- Tài liệu nghiên cứu, báo cáo chuyên đề, các đề tài khoa học của ban Tài liệu liên quan đến công tác tổ chức cán bộ của ban như:
2.2.2. Quy định của cơ quan Đảng vê công tác lập hồ sơ hiện hành
2.2.2.1. Quy định của Văn phòng Trung ương
Ngày 10/11/1986, Văn phòng Trung ương đã ban hành Quy định sô' 667-Q Đ /TW về c h ế độ công tác văn thư ở các cơ quan Đảng trực thuộc Ban Chấp hành T n m g ương và cơ quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh. Quy định này gồm 30 điều. Nội dung của Quy định ngoài phần
40 yêu cầu chung, những phần tiếp theo đề cập đến những quy định về tiếp nhận, đăng ký và phát hành, quản lý công văn đến, công văn đi, phần cuối là những quy định về lập hổ sơ hiện hành và nộp lưu (điều 26 đến điều 30).
Trong phần lập hổ sơ và nộp lưu, Quy định 667-QD/TW đã quy định về trách nhiệm lập danh mục hồ sơ: cuối năm, phòng Hành chính (bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ) phối hợp với các đơn vị trong cơ quan dự kiến những hồ sơ cần lập trong năm sau, sau đó tổng hợp thành danh mục hồ sơ chung của cơ quan trình Chánh Văn phòng duyệt. Danh mục hồ sơ được thực hiện từ ngày 1 tháng 1 hàng năm. Phòng Hành chính có trách nhiệm chuấn bị bìa, cặp và hướng dẫn các đơn vị quản lý chặt chẽ các loại hồ sơ chủ yếu là:
+ Các hồ sơ Hội nghị của cơ quan (Hội nghị các đồng chí lãnh đạo cơ quan; hội nghị các đồng chí lãnh đạo cơ quan với các đồng chí phụ trách các cục, vụ; hội nghị sơ kết, tổng kết 6 tháng, hàng năm...hoặc hội nghị chuyên đề do cơ quan chủ trì)
+ Các hổ sơ tài liệu theo tên gọi do cơ quan phát hành như nghị quyết, thông tri, báo cáo...
+ Các hồ sơ vấn đề, vụ việc, hồ sơ nhân sự
+ Các hồ sơ theo tác giả đối với tài liệu các nơi khác gửi đến
Quy định cũng đã hướng dẫn việc sắp xếp tài liệu bên trong hồ sơ theo trình tự: Hồ sơ tên gọi sắp xếp theo thứ tự số của tài liệu; hồ sơ hội nghị sắp xếp theo trình tự diễn biến của hội nghị; hồ sơ vấn đề, vụ việc sắp xếp theo thời gian xảy ra vấn đề, sự việc; hồ sơ tác giả sắp xếp theo tên gọi và thời gian phát hành tài liệu.
Điều 28 của Quy định đã nêu lên trách nhiệm của cán bộ làm việc có liên quan đến công tác công văn, tài liệu lập hồ sơ về những việc được giao. Tài liệu sau khi xử lý xong mới đưa vào hồ sơ.
Công văn, tài liệu tuyệt mật, tối mật được lập hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật và giao nộp vào kho lưu trữ theo quy định của cơ quan.
41
Cán bộ được cử đi học, đi công tác dài hạn hoặc chuyển công tác khác phải bàn giao đầy đủ hồ sơ tài liệu, kể cả sổ tay công tác cho đơn vị hoặc người thay thế. [31 ;5]
Có thể nói, văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước và cơ quan Đảng về văn thư lưu trữ đều là những quy định chung về công tác lập hồ sơ hiện hành trong hệ thống các cơ quan nhà nước và cơ quan Đảng, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.
Công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng được Chính phủ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước quy định bằng những văn bản có giá trị pháp lý cao, trong đó có nghị định. Trong khi đó, Văn phòng Trung ương hay Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương chưa ban hành những quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành bằng những văn bản có giá trị pháp lý cao. Trước đây, Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo N ghị định 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ là văn bản có giá trị cao nhất về công tác văn thư cũng như công tác lưu trữ nay được thay thế bằng những quy định mới trong Nghị định Ỉ10-N Đ /C P ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Còn về công tác văn thư các cơ quan Đảng và Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Quy định 667- QD/TW ban hành năm 1986 vẫn còn giá trị đến nay.
