- Tài liệu nghiên cứu, báo cáo chuyên đề, các đề tài khoa học của ban Tài liệu liên quan đến công tác tổ chức cán bộ của ban như:
2.1.1. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành
Hồ sơ là m ột khái niệm quen thuộc trong công tác văn thư, lưu trữ. Khái niệm này được đề cập trong các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và Nhà nước như: Nghị định s ố 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ và trong các giáo trình, sách nghiệp vụ về công tác này như:
“Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ”, “Nghiệp vụ công tác văn th ư ”... khái niệm hồ sơ cũng được đề cập trên tạp chí Vãn thư- Lưu trữ Việt Nam, trong các khoá luận tốt nghiệp của sinh viên ngành văn thư- lưu trữ.
Khái niệm hổ sơ được đề cập đến trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư như: hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ th ể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân. [23;2]
Trong sách “Lý luận và phương pháp công tác văn th ư ” của PGS. Vương Đình Quyền đã nêu khái niệm hồ sơ như sau: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giá, cùng thời gian ban hành. [51;333]
Từ những khái niệm được nêu trên, chúng ta có thể tập hợp lại khái niệm “hổ sơ” : hồ sơ là một tập gồm toàn bộ tài liệu (có thê chỉ có một tài
33
liệu) có liên quan với nhau về một vấn đề, về một sự việc, đối tượng cụ thè hoặc có cùng đặc điểm về tác giả, thè loại văn bản, thời gian ban hành hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
Trong công tác văn thư, lập hổ sơ hiện hành là một nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu. Khái niệm lập hồ sơ hiện hành cũng đã được đề cập đến trong các văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác văn thư, trong các giáo trình, sách nghiệp vụ, Tạp chí Văn thư- lưu trữ; các khoá luận tốt nghiệp về công tác này.
M ột số định nghĩa về lập hồ sơ được nêu trong các tài liệu trên như:
Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương p háp nhất định. [23;2]
Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biền mục chúng
theo phương pháp khoa học. [51;337]
Trên cơ sở những khái niệm về công tác lập hồ sơ như trên, chúng ta có thể khái quát khái niệm lập hồ sơ hiện hành (lập hồ sơ ở văn thư) là: lập hồ sơ hiện hành là công việc mà cán bộ văn thư, cán bộ, chuyên viên tập hợp những văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc theo những đặc trưng của văn bản. Và sắp xếp, biên mục các văn bản đó theo một phương pháp khoa học.
Trong thực tế công việc của các ban trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, một vấn đề, sự việc có thể kết thúc trong một năm hoặc có thể kéo dài sang năm tiếp theo và những tài liệu này liên quan đến lĩnh vực tham mưu của cán b ộ .. .vì vậy, để sự việc, vấn đề được trình bày rõ ràng, tra cứu thuận tiện thì những cán bộ văn thư, cán bộ, chuyên viên ở các đơn vị cần phải lập hổ sơ hiện hành.
34