- Tài liệu nghiên cứu, báo cáo chuyên đề, các đề tài khoa học của ban Tài liệu liên quan đến công tác tổ chức cán bộ của ban như:
2.3.2. Hạn chê trong công tác lập hồ so hiện hàn hỏ các ban trực
thuộc B an C h ấ p hành T rung ương Đ ản g C ộn g sản V iệt N am
Từ thực tế lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, chúng tôi thấy công tác lập hồ sơ hiện hành còn nhiều vấn đề cần đặt ra. Đó là:
2 .3 .2 .I. Các ban không lập danh mục hồ sơ
Cũng như thực trạng chung ở các cơ quan Nhà nước, hiện nay, ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng, các cơ quan chưa ban hành được danh mục hồ sơ.
Việc các ban chưa lập được danh mục hồ sơ làm cho công tác lập hồ sơ của cơ quan bị động. Cán bộ, chuyên viên các ban không nám được những hồ sơ phải lập thuộc phạm vi hoạt động của mình. Thiếu danh mục hồ sơ nên tình trạng lập hồ sơ ở các ban là hồ sơ chỉ được lập chỉ sau khi giải quyết xong công việc.
Trong công tác văn thư, các ban không ban hành được bản danh mục hồ sơ nên cán bộ, chuyên viên các ban không thấy sự cần thiết, bắt buộc của việc lập hồ sơ trong quá trình công tác. Ví dụ, qua phỏng vấn của chúng tôi đối với cán bộ, chuyên viên ở một số Ban như: Ban Dân vận Trung ương, Ban Kinh tế Trung ương thì ở các đơn vị mặc dù có lập kế hoạch công tác tháng, quý nhưng họ không dự kiến những danh mục hồ sơ cần lập của đơn vị mình. Hầu hết cán bộ, chuyên viên không hề biết là phải xây dựng danh mục hồ sơ của đơn vị mình và trong quá trình giải quyết công việc phải lập hồ sơ. Họ cho biết, từ trước đến nay, không được phổ biến phải lập hồ sơ hiện hành.
Do đó, khi giải quyết xong công việc, cán bộ, chuyên viên các ban
55 không có ý thức thu thập, lập hổ sơ.
2 .3 2 .2 .Nhiều cán bộ, chuyên viên chưa lập hồ sơ
Theo quy định, vấn đề sau khi giải quyết xong thì những tài liệu thuộc vấn đề đó được lập hổ sơ. Và những hổ sơ sau một năm phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Nhưng hiện nay, ở một số ban, tài liệu ở các đơn vị sau một năm chưa được giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Chính vì thế, công việc lập và hoàn chinh hồ sơ chưa được cán bộ, chuyên viên trong cơ quan thực hiện nghiêm túc. Cán bộ, chuyên viên ở các ban cho rằng sau một năm tài liệu chưa phải giao nộp vào lưu trữ nên chưa cần phải lập hồ sơ về vấn đề đã được giải quyết trong năm đó.
Qua khảo sát của chúng tôi, có những cơ quan 2/3 số tài liệu hiện hành không được lập hồ sơ. Những tài liệu này khi kết thúc một năm không được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu dưới dạng bó gói, rời lẻ còn được giữ ở nhiều đơn vị thuộc các ban. Theo thống kê của Cục Lưu trữ Vãn phòng Trung ưtmg Đảng, hiện nay các ban đang tiến hành tập trung và chỉnh lý tài liệu tại
CƯ quan như: Ban Khoa giáo Trung ương đang chỉnh lý 90m tài liệu đến tháng 4 năm 2001, Ban Dân vận Trung ương đang chỉnh lý 40m tài liệu đến tháng 4/2001. [l;38-40]
Nhìn chung, hồ sơ hiện hành được lập ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương không nhiều. Tài liệu ở các ban dưới dạng bó gói, rời lẻ còn phổ biến. Tài liệu chưa được lập hồ sơ và chưa thực hiện giao nộp vào lưu trữ đúng hạn nên tình trạng tài liệu ở các đơn vị tích đống ngày càng nhiều. Qua khảo sát ở các ban, chúng tôi thấy, các đơn vị thường giữ nhiều tài liệu. Tài liệu được để ở nhiều nơi như: trên nóc tủ, trên mặt bàn, có đơn vị phải để tài liệu ở góc phòng.
