Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB tại các thư viện trên địa bàn hà nội

Tính đến thời điểm hiện nay, ngoài Hệ thống thư viện công cộng, Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib cũng đã được sử dụng tại nhiều cơ quan thông tin - thư viện của các trường đại học, cao

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-

NGUYỄN THUỲ LINH

ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB TẠI CÁC THƯ VIỆN

TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Khoa học Thư viện

Hà Nội-2011

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN

CMCSoft Công ty TNHH Giải pháp Phần mềm CMC (CMC

Software Solution Company Limited) CNTT Công nghệ thông tin

CSDL Cơ sở dữ liệu

iLib Hệ quản trị thƣ viện tích hợp (Integrated Library Solutions) MARC21 Khổ mẫu biên mục đọc máy (Machine Readable

Cataloguing) OPAC Tra cứu công cộng trực tuyến (Online Public Access

Catalog) UNIMARC Khổ mẫu biên mục máy tính đọc đƣợc (Universal Machine

Readable Catalogue)

TVQG Thƣ viện Quốc gia

TT-TV Thông tin – thƣ viện

CÁC HÌNH VẼ VÀ BẢNG BIỂU

Hình 1.1 Mô hình Hệ quản trị thư viện tích hợp trên Web

Hình 1.2 Các phiên bản của Hệ quản trị thư viện iLib

Hình 2.1 Màn hình chính của phân hệ Bổ sung

Hình 2.2 Màn hình chính của phân hệ Lưu thông

Hình 2.3 Màn hình quản lý thông tin bạn đọc

Hình 2.4 Màn hình Quản lý kho

Hình 2.5 Màn hình Phân quyền sử dụng

Hình 2.6 Quy trình Hỗ trợ khách hàng áp dụng tại công ty CMCSoft Hình 2.7 Quy trình gửi yêu cầu dành cho khách hàng

Hình 2.8 Quy trình giải quyết yêu cầu

Hình 2.9 Quy trình ghi nhận cập nhật yêu cầu

Hình 3.1: Mô hình mạng cơ bản trong thư viện

Hình 3.2: Mô hình các loại máy chủ cần có của thư viện

Hình 3.3: Mô hình cổng thông tin cho thư viện

CÁC BẢNG THỐNG KÊ SỐ LIỆU

Bảng 2.1 Trang thiết bị của 6 thư viện

Bảng 2.2 Trình độ học vấn của cán bộ 6 thư viện

Bảng 2.3 Chuyên môn được đào tạo của cán bộ 6 thư viện

Bảng 2.4 Phân bố nguồn nhân lực của 6 cơ thư viện

Bảng 2.5 Tình hình ứng dụng phân hệ bổ sung tại 6 thư viện

Bảng 2.6 Tình hình ứng dụng phân hệ biên mục tại 6 thư viện

Bảng 2.7 Tình hình ứng dụng phân hệ Lưu thông tại 6 thư viện Bảng 2.8 Tình hình ứng dụng phân hệ Kho tại 6 thư viện

Bảng 2.9 Tình hình ứng dụng phân hệ Opac tại 6 thư viện

Bảng 2.10 Thông tin gói hỗ trợ của nhà cung cấp

Bảng 2.11 Mức độ hài lòng của khách hàng với nhà cung cấp

MỤC LỤC

Trang

MỤC LỤC 1

MỞ ĐẦU 3

1 Tính cấp thiết của đề tài 3

2 Tình hình nghiên cứu 5

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 7

3.1 Mục đích 7

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 7

4 Giả thuyết nghiên cứu 7

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 8

5.1 Đối tượng nghiên cứu 8

5.2 Phạm vi nghiên cứu 8

6 Phương pháp nghiên cứu 8

6.1 Phương pháp luận 8

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể 9

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài 9

8 Kết quả nghiên cứu 9

CHƯƠNG 1: CÁC THƯ VIỆN TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI VỚI HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 10

1.1 Nội hàm các khái niệm 10

1.1.1 Khái niệm quản trị, hệ quản trị 10

1.1.2 Khái niệm Tích hợp 10

1.1.3 Khái niệm Hệ quản trị thư viện tích hợp 11

1.2 Ý nghĩa việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp của các thư viện ở Hà Nội 13

1.2.1 Xuất xứ hệ quản trị thư viện tích hợp iLib 13

1.2.2 Đặc điểm hệ quản trị thư viện tích hợp iLib 17

1.2.3 Khái quát các thư viện ở Hà Nội đã ứng dựng hệ quản trị thư viện tích hợp iLib 18

1.2.2 Vai trò của việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện ở Hà Nội 19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP TẠI CÁC THƯ VIỆN TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI 22

2.1 Cơ sở hạ tầng và kinh phí đảm bảo việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp iLib 22

2.1.1 Trang thiết bị và cơ sở vật chất để ứng dụng 22

2.1.2 Kinh phí dành cho hoạt động ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp 25

2.2 Nguồn nhân lực để ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp của các thư

viện 26

2.2.1 Trình độ của đội ngũ cán bộ 27

2.2.2 Chuyên môn được đào tạo 28

2.2.3 Bố trí nguồn nhân lực 28

2.3 Các phân hệ của hệ quản trị thư viện tích hợp iLib đã được ứng dụng 30

2.3.1 Thực trạng ứng dụng phân hệ Bổ sung 30

2.3.2 Thực trạng ứng dụng phân hệ Biên mục 38

2.3.3 Thực trạng ứng dụng phân hệ lưu thông và quản lý bạn đọc 44

2.3.4 Thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý Kho 48

2.3.5 Thực trạng ứng dụng phân hệ tra cứu trực tuyến Opac 50

2.3.6 Thực trạng ứng dụng phân hệ Bảo mật phân quyền, sao lưu dữ liệu 55

2.4 Các sản phẩm, dịch vụ và vấn đề chia sẻ thông tin 57

2.4.1 Sản phẩm và dịch vụ thông tin điện tử 57

2.4.2 Vấn đề chia sẻ dữ liệu 58

2.5 Công tác hỗ trợ của nhà cung cấp hệ quản trị thư viện tích hợp iLib 59

2.5.1 Nội dung và cách thức hỗ trợ sử dụng phần mềm 60

2.5.1 Hiệu quả công việc hỗ trợ 64

CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢPTẠI CÁC THƯ VIỆN Ở HÀ NỘI 67

3.1 Một số nhận xét việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện ở Hà Nội 67

3.1.1 Những ưu điểm 67

3.1.2 Những vấn đề còn tồn tại 69

3.1.3 Một số nguyên nhân 70

3.2 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất hạ tầng công nghệ thông tin 70

3.2.1 Mở rộng diện tích 70

3.2.2 Tăng cường phát triển hạ tầng kỹ thuật thông tin 71

3.2.3 Đầu tư kinh phí cho duy trì và nâng cấp hệ quản trị thư viện tích hợp iLib 74

3.3 Hoàn thiện hệ quản trị thư viện tích hợp iLib 75

3.4 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ 77

3.5 Đào tạo người dùng tin 81

3.6 Tăng cường công tác chia sẻ thông tin giữa các thư viện 82

KẾT LUẬN 84

TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Xây dựng và phát triển thư viện điện tử đang là xu thế phát triển chung của thế giới Các cơ quan thông tin và thư viện Việt Nam không nằm ngoài xu thế phát triển đó Nắm bắt xu hướng này, trong Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX, Đảng ta đã định ra đường lối phát triển ngành thư viện Việt Nam trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa như sau: “…phát triển mạng lưới thư viện, hiện đại hóa công tác thư viện, lưu trữ…” Đường lối đó một lần nữa lại được khẳng định trong kết luận của Hội nghị lần thứ sáu Ban chấp hành Trung ương khóa 9 về tiếp tục thực hiện Nghị quyết TW 2 khóa VIII, đề ra phương hướng phát triển giáo dục, đào tạo, khoa học và công nghệ từ nay đến 2005 và đến 2010 là: “…Tổ chức hệ thống thông tin khoa học và công nghệ quốc gia, các thư viện điện tử theo hướng hiện đại Mở rộng mạng thông tin để đưa tri thức, khoa học đến với mọi người…” Đặc biệt ngày 17 tháng 10 năm

