8. Kết quả nghiên cứu
2.3.3. Thực trạng ứng dụng phân hệ lưu thông và quản lý bạn đọc
* Các chức năng chính của phân hệ Lưu thông
Phân hệ Lƣu thông hỗ trợ cho công tác quản lý hoạt động cho mƣợn tài liệu của thƣ viện và quản lý thông tin về bạn đọc bao gồm:
- Quản lý bạn đọc theo nhóm và từ điển nhập liệu
- Cho phép một thẻ đọc sử dụng tại nhiều điểm mƣợn trả.
- Quy định và áp dụng chính sách (chế độ) phục vụ sử dụng tài liệu.
- Quản lý phục vụ sử dụng tài liệu: yêu cầu, mƣợn/trả, gửi/trả, photo
- Phân biệt rõ ràng nghiệp vụ mƣợn và đọc - Tích hợp mã vạch tối đa trong hoạt động. - Hệ thống báo cáo lƣu thông đầy đủ
- Hàng đợi qua mạng
45
- Hỗ trợ đồng thời lƣu thông theo chính xác số đăng ký cá biệt hoặc theo đầu tên tài liệu
- Thƣ đòi tài liệu mƣợn quá hạn
Hình 2.2. Màn hình chính của phân hệ Lưu thông
* Thưc tế ứng dụng tại 6 cơ quan TT-TV
Khâu Mượn trả tài liệu: Mặc dù 6 cơ quan TT-TV đã triển khai phần mềm iLib đƣợc trung bình 4 năm, nhƣng chỉ có 3/6 thƣ viện đã thực hiện mƣợn/trả tài liệu trên máy theo hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib, 3 thƣ viện còn lại do một số nguyên nhân khác nhau nhƣ (chƣa hồi cố hết đƣợc các kho tài liệu, không có nhân lực,…) nên vẫn thực hiện mƣợn trả tài liệu thủ công bằng cách ghi sổ, gây mất thời gian cho cán bộ thƣ viện và bạn đọc đồng thời không tận dụng đƣợc hết các chức năng mà phần mềm hỗ trợ. Các hình thức chủ yếu là cho mƣợn về nhà và mƣợn đọc tại chỗ đều đƣợc áp dụng tại 6 thƣ viện.
Tính năng Quản lý bạn đọc: có 3 thƣ viện của các cơ quan (Viện Dƣợc Liệu, Viện Chiến lƣợc Phát triển và Học viện An ninh Nhân dân) chƣa tiến hành quản lý bạn đọc trong CSDL của phần mềm iLib. 3 thƣ viện còn lại đều thực hiện tự động khâu này (chụp ảnh kỹ thuật số hoặc
46
scan ảnh, khai báo thông tin bạn đọc vào CSDL và tiến hành in thẻ - in màu trên giấy hoặc in thẻ nhựa). Các thông tin bạn đọc đƣợc quản lý chính xác, không trùng lặp gồm (Số thẻ, Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ, điện thoại, ngày cấp thẻ, hết hạn, loại bạn đọc...), các thông tin này sẽ đƣợc hiển thị trên màn hình mƣợn trả khi thƣ viện thực hiện mƣợn trả tài liệu trên phần mềm iLib, giúp cán bộ thƣ viện phát hiện các trƣờng hợp mƣợn thẻ và các lỗi khác của bạn đọc (thẻ hết hạn, bạn đọc bị phạt, bạn đọc chƣa trả hết tài liệu,...) một cách nhanh chóng và chính xác.
Hình 2.3. Màn hình quản lý thông tin bạn đọc
Tính năng Báo cáo thống kê: 3 thƣ viện đã thực hiện mƣợn trả và quản lý bạn đọc bằng phần mềm iLib đều tiến hành in báo cáo đầu ra của module này nhƣ (In thẻ bạn đọc, Thống kê sách mƣợn trả theo thời gian, Thống kê sách quá hạn, Thống kê lƣợt bạn đọc đến thƣ viện,...) nhanh chóng, chính xác.
* Nhận xét chung:
Ưu điểm: Việc ứng dụng phân hệ Lƣu thông của phần mềm iLib trong công tác mƣợn trả tài liệu và quản lý bạn đọc cho phép tự động hoá
47
quá trình lƣu thông tài liệu của các thƣ viện. Các thủ tục, thao tác trong quá trình mƣợn trả nhƣ: ghi mƣợn, ghi trả, xác định tình trạng tài liệu trƣớc khi cho mƣợn, theo dõi quá trình mƣợn tài liệu đƣợc tự động hoá và chính xác. Ngoài ra hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib còn hỗ trợ quản lý những công việc khác có liên quan đến quá trình lƣu thông nhƣ: theo dõi tài liệu quá hạn, gia hạn mƣợn, khoá thẻ bạn đọc, quản lý phạt tiền,... Kết quả đem lại đã tăng năng suất lao động, giảm sức lao động cơ bắp của cán bộ thƣ viện, quản lý tốt đƣợc tình trạng vốn tài liệu, giảm nhân lực tham gia công tác mƣợn trả tài liệu, tạo hình ảnh chuyên nghiệp của thƣ viện trong mắt bạn đọc. Bên cạnh đó, việc theo dõi báo cáo lƣợt bạn đọc, lƣợt mƣợn trả,... trƣớc kia phải theo dõi bằng sổ sách và dựa vào phiếu yêu cầu, mỗi lần báo cáo mất rất nhiều thời gian và công sức, con số không đƣợc chính xác. Sau khi ứng dụng trên phần mềm, việc xuất báo cáo trình lãnh đạo rất nhanh và chính xác.
Nhược điểm: Một số chức năng của phân hệ lƣu thông chƣa đƣợc sử dụng hết nhƣ: quản lý phạt, gia hạn mƣợn,... Các báo cáo đầu ra đang theo mẫu của nhà cung cấp phần mềm, thƣ viện không tự can thiệp hoặc sửa chữa đƣợc. Các vấn đề phát sinh nhƣ: mất điện, mạng hỏng, máy hỏng,... gây khó khăn và lúng túng cho cán bộ thƣ viện phải quay lại phục vụ thủ công. Chức năng Lƣu thông Số lƣợng Thƣ viện đã áp dụng Số lƣợng Thƣ viện chƣa áp dụng Tỷ lệ Quản lý bạn đọc 4 70% 2 30% Mƣợn/Trả tài liệu 3 50% 3 50%
48
Các báo cáo 3 50%
3 50%
Bảng 2.7. Tình hình ứng dụng phân hệ Lưu thông tại 6 thư viện