8. Kết quả nghiên cứu
3.1.3.Một số nguyên nhân
Thời gian đầu mới triển khai, lãnh đạo thƣ viện chƣa có kinh nghiệm, chƣa quyết tâm cao, cán bộ thƣ viện còn lúng túng nên gặp nhiều khó khăn trong việc áp dụng phần mềm.
Kinh phí đối ứng: Để tiếp nhận dự án, các thƣ viện đều làm dự toán xin kinh phí đối ứng của cấp trên, nhƣng ngân sách của các trƣờng còn hạn hẹp, thời gian quá gấp, và phải chờ xét duyệt nên một số công việc không thể triển khai và áp dụng kịp thời.
Nhân sự: Thƣ viện không đủ nhân sự để giải quyết dứt điểm, nhanh chóng một khối công việc quá lớn trƣớc khi đƣa phần mềm mới vào ứng dụng. Đồng thời thƣ viện chƣa có cán bộ vững cả về nghiệp vụ thƣ viện lẫn tin học để hỗ trợ cho các phòng ban trong suốt quá trình triển khai và thực hiện. Một số cán bộ vững thƣờng chuyển đổi vị trí công tác. Một trở ngại là cán bộ thƣ viện phải thay đổi thói quen cũ, phải học cách sử dụng các phƣơng tiện thiết bị hiện đại nên nhiều khi còn bỡ ngỡ và dẫn đến ngần ngại.
Về hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib: Mặc dù giao diện của phần mềm là thân thiện, dễ sử dụng, nhƣng mỗi màn hình đều bao gồm rất nhiều thông tin, khi mới làm quen, cán bộ thƣ viện đều có cảm nhận rắc rối và khó nhớ.
3.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất hạ tầng công nghệ
thông tin
3.2.1. Mở rộng diện tích
Đối với một số thƣ viện diện tích còn khiêm tốn, chƣa đủ không gian để bố trí đầy đủ các phòng để phát triển thƣ viện điện tử, cần mở rộng diện tích, đồng bộ hóa việc bố trí các phòng ban với quy trình của
71
phần mềm thƣ viện iLib sao cho phát huy hiệu quả tốt nhất công việc của thƣ viện, thỏa mãn tối đa nhu cầu của bạn đọc.
3.2.2. Tăng cường phát triển hạ tầng kỹ thuật thông tin
Trƣớc tiên, cần xây dựng hệ thống mạng LAN, INTRANET, kết nối các thành phần riêng rẽ nhƣ máy chủ, máy trạm và các thiết bị phụ trợ khác tạo thành một tổng thể thống nhất đồng bộ.
Đồng thời xây dựng hệ thống mạng internet có tốc độ cao nhằm phục vụ nhu cầu tìm kiếm, truy cập thông tin của bạn đọc mọi lúc mọi nơi và giúp cán bộ thƣ viện có thể nhanh chóng, dễ dàng sao chép biểu ghi ở các CSDL của các thƣ viện trên thế giới qua cổng Z39.50, phục vụ đắc lực cho công tác biên mục, giảm chi phí và công sức cho cán bộ thƣ viện.
Hình 3.1: Mô hình mạng cơ bản trong thư viện
Đầu tƣ kinh phí mua mới hoặc nâng cấp hệ thống máy chủ, máy trạm đã lỗi thời của thƣ viện, cần sử dụng máy chủ loại cao cấp của các hãng có tên tuổi nhƣ HP, IBM,...có khả năng ổn định cao, khả năng mở rộng tốt, đủ công suất phục vụ trong thời gian dài không cần thay đổi
72
lớn. Tùy vào từng cơ quan TT-TV mà trang bị hệ thống máy tính điện tử khác nhau. Tuy nhiên, để phần mềm tích hợp vận hành hiệu quả, cần có đầy đủ các máy chủ đảm nhận cho từng chức năng:
Máy chủ Cơ sở dữ liệu: Máy chủ cơ sở dữ liệu thực hiện chức năng quản trị hệ thống dữ liệu thông tin thƣ viện. Hệ thống dữ liệu thông tin thƣ viện là nền tảng cơ sở của hệ thống mạng thƣ viện. Máy chủ cũng đƣợc cài đặt hệ quản lý thƣ viện với đầy đủ các tác nghiệp của một hệ thống thông tin thƣ viện điện tử hiện đại.
Máy chủ cơ sở dữ liệu thực hiện những chức năng cơ bản sau: Chạy hệ quản trị cơ sở dữ liệu với các chức năng cơ bản của tác nghiệp cơ sở dữ liệu và hệ chƣơng trình ứng dụng cung cấp các ứng dụng phục vụ công tác tự động hoá tác nghiệp thƣ viện.
