâm huyết của cán bộ lun trữ phải tập trung vào công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là rất nhiều Cán bộ lưu trữ thường không còn thời gian để triển khai, thực hiện các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ như: giới thiệu tài liệu đến độc giả biên tập kỷ y ế u

Ngoài ra, kinh phí của các cơ quan hàng năm chi vào công tác chỉnh lý tài liệu không phải là nhỏ Trong khi cơ sở vật chất của công tác lưu trữ cần được trang bị như máy điều hoà, hút bụi, bàn ghế phục vụ bạn đọc thì hàng năm, các cơ quan vẫn lãng phí một khoản chi vào việc chỉnh lý, sắp xếp lại tài liệu mà đáng lý ra công việc này phải được tiến hành trước khi tài liệu giao nộp vào lưu trữ

Đó là những bất cập trong công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hiện nay Vì thế, những vấn đề này chỉ có thể được giảm bớt khi mỗi cán bộ các ban có ý thức, trách nhiệm trong việc lập hồ sơ ngay khi bắt đầu hoặc ngay khi giải quyết xong công việc

Có thể nói, công tác lập hổ sơ hiện hành tuy chỉ là một phần việc của

37công tác văn thư nhưng việc thực hiện quy định về lập hổ sơ hiện hành có ý

nghĩa to lớn, mang lại hiệu quả cho hoạt động của các ban trực thuộc Ban

Chấp hành Trung ương Vì vậy, việc lập hồ sơ hiện hành phải là một nền nếp

cần được xây dựng trong hoạt động của các ban Khi đó, công tác tham mưu,

giúp việc của các ban chắc chắn sẽ thông suốt, nhịp nhàng, mang lại hiệu quả

cao

sơ hiện hành

Công tác công văn giấy tờ là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt

động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị-xã

h ộ i L ậ p hồ sơ hiện hành là một trong những phần việc quan trọng trong

công tác công văn giấy tờ ở các cơ quan, tổ chức Do vậy, mà những vãn bản

quy định về công tác lập hổ sơ hiện hành là những văn bản có giá trị pháp lý

cao như nghị đ ịn h

2.2.1 Q u y định của N hà nước về công tác lập hồ so hiện hành

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ là văn bản

có giá trị pháp lý cao nhất về lĩnh vực văn thư Nghị định gồm 6 chương

Ngoài các chương: Quy định chung; Khen thưởng, xử lý vi phạm và khiếu nại

tố cáo; Điều khoản thi hành thì các chương còn lại của Nghị định đã đề cập

tương đối cụ thể đến các nội dung của công tác văn thư hiện nay như: Soạn

thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu là một

trong những chương quan trọng của Nghị định Chương này gồm các mục đề

cập đến việc quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hổ sơ hiện hành và

giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử

dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

của cơ quan, tổ chức được quy định ở chương III mục 3 của Nghị định Mục

này quy định:

* Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

- Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

+ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức

+ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc

+ Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều

Nghị định cũng đã quy định trách nhiệm giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

- Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

+ Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ

sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 điều này

+ Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưii trữ hiện hành của cơ quan,

tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm

+ Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay ngư­

ời kế nhiệm

Nghị định cũng đã quy định về thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, tài liệu xây

39dụng cơ bản, tài liệu ảnh, phim điện ảnh, microphim, tài liệu ghi âm, ghi hình

và tài liệu khác

Điều 23 của Nghị định đã quy định rõ trách nhiệm đối với công tác lập

hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành Theo đó, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình

Chánh văn phòng, trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệu vụ:

+ Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với cơ quan tổ chức cấp dưới

+ Tổ chức việc thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình

Thú trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ

sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan tổ chức

Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ

sơ về công việc đó

Những quy định về công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng của Nghị định mang tính khái quát, là cơ sở cho việc ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới

2.2.2 Q u y định của cơ quan Đ ản g vê côn g tác lập h ồ sơ hiện hành

2.2.2.1 Quy định của Văn phòng Trung ương

Ngày 10/11/1986, Văn phòng Trung ương đã ban hành Quy định sô'

667-Q Đ /TW về c h ế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành T n m g ương và cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản

Hồ Chí Minh Quy định này gồm 30 điều Nội dung của Quy định ngoài phần