Vì số lượng nghiệp vụ phát sinh là tương đối lớn nên tác giả chỉ lấy số liệu trong 6 tháng đầu năm 2014 liên quan đến công tác kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Tin học Á Châu để minh họa cho đề tài (đơn vị tính: đồng).
Chứng từ được bổ sung ở phần Phụ lục.
Nghiệp vụ phát sinh:
- Ngày 10/01, dựa trên nguyện vọng tạm ứng của từng nhân viên, trưởng phòng kinh doanh và trưởng cửa hàng lập Giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 3) kèm theo Danh sách nhân viên có nhu cầu tạm ứng gửi cho kế toán trưởng xem xét sau đó đề nghị Giám đốc duyệt chi. Nếu Giấy đề nghị tạm ứng được duyệt sẽ chuyển sang cho kế toán tiền lương.
- Ngày 12/01, căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng của bộ phận bán hàng số
tiền 6.500.000 triệu, Giấy đề nghị tạm ứng của Phòng kinh doanh số tiền 4.000.000 triệu đã nhận được sự chấp thuận và có đầy đủ chữ kí của kế toán trưởng và Giám đốc, kế toán tiền lương lập Phiếu chi số PC0038 (Phụ lục 4) bằng cách nhập liệu vào mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ trên phần mềm, phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334. Đồng thời kế toán tiền lương cũng tiến hành nhập dữ liệu vào Bảng lương tạm ứng tại phân hệ Tiền lương, Bảng lương tạm ứng là cơ sở cho cột “Tạm ứng” trong Bảng thanh toán tiền lương tháng 1. Kế toán in Phiếu chi thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ, liên 2 chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ và kiểm tra đối chiếu khi cần. Sau khi nhận được Phiếu chi, thủ quỹ xuất quỹ tiến hành thanh toán tạm ứng lương tháng 1 cho nhân viên Phòng kinh doanh và bộ phận bán hàng số tiền 10.500.000 đồng. Số tiền này sẽ được phát trực tiếp cho trưởng 2 phòng ban.
Nợ TK 334 10.500.000
45
(Nguồn: Phòng Kế Toán Công ty TNHH Tin học Á Châu)
Nhân viên Trưởng các phòng Kế toán tiền lương Kế toán trưởng Giám đốc Thủ quỹ
Hình 4.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương tại Công ty
Bảng chấm công đã kí Bảng thanh toán tiền lương Bảng thanh toán lương KTT đã kí Bắt đầu Bảng chấm công đã ký Bảng chấm công đã kí Bảng thanh toán tiền lương
Bảng thanh toán lương đã có chữ ký của kế toán trưởng Bảng thanh toán lương đã có chữ ký GĐ Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương Đi làm Trả lương A
Bảng thanh toán lương đã đủ chữ ký nhân viên
Kết thúc
Tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương
Kiểm tra, ký duyệt Tiến hành chấm công và kí duyệt Kiểm tra và ký duyệt A Phiếu chi B B C C
46
- Ngày 16/01, căn cứ vào Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH số 000108 (Phụ lục 5) của nhân viên Nguyễn Minh Thi đã được Giám đốc xem xét tính chính xác, hợp lý và ký duyệt, kế toán tiền lương lập Phiếu kế toán số KT0029 (Phụ lục 7) hạch toán tiền BHXH được hưởng thay lương cho nhân viên Nguyễn Minh Thi bằng cách nhập liệu vào mục Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp và nhập dữ liệu vào mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ trên phần mềm để lập Phiếu chi số PC0043 và in thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ còn liên 2 chuyển sang cho thủ quỹ, phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334. Thủ quỹ sau khi nhận được Phiếu chi thì tiến hành xuất quỹ tiền mặt thanh toán cho nhân viên Nguyễn Minh Thi số tiền 350.000 đồng.
Nợ TK 3383 350.000
Có TK 334 350.000
Nợ TK 334 350.000
Có TK 1111 350.000
- Ngày 26/01, dựa trên Bảng chấm công tháng 1 (Phụ lục 1) do trưởng các phòng ban gửi đến, kế toán tiền lương chọn mục chấm công tại phân hệ Tiền lương trên phần mềm và nhập liệu các thông tin tương ứng về ngày công làm việc của mỗi nhân viên trong tháng, kế tiếp nhấn “Sinh bảng lương” phần mềm sẽ tự động tạo Bảng thanh toán tiền lương số 01. Sau đó kế toán tiền lương gửi Bảng thanh toán tiền lương số 01 đã lập lên kế toán trưởng và Giám đốc chờ kiểm tra và ký duyệt.
