Công ty rất quan tâm đến người lao động nên luôn cố gắng tính và trả lương một cách chính xác, công bằng, đúng hạn.
Hàng tháng, Công ty trả lương theo trình tự sau:
- Từ ngày 10-20: chi tạm ứng tháng trước cho nhân viên có nhu cầu. - Khoảng ngày 28: thanh toán lương sau khi trừ đi số tiền tạm ứng.
4.1.3 Các khoản trích theo lương
Tỷ lệ trích các khoản trích theo lương trong 6 tháng đầu năm 2014 tại Công ty như sau:
40
Mỗi tháng người lao động đóng 8% trên mức lương cơ bản và được khấu trừ vào tiền lương tháng của họ. Công ty trừ vào chi phí QLKD trong kỳ 18% trên mức cơ bản.
b/Bảo hiểm y tế
Tỷ lệ trích BHYT hàng tháng là 4,5% theo mức lương cơ bản. Trong đó, doanh nghiệp chi cho người lao động là 3%, người lao động góp 1,5% được trừ vào lương hàng tháng.
c/ Bảo hiểm thất nghiệp
Tỷ lệ trích BHTN hàng tháng là 3% theo mức lương cơ bản. Trong đó, doanh nghiệp chi cho người lao động là 1% (tính vào chi phí cho đối tượng sử dụng), người lao động góp 1% được trừ vào lương hàng tháng, ngân sách nhà nước hỗ trợ 1%.
b/ Kinh phí công đoàn
Tỷ lệ trích KPCĐ hàng tháng là 2% trên tổng quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH. Doanh nghiệp nộp 0,7% cho Liên đoàn lao động địa phương; 1,3% giữ lại để chi cho các hoạt động công đoàn trong Công ty.
4.1.4 Quỹ tiền lương
Quỹ tiền lương của Công ty bao gồm:
- Tiền lương cơ bản trả cho người lao động trong thời gian làm việc thực tế (tiền lương thời gian).
- Các loai phụ cấp thường xuyên: các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương tại Công ty như phụ cấp thâm niên, phụ cấp độc hại.
4.2 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TIN HỌC Á CHÂU 4.2.1 Chứng từ kế toán 4.2.1 Chứng từ kế toán
Đối với công tác kế toán tiền lương, Công ty TNHH Tin học Á Châu sử dụng các loại chứng từ theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính đã được sửa đổi theo TT 138/2011/TT-BTC ngày 04/10/2011 như sau:
41 - Bảng chấm công (01-LĐTT).
- Bảng thanh toán tiền lương (02-LĐTL). - Giấy đề nghị tạm ứng.
- Phiếu chi (02-TT). - Phiếu kế toán.
4.2.2 Sổ sách kế toán
Các loại sổ sách Công ty dùng trong công tác kế toán tiền lương: - Sổ Nhật ký chung (S03a – DNN).
- Sổ Cái (S03b – DNN).
- Sổ chi tiết TK 334 (S20 – DNN).
4.2.3 Hệ thống tài khoản
- Công ty TNHH Tin học Á Châu sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính. Trong đó, các tài khoản được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh trong công tác kế toán tiền lương tại Công ty gồm có:
+ TK 334 – Phải trả công nhân viên. + TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh.
+ TK 1111 – Tiền mặt tại quỹ bằng đồng Việt Nam. + TK 338 – Phải trả, phải nộp khác.
+ TK 353 – Quỹ khen thưởng phúc lợi.
