- Tài liệu nghiên cứu, báo cáo chuyên đề, các đề tài khoa học của ban Tài liệu liên quan đến công tác tổ chức cán bộ của ban như:
3.2. Xây dựng bản danh mục hồ sơ cơ quan
Danh mục hồ sơ là bản thống kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến phải lập trong một năm của một cơ quan. Danh mục hồ sơ của cơ quan có thể coi là còng cụ để quản lý tài liệu và lập hổ sơ của mỗi cơ quan.
Nhưng qua khảo sát của chúng tôi, công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương phần lớn được lập không dựa trên danh mục hồ sơ mà dựa trên thực tế công việc của đơn vị. Do nhiều cơ quan chưa xây dựng được danh mục hồ sơ nên việc lập hồ sơ của các đơn vị còn thụ động, không thống kê trước được những loại hồ sơ đơn vị cần lập trong một năm. Cán bộ, chuyên viên ở các cơ quan mang tâm lý lập hồ sơ công việc cũng được, không lập cũng được. Vì thế, tình trạng lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan không được thực hiện nghiêm túc, nhiều tài liệu còn ở dạng bó, gói cho đến khi nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
Để giải quyết tình trạng các đơn vị lập hồ sơ không đầy đủ, các cơ quan cần thiết phải xây dựng bản danh mục hồ sơ. Danh mục hồ sơ sẽ giúp các đơn vị chủ động khi lập những hồ sơ cố định phản ánh nhiệm vụ công tác của mình, mặt khác, có ý nghĩa bắt buộc cán bộ, chuyên viên phải tiến hành lập hồ
71
sơ trước khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan và giúp cho việc quản lý tài liệu, đánh giá hiệu quả công tác của các cá nhân trong đơn vị. Do danh mục thống kê những hồ sơ là những công việc mà cán bộ, chuyên viên phải giải quyết, cán bộ, chuyên viên sẽ theo danh mục đó mà lập những hồ sơ công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ của mình.
Việc lập danh mục hồ sơ do phòng Hành chính lập nhưng có sự tham gia, góp ý của cán bộ, chuyên viên các đơn vị. Cán bộ, văn thư lưu trữ là những người trực tiếp xây dựng danh mục hồ sơ cần phải có sự am hiểu về nhiệm vụ, tổ chức của các đơn vị. Từ đó, mới có thể xây dựng bản danh mục hố sơ phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan. Cuối mỗi năm, cán bộ văn thư, lưu trữ dự thảo bản danh mục hổ sơ cho năm sắp tới, bản dự thảo này được gửi tới các đơn vị trong ban, nếu được có thể gửi Cục Lun trữ Văn phòng Trung ương Đảng để xin ý kiến. Vì danh mục hồ sơ của cơ quan phản ánh cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ của các đơn vị nên cần có sự tham gia ý kiến, chỉnh sửa của cán bộ, chuyên viên các đơn vị, những người trực tiếp giải quyết những ván đề, vụ việc thuộc nhiệm vụ của đơn vị và cũng là những người trực tiếp lập hô sơ về công việc của họ. Sau khi có sự góp ý của các đơn vị, cán bộ văn thư, lưu trữ sẽ tiếp thu, chỉnh sửa thành bản danh mục hồ sơ hoàn chỉnh để thực hiện trong toàn cơ quan. Hoặc cán bộ văn thư, lưu trữ có thể dựa trên bản dự thảo danh mục hồ sơ của từng đơn vị gửi về để tập hợp thành bản danh mục hồ sơ cơ quan. Cách làm này cho thấy vai trò quan trọng của cán bộ, chuyên viên các đơn vị trong quá trình xây dựng bản danh mục hồ sơ cơ quan.
Bản danh mục hồ sơ của cơ quan ngoài nh.ững loại hồ sơ cố định, phản ánh nhiệm vụ của đơn vị thì còn để dự phòng những hồ sơ được lập về những công việc đột xuất.
Lập hồ sơ theo danh mục được ban hành sẽ giúp các đơn vị chủ động trong việc hình thành tiêu đề các hồ sơ, hình dung những loại hồ sơ cần lập của đơn vị mình cũng như chủ động trong việc chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ lập hồ sơ như cặp, bìa, ghim nhự a...