2000, Ban chấp hành TW Đảng đã ban hành Chỉ thị số 58-CT/TƯ về đẩy mạnh công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong đó khẳng định: “Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin là nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế-xã hội, là phương tiện chủ lực để đi tắt, đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với các nước đi trước.” đồng thời Chỉ thị cũng chỉ rõ: “Mọi lĩnh vực hoạt động kính tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng đều phải ứng dụng công nghệ thông tin để phát triển.” Bên cạnh đó, theo Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT ngày 4 tháng 5 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa Thông tin (nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch) Phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020, quy định đã đề cập đến những vấn đề hết sức cơ bản của

sự nghiệp thư viện Việt Nam đó là: “Phát triển thư viện điện tử và thư viện kỹ thuật số”

Chính vì vậy, trong lĩnh vực thông tin thư viện, ứng dụng công nghệ thông tin, hiện đại hóa các cơ quan thông tin thư viện đã và đang trở thành mục tiêu chiến lược phát triển của sự nghiệp Thông tin – thư viện Việt Nam

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin – thư viện ở Việt Nam tuy mới diễn ra trong vòng mấy chục năm gần đây nhưng đã làm thay đổi diện mạo của ngành thư viện: tăng nhanh tốc độ ở tất cả các công đoạn xử lý thông tin, cải tiến toàn bộ quy trình công nghệ hiện hành Với mục đích ứng dụng công nghệ thông tin đạt hiệu quả, việc lựa chọn phần mềm phù hợp với mỗi thư viện để sao cho phần mềm

đó có thể đem lại hiệu quả cao trong công tác nghiệp vụ, phục vụ bạn đọc cũng như chia sẻ và trao đổi thông tin với các thư viện khác luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu

Giải pháp Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib (Integrated Library

Solutions) là phần mềm do công ty TNHH Giải pháp Phần mềm CMC (CMC Software Solution Co ltd.) nghiên cứu và phát triển để ứng dụng trong hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện của Việt Nam từ năm 1999 Đây là một hệ thống thư viện tích hợp với các module được thiết kế nhằm đáp ứng nhu cầu tin học hóa hoạt động trong toàn mạng lưới các cơ quan thông tin thư viện Việt Nam Từ các thư viện công cộng đến các cơ quan thông tin – thư viện của các Bộ, các Ngành, thư viện các trường đại học, thư viện chuyên ngành đến các trung tâm thông tin

iLib có đầy đủ các tính năng quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một cơ quan thông tin thư viện hiện đại Từ hoạt động bổ sung, biên mục, tra cứu trực tuyến (OPAC), quản lý lưu thông tài liệu (ấn phẩm và các nguồn tin điện tử), quản lý xuất bản phẩm nhiều kỳ (tạp chí, tập san,

báo, ), quản lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc đến hoạt động mượn liên thư viện, quản trị hệ thống – tất cả đều có thể kết hợp dùng

mã vạch Đặc biệt, tất cả các module được tích hợp vào trong một hệ thống thống nhất và có thể liên thông và chuyển đổi tương tác với nhau một cách dễ dàng Đặc biệt là khả năng tích hợp và xử lý tiếng Việt Tính đến thời điểm hiện nay, ngoài Hệ thống thư viện công cộng,

Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib cũng đã được sử dụng tại nhiều cơ quan thông tin - thư viện của các trường đại học, cao đẳng, các thư viện chuyên ngành và trung tâm thông tin Trong đó, có một số cơ quan thông tin thư viện thuộc dự án giáo dục đại học với vốn vay của Ngân hàng thế giới

Qua thời gian ứng dụng, Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib đã mang lại những hiệu quả rõ rệt trong hoạt động của các cơ quan thông tin thư viện theo hướng hiện đại, Tuy nhiên, thực tế đến nay vẫn còn có một số hạn chế do các yếu tố chủ quan và khách quan khác nhau mang lại Để

có đánh giá đúng đắn có cơ sở khoa học về phần mềm và khả năng ứng dụng của các cơ quan thông tin thư viện, tôi mạnh dạn chọn đề tài “Ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình với mong muốn nắm bắt được thực trạng áp dụng phần mềm iLib của các cơ quan thông tin thư viện ở Việt Nam nói chung và các cơ quan thông tin thư viện ở Hà Nội nói riêng, trên cơ sở đó góp phần hoàn thiện phần mềm và nâng cao hiệu quả hoạt động đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin cho người dùng tin

2 Tình hình nghiên cứu

Tại Việt Nam, trong quá trình các cơ quan thông tin thư viện sử dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, đã có một số hội thảo, hội nghị tổng kết tình hình áp dụng iLib, và một số khóa luận tìm hiểu về vấn đề

ứng dụng phần mềm này, nhưng thời gian cũng đã lâu và mới ở mức đánh giá hiệu quả ứng một của một/một số module Các khóa luận đã nghiên cứu về Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib với các đề tài cụ thể như:

“Ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện

Đại học Giao Thông Vận Tải, thực trạng và giải pháp” Tác giả Đỗ Tiến

giảTrương Thị Thu Phương bảo vệ năm 2006

“Nghiên cứu các phân hệ của phần mềm hệ quản trị tích hợp Ilib” của tác giảĐoàn Đức Vĩnh bảo vệ năm 2008

“Ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp ILIB vào công tác tra cứu

và lưu thông tài liệu tại thư viện Quốc gia Việt Nam”: của tác giả Tuấn Quang Minh bảo vệ năm 2008

“Phần mềm quản trị thư viện Ilib tại trung tâm TTTV trường Đại

học Giao thông vận tải” của tác giả Nguyễn Thị Ngọc bảo vệ năm 2010

“Phần mềm quản trị thư viện Ilib tại trung tâm TTTV trường Đại

học Ngoại thương Hà Nội” của tác giả Vũ Kim Trang bảo vệ năm 2010

Về Hội thảo nghiên cứu về iLib có “Hội nghị Hội thảo phần mềm Ilib với việc xây dựng thư viện điện tử trong Hệ thống Thư viện công cộng tại Quảng Ninh, ngày 19/7 - 21/7/2006

Tuy nhiên, vấn đề nghiên cứu thực trạng ứng dụng toàn bộ Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib trong hoạt động của nhiều cơ quan thông tin thư viện trên địa bàn Hà Nội thì chưa có đề tài nào đề cập đến Vì vậy đề tài “Ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện trên địa

bàn Hà Nội” là vấn đề nghiên cứu hoàn toàn mới không trùng với đề tài nào trước đó

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích

Nghiên cứu hiện trạng ứng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib ở một

số thư viện trên địa bàn Hà Nội nhằm có cơ sở căn cứ khoa học để đề xuất những giải pháp có tính khả thi cho việc hoàn thiện Hệ quản trị và nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib trong hoạt động phục vụ thông tin cho người dùng tin

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài

- Nghiên cứu xuất xứ của Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

- Khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại 6 thư viện trên địa bàn Hà Nội

- Đưa ra những nhận xét đánh giá và đề xuát giải pháp, kiến nghị hoàn thiện Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, đẩy mạnh quá trình ứng dụng có hiệu quả công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan thông tin và thư viện

4 Giả thuyết nghiên cứu

Đề tài “Ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội” thành công sẽ mang lại nhiều hiệu quả thiết thực như sau:

Nắm được tình hình ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội

Các thư viện thấy được mặt mạnh, hạn chế của mình khi áp dụng

Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib trong hoạt động nghiệp vụ

Đưa ra được những hạn chế của Hệ quản trị thư viện tích hợp và yêu cầu đối với nhà cung cấp phần mềm Đồng thời nhà cung cấp phần

mềm cũng có cơ sở để hoàn thiện và giải đáp một số thắc mắc của các thư viện trong khi sử dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và việc ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại một số cơ quan Thông tin thư viện trên địa bàn Hà Nội