- Tổng quát một số nghiệp vụ kế toán tiền lương phát sinh tại Công ty TNHH Tin học Á Châu:
42 Nợ TK 334 – Số tiền lương tạm ứng
Có TK 111 – Số tiền lương tạm ứng
+ Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động:
Nợ TK 642 – Tiền lương phải trả người lao động
Có TK 334 - Tiền lương phải trả người lao động + Tính tiền thưởng phải trả người lao động:
Nợ TK 353 - Tiền thưởng phải trả người lao động
Có TK 334 - Tiền thưởng phải trả người lao động + Trích các khoản trích theo lương vào lương người lao động:
Nợ TK 334 – Các khoản trích theo lương tính vào lương
Có TK 338 – Các khoản trích theo lương tính vào lương + Thực trả tiền lương, phụ cấp, tiền thưởng cho người lao động:
Nợ TK 334 – Số tiền thực trả người lao động
Có TK 111 – Số tiền thực trả người lao động + Tính khoản BHXH người lao động được hưởng thay lương:
Nợ TK 3383 – Khoản BHXH hưởng thay lương Có TK 334 - Khoản BHXH hưởng thay lương
+ Mua quà lễ, Tết tặng người lao động trích từ quỹ phúc lợi của Công ty: Nợ TK 353 – Số tiền mua quà tặng người lao động
43
4.2.4 Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán tiền lương tại Công ty tại Công ty
Giải thích lưu đồ:
Hàng ngày người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình quản lý để chấm công cho từng người lao động trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng trong các cột từ 1 đến 30 theo các ký hiệu quy định trong Bảng chấm công.
Đến ngày 26 mỗi tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký và chuyển Bảng chấm công về bộ phận kế toán để kế toán tiền lương kiểm tra, đối chiếu, quy ra công nhằm tính lương phải trả cho người lao động. Kế toán tiền lương căn cứ vào các kí hiệu chấm công của từng người và tính ra số ngày công tương ứng.
Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương dựa trên Bảng chấm công, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét xong trình cho Giám đốc ký duyệt, khi Bảng thanh toán tiền lương đã có đủ chữ kí, kế toán tiền lương lập Phiếu chi gồm 2 liên, 1 liên lưu nội bộ và 1 liên chuyển sang cho thủ quỹ tiến hành xuất quỹ thanh toán lương cho người lao động. Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vào cột “Ký nhận” trên Bảng thanh toán lương hoặc người nhận hộ phải ký thay.
Cuối mỗi ngày thủ quỹ tập hợp tất cả các Phiếu thu, Phiếu chi phát sinh trong ngày và trình lên cho kế toán trưởng, Giám đốc tiến hành kiểm tra kí duyệt, sau đó chuyển lại liên 1 cho kế toán tiền lương lưu trữ.
Bảng thanh toán tiền lương, Bảng chấm công, Phiếu chi và các chứng từ có liên quan sau khi đã có đầy đủ chữ kí xác nhận thì được lưu giữ tại phòng kế toán của Công ty.
Quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHHH Tin học Á Châu được thể hiện rõ trong lưu đồ sau:
44
4.2.5 Nghiệp vụ kế toán tiền lương thực tế phát sinh tại Công ty
Vì số lượng nghiệp vụ phát sinh là tương đối lớn nên tác giả chỉ lấy số liệu trong 6 tháng đầu năm 2014 liên quan đến công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu để minh họa cho đề tài (đơn vị tính: đồng).
Chứng từ được bổ sung ở phần Phụ lục.
Nghiệp vụ phát sinh:
- Ngày 10/01, dựa trên nguyện vọng tạm ứng của từng nhân viên, trưởng phòng kinh doanh và trưởng cửa hàng lập Giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 3) kèm theo Danh sách nhân viên có nhu cầu tạm ứng gửi cho kế toán trưởng xem xét sau đó đề nghị Giám đốc duyệt chi. Nếu Giấy đề nghị tạm ứng được duyệt sẽ chuyển sang cho kế toán tiền lương.
- Ngày 12/01, căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng của bộ phận bán hàng số
tiền 6.500.000 triệu, Giấy đề nghị tạm ứng của Phòng kinh doanh số tiền 4.000.000 triệu đã nhận được sự chấp thuận và có đầy đủ chữ kí của kế toán trưởng và Giám đốc, kế toán tiền lương lập Phiếu chi số PC0038 (Phụ lục 4) bằng cách nhập liệu vào mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ trên phần mềm, phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334. Đồng thời kế toán tiền lương cũng tiến hành nhập dữ liệu vào Bảng lương tạm ứng tại phân hệ Tiền lương, Bảng lương tạm ứng là cơ sở cho cột “Tạm ứng” trong Bảng thanh toán tiền lương tháng 1. Kế toán in Phiếu chi thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ, liên 2 chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ và kiểm tra đối chiếu khi cần. Sau khi nhận được Phiếu chi, thủ quỹ xuất quỹ tiến hành thanh toán tạm ứng lương tháng 1 cho nhân viên Phòng kinh doanh và bộ phận bán hàng số tiền 10.500.000 đồng. Số tiền này sẽ được phát trực tiếp cho trưởng 2 phòng ban.
