Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH TM DV Tiên Phong

Hiện nay, ở Việt Nam đã xuất hiện rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải với nhiều quy mô khác nhau, mặc dù còn non trẻ so với bề dày lịch sử của ngành giao nh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH

TM-DV TIÊN PHONG

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ NGOẠI THƯƠNG

Giảng viên hướng dẫn : GS.TS Võ Thanh Thu Sinh viên thực hiện : Đặng Nguyễn Lưu Ân MSSV: 1054010946 Lớp: 10DQN03

TP Hồ Chí Minh, 2014

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu độc lập của tôi Những kết quả và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này

TP Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 06 năm 2014

Sinh viên thực tập

Đặng Nguyễn Lưu Ân

 

Được học tập và rèn luyện dưới sự dạy dỗ tận tình của quý thầy cô trường Đại Học Công Nghệ Tp HCM luôn là niềm vinh dự và hạnh phúc của em Nơi đây, không những em được học hỏi những kiến thức và kinh nghiệm về chuyên ngành của mình mà thầy cô còn dạy cho chúng em những bài học về kỹ năng sống để làm phong phú thêm hành trang trong công việc, cuộc sống sau này Em xin gởi lời cám

ơn chân thành và sâu sắc nhất đến Ban giám hiệu nhà trường cùng toàn thể thầy cô, cán bộ công nhân viên Trường Đại Học Công Nghệ Tp.HCM Và đặc biệt là cô Võ Thanh Thu đã hướng dẫn em hoàn thành tốt khóa luận này, cô đã tận tâm dẫn dắt và chỉ ra những sai sót cần bổ sung, sửa đổi giúp cho em hoàn thiện hơn Em xin chân thành biết ơn cô

Trong quá trình thực tập tại công ty Tiên Phong, dưới sự hướng dẫn rất nhiệt tình, chu đáo của các anh chị trong công ty em được bổ sung rất nhiều kiến thức ngoài thực tế trên nền tảng những lý thuyết đã học ở trường Việc đi thực tế giao nhận hàng Xuất Nhập Khẩu giúp cho những lỗ hổng trong kiến thức của em được bồi đắp, củng cố và khắc sâu hơn Nhờ đó mà em đã nắm vững được nghiệp vụ giao nhận hàng hóa Xuất Nhập Khẩu, giúp em thêm tự tin trên con đường tìm kiếm việc làm phù hợp cho mình khi tốt nghiệp Em xin gởi lời cám ơn chân thành đến Ban Lãnh Đạo công ty TNHH TM DV Tiên Phong đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp

được thực hành, cọ xát với thực tế Em xin chúc Ban Lãnh Đạo và tập thể nhân viên công ty Tiên Phong luôn gặt hái thật nhiều thành công trong công việc

Cuối cùng em xin kính chúc Ban Giám Hiệu, quý thầy cô luôn dồi dào sức khỏe để tiếp tục “sự nghiệp trồng người”, đào tạo các thế hệ tương lai làm giàu cho đất nước Đồng kính chúc Ban Lãnh Đạo công ty có nhiều sức khỏe và đạt được nhiều thành công trong công việc như mục tiêu đề ra

Tp HCM ngày 11 tháng 06 năm 2014

Sinh viên thực tập

Đặng Nguyễn Lưu Ân

 

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-

NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : ………

MSSV : ………

Khoá : ………

1 Thời gian thực tập ………

………

………

2 Bộ phận thực tập ………

………

3 Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật ………

………

………

………

………

4 Kết quả thực tập theo đề tài ………

………

………

5 Nhận xét chung ………

………

………

………

………

Đơn vị thực tập

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

TP.HCM, ngày.….tháng.….năm 2014

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.Ý NGHĨA VÀ TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI 1

2.MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1

3.ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

4.PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2

5.TÓM TẮT CÁC CHƯƠNG 2

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU 3

1.1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO NHẬN TRONG HOẠT ĐỘNG NGOẠI THƯƠNG 3

1.1.1 Khái niệm giao nhận, người giao nhận, dịch vụ giao nhận và hiệu quả quy trình giao nhận 3

1.1.2 Vai trò của người giao nhận trong mậu dịch quốc tế 5

1.1.3 Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận 7

1.1.4 Trách nhiệm của người giao nhận 7

1.1.4.1 Khi là đại lý của chủ hàng 7

1.1.4.2 Khi là người chuyên chở (Principal) 8

1.1.5 Cơ quan giao nhận Quốc tế ở Việt Nam 9

1.2.CƠ SỞ PHÁP LÝ TRONG XNK HÀNG HÓA BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN 10

1.2.1 Các công ước quốc tế 10

1.2.2 Nguồn luật quốc gia 10

1.2.3 Các tập quán quốc tế 10

1.2.4 Khái niệm và những lợi ích của việc vận chuyển hàng hóa bằng container 11

1.2.4.1 Khái niệm 11

1.2.4.2 Những lợi ích của việc vận chuyển hàng hóa bằng container 11

1.2.2 Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa XNK 12

1.2.2.1 Nhiệm vụ của cảng 12

1.2.2.2 Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK 12

1.2.2.3 Nhiệm vụ của Hải quan 13

1.3.TRINH TỰ GIAO HANG XUẤT KHẨU 13

1.3.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng 13

1.3.1.1 Giao hàng XK cho cảng 14

1.3.1.2 Giao hàng XK cho tàu 14

1.3.2 Đối với hàng xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng 15

1.3.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container 15

1.3.3.1 Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL): Full container load 15

1.3.3.2 Nếu gởi hàng lẻ (LCL/LCL): Less than container load 16

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 17

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TIÊN PHONG 18

2.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHHTIÊN PHONG 18

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 18

2.1.1.1 Giới thiệu khái quát công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong 18

2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong 18

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty 19

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty và chức năng nhiệm vụ các phòng ban 20

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 20

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 20

2.1.4 Cơ cấu dịch vụ và mạng lưới đại lý của công ty 21

2.1.4.1 Cơ cấu dịch vụ 21

2.1.4.2 Mạng lưới đại lý 23

2.2.TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ XNK CỦA CÔNG TY TRONG CÁC NĂM 2011-2013 23

2.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm 2011-2013 24 2.2.2 Phương hướng kinh doanh trong thời gian tới 27

2.3.QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHHTHƯƠNG MẠI -DỊCH VỤ TIÊN PHONG 28