5.2 Phạm vi nghiên cứu

Trên địa bàn Hà Nội, có rất nhiều thư viện và Trung tâm Thông tin

đã ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib trong hoạt động nghiệp

vụ, tuy nhiên do hạn chế về thời gian và trong khuôn khổ một luận văn nên tôi tập trung nghiên cứu, khảo sát và phân tích thực trạng ứng dụng

Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib trong các khâu nghiệp vụ của 6 thư viện vì 6 thư viện này có thời gian sử dụng dài gần như nhau, đại diện cho các hệ thống thông tin thư viện khác nhau và có địa điểm cùng trên địa bàn Hà Nội

- Thư viện Quốc gia Việt Nam

- Thư viện Đại học Ngoại Thương Hà Nội

- Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Văn Hóa Hà Nội

- Trung tâm Thông tin khoa học & Tư liệu giáo khoa Học viện An

ninh Nhân dân

- Trung tâm Thông tin – Thư viện Viện Dược Liệu

- Trung tâm Thông tin – Thư viện Viện Chiến Lược và Phát triển

6 Phương pháp nghiên cứu

6.1 Phương pháp luận

Sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Duy vật biện chứng khi xem xét, nghiên cứu quá trình ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib trong hoạt động thông tin, thư viện theo các nguyên tắc khách quan, toàn diện, phát triển, lịch sử - cụ thể và thực tiễn

6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể

- Nghiên cứu tư liệu: phân tích, tổng hợp, so sánh các thông tin trên

cơ sở tư liệu thu thập được

- Điều tra bằng bảng hỏi một số thư viện đang ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

- Phương pháp quan sát, điều tra thực tiễn

- Phương pháp phỏng vấn, trao đổi, mạn đàm với các cán bộ đang trực tiếp sử dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib trong hoạt động nghiệp vụ

7 Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài

Luận văn đóng góp một phần nhỏ trong việc đánh giá được thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các cơ quan thông tin thư viện Giúp các cơ quan thông tin, thư viện rút ra kinh nghiệm khi triển khai và áp dụng phần mềm thư viện trong hoạt động nghiệp vụ Giúp công ty CMC ngày càng hoàn thiện và nâng cấp phần mềm đáp ứng yêu cầu hoạt động nghiệp vụ thông tin thư viện trên cả nước

8 Kết quả nghiên cứu

Là công trình có độ dài 88 trang khổ giấy A4, ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn chia thành 3 chương

Chương 1: Các thư viện trên địa bàn Hà Nội với Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

Chương 2: Thực trạng ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện trên địa bàn Hà Nội

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện ở Hà Nội

CHƯƠNG 1: CÁC THƯ VIỆN TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI VỚI HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP ILIB 1.1 Nội hàm các khái niệm

1.1.1 Khái niệm quản trị, hệ quản trị

Quản trị: Là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản

trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường

Hệ Quản trị: Gồm 2 phân hệ: Chủ thể quản trị và đối tượng quản

trị, chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị nhằm dẫn dắt đối tượng quản trị đi đến mục tiêu Chủ thể có thể là một người, một bộ máy quản trị gồm nhiều người hay một thiết bị Đối tượng quản trị tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị

Quản trị dữ liệu: Thuật ngữ chung mô tả một cách tổng thể các

chức năng của một hệ thống tin học trong việc tổ chức và khai thác các

hệ thống thông tin dữ liệu, như thâm nhập, tổ chức, sắp xếp, phân loại, tìm kiếm và bảo trì dữ liệu, điều hoà việc sử dụng các thiết bị phần cứng

để thực hiện các công việc đó

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: là phần mềm hay hệ thống được thiết

kế để quản trị một cơ sở dữ liệu (CSDL) Cụ thể, các chương trình thuộc loại này hỗ trợ khả năng lưu trữ, sửa chữa, xóa và tìm kiếm thông tin trong một CSDL Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau: từ phần mềm nhỏ chạy trên máy tính cá nhân cho đến những hệ quản trị phức tạp chạy trên một hoặc nhiều siêu máy tính

1.1.2 Khái niệm Tích hợp

Tích hợp là việc phối hợp các đối tượng thiết bị và công cụ khác nhau để chúng cùng làm việc với nhau trong một hệ thống nhằm giải quyết những nhiệm vụ chung nào đó Trong ứng dụng tin học, chẳng hạn

để xây dựng một hệ thống thông tin quản lí, tích hợp hệ thống bao gồm việc lựa chọn các máy tính, các thiết bị phụ cận, các giải pháp mạng và thiết bị kết nối, các phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng cùng với việc cài đặt, ghép nối chúng với nhau thành hệ thống cùng thực hiện được các nhiệm vụ thu thập, lưu trữ, truyền đưa và xử lí thông tin theo yêu cầu đề ra

1.1.3 Khái niệm Hệ quản trị thư viện tích hợp

Hiện nay, khi triển khai các ứng dụng tin học trong hoạt động thông tin – thư viện hai loại phần mềm chuyên dụng thường được sử dụng là: Phần mềm tư liệu và Phần mềm tích hợp quản trị thư viện

Phần mềm tư liệu: là phần mềm dùng để quản lý, lưu trữ, và tìm

kiếm tài liệu, đồng thời tạo ra các sản phẩm thông tin thư mục Đối tượng quản lý của phần mềm tư liệu là các tài liệu như: sách, báo, tạp chí, các bài trích,…CSDL được tạo ra bới phần mềm tư liệu là CSDL thư mục Đó chính là bộ máy tra cứu thông tin tự động hóa

Ví dụ như phần mềm CDS/ISIS là một trong những phần mềm tư liệu rất hữu hiệu trong khâu tùy biến xây dựng CSDL và tìm kiếm thông tin Tuy nhiên, ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và viễn thông, sự xuất hiện Internet, thì phần mềm tư liệu đơn lẻ không còn phù hợp nữa thực tế hoạt động thông tin thư viện đòi hỏi cần có phần mềm

hệ quản trị thư viện mạnh hơn có khả năng quản lý hàng triệu biểu ghi, quản trị các định dạng số của tài liệu (Âm thanh, toàn văn, hình ảnh), có khả năng khai thác trực tuyến và chia sẻ thông tin, đặc biệt có khả năng

tự động hóa quy trình dây chuyền thông tin tư liệu từ khâu bổ sung, biên mục, tìm tin, quản lý bạn đọc, quản lý kho đến lưu thông tài liệu, chia sẻ tài liệu để phục vụ người dùng tin Chính vì vậy đã xuất hiện các phần mềm tích hợp quản trị thư viện

Như vậy, khái niệm nội hàm Hệ quản trị thư viện tích hợp có thể

hiểu là: Hệ quản trị thư viện tích hợp: là phần mềm có khả năng thực

hiện toàn diện các chức năng quản lý của thư viện, bao gồm: theo dõi việc bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tự động hay từ xa, quản

lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thông tin thư mục với các đơn vị khác

Về mặt cấu trúc, Hệ quản trị thư viện tích hợp bao gồm 2 nhóm chính là: Nhóm tác nghiệp và nhóm người sử dụng

-

-

1.2 Ý nghĩa việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp của các thư viện ở Hà Nội

1.2.1 Xuất xứ hệ quản trị thư viện tích hợp iLib.

Trong những năm gần đây, việc hiện đại hoá các cơ quan thông tin thư viện đều hướng vào việc ứng dụng CNTT nhằm tự động hoá các hoạt động nghiệp vụ của thư viện truyền thống, hỗ trợ để thư viện thực sự trở thành trung tâm cung cấp các dạng thông tin cần thiết cho đông đảo người dùng tin nhằm nâng cao chất lượng hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ

Trong việc triển khai thực hiện các dự án hiện đại hoá mạng lưới các thư viện, việc lựa chọn phần mềm quản trị thư viện có ý nghĩa quyết định Nguyên tắc chung để hiện đại hoá mạng lưới các thư viện phải bảo đảm là:

- Tính thống nhất trong hệ thống các thư viện thể hiện qua việc đảm bảo sự liên thông giữa các thư viện;

- Tính hợp chuẩn quốc tế và quốc gia về thư viện và Công nghệ thông tin;

- Tính kế thừa dữ liệu từ các phần mềm cũ (như từ phần mềm CDS/ISIS – Computer Documentation System – Intergreted Set of Information System);

- Tính dễ khai thác và sử dụng;

- Tính ổn định: hệ thống được phát triển và dùng ổn định qua một số năm

Giải pháp quản lý thư viện tích hợp iLib của Công ty CMCSoft được thiết kế đáp ứng các nguyên tắc chung trên như mô tả dưới đây:

Tính thống nhất trong toàn hệ thống đảm bảo sự liên thông giữa các thư viện thành viên trong hệ thống

Giải pháp iLib được thiết kế đảm bảo các qui trình nghiệp vụ của các thư viện nói chung, tuân thủ các chuẩn về nghiệp vụ thư viện, các chuẩn liên thông và các chuẩn CNTT, trong các hệ thống được áp dụng

Tính hợp chuẩn quốc gia và quốc tế về Thư viện

Giải pháp iLib tuân thủ hoàn toàn các chuẩn quốc gia và quốc tế

về hoạt động thông tin thư viện, đảm bảo các khâu trong qui trình hoạt động

Tính hợp chuẩn quốc gia và quốc tế về CNTT

Giải pháp iLib tuân thủ hoàn toàn các chuẩn về CNTT đã được nêu ra đối với các phần mềm thư viện bao gồm:

- Chuẩn tiếng việt Unicode TCVN6909, hỗ trợ chuẩn TCVN5712;

Tính dễ khai thác và sử dụng

Giải pháp iLib được thiết kế dựa trên các công nghệ chuẩn, làm việc cả trên môi trường giao diện Web, lẫn môi trường cửa sổ của Windows Ngoài ra, iLib còn kết hợp được tính dễ khai thác của giao diện WEB (tiết kiệm tối đa thời gian cài đặt và triển khai cho khách hàng) và tính sử dụng dễ dàng, hiệu suất cao của môi trường giao diện cửa sổ Windows, bằng việc ứng dụng công nghệ JAVA Với công nghệ JAVA, cơ quan có thể không cần cài đặt máy trạm, nhưng vẫn có được

môi trường làm việc dễ dàng và năng suất cao, tránh được hạn chế của giao diện WEB là làm việc kém năng suất, cũng như hạn chế của giao diện cửa sổ là khó khăn trong cài đặt

Là giải pháp tổng thể về quản lý thư viện hiện đại, iLib là một hệ tích hợp bao gồm nhiều phân hệ (module) đáp ứng tự động hoá các nghiệp vụ chuẩn của thư viện với các chức năng:

- Bổ sung;

- Biên mục;

- Tra cứu Trực tuyến (OPAC);

- Quản lý Lưu thông;

- Quản lý Xuất bản phẩm nhiều kỳ;

hệ thống thống nhất và có thể liên thông và chuyển đổi tương tác với nhau một cách dễ dàng Ngoài lĩnh vực quản lý thư viện truyền thống,

Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib bổ sung các tính năng của thư viện điện tử, thư viện số, biến thư viện thành trung tâm thông tin hiện đại, tạo

cho người sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin, dù là xuất bản phẩm được in ấn, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh, Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib cũng được thường xuyên cập nhật nhằm nắm bắt được các công nghệ hiện đại và đáp ứng nhu cầu đổi mới của thư viện iLib tương thích với cả Internet, Extranet và Intranet

Nói tóm lại, dựa trên một quan điểm tổng thể khi thiết kế xây dựng chương trình, Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib đã thể hiện cố gắng tuân thủ một phương pháp luận khoa học chặt chẽ, có một cái nhìn toàn diện đối với toàn bộ hệ thống chương trình, tuân thủ các nguyên tắc chung của khoa học thư viện

Giải pháp Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib do công ty CMC thực hiện, được phát triển và không ngừng được hoàn thiện từ 1999 Đến nay, iLib đã trải qua các phiên bản:

- Trước năm 2004: iLib 3.0;

- Đến tháng 8/2004: iLib 3.5;

- Cuối năm 2004: iLib 3.6;

- Năm 2005: iLib 4.0;

- Năm 2006: iLib 4.2, và đến nay có các phiên bản sau

Hình 1.2 Các phiên bản của Hệ quản trị thư viện iLib

Với sự tư vấn của nhiều chuyên gia trong và ngoài nước, đến nay,

hệ quản trị thư viện tích hợp iLib đã được ứng dụng thành công ở trên

100 đơn vị khách hàng, trong đó có 34 đại học và cao đẳng, 31 thư viện công cộng ở các tỉnh thành, gần 40 các cơ quan thông tin và các viện nghiên cứu…

1.2.2 Đặc điểm hệ quản trị thư viện tích hợp iLib.

Các phân hệ chức năng – hầu hết các hệ thống cung cấp: biên mục, tra cứu và lưu thông Một số hệ thống có thêm các phân hệ như bổ sung, quản lý báo tạp chí và WebPAC

Hệ điều hành – Một số hệ thống sử dụng hệ điều hành độc quyền Hầu hết các hệ thống sử dụng hệ điều hành Windows Một vài hệ thống

sử dụng LINUX, một hệ điều hành mã nguồn mở

Các Hệ Cơ sở dữ liệu – các hệ thống chính thường dùng Hệ thống quản trị CSDL được cung cấp bởi các công ty như Oracle và Informix Các hệ thống mã nguồn mở cũng sẵn sàng và có thể tải xuống từ Internet

Tính tích hợp: Các phân hệ của Bộ Phần mềm phải được tích hợp trong một hệ thống với cơ sở dữ liệu chung, với giao diện nhất quán và đặc biệt là có các mối liên kết theo chu trình phản ánh đúng logic của những chu trình diễn ra trong thực tế hoạt động của thư viện

Tính mở và tuỳ biến: cho phép thay đổi dễ dàng các tính năng có sẵn và bổ sung các tính năng mới vào chương trình Khả năng tuỳ biến cao cũng giúp thư viện ít phải lệ thuộc vào nhà phát triển trong một số nghiệp vụ đặc thù như tạo sản phẩm thư mục, định khung biên mục, tạo các báo cáo, khuôn dạng văn bản,

Hỗ trợ đa ngữ và đa mã tiếng Việt: Quản lý dữ liệu đa ngữ bằng

mã UNICODE và cung cấp giao diện làm việc theo nhiều bảng mã tiếng Việt (Unicode, ABC, VNI, ), và ngôn ngữ khác nhau (Anh, Pháp, Nga…)

Hình 1.3 Mô hình hệ quản trị thư viện tích hợp trên Web

1.2.3 Khái quát các thư viện ở Hà Nội đã ứng dựng hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

Trên địa bàn Hà Nội tính đến năm 2010, có 57 cơ quan thông tin - thƣ viện đã sử dụng các phiên bản khác nhau của Hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib Trong đó có 2 thƣ viện công cộng (

), 25 trung tâm thông tin

-, Viện nghiên cứu Trung Quốc-, Viện nghiên cứu Nhật Bản, Viện Nghiên cứu Vật liệu xây dự

