- Tài liệu nghiên cứu, báo cáo chuyên đề, các đề tài khoa học của ban Tài liệu liên quan đến công tác tổ chức cán bộ của ban như:
2.3.1. Tình hình lập hồ sơ hiện hàn hở các ban trực thuộc Ban Chấp
hành T ru n g ương Đ ảng C ộn g sản V iệt N am
2.3.1.1. Lập hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc là tập bản sao văn bản của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày. [51 ;336]
Với chức năng của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, quá trình hoạt động của các cơ quan này sản sinh ra nhiều loại tài liệu hình thành nên những hồ sơ nguyên tắc. Đó là những văn bản của Trung ương, văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, các bộ, ban, ngành và địa phương. Với chức nâng nghiên cứu, tham mưu về chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước nên tập hồ sơ nguyên tắc của cán bộ, chuyên viên các ban có thể gồm cả những văn kiện Đảng, văn kiện các Hội nghị Đảng.
Công việc lập hồ sư nguyên tắc rất đơn giản. Các tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc của chuyên viên có thể là bản sao, bản viết tay, bản đánh máy về nội dung các văn bản quy phạm pháp luật. Mỗi cán bộ chuyên viên khi phụ trách m ột hay nhiều lĩnh vực chuyên môn phải có ý thức thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập hồ sơ nguyên tắc, phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc. Ví dụ: cán bộ phụ trách về lĩnh vực chế độ chính sách ở Ban Kinh tế Trung ương phải lập hồ sơ nguyên tắc về những vấn đề thuộc lĩnh vực lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế...
Đối với các chuyên viên, lập hổ sơ nguyên tắc là rất cần thiết và thường xuyên. Các chuyên viên cần lập hồ sơ nguyên tắc về lĩnh vực mình phụ trách và luôn cập nhật những văn bản mới để có đủ cơ sở pháp lý trong việc giải quyết công việc theo chế độ, chính sách đã ban hành.
47 Và hồ sơ nguyên tắc của các chuyên viên không phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Hổ sơ này được sử dụng để cán bộ thực hiện đúng quy định của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực mình phụ trách.
Tính chất công việc của cán bộ, chuyên viên các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là nghiên cứu, tham mưu, tổng kết nên việc nắm bắt các thông tin về lĩnh vực mình phụ trách là thật cần thiết. Để có được thông tin nhiều chiều, đa dạng, chính xác về lĩnh vực chuyên môn của mình thì cán bộ, chuyên viên phải tập hợp những văn bản quy định về lĩnh vực đó. Những thông tin này phải luôn được cập nhật để đảm bảo cho công tác nghiên cứu, tham mưu, tổng kết của cán bộ, chuyên viên có hiệu quả, xác thực. Tuy tầm quan trọng của công việc lập hồ sơ nguyên tắc đối với công việc của mỗi cán bộ, chuyên viên là như vậy nhưng qua khảo sát, phỏng vấn, chúng tôi thấy hầu như cán bộ, chuyên viên ở các cơ quan không hiểu được mục đích, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ nguyên tắc trong công việc của mình và họ chưa hề có ý thức lập nên những hồ sơ nguyên tắc phục vụ nhiệm vụ công tác của mình. Chỉ có một số rất ít cán bộ có ý thức, bước đầu đã lập hổ sơ nguyên tắc. Tuy vậy, khi hỏi họ về hồ sơ nguyên tắc, họ không biết công việc thu thập, sắp xếp những văn bản về lĩnh vực chuyên môn của họ là đang lập hồ sơ nguyên tắc theo thuật ngữ chuyên môn của công tác văn thư.