72 cán bộ văn thư, lưu trữ và cán bộ, chuyên viên ở các đơn vị giúp cho danh mục hồ sơ của cơ quan phản ánh chính xác chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan thông qua hoạt động của các đơn vị. Vì cán bộ, chuyên viên ở các đơn vị là người am hiểu tường tận nhất nhiệm vụ công tác của mình, hiểu rõ thực tế tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của đơn vị. Bản danh mục hồ sơ cơ quan sẽ là sự kết hợp giữa nghiệp vụ chuyên môn về lập hồ sơ hiện hành của cán bộ văn thư, lưu trữ và kinh nghiệm thực tế, kinh nghiệm công việc của cán bộ, chuyên viên các đơn vị. Như vậy, trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên là rất quan trọng trong việc xây dựng một bản danh mục hồ sơ hoàn chỉnh, chính xác.
Có thể nói, danh mục hổ sơ được xây dựng là kết quả đóng góp của các đơn vị trong ban thì việc triển khai thực hiện công tác lập hổ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ ở các đơn vị sẽ thuận lợi hơn rất nhiều.
Tóm lại, xây dựng danh mục hồ sơ là một trong những khâu yếu nhất trong công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan. Bản danh mục hổ sơ phần nhiều chưa được xây dựng ở các cơ quan Đảng. Mặc dù không có danh mục hồ sơ nhưng hồ sơ cũng đã được lập ở một số cơ quan, tuy vậy, khách quan mà nói thì việc lập hồ sơ không theo danh mục ở các cơ quan hiện nay không thường xuyên, có những vấn đề được lập hồ sơ và có những vấn đề không được cán bộ, chuyên viên lập hổ sơ, tính bắt buộc thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành không cao (trong khi ý thức của cán bộ, chuyên viên của các cơ quan về vấn đề này chưa được chú ý). Chính vì vậy, một trong những giải pháp để làm tốt công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hiện nay là phải xây dựng một bản danh mục hồ sơ của cơ quan.
Thực tế, xây dựng danh mục hồ sơ là một việc làm cần thiết trong công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban nhưng công tác này để thực hiện được phải cán nhiều yếu tố như: sự tâm huyết cần phải thay đổi thực trạng lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan của cán bộ văn thư, lun trữ, sự am hiểu của họ về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của cơ quan cũng như nhiệm vụ của các đơn vị, sự hợp tác, góp ý của các đơn vị trong cơ quan trong quá trình xây dựng một bản danh
73 mục hồ sơ của cơ quan...M ặt khác, lập hồ sơ theo danh mục là phương pháp mà trong tương lai các cơ quan cần hướng tới thực hiện để công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan mang tính khoa học, thống nhất. Cũng vì càng khó thực hiện mà các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương càng cần phải nỗ lực để hình thành nên những bản danh mục hồ sơ cơ quan, góp phần giải quyết tình trạng chung về lập hổ sơ hiện hành ở các cơ quan như hiện nay và dần dán đưa công tác lập hồ sơ hiện hành đi vào nề nếp.
Tóm lại, xây dựng danh mục hổ sơ là việc cần và nên làm ngay ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương. Danh mục hổ sơ được xây dựng sẽ có tác dụng định hướng để cán bộ, chuyên viên các đơn vị lập những hồ sơ thuộc phạm vi công việc của mình. Đồng thời, việc xây dựng được danh mục hồ sơ tạo ra công cụ quan trọng để quản lý, thống kê tài liệu, hồ sơ và tiến hcình kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ trong cơ quan.
3.3. M ở lớp tập huấn vê công tác lập hồ sơ hiện hành
Để cải thiện tình trạng lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương thì các ban không những cần phải ban hành những quy định về công tác này mà phải có những hoạt động thiết thực để phương pháp lập hồ sơ hiện hành được giới thiệu đến các cán bộ, chuyên viên trong cơ quan. Một trong những hoạt động đó là mở các lớp tập huấn về công tác lập hồ sơ hiện hành.