- , Trung tâm thông tin Nhiệt đới Việt Nga, Viện chiến lược và chương trình giáo dục, Ban tư tưởng Văn hóa Trung ương, VietNam-India Entrepreurship Development Center (VIEDC), Trung tâm Đào tạo Bệnh viện Bạch Mai, Bảo tàng Văn hóa các Dân tộc Việt Nam, Viện Nghiên cứu Phát triển xã hội, Ban chấp hành Hội nông dân Việt Nam, Viện Chính sách khoa học công nghệ, Viện Khoa học Công nghệ Quân sự - Bộ Quốc phòng, Tổng cục Kỹ thuật – Bộ Quốc phòng), 30 trường Đại học và Cao đẳng (Đại học Thăng Long, Trường Đại học Y Hà Nội, Đại học Văn Hóa Hà Nội, Đại học Thương Mại, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Khoa thư

thương, Học viện Quan hệ Quốc tế (Trường Đại học Ngoại Giao), Đại học Mỹ thuật Hà nội, Đại học Lao động xã hội, Trung tâm Nhiệt đới Việt Nga, Viện chiến lược Quân sự, Viện lịch sử Quân sự, Học viện Quân y, Học viện Khoa học Quân sự- KV Lai Xá, Học viện Khoa học quân sự- KV Bạch Mai, Đại học Văn hóa- Nghệ thuật Quân đội, Trường

Sĩ quan Lục quân I, Học viện Chính trị quân sự, Học viện Quốc phòng, Học viện An ninh nhân dân, Học viện Thanh thiếu niên, Học viện Mật

mã, Trường Sỹ Quan lục Quân 1, Cao đẳng Tài Nguyên Môi trường Hà Nội, Trường Cán bộ tòa án, Trường PTTH Trần Phú, Học viện Phòng không Không quân, Học viện Biên phòng, Trường Sỹ quan Pháo Binh) Các thư viện Quận, huyện, phường, xã chưa có nơi nào sử dụng (xem chi tiết ở phụ lục 1: Danh sách khách hàng trên địa bàn Hà Nội sử dụng phần mềm iLib)

1.2.2 Vai trò của việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp iLib tại các thư viện ở Hà Nội

Hiện nay, Internet được coi là công cụ hiệu quả nhất nhằm nối kết mọi người trên thế giới, văn hóa đọc cũng tìm thấy ở đó một công cụ

hiệu quả nhằm phổ biến sách rộng rãi Sự ra đời của thư viện điện tử là một tất yếu của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật trong giai đoạn bùng

nổ thông tin hiện nay Các Hệ quản trị thư viện sẽ làm thay đổi cơ bản phương thức hoạt động của thư viện từ thu thập, xử lý tài liệu, phục vụ người đọc Đồng thời, nó cũng tạo ra các hoạt động thông tin, các sản phẩm thông tin có giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của người dùng

–

tin, hoạt

a

động nghiệp vụ: Hệ quản trị thư viện tích hợp

iLib

Giảm thiểu các công việc trùng lặp, tái sử dụng các kết quả của các phòng ban trong đơn vị

: Với khả năng đáp ứng các

chuẩn về thư viện và công nghệ thông tin trong xử lý và lưu trữ dữ liệu

Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib là công cụ hiệu quả để xây dựng các

cơ sở dữ liệu thư mục, dữ liệu số Kiểm soát chất lượng các biểu ghi thư mục theo chuẩn MARC21 Hỗ trợ xuất nhập dữ liệu 2 chiều với bất kỳ

hệ thống thư viện điện tử nào

: Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib giúp

các thư viện dễ dàng đưa kho tài liệu của mình lên mạng bằng cách tích hợp Web và Internet Có cơ chế kiểm soát đối với các ẩn phẩm điện tử

Giúp bạn đọc có thể khác thư viện mọi lúc, mọi nơi iLib hướng tới xây

dựng một thư viện điện tử hoàn toàn trực tuyến trên mạng

:

Giảm

thiểu thời gian tìm kiếm và chờ đợi được đáp ứng thông tin của bạn đọc

Tích hợp mã vạch, thiết bị từ giúp các thao tác nghiệp vụ được thuận tiện

và hiệu quả

:

, th

ư

nhân, mượn liên thư viện

: Hỗ trợ thư viện trao đổi dữ liệu với các thư

viện trong và ngoài hệ thống Khai thác các dữ liệu trực tuyến, tái sử

dụng các kết quả xử lý tài liệu Hỗ trợ các dịch vụ mượn liên thư viện

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG HỆ QUẢN TRỊ THƯ VIỆN TÍCH HỢP TẠI CÁC THƯ VIỆN TRÊN ĐỊA BÀN

HÀ NỘI

2.1 Cơ sở hạ tầng và kinh phí đảm bảo việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

2.1.1 Trang thiết bị và cơ sở vật chất để ứng dụng

Các trang thiết bị cần thiết để triển khai và áp dụng được Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

* Hạ tầng mạng:

Hệ thống hạ tầng mạng là thành phần cơ bản của mạng thông tin thực hiện chức năng kết nối thiết bị như máy chủ, máy trạm, các thiết bị mạng thông qua đường kết nối vật lý Hệ thống hạ tầng mạng bao gồm thiết bị kết nối mạng và hệ thống cáp mạng

* Máy chủ:

Nhiệm vụ của máy chủ là lưu trữ thông tin, chạy các ứng dụng phục vụ cho toàn bộ hệ thống như tìm kiếm, cập nhật, phần mềm tin học hóa hoạt động nghiệp vụ thư viện, kho tư liệu điện tử và hệ thống phần mềm quản lý kho tư liệu điện tử

Máy chủ phục vụ hoạt động nghiệp vụ của thư viện Yêu cầu kỹ thuật: tốc độ tính toán lớn, khả năng lưu trữ lớn Hệ thống máy chủ có thể được trang bị từng bước, phù hợp với yêu cầu phát triển của hệ thống thông tin và nhu cầu sử dụng của người dùng Việc trang bị từngbước hệ thống máy chủ còn giúp tiết kiệm chi phí đầu tư, tăng hiệu quả đầu tư do

sự giảm giá nhanh chóng các thiết bị tin học

như soạn thảo văn bản, tính toán với bảng điện tử… Hệ thống máy trạm cần được trang bị phục vụ các nhu cầu sau:

+ Máy trạm tra cứu trong hệ thống phục vụ nghiệp vụ thư viện: Máy trạm tra cứu trong hệ thống phục vụ nghiệp vụ thư viện được

bố trí tại phòng đọc và tại bàn thủ thư, cho phép người đọc tìm kiếm tư liệu, kiểm tra khả năng mượn và đặt mượn ấn phẩm

+ Máy trạm của bộ phận nghiệp vụ thư viện:

Các máy trạm này phục vụ công tác cập nhật thông tin, tra cứu và tìm kiếm thông tin, cùng các hoạt động nghiệp vụ khác Hệ thống này cũng sẽ được sử dụng để quản lý, tạo lập thông tin điện tử, các bản tin, tạp chí, khi thư viện chuyển sang cung cấp thống tin điện tử nhiều hơn Các máy trạm phục vụ nghiệp vụ thư viện cần được trang bị mạnh hơn máy tại phòng đọc, đủ khả năng chạy các phần mềm chuyên dùng

* Các thiết bị phụ trợ:

Các thiết bị lưu trữ bên ngoài phục vụ cho hoạt động sao lưu dự

phòng dữ liệu, các thông tin quan trọng của hệ thống Các thiết bị này cần được đầu tư đúng mức, đảm bảo an toàn cho dữ liệu và các thông tin lưu trữ trong hệ thống máy tính, Hiện tại các thiết bị được sử dụng tương

đối phổ biến là băng từ và đĩa CD

Hệ thống cung cấp nguồn điện: để đảm bảo an toàn dữ liệu, hệ thống hoạt động ổn định, cần trang bị thiết bị lưu điện (UPS) cho các máy trạm và máy chủ

Máy in: Trang bị máy in cho các phòng nghiệp vụ và cho cán bộ quản lý hệ thống, trang bị một số máy in màu cho bộ phận in thẻ và bộ phận có chức năng nhiệm vụ liên quan

Máy quét, máy ảnh số, camera số: cung cấp đầu vào dưới dạng hình ảnh đã được số hoá Các thiết bị này là các thành phần không thể thiếu trong việc xây dựng kho tư liệu điện tử

