\ \ \ PHÒNG Số 067 - QD/TW
d ie J o d m g lac van llnr o vac co’ quan Dang
in ic Ih11<n. H;m Chap hanh Tning ifo'ng va co'qmm Tning u'o'ng Doan Thanh nicn
c()ng san I lo Chi N Iinil
V I -I c \ r
)icu 1 : Còng lác văn thu' ỏ các c ơ quan Đáng Irực ihuộc Ban Chấp hành Trung l'Onu và co' quan Trung U'o'ng Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh (1 ) phái háo lam các yêu cẩu sau đây:
Thông nhài vice liếp nhân, đăng ký và phái hành công văn đi, Jen ỏ' phòng hành •liính ( bò phan văn thư ). (2)
1 lợp iý hóa quá llinh luân clniyển công văn di Jen; iheo dõi chậl chẽ việc giải Ịiiyèl công vãn, không để chậm việc, sai việc, Ìĩiâì mát, thất lạc lài liệu.
Quán lý chã! chẽ, hảo dam hí mật lài liệu, ihu hồi dẩy đủ và đúng lhòi hạn các lài iicn co quy định thu hổi.
I .áp hồ so' dầv đủ và giao nộp vào ỉ ưu t rũ' cơ quan đúng thòi hạn quy định.
II- ( O M .. \ W DÍ N
I - T ièp nhan, m ó hì còng văn đốn.
Dieu 2. Tất ca côn ụ văn, tài liệu, đơn tù' khiếu lố gửi đốn cơ quan ( do bưu điện, mao Ihònu co' quan chuyến đến, <Jo cán hộ (rực liếp nhận ó các địa phương, co' quan khác, hoặc dư các hội nghị dcm về ) hao gồm cá hì ghi lên các đồng chí trưởng ban, phó inrónu han. Bí Ihư Ti ling ươnu Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh,
chánh, phó văn phòng, phụ Irách các vụ, cục, chuyên viên và các đơn vị trong cơ quan, đều do hộ phận văn thu' ihống nhâl liếp nhận.
Kill liếp nhạn phai kicm Ira, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong ( nếu có ).
s ò và ký hiệu còng văn uhi trên bì vói sổ giao nhận. Lập bien bản dối với những hì
côn 11 văn bị hóc. llalli hi hóc, đốn chậm giò...
Dicu 3. Bộ phận văn Ihư không m ỏ những hì lài liệu có dấu " riêng người có lên m ỏ
hì " và nhữni: hì đổ lên riêng, mà chỉ vào sổ theo hì và chuyển nguyên hì dó đốn nmrài co lèn . Nluìnu hì lài liệu có dấu luyệt mật ( kv hiệu là A ) và những hì dề lên ricnu. do nuu'ò'1 có lên mó hì ( hoặc do dỏng chí chánh văn phòng được úy quyền ) Iru'c lièp m(V hì.
Các hi có dan khàn, thượng kh. Ihừi.
( ' h u V :
( 1 ) : Các tranu sau. viêl chung (2) : Các Irang sau. gọi chung I Dicu 4 Trước khi mơ hì, cán h vàn. phai báo cáo ngay dồng cl khònu đ ê SÓI. rách, nhàu nát là
liicu uhi irèn hì. nên tỉiiốu hoặc đan văn phòng và yêu cầu nơi ; NI nine Irưòìm hop sau đây phả - Trôn hì và tròn lài liệu ghi độ - Nụày uửi và ngày nhận cách - (Yì dâu hỏa lốc hẹn giờ. - Đơn lù' của cán hô, nhân dân - Thu' tù' nước ngoài gửi vé.
Nluìnu cône văn đốn có phiếu co' quan gửi.
Diều 5 . Bộ phận văn thư được I lioặc quá mờ. nhàu nát....
2- Đãnu ký cô nu văn đốn. Dieu 6 . Tất ca lài liệu đố liếp n phận văn thư ihco mẫu sổ quy ilónụ dấu dC’ii dưới sổ. ký hiệu đốn.
