8. Kết quả nghiên cứu
2.3.2. Thực trạng ứng dụng phân hệ Biên mục
Phân hệ Biên mục hỗ trợ cán bộ biên mục thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu với chất lƣợng cao, đúng chuẩn và các quy tắc của nghiệp vụ thƣ viện một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Biên mục mọi loại tài liệu theo MARC21.
- Biên mục tài liệu đặc thù theo nghiệp vụ Holdings Data - Biên mục đa ngôn ngữ dựa trên Unicode TCVN6909. - Hỗ trợ nhập liệu: trợ giúp và kiểm tra.
- Quản lý quy trình công việc.
- Đáp ứng các tiêu chuẩn mô tả biên mục ISBD, AACR2, TCVN7434-89
- Hỗ trợ không giới hạn khung phân loại, các khung phân loại có sẵn là: DDC, UDC, BBK, VNUDC
- Hỗ trợ kiểm soát các từ chuẩn (từ khoá không kiểm soát). - Kiểm soát nhất quán (authority control) theo MARC21 - Xuất nhập dữ liệu với CDS/ISIS, MARC21, UNIMARC - In các sản phẩm thƣ mục.
- Các từ điển danh mục MARC21: ngôn ngữ, mã nƣớc, địa lý, v.v. - Danh mục nhãn trƣờng MARC21
- Kiểm soát tính nhất quán (authority) Công cụ biên mục MARC21 cho phép:
Nhập liệu vào biểu ghi mới.
Hiệu đính (sửa) biểu ghi cũ
39
Biên mục theo đúng MARC21. Các bản ghi đƣợc biên mục theo cấu trúc đúng theo MARC21 với đủ 3 thành phần:
Chỉ dẫn đầu biểu (leader) Danh bạ (Directory) Các trường dữ liệu
o Các trƣờng kiểm soát (Control fields or fixed- length fields)
o Các trƣờng có độ dài thay đổi (variable fields) và các chỉ thị (indicators)
Kiểm soát xoá. Cán bộ biên mục không đƣợc xoá các biểu ghi vẫn còn bản sách trong kho.
Khôi phục xoá. Cho phép khôi phục các biểu ghi đã xoá từ trƣớc.
Thêm bớt trường ngay tại chỗ.
Cán bộ biên mục có thể thêm, lặp hoặc xóa các trƣờng và trƣờng con ngay trên màn hình nhập tin.
Nhập liệu. Cán bộ biên mục có thể nhập liệu vào đầu biểu, các trƣờng kiểm soát, các trƣờng dữ liệu, các trƣờng con và chỉ thị.
40
thể sao chép toàn bộ nội dung biểu ghi sang một biểu ghi khác, giúp tiết kiệm thời gian tối đa
In Phích, mục lục
Phiếu mục lục. Cho phép cán bộ in ra các bộ phiếu tra cứu truyền thống theo các hệ thống mục lục khác nhau:
o In phiếu mục lục chữ cái
o In phiếu mục lục tác giả
o In phiếu mục lục chủ đề
o In phiếu mục lục phân loại Mục lục: Cho phép cán bộ in ra các
mục lục truyền thống:
o Mục lục nhan đề
o Mục lục tác giả
Thông báo tài liệu mới. Cho phép in ra thông báo danh sách những tài liệu mới nhận về thƣ viện trong thời gian gần nhất. Ngoài ra phần OPAC cũng cung cấp các thông tin này.
Các báo cáo trong module biên mục có thể đƣợc xuất ra word để đáp ứng các yêu cầu tự điều chỉnh theo ý muốn của cán bộ biên mục với những tình huống dữ liệu đặc biệt.
41
Cho phép biên mục và gắn các tệp dữ liệu số hoá với biểu ghi biên mục: iLib cung cho phép cán bộ biên mục xử lý, biên tập, tổ chức lƣu trữ và tìm kiếm mọi dạng dữ liệu số.
Biên mục dữ liệu số. Cho phép biên mục dữ liệu số theo chuẩn MARC21. Mô tả các yếu tố biên mục cho tài liệu điện tử, Đính tài liệu này vào biểu ghi biên mục. (Vào trƣờng 856$)
Lưu trữ. Cho phép lƣu trữ dữ liệu số theo cấu trúc lƣu trữ của MARC21. Lƣu vào trƣờng 856$
Tìm kiếm. Cho phép tìm kiếm trực tiếp vào nội dung của các tài liệu toàn văn, âm thanh, hình ảnh v.v.
* Thực tế ứng dụng phân hệ Biên mục tại 6 thư viện
Qua khảo sát 6 thƣ viện đều sử dụng chức năng biên mục để xử lý tài liệu và tạo ra các CSDL nhƣ: Sách, Báo tạp chí, Luận văn, Bản đồ,… phục vụ cho ngƣời dùng tin nhanh chóng, chính xác. Tuy nhiên, chất lƣợng dữ liệu, số lƣợng các nhãn trƣờng sử dụng khi biên mục và việc kiểm soát tính thống nhất trong dữ liệu của các thƣ viện thƣờng không giống nhau, do đó, tuy cùng áp dụng phần mềm iLib để biên mục tài liệu nhƣng dữ liệu đầu ra của các thƣ viện có thể không hoàn toàn khớp nhau.