Các thiết bị nghe nhìn: Phục vụ công tác tạo lập dữ liệu cho kho tư liệu điện tử Các thiết bị này có thể bao gồm máy quay video, đầu video, máy ghi âm, máy đọc đĩa DVD, VCD,… các thiết bị này sẽ được trang

bị phù hợp với yêu cầu và kinh phí cụ thể của mỗi thư viện

* Thiết bị an ninh thư viện: Cổng từ, camera quan sát,…

Số liệu điều tra cho thấy, khi triển khai Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, 6 thư viện đã được đầu tư số lượng trang thiết bị đáng kể như: Máy trạm (546 chiếc) trung bình gần 90 máy cho một thư viện, máy chủ

21 chiếc, máy in 44 chiếc, máy scan 22 chiếc, máy chiếu 6 chiếc, máy đọc mã vạch 77 chiếc, cổng từ 10 cái (một số thư viện có cổng từ, một số chưa)

Máy

in

Máy Scan

Máy chiếu

Máy đọc

mã vạch

Cổng

từ Khác

Số

Bảng 2.1 Trang thiết bị của 6 thư viện

Qua nghiên cứu, tôi thấy có 2/6 thư viện thường xuyên được nâng cấp trang thiết bị là Thư viện Quốc gia Việt Nam và thư viện Đại học Ngoại Thương, 4 thư viện còn lại từ khi triển khai phần mềm iLib đến nay chưa được nâng cấp về hạ tầng mạng, hoặc máy chủ, máy trạm mặc

dù các máy được mua đã lâu, cấu hình thấp và một số máy còn trục trặc, gây khó khăn nhiều cho công tác áp dụng hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

Về hệ thống cổng từ: chỉ có Thư viện Quốc gia Việt Nam thực sự hoạt động, một số thư viện còn lại đã lắp nhưng không hoạt động hoặc không có kinh phí duy trì hoạt động dẫn đến lãng phí và không hiệu quả

Sau khi phân tích có thể thấy rằng để duy trì được hoạt động của

Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, tin học hoá các hoạt động tốt thì các thư viện nên định kỳ nâng cấp trang thiết bị, cơ sở vật chất

Cơ sở vật chất: Trong 6 thư viện được khảo sát cho thấy một số

thư viện hiện đại được cải tạo sửa chữa rộng rãi và khang trang hơn, một

số thư viện vẫn chật hẹp Thư viện Quốc Gia Việt Nam có diện tích cao nhất (5.000m2), tiếp đến là Trung tâm thông tin – Thư viện Đại học Văn hoá Hà Nội (1000m2), Thư viện Đại học Ngoại Thương (750m2), Trung tâm Thông tin khoa học & tư liệu giáo khoa Học viện An ninh Nhân dân (550m2), Trung tâm Thông tin – Thư viện Viện Dược Liệu (100m2), Trung tâm Thông tin – Thư viện Viện Chiến lược và Phát triển có diện tích thấp nhất (40m2)

Với diện tích như vậy nhưng khi tiến hành xây dựng thư viện điện

tử - áp hệ quản trị thư viện tích hợp iLib và trang thiết bị cho thư viện -

do bài toán không đồng bộ về cơ sở vật chất nên vấn đề triển khai gặp nhiều khó khăn trong việc bố trí các phòng ban làm việc một cách hợp

lý, lắp đặt hệ thống mạng, phục vụ bạn đọc sao cho thuận tiện,… Chỉ có 2/6 thư viện là: Thư viện Quốc gia Việt Nam và Thư viện Học Viện An ninh là có phòng máy chủ riêng, có bật điều hoà 24/24 giúp bảo vệ và giúp máy hoạt động tốt, 4 thư viện còn lại có thư viện để trực tiếp máy chủ ở phòng nghiệp vụ, có nơi chịu sự quản lý trong phòng máy chủ của toàn trường, ảnh hưởng đến việc bảo mật của máy chủ và khó khăn trong công tác sửa chữa, khắc phục nếu xảy ra sự cố

2.1.2 Kinh phí dành cho hoạt động ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp

Tuy đã tin học hóa các hoạt động nghiệp vụ và sử dụng Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib trong công việc, nhưng kinh phí để duy trì và phát triển hạ tầng viễn thông, nâng cấp phần mềm thì thông qua khảo sát

tôi thấy một số thư viện không cho một con số cụ thể mà nguyên nhân là khoản đầu tư đó chưa được xác định hoặc không được đưa ra trong kế hoạch hàng năm Trong 6 thư viện được khảo sát chỉ có Thư viện Đại học Ngoại Thương có chế độ tài chính tự chủ, 5 thư viện còn lại đều phụ thuộc vào nguồn ngân sách nhà trường hoặc nguồn khác cấp

Việc xác định nguồn kinh phí cho duy trì và phát triển thư viện điện tử, tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ có quan hệ rất chặt chẽ với chế độ tài chính của cơ quan đó Do đa số là phụ thuộc nên kinh phí dành cho các khoản đầu tư như: mua gói hỗ trợ của nhà cung cấp, nâng cấp phần mềm, nâng cấp máy chủ, máy trạm, đường truyền internet,…hàng năm đều bị động và không có Tại một số thư viện như: Trung tâm TT-

TV Viện Dược liệu, Trung tâm TT-TV Viện Chiến lược và Phát triển hệ thống máy chủ, máy trạm đầu tư đã lâu, cấu hình thấp nhưng không có kinh phí để nâng cấp máy mới Trong 6 thư viện chỉ có Thư viện Quốc Gia Việt Nam có kinh phí mua gói hỗ trợ hàng năm của công ty CMCSoft dành cho Hệ quản trị thư viện tích hợp iLib, 5 thư viện còn lại thì chỉ mua theo vụ việc giải quyết hoặc từ khi hết hạn hỗ trợ thì chưa bao giờ mua gói hỗ trợ hoặc nâng cấp máy móc Điều này dẫn đến nhiều khó khăn cho cả phía thư viện và nhà cung cấp phần mềm trong việc duy trì và hỗ trợ sử dụng iLib

2.2 Nguồn nhân lực để ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp của các thư viện

Việc xây dựng một thư viện hiện đại không chỉ phụ thuộc vào vốn tài liệu, trang thiết bị hiện đại mà còn phụ thuộc rất nhiều vào đội ngũ cán bộ trong các cơ quan thông tin - thư viện Bởi lẽ, chính nguồn nhân lực là cầu nối giữa vốn tài liệu của thư viện và người dùng tin Chính họ

là nhân tố trực tiếp tác động và đảm bảo chất lượng vốn tài liệu cũng như

các sản phẩm và dịch vụ TT-TV Chính họ cũng là nhân tố để vận hành toàn bộ các phân hệ của phần mềm quản trị thư viện hoạt động hiệu quả

2.2.1 Trình độ của đội ngũ cán bộ

Với tổng số cán bộ thư viện của 6 thư viện là 250 trong đó: Tiến

sỹ 01 người (0,4%), Thạc sỹ 32 người (12,8%), Cử nhân 176 người (70,4%), Cao đẳng 02 người (0,8%), Trung cấp 05 người (2%) Như vậy, trình độ của nguồn nhân lực trong các cơ quan thông tin – thư viện (TT-TV) tương đối cao, cán bộ có trình độ đại học và trên đại học chiếm 83,6% Có thể nói trong thời gian qua cũng như thời gian tới với nguồn nhân lực này các cơ quan TT-TV hoàn toàn có khả năng xây dựng và phát triển được thư viện hiện đại theo hướng đầu tư cho giáo dục Thực tiễn cũng đã chứng minh những năm vừa qua thư viện các nơi đã có sự phát triển vượt bậc một phần là do sự phát triển của chất lượng nguồn nhân lực Nếu như trước đây yêu cầu về chất lượng nguồn nhân lực chưa cao, người tốt nghiệp phổ thông cũng có thể làm được thì nay đã khác nhiều bởi yêu cầu cho sự phát triển thư viện điện tử nhất thiết đòi hỏi chất lượng của cán bộ cao, có năng lực phát triển và khả năng làm việc theo nhóm Do vậy, lãnh đạo trong các cơ quan cần quan tâm hơn nữa đến chất lượng nguồn nhân lực