Máy chủ dữ liệu số: Do hệ thống thông tin thƣ viện cần lƣu trữ rất nhiều dữ liệu đặc biệt là trong trƣờng hợp sử dụng module dữ liệu số. Không chỉ lƣu giữ nội dung tóm tắt của các tài liệu và tƣ liệu mà còn lƣu trữ cả thông tin đầy đủ của bản thân tƣ liệu đó. Ngoài các dữ liệu dạng văn bản đƣợc số hoá còn có các file ảnh và dữ liệu audio/video đƣợc số hoá, do vậy lƣợng dữ liệu cần lƣu trữ sẽ rất lớn.
Chức năng:
Lƣu trữ dữ liệu số.
73
Hình 3.2: Mô hình các loại máy chủ cần có của thư viện
Đầu tƣ hệ thống các thiết bị ngoại vi: Sau một thời gian hoạt động, một số thiết bị ngoại vi đã hỏng hoặc cần đầu tƣ thêm về số lƣợng nhƣ: máy quét mã vạch, máy scanner, máy in....
Tăng cƣờng thiết bị an ninh cho thƣ viện: Hiện nay, xu hƣớng chuyển sang kho mở của đã diễn ra ở hầu khắp các thƣ viện nên việc đầu tƣ thiết bị an ninh là hết sức cần thiết và cấp bách, các thƣ viện cần có kinh phí cho việc trang bị và duy trì các thiết bị nhƣ: Cổng từ (Bảo vệ tuyệt đối an toàn cho tất cả các tài liệu thƣ viện đã đƣợc dán chỉ từ - Sử dụng một hệ thống phát hiện với hai bộ - đảm bảo bảo vệ tài liệu nhằm đảm bảo không cho một tài liệu nào có thể đƣợc đƣa ra khỏi thƣ viện mà chƣa đăng ký mƣợn. Đây là các thiết bị điện từ trƣờng nhƣng an toàn tuyệt đối với các tài liệu lƣu trữ dƣới dạng từ chẳng hạn nhƣ băng cassette, băng video, đĩa mềm máy tính...), Camera quan sát (Các Camera đƣợc đặt tại các kho mở và đƣợc tập trung quản lý tại bàn quản lý. Các hình ảnh thu đƣợc từ hệ thống Camera đƣợc truyền về điểm giám
74
sát và đƣợc thiết bị ghi trên các thiết bị chuyên dụng nhằm mục đích an ninh).
3.2.3 Đầu tư kinh phí cho duy trì và nâng cấp hệ quản trị thư viện tích hợp iLib hợp iLib
Trong lĩnh vực thƣ viện, ứng dụng CNTT, hiện đại hóa thƣ viện, xây dựng thƣ viện điện tử đã và đang trở thành mục tiêu chiến lƣợc phát triển các thƣ viện Việt Nam hiện nay, để thực hiện đƣờng lối trên, một số văn bản pháp quy của nhà nƣớc có các chính sách nhƣ sau:
Điều 21, khoản 1 Pháp lệnh Thƣ viện, Nhà nƣớc đã khẳng định chính sách đầu tƣ đối với thƣ viện nhƣ sau: “Đầu tư để đảm bảo cho các thư viện hưởng ngân sách nhà nước hoạt động, phát triển và từng bước hiện đại hóa cơ sở vật chất – kỹ thuật, điện tử hóa, tự động hóa thư viện…”.
Thông tƣ liên tịch số 04/2002/TTLT/BVHTT-BTC ngày 4/3/2002 của Bộ Văn hóa – Thông tin – Tài chính sửa đổi, bổ sung một số quy định tại thông tƣ số 97 TTLB/VHTTTTDL-TC ngày 15/6/1990 của liên Bộ VHTTTT&DL – Bộ TC Hƣớng dẫn chế độ quản lý tài chính và chính sách đầu tƣ của Nhà nƣớc đối với thƣ viện công cộng, tại thông tƣ này, ngoài việc sửa đổi một số quy định không còn phù hợp của Thông tƣ số 97, đã bổ sung thêm nội dung “Chi ứng dụng, khai thác công nghệ thông tin trong thư viện” vào mục chi hoạt động thƣờng xuyên trong phần kinh phí đƣợc cấp của thƣ viện. Có thể nói, các văn bản trên có ý nghĩa hết sức quan trọng xác định hƣớng phát triển của các thƣ viện là phát triển thƣ viện điện tử và thƣ viện số, đồng thời tạo căn cứ pháp lý quan trọng để xây dựng và phát triển các thƣ viện điện tử, góp phần công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc.