Nợ TK 334 10.500.000
45
(Nguồn: Phòng Kế Toán Công ty TNHH Tin học Á Châu)
Nhân viên Trưởng các phòng Kế toán tiền lương Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ
Hình 4.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương tại Công ty
Bảng chấm công đã kí Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán lương KTT đã kí Bắt đầu Bảng chấm công đã ký Bảng chấm công đã kí Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán lương đã có chữ ký của kế toán trưởng Bảng thanh toán lương đã có chữ ký GĐ Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Đi làm Trả lương A
Bảng thanh toán lương đã đủ chữ ký nhân viên
Kết thúc
Tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương
Kiểm tra, ký duyệt Tiến hành chấm công và kí duyệt Kiểm tra và ký duyệt A Phiếu chi B B C C
46
- Ngày 16/01, căn cứ vào Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH số 000108 (Phụ lục 5) của nhân viên Nguyễn Minh Thi đã được Giám đốc xem xét tính chính xác, hợp lý và ký duyệt, kế toán tiền lương lập Phiếu kế toán số KT0029 (Phụ lục 7) hạch toán tiền BHXH được hưởng thay lương cho nhân viên Nguyễn Minh Thi bằng cách nhập liệu vào mục Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp và nhập dữ liệu vào mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ trên phần mềm để lập Phiếu chi số PC0043 và in thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ còn liên 2 chuyển sang cho thủ quỹ, phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334. Thủ quỹ sau khi nhận được Phiếu chi thì tiến hành xuất quỹ tiền mặt thanh toán cho nhân viên Nguyễn Minh Thi số tiền 350.000 đồng.
Nợ TK 3383 350.000
Có TK 334 350.000
Nợ TK 334 350.000
Có TK 1111 350.000
- Ngày 26/01, dựa trên Bảng chấm công tháng 1 (Phụ lục 1) do trưởng các phòng ban gửi đến, kế toán tiền lương chọn mục chấm công tại phân hệ Tiền lương trên phần mềm và nhập liệu các thông tin tương ứng về ngày công làm việc của mỗi nhân viên trong tháng, kế tiếp nhấn “Sinh bảng lương” phần mềm sẽ tự động tạo Bảng thanh toán tiền lương số 01. Sau đó kế toán tiền lương gửi Bảng thanh toán tiền lương số 01 đã lập lên kế toán trưởng và Giám đốc chờ kiểm tra và ký duyệt.
- Ngày 27/01, căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng của Lê Ngọc Lan Anh tạm ứng mua quà tặng nhân dịp Tết nguyên đán cho nhân viên Công ty đã được Giám đốc ký duyệt, kế toán tiền lương lập Phiếu chi số PC0088 bằng cách chọn mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ. Phiếu chi được in thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ, liên 2 chuyển sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ dựa vào Phiếu chi xuất quỹ khen thưởng phúc lợi tạm ứng cho nhân viên Lê Ngọc Lan Anh mua quà tặng nhân viên, số tiền 10.000.000 đồng.
