kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty tnhh tin học á châu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÙI NGỌC MAI THI KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành Kế Toán Tổng Hợp Mã số ngành: 52340301 Tháng 08 - Năm 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÙI NGỌC MAI THI MSSV: 4114054 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành Kế Toán Tổng Hợp Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN LƯƠNG THỊ CẨM TÚ Tháng 08 - Năm 2014 LỜI CẢM TẠ Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành của mình đến Quý thầy cô Khoa Kinh tế và Quản trị Kinh doanh cũng như tất cả giảng viên của trường Đại học Cần Thơ đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức chuyên môn cần thiết, những kinh nghiệm thực tiễn quý báu để em có đủ tự tin và kiến thức hoàn thành đề tài luận văn tốt nghiệp của mình. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Cô Lương Thị Cẩm Tú đã tận tình hướng dẫn, sửa chữa những thiếu sót, khuyết điểm của em trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện đề tài. Em cũng xin gửi đến Ban lãnh đạo tại Công ty TNHH Tin học Á Châu lời cảm ơn chân thành vì đã tiếp nhận em vào thực tập tại đơn vị, tạo điều kiện cho em tiếp xúc với tình hình thực tế phù hợp với đề tài nghiên cứu của mình. Em cũng xin cảm ơn các anh chị trong phòng Kế toán tại Công ty đã nhiệt tình đóng góp những ý kiến bổ ích, thiết thực cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập. Do thiếu kinh nghiệm thực tiễn, kiến thức chuyên môn và thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên đề tài nghiên cứu không tránh khỏi sai sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của Quý thầy cô để đề tài luận văn của em được hoàn chỉnh hơn. Cuối cùng, em xin kính chúc Ban giám hiệu, Quý thầy cô cùng Ban lãnh đạo, các cô chú, anh chị trong công ty dồi dào sức khỏe và ngày càng thành công trong công việc. Kính chúc quý Công ty TNHH Tin học Á Châu phát triển hơn nữa cả trong hiện tại và tương lai. Xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày ..... tháng ..... năm ..... Người thực hiện Bùi Ngọc Mai Thi i TRANG CAM KẾT Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Cần Thơ, ngày ..... tháng ..... năm ..... Người thực hiện Bùi Ngọc Mai Thi ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP …………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… Cần Thơ, ngày ..... tháng ..... năm ..... Thủ trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên) iii MỤC LỤC 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .................................................................. 1 1.2 MỤC TIÊU NGIÊN CỨU ........................................................................... 2 1.2.1 Mục tiêu chung ..................................................................................... 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể ..................................................................................... 2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU........................................................................... 2 1.3.1 Về không gian ...................................................................................... 2 1.3.2 Về thời gian .......................................................................................... 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu ........................................................................... 3 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ....................................................................................... 4 2.1.1 Những vấn đề cơ bản về tiền lương ..................................................... 4 2.1.2 Các khoản trích theo lương, tiền thưởng và phụ cấp.......................... 10 2.1.3 Tổ chức hạch toán kế toán về tiền lương và các khoản trích theo lương ......................................................................................................................14 2.1.4 Phân tích tình hình quỹ tiền lương tại Công ty...................................22 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................................................ 24 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu ............................................................. 24 2.2.2 Phương pháp phân tích đánh giá ........................................................ 24 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU ......... 26 3.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU....................................................................... 27 3.2.1 Chức năng ........................................................................................... 27 3.2.2 Nhiệm vụ.............................................................................................28 3.2.3 Mục đích hoạt động.............................................................................28 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN CỦA CÔNG TY TNHH TIN HỌC CHÂU...........................................................................28 3.3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty.......................................................................28 3.3.2 Nhiệm vụ các phòng ban của Công ty................................................28 3.3.3 Tình hình lao động tại Công ty...........................................................30 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU...............................................................................................................30 iv 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán............................................................. 30 3.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận ......................................... 31 3.4.3 Chế độ kế toán .................................................................................... 33 3.4.4 Hình thức ghi sổ kế toán ..................................................................... 33 3.4.5 Phương pháp kế toán khác..................................................................33 3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU TRONG 3 NĂM 2011, 2012, 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014 ............................................................................................. 34 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU .......................................................... 37 3.6.1 Thuận lợi............................................................................................. 37 3.6.2 Khó khăn.............................................................................................37 3.6.3 Phương hướng hoạt động ................................................................... 38 4.1 TỔNG QUAN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU....................................39 4.1.1 Hình thức tính lương...........................................................................39 4.1.2 Phương pháp trả lương........................................................................39 4.1.3 Các khỏan trích theo lương.................................................................39 4.2 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU...............................................................................................................40 4.2.1 Chứng từ kế toán.................................................................................40 4.2.2 Sổ sách kế toán....................................................................................41 4.2.3 Hệ thống tài khoản..............................................................................41 4.2.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán tiền lương.......43 4.2.5 Nghiệp vụ kế toán tiền lương thực tế phát sinh..................................44 4.2.6 Kế toán tổng hợp.................................................................................48 4.2.7 Kế toán chi tiết....................................................................................49 4.2.8 Nhận xét về công tác kế toán tiền lương tại Công ty..........................49 4.3 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU..........................................................................................56 4.3.1 Chứng từ kế toán.................................................................................56 v 4.3.2 Sổ sách kế toán....................................................................................56 4.3.3 Hệ thống tài khoản..............................................................................56 4.3.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán các khoản trích theo lương....................................................................................................58 4.3.5 Nghiệp vụ kế toán các khoản trích theo lương thực tế phát sinh...............................................................................................................59 4.3.6 Kế toán tổng hợp.................................................................................63 4.3.7 Kế toán chi tiết....................................................................................64 4.3.8 Nhận xét về công tác kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty..................................................................................................................76 4.4 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU.................................................................................................77 4.4.1 Phân tích tình hình biến động chi phí lương .......................................77 4.4.2 Phân tích tình hình thực hiện quỹ lương kế hoạch..............................78 5.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU .............................................................................................................. 80 5.1.1 Ưu điểm .............................................................................................. 80 5.1.2 Nhược điểm ........................................................................................ 81 5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU ...........................................................................................................82 5.2.1 Giải pháp hoàn thiện chế độ kế toán...................................................83 5.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán................................................83 6.1 KẾT LUẬN................................................................................................ 85 6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................... 85 vi DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Tỷ lệ trích lập các khoản trích theo lương áp dụng theo giai đoạn năm 2010 – 2011..............................................................................................12 Bảng 2.2 Tỷ lệ trích lập các khoản trích theo lương áp dụng theo giai đoạn năm 2012 - 2013...............................................................................................12 Bảng 2.3 Tỷ lệ trích lập các khoản trích theo lương áp dụng theo giai đoạn năm 2014 trở về sau.........................................................................................12 Bảng 3.1 Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tin học Á Châu trong giai đoạn 2011 – 2013...................................................................35 Bảng 3.2 Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tin học Á Châu trong giai đoạn 6 tháng đầu năm 2013 và 2014......................................35 Bảng 4.1 Bảng tổng hợp tiền lương.................................................................48 Bảng 4.2 Bảng tổng hợp các khoản trích theo lương.......................................63 Bảng 4.3 Tình hình biến động chi phí lương của Công ty TNHH Tin học Á Châu qua 3 năm 2011-2013..........................................................................77 Bảng 4.4 Tình hình thực hiện quỹ lương kế hoạch của Công ty TNHH Tin học Á Châu trong 3 năm 2011-2013.......................................................................78 vii DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương....................................20 Hình 2.2 Sơ đồ hạch toán tiền lương................................................................21 Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tin học Á Châu.......................29 Hình 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu................30 Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung tại Công ty TNHH Tin học Á Châu......................................................................34 Hình 4.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương tại Công ty...........45 Hình 4.2 Trích sơ đồ chữ T tài khoản tiền lương.............................................55 Hình 4.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty.............................................................................................................60 Hình 4.4 Trích sơ đồ chữ T các tài khoản trích theo lương.............................75 viii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế KPCĐ Kinh phí công đoàn BHTN Bảo hiểm thất nghiệp LĐ Lao động TLBQ Tiền lương bình quân QLKD Quản lý kinh doanh DN Doanh nghiệp ix CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Nền kinh tế nước ta đang chuyển mình từng bước cùng với sự cạnh tranh gay gắt của thị trường, muốn đứng vững và phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nỗ lực trong việc hoàn thiện bộ máy quản lý, bộ máy kế toán cũng như liên tục tìm tòi, nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước nhằm đề ra những chiến lược kinh doanh phù hợp để có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, đáp ứng nhu cầu khách hàng nhằm mang lại lợi nhuận cao. Trong các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, yếu tố con người luôn được đặt ở một trong những vị trí hàng đầu, bởi nếu muốn thực hiện quá trình kinh doanh thì vấn đề lao động là rất quan trọng. Tiền lương là chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho người lao động để bù đắp sức lao động mà họ đã bỏ ra. Ngoài tiền lương doanh nghiệp còn phải tính vào chi phí Quản lý kinh doanh một bộ phận chi phí bao gồm các khoản trích theo lương: Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm xã hội (BHXH), Kinh phí công đoàn (KPCĐ), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Đó là các khoản phúc lợi mà người lao động được nhận từ doanh nghiệp. Đối với người lao động tiền lương có một ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi nó là nguồn thu nhập chủ yếu giúp họ đảm bảo cuộc sống của bản thân và gia đình. Do đó tiền lương có thể là động lực thúc đẩy chất lượng lao động nếu người lao động được trả đúng theo sức lao động họ đóng góp, nhưng cũng có thể làm giảm chất lượng lao động khiến cho quá trình kinh doanh không đạt hiệu quả nếu tiền lương được trả thấp hơn sức lao động của người lao động đã bỏ ra. Vì vậy, tất cả các hoạt động kế toán liên quan đến chi phí lương và các khoản trích theo lương rất quan trọng, bởi nó hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức sử dụng lao động hợp lý và tính đúng thù lao của người lao động, thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương kịp thời sẽ kích thích người lao động quan tâm đến thời gian và chất lượng lao động, từ đó nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Ngoài ra, nó còn giúp doanh nghiệp thực hiện tốt nghĩa vụ của mình đối với ngân sách Nhà nước. 1 Trên cơ sở đó, em quyết định chọn đề tài “Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu” làm luận văn tốt nghiệp của mình. 1.2 MỤC TIÊU NGIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích thực trạng công tác kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty, từ đó rút ra những mặt tích cực và hạn chế của Công ty nhằm mục đích đề xuất các giải pháp giúp hoàn thiện tốt công tác tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể Xem xét chứng từ sổ sách của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty có đúng với quy định của Bộ Tài Chính hay không; cách tính lương và các khỏan trích theo lương, các chế độ chi trả cho người lao động có thực hiện theo Bộ luật lao động và các Thông tư, Nghị định liên quan hay không; tình hình thực hiện quỹ lương kế hoạch của Công ty như thế nào. Từ đó thấy được những mặt tích cực Công ty đạt được cũng như những hạn chế mà Công ty mắc phải và đề xuất những giải pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác tiền lương và các khỏan trích theo lương tại Công ty. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Về không gian Đề tài được thực hiện dựa trên số liệu thu thập được tại Công ty TNHH Tin học Á Châu. Trụ sở tại: số 41, đường Lý Tự Trọng, phường An Phú, quận Ninh Kiều, TP.Cần Thơ. 1.3.2 Về thời gian - Thời gian thực hiện đề tài là thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tin học Á Châu từ 11/08/2014 đến 17/11/2014. - Các số liệu được sử dụng trong luận văn giai đoạn năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 do Công ty cung cấp. - Đề tài lấy số liệu từ ngày 01/01/2014 đến ngày 30/6/2014 của Công ty. 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu Để thực hiện đề tài “Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu”với mục đích chính là nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty, tác giả tập trung vào nghiên cứu đối tượng chính là thông tin về việc thực hiện công tác kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương, bao gồm các số liệu, chứng từ, sổ sách...về tình hình lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương và quỹ tiền lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu. 3 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1 Những vấn đề cơ bản về tiền lương 2.1.2.1 Khái niệm tiền lương “Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận. Tiền lương bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Mức lương của người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định. Tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào năng suất lao động và chất lượng công việc. Người sử dụng lao động phải bảo đảm trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.” (Bộ Luật Lao Động số 10/2012/QH13, Điều 90, chương VI). 2.1.2.2 Bản chất tiền lương Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp, đồng thời tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động). Trong đó, lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người, sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của con người. Để đảm bảo tiến hành liên tục quá trình sản xuất, trước hết cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa là công sức mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động. Tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, tuân theo quy luật cung – cầu và pháp luật của nhà nước. 2.1.2.3 Chức năng của tiền lương Chức năng thước đo giá trị sức lao động: Tiền lương biểu thị giá cả sức lao động có nghĩa là nó là thước đo để xác định mức tiền công các loại lao động, là căn cứ để thuê mướn lao động, là cơ sở để xác định đơn giá sản phẩm. Chức năng tái sản xuất sức lao động: Thu nhập của người lao động dưới hình thức tiền lương được sử dụng một phần đáng kể vào việc tái sản xuất giản đơn sức lao động mà họ đã bỏ ra trong quá trình lao động nhằm mục đích duy 4 trì năng lực làm việc lâu dài và có hiệu quả cho quá trình sau. Tiền lương của người lao động là nguồn sống chủ yếu không chỉ của người lao động mà còn phải đảm bảo cuộc sống của các thành viên trong gia đình họ. Như vậy tiền lương cần phải bảo đảm cho nhu cầu tái sản xuất mở rộng cả về chiều sâu lẫn chiều rộng sức lao động. Chức năng kích thích lao động: Trả lương một cách hợp lý và khoa học sẽ là đòn bẩy quan trọng hữu ích nhằm kích thích người lao động làm việc một cách hiệu quả. Chức năng tích lũy: Tiền lương trả cho người lao động phải đảm bảo duy trì được cuộc sống hàng ngày trong thời gian làm việc và còn dự phòng cho cuộc sống lâu dài khi họ hết khả năng lao động hay gặp rủi ro. Chức năng công cụ quản lý của Nhà nước: Tiền lương với chế độ của nó là những đảm bảo có tính chất pháp lý của Nhà nước buộc người sử dụng lao động phải trả theo công việc đã hoàn thành của người lao động, đảm bảo quyền lợi tối thiểu mà họ được hưởng qua mức lương tối thiểu. Từ đó mới phát huy được chức năng kích thích người lao động, căn cứ vào yêu cầu cơ bản này thông qua thực hiện tình hình kinh tế xã hội mà Nhà nước đặt ra chế độ tiền lương phù hợp, như một văn bản bắt buộc đối với người sử dụng lao động. Các cơ sở sản xuất kinh doanh lấy một phần thu nhập của mình để trả lương. Chính vì điều này người sử dụng lao động phải biết tiết kiệm sức lao động cũng như những chi phí khác. 2.1.2.4 Nguyên tắc tổ chức tiền lương Người sử dụng lao động và người lao động thỏa thuận với nhau những quyền lợi và nghĩa vụ của đôi bên thông qua hợp đồng lao động. Điều 94, chương VI của Bộ Luật Lao Động số 10/2012/QH13 quy định rằng: “Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức trả lương theo thời gian, sản phẩm hoặc khoán. Hình thức trả lương đã chọn phải được duy trì trong một thời gian nhất định; trường hợp thay đổi hình thức trả lương, thì người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động biết trước ít nhất 10 ngày.” Tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào năng suất lao động và chất lượng công việc và phải đảm bảo 4 nguyên tắc sau: 5 - Áp dụng trả lương ngang nhau cho lao động cùng một đơn vị sản xuất kinh doanh, không phân biệt tuổi tác, dân tộc, giới tính. - Đảm bảo tốc độ tăng năng suất lao động lớn hơn tốc độ tăng tiền lương. - Đảm bảo mối tương quan hợp lý về tiền lương giữa những người làm nghề khác nhau trong các lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân. - Đảm bảo tiền lương thực tế tăng khi tăng tiền lương danh nghĩa. 2.1.2.5 Phương pháp tính lương Căn cứ Bộ luật Lao động ngày 18 tháng 6 năm 2012 thì tiền lương trả cho người lao động được tính theo chế độ cấp bậc. Tiền lương cấp bậc là tiền lương áp dụng cho công nhân căn cứ trên số lượng và chất lượng lao động. Theo chế độ này doanh nghiệp phải áp dụng hoặc vận dụng các thang lương, mức lương hiện hành của nhà nước. - Thang lương: là biểu hiện xác định quan hệ tỷ lệ về tiền lương theo trình tự và theo cấp bậc giữa các công nhân cùng nghề hoặc nhiều nghề giống nhau. Mỗi thang lương đều có hệ số cấp bậc và tỷ lệ tiền lương ở các cấp bậc khác nhau so với lương tối thiểu. - Mức lương: là lượng tiền trả cho người lao động cho một đơn vị thời gian (giờ, ngày, tháng...) phù hợp với các cấp bậc trong thang lương. Thông thường nhà nước chỉ quy định mức lương bậc I hoặc mức lương tối thiểu với hệ số lương của cấp bậc tương ứng. - Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật là quy định về mức độ phức tạp của công việc và yêu cầu về trình độ lành nghề của công nhân ở một bậc nào đó phải biết gì về mặt chuyên môn và phải làm được gì về mặt thực hành. Ngoài ra, cán bộ quản lý trong doanh nghiệp được thực hiện chế độ tiền lương theo chức vụ thông qua các bảng lương chức vụ do nhà nước quy định. Bảng lương chức vụ quy định các nhóm chức vụ, bậc lương, hệ số lương và mức lương cơ bản. 6 Theo quy định hiện hành tại Nghị định 66/2013/ NĐ-CP, mức lương tối thiểu chung áp dụng chính thức kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2013 là 1.150.000 đồng/người/tháng. 2.1.2.6 Hình thức trả lương theo thời gian Điều 7, Nghị định số 114/2002/NĐ-CP quy định cụ thể như sau: “Tiền lương theo thời gian (theo tháng, theo tuần, theo ngày hoặc theo giờ), áp dụng đối với những người làm công tác quản lý, chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ; những người làm các công việc theo dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị và những người làm các công việc mà trả lương thời gian có hiệu quả hơn các hình thức trả lương khác.” - Ưu điểm: đơn giản, dễ tính toán. - Nhược điểm: chưa chú ý đến chất lượng lao động, đồng thời chưa gắn với kết quả lao động cuối cùng, do đó không có khả năng kích thích người lao động tăng NSLĐ. Nên hình thức tiền lương theo thời gian không mang lại cho người lao động sự quan tâm đầy đủ đối với thành quả lao động của mình, không tạo điều kiện thuận lợi để uốn nắn kịp thời những thái độ sai lệch và không khuyến khích họ nghiêm chỉnh thực hiện chế độ tiết kiệm thời gian, vật tư trong quá trình công tác. - Hình thức này được áp dụng đối với những công việc chưa định mức được, công việc tự động hóa cao, đòi hỏi chất lượng cao. - Các hình thức trả lương theo thời gian: tiền lương trả theo thời gian có thể thực hiện tính theo thời gian giản đơn hay tính theo thời gian có thưởng. a. Trả lương theo thời gian giản đơn: tính theo thời gian làm việc và đánh giá lương thời gian. Tiền lương theo thời gian giản đơn = Lương cơ bản + Phụ cấp theo chế độ hoàn thành công việc và đạt yêu cầu + Tiền lương tháng: 7 Là tiền lương đã được quy định sẵn đối với từng bậc lươngtrong các tháng lương, được tính và trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồnglao động. Lương tháng tương đối ổn định và được áp dụng khá phổ biến nhất đốivới công nhân viên chức. Lương Mức lương căn bản * (Hệ số lương +∑ HS phụ cấp) Số ngày x làm việc tháng = thực tế 26 ngày t t h h b. Trả lương theo thời gian có thưởng á á n thức trả lương theo thời gian giản đơn kết hợp với chế độntiền Là hình g lương tronggsản xuất kinh doanh như: thưởng do nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng NSLĐ, tiết kiệm nguyên vật liệu,… nhằm khuyến khích người lao động hoàn thành tốt các công việc được giao. Trả lương theo thời gian có thưởng = Trả lương theo thời gian giản đơn + Các khoản tiền thưởng c. Trả lương làm thêm giờ Theo Thông tư 13/2003/TT-BLĐTBXH hướng dẫn NĐ 114/2002/NĐCP về tiền lương đối với người lao động làm việc trong DN hoạt động theo Luật doanh nghiệp: “Theo khoản 1, 2 và 3, Điều 10, Nghị định số 114/2002/NĐ-CP được quy định cụ thể như sau: Đối với lao động trả lương theo thời gian, nếu làm thêm ngoài giờ tiêu chuẩn thì doanh nghiệp phải trả lương làm thêm giờ theo cách tính sau: Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương thực trả * 150% hoặc 200% hoặc 300% * số giờ làm thêm Trong đó: 8 - Tiền lương giờ thực trả được xác định trên cơ sở tiền lương thực trả của tháng mà người lao động làm thêm giờ (trừ tiền lương làm thêm giờ, tiền lương trả thêm khi làm việc vào ban đêm, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác không có tính chất lương) chia cho số giờ thực tế làm việc trong tháng (không kể số giờ làm thêm) nhưng không quá 208 giờ, đối với công việc có điều kiện lao động, môi trường lao động bình thường hoặc 156 giờ, đối với công việc có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm. Trường hợp trả lương ngày, thì tiền lương giờ thực trả được xác định trên cơ sở tiền lương thực trả của ngày làm việc đó (trừ tiền lương làm thêm giờ, tiền lương trả thêm khi làm việc vào ban đêm, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác không có tính chất lương) chia cho số giờ thực tế làm việc trong ngày (không kể số giờ làm thêm) nhưng không quá 8 giờ, đối với công việc có điều kiện lao động, môi trường lao động bình thường hoặc 6 giờ, đối với công việc có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; - Mức 150%, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày thường; - Mức 200%, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần quy định tại Điều 72 của Bộ Luật Lao động; - Mức 300%, áp dụng đối với giờ làm thêm vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương (trong mức 300% này đã bao gồm tiền lương trả cho thời gian nghỉ được hưởng nguyên lương theo điều 73, 74, 75 và 78 của Bộ Luật Lao động); - Thời giờ làm thêm được quy định tại Nghị định số 109/2002/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2002 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 195/CP ngày 31 tháng 12 năm 1994 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ Luật Lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi. Trường hợp làm thêm giờ nếu được bố trí nghỉ bù những giờ làm thêm thì doanh nghiệp chỉ phải trả phần chênh lệch 50% tiền lương giờ thực trả của công việc đang làm, nếu làm thêm giờ vào ngày bình thường; 100%, nếu làm thêm giờ vào ngày nghỉ hằng tuần; 200%, nếu làm thêm giờ vào ngày lễ, ngày nghỉ có hưởng lương.” 9 2.1.2 Các khoản trích theo lương, tiền thưởng và phụ cấp 2.1.2.1 Các khoản trích theo lương Song song với tiền lương là các khoản trích theo lương. Đây là những quỹ xã hội hình thành từ nguồn đóng góp của người lao động và người sử dụng lao động nhằm trợ cấp cho người lao động và đối tượng gặp rủi ro. Chính sách bảo hiểm thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đến từng thành viên trong xã hội. Kế toán các khoản trích theo lương là nhằm phản ánh tình hình trích, nộp, thanh toán các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ giữa doanh nghiệp với người lao động, với cơ quan chức năng về BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ trong kỳ kế toán. Các khoản trích theo lương người lao động áp dụng từ 01/01/2014 theo quy định bao gồm 4 khoản trích: BHXH, BHTN, BHYT và KPCĐ. Căn cứ để trích các khoản này là dựa vào tiền lương cơ bản người lao động. a. Bảo hiểm xã hội “BHXH là sự tổ chức bảo đảm bù đắp hoặc thay thế một phần thu nhập cho người lao động khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập từ nghề nghiệp do bị giảm hoặc mất khả năng lao động hoặc sức lao động không được sử dụng, thông qua việc hình thành và sử dụng một quỹ tài chính do sự đóng góp của các bên tham gia BHXH và các nguồn thu hợp pháp khác, nhằm góp phần đảm bảo an toàn kinh tế cho người lao động và gia đình họ; đồng thời góp phần bảo đảm an toàn xã hội.” (Trích TS. Mạc Tiến Anh, Một số vấn đề cơ bản về kinh tế bảo hiểm.) b. Bảo hiểm y tế “Bảo hiểm y tế là hình thức bảo hiểm được áp dụng trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, không vì mục đích lợi nhuận, do Nhà nước tổ chức thực hiện và các đối tượng có trách nhiệm tham gia theo quy định của Luật BHYT.” (Luật BHYT, khoản 1, Điều 2). c. Kinh phí công đoàn 10 Kinh phí công đoàn là một tổ chức đoàn thể đại diện cho người lao động nói lên tiếng nói chung của người lao động, đứng ra bảo vệ quyền lợi của mình đồng thời công đoàn là người trực tiếp hướng dẫn, điều khiển thái độ người lao động với công việc, với người sử dụng lao động. Kinh phí công đoàn được hình thành dưới sự trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh hàng tháng của đơn vị theo tỷ lệ nhất định trên tổng số lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong kỳ. Số KPCĐ được phân cấp quản lý và chi tiêu theo chế độ, một phần nộp lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên và một phần để lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. Theo quy định tại NĐ 191/2013/NĐ-CP ban hành ngày 21/11/2013 chính thức có hiệu lực ngày 10/1/2014 thì không phân biệt doanh nghiệp có hay không có tổ chức công đoàn đều phải thực hiện nộp kinh phí công đoàn 2%. d. Bảo hiểm thất nghiệp Bảo hiểm thất nghiệp được hiểu là giải pháp nhằm khắc phục hậu quả của tình trạng thất nghiệp, giúp người thất nghiệp tạm thời đảm bảo cuộc sống và tìm kiếm việc làm thông qua việc tạo lập và sử dụng một quỹ tiền tệ tập trung. Quỹ này được hình thành do sự đóng góp của người lao động và người sử dụng lao động, có sự hỗ trợ của Nhà nước, được sử dụng để trả trợ cấp cho người thất nghiệp, cũng như tiến hành các biện pháp nhằm nhanh chóng giúp người thất nghiệp có được việc làm mới. Theo công ước số 102 của ILO, bảo hiểm thất nghiệp là 1 trong 9 nhánh của bảo hiểm xã hội. Việc chi trả trợ cấp thất nghiệp nhằm hỗ trợ một phần thu nhập cho người lao động bị mất việc làm và giúp họ có điều kiện học nghề, tạo cơ hội tiếp tục tham gia thị trường lao động. Dưới đây là tỷ lệ trích các khoản trích theo lương trong giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2014 theo quy định của Nhà nước: 11 Đơn vị tính: % Tên quỹ Doanhnghiệp Người lao động Cộng BHXH BHYT BHTN KPCĐ Cộng 16 3 1 2 22 6 1,5 1 0 8,5 22 4,5 2 2 30,5 Bảng 2.1 Tỷ lệ trích lập các khoản trích theo lương áp dụng theo giai đoạn năm 2010 – 20111 (Nguồn: Luật BHXH) Đơn vị tính: % Tên quỹ Doanhnghiệp Người laođộng Cộng BHXH BHYT BHTN KPCĐ Cộng 17 3 1 2 23 7 1,5 1 0 9,5 24 4,5 2 2 32,5 Bảng 2.2 Tỷ lệ trích lập các khoản trích theo lương áp dụng theo giai đoạn năm 2012 – 2013 (Nguồn: Luật BHXH) Đơn vị tính: % Tên quỹ Doanhnghiệp Người lao động Cộng BHXH BHYT BHTN KPCĐ Cộng 18 3 1 2 24 8 1,5 1 0 10,5 26 4,5 2 2 34,5 Bảng 2.3 Tỷ lệ trích lập các khoản trích theo lương áp dụng theo giai đoạn năm 2014 trở về sau (Nguồn: Luật BHXH) 12 2.1.2.2 Tiền thưởng, phụ cấp a. Tiền thưởng “Tiền thưởng là khoản tiền mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất kinh doanh hằng năm và mức độ hoàn thành công việc của người lao động.” (Bộ Luật Lao Động số 10/2012/QH13, Điều 103, chương IV). Doanh nghiệp thực hiện việc trích thưởng từ lợi nhuận còn lại (sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ thuế với Nhà nước) để thưởng cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp từ một năm trở lên. Tiền thưởng là một loại kích thích vật chất có tác dụng rất tích cực đối với người lao động trong việc phấn đấu thực hiện công việc tốt hơn. Có các hình thức thưởng sau đây: + Thưởng năng suất, chất lượng: áp dụng khi người lao động thực hiện tốt hơn mức độ trung bình về số lượng, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. + Thưởng tiết kiệm: áp dụng khi người lao động sử dụng tiết kiệm các loại vật tư, nguyên liệu, có tác dụng giảm giá thành sản phẩm dịch vụ mà vẫn đảm bảo chất luợng theo yêu cầu. + Thưởng sáng kiến: áp dụng khi người lao động có các sáng kiến, cải tiếnkỹ thuật, tìm ra các phương pháp mới có tác dụng làm nâng cao NSLĐ, giảm giá thành hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ. + Thưởng theo kết quả hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp: áp dụng khi doanh nghiệp làm ăn có lời, người lao động trong doanh nghiệp sẽ đượcchia một phần tiền lời dưới dạng tiền thưởng. Hình thức này được áp dụng trả cho nhân viên vào cuối quý, sau nửa năm hoặc cuối năm tùy theo cách thức tổng kết hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Thưởng tìm được nơi cung ứng, tiêu thụ, ký kết được hợp đồng mới: áp dụng cho các nhân viên tìm thêm được các địa chỉ tiêu thụ mới, giới thiệu khách hàng, ký kết thêm được hợp đồng cho doanh nghiệp hoặc có các hoạt động khác có tác dụng làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. 13 + Thưởng đảm bảo ngày công: áp dụng khi người lao động làm việc với số ngày công vượt mức quy định của doanh nghiệp. + Thưởng về lòng trung thành, tận tâm với doanh nghiệp: áp dụng khi người lao động có thời gian phục vụ trong doanh nghiệp vượt quá một thời gian nhất định, ví dụ 25 năm hoặc 30 năm, hoặc khi người lao động có những hoạt động rõ ràng đã làm tăng uy tín của doanh nghiệp. b. Phụ cấp Theo nghị định 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 thì chế độ phụ cấp lương gồm có: + Phụ cấp khu vực: áp dụng người làm việc ở vùng xa xôi hẻo lánh, khí hậu xấu, gồm có 7 mức 0,1; 0,2; 0,3; 0,4; 0,5; 0,7 và 1 so với lương căn bản. + Phụ cấp trách nhiệm công việc: áp dụng đối với thành viên chuyên trách trong hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát và những người làm một số công việc đòi hỏi trách nhiệm cao hoặc phải đảm nhiệm công tác quản lý thuộc chức danh lãnh đạo, gồm 4 mức: 0,1; 0,2; 0,3 và 0,5 so với lương căn bản. + Phụ cấp độc hại, nguy hiểm: áp dụng đối với những người làm nghề hoặc công việc có điều kiện lao động độc hại, nguy hiểm, đặc biệt độc hại mà chưa xác định trong mức lương, gồm 4 mức: 0,1; 0,2; 0,3 và 0,4 so với lương căn bản. + Phụ cấp lưu động: áp dụng với những người làm nghề hoặc công việc thường xuyên thay đổi địa điểm làm việc và nơi ở, gồm 3 mức: 0,2; 0,4 và 0,6 so với lương căn bản. + Phụ cấp thu hút: áp dụng với những người đến làm việc ở vùng kinh tế mới, chính sách kinh tế và đảo xa đất liền có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn, gồm có 4 mức: 20%; 30%; 50% và 70% lương cấp bậc thời gian hưởng từ 3- 5 năm. 2.1.3 Tổ chức hạch toán kế toán về tiền lương và các khoản trích theo lương 14 2.1.3.1 Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương a. Yêu cầu - Nắm vững các Thông tư, Nghị định, Bộ Luật lao động và các văn bản pháp luật quy định khác có liên quan đến tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương, đồng thời phải luôn cập nhật nhưng quy định đổi mới sửa đổi qua mỗi năm. - Biết cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, thu nhập và các khoản khấu trừ. - Hiểu biết các yếu tố có ảnh hưởng đến nghiệp vụ nhân sự và tính lương của doanh nghiệp ví dụ như: kì tính lương, số ngày/giờ làm việc trong tháng, cách tính lương có thay đổi trong kì, mức bảo hiểm phải đóng bắt buộc, các thông số thuế TNCN… b. Nhiệm vụ - Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động . - Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động. - Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ. Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ. - Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh - Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, NHTN, KPCĐ. 2.1.3.2 Chứng từ kế toán 15 Hệ thống chứng từ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 14/09/2006 đã được sửa đổi theo TT 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011, các chứng từ ban đầu dùng trong hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động, tiền lương gồm các biểu mẫu sau: - Mẫu số 01a – LĐTL: Bảng chấm công - Mẫu số 01b – LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ - Mẫu số 02 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương - Mẫu số 03 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng - Mẫu số 04 – LĐTL: Giấy đi đường - Mẫu số 05 – LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành - Mẫu số 06 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ - Mẫu số 07 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài - Mẫu số 08 – LĐTL: Hợp đồng giao khoán - Mẫu số 09 – LĐTL: Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán - Mẫu số 10 – LĐTL: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương - Mẫu số 11 – LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Ngoài ra, tùy theo đặc điểm và yêu cầu quản lý, một số doanh nghiệp còn xây dựng thêm “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Danh sách người lao động hưởng BHXH”, “Biên bản điều tra tai nạn lao động”, ... 2.1.3.3 Sổ sách kế toán Việc tổ chức hạch toán và ghi sổ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tùy thuộc vào hình thức ghi sổ mà doanh nghiệp lựa chọn. 16 Đối với doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC thì áp dụng một trong 4 hình thức kế toán sau: + Hình thức kế toán Nhật ký chung + Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ + Hình thức kế toán trên máy vi tính Trong đó, hình thức thức kế toán trên máy vi tính thực chất là sự vận dụng một trong 4 hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức trên. 2.1.3.4 Quy trình thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hàng ngày tổ trưởng (phòng, ban, nhóm,…) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các ký hiệu quy định trong Bảng chấm công. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quanvề bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra, đối chiếu để biết thời gian lao động cũng như số ngày công của người lao động nhằm quy ra công để tính lương và các khoản trích theo lương, sau đó chuyển Bảng thanh toán tiền lương cho kế toán trưởng duyệt và tiếp tục chuyển đến cho phòng Giám đốc kí duyệt, kế toán tiền lương lập phiếu chi dựa trên Bảng thanh toán tiền lương đã có đủ chữ ký và thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi xuất quỹ trả lương cho người lao động. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải ký trực tiếp vào cột “Ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay. 2.1.3.5 Kế toán tổng hợp  Tài khoản sử dụng Tài khoản 334 – Phải trả người lao động Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, 17 tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động. Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác đã ứng, trả cho nhân viên. - Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của nhân viên. Bên Có: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải trả cho nhân viên. Số dư Có: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả. Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên, có thể có Số dư Nợ, nhưng rất ít trường hợp số tiền đã trả, đã thanh toán lớn hơn số tiền phải trả, phải thanh toán cho công nhân viên. Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác Phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ của đơn vị. Bên Nợ: - Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào tài khoản liên quan theo quyết định trong biên bản xử lý - BHXH phải trả cho người lao động. - Số BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ đã nộp cho cơ quan cấp trên - Các khoản khác đã trả đã nộp Bên Có: 18 - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết. - Giá trị tài sản thừa phải trả theo quyết định ghi trong ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân - Trích BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ vào chi phí SXKD. - Khoản người lao động phải nộp về tiền nhà, điện, nước đối với ở tập thể. - Trích BHXH, BHTN, BHYT trừ vào lương của người lao động. - Các khoản phải trả khác. Số dư Có: - Số tiền còn phải trả phải nộp. - BHXH, BHYT, BHTN nộp chưa đủ cho cấp trên hoặc sổ quỹ để lại cho đơn vị chi chưa hết - Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác có thể có Số dư Nợ, phản ánh số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp. TK 338 có các TK cấp 2 như sau: TK 3382 : Kinh phí công đoàn (KPCĐ) TK 3383 : Bảo hiểm xã hội (BHXH) TK 3384 : Bảo hiểm y tế (BHYT) TK 3389 : Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) 19 TK 334 TK 338(2, 3, 4, 9) TK 154, 6421, 6422 Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh BHXH phải trả thay lương cho người lao động TK 334 TK 111, 112 Nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho cơ quan quản lý cấp trên hay chi quỹ Khấu trừ lương tiền nộp hộ BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động Hình 2.1 Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương (Nguồn:Chế độ kế toán Việt Nam, 2006) 20 TK 334 TK 511, 512 TK 353 Trả lương cho người lao động bằng sản phẩm , hàng hóa TK 138, 141 Tiền thưởng cho người lao động Các khoản khấu trừ vào tiền lương, thu nhập của người lao động TK 3383 BHXH phải trả thay lương TK 154, 6421, 6422 TK 3335 Thuế TNCN khấu trừ vào tiền lương Tiền lương nghỉ phép TK 335 Trích lương nghỉ phép TK 111, 112 Ứng trước, thanh toán tiền lương người lao động Tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động TK 338 BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ khấu trừ vào lương Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh Hình 2.2 Sơ đồ hạch toán tiền lương (Nguồn:Chế độ kế toán Việt Nam, 2006) 21 2.1.4 Phân tích tình hình quỹ tiền lương tại Công ty 2.1.4.1 Khái niệm “Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Thành phần quỹ lương bao gồm các khoản chủ yếu là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế làm việc (theo thời gian, theo sản phẩm...). Trong quan hệ với quá trình sản xuất kinh doanh, kế toán phân loại quỹ tiền lương của doanh nghiệp thành hai loại cơ bản: + Tiền lương chính: là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm nhiệm vụ chính đã được quy định, bao gồm tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất. + Tiền lương phụ: là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, đi học, tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất.” (T.S Nguyễn Văn Chiến, Lý luận chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp). - Theo Thông tư 18/2013/TT-BLĐTBXH: “Điều 5. Quỹ tiền lương kế hoạch 1. Quỹ tiền lương kế hoạch được xác định trên cơ sở số lao động kế hoạch (hoặc lao động định mức) và mức tiền lương bình quân kế hoạch theo quy định tại khoản 2 Điều này. 2. Mức tiền lương bình quân kế hoạch được xác định căn cứ vào mức tiền lương bình quân thực hiện của năm trước liền kề gắn với chỉ tiêu năng suất lao động và lợi nhuận kế hoạch so với thực hiện của năm trước liền kề theo nguyên tắc: năng suất lao động và lợi nhuận tăng thì tiền lương bình quân tăng; năng suất lao động và lợi nhuận giảm thì tiền lương bình quân giảm; không có lợi nhuận hoặc lỗ thì mức tiền lương bình quân bằng mức lương theo hợp đồng lao động bình quân. 22 Mức lương theo hợp đồng lao động bình quân là mức lương được tính bình quân các mức lương ghi trong hợp đồng lao động của người lao động căn cứ vào mức lương theo chức danh hoặc công việc trong thang lương, bảng lương (không bao gồm khoản phụ cấp và các khoản bổ sung khác) do công ty xây dựng theo quy định tại Điều 93 của Bộ luật lao động và Nghị định số 49/2013/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật lao động về tiền lương và hướng dẫn của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội.” - Từ đó ta có công thức xác địch tổng quỹ lương kế hoạch căn cứ vào số lao động và tiền lương bình quân của kỳ kế hoạch như sau: QLKH = SKH * Lbq Trong đó: QLKH : tổng quỹ lương kế hoạch SKH : số lao động của kỳ kế hoạch Lbq : lương bình quân của kỳ kế hoạch 2.1.4.2 Phân tích tình hình thực hiện quỹ tiền lương “Quỹ tiền lương trong doanh nghiệp cần được quản lý và kiểm tra một cách chặt chẽ đảm bảo việc sử dụng tiền lương một cách hợp lý và có hiệu quả. Quỹ tiền lương thực tế phải được thường xuyên đối chiếu với quỹ lương kế hoạch trong mối quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp trong kỳ đó nhằm phát hiện kịp thời các khoản tiền lương không hợp lý, kịp thời đề ra các biện pháp nhằm năng cao năng suất lao động, đảm bảo thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động, thực hiện nguyên tắc mức tăng năng suất lao động bình quân nhanh hơn mức tăng tiền lương bình quân góp phần hạ thấp chi phí trong sản xuất, hạ giá thành sản xuất, tăng tích lũy xã hội.” (Võ Văn Nhị và cộng sự, 2010, trang 148). Như vậy quản lý quỹ lương có vai trò rất quan trọng trong công tác tiền lương ở mỗi doanh nghiệp. Quản lý quỹ lương yêu cầu người thực hiện phải nghiên cứu kĩ tình hình đặc điểm của đơn vị mình để lựa chọn phương pháp xây dựng quỹ lương phù hợp. Việc xây dựng quỹ lương là rất quan trọng vì quỹ lương để trả cho người lao động được tính vào chi phí quản lý kinh doanh 23 của doanh nghiệp, chính vì vậy nếu quỹ lương xây dựng quá lớn sẽ làm cho chi phí tăng lên dẫn đến hiệu quả hoạt động không cao. Ngược lại nếu doanh nghiệp xây dựng quỹ lương quá thấp so với thực tế thì quỹ lương sẽ bị vượt chi, mức vượt chi quá lớn doanh nghiệp sẽ phải tìm giải pháp về nguồn vốn để chi trả cho người lao động, hoặc sẽ phải giảm tiền lương của người lao động. Khi tiền lương bị giảm xuống sẽ ảnh hưởng đến tâm lý người lao động dẫn đến giảm hiệu quả làm việc. Từ đó ta thấy được tầm quan trọng của việc xây dựng quỹ lương là rất lớn. 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu Thu thập số liệu thứ cấp thông qua: - Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014, các chứng từ, sổ sách và thông tin kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, thông tin nhân sự do phòng kế toán cung cấp. - Thông tin trên website Công ty: lịch sử hình thành, ngành nghề kinh doanh ... 2.2.2 Phương pháp phân tích đánh giá Thực tế có nhiều phương pháp phân tích số liệu khác nhau, tác giả dựa vào từng mục tiêu cụ thể mà sử dụng những phương pháp phù hợp. Đối với mục tiêu phân tích tình hình quỹ lương của Công ty được tiến hành theo phương pháp so sánh số tuyệt đối và tương đối. Phương pháp so sánh đòi hỏi các chỉ tiêu phải cùng điều kiện có tính so sánh được để xem xét đánh giá rút ra kết luận về hiện tượng quá trình kinh tế. Các điều kiện có thể so sánh được của các chỉ tiêu kinh tế như sau: + Phải thống nhất về nội dung phản ánh. + Phải thống nhất về phương pháp tính toán. + Số liệu thu thập được của các chỉ tiêu kinh tế phải cùng một khoảng thời gian tương ứng. 24 + Các chỉ tiêu kinh tế phải cùng đại lượng biểu hiện (đơn vị đo lường). - So sánh số tuyệt đối: số tuyệt đối là mức độ biểu hiện quy mô, khối lượng giá trị của một chỉ tiêu kinh tế nào đó trong thời gian và địa điểm cụ thể. Nó có thể tính bằng thước đo hiện vật, giá trị, giờ công. Số tuyệt đối là cơ sở để tính các trị số khác. Phương pháp so sánh số tuyệt đối là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế. Phương pháp này sử dụng để so sánh số liệu năm tính với số liệu năm trước của các chỉ tiêu xem có biến động hay không và tìm ra nguyên nhân của sự biến động để từ đó đề ra biện pháp khắc phục. Công thức: ∆Y =Y1- Y0 Trong đó: Y0: chỉ tiêu năm trước. Y1: chỉ tiêu năm sau. ∆Y: là phần chênh lệch tăng, giảm của các chỉ tiêu kinh tế. - So sánh số tương đối: là kết quả của phép chia giữa trị số của kỳ phân tích so với kỳ gốc của các chỉ tiêu kinh tế. Phương pháp này dùng để làm rõ tình hình biến động, mức độ biến động của các chỉ tiêu kinh tế trong thời gian nào đó. So sánh tốc độ tăng trưởng của chỉ tiêu giữa các năm và so sánh tốc độ tăng trưởng giữa các chỉ tiêu. Công thức: ∆Y = Y1  Y0 Y0 Trong đó: Y0: chỉ tiêu năm trước. Y1: chỉ tiêu năm sau. ∆Y: biểu hiện tốc độ tăng trưởng của các chỉ tiêu kinh tế. 25 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU Công ty TNHH Tin học Á Châu chính thức được thành lập từ năm 2002, là một công ty chuyên kinh doanh cung cấp các dịch vụ về desktop, laptop, notebook, máy tính để bàn, linh kiện máy tính, máy in, máy fax, máy chiếu, máy scan, máy ảnh kỹ thuật số, thiết bị mạng, các sản phẩm phần mềm và các thiết bị linh kiện điện tử khác với các thương hiệu nổi tiếng như HP, DELL, COMPAQ, IBM, ASUS, INTEL, GIGABYTE, ECS, KINGMAX, ... Các sản phẩm của công ty được cung cấp từ nhiều nguồn hàng khác nhau nhưng chủ yếu từ các nhà cung cấp ở Thành Phố Hồ Chí Minh, Trung Quốc và Mỹ nhằm đáp ứng xu hướng tiêu dùng và lựa chọn của khách hàng. Với nguồn sản phẩm mạnh được cung cấp từ nước ngoài, công ty đã tung ra thị trường nhiều mặt hàng chất lượng cao nên uy tín ngày càng được nâng cao. Với uy tín của mình về những mặt hàng về công nghệ thông tin và điện tử, Công ty còn có những môi giới mạnh từ các công ty khác cùng địa bàn thành phố như Trà Nóc, Ô Môn, Cái Răng, ... và từ các tỉnh lân cận thuộc đồng bằng sông Cửu Long như Kiên Giang, An Giang, Vĩnh Long, Đồng Tháp, Sóc Trăng, Bạc Liêu, Cà Mau, Bến Tre, ... giúp Công ty ngày càng phát triển và lớn mạnh. Công ty TNHH Tin học Á Châu luôn hoạt động với phương châm lấy uy tín, chất lượng và hậu mãi làm hàng đầu, sẵn sàng và hết lòng tận tụy phục vụ khách hàng.  Tên Công Ty: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Tin Học Á Châu.  Tên giao dịch: Asia Computer Co,. LTD.  Địa chỉ trụ sở chính: Số 41, đường Lý Tự Trọng, phường An Cư, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ.  Địa chỉ showroom: số 68, đường Lý Tự Trọng, phường An Cư, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ.  Số Fax: (84) 0710. 833 406 26  Số điện thoại: 0710.3832 022.  Mã số tài khoản: 10104699 - Ngân hàng Thương mại Cổ phần Á Châu.  Mã số thuế: 1800 457 284  Địa chỉ email: achaucantho68@gmail.com  Website: http://tinhocachau.com.vn/ Vào đầu năm 2012, công ty đã cho ra mắt người tiêu dùng một địa điểm giới thiệu sản phẩm của mình đặt tại Siêu Thị CARRING, đường Trần Văn Khéo. Đây là một trung tâm mua bán thật tiện lợi đối với người tiêu dùng. Với địa điểm nằm trong khu du lịch và mua sắm - Trung Tâm Triển Lãm Hội Chợ Quốc Tế Cần Thơ. Và đến năm 2012, khi siêu thị Big C khai trương tại Cần Thơ thì đồng thời Quầy bán hàng máy tính điện tử Á Châu cũng chính thức ra mắt người tiêu dùng tại lầu 1 Siêu thị Big C. 3.2 CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ MỤC ĐÍCH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 3.2.1 Chức năng - Cung cấp các sản phẩm máy tính, laptop, các thiết bị tin học hàng đầu của các nhãn hiệu nổi tiếng như: IBM, HP, COMPAQ, DELL, ACER,… - Cung cấp máy tính nguyên chiếc và linh kiện máy tính Đông Nam Á. - Thiết kế giải pháp mạng, cung cấp máy chủ (server) và các thiết bị mạng. - Thi công và bảo trì hệ thống mạng công nghiệp, mạng văn phòng, trường học và các hệ thống lan, games, internet… - Cung cấp các thiết bị văn phòng như: máy photo, máy fax, máy in,… 3.2.2 Nhiệm vụ - Thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, chăm lo đời sống tinh thần cho người lao động. - Xây dựng thương hiệu Á Châu thành thương hiệu mạnh. 27 - Nâng cao tinh thần tập thể, làm việc nhóm. - Tìm hiểu thị trường, nắm rõ thị phần, xác định nhu cầu của thị trường, phục vụ khách hàng trước và sau khi bán hàng. 3.2.3 Mục đích hoạt động Với tiêu chí phục vụ người tiêu dùng tại Việt Nam với chất lượng và giá cả hợp lý, chú trọng quan tâm về chất lượng sản phẩm và chăm sóc khách hang, là nhà phân phối và kinh doanh các sản phẩm tin học, công nghệ thông tin và kỹ thuật số… Trong tương lai công ty Á Châu tiếp tục đặt mục tiêu phục vụ khách hàng lên hàng đầu, từ đó làm tiêu chí hoạt động cho Công ty. 3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN CỦA CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 3.3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty (Xem trang 29) 3.3.2 Nhiệm vụ các phòng ban của Công ty Ban Giám đốc: gồm có Giám đốc và Phó Giám đốc, là những người lãnh đạo cao nhất, có quyền lực điều hành về mọi hoạt động của Công ty, trực tiếp quản lý Công ty theo chế độ thủ trưởng đơn vị, là pháp nhân trong mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật. Ban hành quy chế quản lý nội bộ Công ty. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty. Phòng kỹ thuật: có trách nhiệm kiểm tra bảo hành, cài đặt máy trước khi bán cho khách hàng theo hợp đồng đã ký và tiến hành chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật sau khi đã hoàn thành việc mua bán. Đồng thời cũng chịu trách nhiệm nhận và trả hàng bảo hành của khách hàng. Thiết kế đồ họa liên quan: website, software, banner, html, các thành phần của bộ xây dựng thương hiệu, hình ảnh, video, CSS... Hỗ trợ các phòng ban khác về các vấn đề chuyên môn kỹ thuật. 28 Ban Giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Bộ phận bán hàng Nhân viên Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tin học Á Châu (Nguồn: Phòng Kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu) Phòng kinh doanh: xây dựng các chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn. Tham mưu xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các dự án đầu tư. Kết hợp với các phòng ban khác trong Công ty triển khai các chính sách bán hàng và thực hiện các hoạt động marketing Phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng quý năm. Trên cơ sở đó dự lập báo cáo tổng kết kế hoạch quý năm, rút ra những mặt mạnh yếu tìm ra nguyên nhân để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. Thống kê, tổng hợp tình hình thực hiện công việc kinh doanh của Công ty và các công tác khác được phân công theo quy định. Phòng tài chính kế toán: Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty; hạch toán lỗ, lãi giúp cho ban giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận. Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính của Công ty, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho nhân viên theo phê duyệt của Giám đốc. Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty. Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ... trong Công ty và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc. Bộ phận bán hàng: nắm vững thông tin các mặt hàng kinh doanh tại Công ty về nguồn gốc, chất liệu, màu sắc, kiểu dáng, tính năng, dịch vụ chăm 29 sóc khách hàng... Có nhiệm vụ luôn giữ gìn hàng hoá, hướng dẫn khách hàng xem và kiểm tra sản phẩm đúng cách. Báo cáo ngay với cửa hàng trưởng khi phát hiện ra các hiện tượng mất mát. Kiểm kê hàng hoá thường xuyên, cân đối sổ sách – nộp tiền. Lập bảng kê đặt hàng căn cứ vào lượng hàng tồn và tốc độ tiêu thụ của từng mã hàng. 3.3.3 Tình hình lao động tại Công ty Trong 6 tháng đầu năm 2014, số lượng lao động bình quân của Công ty là 46 người, lao động trình độ cao đẳng chiếm tỉ trọng lớn trong cơ cấu lao động, còn lao động trình độ đại học và sau đại học chủ yếu làm việc ở phòng giám đốc và giữ những vị trí cao trong các phòng ban chủ chốt của công ty. Đa số lao động của Công ty có độ tuổi còn khá trẻ, họ là lực lượng lao động năng động, nhiệt tình và còn nhiều thời gian gắn bó với Công ty. Công ty vẫn chủ yếu kí kết các hợp đồng lao động thời vụ ngắn hạn với người lao động, đây cũng là một trong những nguyên nhân gây ra việc số lượng lao động không ổn định qua các năm, điều này gây khó khăn trong công tác quản lý và chi trả lương cho nhân viên. 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán, tiền lương Thủ quỹ Hình 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu) 30 3.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Kế toán trưởng: + Là người lãnh đạo của phòng, chịu trách nhiệm trước Công ty về tất cả hoạt động của phòng tài chính kế toán. + Tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới phù hợp với chủ trương, chiến lược phát triển của Công ty trong từng giai đoạn. + Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của phòng để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ đạt hiệu qủa cao nhất. + Lập các báo cáo tài chính, ký duyệt các chứng từ. + Tiến hành nộp thuế cho cơ quan thuế. + Thực hiện các công tác, nhiệm vụ khác do Giám đốc trực tiếp phân công. Kế toán tổng hợp: + Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp. + Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán chi tiết để phát hiện và điều chỉnh kịp thời các sai sót về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. + Lập báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản. + Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng và Giám đốc khi được yêu cầu. Kế toán bán hàng: + Phản ánh chi tiết khối lượng hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra, tồn kho cả về số lượng, chất lượng và giá trị. + Tính toán đúng đắn giá vốn của hàng hoá, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác nhằm xác định kết quả bán hàng. 31 + Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. + Lập hoá đơn bán hàng, hóa đơn thuế GTGT, phiếu thu, bảng kê bán hàng... + Kết hợp với phòng kinh doanh tham mưu cho Giám đốc các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. Kế toán thanh toán và tiền lương: + Căn cứ vào quy định của Công ty soạn thảo hợp đồng lao động, quản lý hợp đồng lao động. + Xây dựng quy chế lương, cách tính lương và thanh toán lương. + Quản lý và theo dõi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn. + Theo dõi các khoản tạm ứng thanh toán và đối chiếu công nợ, lập bảng thanh toán lương cho các phòng ban. + Hạch toán các bút toán liên quan đến thu chi tiền mặt, tiền gửi. + Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. + Theo dõi công nợ, tình hình thanh toán của khách hàng, các khoản phải thu và các khoản phải trả. Mở sổ chi tiết theo dõi các khoản nợ trong và ngoài Công ty. Thủ quỹ: + Quản lý thu chi tiền sau khi đã kiểm tra các chứng từ đã có đầy đủ điều kiện để thanh toán. + Liên quan chặt chẽ với kế toán thanh toán, hằng ngày thủ quỹ vào sổ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh có liên quan đến tài khoản tiền mặt và đối chiếu với số liệu của kế toán thanh toán. + Cập nhật đầy đủ, chính xác, kịp thời thu, chi, tồn quỹ tiền mặt vào Sổ quỹ để báo cáo khi cần cho Giám đốc. 32 3.4.3 Chế độ kế toán - Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/20062006 đã được sửa đổi theo TT 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011. - Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: tiền đồng Việt Nam. 3.4.4 Hình thức ghi sổ kế toán Hiện nay Công ty đang ứng dụng hình thức kế toán Nhật ký chung vào trong phần mềm kế toán. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào nghiệp vụ thực tế phát sinh tiến hành kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có làm cơ sở nhập liệu vào phần mềm kế toán và tiến hành in các chứng từ đã lập. Cùng lúc phần mềm sẽ cập nhật số liệu vào Sổ Nhật ký chung và sổ kế toán chi tiết các tài khoản kế toán liên quan. Sau đó số liệu cũng được ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Định kỳ cuối tháng, quý, năm kế toán sẽ thực hiện đối chiếu khớp đúng giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Cuối kì, kế toán trưởng tiến hành in bảng cân đối tài khoản và báo cáo tài chính theo quy định. Tất cả các chứng từ sẽ được tập hợp lưu giữ tại phòng kế toán tài chính Công ty. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung: (Xem trang 34) 3.4.5 Phương pháp kế toán khác - Phương pháp khấu hao TSCĐ: khấu hao theo đường thẳng. - Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 33 Chứng từ gốc Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình 3.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung tại Công ty TNHH Tin học Á Châu. (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu) 3.5 SƠ LƯỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU TRONG 3 NĂM 2011, 2012, 2013 VÀ 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2014 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty được thể hiện trong 2 bảng tóm tắt sau: 34 Đvt: 1.000 VNĐ Chỉ tiêu Tổng doanh thu Tổng chi phí Lợi nhuận trước thuế Thuế TNDN Lợi nhuận sau thuế Năm 2011 Năm 2012 72.607.416 70.214.639 2.392.777 598.194 1.794.582 88.547.787 83.977.999 4.569.788 1.142.447 3.427.341 Năm 2013 Chênh lệch 2012-2011 Chênh lệch 2013-2012 Số tiền % Số tiền % 75.464.472 15.940.371 22 (13.083.316) (15) 72.447.939 13.763.360 20 (11.530.061) (14) 3.016.533 2.177.012 91 (1.553.255) (34) 754.133 544.253 91 (388.314) (34) 2.262.400 1.632.759 91 (1.164.941) (34) Bảng 3.1 Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tin học Á Châu trong giai đoạn 2011 – 2013 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu) Đvt: 1.000 VNĐ Chỉ tiêu Tổng doanh thu Tổng chi phí Lợi nhuận trước thuế Thuế TNDN Lợi nhuận sau thuế 6/2013 6/2014 35.643.592 34.214.941 1.428.651 357.163 1.785.814 39.510.363 36.194.698 3.315.665 729.446 2.586.219 Chênh lệch 6/2013-6/2014 Số tiền % 3.866.772 11 1.979.758 6 1.887.014 132 372.284 104 800.405 45 Bảng 3.2 Tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tin học Á Châu trong giai đoạn 6 tháng đầu năm 2013 và 2014 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu) 35 Qua bảng tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của TNHH Tin học Á Châu trong giai đoạn năm 2011 – 2013. Chúng ta có thể nhận thấy doanh thu của Công ty trong 3 năm không ổn định. Cụ thể là tổng doanh thu năm 2012 tăng mạnh gần 16 tỷ đồng so với năm 2011 (22%) do tăng doanh thu thuần về bán hàng và dịch vụ, lý do là vì đầu năm 2012 Công ty mở rộng thị trường,cho ra mắt người tiêu dùng địa điểm giới thiệu sản phẩm của mình đặt tại Siêu Thị Best Carrings và khai trương showroom máy tính điện tử Á Châu tại lầu 1 Siêu thị Big C, hai chi nhánh này ký kết được nhiều hợp đồng khách hàng có giá trị lớn, đồng thời tình hình kinh tế ổn định nên kinh doanh thuận lợi hơn, đơn đặt hàng nhiều, số lượng bán ra tăng nhanh. Nhưng đến năm 2013 lại giảm hơn 13 tỷ (15%), doanh thu giảm chủ yếu là do doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm, nguyên nhân là do hai cửa hàng mở vào năm 2012 đã đóng cửa làm số lượng sản phẩm bán ra sụt giảm, ngoài ra vào năm 2013 hàng loạt thiết bị smartphone ra đời với nhiều chức năng hiện đại đã thu hút người tiêu dùng tạo nên sức ép cạnh tranh gay gắt cho Công ty. Về tình hình tổng chi phí của Công ty (bao gồm giá vốn hàng bán, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp và chi phí khác), năm 2012 tổng chi phí tăng hơn 13 tỉ so với năm 2011 (20%), lý do là vì Công ty đẩy mạnh chiến lược bán hàng, mở rộng mạng lưới liên kết, đẩy mạnh tiếp thị truyền thông, quảng bá, tuyển dụng thêm nhân sự dẫn đến việc tăng chi phí bán hàng và chi phí tiền lương cho người lao động, đồng thời chi phí quản lí doanh nghiệp cũng tăng cao do các hoạt động mua sắm, sửa chửa, bảo trì sản phẩm. Đến năm 2013 lại giảm 11,5 tỉ (14%), vì Công ty thu hẹp thị trường nên tiến hành cắt giảm nhân sự, mặc dù vậy nhưng mức tổng chi phí vẫn còn rất cao do vào tháng 7 Nhà nước thay đổi mức lương cơ bản cho người lao động, đồng thời Công ty vẫn chi khá nhiều chi phí vào các chiến lược marketing để nhằm nâng cao lợi nhuận, tuy nhiên lượng chi phí này là quá lớn đã làm cho lợi nhuận năm 2013 sụt giảm nghiêm trọng đến 34% so với năm 2012 mặc dù doanh thu chỉ giảm 15%. Tổng doanh thu và tổng chi phí không ổn định đã dẫn đến sự không ổn định của lợi nhuận sau thuế qua các năm, năm 2012 tăng lên 1,6 tỉ so với năm 2011 (91%), năm 2013 giảm gần 1,2 tỉ so với năm 2012 (34%). Lợi nhuận của Công ty chủ yếu là khoản đóng góp từ hoạt động kinh doanh, các khoản lợi nhuận khác không cao. Do Công ty sử dụng vốn vay ngắn hạn nhiều nên các khoản lợi nhuận từ hoạt động tài chính rất thấp. 36 Sáu tháng đầu năm 2014, có thể thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đang tiến triển khá tốt. Nhờ vào sự thành công của các chiến lược marketing vào năm 2013 đã giúp Công ty gia tăng các hợp đồng với khách hàng góp phần làm tăng doanh thu của Công ty lên gần 3,9 tỉ (11%) so với 6 tháng đầu năm 2013. Ngoài ra Công ty cũng đã rút kinh nghiệm ở năm 2013 nên tiến hành sắp xếp lại nhân sự một cách hợp lý, giảm bớt chi phí marketing để giảm thiểu tối đa tổng chi phí, nhờ các chiến lược phù hợp cộng hưởng với sự lớn mạnh của thương hiệu và sự chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn được nâng cao của nhân viên và một phần cũng do thuế suất thuế TNDN giảm xuống còn 22% theo Thông tư 78/2014/TT-BTCcủa Bộ Tài Chính mà lợi nhuận sau thuế của Công ty đã có phần khởi sắc, tăng hơn 800 triệu đồng (45%) so với 2 quý đầu năm 2013. 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 3.6.1 Thuận lợi Công ty được đặt tại các vị trí quan trọng như ở tại trung tâm thành phố, nằm trên đường Lý Tự Trọng, là con đường nổi tiếng về mua bán, giao dịch điện tử tin học đồng thời gần khu III Đại học Cần Thơ, gần các trường trung học, khu vui chơi, du lịch. Điều đó giúp Công ty có nhiều thế mạnh, dễ dàng tiếp cận được với các khách hàng mục tiêu như học sinh, sinh viên, những người tiếp xúc nhiều với công nghệ thông tin. Điều này đã giúp cho công ty tiêu thụ hàng hóa nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, mặc dù Công ty hiện tại có quy mô vừa và nhỏ nhưng lại có một đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực, đội ngũ kỹ thuật được đào tạo, rèn luyện kỹ năng tay nghề; các nhân viên kinh doanh có trình độ bán hàng chuyên nghiệp đã chiếm được lòng tin của đông đảo người tiêu dùng hiện nay. Sự đa dạng của các mặt hàng cũng góp một phần không nhỏ cho sự thành công của công ty. Một số dịch vụ khác của Công ty đang có triển vọng phát triển mạnh như dịch vụ thiết kế và lắp đặt mạng. 3.6.2. Khó khăn Doanh nghiệp trẻ nên còn nhiều non yếu chưa nhạy bén trong việc giải quyết những tình huống bất ngờ. 37 Đây là một lĩnh vực kinh doanh có lợi nhuận tương đối dễ dàng nên vấp phải sự cạnh tranh gay gắt từ các Công ty cùng ngành. Nguồn cung cấp xa nên việc gởi hàng bảo hành, bảo trì còn chậm vì thế chưa đáp ứng được hết nhu cầu của khách hàng. Mặt bằng của Công ty tương đối hẹp cộng thêm cách trưng bày chưa được bắt mắt nên chưa thu hút được khách hàng. Mặt hàng mà Công ty kinh doanh có giá trị hao mòn vô hình lớn. Do đó mà giá trị của nó sẽ bị giảm nhanh chóng theo thời gian làm cho Công ty hằng năm phải mất đi một khoản thu khá lớn. 3.6.3 Phương hướng phát triển Công ty TNHH Tin học Á Châu sẽ tiếp tục tập trung mở rộng thị trường kinh doanh, quy mô hoạt động, củng cố thị trường hiện hữu và đề ra các chiến lược kế hoạch phát triển thị trường mới. Tìm kím nguồn cung ứng hàng ổn định, vị trí thuận lợi nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển bảo quản, tạo điều kiện dễ dàng cho việc bảo hành bảo trì sản phẩm của khách hàng. Đào tạo đội ngũ nhân viên nhằm nâng cao trình độ và kỹ năng chuyên môn. Tiếp tục duy trì chính sách chăm sóc khách hàng truyền thống, khách hàng chiến lược và phải đặc biệt chú trọng để tạo uy tín và niềm tin đối với khách hàng từ đó khẳng định được vị trí của Công ty trên thương trường. 38 CHƯƠNG 4 THỰC HIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 4.1 TỔNG QUAN VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 4.1.1 Hình thức tính lương Công ty hiện đang thực hiện hình thức tính lương theo thời gian áp dụng cho toàn Công ty. Số ngày lao động đầy đủ trong tháng là 26 ngày, áp dụng mức lương tối thiểu là 1.150.000 đồng/tháng theo Nghị định 66/2013/NĐ-CP. Sau khi xác định kết quả kinh doanh doanh nghiệp sẽ trích 5% lợi nhuận sau thuế TNDN bổ sung vào quỹ khen thưởng, phúc lợi để có thể phục vụ cho nhu cầu phúc lợi. Công ty sẽ tiến hành trích từ quỹ khen thưởng phúc lợi tặng quà thưởng cho người lao động vào dịp Tết Trung Thu, Tết Nguyên Đán và khen thưởng cho nhân viên có thành tích xuất sắc, tích cực làm việc vào cuối mỗi quý trong năm. 4.1.2 Phương pháp trả lương Công ty rất quan tâm đến người lao động nên luôn cố gắng tính và trả lương một cách chính xác, công bằng, đúng hạn. Hàng tháng, Công ty trả lương theo trình tự sau: - Từ ngày 10-20: chi tạm ứng tháng trước cho nhân viên có nhu cầu. - Khoảng ngày 28: thanh toán lương sau khi trừ đi số tiền tạm ứng. 4.1.3 Các khoản trích theo lương Tỷ lệ trích các khoản trích theo lương trong 6 tháng đầu năm 2014 tại Công ty như sau: a/ Bảo hiểm xã hội 39 Mỗi tháng người lao động đóng 8% trên mức lương cơ bản và được khấu trừ vào tiền lương tháng của họ. Công ty trừ vào chi phí QLKD trong kỳ 18% trên mức cơ bản. b/Bảo hiểm y tế Tỷ lệ trích BHYT hàng tháng là 4,5% theo mức lương cơ bản. Trong đó, doanh nghiệp chi cho người lao động là 3%, người lao động góp 1,5% được trừ vào lương hàng tháng. c/ Bảo hiểm thất nghiệp Tỷ lệ trích BHTN hàng tháng là 3% theo mức lương cơ bản. Trong đó, doanh nghiệp chi cho người lao động là 1% (tính vào chi phí cho đối tượng sử dụng), người lao động góp 1% được trừ vào lương hàng tháng, ngân sách nhà nước hỗ trợ 1%. b/ Kinh phí công đoàn Tỷ lệ trích KPCĐ hàng tháng là 2% trên tổng quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH. Doanh nghiệp nộp 0,7% cho Liên đoàn lao động địa phương; 1,3% giữ lại để chi cho các hoạt động công đoàn trong Công ty. 4.1.4 Quỹ tiền lương Quỹ tiền lương của Công ty bao gồm: - Tiền lương cơ bản trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế (tiền lương thời gian). - Các loai phụ cấp thường xuyên: các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương tại Công ty như phụ cấp thâm niên, phụ cấp độc hại. 4.2 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 4.2.1 Chứng từ kế toán Đối với công tác kế toán tiền lương, Công ty TNHH Tin học Á Châu sử dụng các loại chứng từ theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính đã được sửa đổi theo TT 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011 như sau: 40 - Bảng chấm công (01-LĐTT). - Bảng thanh toán tiền lương (02-LĐTL). - Giấy đề nghị tạm ứng. - Phiếu chi (02-TT). - Phiếu kế toán. 4.2.2 Sổ sách kế toán Các loại sổ sách Công ty dùng trong công tác kế toán tiền lương: - Sổ Nhật ký chung (S03a – DNN). - Sổ Cái (S03b – DNN). - Sổ chi tiết TK 334 (S20 – DNN). 4.2.3 Hệ thống tài khoản - Công ty TNHH Tin học Á Châu sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính. Trong đó, các tài khoản được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong công tác kế toán tiền lương tại Công ty gồm có: + TK 334 – Phải trả công nhân viên. + TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. + TK 1111 – Tiền mặt tại quỹ bằng đồng Việt Nam. + TK 338 – Phải trả, phải nộp khác. + TK 353 – Quỹ khen thưởng phúc lợi. - Tổng quát một số nghiệp vụ kế toán tiền lương phát sinh tại Công ty TNHH Tin học Á Châu: + Chi tạm ứng lương cho người lao động: 41 Nợ TK 334 – Số tiền lương tạm ứng Có TK 111 – Số tiền lương tạm ứng + Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động: Nợ TK 642 – Tiền lương phải trả người lao động Có TK 334 - Tiền lương phải trả người lao động + Tính tiền thưởng phải trả người lao động: Nợ TK 353 - Tiền thưởng phải trả người lao động Có TK 334 - Tiền thưởng phải trả người lao động + Trích các khoản trích theo lương vào lương người lao động: Nợ TK 334 – Các khoản trích theo lương tính vào lương Có TK 338 – Các khoản trích theo lương tính vào lương + Thực trả tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng cho người lao động: Nợ TK 334 – Số tiền thực trả người lao động Có TK 111 – Số tiền thực trả người lao động + Tính khoản BHXH người lao động được hưởng thay lương: Nợ TK 3383 – Khoản BHXH hưởng thay lương Có TK 334 - Khoản BHXH hưởng thay lương + Mua quà lễ, Tết tặng người lao động trích từ quỹ phúc lợi của Công ty: Nợ TK 353 – Số tiền mua quà tặng người lao động Có TK 111 - Số tiền mua quà tặng người lao động 42 4.2.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán tiền lương tại Công ty Giải thích lưu đồ: Hàng ngày người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người lao động trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 30 theo các ký hiệu quy định trong Bảng chấm công. Đến ngày 26 mỗi tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký và chuyển Bảng chấm công về bộ phận kế toán để kế toán tiền lương kiểm tra, đối chiếu, quy ra công nhằm tính lương phải trả cho người lao động. Kế toán tiền lương căn cứ vào các kí hiệu chấm công của từng người và tính ra số ngày công tương ứng. Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương dựa trên Bảng chấm công, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho Giám đốc ký duyệt, khi Bảng thanh toán tiền lương đã có đủ chữ kí, kế toán tiền lương lập Phiếu chi gồm 2 liên, 1 liên lưu nội bộ và 1 liên chuyển sang cho thủ quỹ tiến hành xuất quỹ thanh toán lương cho người lao động. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận” trên Bảng thanh toán lương hoặc người nhận hộ phải ký thay. Cuối mỗi ngày thủ quỹ tập hợp tất cả các Phiếu thu, Phiếu chi phát sinh trong ngày và trình lên cho kế toán trưởng, Giám đốc tiến hành kiểm tra kí duyệt, sau đó chuyển lại liên 1 cho kế toán tiền lương lưu trữ. Bảng thanh toán tiền lương, Bảng chấm công, Phiếu chi và các chứng từ có liên quan sau khi đã có đầy đủ chữ kí xác nhận thì được lưu giữ tại phòng kế toán của Công ty. Quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHHH Tin học Á Châu được thể hiện rõ trong lưu đồ sau: ( Xem trang 45) 43 4.2.5 Nghiệp vụ kế toán tiền lương thực tế phát sinh tại Công ty Vì số lượng nghiệp vụ phát sinh là tương đối lớn nên tác giả chỉ lấy số liệu trong 6 tháng đầu năm 2014 liên quan đến công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu để minh họa cho đề tài (đơn vị tính: đồng). Chứng từ được bổ sung ở phần Phụ lục. Nghiệp vụ phát sinh: - Ngày 10/01, dựa trên nguyện vọng tạm ứng của từng nhân viên, trưởng phòng kinh doanh và trưởng cửa hàng lập Giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 3) kèm theo Danh sách nhân viên có nhu cầu tạm ứng gửi cho kế toán trưởng xem xét sau đó đề nghị Giám đốc duyệt chi. Nếu Giấy đề nghị tạm ứng được duyệt sẽ chuyển sang cho kế toán tiền lương. - Ngày 12/01, căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng của bộ phận bán hàng số tiền 6.500.000 triệu, Giấy đề nghị tạm ứng của Phòng kinh doanh số tiền 4.000.000 triệu đã nhận được sự chấp thuận và có đầy đủ chữ kí của kế toán trưởng và Giám đốc, kế toán tiền lương lập Phiếu chi số PC0038 (Phụ lục 4) bằng cách nhập liệu vào mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ trên phần mềm, phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334. Đồng thời kế toán tiền lương cũng tiến hành nhập dữ liệu vào Bảng lương tạm ứng tại phân hệ Tiền lương, Bảng lương tạm ứng là cơ sở cho cột “Tạm ứng” trong Bảng thanh toán tiền lương tháng 1. Kế toán in Phiếu chi thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ, liên 2 chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ và kiểm tra đối chiếu khi cần. Sau khi nhận được Phiếu chi, thủ quỹ xuất quỹ tiến hành thanh toán tạm ứng lương tháng 1 cho nhân viên Phòng kinh doanh và bộ phận bán hàng số tiền 10.500.000 đồng. Số tiền này sẽ được phát trực tiếp cho trưởng 2 phòng ban. Nợ TK 334 Có TK 1111 10.500.000 10.500.000 44 Nhân viên Trưởng các phòng Bắt đầu Kế toán tiền lương Bảng chấm công đã kí Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán tiền lương Bảng chấm công Bảng thanh toán lương KTT đã kí B Đi làm Tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương Bảng chấm công đã kí Kiểm tra và ký duyệt Bảng thanh toán lương đã đủ chữ ký nhân viên Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán lương đã có chữ ký của kế toán trưởng Bảng chấm công đã ký Phiếu chi A Trả lương Kiểm tra, ký duyệt Tiến hành chấm công và kí duyệt Bảng thanh toán lương đã có chữ ký GĐ C A C B Kết thúc Hình 4.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương tại Công ty (Nguồn: Phòng Kế Toán Công ty TNHH Tin học Á Châu) 45 - Ngày 16/01, căn cứ vào Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH số 000108 (Phụ lục 5) của nhân viên Nguyễn Minh Thi đã được Giám đốc xem xét tính chính xác, hợp lý và ký duyệt, kế toán tiền lương lập Phiếu kế toán số KT0029 (Phụ lục 7) hạch toán tiền BHXH được hưởng thay lương cho nhân viên Nguyễn Minh Thi bằng cách nhập liệu vào mục Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp và nhập dữ liệu vào mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ trên phần mềm để lập Phiếu chi số PC0043 và in thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ còn liên 2 chuyển sang cho thủ quỹ, phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334. Thủ quỹ sau khi nhận được Phiếu chi thì tiến hành xuất quỹ tiền mặt thanh toán cho nhân viên Nguyễn Minh Thi số tiền 350.000 đồng. Nợ TK 3383 Có TK 334 Nợ TK 334 Có TK 1111 350.000 350.000 350.000 350.000 - Ngày 26/01, dựa trên Bảng chấm công tháng 1 (Phụ lục 1) do trưởng các phòng ban gửi đến, kế toán tiền lương chọn mục chấm công tại phân hệ Tiền lương trên phần mềm và nhập liệu các thông tin tương ứng về ngày công làm việc của mỗi nhân viên trong tháng, kế tiếp nhấn “Sinh bảng lương” phần mềm sẽ tự động tạo Bảng thanh toán tiền lương số 01. Sau đó kế toán tiền lương gửi Bảng thanh toán tiền lương số 01 đã lập lên kế toán trưởng và Giám đốc chờ kiểm tra và ký duyệt. - Ngày 27/01, căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng của Lê Ngọc Lan Anh tạm ứng mua quà tặng nhân dịp Tết nguyên đán cho nhân viên Công ty đã được Giám đốc ký duyệt, kế toán tiền lương lập Phiếu chi số PC0088 bằng cách chọn mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ. Phiếu chi được in thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ, liên 2 chuyển sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ dựa vào Phiếu chi xuất quỹ khen thưởng phúc lợi tạm ứng cho nhân viên Lê Ngọc Lan Anh mua quà tặng nhân viên, số tiền 10.000.000 đồng. Nợ TK 353 Có TK 1111 10.000.000 10.000.000 46 - Ngày 28/01, căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương số 01 đã có đầy đủ chữ kí của kế toán trưởng và Giám đốc (Phụ lục 2), kế toán tiền lương lập chứng từ Hạch toán chi phí lương số HTCPL01 (Phụ lục 6) hạch toán tiền lương phải trả cho nhân viên và trích các khoản trích theo lương vào lương nhân viên, sau đó lập Phiếu chi số PC0091 bằng cách sử dụng mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ , phiếu chi lập xong được in thành 2 liên, liên 2 gửi sang cho thủ quỹ để tiến hành xuất quỹ tiền mặt thanh toán lương tháng 1 cho nhân viên số tiền 140.585.346 đồng. Nhân viên từng phòng ban đến gặp trực tiếp Thủ quỹ để lãnh tiền và ký tên vào cột Ký nhận trên Bảng thanh toán tiền lương số 01. Phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334 và sổ các TK liên quan. Nợ TK 642 Có TK 334 Nợ TK 334 Có TK 338 Nợ TK 334 Có TK 1111 163.220.721 163.220.721 12.135.375 12.135.375 140.585.346 140.585.346 - Ngày 29/1, căn cứ vào HĐGTGT số 000815 của nhân viên Lê Ngọc Lan Anh, kế toán tiền lương lập Phiếu thu PT0172 bằng cách nhập dữ liệu vào mục Phiếu thu tại phân hệ Quỹ nhằm phản ánh nghiệp vụ nhập quỹ tiền mặt số tiền tạm ứng còn dư của hoạt động mua quà Tết, phiếu thu được in thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ, liên 2 gửi sang cho thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành nhập quỹ số tiền 458.000 đồng. Nợ TK 1111 Có TK 353 458.000 458.000 - Ngày 29/03, căn cứ vào Danh sách nhân viên được khen thưởng theo quyết định của Giám đốc, kế toán tiền lương vào mục Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp nhằm lập Phiếu kế toán số KT0308 hạch toán tiền thưởng cho nhân viên có thành tích tốt trong quý 1, sau đó lập Phiếu chi số PC0513 và in thành 2 liên, liên 2 chuyển sang cho thủ quỹ làm thủ tục xuất 47 quỹ khen thưởng phúc lợi thanh toán tiền thưởng cho nhân viên, số tiền 5.000.000 đồng. Phần mềm kế toán sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334 và sổ các TK liên quan. Nợ TK 353 5.000.000 Có TK 334 Nợ TK 334 5.000.000 5.000.000 Có TK 111 5.000.000 Sau đây là bảng tổng hợp chi tiết tiền lương thanh toán cho từng phòng ban của Công ty vào tháng 01/2014: Đvt: đồng Phòng ban Số tiền lương thực tế trả Ban Giám đốc 13.690.763 Kinh doanh 26.625.185 Kế toán 18.781.118 Kỹ thuật 47.241.166 Bán hang 34.247.115 140.585.346 Tổng Bảng 4.1 Bảng tổng hợp tiền lương (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu) 4.2.6 Kế toán tổng hợp 4.2.6.1 Sổ Nhật ký chung Sổ Nhật ký chung là một loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cũng như tình hình hoạt động của Công ty ở dạng tổng quát. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung. Trích Sổ Nhật ký chung 6 tháng đầu năm 2014 của Công ty TNHH Tin học Á Châu: (Xem trang 51) 48 4.2.6.2 Sổ Cái Số liệu trên Sổ Nhật ký chung sẽ làm căn cứ để ghi Sổ Cái của TK 334 theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sau khi nhập dữ liệu thì phần mềm kế toán cũng sẽ tự động cập nhật vào Sổ Cái tương tự như đối với Sổ Nhật ký chung. Trích Sổ cái TK 334 trong 6 tháng đầu năm 2014 tại Công ty TNHH Tin học Á Châu: (Xem trang 53) Trích sơ đồ chữ T kế toán tiền lương: (Xem trang 55) 4.2.7 Kế toán chi tiết Sổ chi tiết là một loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán ở dạng chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung ghi vào Sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Đối với Công ty sử dụng phần mềm kế toán thì sau khi nhập dữ liệu phần mềm kế toán cũng sẽ tự động cập nhật vào Sổ Cái tương tự như đối với Sổ Nhật ký chung. Trích Sổ chi tiết TK 334 trong 6 tháng đầu năm 2014 tại Công ty TNHH Tin học Á Châu: (Xem trang 54) 4.2.8 Nhận xét về công tác kế toán tiền lương tại Công ty 4.2.8.1 Ưu điểm - Hầu hết chứng từ, sổ sách tại Công ty áp dụng đúng theo quyết định 48 của Bộ tài chính. - Lập đầy đủ các chứng từ, sổ sách cần thiết phục vụ cho công tác kế toán tiền lương tại Công ty. 49 - Sử dụng phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác. 4.2.8.2 Nhược điểm - Công ty lưu hành và sử dụng Giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu riêng của Công ty không đúng theo biểu mẫu 03-TT do Bộ tài chính quy định. - Một số chứng từ lập không đủ liên. Cụ thể là: + Mỗi phòng ban hiện nay chỉ lập 1 Bảng chấm công để lưu chuyển mà không giữ lại tại phòng ban dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi tình hình làm việc của mỗi nhân viên tại từng phòng ban. Vì thế Bảng chấm công nên lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại phòng ban và liên 2 dùng để lưu chuyển. + Phiếu thu và Phiếu chi nên mặc định in thành 3 liên cho tất cả các nghiệp vụ: 1 liên lưu nội bộ, 1 liên chuyển cho thủ quỹ và 1 liên giao cho người nhận hay người nộp tiền. Hiện nay Công ty chỉ lập 2 liên và khi nào người nhận/nộp tiền yêu cầu mới in liên 3, điều này dễ dấn đến tranh chấp về sau. - Vào cuối mỗi ngày thủ quỹ mới tập hợp tất cả các liên của Phiếu thu, Phiếu chi phát sinh trong ngày lại để trình lên cho kế toán trưởng và Giám đốc xét duyệt ký tên, điều này dễ gây ra rủi ro cho Công ty, tốt hơn hết kế toán tiền lương nên xin đầy đủ chữ kí của cấp trên khi vừa in Phiếu thu, Phiếu chi ra rồi sau đó mới tiến hành luân chuyển cho thủ quỹ. - Một số Phiếu chi bỏ trống mục “Họ và tên người nhận tiền” và mục “Địa chỉ”, điều này là không đúng theo quy định. - Tính chi phí lương không gộp chung tiền lương phải trả của tất cả các phòng ban vào TK 642 sẽ khó theo dõi và quản lý, kế toán nên sử dụng TK cấp 2 là 6421 cho bộ phận bán hàng và tự quy định các TK cấp 2 riêng cho các bộ phận khác, ví dụ như 6423 cho Ban Giám đốc và phòng kế toán , phòng kinh doanh, 6424 cho phòng kĩ thuật. 50 Mẫu số: S03a – DN Đơn vị: Công ty TNHH TH Á Châu ( ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính) Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng, TP.Cần Thơ SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2014 Trang: 01 Đvt:đồng Ngày tháng ghi sổ 12/01 16/01 Chứng từ Số chứng từ Ngày tháng PC0038 12/01 KT0029 Diễn giải Số trang trước chuyển sang Chi tạm ứng lương tháng 1 16/01 Hạch toán BHXH hưởng thay lương 16/01 PC0043 16/01 Thanh toán BHXH hưởng thay lương 27/01 PC0088 27/01 Trích quỹ PL mua quà Tết 28/01 HTCPL01 28/01 Hạch toán CP lương phải trả Đã ghi Sổ Cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng x x 01 02 334 1111 x 03 3383 x 04 334 x 05 334 x x x x x 06 07 08 09 10 1111 353 1111 642 334 x 11 334 x x x x x 12 13 14 15 16 338 334 1111 1111 353 x 17 3383 Số phát sinh Nợ 0 10.500.000 350.000 350.000 350.000 350.000 10.000.000 10.000.000 163.220.721 163.220.721 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 PC0091 28/01 Thanh toán lương tháng 1 29/01 PT0172 29/01 Nhập quỹ PL tạm ứng còn dư 11/02 Hạch toán BHXH hưởng thay lương x 18 334 x 19 334 240.000 x x x 20 21 22 1111 334 1111 9.000.000 x 23 3383 575.000 x 24 334 KT094 11/02 PC0118 11/02 Thanh toán BHXH hưởng thay lương 14/02 PC0127 14/02 Chi tạm ứng lương tháng 2 11/02 Hạch toán BHXH hưởng thay lương 24/02 KT00135 51 0 10.500.000 Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv 11/02 Có 12.135.375 12.135.375 140.585.346 140.585.346 458.000 458.000 240.000 240.000 240.000 9.000.000 575.000 24/02 28/02 PC0172 HTCPL02 11/02 Thanh toán BHXH hưởng thay lương x 25 334 575.000 x x 26 27 28 1111 642 334 162.126.856 575.000 28/02 Hạch toán CP lương phải trả x 29 334 12.135.375 x x x 30 31 32 338 334 1111 140.991.481 28/02 HTCPL02 28/02 Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv 28/02 PC0209 28/02 Thanh toán lương tháng 2 162.126.856 12.135.375 ... 1.973.676.918 0 Tổng số phát sinh Số dư cuối kì 140.991.481 ... 1.973.676.918 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Người lập sổ Kế toán trưởng Giám Đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 52 Mẫu số: S03b – DN Đơn vị: Công ty TNHH TH Á Châu ( ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính) Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng, TP.Cần Thơ SỔ CÁI Năm 2014 Tên tài khoản: Phải trả người lao động Số hiệu: 334 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Nhật ký chung Chứng từ Số hiệu Diễn giải Ngày tháng Trang số STT dòng Số phát sinh TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 Chi tạm ứng lương tháng 1 Hạch toán BHXH hưởng thay lương Thanh toán BHXH hưởng thay lương 01 02 1111 01 03 3383 01 06 1111 28/01 Hạch toán CP lương phải trả 01 07 642 HTCPL01 28/01 Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv 01 10 338 12.135.375 PC0091 28/01 Thanh toán lương tháng 1 01 12 1111 140.585.346 01 13 3383 01 16 1111 240.000 01 18 1111 9.000.000 01 19 3383 01 22 1111 12/01 PC0038 12/01 16/01 KT0029 16/01 16/01 PC0043 16/01 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 11/02 KT0094 11/02 11/02 PC0118 11/02 14/02 PC0127 14/02 Hạch toán BHXH hưởng thay lương Thanh toán BHXH hưởng thay lương Chi tạm ứng lương tháng 2 Hạch toán BHXH hưởng thay lương Thanh toán BHXH hưởng thay lương 10.500.000 350.000 350.000 163.220.721 240.000 24/02 KT0135 11/02 24/02 PC0172 11/02 28/02 HTCPL02 28/02 Hạch toán CP lương phải trả 01 23 642 01 26 338 12.135.375 01 28 1111 140.991.481 28/02 HTCPL02 28/02 Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv 28/02 PC0209 28/02 Thanh toán lương tháng 2 ... 575.000 575.000 162.126.856 ... Tổng số phát sinh 981.848.546 981.848.546 Số dư cuối kỳ 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Người lập sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám Đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 53 Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Á Châu Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng TP Cần Thơ Mẫu số S20-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 334 Đối tượng: Phải trả người lao động Ngày tháng ghi sổ A Chứng từ Ngày Số hiệu tháng B C Loại tiền: VNĐ Số dư Số phát sinh Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Nợ Có D E 2 3 4 5 - SDĐK 12/01 PC0038 12/01 16/01 KT0029 16/01 16/01 PC0043 16/01 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 PC0091 28/01 - SPS Chi tạm ứng lương tháng 1 Hạch toán BHXH hưởng thay lương Thanh toán BHXH hưởng thay lương Hạch toán CP lương phải trả Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Thanh toán lương tháng 1 0 1111 10.500.000 3383 350.000 1111 642 350.000 338 1111 - Cộng SPS (10.500.000) 163.220.721 (10.500.000) 152.720.721 12.135.375 140.585.346 ... ... 140.585.346 0 ... 981.848.546 981.848.546 0 - SDCK Sổ này có …… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: 01/01/2014 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) 54 TK 334 Nợ TK 111 Có Nợ Có Nợ SDĐK: 0 10.500.000 TK 3383 Có 350.000 350.000 Nợ TK 353 Có 140.585.346 5.000.000 Nợ 5.000.000 TK 338 Có Nợ 12.135.375 163.220.721 ... ... 981.848.546 981.848.546 972.455.113,46 ,46 SDCK: 0 Hình 4.2 Trích sơ đồ chữ T tài khoản tiền lương 55 TK 642 Có 4.3 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 4.3.1 Chứng từ kế toán Đối với công tác kế toán các khoản trích theo lương, Công ty TNHH Tin học Á Châu sử dụng các loại chứng từ theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính đã được sửa đổi theo TT 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011 như sau: - Bảng thanh toán tiền lương (02-LĐTL). - Phiếu chi (02-TT). - Chứng từ hạch toán chi phí lương. - Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH (C65-HD). - Danh sách thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe (C70a-HD). 4.3.2 Sổ sách kế toán Các loại sổ sách Công ty dùng trong công tác kế toán tiền lương: - Sổ Nhật ký chung (S03a – DNN). - Sổ Cái (S03b – DNN). - Sổ chi tiết TK 3382, 3383, 3384 và 3389 (S20 – DNN). 4.3.3 Hệ thống tài khoản - Công ty TNHH Tin học Á Châu sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính. Trong đó, các tài khoản được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong công tác kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty gồm có: + TK 338 – Phải trả phải nộp khác.  TK 3382 – Kinh phí công đoàn. 56  TK 3383 – Bảo hiểm xã hội.  TK 3384 – Bảo hiểm y tế.  TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp. + TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. + TK 1111 – Tiền mặt tại quỹ bằng đồng Việt Nam. + TK 1121 – Tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam. + TK 334 – Phải trả người lao động. - Tổng quát một số nghiệp vụ kế toán các khoản trích theo lương phát sinh tại Công ty TNHH Tin học Á Châu: + Trích các khoản trích theo lương vào chi phí quản lý kinh doanh: Nợ TK 642 – Trích các khoản trích theo lương vào chi phí QLKD Có TK 3382 – Trích KPCĐ vào chi phí QLKD Có TK 3383 – Trích BHXH vào chi phí QLKD Có TK 3384 – Trích BHYT vào chi phí QLKD Có TK 3389 – Trích BHTN vào chi phí QLKD + Trích các khoản trích theo lương vào lương người lao động: Nợ TK 334 – Trích các khoản trích theo lương vào lương người LĐ Có TK 3383 – Trích BHXH vào lương người LĐ Có TK 3384 – Trích BHYT vào lương người LĐ Có TK 3389 – Trích BHTN vào lương người LĐ + Hạch toán tiền BHXH được hưởng thay lương cho người lao động: Nợ TK 3383 – BHXH hưởng thay lương Có TK 334 – BHXH hưởng thay lương 57 + Nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ: Nợ TK 3382 – KPCĐ phải nộp Nợ TK 3383 – BHXH phải nộp Nợ TK 3384 – BHYT phải nộp Nợ TK 3389 – BHTN phải nộp Có TK 1111/1121 – Nộp các khoản trích theo lương 4.3.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty Giải thích lưu đồ: Hàng ngày người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người lao động trên Bảng chấm công. Đến ngày 26 mỗi tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký và chuyển Bảng chấm công về bộ phận kế toán để kế toán tiền lương kiểm tra, đối chiếu và lập Bảng thanh toán tiền lương dựa trên Bảng chấm công, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho Giám đốc ký duyệt. Khi Bảng thanh toán tiền lương đã được kiểm tra, chấp thuận và tập hợp được đầy đủ chữ ký cấp trên, kế toán tiền lương lập chứng từ Hạch toán chi phí lương hạch toán trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí QLKD của Công ty và tiền lương của người lao động. Vào cuối mỗi tháng, kế toán tiền lương lập Ủy nhiệm chi gồm 2 liên để tiến hành chuyển khoản thanh toán các khoản BHXH, BHYT, BHTN cho cơ quan bảo hiểm. Ủy nhiệm chi sau khi lập thành 2 liên thì chuyển sang cho thủ quỹ, thủ quỹ sẽ tập hợp đầy đủ chữ kí của kế toán trưởng và Giám đốc sau đó mang 2 liên Ủy nhiệm chi đến ngân hàng tiến hành thủ tục chuyển khoản, ngân hàng sẽ giữ liên 2 và trả lại liên 1 cho Công ty lưu nội bộ. Đồng thời kế toán tiền lương cũng lập Phiếu chi gồm 2 liên, 1 liên lưu nội bộ và 1 liên chuyển sang cho thủ quỹ tiến hành xuất quỹ nộp KPCĐ cho công đoàn quận và người phụ trách công đoàn Công ty. 58 Cuối mỗi ngày thủ quỹ tập hợp tất cả các Phiếu thu, Phiếu chi phát sinh trong ngày và trình lên cho kế toán trưởng, Giám đốc tiến hành kiểm tra kí duyệt, sau đó chuyển lại liên 1 cho kế toán tiền lương lưu trữ. Bảng thanh toán tiền lương, Bảng chấm công, Phiếu chi, Ủy nhiệm chi và các chứng từ có liên quan sau khi đã có đầy đủ chữ kí xác nhận thì được lưu giữ tại phòng kế toán của Công ty. Quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu được thể hiện rõ trong lưu đồ sau: (Xem trang 60) 4.3.5 Nghiệp vụ kế toán các khoản trích theo lương thực tế phát sinh tại Công ty Vì số lượng nghiệp vụ phát sinh là tương đối lớn nên tác giả chỉ lấy số liệu trong 6 tháng đầu năm 2014 liên quan đến công tác kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu để minh họa cho đề tài (đơn vị tính: đồng). Chứng từ được bổ sung ở phần Phụ lục. Nghiệp vụ phát sinh: - Ngày 16/01, căn cứ vào Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH số 000108 (Phụ lục 5) của nhân viên Nguyễn Minh Thi đã được Giám đốc xem xét tính chính xác, hợp lý và ký duyệt, kế toán tiền lương lập Phiếu kế toán số KT0029 (Phụ lục 7) hạch toán tiền BHXH được hưởng thay lương cho nhân viên Nguyễn Minh Thi số tiền 350.000 đồng bằng cách nhập liệu vào mục Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp, phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK3383, Sổ chi tiết TK3383. Phiếu kế toán sau khi in ra sẽ được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt. Nợ TK 3383 Có TK 334 350.000 350.000 59 Kế toán tiền lương Kế toán trưởng Thủ quỹ Bắt đầu B Chứng từ HTCPL Bảng thanh toán tiền lương Chứng từ HTCPL Kiểm tra, ký duyệt Phiếu chi Lập Chứng từ HTCPL Chứng từ HTCPL đã đủ chữ ký Chứng từ HTCPL Ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi Phiếu chi Phiếu chi A A Lập Phiếu chi, Ủy nhiệm chi Phiếu chi Phiếu chi Ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi Kết thúc B 60 Hình 4.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu) Ủy nhiệm chi - Ngày 28/01, căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương số 01 đã có đầy đủ chữ kí của kế toán trưởng và Giám đốc (Phụ lục 2), kế toán tiền lương lập chứng từ Hạch toán chi phí lương số HTCPL01 (Phụ lục 6) hạch toán trích các khoản trích theo lương vào chi phí QLKD số tiền 27.738.000 đồng và trích các khoản trích theo lương vào lương nhân viên số tiền 12.135.375 đồng, phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái các TK 3382, 3383, 3384, 3389 và Sổ chi tiết các TK 3382, 3383, 3384, 3389. Chứng từ Hạch toán chi phí lương sau khi in ra sẽ được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt. Nợ TK 642 27.738.000 Có TK 3382 2.311.500 Có TK 3383 20.803.500 Có TK 3384 3.467.250 Có TK 3389 1.155.750 Nợ TK 334 12.135.375 Có TK 3383 9.246.000 Có TK 3384 1.733.625 Có TK 3389 1.155.750 - Ngày 28/01, kế toán tiền lương lập Ủy nhiệm chi số UC0086 (Phụ lục 8) theo mẫu quy định của ngân hàng Á Châu gồm 2 liên chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt rồi chuyển sang cho thủ quỹ để thủ quỹ mang 2 liên Ủy nhiệm chi đến ngân hàng tiến hành chuyển khoản thanh toán tiền BHXH, BHYT, BHTN phải nộp tháng 01 cho cơ quan bảo hiểm số tiền 36.960.885 đồng. Khi hoàn thành thủ tục và giao dịch viên tại ngân hàng đã đóng dấu lên các liên uỷ nhiệm chi thì thủ quỹ mang liên 1 của Uỷ nhiệm chi về và tiến hành nhập liệu vào mục Ủy nhiệm chi tại phân hệ Ngân hàng, phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái các TK 3383, 3384, 3389 và Sổ chi tiết các TK 3383, 3384, 3389. 61 Nợ TK 3383 29.448.510 Nợ TK 3384 5.200.875 Nợ TK 3389 2.311.500 Có TK 1121 36.960.885 Cùng ngày kế toán tiền lương nhập dữ liệu vào mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ trên phần mềm để lập Phiếu chi số PC0093 và in thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ còn liên 2 chuyển sang cho thủ quỹ, phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK3382, Sổ chi tiết TK3382. Thủ quỹ sau khi nhận được Phiếu chi thì tiến hành xuất quỹ tiền mặt nộp KPCĐ tháng 1 cho công đoàn quận số tiền 809.025 đồng và gửi cho phụ trách công đoàn Công ty số tiền 1.502.475 đồng. Nợ TK 3382 Có TK 1111 2.311.500 2.311.500 - Ngày 30/03, kế toán tiền lương lập Danh sách thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe quý 01 gửi cho cơ quan bảo hiểm để quyết toán kinh phí ốm đau, thai sản, dưỡng sức của nhân viên Công ty. - Ngày 07/04, nhận được thông báo quyết toán chi các chế độ BHXH tại Công ty của cơ quan BHXH, kế toán tiền lương lập Ủy nhiệm chi số UC0274 theo mẫu quy định của ngân hàng Á Châu gồm 2 liên chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt rồi chuyển sang cho thủ quỹ để thủ quỹ mang 2 liên Ủy nhiệm chi đến ngân hàng tiến hành chuyển khoản thanh toán tiền BHXH không sử dụng hết trong quý 1 nộp lại cho cơ quan bảo hiểm, số tiền 637.970 đồng. Khi hoàn thành thủ tục và giao dịch viên tại ngân hàng đã đóng dấu lên các liên uỷ nhiệm chi thì thủ quỹ mang liên 1 của Uỷ nhiệm chi về và tiến hành nhập liệu vào mục Ủy nhiệm chi tại phân hệ Ngân hàng, phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 3383, Sổ chi tiết TK 3383. Nợ TK 3383 Có TK 1111 637.970 637.970 Sau đây là bảng tổng hợp chi tiết các khoản trích theo lương cho từng phòng ban của Công ty vào tháng 01/2014: 62 Đvt: đồng Phòng ban Ban Giám đốc Kinh doanh Kế toán Kỹ thuật Bán hàng Tổng BHXH BHYT BHTN 3.483.350 602.888 267.950 5.839.470 1.010.678 449.190 4.045.470 700.178 311.190 9.185.280 1.589.760 706.560 7.495.930 1.297.373 576.610 30.049.500 5.200.875 2.311.500 Bảng 4.2 Bảng tổng hợp các khoản trích theo lương KPCĐ 267.950 449.190 311.190 706.560 576.610 2.311.500 (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu) 4.3.6 Kế toán tổng hợp 4.3.6.1 Sổ Nhật ký chung - Sổ Nhật ký chung là một loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cũng như tình hình hoạt động của Công ty ở dạng tổng quát. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung. - Trích Sổ Nhật ký chung 6 tháng đầu năm 2014 của Công ty TNHH Tin học Á Châu: (Xem trang 65) 4.3.6.2 Sổ Cái - Số liệu trên Sổ Nhật ký chung sẽ làm căn cứ để ghi Sổ Cái của các TK 338 theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sau khi nhập dữ liệu thì phần mềm kế toán cũng sẽ tự động cập nhật vào Sổ Cái tương tự như đối với Sổ Nhật ký chung. - Trích Sổ cái các TK 338 trong 6 tháng đầu năm 2014 tại Công ty TNHH Tin học Á Châu: + Trích Sổ cái TK 3382: (xem trang 67) + Trích Sổ cái TK 3383: (xem trang 68) + Trích Sổ cái TK 3384: (xem trang 69) + Trích Sổ cái TK 3389: (xem trang 70) 63 - Trích sơ đồ chữ T kế toán các khoản trích theo lương: (Xem trang 75) 4.3.7 Kế toán chi tiết - Sổ chi tiết là một loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán ở dạng chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung ghi vào Sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Đối với Công ty sử dụng phần mềm kế toán thì sau khi nhập dữ liệu phần mềm kế toán cũng sẽ tự động cập nhật vào Sổ Cái tương tự như đối với Sổ Nhật ký chung. - Trích Sổ chi tiết các TK 338 trong 6 tháng đầu năm 2014 tại Công ty TNHH Tin học Á Châu: + Trích Sổ chi tiết TK 3382: (Xem trang 71) + Trích Sổ chi tiết TK 3383: (Xem trang 72) + Trích Sổ chi tiết TK 3384: (Xem trang 73) + Trích Sổ chi tiết TK 3389: (Xem trang 74) 64 Mẫu số: S03a – DN Đơn vị: Công ty TNHH TH Á Châu Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng, TP.Cần Thơ ( ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2014 Trang: 01 Đvt:đồng Ngày tháng ghi sổ 16/01 28/01 28/01 Đã ghi Sổ Cái Chứng từ Số chứng từ KT0029 HTCPL01 HTCPL01 Ngày tháng 16/01 28/01 28/01 Diễn giải Số trang trước chuyển sang Hạch toán BHXH hưởng thay lương 28/01 Nộp BHXH,BHYT,BHTN 28/01 PC0093 28/01 Nộp KPCĐ 11/02 Hạch toán BHXH hưởng thay lương 11/02 Hạch toán BHXH hưởng thay lương 28/02 Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD 11/02 24/02 28/02 28/02 KT0094 KT0135 HTCPL02 HTCPL02 28/02 Nợ Có x 01 3383 x 02 334 x 03 642 x x x x 04 05 06 07 3382 3383 3384 3389 x 08 334 x x x x x x x x 09 10 11 12 13 14 15 16 17 3383 3384 3389 3383 3384 3389 1121 3382 1111 29.448.510 5.200.875 2.311.500 x 18 3383 240.000 x 19 334 x 20 3383 x 21 334 x 25 642 x x x x 26 27 28 29 3382 3383 3384 3389 x 30 334 x x x 31 32 33 3383 3384 3389 Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv UC0086 Số phát sinh 0 Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD 28/01 STT dòng Số hiệu TK đối ứng Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv 65 0 350.000 350.000 27.738.000 2.311.500 20.803.500 3.467.250 1.155.750 12.135.375 9.246.000 1.733.625 1.155.750 36.960.885 2.311.500 2.311.500 240.000 575.000 575.000 27.738.000 2.311.500 20.803.500 3.467.250 1.155.750 12.135.375 9.246.000 1.733.625 1.155.750 01/03 UC0146 01/03 Nộp BHXH,BHYT,BHTN 01/03 PC00369 01/03 Nộp KPCĐ x x x x x x 34 35 36 37 38 39 3383 3384 3389 1121 3382 1111 29.448.510 5.200.875 2.311.500 36.960.885 2.311.500 ... 494.905.950 0 Tổng số phát sinh Số dư cuối kì 2.311.500 .. 494.905.950 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Người lập sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám Đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 66 Mẫu số: S03b – DN Đơn vị: Công ty TNHH TH Á Châu ( ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính) Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng, TP.Cần Thơ SỔ CÁI Năm 2014 Tên tài khoản: Kinh phí công đoàn Số hiệu: 3382 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số hiệu Nhật ký chung Diễn giải Ngày tháng Trang số STT dòng TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 28/01 HTCPL01 28/01 Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD 28/01 PC0093 28/01 Nộp KPCĐ 01 17 1111 28/02 HTCPL02 28/02 Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD 01 25 642 01/03 PC00369 01/03 Nộp KPCĐ 01 39 1111 01 03 642 Tổng số phát sinh 2.311.500 2.311.500 2.311.500 2.311.500 ... ... 14.345.100 14.345.100 Số dư cuối kỳ 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Người lập sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám Đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 67 Mẫu số: S03b – DN Đơn vị: Công ty TNHH TH Á Châu ( ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính) Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng, TP.Cần Thơ SỔ CÁI Năm 2014 Tên tài khoản: Bảo hiểm xã hội Số hiệu: 3383 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số hiệu Nhật ký chung Diễn giải Ngày tháng Trang số STT dòng TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ 16/01 KT0029 16/01 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 UC0046 28/01 11/02 KT0052 11/02 24/02 KT0074 11/02 28/02 HTCPL01 28/02 28/02 HTCPL01 28/02 01/03 UC0092 01/03 0 Hạch toán BHXH hưởng thay lương Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHXH Hạch toán BHXH hưởng thay lương Hạch toán BHXH hưởng thay lương Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHXH 01 02 334 01 03 642 20.803.500 01 08 334 9.246.000 01 15 1121 29.448.510 01 19 334 240.000 01 21 334 575.000 01 25 642 20.803.500 01 30 334 9.246.000 01 37 1121 Tổng số phát sinh 350.000 29.448.510 ... ... 186.486.300 186.486.300 Số dư cuối kỳ 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Người lập sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám Đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 68 Mẫu số: S03b – DN Đơn vị: Công ty TNHH TH Á Châu ( ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính) Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng, TP.Cần Thơ SỔ CÁI Năm 2014 Tên tài khoản: Bảo hiểm y tế Số hiệu: 3384 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Nhật ký chung Chứng từ Số hiệu Diễn giải Ngày tháng Trang số STT dòng TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Số dư đầu kỳ 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 UC0046 28/01 28/02 HTCPL01 28/02 28/02 HTCPL01 28/02 01/03 UC0092 01/03 0 Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHYT Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHYT 01 03 642 3.467.250 01 08 334 1.733.625 01 15 1121 01 25 642 3.467.250 01 30 334 1.733.625 01 37 1121 Tổng số phát sinh 5.200.875 5.200.875 ... ... 32.276.475 32.276.475 Số dư cuối kỳ 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Người lập sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám Đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 69 Mẫu số: S03b – DN Đơn vị: Công ty TNHH TH Á Châu ( ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ –BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính) Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng, TP.Cần Thơ SỔ CÁI Năm 2014 Tên tài khoản: Bảo hiểm thất nghiệp Số hiệu: 3389 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Số hiệu Nhật ký chung Ngày tháng Diễn giải Trang số STT dòng TK đối ứng Số phát sinh Nợ Số dư đầu kỳ 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 UC0046 28/01 28/02 HTCPL01 28/02 28/02 HTCPL01 28/02 01/03 UC0092 01/03 0 Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHTN 01 03 642 01 08 334 01 15 1121 Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHTN 01 25 642 01 30 334 01 37 1121 Tổng số phát sinh 1.155.750 1.155.750 2.311.500 1.155.750 1.155.750 2.311.500 ... ... 14.345.100 14.345.100 Số dư cuối kỳ 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Người lập sổ ( Ký, họ tên) Có Kế toán trưởng Giám Đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 70 Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Á Châu Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng TP Cần Thơ Mẫu số S20-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 3382 Đối tượng: Kinh phí công đoàn Ngày tháng ghi sổ A Chứng từ Ngày Số hiệu tháng B C Loại tiền: VNĐ Số dư Số phát sinh Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Nợ Có D E 2 3 4 5 - SDĐK 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 PC0074 28/01 28/02 HTCPL01 28/02 01/03 PC0369 01/03 - SPS Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Nộp KPCĐ Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Nộp KPCĐ 0 642 1111 642 1111 - Cộng SPS 2.311.500 2.311.500 0 2.311.500 2.311.500 0 ... 2.311.500 2.311.500 ... ... 14.345.100 14.345.100 - SDCK Sổ này có …… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: 01/01/2014 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) 71 Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Á Châu Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng TP Cần Thơ Mẫu số S20-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 3383 Đối tượng: Bảo hiểm xã hội Ngày tháng ghi sổ A Chứng từ Ngày Số hiệu tháng B C Loại tiền: VNĐ Số dư Số phát sinh Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Nợ Có D E 2 3 4 5 - SDĐK 16/01 KT0029 16/01 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 UC0046 28/01 11/02 KT0052 11/02 24/02 KT0074 11/02 28/02 HTCPL01 28/02 28/02 HTCPL01 28/02 01/03 UC0092 01/03 - SPS Hạch toán BHXH hưởng thay lương Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHXH Hạch toán BHXH hưởng thay lương Hạch toán BHXH hưởng thay lương Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHXH 0 334 350.000 20.803.500 642 334 1121 334 334 9.246.000 29.448.510 240.000 - Cộng SPS 20.453.500 29.699.500 250.990 10.990 575.000 (564.010) 20.803.500 642 334 1121 (350.000) 9.246.000 29.448.510 ... ... 186.486.300 186.486.300 - SDCK Sổ này có …… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: 01/01/2014 20.239.490 29.485.490 36.980 ... 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) 72 Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Á Châu Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng TP Cần Thơ Mẫu số S20-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 3384 Đối tượng: Bảo hiểm y tế Ngày tháng ghi sổ A Chứng từ Ngày Số hiệu tháng B C Loại tiền: VNĐ Số dư Số phát sinh Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Nợ Có D E 2 3 4 5 - SDĐK 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 HTCPL01 28/01 28/01 UC0046 28/01 28/02 HTCPL01 28/02 28/02 HTCPL01 28/02 01/03 UC0092 01/03 - SPS Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHYT Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHYT 0 642 334 1121 5.200.875 ... 32.276.475 - Cộng SPS 3.467.250 1.733.625 1.733.625 5.200.875 642 334 1121 3.467.250 0 3.467.250 3.467.250 1.733.625 1.733.625 ... 0 ... 32.276.475 - SDCK Sổ này có …… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: 01/01/2014 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) 73 Đơn vị: Công ty TNHH Tin học Á Châu Địa chỉ: 41 Lý Tự Trọng TP Cần Thơ Mẫu số S20-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 3389 Đối tượng: Bảo hiểm thất nghiệp Ngày tháng ghi sổ A Chứng từ Ngày Số hiệu tháng B C Loại tiền: VNĐ Số dư Số phát sinh Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Nợ Có D E 2 3 4 5 - SDĐK 28/01 28/01 HTCPL01 HTCPL01 28/01 28/01 28/01 UC0046 28/01 28/02 HTCPL01 28/02 28/02 01/03 HTCPL01 UC0092 28/02 01/03 - SPS Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHTN Hạch toán các khoản trích theo lương vào CPQLKD Hạch toán các khoản trích theo lương vào lương nv Nộp BHTN 0 642 334 1121 1.155.750 1.155.750 0 1.155.750 1.155.750 1.155.750 1.155.750 2.311.500 ... 0 ... 14.345.100 - Cộng SPS 1.155.750 2.311.500 642 334 1121 1.155.750 ... 14.345.100 - SDCK Sổ này có …… trang, đánh số từ trang số 01 đến trang Ngày mở sổ: 01/01/2014 0 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) 74 TK 3382 Nợ TK 1111 Có Nợ Có TK 642 SDĐK: 0 2.311.500 Nợ Có 2.311.500 ... ... SDCK: 0 Nợ TK 334 Nợ Có TK 3383 Có 0 350.000 30.049.500 ... 29.448.510 25.426.500 ... 0 TK 1121 Nợ Có Nợ TK 3384 Có Nợ Nợ 0 36.960.885 5.200.875 5.200.875 ... ... 12.135.375 0 Nợ TK 3389 Có 0 2.311.500 2.311.500 ... ... 0 Hình 4.4 Trích sơ đồ chữ T các tài khoản các khoản trích theo lương 75 TK 334 Có 4.3.8 Nhận xét về công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu 4.3.8.1 Ưu điểm - Chứng từ, sổ sách tại Công ty áp dụng đúng theo quyết định 48 của Bộ tài chính. - Sử dụng phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính chính xác. 4.2.8.2 Nhược điểm - Công ty không lập đầy đủ chứng từ, cụ thể là kế toán tiền lương không lập Bảng kê trích nộp các khoản theo lương theo mẫu 10-LĐTL để kê khai xác định số tiền BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ mà Công ty và người lao động phải nộp trong tháng cho cơ quan bảo hiểm xã hội và công đoàn quận. - Ở nghiệp vụ nộp 35% KPCĐ cho công đoàn quận và 65% cho người phụ trách công đoàn Công ty, kế toán tiền lương chỉ lập 1 Phiếu chi và bỏ trống mục người nhận trên phiếu trong khi người nhận ở đây là 2 chủ thể riêng biệt khác nhau, điều này là không rõ ràng, không đúng với quy định gây khó khăn cho việc hạch toán theo dõi và dễ dẫn đến tranh chấp trong tương lai. - Một số chứng từ lập không đủ liên. Cụ thể là hiện nay Phiếu thu và Phiếu chi Công ty chỉ lập 2 liên và khi nào người nộp/nhận tiền yêu cầu mới in liên 3, điều này dễ dấn đến tranh chấp về sau. Công ty nên mặc định in Phiếu thu và Phiếu chi thành 3 liên cho tất cả các nghiệp vụ: 1 liên lưu nội bộ, 1 liên chuyển cho thủ quỹ và 1 liên giao cho người nhận hay người nộp tiền. - Vào cuối mỗi ngày thủ quỹ mới tập hợp tất cả các liên của Phiếu thu, Phiếu chi phát sinh trong ngày lại để trình lên cho kế toán trưởng và Giám đốc xét duyệt ký tên, điều này dễ gây ra rủi ro cho Công ty, tốt hơn hết kế toán tiền lương nên xin đầy đủ chữ kí của cấp trên khi vừa in Phiếu thu, Phiếu chi ra rồi sau đó mới tiến hành luân chuyển cho thủ quỹ. - Trích các khoản trích theo lương vào chi phí QLKD không gộp chung các khoản trích theo lương của tất cả các phòng ban vào TK 642 sẽ khó theo dõi và quản lý, kế toán nên sử dụng TK cấp 2 là 6421 cho bộ phận bán hàng 76 và tự quy định các TK cấp 2 riêng cho các bộ phận khác, ví dụ như 6423 cho Ban Giám đốc và phòng kế toán , phòng kinh doanh, 6424 cho phòng kĩ thuật. 4.4 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 4.4.1 Phân tích tình hình biến động chi phí lương Năm Chỉ tiêu Đơn vị Tổng CP lương Số LĐ bình quân TL bình quân triệu đồng người tr.đồng/ng/tháng 2011 1.207 39 2,58 2012 1.811 57 2,65 2013 1.740 48 3,02 Chênh lệch 2012-2011 2013-2012 Số tiền % Số tiền % 604 50,04 18 46,15 0,07 2,66 (71) (3,92) (9) (16) 0,37 14 Bảng 4.3 Tình hình biến động chi phí lương của Công ty TNHH Tin học Á Châu qua 3 năm 2011-2013 (Nguồn: Phòng Kế Toán Công ty TNHH Tin học Á Châu) Qua bảng phân tích tình hình biến động chi phí lương của Công ty TNHH Tin học Á Châu, ta có thể thấy rõ tổng chi phí tiền lương không ổn định qua các năm. Cụ thể ở năm 2012 tổng chi phí lương tăng 50,04% so với năm 2011, lý do là vì Công ty mở rộng thị trường nên cần bổ sung nguồn nhân lực, chủ yếu là tuyển thêm lao động ở bộ phận kỹ thuật và bán hàng để phục vụ cho các cửa hàng mới, bằng chứng là số lao động bình quân tăng lên đến 46,15% so với năm 2011, tuy nhiên mức tiền lương bình quân chỉ tăng 2,66%; nguyên nhân là vì Công ty chủ yếu chỉ thực hiện kí hợp đồng lao động thời vụ 3 tháng với nhân viên mới và mức lương quy định trong hợp đồng không cao. Đến năm 2013, số lao động bình quân giảm đến 16% vì Công ty phải thu hẹp thị trường nên tiến hành cắt giảm lao động mà chủ yếu là các lao động thời vụ, mặc dù số lượng lao động giảm đáng kể nhưng tổng chi phí lương chỉ giảm 3,92% so với năm 2012, nguyên nhân là vì từ ngày 01/07/2013 mức lương tối thiểu chung được điều chỉnh tăng từ 1.050.000 đồng/tháng lên 1.150.000 đồng/tháng, đồng thời Công ty cũng tiến hành tăng phụ cấp chức vụ, các khoản tiền thưởng cho người lao động trong năm 2013 nhằm khuyến khích tinh thần làm việc của người lao động, tăng sự gắn bó giữa người lao động với Công ty và giúp họ an tâm làm việc trước những biến động về công tác nhân sự của Công ty trong năm 2013, đồng thời việc giảm số 77 lượng lao động thời vụ trong năm 2013 cũng góp phần làm tăng mức tiền lương bình quân của Công ty lên đến 14% so với năm 2012. Tiền lương bình quân của Công ty TNHH Tin học Á Châu vẫn còn ở mức trung bình trong nền kinh tế nước ta. Tuy nhiên có thể thấy một điều khả quan rằng mức lương bình quân vẫn tăng đều qua các năm mặc dù Công ty phải đối mặt với nhiều biến động, điều này cho thấy Công ty cũng đã cố gắng thực hiện nhiều điều chỉnh ở chính sách lương để đảm bảo cuộc sống cho người lao động và giúp học yên tâm công tác làm việc. Có thể do phần lớn nhân viên trong Công ty còn khá trẻ và lao động trình độ cao đẳng trung cấp còn chiếm tỉ trọng cao trong cơ cấu lao động của Công ty và họ có hệ số lương không cao, ngoài ra cũng vì Công ty ưu tiên tuyển dụng lao động thời vụ, những lý do trên đã dẫn đến việc giảm mức lương bình quân chung của cả Công ty trong mỗi năm. 4.4.2 Phân tích tình hình thực hiện quỹ lương kế hoạch Đơn vị tính: triệu đồng Năm Quỹ lương kế hoạch Chi phí lương thực tế 2011 2012 2013 1.145 1.770 1.975 1.207 1.811 1.740 Tỷ lệ thực tế so với kế hoạch (%) 105,42 102,32 88,10 Bảng 4.4 Tình hình thực hiện quỹ lương kế hoạch của Công ty TNHH Tin học Á Châu trong 3 năm 2011-2013 (Nguồn: Phòng Kế Toán Công ty TNHH Tin học Á Châu) Qua bảng số liệu trên ta có thể thấy được tình hình thực hiện kế hoạch quỹ tiền lương của Công ty tương đối tốt, đặc biệt ở năm 2011 và 2012. Cụ thể vào năm 2011, Công ty đề ra quỹ lương kế hoạch với số lao động bình quân kế hoạch là 38 người và mức tiền lương bình quân kế hoạch là 2,51 triệu đồng/người/tháng; thực tế tổng chi phí tiền lương năm 2011 là 1.207 triệu đồng; vượt 5,42% so với kế hoạch, sự biến động này còn khá nhỏ và vẫn nằm trong tầm kiểm soát của Công ty. Đến năm 2012, Công ty dự tính số lao động bình quân kế hoạch tăng lên 58 người nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự cho chiến lược mở rộng thị trường 78 của Công ty và mức tiền lương bình quân kế hoạch là 2,54 triệu đồng/người/tháng; lý do mức tiền lương bình quân kế hoạch không tăng nhiều so với năm 2011 vì Công ty dự định chỉ tập trung tuyển dụng lao động thời vụ với tiền lương tương đối thấp. Tỉ lệ chi phí lương thực tế cao hơn 2,32% so với kế hoạch; tỉ lệ này cũng giảm đến 3,10% so với năm 2011 cho thấy Công ty đã thực hiện tốt quỹ lương kế hoạch đề ra. Nhưng đến năm 2013, Công ty không dự tính đến việc thu hẹp phạm vi hoạt động nên theo quỹ lương kế hoạch, số lao động bình quân kế hoạch là 57 người và mức tiền lương bình quân kế hoạch là 2,89 triệu đồng/người/tháng, lý do mức tiền lương tăng lên so với năm 2012 là vì từ ngày 01/07/2013 mức lương tối thiểu chung được điều chỉnh tăng từ 1.050.000 đồng/tháng lên 1.150.000 đồng/tháng, đồng thời Công ty cũng tiến hành tăng phụ cấp chức vụ cho người lao động trong năm 2013. Tuy nhiên thị trường thu hẹp bất ngờ, Công ty phải tiến hành cắt giảm nhân sự đột ngột để phù hợp với tình hình kinh doanh tại Công ty nhằm mục đích tránh tình trạng nguồn lao động không được sử dụng một cách hiệu quả, dẫn đến việc tổng chi phí tiền lương trong năm không đạt đến 11,90% so với quỹ lương kế hoạch, điều này cho thấy Công ty đã không xây dựng và quản lý tốt quỹ tiền lương do không đánh giá thị trường một cách đúng đắn. 79 CHƯƠNG 5 ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 5.1 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 5.1.1 Ưu điểm 5.1.1.1 Về thực hiện chế độ kế toán + Công ty áp dụng hình thức sổ sách Nhật ký chung với mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh của Công ty. + Hệ thống tài khoản sử dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính đã được sửa đổi theo TT 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011. + Các chứng từ kế toán đầy đủ chữ kí theo quy định, không bị tẩy xóa, đảm bảo tính chính xác hợp lệ. + Sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ cho công tác kế toán, giúp tiết kiệm thời gian tính toán đồng thời cũng giúp cho việc tính toán được chính xác thuận tiện hơn. + Công ty thuộc quy mô vừa và nhỏ nên bộ máy kế toán gọn nhẹ, mọi công việc kế toán từ xử lý chứng từ ban đầu đến ghi sổ chi tiết, tổng hợp, lập báo cáo kế toán, lưu trữ sổ sách chứng từ đều được thực hiện tại phòng kế toán. 5.1.1.2 Về tổ chức công tác kế toán + Công ty thực hiện tính lương theo thời gian đơn giản, dễ thực hiện và đảm bảo tính công bằng cho người lao động. + Chi phí tiền lương và các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ luôn được tính toán chính xác, đầy đủ, mức lương cơ bản và hệ số lương cũng tăng theo thời gian theo tỉ lệ quy định của Nhà nước. Đồng thời Công ty tiến hành trả 80 lương đúng vào ngày 28 mỗi tháng cho nhân viên, cũng như nộp các khoản trích theo lương cho cơ quan quản lý đúng thời gian quy định. + Việc theo dõi tính toán và nộp BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ đầy đủ đã giúp người lao động được hưởng chế độ trợ cấp tốt hơn, khiến họ gắn bó hơn với Công ty. + Thành phần lao động chủ yếu của của Công ty là lao động thời vụ và đa số lao động trẻ với trình độ cao đẳng trung cấp, điều này giúp làm giảm mức lương bình quân từ đó góp phần giảm chi phí cho Công ty. + Công ty có thành lập quỹ khen thưởng phúc lợi nhằm khuyến khích người lao động làm việc hiệu quả, cụ thể là trích quỹ tặng quà nhân viên vào những ngày lễ, Tết cũng như khen thưởng cho những nhân viên có thành tích xuất sắc vào cuối mỗi quý. + Công ty luôn tạo điều kiện cho người lao động tạm ứng trước một phần tiền lương để xoay sở các chi phí sinh hoạt thường phát sinh vào đầu tháng như tiền điện, tiền nước, tiền học phí của con… 5.1.2 Nhược điểm 5.1.2.1 Về thực hiện chế độ kế toán + Một số chứng từ không áp dụng đúng theo mẫu và số liên mà Bộ Tài Chính quy định (Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu thu, Phiếu chi, Bảng chấm công). + Quá trình luân chuyển chứng từ của một số chứng từ không đúng theo quy định (Phiếu thu, Phiếu chi...). + Một số chứng từ gộp chung nhiều nghiệp vụ là không rõ ràng và trái quy định (Phiếu chi). 5.1.2.2 Về tổ chức công tác kế toán + Hình thức tính lương theo thời gian tuy đơn giản dễ thực hiện nhưng phần lương mà người lao động nhận được không gắn liền với kết quả lao động mà họ tạo ra nên không khuyến khích họ tích cực làm việc, dễ tạo nên tư tưởng đối phó làm cho đủ ngày công mà không chú trọng đến chất lượng, đặc biệt là nhân viên bộ phận bán hàng. 81 + Kế toán tiền lương căn cứ vào Bảng chấm công mà các phòng ban trong công ty gửi về để xác định ngày công làm việc thực tế của mỗi nhân viên trong tháng từ đó làm cơ sở để tính tiền lương phải trả. Tuy nhiên trên Bảng chấm công chỉ thể hiện được số ngày đi làm và số ngày nghỉ mà không thể hiện được việc đi trễ về sớm cũng như chưa đánh giá được chất lượng công tác của từng nhân viên. Một số bộ phận có thể chờ đến gần cuối tháng mới đánh và kiểm tra tình hình lao động thực tế để nộp cho phòng kế toán, dễ xảy ra trường hợp chấm công hộ, nhiều nhân viên đi trễ về sớm thiếu tinh thần trách nhiệm trong công việc. + Mặc dù tuyển dụng lao động thời vụ làm giảm chi phí lương cho Công ty nhưng như vậy sẽ không đảm bảo được an sinh xã hội cho người lao động, từ đó sẽ không tạo được sự gắn bó lâu dài giữa họ với Công ty và dễ khiến họ thiếu ý thức trách nhiệm với công việc. + Công ty cho phép người lao động tạm ứng lương theo nhu cầu, điều này dễ làm giảm tinh thần làm việc và ý thức trách nhiệm với công việc của nhân viên khi họ chưa làm đủ số ngày công mà đã được nhận lương. + Phần lớn đội ngũ lao động ở Công ty đều thuộc trình độ cao đẳng, trung cấp và đa số đều còn khá trẻ nên trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc chưa được cao. + Hiện nay, Công ty trả lương cho người lao động bằng tiền mặt nên việc thanh toán tiền lương sẽ mất rất nhiều thời gian, không khoa học, với khối lượng tiền lớn như vậy rất dễ gây nên nhầm lẫn, sai sót, mất mát trong quá trình chi trả. + Công ty chưa trích lập quỹ dự phòng tiền lương để đảm bảo cho việc trả lương không bị gián đoạn. 5.2 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU Thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty TNHH Tin học Á Châu có nhiều thế mạnh cần tiếp tục phát huy, bên cạnh đó vẫn còn có những hạn chế nhất định mà trong khả năng hiện tại của Công ty cần từng bước khắc phục để hoàn thiện hơn. 82 Trên cơ sở những phân tích về tình hình và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty, tác giả xin đề xuất một số giải pháp như sau: 5.2.1 Giải pháp hoàn thiện chế độ kế toán + Kiểm tra lại tất cả chứng từ tại Công ty, nếu chứng từ nào không đúng theo Quyết định 48 của Bộ Tài Chính thì phải thực hiện sửa đổi và áp dụng đúng theo mẫu quy định. + Tất cả chứng từ cụ thể như Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu kế toán... ngay sau khi in ra đều phải được chuyển cho cấp trên kiểm tra soát xét ký duyệt rồi mới tiến hành luân chuyển. + Mỗi nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến chi tiền với mỗi người nhận tiền khác nhau kế toán phải lập Phiếu chi riêng cho từng người và ghi cụ thể tên người nhận trên mỗi phiếu. 5.2.2 Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Á Châu không chỉ giúp tăng hiệu quả cho công tác thanh toán lương mà còn giúp nâng cao tinh thần làm việc và ý thức trách nhiệm của nhân viên trong Công ty. Cụ thề một số giải pháp như sau: + Công ty nên thực hiện hình thức trả lương theo sản phẩm với nhân viên làm việc ở bộ phận bán hàng, gắn thu nhập của nhân viên với kết quả làm việc của họ. + Chuyển từ hình thức chấm công thủ công sang chấm công bằng vân tay, điều này sẽ giúp quản lý thời gian làm việc của nhân viên trong Công ty dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và công bằng. + Các hình thức khen thưởng, xử phạt phải công bằng và nghiêm minh. Nếu một nhân viên làm việc không đủ số giờ theo quy định thì thực hiện trừ lương và xử phạt nghiêm khắc các hành vi gian lận. + Tiến hành ký hợp đồng lao động xác định thời hạn với lao động thời vụ nhằm ổn định số lượng lao động trong Công ty, đảm bảo cho họ được hưởng 83 đầy đủ các chế độ lao động và bảo hiểm, từ đó khiến họ yên tâm lao động, gắn bó với công ty, góp phần tăng hiệu quả công việc. + Thực hiện tạm ứng lương theo số phần trăm lương cơ bản, cụ thể nhân viên chỉ được tiến hành tạm ứng từ ngày 15 trở đi trong tháng và mức tạm ứng tối đa là 50% lương cơ bản của mỗi nhân viên. + Bắt buộc nhân viên phải mở tài khoản ngân hàng nhằm thực hiện thanh toán tiền lương cho nhân viên bằng hình thức chuyển khoản. + Công ty nên trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề nhằm đảm bảo việc trả lương không bị gián đoạn. Nếu quỹ tiền lương không sử dụng vào mục đích khác thì quỹ dự phòng được trích lập nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập Công ty không bị lỗ, nếu lỗ thì không được trích đủ 17%. 84 CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN Việc xây dựng một hệ thống kế toán tại một doanh nghiệp là rất cần thiết. Vì kế toán là một hệ thống gồm: chính sách, chế độ, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo hợp lý cho công việc quản lý đạt được mục tiêu đề ra. Đặc biệt là kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí của doanh nghiệp. Mục đích của việc phân tích công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty là để thấy được tình hình thực tế của công ty về công tác quản lý lao động, việc phân bổ và sử dụng lao động đã đạt hiệu quả chưa, các chế độ tiền lương, chế độ BHXH,BHYT,KPCĐ, BHTN có phù hợp với chính sách của Nhà nước ban hành hay chưa, đồng thời giúp đánh giá công tác quản lý tiền lương của công ty, từ đó góp phần quản lý chặt chẽ việc chấp hành qui định của Nhà nước, ngoài ra còn giúp tăng thu nhập cho người lao động và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong quá trình thực hiện đề tài “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu” , nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của anh chị phòng kế toán và quý Công ty, bản thân em đã đúc kết được nhiều kinh nghiệm thực tế và thật sự có ích cho một sinh viên sắp ra trường. Em đã nhận thấy tầm quan trọng của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, đã thấy được sự khác biệt giữa lý thuyết học ở trường và thực tế ở các doanh nghiệp trong việc tính và thanh toán lương cho người lao động. Mong rằng đề tài sẽ một phần nào giúp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, cũng như giải quyết một số vấn đề về nhân sự của Công ty. Tin tưởng rằng với sự nỗ lực của ban lãnh đạo và tinh thần đoàn kết của tập thể nhân viên, Công ty sẽ luôn giữ vững vị thế của mình trên thị trường trong nước, sẽ từng bước phấn đấu phát triển mở rộng quy mô kinh doanh, đa dạng hóa sản phẩm và gặt hái được nhiều thành công. 6.2 KIẾN NGHỊ Bên cạnh những giải pháp đối với Công ty, em cũng có một số kiến nghị đối với cơ quan Nhà nước như sau: + Chính phủ cần ban hành kịp thời chính sách, qui định về tiền lương cũng nhưng các khoản trích theo lương sao cho phù hợp với tình hình kinh tế thị 85 trường để đảm bảo đời sống của người lao động mà không xử ép doanh nghiệp. + Đưa ra biện pháp xử phạt, chế tài thỏa đáng đối với các doanh nghiệp bóc lột sức lao động của nhân viên hay vi phạm việc trích nộp BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ. + Có chính sách khắc phục tình trạnh khủng hoảng kinh tế, vì giá cả tăng ảnh hưởng đến thu nhập, đời sống của người lao động. Đồng thời cũng làm cho chi phí đầu vào tăng mạnh, trong khi đầu ra khó tăng theo ngay được, điều đó làm ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. + Phát huy hơn nữa mặt tích cực của công tác duy trì, phát triển nguồn nhân lực, hỗ trợ kinh phí đào tạo, không phân biệt doanh nghiệp thuộc tỉnh hay trung ương, khuyến khích sự liên kết giữa các doanh nghiệp với cơ sở đào tạo. + Ban hành kịp thời các chính sách đảm bảo quyền lợi, thu nhập cho người lao động tương ứng với sự biến động của nền kinh tế. + Xây dựng chế độ tiền lương phù hợp với từng ngành nghề. + Bảo đảm nguyên tắc bình đẳng giới, quy định chế độ bảo vệ lao động nữ, lao động là người khuyết tật, người cao tuổi, lao động chưa thành niên. 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Trần Quốc Dũng, 2010. Bài giảng Kế toán tài chính 1. Trường Đại học Cần Thơ. 2. Trần Quốc Dũng, 2012. Bài giảng Tổ chức thực hiện công tác kế toán. Trường Đại học Cần Thơ. 3. Trần Quốc Dũng, 2009. Nguyên lí Kế toán. Cần Thơ. Nhà xuất bản Việt Nam. 4. Vương Quốc Duy, 2014. Bài giảng Phân tích hoạt động kinh doanh. Trường Đại học Cần Thơ. 5. Võ Văn Nhị và cộng sự, 2010. Kế toán tài chính. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Tài chính. 6. Lê Thị Hương, 2012. Phân tích tình hình lao động, tiền lương và các khoản nhân tố ảnh hưởng đến chi phí lương tại công ty Cổ phần nông sản thực phẩm xuất khẩu Cần Thơ. Luận văn đại học. Trường Đại học Cần Thơ. 7. Nguyễn Thị Mỹ Tiên, 2013. Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ Phần ô tô Thành Công Cần Thơ. Luận văn đại học. Trường Đại học Cần Thơ. 8. Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13. < http://luatkhaiphong.com/VBPL- Dau-tu-Kinh-doanh/Bo-luat-Lao-dong-so-10/2012/QH13-6622.html>. 87 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bảng chấm công Phụ lục 2: Bảng thanh toán tiền lương Phụ lục 3: Giấy đề nghị tạm ứng Phụ lục 4: Phiếu chi Phụ lục 5: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Phụ lục 6: Chứng từ hạch toán chi phí lương Phụ lục 7: Phiếu kế toán Phụ lục 8: Ủy nhiệm chi 88 Phụ 1: Bảng chấm công Đơnlục vị: Công ty TNHH Tin học Á Châu Mẫu số: 01a - LĐTL (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Đơn vị: Cty TNHH Tin học Á Châu Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) Bộ phận: Phòng kinh doanh BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 01 năm 2014 Quy ra công STT Ngày trong tháng Họ và tên 03 01 02 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 Trần Thế Hào x x x x CN x x x x x P CN x x X x X x CN x x x x x x CN x x CN x 26 2 Nguyễn Minh Thi x x x x CN x x x x x X CN O O O x X x CN x x x x N/2 x CN x x CN x 22,5 3 Hoàng Cao Thượng x x x x CN x P x x x X CN x x X x X x CN x x x x x x CN x x CN x 26 4 Lê Thị Ngọc Linh x x x x CN x x x x x X CN x x X x N/2 x CN x x x x x x CN x x CN x 25,5 5 Đặng Chí Hiển x x x x CN x x x x x N/2 CN x x X x x x CN x x x P x x CN x x CN x 25,5 6 Lưu Hùng Hậu x x x x CN x x x x x X CN x x X x x x CN x x x x x x CN x P CN x 26 7 Lê Hoàng Quý x x x x CN x x x x P P CN x x X x x x CN x x x x x x CN x x CN x 26 8 Ngô Thị Hường x x x x CN x x x x x N/2 CN x x X x x x CN x x x x x x CN x N/2 CN x 25 9 Nguyễn Cẩm Thùy x x x x CN x x x x x X CN x x X x x x CN x x x x x P CN x x CN x 26 Người chấm công Trưởng phòng (kí, họ tên) (kí, họ tên) Kí hiệu: x: hưởnglương T: tai nạn P: nghỉ phép Nb: nghỉ bù O: nghỉ ốm No: nghỉ không lương Co: con ốm N/2: nghỉ nửa ngày 89 19 Số công hưởng theo thời gian Người duyệt (kí, họ tên) Số công hưởng BHXH 3 Ghi chú Phụ lục 2: Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số: 02 - LĐTL Đơn vị: Cty TNHH Tin học Á Châu (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 01 năm 2014 STT Họ Tên Lương cơ bản Chức vụ Hệ số Số công Số tiền Số: 01 Phụ cấp Chức vụ Các khoản trích Tổng lương Độc hại Tạm ứng BHXH BHYT BHTN 8% 1.5% 1% Thực lĩnh Tổng Số tiền Ban Giám đốc 1 Mạch Quốc Nguyên GĐ 6,33 26,0 7.279.500 500.000 350.000 8.129.500 582.360 109.192,5 72.795 764.347,5 7.365.153 2 Lê Văn Chiến PGĐ 5,32 26,0 6.118.000 500.000 350.000 6.968.000 489.440 91.770 61.180 642.390 6.325.610 Phòng kinh doanh 1 Trần Thế Hào TPKD 4,33 26,0 4.979.500 300.000 350.000 5.629.500 398.360 74.692,5 49.795 522.847,5 5.106.653 2 Nguyễn Minh Thi PPKD 3,51 22,5 3.493.125 300.000 350.000 4.143.125 322.920 60.547,5 40.365 423.832,5 3.719.293 3 Hoàng Cao Thượng NVKD 3,27 26,0 3.760.500 200.000 350.000 4.310.500 300.840 56.407,5 37.605 394.852,5 2.915.648 4 Lê Thị Ngọc Linh NVKD 2,42 25,5 2.729.481 200.000 350.000 3.279.481 222.640 41.745 27.830 292.215 2.987.266 5 Đặng Chí Hiển NVKD 3,58 25,5 4.037.827 200.000 350.000 4.587.827 329.360 61.755 41.170 432.285 1.155.542 6 Lưu Hùng Hậu NVKD 2,42 26,0 2.783.000 200.000 350.000 3.333.000 222.640 41.745 27.830 292.215 3.040.785 7 Lê Hoàng Quý NVKD 26,0 2.600.000 2.600.000 2.600.000 8 Ngô Thị Hường NVKD 25,0 2.500.000 2.500.000 2.500.000 9 Nguyễn Cẩm Thùy NVKD 26,0 2.600.000 2.600.000 2.600.000 ... 1.000.000 3.000.000 ... Tổng 100,50 144.220.721 7.800.000 11.200.000 163.220.721 10.500.000 9.246.000 1.733.625 1.155.750 12.135.375 140.585.346 Tổng số tiền bằng chữ: một trăm bốn chục triệu năm trăm tám mươi lăm ngàn ba trăm bốn mươi sáu đồng. Người lập Kế toán trưởng ( ký, họ tên) ( ký,90 họ tên) Ngày 28 tháng 1 năm 2014 Giám đốc (ký, họ tên) Ký nhận Phụ lục 3: Giấy đề nghị tạm ứng Công ty TNHH Tin học Á Châu GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 10 tháng 1 năm 2014 Kính gửi:...........ông Mạch Quốc Nguyên..................................... Người đề nghị:...............Trần Thế Hào (Trưởng phòng KD)...................... Đề nghị ban lãnh đạo cho tạm ứng số tiền: ..........4.000.000đ................. ( Viết bằng chữ) ............bốn triệu đồng..................................... Lý do tạm ứng: ..................ứng trước lương cho nhân viên............................ Giám đốc Kế toán trưởng Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 91 Phụ lục 4: Phiếu chi Mẫu số: 02 - TT Đơn vi:Công ty TNHH Tin học Á Châu Bộ phận:………. (Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 12 tháng 1 năm 2014 Số: ....PC0038... Nợ: ....334...... Có: .....1111............ Họ và tên người nhận tiền:.................................. Địa chỉ: ..................................................... Lý do chi: ............tạm ứng lương tháng 1 cho nhân viên........................... Số tiền: ....10.500.000đ....(viết bằng chữ): ……….................. ............mười triệu năm trăm ngàn đồng................ Kèm theo: .....2...chứng từ gốc. Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày 12 tháng 1 năm 2014 Người lập Người nhận phiếu tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):......................................................... + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):..................................................... + Số tiền quy đổi: .................................................................................... 92 Phụ lục 5: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH Công ty TNHH Tin học Á Châu Trường Đại học Y Dược TP. Cần Thơ Trường Đại học Y Dược TP. Cần Thơ Số KB/BA GIẤY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH Mẫu số: C65-HD (Ban hành theo QĐ số: 51/2007/QĐ-BTC ngày 22/6/2007 của Bộ trưởng BTC) GIÁY CHỨNG NHẬN NGHỈ VIỆC HƯỞNG BHXH Quyển số: 02 Quyển số: 02 Số: 000108 Số: 000108 Họ và tên...... Nguyễn Minh Thi .......ngày tháng năm sinh.......1975.......... Họ và tên: Nguyễn Minh Thi Năm sinh: 1975 Đơn vị công tác:.............. Công ty TNHH Tin Học Á Châu................... Đơn vị công tác:....Công ty TNHH Tin Học Á Châu.......... Lý do nghỉ việc:..............viêm khớp gối...................................... Lý do nghỉ việc:......viêm khớp gối......... Số ngày cho nghỉ:........3......................... Số ngày cho nghỉ:.....3....... (Từ ngày .....13/01/2014......đến hết ngày..........15/01/2014...........) (Từ ngày ...13/01/2014........đến hết ngày...15/01/2014.....) XÁC NHẬN CỦA PHỤ TRÁCH ĐƠN VỊ Ngày...13..tháng...01...năm....2014.. Số ngày thực nghỉ...3....ngày (Ký, họ tên, đóng dấu) Ý BÁC SĨ KCB (Ký, họ tên) 93 Ngày..13.....tháng....01....năm...2014.... Ý BÁC SĨ KCB (Ký, họ tên, đóng dấu) Phụ lục 6: Chứng từ Hạch toán CP lương Công ty TNHH Tin học Á Châu Số: 01 HẠCH TOÁN CHI PHÍ LƯƠNG Ngày 28 tháng 01 năm 2014 Diễn giải: hạch toán chi phí lương tháng 01/2014 Tài Khoản 642 334 642 Phát sinh Tên Tài khoản Nợ Chi phí QLKD Phải trả người lao động 3382 3383 Chi phí QLKD KPCĐ BHXH 3384 3389 BHYT BHTN 163.220.721 163.220.721 27.738.000 2.311.500 20.803.500 3.467.250 1.155.750 Phải trả người lao động 334 3383 3384 BHXH BHYT 3389 BHTN Tổng cộng Có 12.135.375 9.246.000 1.733.625 203.094.096 1.155.750 203.094.096 Ngày 28 tháng 01 năm 2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 94 Phụ lục 7: Phiếu kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu PHIẾU KẾ TOÁN Ngày 16 tháng 01 năm 2014 Số: KT0029 Diển giải: Hạch toán BHXH hưởng thay lương Tài Khoản 3383 Tên Tài khoản BHXH 334 Phát sinh Nợ 350.000 Phải trả người lao động Có 350.000 Tổng cộng 350.000 350.000 Ngày 16 tháng 01 năm 2014 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) 95 Phụ lục 8: Ủy nhiệm chi UỶ NHIỆM CHI / PAYMENT ORDER Số / No ………UC0046……… …28/01/2014... Ngày / Date --------------------------------------------------- ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN / APPLICANT --------------------------------------------------Tên tài khoản / Acct's Name : …………………Công ty TNHH Tin học Á Châu………………………. Số tài khoản / Acct No. : …10104699……. Tại ngân hàng Á Châu - chi nhánh / At ACB - Branch : ……………… ---------------------------------------------- ĐƠN VỊ THỤ HƯỞNG / BENEFICIARY ---------------------------------------------Đơn vị thụ hưởng / Beneficiary ………………BHXH Cần Thơ……………………. q Số tài khoản / Acct No. q CMND / Hộ chiếu / ID card / PP No…………………… Tại ngân hàng / Beneficiary's Bank ………1890202916025………. Ngày cấp / Date ……………. ……Agribank CN Cần Thơ….. Số tiền bằng chữ / Amount in words : ba mươi sáu triệu chín trăm sáu mươi ngàn tám trăm tám mươi lăm đồng. Nội dung / Details : Nơi cấp / Place …………… Tỉnh, TP / Province, City ……Cần Thơ……. Bằng số / In figures …36.960.885… ……Nộp BHXH., BHYT, BHTN………… ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN / Applicant Kế toán Chủ tài khoản trưởng Chief Account Holder Accountant NGÂN HÀNG Á CHÂU / ACB NGÂN HÀNG B / B Bank Ghi sổ ngày / Post Date …28/01/014… Ghi sổ ngày / Post Date …28/01/014…… Giao dịch viên Giao dịch viên Trưởng đơn vị Teller Manager 96 Teller Trưởng đơn vị Manager đ [...]... tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty, tác giả tập trung vào nghiên cứu đối tượng chính là thông tin về việc thực hiện công tác kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương, bao gồm các số liệu, chứng từ, sổ sách về tình hình lao động, tiền lương, các khoản trích theo lương và quỹ tiền lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu 3 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN... nghiệp về tiền lương, 17 tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động Bên Nợ: - Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác đã ứng, trả cho nhân viên - Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của nhân viên Bên Có: - Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải trả cho nhân viên Số dư Có: - Các khoản tiền lương, tiền. .. hoàn thiện tốt công tác tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty 1.2.2 Mục tiêu cụ thể Xem xét chứng từ sổ sách của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty có đúng với quy định của Bộ Tài Chính hay không; cách tính lương và các khỏan trích theo lương, các chế độ chi trả cho người lao động có thực hiện theo Bộ luật lao động và các Thông tư, Nghị định liên quan... ngân sách Nhà nước 1 Trên cơ sở đó, em quyết định chọn đề tài Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu làm luận văn tốt nghiệp của mình 1.2 MỤC TIÊU NGIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Phân tích thực trạng công tác kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương tại Công ty, từ đó rút ra những mặt tích cực và hạn chế của Công ty nhằm mục đích đề xuất các giải pháp giúp hoàn thiện tốt công tác tiền. .. trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quanvề bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra, đối chiếu để biết thời gian lao động cũng như số ngày công của người lao động nhằm quy ra công để tính lương và các khoản trích theo lương, sau đó chuyển Bảng thanh toán tiền lương cho kế toán trưởng duyệt và tiếp tục chuyển đến cho phòng Giám đốc kí duyệt, kế toán tiền lương. .. hút: áp dụng với những người đến làm việc ở vùng kinh tế mới, chính sách kinh tế và đảo xa đất liền có điều kiện sinh hoạt đặc biệt khó khăn, gồm có 4 mức: 20%; 30%; 50% và 70% lương cấp bậc thời gian hưởng từ 3- 5 năm 2.1.3 Tổ chức hạch toán kế toán về tiền lương và các khoản trích theo lương 14 2.1.3.1 Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương a Yêu cầu - Nắm vững các. .. tại Công ty TNHH Tin học Á Châu từ 11/08/2014 đến 17/11/2014 - Các số liệu được sử dụng trong luận văn giai đoạn năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 do Công ty cung cấp - Đề tài lấy số liệu từ ngày 01/01/2014 đến ngày 30/6/2014 của Công ty 2 1.3.3 Đối tượng nghiên cứu Để thực hiện đề tài Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu với mục đích chính là nhằm hoàn thiện công tác kế toán. .. hiện quỹ lương kế hoạch của Công ty như thế nào Từ đó thấy được những mặt tích cực Công ty đạt được cũng như những hạn chế mà Công ty mắc phải và đề xuất những giải pháp khắc phục nhằm hoàn thiện công tác tiền lương và các khỏan trích theo lương tại Công ty 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Về không gian Đề tài được thực hiện dựa trên số liệu thu thập được tại Công ty TNHH Tin học Á Châu Trụ sở tại: số 41,... thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức trên 2.1.3.4 Quy trình thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương Hàng ngày tổ trưởng (phòng, ban, nhóm,…) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các ký hiệu quy định trong Bảng chấm công Cuối tháng người chấm công và. .. sách và thông tin kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, thông tin nhân sự do phòng kế toán cung cấp - Thông tin trên website Công ty: lịch sử hình thành, ngành nghề kinh doanh 2.2.2 Phương pháp phân tích đánh giá Thực tế có nhiều phương pháp phân tích số liệu khác nhau, tác giả dựa vào từng mục tiêu cụ thể mà sử dụng những phương pháp phù hợp Đối với mục tiêu phân tích tình hình quỹ lương