Trong việc mở các lớp tập huấn về công tác lập hồ sơ hiện hành, cán bộ vãn thư, lưu trữ phải xây dựng kế hoạch mở lớp, mục đích, nội dung bài giảng, đối tượng học...trình lãnh đạo. Sau đó, lãnh đạo sẽ ban hành văn bản yêu cầu cán bộ, chuyên viên trong cơ quan phải tham gia các lớp tập huấn. Có như vậy, các lớp tập huấn về công tác lập hồ sơ hiện hành mở ra mới đạt được yêu cầu là bồi dưỡng những hiểu biết cơ bản về công tác lập hổ sơ hiện hành đến mọi đối tượng trong cơ quan. Cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan là những người có nghiệp vụ chuyên môn về lĩnh vực này sẽ trực tiếp bồi dưỡng kiến thức về lập hồ sơ cho cán bộ, chuyên viên ở các đơn vị, hướng dẫn họ phương pháp lập hồ
74 Các lớp học này trở thành lớp học bắt buộc mà cán bộ, chuyên viên ở các đơn vị phải tham gia. Lớp tập huấn sẽ mở thành nhiều đợt, tương tự như các lớp học bồi dưỡng kiến thức về công nghệ thông tin trong các ban (thực hiện đề án tin học hoá trong hoạt động của các cơ quan Đảng). Qua những buổi học, cán bộ văn thư, lưu trữ sẽ có điều kiện giới thiệu ý nghĩa của việc lập hổ sơ hiện hành đối với hoạt động của mỗi cá nhân, đơn vị và của cơ quan. Hổ sơ được lập sẽ giúp cho cán bộ, chuyên viên nắm được hiệu quả công việc của mình, quản lý chặt chẽ tài liệu, giảm nạn quan liêu giấy tờ trong hoạt động hành chính ở các cơ quan...C ác cán bộ, chuyên viên ở các đơn vị cũng có dịp được tiếp cận với phương pháp lập hồ sơ hiện hành, hiểu các yêu cầu trong việc lập hồ sơ hiện hành để có thể áp dụng trong thực tế lập hổ sơ công việc của họ.
Trong các buổi học bồi dưỡng, tìm hiểu về phương pháp lập hồ sơ hiện hành, cán bộ văn thư, lưu trữ bên cạnh việc giới thiệu khái niệm về lập hồ sơ hiện hành đến các cá nhân trong cơ quan còn phải mở rộng bài học qua các ví dụ thực tế lập hổ sơ hiện hành ỏ' từng đơn vị như thế nào. Nhờ vậy, các bài giảng sẽ trở nên thiết thực, gần gũi với người học. Trong quá trình học, cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải trao đổi với cán bộ, chuyên viên về nhiệm vụ của đơn vị họ, tình hình thực tế tài liệu để từ đó có phương pháp lập hồ sơ đối với từng đơn vị, đây cũng là dịp để các cá nhân hiểu biết thêm về công việc lập hồ sơ, ý nghĩa của việc lập hồ sơ trong hoạt động của mình còn cán bộ văn thư, lưu trữ cũng có được những hiểu biết về các loại hồ sơ của các đơn vị.
Tuy nhiên, để các lớp học mở ra có chất lượng thì đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ ở các ban phải là những người có kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tế trong việc lập hồ sơ. Đối với những cán bộ văn thư, lưu trữ chưa qua trường lớp chuyên môn thì họ cần được cơ quan cử đi học các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn ngày để có kiến thức nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và trong công việc đòi hỏi ở họ một tinh thần làm việc có trách nhiệm, cầu tiến, năng động để có thể vươn lên trở thành những người có kiến thức nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và nghiệp vụ về lập hồ sơ hiện hành
75 nói riêng. Như vậy, đội ngũ cán bộ văn thư, lun trữ ở các cơ quan mới có thể đảm trách công việc hướng dẫn, giới thiệu phương pháp lập hồ sơ hiện hành một cách chính xác, đúng nguyên tắc đến các cán bộ, chuyên viên nghiên cứu trong cơ quan.