Đối với các hồ sơ nguyên tắc đã được lập của các cán bộ, chuyên viên thì hầu như chưa tập hợp đầy đủ một cách có hệ thống theo thời gian, ví dụ những quy định sớm nhất về lĩnh vực này, các quy định tiếp theo của các cơ quan khác hoặc theo mức độ pháp lý của các văn bản do các cơ quan ban hành như Quốc hội, Chính phủ, bộ... Do vậy, việc tra tìm thông tin vể một lĩnh vực trong hổ sơ nguyên tắc của cán bộ, chuyên viên ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương chưa thuận tiện. Hổ sơ nguyên tắc của họ không hoàn chỉnh nên khi cần phải nghiên cứu, tham mưu về một vấn đề, cán bộ, chuyên viên phải m ất công sức, thời gian tra tìm thông tin ở nhiều nguồn như văn thư cơ quan, thư viện (các văn kiện Đảng, công báo), các cơ quan khác (như tra tìm tài liệu ở các ban khác, bộ, ngành, địa phương). Do hồ sơ nguyên tắc được lập
48 chưa hoàn chinh nên hiệu quả khai thác thông tin từ những hổ sơ này ớ các han chưa cao, chưa đáp ứng được yêu cầu về thời gian của công việc.
Việc lập hồ sơ nguyên tắc ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hiện nay có thể thấy là một trong những công việc cần thiết phục vụ cho nhu cầu được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác của cán bộ, chuyên viên các ban. Lập hồ sơ nguyên tắc là một việc đơn giản nhưng thực tế lập hồ sơ nguyên tắc ở các ban cho thấy công việc này đòi hỏi cán bộ, chuyên viên các ban phải có ý thức, thói quen lập hồ sơ nguyên tắc, chủ động thu thập, tìm kiếm tài liệu, bổ sung cho hổ sơ nguyên tắc của mình.
iNhư vậy, trong hoạt động tham mưu của cán bộ, chuyên viên các ban, hổ sơ nguyên tắc là một trong những loại hồ sơ quan trọng, là cơ sở để giải quyết công việc bên cạnh các hồ sơ công việc.
2.3.1.2. Lập hồ sơ công việc
Hồ sơ công việc là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, m ột sự việc hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan.
Có hai cách lập hồ sơ công việc. Đối với những cơ quan đã có danh mục hồ sơ và đối với những cơ quan chưa có danh mục hổ sơ.
- Những cơ quan đã ban hành danh mục hồ sơ thì vào đầu năm, cán bộ văn thư, chuyên viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao lập bao nhiêu hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi số hiệu, tiêu đề hồ sơ lên bìa. Trường hợp có những công việc đột xuất ngoài chương trình dự kiến nên không có trong danh mục thì được mở thêm hổ sơ mới và bổ sung tên hồ sơ đó vào danh mục hổ sơ.
- Những cơ quan chưa ban hành được danh mục hồ sơ thì cán bộ văn thư, chuyên viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao, căn cứ vào công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu để hình thành nên những hồ sơ công việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.
Để hồ sơ công việc có chất lượng, hoàn chỉnh, các cán bộ, chuyên viên trong quá trình giải quyết công việc cần luôn có ý thức thu thập kịp thời tài liệu của công việc nào đưa vào hổ sơ thuộc công việc đó, tránh việc đưa nhầm tài liệu vào hồ sơ vụ việc khác.
Ư u điểm của việc lập hồ sơ công việc là thể hiện rõ chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung và mặt công tác, hoạt động của cán bộ, chuyên viên nói riêng. Hồ sơ công việc được lập phản ánh rõ nét quá trình giải quyết cồng việc đó cũng như hiệu quả hoạt động công tác của cán bộ, chuyên viên.
Hổ sơ công việc được lập cho ta thấy được logic vấn đề. Bởi vậy, hồ sơ cóng việc là một trong những loại hổ sơ quan trọng được lập ở giai đoạn văn thư ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư về các m ặt của đời sống xã hội mà hồ sơ công việc của các ban gồm nhiều loại như các hồ sơ về tổng kết thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung
ương về các lĩnh vực như kinh tế, khoa học, giáo dục, tư tưởng, đối ngoại... Ví dụ: Ban Tư tưởng-Văn hoá Trung ương năm 2004 có nhiệm vụ thực hiện việc SƯ kết 3 năm triển khai, thực hiện Nghị quyết Trung ương 5 (khoá IX) về "nhiệm vụ chủ yếu của công tác tư tưởng, lý luận trong tình hình mới"...
