- Tài liệu nghiên cứu, báo cáo chuyên đề, các đề tài khoa học của ban Tài liệu liên quan đến công tác tổ chức cán bộ của ban như:
2.1.2. Mục đích, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ hiện hàn hở các ban
trực th u ộc B an C h ấp hành Trung ương Đ ản g C ộn g sản V iệt Nam
2.1.2.1. Công tác lập hồ sơ hiện hành giúp tra tìm thông tin nhanh chóng, phục vụ công tác quản lý, công tác chuyên môn của ban
Lập hồ sơ hiện hành là một công việc có ý nghĩa đối với các cơ quan nói chung và các ban tham mưu của Ban Chấp hành Trung ương nói riêng. Do đó, khi văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các ban được lập hồ sơ theo những đặc trưng như tên loại văn bản, tác giả, vụ việc... sẽ giúp cho thông tin được sắp xếp, quản lý một cách ngăn nắp, rõ ràng, công việc tra tìm thông tin thuận tiện, nhanh chóng hơn.
ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, các chuyên viên theo dõi từng lĩnh vực nên việc lập hồ sơ giúp họ theo dõi, giải quyết công việc một cách dễ dàng. Hồ sơ được lập giúp chuyên viên nắm được thông tin theo lĩnh vực, nắm được những vấn đề, sự việc đã giải quyết xong, phục vụ thuận lợi công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu khi cần.
V í dụ: chuyên viên phụ trách lĩnh vực đầu tư có trách nhiệm soạn thảo văn bản của ban về việc cho ý kiến về Luật Khuyến khích đầu tư thì cần phải lập hồ sơ về vấn đề này.
Như thế, việc lập hồ sơ giúp cho hoạt động thông tin cua các ban chính xác, kịp thời, công việc chuyên môn của cán bộ, chuyên viên có hiệu quả.
2.7.2.2. Công tác lập hồ sơ hiện hành có tác dụng quản lý chặt ch ẽ tài liệu, giữ gìn bí mật, không đ ể mất mát, thất lạc tài liệu
Một vấn đề, sự việc ngay từ khi khởi đầu cần phải được cán bộ có trách nhiệm tiến hành lập hồ sơ bởi có những vấn đề, sự việc từ khi diễn ra đến khi giải quyết xong là một quá trình tương đối dài. Trong thời gian đó, sự việc, vấn đề này sẽ có rất nhiều tài liệu liên quan, những tài liệu này quan hệ với nhau theo logic giải quyết vấn đề.
35 Khi hồ sơ về một vấn để được lập thì đồng thời tài liệu sẽ được quản lý trong hổ sơ. Vì vậy, tài liệu của vấn đề đó sẽ tránh được nguy cơ thất lạc, mất mát. Điều này cũng bảo đảm cho những tài liệu quan trọng không bị lộ bí mật vì tài liệu thuộc hổ sơ về vấn đề này sẽ do cán bộ văn thư, cán bộ phụ trách lập, bảo quản, chủ động quản lý tài liệu.
Với chức năng là cơ quan tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư nên phần lớn nội dung tài liệu của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương là những tài liệu thuộc dạng Tối mật, Mật. Vậy nên, việc lập hồ sơ hiện hành sẽ đảm bảo cho công tác bảo mật trong các ban. Cán bộ sẽ quản lý được tài liệu, tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu gày nên những hậu quả nghiêm trọng.
2.1.2.3. Công tác lập hồ sơ hiện hành ảnh hưchig đến chất lượng tài liệu
giao nộp vào lưu trữ cơ quan
Sau m ột năm, những tài liệu theo quy định được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, tài liệu khi giao nộp được tính theo số lượng các hồ sơ. Vì thế, để tài liệu giao nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu, cán bộ văn thư, cán bộ có liên quan đến văn bản giấy tờ phải có trách nhiệm, ý thức lập hổ sơ.
Với những ban mà công tác lập hồ sơ không được coi trọng thì tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan sau một năm là những bó, cặp tài liệu rời lẻ. Do vậy, chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan không cao bởi tài liệu tuy quan trọng nhưng chưa được sắp xếp, phản ánh rõ ý nghĩa của nó trong quá trình hình thành vấn đề đến khi giải quyết vấn đề, sự việc.
Ví dụ: khi tham gia ý kiến về một vấn đề thì trước hết trong hồ sơ về vấn đề này phải có công văn yêu cầu của một cơ quan gửi đến ban, tiếp theo là những tài liệu về vấn đề đó do cơ quan yêu cầu cho ý kiến cung cấp, những tài liệu do cán bộ thu thập được, cuối cùng, là công văn trả lời, góp ý kiến của ban gửi cơ quan đó. Trong hồ sơ, những tài liệu thu thập được làm cơ sở để ban tham gia ý kiến có một ví trị quan trọng. Tuy nhiên, nếu hồ sơ về vấn đề này không được lập hồ sơ thì khi đó, những tài liệu thuộc dạng thu thập để
36 làm cơ sở phát biểu ý kiến về một vấn đề có thể sẽ để tách rời, lẫn lộn giữa những tài liệu khác sẽ mất ý nghĩa quan trọng vì nó không được đặt vào đúng hồ sơ, vào đúng sự việc mà nó liên quan, đóng vai trò là cơ sở để giải quyết công việc.
Mặt khác, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan không đảm bảo yêu cầu là được lập hồ sơ thì công tác lưu trữ cơ quan sẽ mất nhiều thời gian, công sức, kinh phí để khắc phục hậu quả.
2.1.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành giúp tiết kiệm kinh phí, công sức, thời gian khi chỉnh lý tài liệu lưu trữ
M ột trong những trách nhiệm nặng nề của cán bộ lưu trữ là khi nhận tài liệu hiện hành của cơ quan vào lưu trữ phải tiến hành chính lý những tài liệu chưa được lập hổ sơ hoặc lập hồ sơ chưa hoàn chỉnh, đầy đủ.
Tinh trạng chung của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hiện nay là tài liệu giao nộp vào lưu trữ dưới dạng bó, gói. Bởi vậy, công sức, thời gian, tâm huyết của cán bộ lun trữ phải tập trung vào công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là rất nhiều. Cán bộ lưu trữ thường không còn thời gian để triển khai, thực hiện các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ như: giới thiệu tài liệu đến độc giả. biên tập kỷ y ế u ...
Ngoài ra, kinh phí của các cơ quan hàng năm chi vào công tác chỉnh lý tài liệu không phải là nhỏ. Trong khi cơ sở vật chất của công tác lưu trữ cần được trang bị như máy điều hoà, hút bụi, bàn ghế phục vụ bạn đọc...thì hàng năm, các cơ quan vẫn lãng phí một khoản chi vào việc chỉnh lý, sắp xếp lại tài liệu mà đáng lý ra công việc này phải được tiến hành trước khi tài liệu giao nộp vào lưu trữ.
Đó là những bất cập trong công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hiện nay. Vì thế, những vấn đề này chỉ có thể được giảm bớt khi mỗi cán bộ các ban có ý thức, trách nhiệm trong việc lập hồ sơ ngay khi bắt đầu hoặc ngay khi giải quyết xong công việc.
37