2.3.1 Nhận yêu cầu từ khách hàng 28

2.3.2 Liên hệ với hãng tàu 29

2.3.3 Chào giá cho khách hàng 30

2.3.4 Tiến hành đặt chỗ tàu (Booking tàu) 31

2.3.5 Nhận và kiểm tra chứng từ xuất khẩu từ khách hàng 32

2.3.6 Khai báo Hải quan 35

2.3.7.1 Lên tờ khai hàng xuất khẩu: 35

2.3.7.2 Mở tờ khai hải quan điện tử 36

2.3.7.3 Nộp bộ hồ sơ khai Hải quan 40

2.3.7.4 Thanh lý tờ khai 41

2.4.7.5 Vào sổ tàu 41

2.3.7 Giao hàng cho hãng tàu 42

2.3.8 Quá trình lấy vận đơn 42

2.3.9 Thông báo kết quả giao hàng 42

2.3.10 Quyết toán 42

2.4 NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHHTHƯƠNG MẠI -DỊCH VỤ TIÊN PHONG 43

2.4.1 Những thành công của công ty 43

2.4.2 Những tồn tại của công ty 44

2.4.2.1 Tồn tại 1 : Công tác quản lý của cán bộ và năng lực làm việc của nhân viên còn hạn chế 44

2.4.2.2 Tồn tại 2: Công tác thực hiện trong giao nhận 45

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 47

CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV TIÊN PHONG 48

3.1 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY 48

3.1.1 Giải pháp 1: Nâng cao và phát triển trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn và công tác đào tạo của đội ngũ nhân viên Tiên Phong 48

3.1.2 Nhóm giải pháp cho quy trình giao nhận 50

3.1.2.1 Giải pháp 2: Cải tiến trong khâu chào giá cho khách hàng 50

3.1.2.2 Giải pháp 3: Hạn chế rủi ro do sai sót của nhân viên 51

3.1.2.3 Giải pháp 4: Hoàn thiện cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty 53

3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY 54

3.2.1 Đối với Cảng Vụ 54

3.2.2 Đối với các cơ quan chức năng Nhà Nước 55

KẾT LUẬN 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

PHỤ LỤC 58

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

1 WTO World Trade Organization – Tổ chức Thương mại Thế giới

2 XNK Xuất nhập khẩu

3 XK Xuất khẩu

4 NK Nhập khẩu

5 NOR Notice of Readiness – Thông báo sẵn sàng của tàu

6 B/L Bill of Lading – Vận đơn đường biển

7 CFS Container Freight Station – Kho hàng lẻ

8 FCL Full container load – Hàng nguyên container

9 LCL Less than container load – Hàng lẻ

10 Cont Container

12 FIATA Fédération Internationale des Associations de Transitaires

et Assimilés - Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận

DANH MỤC CÁC BẢNG

1 Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ SỬ DỤNG

1 Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty 20

2 Hình 2.2 Biểu đồ kết quả hoạt động kinh doanh giai

LỜI MỞ ĐẦU

1 Ý nghĩa và tính cấp thiết của đề tài

Trong xu thế quốc tế hóa thương mại cùng với việc tham gia WTO tạo nhiều

cơ hội cho Việt Nam tham gia sâu rộng, mạnh mẽ vào thị trường thế giới Việc giao lưu và mở rộng hợp tác về kinh tế, chính trị, văn hóa-xã hội giữa Việt Nam và các nước trên thế giới đã thúc đẩy phát triển ngành giao nhận vận tải Hơn thế nữa, việc nền kinh tế Việt Nam liên tục tăng trưởng cao, ổn định trong những năm qua và kim ngạch xuất khẩu cũng tăng mạnh theo là một tín hiệu rất tốt cho ngành vận tải vốn

đã phát triển, sẽ phát triển mạnh hơn nữa trong tương lai Nhờ vậy mà ngành giao nhận vận tải nói chung và ngành vận tải biển nói riêng ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của đất nước

Hiện nay, ở Việt Nam đã xuất hiện rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải với nhiều quy mô khác nhau, mặc dù còn non trẻ so với

bề dày lịch sử của ngành giao nhận vận tải trên thế giới, song các doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực này đã dần chứng tỏ được sự phát triển nhanh và ổn định của mình Chính vì vậy vấn đề hoàn thiện công tác giao nhận hàng hóa trở thành một yếu tố quan trọng để phát triển kinh tế xã hội, nó không thể tách rời quá trình phát triển của nền kinh tế Việt Nam với khu vực và thế giới

Có thể nói rằng hoạt động giao nhận hàng hóa là xương sống, cốt lõi của hoạt động ngoại thương Doanh nghiệp muốn đạt kết quả tốt, thu nhiều lợi nhuận trong kinh doanh dịch vụ giao nhận thì đòi hỏi phải thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ giao nhận Nhận thấy được tính thiết thực, tầm quan trọng của vấn đề và bằng vốn kiến thức được học ở trường kết hợp với quá trình thực tập tại công ty Tiên Phong nên

tôi chọn đề tài: “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận

hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH Thương mại-Dịch vụ Tiên Phong” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đánh giá thực trạng của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu vận chuyển bằng container đường biển cũng như tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận tại công ty TNHH Tiên Phong trong thời gian qua, những thuận lợi và hạn chế còn tồn tại

Đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn nữa hoạt động giao

nhận của công ty trong thời gian tới, góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công ty TNHH Thương Mại-Dịch Vụ Tiên Phong Phạm vi chủ yếu mà đề tài nghiên cứu là quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty Tiên Phong

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp phân tích: Phân tích các thông số, dữ liệu liên quan đến công ty

để biết được tình hình hoạt động của công ty, những kết quả mà công ty đã đạt được cũng như những phần công ty còn chưa hoàn thành

Phương pháp thống kê: Thống kê, tìm hiểu các chỉ tiêu về số lượng giao nhận, các chỉ tiêu về kinh doanh, chỉ tiêu về thị trường giao nhận…

Phương pháp logic: Tổng hợp, đánh giá về tình hình hoạt động cũng như đưa

ra giải pháp trên cơ sở khoa học và mang tính thực tiễn

5 Tóm tắt các chương

Đề tài ngoài phần mở đầu và phần kết thúc gồm 3 chương chính là:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Ở chương này, tôi đưa ra những cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu đã được các nhà nghiên cứu đúc kết Đây sẽ là nền tảng khoa học, là cơ

sở để tôi có thể đưa ra những nhận xét, đánh giá về thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH Tiên Phong