2.2.2 Chuyên môn được đào tạo

Trong tổng số 250 cán bộ, trong số đó có 204 người (81,6%) được đào tạo đúng chuyên ngành thông tin thư viện, 25 người (10%) được đào tạo về ngoại ngữ, 8 người (3,2%) được đào tạo về công nghệ thông tin và

13 người (5,2%) được đào tạo các chuyên ngành khác (xem bảng 2.3) Chất lượng của đội ngũ cán bộ TT-TV tương đối khá do họ có cơ hội để tham gia các lớp đào tạo ngắn hạn nghiệp vụ TT-TV Qua đó có thể thấy chuyên môn được đào tạo của nguồn nhân lực tương đối phù hợp

Chuyên môn đào tạo Số lượng Tỷ lệ

ở bộ phận này ngoài trình độ chuyên môn TT-TV họ còn phải có trình độ khác về chuyên ngành được đào tạo, ngoại ngữ mới có thể xử lý tốt được Bộ phận CNTT 15 người (6%), điều này thể hiện số lượng cán bộ

có trình độ CNTT trong các cơ quan TT-TV còn hạn chế rất nhiều là do

cơ cấu tổ chức của các thư viện Thông thường thư viện lớn như Thư

viện Quốc gia Việt Nam mới có bộ phận tin học riêng, còn 5 thư viện còn lại chưa có bộ phận tin học riêng mà thường có một hoặc 2 cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm các vấn đề liên quan đến CNTT Muốn công tác tin học hoá hoạt động thư viện, đặc biệt là quản trị phần mềm iLib được tốt thì nguồn nhân lực được bố trí ở khu vực này cần được chú trọng nhiều hơn nữa cả về số lượng và chất lượng Ngoài ra nhân lực ở các thư viện còn được bố trí ở các vị trí khác nhu: Vệ sinh kho, bảo vệ, tạp vụ, là 26 người (10,4%) (Xem bảng 2.4)

Phân công công việc Số lượng Tỷ lệ

Bảng 2.4 Phân bố nguồn nhân lực của 6 thư viện

Trên cơ sở phân tích, ta thấy tỷ lệ bố trí phân công công việc ở trên là tương đối hợp lý nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của người dùng tin Tuy nhiên, qua một thời gian đưa phần mềm vào sử dụng, nhân lực ở các khâu hoạt động bộc lộ một số hạn chế, đặc biệt là khâu xử lý nghiệp

vụ, nhiều cán bộ lớn tuổi ngại thay đổi, tiếp xúc công nghệ mới nên ít nhiều ảnh hưởng đến quy trình công việc, một số cơ quan đã thực hiện việc luân chuyển cán bộ cho phù hợp với quy trình mới sử dụng trên hệ quản trị thư viện tích hợp iLib

Những năm gần đây, chất lượng nguồn nhân lực TT-TV đã được nâng cao, nhiều cơ sở và nhiều hình thức đào tạo đã ra đời, tuy nhiên, số lượng cán bộ đang làm việc tại sáu cơ quan TT-TV được khảo sát trừ Thư viện Quốc gia Việt Nam, còn lại không được thường xuyên tham gia các khoá học ngắn hạn về nghiệp vụ hoặc các hội nghị, hội thảo về

các vấn đề mới trong lĩnh vực TT-TV Thông qua các phiếu điều tra tôi thấy 30% cơ quan thường xuyên cử cán bộ đi đào tạo, 60% cơ quan thỉnh thoảng cử cán bộ đi đào tạo và 10% chưa bao giờ cử đi

Như vậy, có nhiều nguyên nhân khác nhau tác động đến chất lượng nguồn nhân lực trong các cơ quan Nếu muốn nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong các cơ quan này thì trước tiên bản thân các cơ quan TT-TV cần khẳng định được vị trí của mình bằng chính sự khẳng định của từng cá nhân, đồng thời thay đổi quan điểm của lãnh đạo các cơ quan TT-TV để từ đó làm thay đổi sự nhìn nhận của xã hội đối với nghề thư viện

2.3 Các phân hệ của hệ quản trị thư viện tích hợp iLib đã được ứng dụng

2.3.1 Thực trạng ứng dụng phân hệ Bổ sung

* Chức năng của phân hệ Bổ sung

Phân hệ này hỗ trợ cho hoạt động bổ sung của thư viện, được sử dụng để quản lý việc bổ sung các xuất bản phẩm (bổ sung mới và bổ sung hồi cố), bao gồm các hoạt động như đặt mua, đăng ký, nhận xuất bản phẩm, tìm hiểu thông tin về trạng thái xuất bản phẩm đặt mua, kế toán quỹ Phân hệ bổ sung cho phép theo dõi quy trình bổ sung tài liệu từ khi đặt mua đến khi xếp lên giá Quá trình này được quản lý bằng mã trạng thái, có nghĩa là có thể theo dõi tài liệu trong quá trình bổ sung Ngoài ra nó còn cho phép quản lý tài chính một cách có hiệu quả Các nghiệp vụ của công tác bổ sung bao gồm:

- Thực hiện đặt và nhận tài liệu và theo dõi quá trình đặt và nhận tài liệu

- Phát hiện trùng và xử lý trùng trong bổ sung

- Theo dõi hồ sơ các cơ sở cung cấp tài liệu (Nhà cung cấp)

- Tự động quản lý chi tiêu của các quỹ bổ sung với 2 mô hình quỹ: phân cấp và không phân cấp

- Cá biệt hoá tài liệu và phân bổ về các phòng ban trong hệ thống theo số lượng và theo chính xác số đăng ký cá biệt của tài liệu

- Lập nhiều loại báo cáo thống kê hỗ trợ cho quá trình quản lý và

ra quyết định

- Đảm bảo liên thông với toàn bộ các phân hệ khác trong hệ thống

- Quản lý đặc thù cho từng nguồn bổ sung: mua, trao đổi, lưu chiểu

- Tích hợp mã vạch

- Quản lý bổ sung báo tạp chí theo mẫu phát hành

- Hỗ trợ thanh toán theo hóa đơn VAT

- Cho phép nhập dữ liệu thông qua file chuẩn ISO 2709, Excel, Z3950 các biểu ghi cần đặt/ nhận

Hình 2.1 Màn hình chính của phân hệ Bổ sung

Đặt tài liệu

Lập danh sách tài liệu Thủ thư lên danh sách các tài liệu muốn mua, số lượng mỗi cuốn, giá tiền dự tính cho mỗi cuốn, chương trình tự động tính tổng số tiền

Phát hiện trùng và xử lý trùng Khi thủ thư nhập một tài liệu có khả năng đã tồn tại trong hệ thống (dựa trên một số tiêu chí nhất định như nhan đề, loạ ấn phẩm, năm xuất bản, ), chương trình sẽ phát hiện và đưa ra thông báo cho thủ thư lựa chọn nhập mới hay tái sử dụng thông tin sách đã tồn tại trong CSDL

Xử lý hoàn toàn vấn đề trùng iLib cho phép xử lý trùng đối với các tài liệu

đã biên mục các tài liệu trong các đơn đặt cũ

Biên mục thô cho các tài liệu chưa

có trong CSDL Cán bộ bổ sung nhập các thông tin sơ bộ về tài liệu, các thông tin này được lưu giữ lại trong hệ thống, sau này cán bộ biên mục chỉ cần tiếp tục cập nhật các thông tin còn thiếu để có được một bản ghi biên mục đầy đủ trong CSDL

Thêm số bản với các tài liệu đã có trong CSDL (đã được biên mục) Khi tài liệu đã có trong CSDL, cán bộ bổ sung không cần nhập thông tin mà chỉ gán thông tin sẵn có với tài liệu đặt qua việc tra cứu tìm kiếm ra tài liệu đã có trong cơ

sở dữ liệu rồi gán biểu ghi đã có trong CSDL này với sách cần mua

Thêm số bản với các tài liệu có trong đơn đặt trước iLib cho phép cán

bộ bổ sung gán tài liệu có từ đơn đặt trước vào tài liệu đặt mua, giải quyết triệt

để vấn đề trùng

Sách bộ, tập: Bổ sung sách bộ, tập

Báo tạp chí Tài liệu đặc thù với tính chất thông tin lặp của các số phát hành được quản lý tới mức sâu nhất có thể Hỗ trợ ngay từ bổ sung đầy đủ các thông tin để có thể sẵn sàng lưu thông tài liệu theo dạng chưa đóng tập báo tạp chí ngay khi nhận về

Nguồn bổ sung Cho phép chọn nhiều nguồn bổ sung khác nhau

Nhận tài liệu

Nhận tài liệu Dựa trên các đơn đặt đã tạo cán bộ bổ sung lập các đơn nhận tài liệu, và chỉ cần nhập số lượng thực nhận và giá thực tế

Hỗ trợ nhận theo 2 hình thức:

Thông qua đơn đặt Không thông qua đơn đặt: được áp dụng với tình huống không làm đơn đặt, tài liệu được tặng biếu hoặc trao đổi,…

Cho phép nhận từ nhiều đơn đặt khác nhau Một đơn nhận có thể lấy từ nhiều nguồn tài liệu của các đơn đặt khác nhau

Cho phép nhập dữ liệu qua chuẩn ISO 2709, Z3950 và excel

Cho phép phân bổ tài liệu về kho theo đăng ký cá biệt hoặc theo số lượng

Tự động khấu quỹ Khi đơn đặt được ghi lại hệ thống chính thức khấu trừ số tiền ra khỏi quỹ tương ứng

Theo dõi tình hình nhận Hệ thống so sánh số lượng tài liệu thực nhận và tài liệu đã đặt (trong đơn đặt

và đơn nhận) và tự động xác định các tài liệu nào nhận chưa đủ

Báo cáo đầu ra

 Tra cứu Hệ thống cho phép tra cứu để

tìm ra các đơn đặt, đơn nhận theo nhiều tiêu chí khác nhau: ngày, hạn nhận, tình trạng đơn, nhà xuất bản, nguồn, v.v

 Nhiều loại báo cáo Từ các kết quả tra

cứu, cán bộ bổ sung có thể in ra các báo cáo

 Đơn đặt, đơn nhận, Thư khiếu nại, Danh mục đặt sách, Danh mục sách mới bổ sung, Sổ đăng ký cá biệt, Sổ đăng ký tổng quát, Số sách nhận về đã đăng ký

cá biệt, Nhãn phân loại và nhiều báo cáo khác

* Thực tế ứng dụng phân hệ Bổ sung tại 6 thư viện

Để phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo, học tập

của người dùng tin, 6 thư viện thường bổ sung và quản lý các sách và tạp

chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài, sách tham khảo, các tài liệu nghiên

cứu, luận văn, luận án, báo cáo khoa học, đĩa CD-ROM, các nguồn tin

điện tử

Bổ sung tài liệu qua 3 nguồn chủ yếu: đặt mua, nộp lưu chiểu và

tặng biếu, tài trợ

Với quy trình đặt mua tài liệu, mặc dù phần mềm iLib có chức

năng đơn đặt rất tiện lợi và hiệu quả, quản lý được số lượng tài liệu, giá

tiền, báo trùng tài liệu tuy nhiên, chỉ có 3/6 thư viện áp dụng đặt tài

liệu qua đơn đặt của phần mềm, 3 thư viện còn lại chưa áp dụng với các

lý do như : không có cán bộ, cần lưu hoá đơn đỏ, dẫn đến tình trạng

quản lý không chặt chẽ toàn bộ các khâu trên phần mềm, lãng phí chức

năng đơn đặt và mất thời gian mỗi lần lãnh đạo yêu cầu báo cáo thống kê

số lượng đặt mua

Quy trình nhận tài liệu ở bổ sung: Qua khảo sát có 5 thư viện sử

dụng chức năng đơn nhận của phần mềm iLib để nhận tài liệu và in các báo cáo liên quan của bổ sung mà không cần ghi tay như trước (Sổ Đăng

ký cá biệt, sổ Đăng ký tổng quát, Thư mục sách mới, In nhãn mã vạch,

In danh sách đơn nhận, ) giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cán

bộ thư viện đồng thời quản lý được chính xác số lượng, nguồn mua, thời gian mua và số tiền đã mua tài liệu về thư viện Một thư viện do có ít nhân lực nên không nhập tài liệu qua bổ sung mà trực tiếp nhập ở chức năng biên mục của chương trình

Quản lý Báo tạp chí: Có 4 thư viện đã nhập Báo tạp chí qua chức

năng bổ sung, 2 thư viện không dùng với lý do ít báo tạp chí và thanh lý hàng năm nên không cần quản lý Thiết nghĩ, với quy trình quản lý báo tạp chí đã được chuẩn hoá và việc ứng dụng khổ mẫu HDF (MARC 21 Format for Holdings Data) - khổ mẫu lưu trữ giữ liệu của hệ quản trị thư viện tích hợp iLib để quản lý báo tạp chí, các thư viện nên đưa toàn bộ xuất bản phẩm nhiều kỳ đang có vào quản lý trên phần mềm iLib, đồng

bộ hoá việc tin học hoá các quy trình nghiệp vụ và tạo hình ảnh chuyên nghiệp của thư viện trong mắt độc giả

Các báo cáo đầu ra của phân hệ Bổ sung: cả 6 thư viện đều đã tiến

hành in báo cáo liên quan ở phần đơn đặt hoặc đơn nhận, tuy nhiên không phải tất cả danh mục các báo cáo phần mềm đưa ra đều được các thư viện sử dụng do các yếu tố khách quan và chủ quan khác nhau (chưa

có nhu cầu sử dụng, mẫu khác mẫu của thư viện, )

Chức năng bổ

sung

Số lượng Thư viện đã áp dụng

Số lượng Thư viện chưa áp dụng

Tỷ lệ

Ưu điểm: việc ứng dụng hệ quản trị thư viện tích hợp iLib ở khâu

bổ sung đã tạo được rất nhiều thuận lợi cho cán bộ bổ sung tài liệu Tránh được việc bổ sung trùng lặp tài liệu mà so với phần mềm quản lý trước đó hoặc khi làm thủ công không đáp ứng được việc này Vấn đề thống kê, in báo cáo nhanh chóng, chính xác, giảm thời gian, công sức ghi tay của cán bộ Nhãn mã vạch in ra giúp quản lý chính xác tài liệu và

hỗ trợ cho khâu mượn trả và kiểm kê tài liệu sau này Quá trình nhập danh mục tài liệu bổ sung vào phần mềm cũng chính là việc biên mục thô cho các tài liệu sau này, giúp bạn đọc có thể tìm kiếm ngay được các tài liệu mới bổ sung về thư viện sau khi cán bộ bổ sung nhập vào phần

mềm và xử lý kỹ thuật xong (trước đây phải chờ khi cán bộ in ra Thông

báo sách mới thì bạn đọc mới biết thư viện có tài liệu mới nào)

Nhược điểm: Hạn chế của phần mềm là người dùng không thể can

thiệp để chỉnh sửa các mẫu báo cáo có sẵn, do đó, muốn thêm hoặc chỉnh sửa báo cáo phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm nên các cơ quan TT-TV không chủ động được công việc Bên cạnh đó, đôi khi chương trình có lỗi hoặc mất mạng, mất điện cũng gây khó khăn và lúng túng cho cán bộ thư viện trong việc giải quyết và khắc phục sự cố