Các sổ dănu ký đèn phái dược khi sử ti un u -o
Dicu 7 . Phong hì lài liệu có c I a đóng dấu den nuoài bì và dăng ) và noi chuyển: ngiiừi mở hì c phân vãn thư sj,hi liếp vào sổ. Đơn lù' của cán bộ, nhân dân g
Phân phối, chuyển gịao còn Dieu 8 . Phòng hành chính căn Irong co' quan và căn cứ vào n( chuyên chánh vãn phòng duyệ tliơ mới chuyển đốn người giải Dieu 9 . Cán hộ Irong c ơ quan :
văn ây Jen nơi khác trong hay hành chính đe làm thủ tục và e deu pliai vào sổ và ký nhận đầ
( ’ác hì có dấu khán, tlìượnụ khán, hỏa tốc và mùi h(
IÌK »1 -
( I ni V :
( I ) : Các trang sau, vièì chung là cơ quan.
(2 ) : Các trang sau. gọi chung là hộ phận vãn thu'. Die LI 4 Trước khi mớ hì, cán bộ văn Ihư xem xél cẩ vấn. phá 1 háo cáo nụay đồng chí phụ trách phòng bi khònu đê SÓI. lách, nhàu nát lài liệu, c ầ n đối chiếu lìiẽu ụhi Iren hì. nêu thiếu hoặc nhẩm lần thì kịp lh(' (lạo văn phòng và yêu cầu nơi gửi kiểm lia lại.
Nliữnu trườnu họp sail đây phải giữ lại bì đe chuyổr - Trên bì và trên tài liêu ghi độ mật, độ khẩn, số và ' Nụày ụứi và ngày nhận cách nhau quá xa.
- Có dâu hóa lốc hẹn giờ.
- Đơn UÏ của cán hộ. nhân dân gửi đến. Thư từ nước nụoài gửi VC.
Nhữnu cònu văn don có phiếu gửi, cán hộ văn thư k co' quan gửi.
Điều 5. Bò phận văn thư dược lia lại nơi gửi những hoặc quá mờ. nhàu nái....
2- Đã nụ ký cỏ nụ văn đốn.
Dicu 6 . Tal cá tài liệu đe liếp nhận ( nêu ở diều 2 ) ( phận văn thư theo mẫu sổ quy định. Trước khi dăng ilónu dấu den dưới sổ, ký hiệu và ghi những nội dui den.
Các sổ iliìnu ký đốn phái được chánh vãn phòng ký khi sử dung.
Dicu 7 . Phong hì lài liệu có dấu, " riêng người có tô dóng dấu đòn nuoài bì và đăng ký vào sổ số, ký hiê ) và noi cluiyổn: người m ỏ hì cung cấp phần trích y< phạn văn thư ụlìi tiếp vào sổ.
Đơn lừ của cán hộ, nhân dàn gửi đốn đãng ký vào n Phân phối, chuyển eiao công văn đốn.
Dieu 8 . Phòng hành chính căn cứ vào chức năng, nl Iron ì; cơ quan và căn cứ vào nội dung từng công vă] chuyên chánh văn phòng duyệl. Sau khi cỏ ý kiên (J thư mới chuyên đốn người giải quyết.
Điều 9 . Cán hộ Irong CƯ quan sau khi nhân cônii vă \'ăn ấy đốn nơi khác trong hay ngoài cơ quan đổ gic hành chính để làm thủ lue và chuyển liếp. Việc giai đcu phai vào sổ và ký nhận đầy đủ.
Các c >nu vãn den can sao lục ill ì phai được chánh vãn phòng ký duyệt. Các nghị
qiiyèt- chi thị ciia Trung ương, sau kill sao sẽ lưu hán chính tại văn phòng. Các tài
licu khác sau khi sao gửi. hán chính giao lại cho cán hộ hoặc đơn vị đưa lài liệu đốn NHO đi (lưa vào hổ sơ.
4- Kiem tra, theo dõi mài quyệt công vãn d e n .
Diều 10. Các đơn V Ị Irong cơ quan có trách nhiệm giải quyết nhanh, đúng thời hạn nhừnụ công văn đến cỏ nội dung công việc thuộc phạm vi mình phụ trách. Những c o n u vãn đôn CO you cầu v ổ thời gian ụiái quyết, phòng hành chính phải ghi vào s ổ theo (iõi và thường xuyên nhắc các đơn vị Irong co' C|nan về lliời hạn giải quyết, phải báo cáo chánh vãn phòng biốl đe kịp lliời đôn dốc.
Ill - l Ò N Ci VAN t )í
1 - Bao dám tho' thức van bản.