Chương 2: Thực trạng nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển tại công ty TNHH TM-DV Tiên Phong

Ở chương này, tôi đào sâu nghiên cứu và phân tích về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển của công ty Tìm ra những điểm mạnh cũng như những tồn tại trong hoạt động giao nhận để đưa ra những giải pháp phù hợp cho công ty ở chương 3

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận tại công ty TNHH TM-DV Tiên Phong

Trên cơ sở những tồn tại trong hoạt động giao nhận đã phân tích ở chương 2, tôi đề ra một số giải pháp nhằm giải quyết những tồn tại đó Bên cạnh đó, tôi cũng

đề xuất một số kiến nghị đối với Nhà Nước, hi vọng rằng Nhà Nước sẽ có thêm nhiều chính sách hỗ trợ tốt hơn, giúp các doanh nghiệp có cơ hội phát triển hơn nữa

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT NHẬP KHẨU

1.1 Khái quát chung về giao nhận trong hoạt động ngoại thương

1.1.1 Khái niệm giao nhận, người giao nhận, dịch vụ giao nhận và hiệu quả quy trình giao nhận

Giao nhận

Giao nhận là một tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải, nhằm mục đích chuyên chở hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng)

Người giao nhận

Trong mậu dịch quốc tế, hàng hóa cần phải được vận chuyển đến nhiều nước khác nhau, từ nước người bán đến nước người mua Trong trường hợp đó, người giao nhận là người tổ chức việc di chuyển hàng và thực hiện các thủ tục liên hệ tới việc vận chuyển Người giao nhận (người kinh doanh dịch vụ giao nhận) có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ hay bất kỳ một người nào khác Người giao nhận

có trình độ chuyên môn như: Biết kết hợp giữa nhiều phương thức vận tải khác nhau; biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch

vụ gom hàng; biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – XNK và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như Hải quan, đại lý tàu, bảo hiểm, ga, cảng…

Người giao nhận còn tạo điều kiện cho người kinh doanh XNK hoạt động có hiệu quả nhờ vào dịch vụ giao nhận của mình như: nhà XNK có thể sử dụng kho bãi của người giao nhận hay của người giao nhận đi thuê từ đó giảm được chi phí xây dựng kho bãi; nhà XNK giảm được các chi phí quản lý hành chính, bộ máy tổ chức đơn giản, có điều kiện tập trung vào kinh doanh XNK

Dịch vụ giao nhận

Trừ khi bản thân người gửi hàng (shipper) hoặc người nhận hàng (consignee) muốn tự mình thực hiện bất cứ khâu thủ tục và chứng từ nào đó, còn thông thường người giao nhận thay mặt chủ hàng lo liệu quá trình vận tải qua các công đoạn Người giao nhận có thể trực tiếp thực hiện các dịch vụ hay thông qua đại lý của họ hoặc thông qua người ký hợp đồng phụ

Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là bất kỳ dịch vụ nào liên quan đến vận chuyền, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa

Theo điều 163, luật Việt Nam ban hành ngày 23-05-1997 thì “Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải và người giao nhận khác” Họ có thể thay mặt người XK hoặc người NK hoặc thay mặt cả hai để thực hiện các dịch vụ:

 Nhận ủy thác giao nhận vận tải trong và ngoài nước bằng các phương tiện vận tải khác nhau với các loại hàng hóa XNK, hàng hội chợ, hàng triển lãm, ngoại giao, quá cảnh, công trình, hàng tư nhân đóng trong container, hàng bao kiện rời…

 Làm đầu mối vận tải đa phương thức Kết hợp sử dụng nhiều phương tiện vận tải để đưa hàng đi bất cứ nơi nào theo yêu cầu của chủ hàng

 Thực hiên mọi dịch vụ có liên quan đến giao nhận, vận tải như lưu cước tàu chợ, thuê tàu chuyến, thuê các phương tiện vận tải khác, mua bảo hiểm cho hàng hóa XNK, bảo quản hàng, tái chế, đóng gói, thu gom hoặc chia lẻ hàng, thuê hoặc cho thuê vỏ cont, giao hàng đến tận

cơ sở sản xuất hoặc địa điểm tiêu thụ…

 Làm tư vấn cho các nhà kinh doanh XNK về mọi vấn đề liên quan đến giao nhận vận tải và bảo hiểm… nhận ủy thác và thu gom hàng XNK

Hiệu quả quy trình giao nhận

Giao nhận là một quá trình phức tạp đòi hỏi giải quyết đồng thời hai công việc đối nội và đối ngoại, một quy trình giao nhận hiệu quả phải đạt các yêu cầu sau đây:

- Muốn rút ngắn được thời gian thì người giao nhận phải am hiểu về thủ tục hải quan, giao nhận, chứng từ và có quan hệ tốt với các cơ quan có liên quan

 Chất lượng:

- Giao hàng chất lượng tốt đòi hỏi việc giao hàng phải đảm bảo chính xác,

có khả năng đáp ứng cao các yêu vầu về giao nhận, đảm bảo an toàn cho hàng hóa

- Muốn làm tốt các yêu cầu trên, người giao nhận hay chủ hàng hóa phải lựa chọn phương tiện chính xác, lập đúng và đủ chứng từ vận tải, có đủ kho hàng, am hiểu về đặc tính hàng hóa xuất nhập khẩu

 Chi phí:

- Chi phí trong giao nhận gồm các chi phí như vận chuyển, chi phí kiểm dịch hàng hóa, chi phí lưu kho, chi phí xin giấy phép… Chi phí trong giao nhận phản ánh hiệu quả của công tác giao nhận Giao nhận đảm bảo an toàn và tiết kiệm được thời gian sẽ giảm nhiều các chi phí

1.1.2 Vai trò của người giao nhận trong mậu dịch quốc tế

Cùng với sự phát triển của vận tải và buôn bán quốc tế, giao nhận được tách ra khỏi vận tải và buôn bán, dần trở thành một ngành kinh tế độc lập Đặc điểm chính của các tổ chức giao nhận thời kỳ này là: hầu hết là các tổ chức tư nhân; đa số các hãng kinh doanh tổng hợp; thường kết hợp giữa giao nhận nội địa với quốc tế; có sự chuyên môn hóa về giao nhận theo khu vực địa lý hay mặt hàng; cạnh tranh gay gắt lẫn nhau

Sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty giao nhận dẫn đến sự ra đời các hiệp hội giao nhận trong phạm vi một cảng, một khu vực hay một nước Trên phạm vi quốc tế hình thành các liên đoàn giao nhận, ví dụ: FIATA – Féderation Internationale des Associations de Transitaires et Assimilés, thành lập năm 1926 là một tổ chức phi chính trị, tự nguyện bao gồm 35000 hội viên của hơn 130 nước trên thế giới Mục tiêu chính của FIATA là bảo vệ và tăng cường lợi ích của người giao nhận trên phạm vi quốc tế, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, liên kết nghề nghiệp; xúc tiến quá trình đơn giản hóa và thống nhất chứng từ và các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nhằm cải tiến chất lượng của hội viên; đào tạo chuyên nghiệp

ở trình độ quốc tế; tăng cường các quan hệ hợp tác giữa các tổ chức giao nhận với

chủ hàng và người chuyên chở

Như đã được nói ở trên, do sự phát triển của vận tải container, vận tải đa phương thức, người giao nhận không chỉ làm đại lý, người nhận ủy thác mà còn cung cấp các dịch vụ về vận tải và đóng vai trò như một người chuyên chở chính (carrier) Vai trò này thể hiện qua các chức năng sau:

 Người giao nhận tại biên giới: Họ chỉ hoạt động ở trong nước với nhiệm vụ làm thủ tục Hải quan đối với hàng XNK, như là một môi giới Hải quan Sau

đó, anh ta mở rộng phạm vi hoạt động phục vụ cả hàng xuất khẩu và dành chỗ chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự ủy thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tùy thuộc vào quy định của hợp đồng mua bán

 Làm đại lý: Trước đây, người giao nhận không đảm nhận vai trò của người chuyên chở Anh ta chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở

 Lo liệu chuyển tải và tiếp gửi hàng hóa: Khi hàng hóa phải chuyển tải hoặc quá cảnh qua nước thứ ba, người giao nhận sẽ làm thủ tục quá cảnh, hoặc tổ chức chuyển tải hàng hóa từ phương tiện vận tải này sang phương tiện vận tải khác, hoặc giao hàng đến tận tay người nhận

 Lưu kho hàng hóa: Trong trường hợp phải lưu kho hàng hóa trước khi xuất khẩu hoặc sau khi nhập khẩu, người giao nhận sẽ thu xếp việc đó bằng phương tiện của mình hoặc thuê của người khác và phân phối hàng hóa nếu

có yêu cầu

 Người gom hàng: Dịch vụ này đã xuất hiện rất sớm ở Châu Âu chủ yếu phục

vụ cho đường sắt Đặc biệt trong vận tải hàng hóa bằng container, dịch vụ gom hàng càng không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên container (FCL) Khi là người gom hàng, người giao nhận có thể đóng vai trò là người chuyên chở hoặc chỉ là đại lý

 Người chuyên chở: Trong nhiều trường hợp, người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hóa từ nơi gởi hàng tới nơi nhận hàng Người giao nhận đóng vai trò là người ký chuyên chở theo hợp đồng, nếu anh ta ký hợp đồng mà không trực tiếp trực tiếp chuyên chở Trường hợp người giao

nhận trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế Nhưng dù chuyên chở kiểu gì đi nữa thì anh ta vẫn phải chịu trách nhiệm về hàng hóa

 Người kinh doanh vận tải đa phương thức: Trong trường hợp người giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt hay còn gọi là “vận tải từ cửa tới cửa” thì người giao nhận đóng vai trò là người kinh doanh vận tải liên hợp và cũng phải chịu trách nhiệm đối với hàng hóa

1.1.3 Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận

Điều 167 Luật thương mại quy định, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ:

 Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng

 Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng

 Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng xin chỉ dẫn thêm

 Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thỏa thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng

 Người giao nhận được hưởng tiền công tác và các khoản thu nhập hợp lý khác

1.1.4 Trách nhiệm của người giao nhận

1.1.4.1 Khi là đại lý của chủ hàng

Tùy theo khả năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy

đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:

 Giao nhận không đúng chỉ dẫn

 Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù đã có hướng dẫn

 Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

 Gởi hàng cho nơi đến sai quy định (wrong destination)

 Giao hàng không phải là người nhận

 Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

 Tái xuất không làm đúng những thủ tục cần thiết về việc không hoàn thuế

 Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi hoặc lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cẩn thận

 Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “Điều kiện Kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình

1.1.4.2 Khi là người chuyên chở (Principal)

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu

 Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác…mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình

 Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng

 Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không phải trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện vận tải của chính mình (Performing Carrier) mà còn trong trường hợp anh ta bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - Contracting Carrier)

 Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối…thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy ước do phòng Thương mại quốc tế ban hành

Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hóa phát sinh từ những trường hợp sau đây:

 Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy thác

 Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp

 Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hóa

 Do chiến tranh hoặc đình công

 Do các trường hợp bất khả kháng

Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về việc mất đi khoảng lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình

1.1.5 Cơ quan giao nhận Quốc tế ở Việt Nam

Vào những năm 60 các nghiệp vụ giao nhận quốc tế ở Việt Nam mang tính chất phân tán, các đơn vị XNK tự đảm nhiệm việc tổ chức chuyên chở hàng hóa của mình, vì vậy các công ty kinh doanh XNK đã thành lập riêng phòng kho vận, chi nhánh XNK, trạm giao nhận ở các cảng, ga liên vận đường sắt, sân bay…

Để tập trung đầu mối quản lý chuyên môn hóa khâu vận chuyển, giao nhận Năm

1970 Bộ Ngoại Thương (nay là Bộ Thương Mại) đã thành lập hai tổ chức giao nhận

là Cục Kho Vận Kiêm Tổng Công ty Giao Nhận Ngoại Thương, trụ sở tại Hải Phòng và Công ty Giao Nhận Đường Bộ, trụ sở tại Hà Nội

Năm 1976, Bộ Thương Mại đã sáp nhập hai tổ chức trên để thành lập nên một Công ty thống nhất là Tổng Công ty Giao Nhận và Kho Vận Ngoại Thương (Vietrans) Trong thời kỳ bao cấp, Vietrans là cơ quan duy nhất được phép giao nhận hàng hóa XNK trên cơ sở ủy thác của các đơn vị XNK Còn những năm gần đây, nền kinh tế nước ta chuyển dần sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK không còn do Vietrans độc quyền nữa

mà do nhiều cơ quan, công ty tham gia, trong đó nhiều chủ hàng ngoại thương tự giao nhận lấy mà không ủy thác cho Vietrans