- Ngày 27/01, căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng của Lê Ngọc Lan Anh tạm ứng mua quà tặng nhân dịp Tết nguyên đán cho nhân viên Công ty đã được Giám đốc ký duyệt, kế toán tiền lương lập Phiếu chi số PC0088 bằng cách chọn mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ. Phiếu chi được in thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ, liên 2 chuyển sang cho thủ quỹ. Thủ quỹ dựa vào Phiếu chi xuất quỹ khen thưởng phúc lợi tạm ứng cho nhân viên Lê Ngọc Lan Anh mua quà tặng nhân viên, số tiền 10.000.000 đồng.
Nợ TK 353 10.000.000
47
- Ngày 28/01, căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lương số 01 đã có đầy đủ chữ kí của kế toán trưởng và Giám đốc (Phụ lục 2), kế toán tiền lương lập chứng từ Hạch toán chi phí lương số HTCPL01 (Phụ lục 6) hạch toán tiền lương phải trả cho nhân viên và trích các khoản trích theo lương vào lương nhân viên, sau đó lập Phiếu chi số PC0091 bằng cách sử dụng mục Phiếu chi tại phân hệ Quỹ , phiếu chi lập xong được in thành 2 liên, liên 2 gửi sang cho thủ quỹ để tiến hành xuất quỹ tiền mặt thanh toán lương tháng 1 cho nhân viên số tiền 140.585.346 đồng. Nhân viên từng phòng ban đến gặp trực tiếp Thủ quỹ để lãnh tiền và ký tên vào cột Ký nhận trên Bảng thanh toán tiền lương số 01. Phần mềm sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334 và sổ các TK liên quan. Nợ TK 642 163.220.721 Có TK 334 163.220.721 Nợ TK 334 12.135.375 Có TK 338 12.135.375 Nợ TK 334 140.585.346 Có TK 1111 140.585.346
- Ngày 29/1, căn cứ vào HĐGTGT số 000815 của nhân viên Lê Ngọc Lan Anh, kế toán tiền lương lập Phiếu thu PT0172 bằng cách nhập dữ liệu vào mục Phiếu thu tại phân hệ Quỹ nhằm phản ánh nghiệp vụ nhập quỹ tiền mặt số tiền tạm ứng còn dư của hoạt động mua quà Tết, phiếu thu được in thành 2 liên, liên 1 lưu nội bộ, liên 2 gửi sang cho thủ quỹ, thủ quỹ tiến hành nhập quỹ số tiền 458.000 đồng.
Nợ TK 1111 458.000
Có TK 353 458.000
- Ngày 29/03, căn cứ vào Danh sách nhân viên được khen thưởng theo quyết định của Giám đốc, kế toán tiền lương vào mục Chứng từ nghiệp vụ khác tại phân hệ Tổng hợp nhằm lập Phiếu kế toán số KT0308 hạch toán tiền thưởng cho nhân viên có thành tích tốt trong quý 1, sau đó lập Phiếu chi số PC0513 và in thành 2 liên, liên 2 chuyển sang cho thủ quỹ làm thủ tục xuất
48
quỹ khen thưởng phúc lợi thanh toán tiền thưởng cho nhân viên, số tiền 5.000.000 đồng. Phần mềm kế toán sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK334, Sổ chi tiết TK334 và sổ các TK liên quan.
Nợ TK 353 5.000.000
Có TK 334 5.000.000 Nợ TK 334 5.000.000
Có TK 111 5.000.000
Sau đây là bảng tổng hợp chi tiết tiền lương thanh toán cho từng phòng ban của Công ty vào tháng 01/2014:
Đvt: đồng
Phòng ban Số tiền lương thực tế trả
Ban Giám đốc 13.690.763 Kinh doanh 26.625.185 Kế toán 18.781.118 Kỹ thuật 47.241.166 Bán hang 34.247.115 Tổng 140.585.346 Bảng 4.1 Bảng tổng hợp tiền lương (Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Tin học Á Châu)