- Tài liệu nghiên cứu, báo cáo chuyên đề, các đề tài khoa học của ban Tài liệu liên quan đến công tác tổ chức cán bộ của ban như:
2.3.3.Nguyên nhân ảnh hưởng đến công tác lập hồ sơ hiện hàn hở
các ban trực thuộc Ban C hấp hành Trung ương Đ ản g C ộn g sản Việt N am
Công tác lập hồ sơ hiện hành là một trong những phần việc quan trọng của công tác văn thư cơ quan. Qua khảo sát về tình hình thực hiện lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, chúng tôi thấy công tác này còn n h iều vấn đề đặt ra. V à n g u y ên n h ân c ủ a tình trạ n g này là do:
2.33.1. Lãnh đạo và cán bộ, chuyên viên các ban chưa nhận thức được tầm
quan trọng của công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nới riêng đối với hoạt động tham nuũi của các ban
Lãnh đạo và cán bộ, chuyên viên ở các ban chưa nhận thức được vị trí, vai trò của công tác văn thư là đảm bảo cho hoạt động tham mưu của cơ quan được thông suốt, hiệu quả cao. Trong guồng máy hoạt động của cơ quan thì mỗi cán bộ, chuyên viên đều có liên quan đến công tác công văn giấy tờ và phải có trách nhiệm lập hồ sơ những công việc mình đã giải quyết. Nhưng cán bộ, chuyên viên ở các ban không nhận thức được điều này nên họ coi công tác lập hồ sơ hiện hành là công việc của cán bộ văn thư.
Việc chưa thực sự hiểu về ý nghĩa của công tác văn thư, về hồ sơ hiện hành cũng như nhận thức trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên trong việc lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan nên hiện nay ở các ban, văn bản, tài liệu chỉ được lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên sử dụng để giải quyết công việc trước mắt.
62 Mặt khác, việc thiếu nhận thức về vai trò của công tác văn thư, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ hiện hành trong lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên ở các ban đã ảnh hưởng đến việc ban hành những văn bản quy định, hướng dẫn về lĩnh vực này trong các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương.
2.3.32. Nhiều ban chưa ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành
ở một số ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương chúng tôi khảo sát, việc ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư nói chung và công tác lập hổ sơ hiện hành nói riêng chưa được lãnh đạo Văn phòng quan tâm, chỉ đạo (các cơ quan chưa ban hành văn bản quy định về chế độ công tác văn thư cơ quan, trong đó có công tác lập hồ sơ hiện hành).
Những văn bản quy định ở các ban về công tác lập hồ sơ hiện hành như: hồ sơ hiện hành là như thế nào; trách nhiệm phải lập hồ sơ đối với những vấn đồ đã giải quyết xong của cán bộ, chuyên viên; thời hạn giao nộp hổ sơ hiện hành vào lưu trữ cơ quan... chưa được nhiều ban ban hành nên công tác này không có định hướng để cán bộ, chuyên viên các ban thực hiện. Công tác này chưa đi vào nề nếp mà chỉ được thực hiện đối với một số vấn đề, sự việc bởi cán bộ văn thư hoặc tự phát ở một số cán bộ, chuyên viên có ý thức trách nhiệm là nên hình thành những hồ sơ về công việc mình đã thực hiện.
Mặt khác, trong các văn bản đã ban hành của Văn phòng Trung ương, một số ban như Ưỷ ban Kiểm tra Trung ương cũng như các văn bản đang dự thảo ở một số ban khác về công tác văn thư lưu trữ, chúng tôi thấy hầu hết các văn bản đều không có những quy định khen thưởng, chế tài đối với những trường hợp đã lập hồ sơ cũng như với những trường hợp không lập hổ sơ nên Irong thực tế dẫn đến việc cán bộ, chuyên viên ở các ban không nhận thức được lập hồ sơ hiện hành là công việc cần thiết, thậm chí là yêu cầu bắt buộc phải thực hiện sau khi giải quyết công việc của họ của họ. Do vậy, công tác lập hồ sơ hiện hành ở một số ban chưa được thực hiện hoặc thực hiện chưa tốt.