Các công ty đang cung cấp dịch vụ giao nhận hiện nay là: Công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương (Vinatrans); Công ty Vận Tải và Thuê Tàu (Vietfracht); Công ty Container Việt Nam (Viconship); Công ty Thương Mại Dịch Vụ và Kho Vận Ngoại Thương; Công ty Thương Mại và Dịch Vụ Hàng Hải Tramaco; Công ty Giao Nhận Vận Tải Thiết Bị Toàn Bộ… Việt Nam đã thành lập Hiệp hội Giao nhận (VIFFAS) đại diện quyền lợi của các công ty giao nhận nói trên

1.2 Cơ sở pháp lý trong XNK hàng hóa bằng container đường biển

1.2.1 Các công ước quốc tế

Điều ước quốc tế điều chỉnh hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ yếu là Công ước Liên Hiệp Quốc năm 1980 về mua bán hàng hóa quốc tế (gọi tắt là Công ước Viên năm 1980) Pháp luật của Việt Nam cho phép các bên sử dụng Công ước Viên 1980 để điều chỉnh các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế và có hiệu lực nếu các bên lựa chọn và ghi rõ trong hợp đồng Ngoài ra còn có: Công ước Lahaye 1964

về mua bán quốc tế; Công ước New York năm 1958 về công nhận và thi hành quyết định trọng tài nước ngoài; Luật mẫu của trọng tài UNCITRAL ban hành năm 1985

Và các Công ước quốc tế về vận tải gồm có:

 Ban Công ước quốc tế điều chỉnh các quan hệ pháp lý liên quan tới vận đơn và hợp đồng vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, đó là Hague Rules (Brussels 1924), Hague Visby Rules (1968) và Hamburg Rules (1978)

 Công ước Liên hợp Quốc về hợp đồng vận chuyển hàng hóa quốc tế một phần hoặc toàn bộ bằng đường biển năm 2009 (UN Convention on Contracts for the International Cariage of Goods Wholly or Partly by Sea)

 Luật điều chỉnh lưu thông hối phiếu của công ước Geneve 1930 – 1931

về thương phiếu và séc gồm hai luật: Luật thống nhất về hối phiếu (ULB: Uniform Law for Bills ò Exchange) Luật thống nhất về séc năm

1931 (ULC: Uniform Law for Check)

1.2.2 Nguồn luật quốc gia

Luật pháp quốc gia sẽ được áp dụng trong những trường hợp được các bên lựa chọn Tuy nhiên, các bên nên chủ động lựa chọn luật quốc gia mà mình quen thuộc Việc lựa chọn phải được ghi nhận cụ thể trong một điều khoản hợp đồng Luật pháp Việt Nam có những luật sau: Pháp lệnh trọng tài Thương Mại 2003; Luật Thương Mại 2005; Bộ luật dân sự 2005; Bộ luật hàng hải Việt Nam 2005; Luật trọng tài Thương Mại 2010

1.2.3 Các tập quán quốc tế

Tập quán thương mại quốc tế áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc

tế chủ yếu là: Các điều kiện thương mại quốc tế - Incoterms (International

Commercial Terms) do Phòng thương mại quốc tế - ICC ban hành 1936, được sửa đổi bổ sung năm 1953, 1967, 1980, 1990, 2000 và gần đây nhất là 2010; quy tắc chung về tập quán và thực hành tín dụng chứng từ - UCP 600; bộ nguyên tắc của UNIDROIT về hợp đồng thương mại quốc tế năm 2004 cũng đưa ra những quy phạm chung nhằm điều chỉnh hợp đồng; quy tắc thống nhất về nhờ thu – URC 52

1.2.4 Khái niệm và những lợi ích của việc vận chuyển hàng hóa bằng container

1.2.4.1 Khái niệm

Theo ISO – Container là một dụng cụ vận tải có đặc điểm là: hình dáng cố định bền chắc, được sử dụng nhiều lần; có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc chuyên chở bằng một hoặc nhiều phương tiện vận tải; có thiết bị riêng để thuận tiện cho việc xếp dỡ và thay đổi từ một công cụ vận tải này sang công cụ vận tải khác;

có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc xếp hàng vào và dỡ hàng ra; có dung tích không ít hơn 1m3

1.2.4.2 Những lợi ích của việc vận chuyển hàng hóa bằng container

Xuất phát từ những lợi thế đặc biệt của quy trình vận chuyển hàng hóa bằng container và nhu cầu hội nhập vận tải biển thế giới Trong những năm gần đây, khối lượng hàng hóa XNK được vận chuyển bằng container của nước ta ngày càng tăng đột biến, vượt qua tầm dự đoán của ngành hàng hải cũng như các tổ chức nghiên cứu quốc tế Điều này chứng tỏ sự bùng nổ thực sự của phương thức vận chuyển hàng hóa bằng container và những lợi ích mà nó mang lại cho các bên tham gia :

 Đối với chủ hàng: Hàng được bảo vệ tránh các tổn thất, hư hỏng, mất mát xảy ra trong lúc vận chuyển, tiết kiệm được chi phí do giảm thiểu được thời gian kiểm đếm hàng, giúp cho việc giám sát tốt hơn, đồng thời làm cho việc chuyển tải nhanh hơn; làm giảm bớt và đơn giản hóa các thủ tục trung gian trong lúc vận chuyển nội địa nên tiết kiệm được chi phí điều hành lúc lưu thông; hàng được luân chuyển tiện lợi, nhanh, tạo điều kiện giúp cho việc kinh doanh đạt được hiệu quả cao

 Đối với chủ tàu: Rút ngắn thời gian tàu đậu tại cảng xếp dỡ hàng, tăng nhanh vòng quay khai thác tàu, tạo thuận lợi cho việc chuyển tải và vận chuyển đa phương thức Giảm được các khiếu nại từ phía chủ hàng về các hư hỏng xảy ra trong lúc vận chuyển giúp cho người vận tải tận

dụng được tối đa trọng tải và dung tích tàu, nâng cao hiệu quả khai thác

 Đối với đại lý vận tải: Tạo cơ hội thực hiện như là một người vận chuyển không khai thác tàu, cung cấp các dịch vụ như dịch vụ gom hàng lẻ, dịch vụ từ kho đến kho, dịch vụ phát hàng

