8. Kết quả nghiên cứu
2.3.5. Thực trạng ứng dụng phân hệ tra cứu trực tuyến Opac
Xử lý mất tài liệu 0
6 100%
Thanh lý tài liệu 0
6 100%
Kiểm kê kho 0
6 100%
Hồi cố kho tài liệu 4 70%
2 30%
Bảng 2.8. Tình hình ứng dụng phân hệ Kho tại 6 thư viện
2.3.5. Thực trạng ứng dụng phân hệ tra cứu trực tuyến Opac
Phân hệ này cho phép ngƣời dùng tìm kiếm, khai thác và sử dụng các dịch vụ của thƣ viện trực tuyến thông qua giao diện truy nhập công cộng một cách nhanh chóng, dễ thao tác và hiệu quả. OPAC là một cổng
51
kết nối ngƣời dùng tin với cơ sở dữ liệu tri thức của các cơ quan Thông tin - Thƣ viện.
Phân hệ Opac cung cấp khả năng tìm kiếm mạnh với giao diện đƣợc thể hiện dƣới dạng một mẫu định sẵn, cho phép ngƣời dùng tìm theo nhiều tiêu chí khác nhau: tác giả, nhan đề, chủ đề, ISBN,…, hỗ trợ các toán tử tìm kiếm, ngƣời dùng có thể tìm tin ở hai chế độ: cơ bản và nâng cao. Ngoài ra bạn đọc có thể tra cứu liên thƣ viện thông qua giao thức Z39.50 hoặc liên kết với các trang web để tìm tin trên internet.
Phân hệ Opac còn có chức năng quản lý thông tin ngƣời dùng và cung cấp diễn đàn để ngƣời dùng có thể trao đổi thông tin cho nhau. Cung cấp các dịch vụ trực tuyến: Trợ giúp, xem thông tin ngƣời dùng, thông báo sách mới, đăng ký mƣợn và gia hạn qua mạng.
Giao diện dễ sử dụng. Hỗ trợ các mức tìm kiếm khác nhau đảm bảo thuận tiện cho mọi đối tƣợng sử dụng
Giao diện đơn giản: Chỉ nhập các yếu tố tìm kiếm, không cần quan tâm đến các toán tử tìm kiếm
Giao diện nâng cao: Kết hợp các toán tử trong phép tìm kiếm.
Hỗ trợ tìm kiếm. Màn hình hiển thị, thông báo trợ giúp, các trƣờng tìm kiếm và tìm kiếm gần đúng sẽ đƣợc thiết kế tuỳ theo yêu cầu của từng thƣ viện.
52
Tra cứu theo nhiều điểm truy cập. Với giao diện tìm kiếm đƣợc thể hiện dƣới dạng một mẫu định sẵn cho ngƣời tìm tin vào các tiêu chí tìm tin hoặc lƣớt tìm theo các danh mục kiểu từ điển (tác giả, chủ đề, nhan đề, ...).
Tra cứu qua Internet và mạng nội bộ. Giải pháp iLib sử dụng công nghệ Web cho giao diện tra cứu, vì vậy bất kể ngƣời tìm tin ở trên mạng nội bộ hay mạng internet đều có thể sử dụng một web browser chuẩn nhƣ IE hay Netscape để tra cứu các thông tin của hệ thống.
Tra cứu liên thư viện Z3950. Với chuẩn tra cứu này ngƣời tìm tin thể tra cứu đến bất kỳ một cơ quan thông tin nào trên thế giới: nhƣ Thƣ viện quốc hội mỹ, Thƣ viện quốc gia CANADA, thƣ viện Quốc gia Việt Nam, v.v.
* Thưc tế ứng dụng tại 6 thư viện
Tính năng tra cứu là nội dung chính của toàn bộ phân hệ này. 4 thƣ viện đã triển khai tra cứu qua trang Opac thƣờng có các CSDL sau: Sách lẻ, sách tập, Báo tạp chí, Luận văn luận án, Bản đồ…Bạn đọc có thể tra
53
cứu thông tin qua các mức nhƣ: Tra cứu cơ bản, tra cứu nâng cao, tra cứu biểu thức hoặc tra cứu liên thƣ viện Z39.50. Trong đó mức độ tra cứu cơ bản đƣợc bạn đọc sử dụng thƣờng xuyên nhất vì nó đơn giản không đòi hỏi ngƣời tìm tin phải có kiến thức về tin học cao. Ngƣời dùng tin chỉ cần nhập các tiêu chí tìm kiếm vào các trƣờng nhƣ: Tên tài liệu, tác giả, số đăng ký cá biệt, năm xuất bản,…chƣơng trình không phân biệt chữ hoa chữ thƣờng, cách bỏ dấu vì vậy rất thuận tiện và dễ dàng khi tra cứu. Mức độ tra cứu nâng cao và tra cứu Z39.50 ít đƣợc sử dụng hơn. 2 thƣ viện còn lại là Viện Dƣợc Liệu và Viện Chiến lƣợc và Phát triển với lý do ít bạn đọc và bạn đọc thƣờng trực tiếp gặp cán bộ để nhờ tìm và mƣợn tài liệu nên bạn đọc không tra cứu qua trang Opac mà cán bộ cung cấp.
Qua khảo sát, có 3 thƣ viện là (TV Quốc gia, ĐH Ngoại Thƣơng, Viện Chiến lƣợc và Phát triển) đã đƣa trang Opac ra internet phục vụ bạn đọc có thể tra cứu đƣợc tài liệu của thƣ viện mọi lúc, mọi nơi, tiết kiệm đƣợc thời gian và công sức cho bạn đọc rất nhiều. Mặt khác, 2 thƣ viện đã bỏ hẳn tra cứu tủ phích là TV Quốc gia và ĐH Ngoại Thƣơng đã bỏ hẳn không in tủ phích, hƣớng bạn đọc tra cứu trên máy, tiết kiệm đƣợc ngân sách và thời gian công sức cho cán bộ thƣ viện và thƣ viện, tạo hình ảnh chuyên nghiệp hiện đại của thƣ viện trong mắt bạn đọc.
Về phía bạn đọc của các thƣ viện, qua khảo sát đa số đều mong muốn các trang Opac của các thƣ viện có thể tra cứu đƣợc qua Internet, thƣờng xuyên cập nhật tài liệu mới và tăng tốc độ tìm kiếm tài liệu qua trang này.
* Nhận xét chung:
Ưu điểm: Nhờ có hệ thống máy tính và các cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, trang Opac của các thƣ viện đã phát huy hiệu quả rõ rệt, giúp
54
bạn đọc tra cứu đƣợc tài liệu nhanh chóng, chính xác, thuận tiện mọi lúc mọi nơi, đáp ứng kịp thời đƣợc nhu cầu tìm tin của ngƣời dùng tin.
Nhược điểm: Một số thƣ viện chƣa dành máy tính riêng cho tra cứu tài liệu trên máy, trang Opac chƣa đƣa ra internet phục vụ bạn đọc mà chỉ dừng lại tra cứu trong phạm vi mạng nội bộ của thƣ viện, các thƣ viện đã tổ chức các khóa đào tạo ngƣời dùng tin, tuy nhiên bạn đọc không đến tham gia đầy đủ nên không biết tra tìm tài liệu, gây mất thời gian của cả bạn đọc và cán bộ thƣ viện phải hƣớng dẫn lại. Đôi lúc xảy ra sự cố lỗi hệ thống mạng, mất điện, hỏng máy tính nên khó khăn cho bạn đọc của các thƣ viện đã bỏ hẳn hệ thống tủ mục lục tra cứu.
Tóm lại, trong giai đoạn đa số các thƣ viện đã thực hiện tin học hóa các hoạt động nghiệp vụ nhƣ hiện nay, các thƣ viện nên hƣớng tới tra cứu tài liệu qua trang Opac để thuận tiện cho cả bạn đọc và cán bộ thƣ viện.
Chức năng Opac Số lƣợng Thƣ viện đã áp dụng
Số lƣợng Thƣ viện chƣa áp dụng
Tỷ lệ
Bạn đọc tra cứu Opac 4 70%
2 30%
Bạn đọc tra cứu tủ phích 4 70%
2 30%
Các phòng/ban tra Opac 4 70%
2 30%
Máy dành cho tra cứu 4 70%
2 30%
Trang Opac của thƣ viện có tra đƣợc qua Internet không?
3 50%
55
Bảng 2.9. Tình hình ứng dụng phân hệ Opac tại 6 thư viện