Nhƣ vậy, tuy nguồn kinh phí nhà nƣớc cấp còn eo hẹp nhƣng cần luôn đƣợc đảm bảo đầu tƣ đầy đủ để các thƣ viện có điều kiện xây dựng
75
và duy trì thƣ viện điện tử. Ngoài ra, các thƣ viện năng động có thể tìm các nguồn đầu tƣ tài chính khác nhƣ: nguồn tài chính từ cộng đồng, nguồn tài chính từ các tổ chức quốc tế. Thực tế hiện nay có rất nhiều thƣ viện nhƣ: Đại học Ngoại Thƣơng, Thƣ viện Quốc gia Việt Nam,...có đƣợc nguồn vốn hỗ trợ của các tổ chức quốc tế, đã thay đổi diện mạo của các thƣ viện. Tuy nhiên, do chƣa có nhiều kinh nghiệm và chƣa có các chuyên gia giỏi tƣ vấn, nên việc xin kinh phí của các tổ chức nƣớc ngoài của các thƣ viện còn diễn ra đơn lẻ, chƣa có hệ thống và nhiều khi không xin đƣợc. Có những đơn vị xin đƣợc kinh phí dự án nhƣng khi hết kinh phí thì cũng không biết xoay sở ra sao. Đây là vấn đề cần đƣợc nhà nƣớc và các cấp lãnh đạo của thƣ viện quan tâm giải quyết trong giai đoạn hiện nay.
3.3. Hoàn thiện hệ quản trị thư viện tích hợp iLib
Sau một thời gian triển khai áp dụng hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib tại 6 cơ quan thông tin - thƣ viện, với sự kết hợp chặt chẽ giữa cán bộ thƣ viện, cán bộ hỗ trợ của nhà cung cấp, hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib đã có thay đổi ở một số tính năng để khớp hơn với quy trình hoạt động của các thƣ viện. Tuy nhiên, trong giai đoạn hiện nay, để thích ứng với các công nghệ mới, phần mềm cần có những thay đổi sau:
- Vấn đề quản lý tài chính trong phần mềm ở phân hệ bổ sung cần hoàn thiện hơn, chuyên nghiệp hơn.
- Các báo cáo đầu ra cần hƣớng dẫn cho các thƣ viện chủ động thực hiện đƣợc, không phải bị động và phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm.
- Phía nhà cung cấp cần nhanh chóng khắc phục các sự cố và các lỗi phần mềm nếu xảy ra để không bị gián đoạn công việc của thƣ viện.
76
- Phần mềm cần nghiên cứu nâng cấp lên các phiên bản cho phù hợp với từng loại hình thƣ viện, gọn nhẹ hơn, thân thiện hơn. - Tích hợp với các cổng thông tin:
Một cổng thông tin trên Iternet là một công cụ khai thác tài nguyên đƣợc định nghĩa nhƣ sau: Làm một website tổng hợp có giá trị Gia tăng hoạt động như là một nhân viên tra cứu thư viện tham khảo trên internet, hướng dẫn những người truy cập Internet đến được địa chỉ mà họ mong muốn.
Cổng thông tin, là một mô hình cung cấp thông tin đang đƣợc phát triển nhanh chóng trên thế giới trong mọi lĩnh vực nhƣ: hệ thống thông tin chuyên ngành, hệ thống thông tin chuyên môn, hệ thống thông tin khoa học, hệ thống thông tin doanh nghiệp, hệ thống thông tin hành chính. Cổng thông tin là một công cụ, hay dịch vụ mà:
- Tập hợp và liên kết thông tin từ nhiều nguồn thông tin khác nhau mà trƣớc đây nằm rải rác, phân tán, khó khai thác.
- Phân loại và tập hợp thông tin theo chủ đề, nhằm làm cho thông tin trở nên có ý nghĩa và dễ khai thác hơn.
- Quản lý quá trình cộng tác đóng góp thông tin vào hệ thống. - Cung cấp đúng những thông tin cần thiết cho từng ngƣời sử
dụng, bằng cách cho phép mỗi ngƣời có thể cá biệt hóa thông tin theo nhu cầu của mình.
- Cung cấp điểm truy cập tích hợp duy nhất cho mọi ngƣời sử dụng của hệ thống tới mọi nguồn thông tin.