Các hồ sơ về ý kiến góp ý, thẩm định của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương đối với các yêu cầu của Trung ương, Chính phủ, các bộ, ban, ngành... về lĩnh vực các ban tham mưu, hoặc có liên quan.
Ví dụ: Công văn s ố 358-CV/BVTW ngày 23/11/2004 của Ban Bảo vệ Chính trị nội bộ Trung ương gửi các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương và các cơ quan khác về góp ỷ dự thảo Hướng dẫn công tác bảo vệ chính trị nội bộ phục vụ Đại hội Đảng bộ các cấp, tiến tới Đại hội Dại biểu toàn quốc lần thứ X củ a Đảng.
50 các ban có thể hoàn thành trong một năm hoặc kéo dài từ một đến hai năm. Để có cơ sở báo cáo, đánh giá việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, các ban yêu cầu các cơ quan, tổ chức có liên quan gửi báo cáo theo đề cương nghiên cứu của ban về việc thực hiện nội dung nghị quyết, chỉ thị đó trong thực tế; các ban còn sử dụng tài liệu tham khảo khác, tổ chức các hội nghị... Vì vậy, việc lập hổ sơ về vấn đề này phải tiến hành trong khoảng thời gian dài, với khối lượng tài liệu lớn.
Qua tìm hiểu về tình hình lập hồ sơ tổng kết việc thực hiện những nghị quyết, chỉ thị của Trung ương của các ban, chúng tôi thấy để tiến hành tổng kết, ban phân công các nhóm biên tập, trong đó, phân công một chuyên viên làm thư ký. Người thư ký của tổ biên tập có trách nhiệm thu thập tài liệu của các nơi gửi đến, tài liệu qua khảo sát thực tế... để làm cơ sở xây dựng nên báo cáo tổng kết. Sau khi hoàn thành báo cáo, cán bộ, chuyên viên làm thư ký phải làm công tác tập hợp, sắp xếp tài liệu liên quan đến công tác tổng kết nghị quyết, chỉ thị của Trung ương để hình thành nên hồ sơ về công việc này. Hiện nay, công tác lập hồ sơ việc tổng kết thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương ở các ban chưa tốt, cán bộ, chuyên viên không lập hồ sơ về vấn đề vừa giải quyết nên tài liệu thuộc công việc này bị phân tán, không làm rõ quá trình giải quyết, xử lý công việc của nhóm biên tập, tổng kết.
Theo chức năng, nhiệm vụ của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, công tác thẩm định, góp ý kiến về một vấn đề, sự việc của các ban là một trong những nhiệm vụ chủ yếu. Các cơ quan gửi tài liệu đến xin ý kiến thẩm định, góp ý của ban về các lĩnh vực chuyên môn của ban hoặc những vấn đề có liên quan đến ban (như công tác thi đua khen thưởng, tổ chức cán bộ)...tương đối rộng. Ngoài các bộ, ngành thuộc lĩnh vực theo dõi của ban còn có tài liệu của Trung ương, Chính phủ, các địa phương, tổ chức gửi đến yêu cầu báo cáo, thẩm định, cho ý kiến về những vấn đề thuộc lĩnh vực công tác cua ban.
Ví dụ: Công văn s ố 2246/VPCP-Đ M DN ngày 0915/2003 của Văn phòng Chính phủ gửi đến Ban Kinh tếT ru n g ương về việc lấy ý kiến của ban
vế Đê án tổng thể sắp xếp Doanh nghiệp nhà nước tỉnh Bình Định.
Trách nhiệm lập hồ sơ công việc như trên được thực hiện chủ yếu bởi cán bộ, chuyên viên, những người trực tiếp giải quyết những yêu cầu thẩm định, xin ý kiến của các cơ quan khác. So với tài liệu về tổng kết thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương thì những tài liệu thuộc hồ sơ công việc này không nhiều, không mất thời gian. Nhưng hiện nay, hổ sơ về công việc này được lập ở các ban còn ít. Cán bộ, chuyên viên đã không thu thập, sắp xếp tài liệu của công việc này thành một hồ sơ mà chỉ chú ý đến những công văn đi của ban báo cáo về vấn đề đó. Sau khi ban hành được văn bản đi, tài liệu đến của các cơ quan không được coi trọng và để lẫn tài liệu này với tài liệu về vấn đề khác. Do vậy, những hổ sơ công việc phản ánh ý kiến góp ý, thẩm định của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hầu như không được lập. Tài liệu đến và đi liên quan đến việc giải quyết vấn đề không tập trung, không được sắp xếp theo từng vấn đề.