Các hình thức biên mục đƣợc sử dụng nhƣ: Biên mục gốc (nhập mới biểu ghi vào CSDL), biên mục sao chép (Sao chép các biểu ghi thƣ
42
mục của các thƣ viện khác thông qua hệ thống mạng máy tính hoặc qua các vật mang tin khác nhƣ đĩa CD, file dữ liệu... mà không phải biên mục lại từ đầu), tuy nhiên hình thức này chỉ hữu ích với tài liệu nƣớc ngoài, còn tài liệu tiếng Việt thì chỉ tham khảo đƣợc ở một số thƣ viện lớn nhƣ : TV Quốc gia Việt Nam, Trung tâm TT-TV Đại học Quốc gia Hà Nội,...nên còn nhiều hạn chế.
Vấn đề kiểm soát tính nhất quán: Kiểm soát tính nhất quán (KSNQ- Authority control) hay kiểm soát tính chuẩn là quá trình duy trì sự nhất quán từ ngữ đƣợc sử dụng để thể hiện một điểm truy nhập trong mục lục hay CSDL và cho thấy mối quan hệ giữa các tên, tác phẩm và chủ đề. Mục đích là làm cho chức năng nhận dạng và tập hợp của mục lục đƣợc khả thi. Không phải trƣờng biên mục nào cũng cần phải kiểm soát tính nhất quán. Các trƣờng cần kiểm soát tính nhất quán thƣờng là các trƣờng mà giá trị có thể lặp lại nhiều lần ở các bản ghi khác nhau nhƣ các trƣờng Tác giả, Nhà xuất bản, Khung phân loại, Từ khoá, Tùng thƣ, Nhan đề thống nhất,...Việc kiểm soát tính nhất quán có thể đƣợc tiến hành qua cơ chế tham chiếu từ điển. Điều này có nghĩa là khi ngƣời dùng nhập tin cho các trƣờng cần có tính nhất quán, ngƣời dùng sẽ tra cứu từ điển chứa các mục từ tƣơng ứng với trƣờng đó để lấy ra giá trị phù hợp và tham chiếu đến nó, thay vì gõ vào mục từ này. Dữ liệu không có tính nhất quán sẽ làm giảm hiệu quả của các tiến trình tra cứu thông tin. Trên thực tế ở Việt Nam nói chung và tại 6 thƣ viện nói riêng, việc định chủ đề tài liệu mới chỉ dừng ở việc sử dụng các bộ từ khoá hoặc Khung đề mục chủ đề của TV Quốc hội Mỹ, còn việc KSNQ các tên ngƣời, tên cơ quan tập thể, nhan đề, chƣa đƣợc quan tâm, do đó gây khó khăn cho bạn đọc khi tìm kiếm tài liệu.
Quản lý dữ liệu số của biểu ghi biên mục: chỉ có 1 thƣ viện sử dụng chức năng Quản lý dữ liệu số cho biểu ghi biên mục, 5 thƣ viện
43
còn lại do chƣa có nhu cầu nên không sử dụng, đến thời điểm hiện nay, một số thƣ viện đã mua phần mềm quản lý dữ liệu số chuyên nghiệp iLib.Di của công ty CMCSoft để quản lý riêng cho loại dữ liệu này.
Các báo cáo đầu ra của biên mục: có 5/6 cơ quan TT- TV tiến hành in báo cáo từ module Biên mục (Thƣ mục chuyên đề và Phích) để phục vụ độc giả, riêng TVQG Việt Nam từ lâu không tiến hành in 2 loại báo cáo này mà trực tiếp xuất thƣ mục dạng file dữ liệu số đƣa lên Website cho bạn đọc tra cứu, còn tài liệu tra cứu qua trang Opac. Cách làm này tiết kiệm đƣợc thời gian và tiền bạc cho thƣ viện rất nhiều, các thƣ viện khác có thể tham khảo học tập.
* Nhận xét chung:
Ưu điểm: Quy trình biên mục đƣợc cải tiến theo khổ mẫu biên mục đọc máy Marc21, đã tạo lập đƣợc những CSDL có chất lƣợng cao. Việc ứng dụng sao chép đã tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức và chi phí tài chính cho các cơ quan TT-TV. Các sản phẩm đầu ra nhƣ thƣ mục, phích khá đẹp và rõ ràng, một số thƣ viện đã xuất đƣợc các file mềm của các báo cáo này và đƣa lên website thông báo cho bạn đọc rút ngắn thời gian và công sức cho bạn đọc và cán bộ thƣ viện không phải in ấn thủ công. Biên mục trên máy tăng cƣờng đƣợc trình độ tin học cho cán bộ biên mục.
Nhược điểm: Một số thời điểm phần mềm bị lỗi gây khó khăn cho cán bộ biên mục trong việc xử lý tài liệu xây dựng CSDL sửa chữa và hiệu đính lại dữ liệu. Các báo cáo đầu ra thƣ viện không chỉnh sửa đƣợc và không tự thêm báo cáo đƣợc nên phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp phần mềm.
Trình độ của cán bộ biên mục không đồng đều và kỹ năng thao tác trên máy chƣa thật thành thạo nên hạn chế về số lƣợng và chất lƣợng của biểu ghi biên mục (sai lỗi chính tả, đánh máy chậm...).
44
Vấn đề kiểm soát tính nhất quán của biểu ghi biên mục chƣa đƣợc triển khai gây khó khăn cho ngƣời dùng tin khi tra tìm tài liệu.
Chức năng biên mục Số lƣợng TV đã áp dụng Số lƣợng TV chƣa/không áp dụng Tỷ lệ
Biên mục tài liệu 6 100%
Quản lý dữ liệu số 1 10%
5 90%
In báo cáo (Phích,
Thƣ mục chuyên đề) 5 90%
1 10%
Bảng 2.6. Tình hình ứng dụng phân hệ biên mục tại 6 thư viện