Nợ TK 353 10.000.000
47
- Ngày 28/01, căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương số 01 đã có đầy đủ chữ kí của kế toán trưởng và Giám đốc (Phụ lục 2), kế toán tiền lương lập chứng từ Hạch toán chi phí lương số HTCPL01 (Phụ lục 6) hạch toán tiền lương phải trả cho nhân viên và trích các khoản trích theo lương vào lương nhân viên, sau đó lập Phiếu chi số PC0091 bằng cách sử dụng mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ , phiếu chi lập xong được in thành 2 liên, liên 2 gửi sang cho thủ quỹ để tiến hành xuất quỹ tiền mặt thanh toán lương tháng 1 cho nhân viên số tiền 140.585.346 đồng. Nhân viên từng phòng ban đến gặp trực tiếp Thủ quỹ để lãnh tiền và ký tên vào cột Ký nhận trên Bảng thanh toán tiền lương số 01. Phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334 và sổ các TK liên quan. Nợ TK 642 163.220.721 Có TK 334 163.220.721 Nợ TK 334 12.135.375 Có TK 338 12.135.375 Nợ TK 334 140.585.346 Có TK 1111 140.585.346
- Ngày 29/1, căn cứ vào HĐGTGT số 000815 của nhân viên Lê Ngọc Lan Anh, kế toán tiền lương lập Phiếu thu PT0172 bằng cách nhập dữ liệu vào mục Phiếu thu tại phân hệ Quỹ nhằm phản ánh nghiệp vụ nhập quỹ tiền mặt số tiền tạm ứng còn dư của hoạt động mua quà Tết, phiếu thu được in thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ, liên 2 gửi sang cho thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành nhập quỹ số tiền 458.000 đồng.
Nợ TK 1111 458.000
Có TK 353 458.000
- Ngày 29/03, căn cứ vào Danh sách nhân viên được khen thưởng theo quyết định của Giám đốc, kế toán tiền lương vào mục Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp nhằm lập Phiếu kế toán số KT0308 hạch toán tiền thưởng cho nhân viên có thành tích tốt trong quý 1, sau đó lập Phiếu chi số PC0513 và in thành 2 liên, liên 2 chuyển sang cho thủ quỹ làm thủ tục xuất
48
quỹ khen thưởng phúc lợi thanh toán tiền thưởng cho nhân viên, số tiền 5.000.000 đồng. Phần mềm kế toán sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334 và sổ các TK liên quan.
Nợ TK 353 5.000.000
Có TK 334 5.000.000 Nợ TK 334 5.000.000
Có TK 111 5.000.000
Sau đây là bảng tổng hợp chi tiết tiền lương thanh toán cho từng phòng ban của Công ty vào tháng 01/2014:
Đvt: đồng
Phòng ban Số tiền lương thực tế trả
Ban Giám đốc 13.690.763 Kinh doanh 26.625.185 Kế toán 18.781.118 Kỹ thuật 47.241.166 Bán hang 34.247.115 Tổng 140.585.346 Bảng 4.1 Bảng tổng hợp tiền lương (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu)
4.2.6 Kế toán tổng hợp
4.2.6.1 Sổ Nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung là một loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cũng như tình hình hoạt động của Công ty ở dạng tổng quát. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Công ty sử dụng phần mềm kế toán nên phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào Sổ Nhật ký chung.
Trích Sổ Nhật ký chung 6 tháng đầu năm 2014 của Công ty TNHH Tin học Á Châu:
49
4.2.6.2 Sổ Cái
Số liệu trên Sổ Nhật ký chung sẽ làm căn cứ để ghi Sổ Cái của TK 334 theo từng nghiệp vụ phát sinh. Sau khi nhập dữ liệu thì phần mềm kế toán cũng sẽ tự động cập nhật vào Sổ Cái tương tự như đối với Sổ Nhật ký chung.
Trích Sổ cái TK 334 trong 6 tháng đầu năm 2014 tại Công ty TNHH Tin học Á Châu:
(Xem trang 53)
Trích sơ đồ chữ T kế toán tiền lương: (Xem trang 55)
4.2.7 Kế toán chi tiết
Sổ chi tiết là một loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán ở dạng chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung ghi vào Sổ chi tiết các tài khoản liên quan. Đối với Công ty sử dụng phần mềm kế toán thì sau khi nhập dữ liệu phần mềm kế toán cũng sẽ tự động cập nhật vào Sổ Cái tương tự như đối với Sổ Nhật ký chung.
Trích Sổ chi tiết TK 334 trong 6 tháng đầu năm 2014 tại Công ty TNHH Tin học Á Châu:
(Xem trang 54)
4.2.8 Nhận xét về công tác kế toán tiền lương tại Công ty
4.2.8.1 Ưu điểm
- Hầu hết chứng từ, sổ sách tại Công ty áp dụng đúng theo quyết định 48 của Bộ tài chính.
- Lập đầy đủ các chứng từ, sổ sách cần thiết phục vụ cho công tác kế