63 văn bán của lãnh đạo Văn phòng hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành cũng chưa được các ban quan tâm ban hành. Do thiếu các văn bản hướng dẫn nên cán bộ, chuyên viên các ban không nắm được các bước lập hồ sơ, nguyên tắc của công tác lập hổ sơ...nên tình trạng nhiều cán bộ, chuyên viên không biết lập hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc của mình hoặc trường hợp cán bộ, chuyên viên lập hổ sơ nhưng không nắm được phương pháp nên chất lượng hồ sơ được lập không cao. Nhưng cũng có ban như Ban Khoa giáo Trung ương (đang xây dựng văn bản quy định về công tác này) nhưng Văn phòng ban đã ban hành văn bản hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành trong nội bộ cơ quan.
Có thể nói, việc ban hành văn bản quy định, hướng dãn về công tác lập hồ sơ hiện hành là một trong những công việc quan trọng ảnh hưởng đến công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban. Thực tế ở các ban cho thấy, quy định về công tác này chưa được lãnh đạo ban, lãnh đạo văn phòng quan tâm ban hành là một trong những nguyên nhân khiến cho công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban còn nhiều tồn tại.
2 .3 3 .3 . Vai trò của cán bộ văn thư lưu trữ trong công tác lập hồ sơ hiện hành của cơ quan chưa được phát huy
Trong công tác văn thư cũng như trong công tác lập hổ sơ hiện hành của cơ quan, bên cạnh các quy định về công tác này là cơ sở, khuân mẫu để mọi cán bộ trong cơ quan thực hiện thì yếu tố con người đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến việc thực hiện công tác này trong hoạt động chung của cơ quan. Yếu tố con người mà chúng tôi nói tới ở đây là vai trò của cán bộ văn thư lưu trữ ở các cơ quan. Các cán bộ văn thư lưu trữ ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hiện nay đều là những cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ hoặc cán bộ có trình độ đại học chuyên ngành khác và một số cán bộ đã học thêm trung cấp về công tác văn thư lưu trữ. Như: Ban Dân vận Trung ương biên chế 01 cán bộ văn thư và 01 cán bộ lưu trữ có trình độ đại học và trung cấp văn thư- lưu trữ; Ban Nội chính Trung ương có 02 cán bộ văn thư- lưu trữ đều có trình độ đại học chuyên ngành văn thư- lưu trữ. [l;41-42]
64 Tuy vậy, nhìn vào thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương có thể thấy vai trò tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo văn phòng ban hành các quy định về công tác văn thư, cônç tác lập hổ sơ hiện hành của cán bộ văn thư lưu trữ chưa được phát huy.
Cán bộ văn thư ở các cơ quan còn chưa chủ động phối hợp với các đơn vị trong cơ quan xây dựng, ban hành danh mục hồ sơ. Danh mục hồ sơ giúp cho các đơn vị có sự chủ động và phần nào bắt buộc trong việc lập hồ sơ công việc của mình vì danh mục hồ sơ còn có tác dụng kiểm tra tình hình lập hổ sơ ở các đơn vị. Thực tế hiện nay hầu như các cơ quan không ban hành được danh mục hồ sơ.
Ngoài ra, cán bộ văn thư, lưu trữ ở các ban chưa chủ động đề xuất với lãnh đạo văn phòng tổ chức các lớp giới thiệu về công tác lập hồ sơ hiện hành; ý nghĩa, phương pháp lập hồ sơ hiện hành...đến các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan. Công việc này không được tiến hành ở các ban nên việc tuyên truyền, giới thiệu ý nghĩa, vai trò công tác lập hồ sơ hiện hành đến các cán bộ, chuyên viên, để họ hiểu và thực hiện công tác này còn thấp. Vì không hiểu giá trị, ý nghĩa của việc lập hồ sơ hiện hành đối với công việc của mình là giúp tra tìm thông tin nhanh chóng, quản lý, bảo mật được thông tin tài liệu nên hầu hết cán bộ, chuyên viên còn thờ ơ với việc lập các hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc.
Cán bộ văn thư, lưu trữ không tiến hành hướng dẫn, đôn đốc thường xuyên về công tác lập hồ sơ hiện hành đối với cán bộ, chuyên viên trong cơ quan nên nhiều hồ sơ lập bởi cán bộ, chuyên viên còn chưa đạt yêu cầu, chất lượng hồ sơ không cao.