Điổu I I . Người thao vãn hán phải, ghi đầy đủ trên hán tháo gốc lài liệu sẽ phái hành: tiêu đổ. I i ụ ư ờ i ký, nơi nhận, độ mại, khẩn, thời hạn thu hồi ( nêu có ) và số lượniỉ hán cán uửi.
Đ iề u 12. l át cả văn hán do cơ quan phát hành phải báo đảm đúng thổ thức, quy định. Tiuớnu phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh the llìức các văn han irước kin đưa đánh m áy, in ấn, phái hành.
2- Da nụ ky cón£ văn đi.
Điều 13. Tấí ca các vãn bản chính thức phát hành cúa cơ quan đều do phòng hành chính Ihõim nliâì vào sổ. ký hiệu và dăng ký theo mẫu sổ quy định, sổ đăng ký công vãn đi phái được chánh vãn phòng ký và đóng dấu trước khi sử dụng. Điều 14. Mỗi loại tài liệu do cơ quan han hành ( quyết định, thông ln. háo cáo, COMÜ ) đánh sò l iêng ihco năm.
Tài liêu liiyôl mật phái hành được đăng ký vào sổ liêng, nhưng lấy cùng hệ thống sò. ký Ỉ1 1CU cùa loại văn hán đó.
Giày giới thiện, ụiấy di đường phải đăng ký vào sổ riêng từng loại và theo dõi chặt chõ.
3- Đánh máy, in. doc soái.
Die 11 15. Các văn hán đã được lãnh đạo cơ quan duyệl, trước khi đua đánh m áy phái có chữ ký cho phái hành của chánh vãn phòng. Bản iháo của các đơn vị Irong cư quan đưa đánh máy phải có chữ ký của cán hộ phụ trách đơn vị ấy.
Khi iiiao nhận lài liêu đánh máy, phai vào sổ và có k V nhận.
Phòng hành chính phải bao đảm đúng các yêu cầu của người đưa bản thảo ( về thời hạn thực liiòn. vồ chất lượng đánh máy...). Trường hợp không thể đáp ứng được thì Irao dổi với ngiró'i dưa bản iháo hoặc báo cáo với chánh, phó văn phòng giải quyết. Phònụ hành chính được trả lại hoặc yêu cẩu sửa lại những ban Ihảo viết không rõ hoặc dập xóa nhiều.
Đjều 16. Nuưòi đánh m áy. in phai bảo đám hí mật, chính xác nội dung văn bản và trình bày đúne liêu chuẩn kỹ thuậl ( sạch, đẹp, cân dối, liêt kiệm...).
lui Ci l các văn hán đánh máy. 111 xong đều phái được don vị đưa đánh máy, in dò soái chính xác. Trong khi đánh máy, dò soát văn bàn. nếu có điểm nào chưa rõ. imơời danh máy và nụười dò soát không dược lự ý chữa, mà phải báo ngay với nụưò'1 uiao hán llìáo hoặc I rướng phòng hành chính để giải quyêì. Phải ghi lên người đánli máy. 1 1 1. đọc soái và sô lượng hán vào phía dưới, góc trái trang cuối cung cùa văn bán.
Đ ieu 1 7 . Các vãn han dược đánh máy. in xong ihuộc đơn vị nào thì đơn vị ấy chịu trách nhiệm soát lại nội dung lần cuối cùng. Đôi với nhữnu lài liệu quan trọng, d ián h hoác phó vãn phòng phải soát lại nội dung và ihc ihức văn bán lần cuối trước khi [rình kv.
Điêu ỉ 8 . Tru'ó'nu phònụ hành chính chịu Iráclì nhiệm kiểm tra việc hủy bỏ các Iiaim. danh máy. 111 thừa, hỏng, in thử và giấy nến, giấy ihan. Khi hủy phái đối cháy thành Iro. Nêu bán cho nhà máy giấy các hán đánh máy, in thừa, hỏng phai llieo dõi đèn khi nuhiền thành hột.
Mỏi lẩn loai húV các loại giây nói lien, phái làm mục lục và lập hiên bán; hiên hán do lions: chí t rướn ụ phònu hành chính ký xác nhận.
4- Trình ký, dónụ dâu:
Điều 19. l ài cả các vãn han xin chữ ký đều phái lập trung ở hộ phận văn ih ư đ ể liìnli ký.
Điều 2 0 . Cán hộ văn thư có Irách nhiệm quản lý chặt chẽ và sử dụng đúng quy định các con dấu của co' quan. Trước khi đóng dấu, cán hộ văn ihư phải đối chiếu chữ ký tmnu văn bail với chữ ký mẫu đã đăng ký và lự lay đỏng dấu vào văn han, không tlưo'c nhờ người khác đóng hộ.
Dấu phái dong nuay nụíin. rõ ràng và liìnn lên khoánu 1/4 chữ ký vé phía hôn liái. Nehièm cấm đónu dấu của co' quan vào các giấy lò' chưa ghi nội dung ( không chi ) và chưa có chừ ký của ngirời có Irách nhiệm.
5- Gửi cò nụ văn d i .
Dieu 2 ỉ . Các vãn han chính tluíc của co' quan phá! hành, đều do hộ phận văn thư lam thu lục gửi di llieo nơi nhận ghi trong văn hán. Mồi văn bản phát hành đều giữ lưu niòl hán ( han chính, giấy lôl. do đồng chí lãnh đạo ký Irực liếp hàng mực lối ) và đua vào hổ sơ lên gọi. Những vãn ban phải đưa vào hồ sơ vấn đề. vụ việc thì lưu liai bán: mội hán đua vào hồ sơ lên gọi, một bản đưa vào hồ sơ vấn đồ. Bản thảo cuối CÌU1U ( bán gốc ) những tài lieu quan trọng và các hán có hút lích của các đồng chi lãnh dạo chủ chối của cơ quan phái được lưu giữ lại.
Đicu 2 2 . Phải háo đám phát hành công vãn tài liệu kịp thời, chính xác; các lài liệu hỏa lốc. thương khẩn phái chuyển ngay đến nơi nhận đúng Ihời gian quy định. Phải vici rõ và đầy đủ trôn hì công văn: lên cư quan gửi, số và ký hiệu cổng vãn cỏ trong hì. tòn và địa chí cơ quan hoặc người nhận công văn. ( Nếu là cổng văn hỏa tốc hẹn Í’|Ò thì cần ụhi thòm ngày giờ còng văn phải đốn người nhận ). Mọi hì công văn gửi đi đều pliai vào sổ giao nhận và có ký nhận rõ ràng.
D ieu 2V Đòi V(')'I lài i i çu luy èl m a l . loi m â t , l ài l i eu có quy đ ị n h Ihn h ổ i p h ả i đ á n h
NO ban. ghi ten nơi n h ặ n h a y n g ư ờ i n h â n và đ ó n g dấu thu hổi (V p h í a t r ê n t r a n g dầu
cua lài l i e u.
'I ài Ilèn m ậ i ụứi <J| p h ai k è m t h e o p h i ế u gứi và b ô I r o n g h ai hì: bì t r o n g đ ỏ n g d ấ u m ú c 1 .1 ộ m ậ l ( ỉ u y ệ t m ậ t , lối m ậ t . m ạ i ), d ấ u " r i ê n g n g ư ờ i c ỏ l ê n m ớ bì " ( n ế u c ó )
và m è m p l i o n ụ : bì n y o à i đ ó n g d â u k ý h i ê n m â l ( A: t u y ệ t mâu B: tôi i n ậ l . C: m â t ).
6 - î h ç o dõi uửi c ô n ụ v ă n IÎI- k i ế m Ira ÜH1 h ồi tài l i e u .
D iếu 24. Sau khi gửi công văn đi. phòng hành chính phải kiểm Ira, Lhco dõi chặt chè kèt quà giao nhân lài liệu, kịp thời phát hiện và xử lý nhưnu trường hợp châm chề. thãi lạc. Việc kicm tra, Iheo dõi cổng vãn di lluíờng xuyên được lliực hiện qua phiếu uửi: Inrừnu hợp đôi với những lài liệu đặc hiệt và gửi lì nơi có thể qua điện ihoai lie kicm Ira. Phòng hành chính định kỳ 6 tháng một lần L2.ứi bản liệt kê nhưng ÙII lieu chính dã gửi đôn từng nơi nhàn, yêu cầu nơi nhân Ira lại nhận đủ hay thiếu. Đ iều 2 5 . Phònu hành chính có Irádi nhiệm thu hỏi dẩy đủ và đúng hạn những văn bán có quy định ihu hồi.