2.3.2.3. Chất lượng hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp
hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam còn nhiều hạn c h ế
Chất lượng hồ sơ hiện hành là một trong những vấn đề đáng quan tâm trong công tác lập hổ sơ hiện hành của các ban. Chất lượng hồ sơ hiện hành ở
56
- Văn bản, tùi liệu trong hồ sơ không đầy đủ
Một trong những nguyên tắc quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành là đòi hỏi các cán bộ, chuyên viên khi lập hổ sơ phải thu thập đầy đủ công văn, giấy tờ có liên quan đến sự việc, vấn đề đó. Thường là các văn bản mà ta cho là không quan trọng đến nội dung hồ sơ như: giấy mời họp, chương trình công tác của các đoàn khảo sát, công văn đề nghị các cơ quan phối hợp, tham gia công tá c .. .Nhưng khi đặt các công văn này vào trong hồ sơ thì chúng có một vị trí nhất định, phản ánh logic quá trình giải quyết vấn đề. Như khi nghiên cứu hồ sơ, giấy mời họp trong hồ sơ cho người nghiên cứu biết mời những cá nhân, đơn vị nào tham gia, nội dung thảo luận về vấn đề gì, kết quả các cuộc họp.
Tuy vậy, khi phỏng vấn những người có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành ở các ban thì họ cho rằng đây là những văn bản không quan trọng, chỉ là những công văn, giấy tờ có tính chất hành chính, trao đổi. Nên các hổ sơ được lập ở các ban có điểm chung là chỉ có những văn bản chính, phản ánh nội dune của vấn đề, sự việc được giải quyết. Và như vậy, khi cán bộ, chuyên viên khai thác những hồ sơ này sẽ không thấy được đầy đủ diễn biến của sự việc.
Các cán bộ, chuyên viên không theo phương pháp lập hồ sơ hiện hành là thu thập, lưu giữ tài liệu từ khi bắt đầu nảy sinh sự việc nên có tình trạng tài liệu trong hồ sơ lẫn với các tài liệu khác hoặc tài liệu cho các cán bộ khác mượn chưa tr ả .. .Do vậy, những hồ sơ được lập không tập hợp được đầy đủ tài liệu liên quan. Hồ sơ không phản ánh được quá trình giải quyết công việc.
Ví dụ: có những hồ sơ của cán bộ, chuyên viên mà chúng tôi khảo sát ở Ban Kinh tế Trung ương, Ban Nội chính Trung ương chỉ có công văn tham gia ý kiến về một vấn đề do chuyên viên đó tham mưu để ban ban hành còn thiếu công văn đến của cơ quan khác yêu cầu góp ý về vấn đề, Như vậy, khi nghiên cứu hồ sơ này, chúng ta sẽ thấy thiếu cơ sở giải quyết vấn đề, không so sánh được yêu cầu, nội dung đề nghị góp ý với ý kiến trả lời của cơ quan.
57 Cũng như vậy, với những hổ sơ ở các ban (mặc dù có những văn bản quan trọng như văn bản đến yêu cầu góp ý về một vấn đề, văn bản đi trả lời về vấn đề đó) nhưng không thu thập đầy đủ các tài liệu khác như: tài liệu tham khảo, giấy mời, các lần bản thảo trả lời ý k iế n ... nên hồ sơ được lập vẫn chưa đầy đủ, hoàn thiện, chưa đạt yêu cầu. Ví dụ: qua khảo sát một số hổ sơ công việc của Ban Kinh tế Trung ương, chúng tôi thấy chủ yếu các hổ sơ bao gồm tài liệu đi của Ban (như các hồ sơ xin ý kiến thẩm định kế hoạch quy hoạch, sử dụng đất của địa phương; hồ sơ phê duyệt quy hoạch tổng thể phát triển ngành...), hồ sơ gồm đầy đủ công văn đến và công văn đi chiếm số lượng ít. Nguyên nhân của tình trạng này là do tài liệu đến còn lẫn trong các cặp, bó, gói tài liệu để lộn xộn của cán bộ, chuyên viên các đơn vị.
Những hồ sơ còn thiếu tài liệu sẽ không phản ánh được những căn cứ hình thành nên ý kiến của chuyên viên, các ý kiến góp ý của lãnh đạo ban vào các bản dự thảo, bản xin góp ý của các cơ quan gửi đến.
- Văn bản, tài liệu trong hồ sơ không được sắp xếp theo thứ tự, giá trị không đổng đều
Phương pháp lập hồ sơ hiện hành cũng đòi hỏi các tài liệu trong hổ sơ phải được sắp xếp theo trình tự thời gian của sự việc, phân loại theo mức độ quan trọng của cơ quan.
Có những hồ sơ công việc được lập ở các ban nhưng tài liệu trong hồ sơ lại không được sắp xếp theo thứ tự thời gian của vấn đề, sự việc. Đây là trường hợp hay xảy ra đối với những hồ sơ có lượng tài liệu lớn, cán bộ chỉ tập hợp tài liệu liên quan về vấn đề nhưng không sắp xếp theo thứ tự tài liệu. Điều này làm cho các bước giải quyết công việc được phản ánh trong hổ sơ không theo logic, gây khó khăn cho người nghiên cứu khi phải tìm hiểu các bước trong quá trình giải quyết vấn đề của hồ sơ. Những hồ sơ như vậy, khi được giao nộp vào lưu trữ hiện hành, cán bộ lưu trữ phải sắp xếp theo trật tự diễn biến của vấn đề, sự việc.
58 nhận thấy tài liệu các văn bản không có giá trị ngang nhau, có nhiều văn bản c ó thể xét giá trị và đưa ra khỏi hồ sơ.
Ví dụ: Trong hổ sơ về Báo cáo công tác năm 2004 của Ban Dân vận Trung ương được lập ở văn thư, ngoài bản báo cáo về tình hình thực hiện công tác năm 2004 của Ban Dân vận Trung ương và phương hướng, nhiệm vụ năm 2005, chúng tôi thấy trong hồ sơ giữ cả bản dự thảo Báo cáo công tác 6 tháng đầu năm của ban, bản Báo cáo công tác 6 tháng đầu năm của ban mà nhũng tài liệu này sau m ột thời gian sẽ hết giá trị.
Nhiều hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc của cán bộ, chuyên viên cũng gồm cả những tài liệu không có giá trị. Trong một số hồ sơ nguyên tắc mà chúng tôi được xem của cán bộ, chuyên viên các ban thì chúng tôi thấy nhiều văn bản hết hiệu lực thi hành nhưng vẫn được cán bộ, chuyên viên lưu trong hồ sơ nguyên tắc của mình. Còn hổ sơ công việc của cán bộ, chuyên viên thì ngoài văn bản đến, văn bản đi của ban thì cán bộ, chuyên viên còn đưa vào trong hồ sơ cả những bài báo về vấn đề này, những bản nháp ...V ì thế, những hổ sơ công việc của các cán bộ, chuyên viên gồm nhiều tài liệu có giá trị khác nhau và cán bộ, chuyên viên chưa đánh giá để loại ra những tài liệu không quan trọng đối với hồ sơ.
- Hồ sơ chưa được biên mục
Biên mục hồ sơ giúp quản lý được văn bản, tài liệu trong hổ sơ, giúp người đọc tra tìm thông tin có trong hồ sơ một cách nhanh nhất. Biên mục là việc cuối cùng trong phương pháp lập hồ sơ.
Hiện nay, những hồ sơ được lập bước đầu ở các ban chủ yếu chỉ được biên mục ngoài bìa hổ sơ. Đó là khi cán bộ, chuyên viên giải quyết một vấn đề thì họ sẽ ghi nội dung vấn đề cần giải quyết ngoài bìa hồ sơ. Trong quá trình giải quyết, những văn bản có liên quan được cán bộ, chuyên viên cho vào trong bìa hồ sơ. Và theo như cán bộ, chuyên viên một số ban mà chúng tôi phỏng vấn như ban Tư tưởng Văn hoá Trunç ương, Ban Dân vận Trung ương thì họ cho rằng tập hợp văn bản vào trong bìa hồ sơ là đã lập được hồ sơ.
59 Vì thế, khi kết thúc công việc, cán bộ, chuyên viên không tiến hành sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ và họ cũng không biên mục các tài liệu có trong hổ sơ, không viết chứng từ kết thúc. Các cán bộ, chuyên viên ở các han cho rằng đó là những việc làm không cần thiết và họ không có thời gian làm việc đó.