77
Hình 3.3: Mô hình cổng thông tin cho thư viện
3.4. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ
Trong những thập kỷ gần đây sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến mọi bình diện của đời sống xã hội và mọi ngành nghề trong đó có nghề thƣ viện thông tin. Cùng với sự đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác thƣ viện và sự gia tăng các nguồn tài liệu điện tử, tài liệu số,…Trong môi trƣờng thƣ viện hiện đại, ngƣời cán bộ thƣ viện không chỉ có nhiệm vụ cho bạn đọc mƣợn sách, báo, tài liệu truyền thống, mà quan trọng hơn là giúp cho ngƣời dùng tin tiếp cận tới các nguồn thông tin và tài liệu
78
điện tử. Trƣớc thực tế đó, vai trò và các yêu cầu đặt ra đối với ngƣời cán bộ thƣ viện đã thay đổi. Từ chỗ ngƣời cán bộ thƣ viện chỉ đơn thuần là ngƣời lƣu giữ và cho mƣợn tài liệu, ngày nay ngƣời cán bộ thƣ viện đã trở thành những chuyên gia xử lý và phổ biến thông tin. Họ phải là ngƣời nắm bắt, làm chủ các nguồn thông tin, biết đánh giá chất lƣợng của các sản phẩm thông tin và cách truy cập nó. Các cán bộ thƣ viện đã và đang trở thành những cán bộ đa năng. Họ không những cần biết cách tổ chức, xử lý và bảo quản tốt nhất kho tài liệu, mà còn phải đảm nhiệm vai trò nhà đào tạo, phổ biến kỹ năng thông tin và công nghệ thông tin mới, đồng thời là chuyên gia quản lý (quản lý hệ thống thông tin, quản lý bao gói, quản lý tài liệu, quản trị nguồn lực thông tin). Để đảm nhiệm đƣợc vai trò của mình, bên cạnh các nghiệp vụ thƣ viện truyền thống, ngƣời cán bộ thƣ viện phải có những phẩm chất và năng lực mới sau:
Cán bộ quản trị mạng: Có khả năng quản trị mạng, quản trị hệ thống, theo dõi và điều hành hoạt động của hệ thống mạng máy tính và hệ thống thông tin trong thƣ viện. Quản lý vận hành các dịch vụ khai thác tự động của thƣ viện, hiểu biết nghiệp vụ thông tin – thƣ viện, biết ngoại ngữ. Các thƣ viện cần có có nhân lực chuyên trách về CNTT và tạo điều kiện cho họ đƣợc thƣờng xuyên tham dự các khóa đào tạo nghiệp vụ, cập nhật công nghệ mới, tham quan thực tế học tập và ứng dụng các công nghệ mới cho thƣ viện mình.
Cán bộ quản lý: cần nâng cao năng lực quản lý, điều hành thƣ viện hiện đại, nắm bắt đƣợc xu thế phát triển của hoạt động thông tin thƣ viện trong giai đoạn hiện nay và tƣơng lai, nắm đƣợc khả năng ứng dụng CNTT trong hoạt động thƣ viện.
Cán bộ thư viện:
- Phải có kiến thức về tin học và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thƣ viện.
79
- Có khả năng truy cập và sử dụng các nguồn thông tin bao gồm các nguồn tài liệu và thông tin trực tuyến về các lĩnh vực mà ngƣời đọc và ngƣời dùng tin quan tâm.
- Có khả năng đánh giá về phần mềm và thiết bị.
- Có khả năng xây dựng CSDL và kiểm tra việc áp dụng chuẩn nghiệp vụ, format, thực hiện biên mục tự động.
- Có khả năng sử dụng thành thạo máy tính để khai thác thông tin, đặc biệt là biết quản lý, bảo trì dữ liệu, tài liệu và cung cấp tài liệu điện tử qua mạng.
- Có khả năng phổ biến kiến thức và kỹ năng cho đồng nghiệp và ngƣời dùng tin.
- Cán bộ thƣ viện phải giỏi ngoại ngữ, vì hiện nay phần lớn các sản phẩm thông tin khai thác trên mạng đòi hỏi phải biết sử dụng ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh.
Nhƣ vậy, để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của ngƣời sử dụng thƣ viện, nâng cao hiệu quả phục vụ của thƣ viện công tác bồi dƣỡng, đào tạo lại, đào tạo tiếp tục đội ngũ cán bộ thƣ viện hiện nay phải đƣợc coi là giải pháp then chốt. Để triển khai công tác này, cần thực hiện một số nội dung sau:
Một là, phải phân loại đối tƣợng đào tạo, bồi dƣỡng: Đối tƣợng đào tạo bồi dƣỡng chủ yếu hiện nay trong hệ thống thƣ viện gồm: cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ và cán bộ công nghệ. Trong mỗi đối tƣợng lại phân chia thành từng cấp (cấp tỉnh, huyện và cơ sở). Mỗi đối tƣợng, do có chức năng, nhiệm vụ và mức độ yêu cầu về chuyên môn quản lý và chuyên môn nghiệp vụ khác nhau, nên về mặt tổ chức, không thể thực hiện việc đào tạo, bồi dƣỡng chung cho toàn hệ thống, mà cần