1.2.2 Nhiệm vụ của các cơ quan tham gia giao nhận hàng hóa XNK

- Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu nếu được ủy thác

- Kết toán với tàu về việc giao nhận hàng hóa và lập các chứng từ cần thiết khác

để bảo vệ quyền lợi của các chủ hàng

- Giao hàng nhập khẩu cho các chủ hàng trong nước theo sự ủy thác của chủ hàng xuất nhập khẩu

- Tiến trình việc xếp dỡ, vận chuyển, bảo quản, lưu kho trong khu vực cảng

- Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa do mình gây nên trong quá trình giao nhận vận chuyển xếp dỡ

- Hàng hóa lưu kho bãi của cảng bị hư hỏng, tổn thất thì cảng phải bồi thường nếu có biên bản hợp lệ và nếu cảng không chứng minh được là cảng không có lỗi

- Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa trong các trường hợp sau:

 Không chịu trách nhiệm về hàng hóa khi hàng đã ra khỏi kho bãi của cảng

 Không chịu trách nhiệm về hàng hóa ở bên trong nếu bao kiện, dấu xi vẫn nguyên vẹn

 Không chịu trách nhiệm về hư hỏng do ký mã hiệu hàng hóa sai hoặc không

rõ (dẫn đến nhầm lẫn, mất mát)

1.2.2.2 Nhiệm vụ của các chủ hàng XNK

- Ký kết hợp đồng giao nhận với Cảng trong trường hợp hàng qua cảng

- Tiến hành giao nhận hàng hóa trong trường hợp hàng hóa không qua cảng hoặc tiến hành giao nhận hàng hóa XNK với cảng trong trường hợp hàng qua cảng

- Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển bảo quản, lưu kho hàng hóa với cảng

- Cung cấp cho cảng những thông tin về hàng hóa và tàu

- Cung cấp các chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa :

 Đối với hàng xuất khẩu: Gồm các chứng từ:

+ Lược khai hàng hóa (cargo manifest): lập sau vận đơn cho toàn tàu, do đại

lý tàu biển làm được cung cấp 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu

+ Sơ đồ xếp hàng (cargo plan): do thuyền phó phụ trách hàng hóa lập, được cung cấp 8h trước khi bốc hàng xuống tàu

 Đối với hàng nhập khẩu: Gồm các chứng từ:

+ Lược khai hàng hóa

+ Sơ đồ xếp hàng

+ Chi tiết hầm tàu

+ Vận đơn đường biển trong trường hợp ủy thác cho cảng nhận hàng

 Các chứng từ này đều phải cung cấp trước 24h trước khi tàu đến vị trí hoa tiêu

- Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh

- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để có cơ sở khiếu nại các bên có liên quan và thanh toán các chi phí cho cảng

1.2.2.3 Nhiệm vụ của Hải quan

- Tiến hành thủ tục hải quan, thực hiện các việc kiểm tra, giám sát kiểm soát Hải quan đối với tàu biển và hàng hóa nhập khẩu

- Đảm bảo thực hiện các quy định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, về thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu

- Tiến hành các biện pháp phát hiện, ngăn chặn, điều tra và xử lý hành vi buôn lậu, gian lận thương mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, ngoại hối, tiền Việt Nam qua cảng biển

1.3.Trình tự giao hàng xuất khẩu

1.3.1 Đối với hàng xuất khẩu phải lưu kho, lưu bãi của cảng

Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu

1.3.1.1 Giao hàng XK cho cảng

- Giao Danh mục hàng hóa XK (Cargo List) và đăng ký với phòng điều độ để

bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác liên hệ với phòng thương vụ để

ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng

- Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho cảng

- Giao hàng vào kho, bãi của cảng

1.3.1.2 Giao hàng XK cho tàu

- Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu

 Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan

 Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng (NOR) của tàu

 Giao hàng cho cảng Danh mục hàng hóa XK để cảng bố trí phương tiện xếp

dỡ trên cơ sở Cargo list này, thuyền phó phụ trách hàng hóa sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan, Stowage plan) trên tàu

 Ký hợp đồng xếp dỡ với Cảng

- Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu

 Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra Cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải (nếu cần)

 Tiến hành giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Phiếu kiểm đếm (Tally report), cuối ngày phải ghi vào bản báo cáo hàng ngày (Dailly Report), và khi cấp xong một tàu, vào báo cáo sau cùng (Final Report) Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet)

 Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để lập vận đơn đường biển đã xếp hàng (Shipped on board hay On board Bill of Lading) Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cùng ký xác nhận với tàu Đây cũng là cơ sở để lập B/L

- Lập bộ chứng từ thanh toán

 Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng

 Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L, Hối phiếu, Hóa đơn thương mại, Giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng

- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho lô hàng (nếu cần)

- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho

- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có

1.3.2 Đối với hàng xuất khẩu không lưu kho lưu bãi tại cảng

Đây là các hàng hóa XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêng của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp cho tàu Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng Sau khi đã đăng ký với cảng và ký kết hợp đồng xếp dỡ, hàng cũng sẽ được giao nhận trên cơ sở tay ba (cảng, tàu và chủ hàng) Số lượng hàng hóa sẽ được giao nhận, kiểm đếm và ghi vào

Tally Sheet có chữ ký xác nhận của ba bên

1.3.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container

1.3.3.1 Nếu gửi hàng nguyên container (FCL/FCL): Full container load

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác điền vào Phiếu lưu khoang tàu (Booking Note) và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với Danh mục hàng XK (Cargo List)

- Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và giao phiếu đóng gói (Packing List) và Seal (dấu niêm phong)

- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình

- Chủ hàng mời đại diện hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container

- Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container Chủ hàng điều chỉnh lại Packing list và Cargo list, nếu cần

- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi chứa container (CY: Container Yard) quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian quy định (Closing time) của từng chuyến tàu (thường là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate’s Receipt

- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn

1.3.3.2 Nếu gởi hàng lẻ (LCL/LCL): Less than container load

- Chủ hàng gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu Sau khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thỏa thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại trạm hàng lẻ (CFS: Container Freight Station) hoặc ICD

- Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa và giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu thuyền trưởng cấp vận đơn

- Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

Thứ hai, luật quốc tế và luật của từng quốc gia có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp giao nhận vận tải Vì vậy, hoạt động giao nhận vận tải đòi hỏi các nhà quản lý, các nhà kinh doanh phải quan tâm và nắm vững luật pháp: luật quốc tế, luật của từng quốc gia, mà ở đó doanh nghiệp đã và sẽ hoạt động

