8. Kết quả nghiên cứu
2.3.1. Thực trạng ứng dụng phân hệ Bổ sung
* Chức năng của phân hệ Bổ sung
Phân hệ này hỗ trợ cho hoạt động bổ sung của thƣ viện, đƣợc sử dụng để quản lý việc bổ sung các xuất bản phẩm (bổ sung mới và bổ sung hồi cố), bao gồm các hoạt động nhƣ đặt mua, đăng ký, nhận xuất bản phẩm, tìm hiểu thông tin về trạng thái xuất bản phẩm đặt mua, kế toán quỹ. Phân hệ bổ sung cho phép theo dõi quy trình bổ sung tài liệu từ khi đặt mua đến khi xếp lên giá. Quá trình này đƣợc quản lý bằng mã trạng thái, có nghĩa là có thể theo dõi tài liệu trong quá trình bổ sung. Ngoài ra nó còn cho phép quản lý tài chính một cách có hiệu quả. Các nghiệp vụ của công tác bổ sung bao gồm:
- Thực hiện đặt và nhận tài liệu và theo dõi quá trình đặt và nhận tài liệu
- Phát hiện trùng và xử lý trùng trong bổ sung.
31
- Tự động quản lý chi tiêu của các quỹ bổ sung với 2 mô hình quỹ: phân cấp và không phân cấp
- Cá biệt hoá tài liệu và phân bổ về các phòng ban trong hệ thống theo số lƣợng và theo chính xác số đăng ký cá biệt của tài liệu - Lập nhiều loại báo cáo thống kê hỗ trợ cho quá trình quản lý và
ra quyết định.
- Đảm bảo liên thông với toàn bộ các phân hệ khác trong hệ thống. - Quản lý đặc thù cho từng nguồn bổ sung: mua, trao đổi, lƣu
chiểu.
- Tích hợp mã vạch
- Quản lý bổ sung báo tạp chí theo mẫu phát hành - Hỗ trợ thanh toán theo hóa đơn VAT
- Cho phép nhập dữ liệu thông qua file chuẩn ISO 2709, Excel, Z3950 các biểu ghi cần đặt/ nhận
Hình 2.1. Màn hình chính của phân hệ Bổ sung
32
Lập danh sách tài liệu. Thủ thƣ lên danh sách các tài liệu muốn mua, số lƣợng mỗi cuốn, giá tiền dự tính cho mỗi cuốn, chƣơng trình tự động tính tổng số tiền.
Phát hiện trùng và xử lý trùng. Khi thủ thƣ nhập một tài liệu có khả năng đã tồn tại trong hệ thống (dựa trên một số tiêu chí nhất định nhƣ nhan đề, loạ ấn phẩm, năm xuất bản, ....), chƣơng trình sẽ phát hiện và đƣa ra thông báo cho thủ thƣ lựa chọn nhập mới hay tái sử dụng thông tin sách đã tồn tại trong CSDL.
Xử lý hoàn toàn vấn đề trùng. iLib cho phép xử lý trùng đối với các tài liệu đã biên mục. các tài liệu trong các đơn đặt cũ.
Biên mục thô cho các tài liệu chƣa có trong CSDL. Cán bộ bổ sung nhập các thông tin sơ bộ về tài liệu, các thông tin này đƣợc lƣu giữ lại trong hệ thống, sau này cán bộ biên mục chỉ cần tiếp tục cập nhật các thông tin còn thiếu để có đƣợc một bản ghi biên mục đầy đủ trong CSDL.
33
Thêm số bản với các tài liệu đã có trong CSDL (đã đƣợc biên mục). Khi tài liệu đã có trong CSDL, cán bộ bổ sung không cần nhập thông tin mà chỉ gán thông tin sẵn có với tài liệu đặt qua việc tra cứu tìm kiếm ra tài liệu đã có trong cơ sở dữ liệu rồi gán biểu ghi đã có trong CSDL này với sách cần mua.
Thêm số bản với các tài liệu có trong đơn đặt trƣớc. iLib cho phép cán bộ bổ sung gán tài liệu có từ đơn đặt trƣớc vào tài liệu đặt mua, giải quyết triệt để vấn đề trùng.