Có thể thấy, một trong những nguyên nhân quan trọng làm hạn chế công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là vai trò của cán bộ văn thư, lưu trữ chưa được phát huy. Trong công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan, họ chưa chủ động, chưa phát huy trình độ của mình bằng những ý kiến tham mun, đề xuất cho lãnh đạo văn phòng ban hành những quy định về công tác này và ở một số ban, do cán bộ văn thư, lưu trữ còn chưa có kinh nghiệm nên việc lập và hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành đối với các đơn vị trong cơ
65 quan còn hạn chế. Mặt khác, với khối lượng công việc hành chính ở các ban thì cán bộ văn thư, lưu trữ không có thời gian để tổ chức các lớp hướng dần công tác lập hồ sơ hiện hành cũng như nâng cao kiến thức, kỹ năng về công tác này.
2 .3 3 .4 . Công tác thanh tra, kiểm tra của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung
ương, các ban chưa thường xuyên
Công tác lập hổ sơ hiện hành ở cơ quan không được phòng Hành chính mà trực tiếp là Trưởng phòng Hành chính, cán bộ văn thư, lưu trữ tiến hành kiểm tra, đánh giá theo định kỳ 6 tháng, 1 năm nên việc tham mưu cho lãnh đạo văn phòng ban hành những quy định, hướng dẫn về công tác này còn yếu. Mặt khác, việc thiếu sự thanh tra, kiểm tra thường xuyên ở các ban làm cho tình trạng tài liệu ở các ban phần lớn chưa được lập hồ sơ hiện hành, tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ chủ yếu dưới dạng các bó, gói, cặp tài liệu.. .tồn tại nhiều năm nay. Tinh trạng này chưa được các cơ quan có thẩm quyền, các cơ quan có trách nhiệm tiến hành nghiên cứu, tổng kết và gióng lên hổi chuông báo động về công tác lập hồ sơ hiện hành trong công tác văn thư ở các ban .
Như vậy, do không có sự thanh tra, kiểm tra thường xuyên về công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban nên thực trạng công tác này bao nám nay chưa được các cấp có thẩm quyền, có trách nhiệm nhìn nhận thảng thắn về những tồn tại, yếu kém trong việc thực hiện lập hồ sơ hiện hành ở các ban. Và tình trạng này ngày càng tiếp diễn mà không có các giải pháp khắc phục.
C H Ư Ơ N G 3: G I Ả I P H Á P T H Ú C Đ A Y c ô n g t á c l ậ p H ổ s ơ H IỆ N H À N H Ở C Á C B A N T R ự C T H U Ộ C B A N C H Ấ P H À N H
T R U N G Ư Ơ N G Đ Ả N G C Ộ N G SẢ N V I Ệ T N A M
Trước thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương như hiện nay, các ban cần phải đổi mới tư duy về công tác lập hồ sơ hiện hành, nỗ lực thi hành nhiều giải pháp nhằm thúc đẩy công tác này ở cơ quan. Quan niệm về lập hổ sơ hiện hành như trên đã tồn tại lâu nay trong công tác hành chính ở các cơ quan nên để thay đổi thực trạng của công tác này cần thiết thực hiện nhiều giải pháp như: nâng cao kiến thức, nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ cũng như cán bộ, chuyên viên về lập hồ sơ hiện hành, các chế tài về vấn đề này, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ...Tuy nhiên, với giới hạn nội dung của một Luận văn tốt nghiệp, chúng tôi chỉ xin đi vào một số giải pháp chính, quan trọng nhằm thúc đẩy công tác lập hổ sơ hiện hành ở các ban như: phổ biến, tuyên truyền cổng tác lập hồ sơ hiện hành đến cán bộ, chuyên viên trong cơ quan; nhanh chóng xây dựng các bản danh mục hồ sơ cơ quan; thực hiện việc kiểm tra, đánh giá công tác lập hổ sơ hiện hành trong cơ quan để có những điều chỉnh, rút kinh nghiệm nhằm thực hiện công tác này ngày một tốt hơn.
Theo khảo sát của chúng tôi, cán bộ, chuyên viên các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương chưa có những hiểu biết về hổ sơ hiện hành cũng như phương pháp lập hồ sơ hiện hành. Bởi thế, việc lập hồ sơ hiện hành ở các ban nhìn chung chưa đi vào nề nếp, chưa ĩrở thành bắt buộc trong công việc của cán bộ, chuyên viên. Hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ không đạt chất lượng, giá trị thấp. Để công tác này từng bước được thực hiện trong các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương thì một trong những biện pháp đầu tiên các cơ quan phải làm là ban hành những quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành.
67