Thứ ba, việc sử dụng container vào hoạt động XNK đã mang đến nhiều lợi ích cho chủ hàng, chủ tàu và đại lý vận tải Vì vậy mà vận tải container tuy mới ra đời

so với lịch sử phát triển của vận tải đường biển, song tốc độ phát triển khá nhanh

Để tạo khả năng áp dụng phương thức giao nhận hiện đại này, nhiều nước trên thế giới đã xây dựng đội tàu chuyên dụng có trọng tải lớn để chuyên chở Xây dựng các cảng container với các trang thiết bị xếp dỡ hiện đại, tự động hóa cùng với hệ thống kho cảng, bến bãi đầy đủ tiện nghi nhằm khai thác triệt để ưu thế của giao nhận hàng hóa

Cuối cùng, hiểu được quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đối với hàng phải lưu kho, bãi, cảng và đối với hàng không phải lưu kho, bãi, cảng trên lý thuyết như thế nào

Nối tiếp, đề tài sẽ đi sâu phân tích về thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển của công ty Tiên Phong làm dịch vụ cho khách hàng là nhà xuất khẩu

 

 

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TIÊN PHONG

2.1 Tổng quan về công ty TNHH Tiên Phong

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

2.1.1.1 Giới thiệu khái quát công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong

 Tên công ty: Công ty TNHH TMDV TIÊN PHONG

 Tên giao dịch đối ngoại: TIEN PHONG Co.,Ltd

 Giám đốc: Ngô Xuân Lực

 Công ty có con dấu riêng: Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN

PHONG

Là thành viên của Hiệp hội giao nhận Việt Nam (VIFFAS) và Hiệp hội giao nhận Quốc tế (FIATA), đã được sự đồng ý của FIATA cho phép phát hành vận đơn

đa phương thức theo mẫu chung của FIATA từ năm 2001

2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Tiên Phong

Một quốc gia muốn phát triển thì trước hết phải có một nền kinh tế vững mạnh, và muốn có một nền kinh tế vững mạnh đòi hỏi chúng ta phải mở cửa nền kinh tế, hội nhập với nền kinh tế thế giới Để thực hiện mục tiêu trên, Đảng và Nhà Nước ta đã và đang mở cửa nền kinh tế, đẩy mạnh công tác đối ngoại Đặc biệt chú trọng đến công tác XNK và khuyến khích đầu tư nước ngoài Cùng với sự phát triển

đó ngày càng có nhiều doanh nghiệp được hình thành và không ngừng tìm kiếm phát triển những mặt hàng có nhu cầu của các nước trên thế giới để XK và NK

những mặt hàng thiết yếu cho sản xuất, tiêu dùng, mục đích kinh doanh của doanh nghiệp Nhưng vì buôn bán quốc tế còn rất mới với các doanh nghiệp Việt Nam, vì vậy các doanh nghiệp chưa nắm hết được các nghiệp vụ cũng như các quy định quốc tế về thương mại hay không hiểu hết được đặc thù của ngành nghề Để đáp ứng những khó khăn đó và nhu cầu cần thiết đó, vào năm 1994 anh Ngô Xuân Lực cùng với các thành viên trong gia đình góp vốn thành lập công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hóa Tiên Phong Trong thời gian đầu hoạt động, quy mô còn nhỏ và rất hạn chế, tuy nhiên qua nhiều năm hoạt động, công ty đã lớn mạnh và mở rộng phạm vi hoạt động trong lĩnh vực XNK và có thể bao trọn gói tất cả các khâu trong quá trình thực hiện hợp đồng Năm 1997, để phù hợp với tình hình mới và điều hòa quan hệ giữa các đối tác cũng như nhu cầu sắp xếp lại tổ chức, công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN PHONG ra đời

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty

Công ty TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TIÊN PHONG là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có quyền tự chủ về tài chính và được sự cho phép của nhà nước CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM với một số nhiệm vụ sau:

 Cung cấp các dịch vụ giao nhận trong lĩnh vực vận tải hàng hóa XNK bằng đường biển, đường hàng không và nội địa

 Mua bán cước và lập tuyến đường, cung cấp các giá cước đường hàng không, đường biển, thu xếp tổ chức các tuyến đường phù hợp

 Tổ chức vận tải đa phương thức và gom hàng lẻ cho cả hàng xuất khẩu, hàng nhập khẩu, hàng nội địa và được phép phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu của FIATA

 Dịch vụ “từ cửa đến cửa” thu xếp nhận hàng và giao hàng tới sân bay, bến cảng, lưu kho, lưu bãi

 Khai thuế hải quan: lập bộ chứng từ hải quan, thực hiện tất cả các thủ tục hải quan cho hàng hóa XNK, đóng gói hàng hóa

 Môi giới tổ chức vận chuyển hàng rời, phân chia hàng lẻ và tổ chức quản lý về logistics

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty và chức năng nhiệm vụ các phòng ban

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến: Đó là một hệ thống các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau, chịu sự quản lý của Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng phòng cùng với sự tự giác và trách nhiệm trong công việc của từng nhân viên

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Nguồn: Phòng quản lý nhân sự 2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban

Ban Giám đốc

Là người đứng đầu công ty, có trách nhiệm điều hành các hoạt động của công

ty, tổng hợp và đưa ra kế hoạch kinh doanh, phương hướng phát triển chung của công ty Chịu trách nhiệm về mặt pháp lý và dân sự trước pháp luật về những vấn

đề của công ty Thương lượng và ký kết các hợp đồng về giao nhận có giá trị và quy

mô lớn Theo dõi tình hình kinh doanh của công ty để kịp thời đưa ra phương án giải quyết

Phòng quản lý nhân sự

Chịu trách nhiệm về tình hình dân sự của công ty, đề xuất tiền lương, thưởng phạt và sự bố trí sắp xếp nhân lực trong công ty, theo dõi tình hình về định mức lao

Giám Đốc Phó Giám Đốc

Sales Maketing

Kho hàng

Phòng Kế Toán

Phòng Sales

& maketing

Phòng Quản

lý nhân sự

động và năng suất lao động, đề xuất việc bổ sung hay sa thải nhân viên trong công

ty Chăm lo đời sống nhân viên trong công ty như môi trường làm việc, những khó khăn của nhân viên để tìm cách giúp đỡ nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao, tổ chức sinh hoạt cho các nhân viên…