Những văn bản của Nhà nước và của cơ quan Đảng về công tác văn thư, trong đó công tác lập hồ sơ hiện hành chưa có những quy định khen thưởng cũng như chế tài đối với việc lập hổ sơ của cán bộ, công chức. Bởi vậy, công tác này ở các cơ quan chưa có tính bắt buộc thực hiện, chưa hình thành nề nếp.
Trên cơ sở những văn bản quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành của Văn phòng Trung ương, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương, các ban tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của mình đã có những văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành của cơ quan.
2.22.2. Quy định của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam
42 Để đảm bảo cho hoạt động hành chính ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hoạt động hiệu quả, thông suốt, đảm bảo bí mật thông tin, các ban đã ban hành nhiều văn bản quy định về lĩnh vực hành chính như: quy định về thẩm quyền ký văn bản của Chánh Văn phòng, quy định về chế độ sao chụp tài liệu, quy định về công tác văn thư của cơ quan (trong đó có những quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành của CO' quan)...
Nhìn chung, những quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là những quy định dựa trên những văn bản của Đảng và Nhà nước ban hành về lĩnh vực này. Các văn bản của các ban như Ban Nội chính Trung ương, Uỷ ban Kiểm tra Trung ương đã nêu lên: khái niệm hồ sơ, khái niệm lập hổ sơ hiện hành, trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành của cán bộ văn thư, chuyên viên trong cơ quan, thời hạn giao nộp tài liệu hiện hành vào lưu trữ cơ quan.
Sau đây chúng tôi xin giới thiệu một số văn bản của các ban quy định về lĩnh vực này:
Quyết định so 192-QD/NCTW ngày 2311012003 của Ban N ội chính Trung ương v/v ban hcinh Quy c h ế quản lý, khai thác tài liệu trong đó đã có
những mục quy định về trách nhiệm lập hổ sơ hiện hành; trách nhiệm đôn đốc việc lập, nộp lưu hồ sơ; tiêu chí lập hồ sơ.
- Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ về lập hồ sơ:
+ Cán bộ văn thư quản lý, phục vụ khai thác tài liệu ở khâu văn thư; phối hợp với cán bộ lưu trữ lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ cơ quan.
+ Việc quản lý, lập hồ sơ đối với từng loại tài liệu thực hiện theo quy định về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và các quy định của cơ quan.
- Trách nhiệm của cán bộ phụ trách đơn vị và cán bộ trực tiếp quản lý tài liệu trong việc lập hồ sơ:
+ Cán bộ phụ trách đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo cán bộ, nhân viên thuộc đơn vị mình lập hồ sơ tài liệu, phục vụ khai thác và nộp
43
+ Cán bộ, nhân viên có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu được giao; tạo điều kiện thuận lợi cho người khác khai thác tài liệu do mình quản lý và nộp vào lưu trữ theo đúng quy định.
+ Trường hợp lãnh đạo ban chuyển trả Văn phòng tài liệu thuộc loại Tối mật, Tuyệt mật thì Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo việc lập hồ sơ, quản lý và khai thác.
- Trách nhiệm đôn đốc việc lập, nộp lưu hồ sơ
+ Phòng Hành chính- Tổ chức giúp Chánh Văn phòng đôn đốc việc lập và nộp lưu hồ sơ. Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ; tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị, cá nhân, chỉnh lý hồ sơ hoàn chỉnh để lưu trữ hiện hành và nộp về kho lưu trữ Trung ương.
- Tiêu chí lập hổ sơ: việc lập hổ sơ tài liệu được thực hiện theo một số tiêu chí sau:
+ Hồ sơ phản ánh quá trình xây dựng văn bản của ban gồm các bản dự thảo có ý kiến đóng góp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; bản thảo thảo cuối cùng và văn bản chính thức.
+ Hổ sơ sắp xếp theo tác giả văn bản gồm các văn bản xếp theo tên loại, theo thời gian hình thành.
+ Hổ sơ xếp theo nội dung của tài liệu phản ánh vấn đề, vụ việc nhất định. Mỗi vấn đề, vụ việc lập thành một hồ sơ.
+ Hồ sơ hội nghị (hội nghị tổng kết năm, hội nghị sơ kết, tổng kết theo chuyên đề...) lập theo trình tự diễn biến hội nghị.
+ Hổ sơ nghiên cứu, tham khảo xếp theo vấn đề nghiên cứu...[39;3]
Quy định sô' 179-QDIKTTW ngày 711012002 của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương về c h ế độ công tác văn thư cơ quan Ưỷ ban Kiểm tra Trung ương, ở Quy định này, phần lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ được quy
44 định về những vấn đề như: lập danh mục hồ sơ, các loại hồ sơ được lập, trách nhiệm lập hổ sơ.