Có thể nói, một số hồ sơ ở các ban bước đầu đã được cán bộ, chuyên viên lập nhưng trong quá trình lập hồ sơ, cán bộ, chuyên viên ở các ban chưa thực hiện theo các bước lập hồ sơ nên tuy hồ sơ được lập ở một số đơn vị nhưng chất lượng của hồ sơ không cao.
Những hạn chế như trên trong công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban đã và sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động và ảnh hưởng đến công tác lưu trữ của các ban. Đó là:
- Cán bộ, chuyên viên các ban không quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu. Phần lớn cán bộ, chuyên viên các ban chưa tiến hành lập hồ sơ đối với cổng việc của mình. Với một số cán bộ, chuyên viên bước đầu đã có ý thức lập hổ sơ thì các bước lập hồ sơ của họ cũng chưa được thực hiện đầy đủ (không sắp xếp, không biên mục). Do vậy, việc quản lý văn bản, tài liệu trong hổ sơ chưa chặt chẽ, tài liệu lẫn giữa vụ việc này với vụ việc khác. Việc tra tìm tài liệu gặp nhiều khó khăn.
Ví dụ: nhiều trường hợp cán bộ, chuyên viên ở Ban Kinh tế Trung ương khi giải quyết xong một vấn đề họ đã có một bản lưu công văn đi nhưng ngay trong năm đó, khi cần đến bản lưu nàv thì họ không tìm thấy và cán bộ, chuyên viên thường tra tìm bản lưu công văn ở văn thư cơ quan.
Việc không quản lý được văn bản, tài liệu, không tập hợp được đầy đủ thông tin còn dễ dẫn đến việc cán bộ, chuyên viên ở các ban giải quyết công việc một cách quan liêu.
- Cán bộ, chuyên viên không có thói quen lập hồ sơ hiện hành
Hồ sơ hiện hành không được lập ở các ban hiện nay là một hiện tượng phổ biến. Trong hoạt động của mình, cán bộ, chuyên viên các ban không có
60 thói quen lập hổ sơ. Khi giải quyết công việc, cán bộ, chuyên viên ít khi nghiên cứu những hồ sơ về vấn đề, sự việc có liên quan. Điều này lâu dần tạo cho cán bộ, chuyên viên các ban tác phong làm việc không khoa học.
- Tài liệu tồn đọng ở các ban nhiều, tốn kém kinh phí chỉnh lý
Tinh trạng tài liệu chưa được lập hổ sơ ở khâu hiện hành tồn tại lâu nay ở các ban đã tạo nên những cặp, bó, gói tài liệu tồn đọng ở các ban. Với nhu cầu thông tin và kỹ thuật hiện đại như hiện nay, các văn bản, tài liệu được nhân sao ngày càng nhiều trong khi đó công tác lập hồ sơ ở các ban chưa có những chuyển biến tích cực, vì thế sức ép tài liệu tồn đọng chưa được lập hổ sơ ở các ban càng tăng.
Tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành là một mảng yếu trong công tác văn thư ở các ban. Để khắc phục trước mắt tình trạng này thì các ban phải chi ra một khoản kinh phí không nhỏ để tiến hành chỉnh lý, lập hổ sơ văn bản, tài liẹu trước khi giao nộp vào lưu trữ. Trong khi đó, kinh phí này có thể dùng để trang bị các thiết bị cho công tác lưu trữ như: máy điều hoà, máy hút ẩ m ...
- Ảnh hưởng đến công tác lưu trữ của cơ quan
Do đặc điểm của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hoạt động theo khoá Đại hội Đảng (5 năm) và sau một khóa Đại hội, tài liệu khoá trước đó mới phải giao nộp vào Kho Lưu trữ Trung ương nên thực tế ở một số ban, tài liệu hàng năm chưa được giao nộp vào lưu trữ cơ quan đúng hạn. ở những cơ quan mà hồ sơ, tài liệu không được giao nộp đúng thời hạn vào lưu trữ cơ quan thì việc chỉnh lý tài liệu của cán bộ lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Qua phỏng vấn của chúng tôi đối với cán bộ lưu trữ ở các ban, tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan thường không lập hồ sơ và vấn đề, sự việc trong tài liệu cách thời điểm hiện tại một khoảng thời gian dài nên cán bộ lưu trữ phải mất thời gian để lập hồ sơ từ đầu. Và những hổ sơ được lập cũng không chính xác bằng hồ sơ được lập bởi cán bộ, chuyên viên phụ trách giải quyết công việc.