Đi c u 2 6 . Cuối mỗi năm, phòng hành chính ( bao gồm cả hộ phận văn ihư và hộ phàn Ill'll Inf ) phôi họp với các dơn vị Irong cơ quan dự kiến những hồ sơ cần lập tn 1I1U Iiair, t ó i . sau đ('i lổng hợp thành danh mục hồ sơ chung của cơ quan trì nil chánh vàn phòng duyệt. Danh mục hồ so' được thực hiện lừ ngày 010 tháng 01 hàng
ná m.
Phònu hành chính có trách nhiệm chuẩn bị bìa, cặp và hướng dẫn các đơn vị quản lý dial chõ cấc loại hố sơ chu yếu sau đây:
- LYic ho s ơ hội nghị của cơ quan ( hội nghị các đồng chí lanh đao cơ quan, hội nghị các đriim chí lãnh đao cơ quan với các đồng chí phu trách các cục, vụ, hội nghi so' kc-ì. tônu kết 6 tháng, liànu, năm... hoặc hội nghị chuyên de do cơ quan chủ Irì ). - C ác hố so' lai lieu Iheo lèn uọi do cơ quan phál hành ( nghị quyêì. thông Iri, háo C H O . V . V . . . ).
- 'Các hồ so' vấn dể, vụ việc, hồ sư nhân sự.
- Các hổ so' theo tác giả dối với tài liêu các nơi khác gửi đến.
V I C C sap xốp lài lieu hèn Irong hồ sơ theo trình lư sau đây: hồ sơ lên gọi sắp xếp
theo thứ tự số cúa lài liệu; hồ sơ hội nghị sắp xốp iheo trình tư diễn biến của hội null ị; hổ so' vấn đổ vụ việc, sắp xếp theo thời gian xảy ra vấn đề, sự việc; hồ sơ lác ÜÍH sap xòp theo lên gọi và thời gian phái hành lài liệu.
Dieu 2 8 . Tâì ca cán hộ làm việc có liên quan đốn công văn, tài liệu đều có trách n hiệm lập hồ sơ về những việc được giao. Tài liệu sau khi đã xử lý xong mới đưa V ào hò s ơ .
C ô n‘4 vãn lài liệu íuyệl mậl, lòi mật dược lập hổ sơ riêng, quản lý theo chê độ tài lnệu mật và uiao nộp vào kho lưu trữ Iheo đúng quy định của cơ quan.
Cán bộ được cử di học. đi công tác dài hạn hoặc chuyển công lác khác phái hàn g iao dầy đủ hồ sơ lài liệu, kể cả sổ lay công tác, cho đơn vị, hoặc người thay thố.
D ie u 2 9 . Trong lliời Ulan II ru uni lài liệu ó' văn thư. phái hảo dám phục vụ lói các YÒU cáu khai thác. Tài liêu cho mượn phái được vào sổ, ký nhận và phải Ira lại đúng hạn. Đôi với tài liệu luyộl màl. rối mật. chí đươc phục vu khai thác khi được lãnh (lao cn' quan lioặc chánh văn phòng dồng ý.
D ieu 3 0 . Vào đáu năm sau. những hổ sơ lài liệu của năm trước đã giải quyct xong ớ các đơn vị và hổ sơ ỈƯU ỏ' vãn ihư phải nộp vào lưu trừ cơ quan. Khi giao nộp. phải co bien hán hàn ụiao. kèm theo han thốnu kê hổ sơ. Biên hàn hàn giao có đủ chữ ký cua nu ười mao. người nhân và các dỏ nu chí phụ t rách cho đơn vị giao nhân.
Nơi nhân:
- Các han. 1 rường đánu Irưc lluiòc '1 YmiP ưo’nu.o o 7
- Trunu ương Đoàn Thanh niên L-ộim san I ỉ ổ Chí Minh
- I.,ưu Vãn phòng Tninụ ương.
K/T C H Á N H VAN PHÒNG PHÓ VÁ N PHÒNG
ĩ>1111 V ân M ả»