3.4. Thực hiện kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành của các đơn vị
3.4.1. H ìn h thức, nội d ung kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành
Tinh trạng tài liệu ở các cơ quan không được lập hổ hoặc lập hồ sơ không đầy đủ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ chủ yếu dưới dạng bó, gói tài liệu đang diễn ra hiện nay một phần vì các cơ quan đã chưa chú ý ban hành những quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành, tuyên truyền, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành cho cán bộ, chuyên viên các đơn vị trong cơ quan, mặt khác, cũng do các cơ quan chưa thực hiện được công tác kiểm tra, đánh giá tình hình lập hồ sơ hiện hành của cơ quan mình. Công tác lập hổ sơ trong các cơ quan chưa thực hiện nghiêm túc vì việc quy định cũng như việc thực hiện các quy định về lập hồ sơ hiện hành bị coi nhẹ, vô thưởng, vô phạt.
Vì vậy, để thúc đẩy công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt hơn thì các cơ quan bên cạnh việc ban hành những quy định về công tác lập hổ sơ hiện hành, hướng dẫn cán bộ, chuyên viên phương pháp lập hồ sơ hiện hành tạo tiền đề cho công tác ỉập hồ sơ cũng cần tiến hành việc kiểm tra tình hình thực hiện công tác này. Có như thế, việc lập hồ sơ mới được triển khai trong thực tế hoạt động của cơ quan.
Ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương phổ biến tình trạng tài liệu chưa được lập hồ sơ hoặc lập hổ sơ không hoàn chỉnh và tình trạng này vẫn đang tiếp diễn vì ở các cơ quan thiếu việc kiểm tra, đánh giá về công tác này. Các cơ quan không nắm được tình hình lập hồ sơ ở các cơ quan diễn ra như thế nào, các hồ sơ được lập chất lượng đến đâu, còn khó khăn, ưu điểm nào ảnh hưởng đến công tác lập hồ sơ cơ q u an ...
Công tác kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan do Phòng Hành chính chịu trách nhiệm. Theo đó, cán bộ văn thư, lưu trữ sẽ tiến hành các hình thức
76 kiểm tra. Công tác kiểm tra nhằm đánh giá số lượng hồ sơ và chất lượng hồ sơ được lập.
Đối với nhũng cơ quan lập hồ sơ không theo danh mục hồ sơ mà theo thực tế hoạt động của cơ quan, theo thực tế tài liệu sản sinh thì cán bộ văn thư, lưu trữ phải tiến hành kiểm tra công tác lập hồ sơ trên cơ sở nhiệm vụ được giao của các đơn vị. Trong trường hợp cơ quan không có danh mục hồ sơ, các công cụ có thể được cán bộ văn thư, lưu trữ sử dụng phục vụ cho việc kiểm tra lình hình lập hồ sơ là báo cáo hoạt động quý, 6 tháng, một năm của các đơn vị hoặc báo cáo tổng kết công tác 6 tháng, công tác năm của cơ quan. Báo cáo của các đơn vị sẽ nêu chi tiết, cụ thể những việc các đơn vị đã giải quyết hơn những báo cáo tổng kết của cơ quan (nêu những việc lớn, nổi bật mà cơ quan đã giải quyết).
Qua nghiên cứu những bản báo cáo công tác của các đơn vị, cán bộ văn thư, lưu trữ sẽ thống kê được những đầu việc mà đơn vị đã giải quyết. Và tương úng với những công việc đã được giải quyết đó, các đơn vị mà cụ thể là từng cán bộ, chuyên viên trong phạm vi nhiệm vụ của mình sẽ phải lập bao nhiêu hồ sơ. Cán bộ văn thư, lưu trữ sẽ thống kê số hồ sơ cán bộ, chuyên viên đã lập được so với công việc họ đã giải quyết xem có đầy đủ số lượng không hoặc còn thiếu bao nhiêu hồ sơ cần lập. Trong khi kiểm tra cán bộ văn thư, lưu trữ cũng phải chú ý xem ở những đơn vị nào việc lập hồ sơ tương đối tốt, nhũng đơn vị nào việc lập hồ sơ chưa đầy đủ hoặc đơn vị nào chưa lập được hổ