Vì tình hình hổ sơ công việc khônç được lập bởi cán bộ, chuyên viên nôn công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ hàng năm của các đơn vị được thực hiện chưa nghiêm túc. Tài liệu không được quản lý theo hổ sơ công việc dễ bị thất lạc, phân tán, do vậy, tuy lập hồ sơ công việc không phải là trách nhiệm của mình nhưng cán bộ văn thư ở một số ban như Ban Kinh tế Trung ương, Ban Khoa giáo Trung ương đã tiến hành lập hồ sơ công việc bằng cách công văn yêu cầu thẩm định, đề nghị góp ý những vấn đề quan trọng của các cơ quan gửi đến được sao thêm một bản để giữ lại ở văn thư, làm cơ sở lập hồ sơ hiện hành sau khi có văn bản trả lời.
Tuy nhiên, những hổ sơ công việc này thường chỉ được lập với những vấn đề, sự việc cán bộ văn thư cho là quan trọng, ví dụ ở Ban Kinh tế Trung ương là những tài liệu thẩm định về đề án kinh tế-xã hội của một tỉnh, thành. Nên những hồ sơ công việc được lập bởi cán bộ văn thư còn ít về số lượng và hồ sơ này sẽ không có những tài liệu tham khảo mà cán bộ, chuyên viên trực tiếp giải quyết công việc đã sử đụng.
52 Vì vậy, có thể nói, những hổ sơ công việc mang tính chất thẩm định, góp ý nếu được cán bộ, chuyên viên lập sẽ hoàn thiện, đầy đú thông tin hơn so với cán bộ văn thư lập. Qua những hổ sơ được lập thấy được chính xác nhất hiệu quả công tác của chuyên viên, phản ánh trình độ nghiên cứu, xử lý thông tin, trình độ chuyên môn của cán bộ, chuyên viên các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương. Nhưng hiện nay, việc lập hồ sơ về công việc của cán bộ, chuyên viên ở các cơ quan hầu như chưa thực hiện được.
Tuy nhiên, bên cạnh tình trạng chung của các ban là chưa lập hồ sơ thì qua khảo sát của chúng tôi, đã có một số cán bộ, chuyên viên bước đầu có ý thức lập hồ sơ.
Các cán bộ, chuyên viên khi bắt đầu phụ trách giải quyết một vấn đề đã có ý thức chuẩn bị bìa hồ sơ, cặp và trong quá trình giải quyết công việc đã đưa những tài liệu có liên quan vào bìa hồ sơ, vào cặp. Nhưng việc lập hổ sơ của cán bộ, chuyên viên một số đơn vị ở các ban mà chúng tôi khảo sát, phỏng vấn cho thấy họ mới chỉ dừng lại ở việc thu thập những tài liệu liên quan đến vấn đề còn các công việc tiếp theo của việc lập hồ sơ như sắp xếp, đánh số thứ tự, biên mục thì họ chưa thực hiện.
Số hồ sơ được lập thì chủ yếu là những vấn đề, sự việc không phức tạp. Hồ sơ gồm có tài liệu đến yêu cầu góp ý của các cơ quan và công văn trả lời của ban.
Còn những vấn đề sự việc lớn như tổng kết tình hình triển khai, thực hiện nghị quyết, chỉ thị của Trung ương, thực hiện các chuyên đề theo sự phân công của Bộ Chính trị, Ban Bí thư với thời gian thực hiện kéo dài, khối lượng tài liệu lớn thì những hồ sơ này ít được lập bởi cán bộ, chuyên viên các ban.
Hàng năm, trong chương trình công tác của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, các ban còn tổ chức các hội nghị, hội thảo. Đó là những hội nghị, hội thảo phục vụ cho việc tổng kết nghị quyết, chỉ thị của