Sách bộ, tập: Bổ sung sách bộ, tập
Báo tạp chí. Tài liệu đặc thù với tính chất thông tin lặp của các số phát hành đƣợc quản lý tới mức sâu nhất có thể. Hỗ trợ ngay từ bổ sung đầy đủ các thông tin để có thể sẵn sàng lƣu thông tài liệu theo dạng chƣa đóng tập báo tạp chí ngay khi nhận về
Nguồn bổ sung. Cho phép chọn nhiều nguồn bổ sung khác nhau.
34
Nhận tài liệu. Dựa trên các đơn đặt đã tạo cán bộ bổ sung lập các đơn nhận tài liệu, và chỉ cần nhập số lƣợng thực nhận và giá thực tế.
Hỗ trợ nhận theo 2 hình thức: Thông qua đơn đặt
Không thông qua đơn đặt: đƣợc áp dụng với tình huống không làm đơn đặt, tài liệu đƣợc tặng biếu hoặc trao đổi,…
Cho phép nhận từ nhiều đơn đặt khác nhau. Một đơn nhận có thể lấy từ nhiều nguồn tài liệu của các đơn đặt khác nhau
Cho phép nhập dữ liệu qua chuẩn ISO 2709, Z3950 và excel
Cho phép phân bổ tài liệu về kho theo đăng ký cá biệt hoặc theo số lƣợng
Tự động khấu quỹ. Khi đơn đặt đƣợc ghi lại hệ thống chính thức khấu trừ số tiền ra khỏi quỹ tƣơng ứng
Theo dõi tình hình nhận. Hệ thống so sánh số lƣợng tài liệu thực nhận và tài liệu đã đặt (trong đơn đặt và đơn nhận) và tự động xác định các tài liệu nào nhận chƣa đủ
35
Tra cứu. Hệ thống cho phép tra cứu để tìm ra các đơn đặt, đơn nhận theo nhiều tiêu chí khác nhau: ngày, hạn nhận, tình trạng đơn, nhà xuất bản, nguồn, v.v.. Nhiều loại báo cáo. Từ các kết quả tra
cứu, cán bộ bổ sung có thể in ra các báo cáo
Đơn đặt, đơn nhận, Thƣ khiếu nại, Danh mục đặt sách, Danh mục sách mới bổ sung, Sổ đăng ký cá biệt, Sổ đăng ký tổng quát, Số sách nhận về đã đăng ký cá biệt, Nhãn phân loại và nhiều báo cáo khác.
* Thực tế ứng dụng phân hệ Bổ sung tại 6 thư viện
Để phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học, đào tạo, học tập của ngƣời dùng tin, 6 thƣ viện thƣờng bổ sung và quản lý các sách và tạp chí tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài, sách tham khảo, các tài liệu nghiên cứu, luận văn, luận án, báo cáo khoa học, đĩa CD-ROM, các nguồn tin điện tử.
Bổ sung tài liệu qua 3 nguồn chủ yếu: đặt mua, nộp lƣu chiểu và tặng biếu, tài trợ.
Với quy trình đặt mua tài liệu, mặc dù phần mềm iLib có chức năng đơn đặt rất tiện lợi và hiệu quả, quản lý đƣợc số lƣợng tài liệu, giá tiền, báo trùng tài liệu... tuy nhiên, chỉ có 3/6 thƣ viện áp dụng đặt tài liệu qua đơn đặt của phần mềm, 3 thƣ viện còn lại chƣa áp dụng với các lý do nhƣ : không có cán bộ, cần lƣu hoá đơn đỏ,....dẫn đến tình trạng quản lý không chặt chẽ toàn bộ các khâu trên phần mềm, lãng phí chức năng đơn đặt và mất thời gian mỗi lần lãnh đạo yêu cầu báo cáo thống kê số lƣợng đặt mua.
36
Quy trình nhận tài liệu ở bổ sung: Qua khảo sát có 5 thƣ viện sử dụng chức năng đơn nhận của phần mềm iLib để nhận tài liệu và in các báo cáo liên quan của bổ sung mà không cần ghi tay nhƣ trƣớc (Sổ Đăng ký cá biệt, sổ Đăng ký tổng quát, Thƣ mục sách mới, In nhãn mã vạch, In danh sách đơn nhận,...) giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ thƣ viện đồng thời quản lý đƣợc chính xác số lƣợng, nguồn mua, thời gian mua và số tiền đã mua tài liệu về thƣ viện. Một thƣ viện do có ít nhân lực nên không nhập tài liệu qua bổ sung mà trực tiếp nhập ở chức năng biên mục của chƣơng trình.
Quản lý Báo tạp chí: Có 4 thƣ viện đã nhập Báo tạp chí qua chức năng bổ sung, 2 thƣ viện không dùng với lý do ít báo tạp chí và thanh lý hàng năm nên không cần quản lý. Thiết nghĩ, với quy trình quản lý báo tạp chí đã đƣợc chuẩn hoá và việc ứng dụng khổ mẫu HDF (MARC 21 Format for Holdings Data) - khổ mẫu lƣu trữ giữ liệu của hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib để quản lý báo tạp chí, các thƣ viện nên đƣa toàn bộ xuất bản phẩm nhiều kỳ đang có vào quản lý trên phần mềm iLib, đồng bộ hoá việc tin học hoá các quy trình nghiệp vụ và tạo hình ảnh chuyên nghiệp của thƣ viện trong mắt độc giả.
Các báo cáo đầu ra của phân hệ Bổ sung: cả 6 thƣ viện đều đã tiến hành in báo cáo liên quan ở phần đơn đặt hoặc đơn nhận, tuy nhiên không phải tất cả danh mục các báo cáo phần mềm đƣa ra đều đƣợc các thƣ viện sử dụng do các yếu tố khách quan và chủ quan khác nhau (chƣa có nhu cầu sử dụng, mẫu khác mẫu của thƣ viện,...)
Chức năng bổ sung Số lƣợng Thƣ viện đã áp dụng Số lƣợng Thƣ viện chƣa áp dụng Tỷ lệ
37 3 50% Đơn nhận 5 90% 1 10% Báo tạp chí 4 70% 2 30% Các báo cáo 6 100%
Bảng 2.5. Tình hình ứng dụng phân hệ bổ sung tại 6 thư viện
* Nhận xét chung:
Ưu điểm: việc ứng dụng hệ quản trị thƣ viện tích hợp iLib ở khâu bổ sung đã tạo đƣợc rất nhiều thuận lợi cho cán bộ bổ sung tài liệu. Tránh đƣợc việc bổ sung trùng lặp tài liệu mà so với phần mềm quản lý trƣớc đó hoặc khi làm thủ công không đáp ứng đƣợc việc này. Vấn đề thống kê, in báo cáo nhanh chóng, chính xác, giảm thời gian, công sức ghi tay của cán bộ. Nhãn mã vạch in ra giúp quản lý chính xác tài liệu và hỗ trợ cho khâu mƣợn trả và kiểm kê tài liệu sau này. Quá trình nhập danh mục tài liệu bổ sung vào phần mềm cũng chính là việc biên mục thô cho các tài liệu sau này, giúp bạn đọc có thể tìm kiếm ngay đƣợc các tài liệu mới bổ sung về thƣ viện sau khi cán bộ bổ sung nhập vào phần mềm và xử lý kỹ thuật xong (trƣớc đây phải chờ khi cán bộ in ra Thông báo sách mới thì bạn đọc mới biết thƣ viện có tài liệu mới nào)
Nhược điểm: Hạn chế của phần mềm là ngƣời dùng không thể can thiệp để chỉnh sửa các mẫu báo cáo có sẵn, do đó, muốn thêm hoặc chỉnh sửa báo cáo phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm nên các cơ quan TT-TV không chủ động đƣợc công việc. Bên cạnh đó, đôi khi chƣơng trình có lỗi hoặc mất mạng, mất điện cũng gây khó khăn và lúng túng cho cán bộ thƣ viện trong việc giải quyết và khắc phục sự cố.
38