- Điều 26: Cuối mỗi năm, phòng Hành chính (bộ phận văn thư, lưu trữ) phối hợp với các đơn vị trong cơ quan dự kiến những hồ sơ cần lập trong năm tới; lập danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình Chánh văn phòng duyệt; chuẩn bị bìa, cặp và hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị.
- Điều 27: Văn thư ỉập và quản lý các loại hổ sơ chủ yếu sau: + Hồ sơ tài liệu theo tên gọi do cơ quan phát hành (quyết định, thông báo, báo cáo, công văn...)
+ Hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết cơ quan, hồ sơ hội nghị ngành do cơ quan tổ chức
+ Hồ sơ theo tác giả đối với tài liệu các nơi gửi đến
- Điều 28: Tất cả cán bộ, nhân viên có liên quan đến công văn, tài liệu đểu phải lập hồ sơ về những việc mình làm. Tài liệu sau khi đã xử lý xong mới đưa vào hồ sơ và nộp lưu trữ theo quy định.
Tài liệu tuyệt mật, tối mật được lập hồ sơ riêng, quản lý theo chế độ tài liệu mật và giao nộp vào lun trữ theo quy định của cơ quan.
Cán bộ được cử đi học, đi công tác dài hạn, chuyển công tác khác hoặc nghỉ hun phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người thay thế. [32;6]
Ngoài ra, ở các ban khác cũng đã ban hành những quy định về công tác văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng như Quy định s ố 444-Q D /VPTW ngày 0111211999 của Văn phòng Trung ương về việc lập hổ sơ, nộp lưu, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ hiện hành, văn bản của Văn phòng Ban Khoa giáo Trung ương ngày 01/8/2003 hướng dẫn trong nội bộ ban về việc lập hồ sơ...
45 Trung ương, Ban Kinh tế Trung ương... cũng đang trong quá trình xây dựng văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của ban trong đó có quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành.
Q ua khảo sát, chúng tôi thấy những văn bản của các ban về công tác lập hổ sơ hiện hành còn mang tính quy định chung, chưa có những văn bản hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ như cán bộ văn thư, chuyên viên phải căn cứ vào nhiệm vụ công tác của ban, nhiệm vụ chuyên môn của mình và tình hình cụ thể của tài liệu để thu thập tài liệu về vấn đề, vụ việc mình giải quyết để hình thành nên hồ sơ về vấn đề đó, chưa nêu những khái niệm cụ thể về các loại hồ sư như: hổ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc...cũng như ý nghĩa của các loại hồ sư đó đối với hoạt động của cán bộ, chuyên viên, vì vậy, cán bộ, chuyên viên cỏ thể không hình dung được hồ sơ nguyên tắc là như thế nào để có thể thu thập tài liệu, hình thành nên hồ sơ nguyên tắc phục vụ công việc của mình, không quan tâm đến việc lập hồ sơ hiện hành về công việc của mình có lợi ích và ý nghĩa như th ế nào...
Mặl khác, chúng tôi nhận thấy những văn bản về công tác văn thư, trong đó có những quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương còn thiếu quy định khen thưởng, chế tài đối với việc lập hồ sơ hiện hành, do đó mà những quy định về lập hồ sơ hiện hành không có hiệu lực trong các cơ quan. Cán bộ, chuyên viên có thể biết việc phải lập hồ sơ hiện hành nhimg trong quá trình giải quyết công việc họ không có ý thức lập hồ sơ hiện hành vì những quy định đó chưa có chế tài xử lý rõ ràng.
Tuy nhiên, khi khảo sát về tình hình ban hành văn bản về công tác văn thư- lưu trữ ở các ban, chúng tôi thấy trong văn bản quy định về công tác văn thư- lưu trữ của Ban Nội chính Trung ương, ban đã đưa ra quy định để khích lệ còng tác lập hồ sơ, đó là: “Việc lập và nộp hồ sơ tài liệu về kho lưu trữ cơ quan đúng thời gian, bảo đảm chất lượng là một trong những chỉ tiêu thi đua hàng năm của các đơn vị, cá nhân. [39;5]
Việc thiếu những văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban là một trong những bất cập đã và đang ảnh hưởng trực
46 tiếp đến thực tế lập hồ sơ hiện hành cúa các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương.
2.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấphành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam