- Tài liệu nghiên cứu, báo cáo chuyên đề, các đề tài khoa học của ban Tài liệu liên quan đến công tác tổ chức cán bộ của ban như:
3.1. Ban hành văn bẩn quy định vê công tác lập hồ sơ hiện hành
Trưởng phòng Hành chính, cán bộ văn thư, lưu trữ ở mỗi ban phải có trách nhiệm khảo sát, nghiên cứu các quy định của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ hiện hành nói riêng như:
Pháp lệnh Lưu trữ 2001, Nghị định 110 ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tức văn th ư ...cũng như tình hình lập hồ sơ hiện hành trong cơ quan để tham mưu cho lãnh đạo văn phòng ban hành những văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan.
Đối với việc ban hành các văn bản nghiệp vụ thì cán bộ văn thư lưu trữ phải chủ động giúp lãnh đạo cơ quan dự thảo các văn bản quy định, hướng dãn về công tác văn thư- lưu trữ. Trong đó, cần nêu khái niệm hổ sơ hiện hành là như thế nào, các loại hồ sơ hiện hành, phương pháp lập hồ sơ hiện hành, ý nghĩa của lập hồ sơ hiện h àn h .. .Văn bản cũng cần quy định rõ công tác lập hồ sơ hiện hành là trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên trong quá trình giải quyêì công việc của mình. Có như vậy, đối với một số cán bộ, chuyên viên chưa một lần lập hồ sơ họ có thể có những hiểu biết cơ bản về hồ sơ hiện hành, cách lập hồ sơ hiện hành.
Mặt khác, cũng cần có quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Công việc đã giải quyết xong được lập thành hồ sơ để ở đơn vị một năm sau đó phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan phải là những hồ sơ hoàn chỉnh, phản ánh nhiệm vụ của các đơn vị trong ban. Cán bộ, chuyên viên không được tự ý giữ những hồ sơ đã giải quyết xong và đã đến hạn giao nộp. Những hồ sơ đã đến hạn giao nộp nhưng công việc chưa giải quyết xong thì được để lại ở đơn vị để cán bộ, chuyên viên tiếp tục giải quyết, hoàn thành hồ sơ. Trường hợp cán bộ, chuyên viên cần sử dụng hổ sơ cho công việc sắp tới thì phải làm biên bản mượn và quy định thời hạn trả một cách chặt chẽ. Cùng với quy định trách nhiệm, nhiệm vụ lập hồ sơ của cán bộ, chuyên viên, quy định về thời hạn giao nộp tài liệu nếu được thực hiện tốt cũng là một trong những nguyên nhân thúc đẩy việc lập hổ sơ hiện hành ở các đơn vị trong cơ quan. Vì để thực hiện đúng thời hạn giao nộp tài liệu vào
68 lưu trữ cơ quan (sau một năm) thì tài liệu được giao nộp phải lập thành hồ sơ, không nộp tài liệu dưới dạng bó gói, rời lẻ.
Thực tế giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan hiện nay ở các ban thì cán bộ lưu trữ còn phải thu cả những bó, gói tài liệu, số lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ chiếm tỷ lệ rất ít. Hy vọng với những quy định của các ban vể trách nhiệm lập hồ sơ, thời hạn giao nộp hồ sơ như trên nếu được thực hiện tốt sẽ làm giảm tình trạng giao nộp tài liệu vào lưu trữ dưới dạng bó, gói tài liệu.
Ngoài ra, trong các quy định về công tác lập hổ sơ hiện hành ở các ban cần phải có quy định về xây dựng danh mục hồ sơ. Những quy định về phần này cần nêu ra khái niệm danh mục hồ sơ là gì, ý nghĩa của bản danh mục hồ sơ đối với việc lập hổ sơ hiện hành cũng như việc quản lý tài liệu trong cơ quan, phản ánh hiệu quả hoạt động của cán bộ, chuyên viên ở các đơn vị. Các vãn bản cũng phải quy định rõ trách nhiệm xây dựng bản danh mục hồ sơ của cơ quan là của cán bộ văn thư, lưu trữ và sự phối hợp của cán bộ, chuyên viên các đơn vị, những người thấu hiểu nhất về nhiệm vụ của đơn vị mình, thực tế tài liệu sản sinh ra, những sự việc, vấn đề đột xuất trong một năm, ví dụ tài liệu của Vụ Nông nghiệp-Nông thôn- Ban Kinh tế Trung ương ngoài những danh mục hồ sơ hình thành theo nhiệm vụ hàng năm của đơn vị thì trong những năm có những trận bão lớn gây thiệt hại nghiêm trọng thì trong hoạt động của Vụ sẽ hình thành nên những hồ sơ về vấn đề này như Báo cáo về của các bộ, ngành, địa phương về thiệt hại do cơn bão gây r a ...
Với quy định về trách nhiệm cùng xây dựng bản danh mục hồ sơ cơ quan, cán bộ, chuyên viên có điều kiện tìm hiểu về ý nghĩa bản danh mục hồ sơ đối với công việc của mình, ý nghĩa của việc lập hồ sơ hiện hành. Hơn nữa, với nhiệm vụ phối hợp xây dựng bản danh mục hồ sơ mà cán bộ, chuyên viên có ý thức hơn trong việc lập hồ sơ những công việc thuộc phạm vi theo dõi, giải quyết của mình.
Một trong những điểm cần chú ý quy định trong các văn bản về lập hồ sơ hiện hành của các ban là quy định khen thưởng, xử phạt trong việc thực hiện lập hồ sơ hiện hành của cơ quan. Thực tế khảo sát cho chúng tôi thấy,
69 bên cạnh việc cán bộ, chuyên viên không được phổ biến những kiến thức về lập hồ sơ hiện hành thì việc các cơ quan không quy định những hình thức khen thưởng, xử phạt trong việc thực hiện lập hồ sơ cũng là nguyên nhân gây nên tình trạng trì trệ trong việc lập hổ sơ hiện hành ở các cơ quan hiện nay. Nếu các ban có những quy định về khen thưởng, xử phạt trong việc thực hiện lập hồ sơ của cán bộ, chuyên viên thì công tác lập hổ sơ sẽ được nâng cao tầm quan trọng. Cán bộ, chuyên viên trong cơ quan sẽ thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của mình phải lập hồ sơ hiện hành.
Những quy định về khen thưởng, xử phạt đối với các đơn vị, cá nhân trong việc lập hồ sơ hiện hành được ban hành ở các ban sẽ là cơ sở để cán bộ văn thư, lưu trữ tổ chức công tác kiểm tra, đánh giá việc thực hiện lập hổ sơ hiện hành trong cơ quan nhằm chấn chỉnh, thúc đẩy công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương.
Như vậy, để công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương thì vai trò, trách nhiệm các cơ quan có thẩm quyền như Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, lãnh đạo Ban, lãnh đạo văn phòng các ban là rất quan trọng. Những văn bản về công tác ỉập hồ sơ hiện hành được ban hành bởi cấp có thẩm quyền là cơ sở pháp lý để thực hiện cũng như đẩy mạnh việc thực hiện công tác này trong các ban. Ví dụ: Cục Lun trữ Văn phòng Trung ương Đảng ban hành văn bản về công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban; lãnh đạo văn phòng các ban ban hành những văn bản về quy trình lập hồ sơ hiện hành, trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành...Nếu có được những văn bản như vậy, công tác lập hồ sơ hiện hành ở các ban khi đó sẽ thực hiện theo những quy định, hướng dẫn của văn bản này.
Nhưng chỉ ban hành những quy định mà không có sự hướng dẫn của cán bộ có chuyên môn thì những quy định này sẽ khó được thực hiện trong thực tế vì phần lớn cán bộ, chuyên viên ở các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương hiện nay không hiểu hồ sơ hiện hành là như thế nào, phương pháp lập hồ sơ hiện hành tiến hành ra sao nên trong công việc họ cũng chưa lập được hồ sơ. Vì thế, vai trò của phòng Hành chính, trong đó vai trò của cán
70 bộ văn thư, lưu trữ là rất quan trọng trong việc hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ hiện hành đến các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Phòng Hành chính của các cơ quan phải tổ chức các hoạt động như mở lớp bồi dưỡng kiến thức lập hổ sơ hiện hành cho cán bộ, chuyên viên; hướng dãn cán bộ, chuyên viên lập hồ sơ hiện hành trong thực tế...đ ể công tác này trở nên thường xuyên và dần trở thành nếp trong hoạt động công tác của các đơn vị, cá nhân.
Các cơ quan ban hành được những quy định về công tác lập hổ sơ hiện hành không chỉ có ý nghĩa phổ biến công tác lập hồ sơ hiện hành đến cán bộ, chuyên viên trong ban mà còn có tác dụng định hướng trong việc thực hiện lập hồ sơ hiện hành. Qua đó, cán bộ văn thư, lưu trữ sẽ tiến hành những công việc cụ thể để thúc đẩy việc thực hiện lập hổ sơ hiện hành trong cơ quan như xây dựng bản danh mục hổ sơ; kiểm tra công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan.