15
2.1.3.1 Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
a. Yêu cầu
- Nắm vững các Thông tư, Nghị định, Bộ Luật lao động và các văn bản pháp luật quy định khác có liên quan đến tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương, đồng thời phải luôn cập nhật nhưng quy định đổi mới sửa đổi qua mỗi năm.
- Biết cách tính và khai báo các khoản phụ cấp, thu nhập và các khoản khấu trừ.
- Hiểu biết các yếu tố có ảnh hưởng đến nghiệp vụ nhân sự và tính lương của doanh nghiệp ví dụ như: kì tính lương, số ngày/giờ làm việc trong tháng, cách tính lương có thay đổi trong kì, mức bảo hiểm phải đóng bắt buộc, các thông số thuế TNCN…
b. Nhiệm vụ
- Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động về số lượng và chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động .
- Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
- Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ. Kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ.
- Tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ thuộc phạm vi trách nhiệm của kế toán. Tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, NHTN, KPCĐ.
16
Hệ thống chứng từ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 14/09/2006 đã được sửa đổi theo TT 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011, các chứng từ ban đầu dùng trong hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động, tiền lương gồm các biểu mẫu sau:
- Mẫu số 01a – LĐTL: Bảng chấm công
- Mẫu số 01b – LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ - Mẫu số 02 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương - Mẫu số 03 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng - Mẫu số 04 – LĐTL: Giấy đi đường
- Mẫu số 05 – LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành - Mẫu số 06 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Mẫu số 07 – LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài - Mẫu số 08 – LĐTL: Hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 09 – LĐTL: Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 10 – LĐTL: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương - Mẫu số 11 – LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Ngoài ra, tùy theo đặc điểm và yêu cầu quản lý, một số doanh nghiệp còn xây dựng thêm “Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, “Danh sách người lao động hưởng BHXH”, “Biên bản điều tra tai nạn lao động”, ...
2.1.3.3 Sổ sách kế toán
Việc tổ chức hạch toán và ghi sổ tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tùy thuộc vào hình thức ghi sổ mà doanh nghiệp lựa chọn.
17
Đối với doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC thì áp dụng một trong 4 hình thức kế toán sau:
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung + Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ + Hình thức kế toán trên máy vi tính
Trong đó, hình thức thức kế toán trên máy vi tính thực chất là sự vận dụng một trong 4 hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức trên.
2.1.3.4 Quy trình thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Hàng ngày tổ trưởng (phòng, ban, nhóm,…) hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo các ký hiệu quy định trong Bảng chấm công. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công và chuyển Bảng chấm công cùng các chứng từ liên quanvề bộ phận kế toán thực hiện kiểm tra, đối chiếu để biết thời gian lao động cũng như số ngày công của người lao động nhằm quy ra công để tính lương và các khoản trích theo lương, sau đó chuyển Bảng thanh toán tiền lương cho kế toán trưởng duyệt và tiếp tục chuyển đến cho phòng Giám đốc kí duyệt, kế toán tiền lương lập phiếu chi dựa trên Bảng thanh toán tiền lương đã có đủ chữ ký và thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi xuất quỹ trả lương cho người lao động. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải ký trực tiếp vào cột “Ký nhận” hoặc người nhận hộ phải ký thay.
2.1.3.5 Kế toán tổng hợp
Tài khoản sử dụng
Tài khoản 334 – Phải trả người lao động
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương,
18
tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Bên Nợ:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác đã ứng, trả cho nhân viên.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của nhân viên.
Bên Có:
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải trả cho nhân viên.
Số dư Có:
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả.
Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên, có thể có Số dư Nợ, nhưng rất ít trường hợp số tiền đã trả, đã thanh toán lớn hơn số tiền phải trả, phải thanh toán cho công nhân viên.
Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác
Phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ của đơn vị.
Bên Nợ:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào tài khoản liên quan theo quyết định trong biên bản xử lý
- BHXH phải trả cho người lao động.
- Số BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ đã nộp cho cơ quan cấp trên - Các khoản khác đã trả đã nộp
19 - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết.
- Giá trị tài sản thừa phải trả theo quyết định ghi trong ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân
- Trích BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ vào chi phí SXKD.
- Khoản người lao động phải nộp về tiền nhà, điện, nước đối với ở tập thể. - Trích BHXH, BHTN, BHYT trừ vào lương của người lao động.
- Các khoản phải trả khác.
Số dư Có:
- Số tiền còn phải trả phải nộp.
- BHXH, BHYT, BHTN nộp chưa đủ cho cấp trên hoặc sổ quỹ để lại cho đơn vị chi chưa hết
- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết
Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác có thể có Số dư Nợ, phản ánh số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp.
TK 338 có các TK cấp 2 như sau:
TK 3382 : Kinh phí công đoàn (KPCĐ) TK 3383 : Bảo hiểm xã hội (BHXH) TK 3384 : Bảo hiểm y tế (BHYT)
20
TK 338(2, 3, 4, 9) TK 154, 6421, 6422 Trích BHXH, BHYT,
BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh
TK 334
Khấu trừ lương tiền nộp hộ BHXH, BHYT, BHTN cho
người lao động TK 334
BHXH phải trả thay lương cho người lao động
TK 111, 112
Nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cho cơ quan
quản lý cấp trên hay chi quỹ
Hình 2.1 Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương
21
TK 334
TK 138, 141 Các khoản khấu trừ vào tiền lương, thu nhập của
người lao động TK 3335
Thuế TNCN khấu trừ vào tiền lương TK 111, 112
Ứng trước, thanh toán tiền lương người lao động TK 511, 512
Trả lương cho người lao động bằng sản phẩm ,
hàng hóa
TK 154, 6421, 6422 TK 353
Tiền thưởng cho người lao động TK 3383 BHXH phải trả thay lương TK 335 Tiền lương nghỉ phép TK 338 BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ khấu trừ vào lương
Trích lương nghỉ phép
Tiền lương và các khoản trích theo lương phải trả cho người lao động
Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh
Hình 2.2 Sơ đồ hạch toán tiền lương
22