8. Kết quả nghiên cứu
2.3.4. Thực trạng ứng dụng phân hệ Quản lý Kho
Phân hệ Quản lý kho của iLib cung cấp tối đa các nghiệp vụ liên quan đến quản lý, tổ chức và sử dụng kho tài liệu của các thƣ viện.
Hình 2.4. Màn hình Quản lý kho
- Xây dựng cấu trúc kho đa cấp tƣơng ứng với kho tài liệu - Xem thông tin chi tiết về tình trạng kho tài liệu
- Sắp xếp và tổ chức tài liệu trong kho - Chuyển đổi tài liệu giữa các kho - Kiểm kê hiện đại
- Quản lý sách mang ra khỏi kho
- Thanh lọc tài liệu và các công việc có liên quan đến tổ chức lại kho
- Tích hợp mã vạch: tài liệu, nhãn kho mở, mã vạch kho tủ giá - Báo cáo thống kê
49
- Luân chuyển sách sang kho khác hoặc đơn vị bên ngoài thƣ viện
* Thưc tế ứng dụng tại 6 thư viện
Xếp giá tài liệu: 6/6 thƣ viện đều đã thực hiện việc xếp giá tài liệu trên phần mềm iLib, đảm bảo điều kiện cho tài liệu đƣợc phép lƣu thông phục vụ bạn đọc.
Thống kê tài liệu: 4/6 thƣ viện tiến hành thống kê tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau (tình trạng, ngôn ngữ, phân loại), đƣa ra báo cáo chính xác và kịp thời.
Tống quát với màn hình đồ họa
Chi tiết từng biểu ghi
Xử lý mất tài liệu: Không có thƣ viện nào trong 6 thƣ viện thực hiện xử lý mất tài liệu trên hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib mà vẫn tiến hành thủ công theo cách riêng của từng nơi
Thanh lý tài liệu: Diễn ra thủ công và không dùng phần mềm
Kiểm kê kho: Các thƣ viện chƣa thực hiện kiểm kê tài liệu tự động với một số lý do khác nhau (chƣa hồi cố hết các kho, chƣa có nhân lực....) việc kiểm kê đƣợc tiến hành thủ công nhƣ trƣớc khi sử dụng phần mềm.
Hồi cố kho: Sau khi triển khai phần mềm, đa số các thƣ viện đã thực hiện việc hồi cố lại toàn bộ tài liệu trong các kho nhập vào phần mềm (hiệu đính lại dữ liệu, đánh lại số Đăng ký cá biệt, dán nhãn mã vạch...) tạo điều kiện cho việc chuẩn hoá dữ liệu và thực hiện mƣợn trả tài liệu tự động trên máy tính.
50
* Nhận xét chung:
Ưu điểm: Việc triển khai xếp giá tài liệu, xây dựng hệ thống kho và thống kê tài liệu trong kho bằng phần mềm giúp các thƣ viện quản lý đƣợc chặt chẽ về số lƣợng, tình trạng của tài liệu trong mỗi kho, tạo điều kiện cho module lƣu thông thực hiện đƣợc thuận lợi và nhanh chóng.
Nhược điểm: Nhiều tính năng của phân hệ lƣu thông chƣa đƣợc các thƣ viện khai thác và sử dụng có hiệu quả nhƣ (Xử lý mất, thanh lý, kiểm kê kho) gây nên tình trạng không đồng nhất trong khâu quản lý tài liệu trong kho, tạo kẽ hở làm thất thoát tài liệu, lãng phí các tính năng của phần mềm.
Quản lý kho Số lƣợng Thƣ
viện đã áp dụng
Số lƣợng Thƣ viện
chƣa áp dụng Tỷ lệ
Xếp giá tài liệu 6 100%
Thống kê tài liệu 4 70%