Phòng kinh doanh

Trực tiếp tìm và quan hệ với khách hàng trong nước và ngoài nước, thỏa thuận giá cả và thương lượng kí kết các hợp đồng có quy mô nhỏ, lập kế hoạch và phương hướng hoạt động của công ty

 Hàng xuất: Chịu trách nhiệm, đưa ra kế hoạch phương hướng thực hiện công việc giao nhận và làm các thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu tại các cảng, sân bay

 Hàng nhập: Chịu trách nhiệm, đưa ra kế hoạch phương hướng thực hiện công việc giao nhận và làm các thủ tục cho hàng hóa nhập khẩu tại các cảng, sân bay

Phòng kế toán

Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài chính kế toán, tham mưu hiệu quả kinh tế của từng hợp đồng giao nhận, cung cấp các số liệu chính xác và kịp thời cho Giám đốc và phòng kinh doanh để lập ra kế hoạch hoạt động cho thời gian tới, tính toán doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty trong các kỳ quyết toán Qua đó so sánh và đối chiếu quá trình thực hiện và kế hoạch đề ra, từ đó đưa ra giải pháp hữu hiệu nhất cho giai đoạn kế tiếp Ngoài ra có trách nhiệm thực hiện tình hình tiền lương cho nhân viên

Phòng sales & marketing

Đưa ra kế hoạch và chiến lược hoạt động cho toàn doanh nghiệp, tìm kiếm khách hàng, đối tác và thị trường mới Tìm hiểu rõ nhu cầu của các công ty XNK về quá trình giao nhận nhằm đề ra những chiến lược cạnh tranh và giới thiệu, quảng bá tên tuổi công ty cùng những dịch vụ cho khách hàng, từ đó có thể tìm kiếm được thêm những khách hàng mới cho công ty và đưa ra những chính sách ưu đãi cho những khách hàng tiềm năng

2.1.4 Cơ cấu dịch vụ và mạng lưới đại lý của công ty

2.1.4.1 Cơ cấu dịch vụ

 Mua bán cước và lập tuyến đường:

- Luôn cung cấp giá cước hàng không, đường biển thấp, cạnh tranh

- Tổ chức tuyến đường luôn hướng gần tới yêu cầu về thời gian và giá thành của khách hàng

- Thu xếp và phối hợp gần gũi với người gửi, người nhận hàng cùng với việc luôn giám sát chặt chẽ tại chỗ

 Tổ chức vận tải đa phương thức và gom hàng lẻ:

- Cung cấp dịch vụ cho cả hàng xuất, nhập khẩu và hàng nội địa bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ và đường thủy nội địa

- Áp dụng cho tất cả các thị trường chính trên thế giới và nội địa

- Phát hành vận đơn đa phương thức theo mẫu FIATA

- Lưu kho bãi, và nhận hàng từ nhiều nhà máy để hợp lại thành 1 lô hàng

- Theo tập quán, khách hàng có thể mua bảo hiểm cho bất cứ điều khoản nào

 Kho bãi và phân phối:

- Chúng tôi cung cấp dịch vụ kho bãi cho hàng bách hóa, hàng nhập đã thông quan cho phân phối, và cả hàng xuất chờ kiểm hóa Hải quan

- Phụ trách kho có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm và trung thực

- Diện tích kho: 1000m2, tường bê tông, mái tôn, khung thép và thông gió

- Vị trí kho: 458 Nguyễn Tất Thành, Quận 4, Tp.Hồ Chí Minh

Do đặc thù của ngành nghề, ngay từ đầu, Tiên Phong đã chú ý xây dựng một

hệ thống văn phòng, đặc biệt là hệ thống đại lý ở nước ngoài để có thể cung cấp dịch vụ cho khách hàng có nhu cầu trên toàn thế giới Công ty đã từng hoặc đang là đối tác của một số hãng giao nhận lớn trên thế giới, nhằm cung cấp các dịch vụ của mình ra toàn thế giới bằng việc hợp tác với từng văn phòng nhất là ở các thị trường lớn như liên minh Châu Âu, Mỹ, Canada, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đông Nam Á và khu vực Châu Đại Dương

Trong nước, công ty đã xây dựng được một hệ thống các văn phòng, đại lý ở các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng…

2.2 Tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ XNK của công ty trong các năm 2011-2013

Từ khi công ty hoạt động đến nay, tuy bước đầu cũng gặp không ít khó khăn

và hiệu quả chưa cao Nhưng trong những năm gần đây nhất (từ năm 2011-2013), công ty hoạt động rất hiệu quả, duy trì được những khách hàng thân thiết và lâu dài Bên cạnh đó lại có thêm nhiều khách hàng mới và chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng ngày càng nâng cao Để hiểu kỹ hơn về tình hình hoạt động của công ty, tôi sẽ phân tích tình hình hoạt động của công ty trong các năm 2011-2013

2.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong các năm 2011-2013

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013

Nguồn: Phòng kinh doanh

Qua bảng số liệu và biểu đồ trên ta thấy: 

Trong ba năm hoạt động kinh doanh gần đây, tình hình phát triển của công ty theo chiều hướng rất tốt Doanh thu của công ty luôn tăng theo các năm, trong khi

đó chi phí chỉ tăng nhẹ, không đáng kể Có thể nói chi phí như vậy là mang tính ổn định

Cụ thể năm 2011, doanh thu của công ty đạt được khoảng 7 tỷ đồng Sau khi trừ hết đi các chi phí thì lợi nhuận còn lại là hơn 4,2 tỷ Tuy là trong năm 2011 nền kinh tế Việt Nam có nhiều biến động, tỷ lệ lạm phát tăng vọt nhưng công ty vẫn duy trì ổn định tình hình kinh doanh theo chiều hướng tốt Bên cạnh đó công ty cũng cần phải xem lại việc phân chia chi phí cho hợp lý

Doanh thu năm 2012 so với năm 2011 tăng với tỷ lệ 12.5% trong khi đó chi phí lại giảm đáng kể 2% và lợi nhuận tăng lên 931 triệu đồng tăng tương ứng với tỷ lệ là 22% Tỷ lệ tăng như vậy là do doanh thu tăng đồng thời lại giảm được chi phí, chứng tỏ trong năm 2012, công ty đã kiểm soát, tiết kiệm chi phí một cách hợp lý hơn, bằng cách tận dụng những cơ sở kỹ thuật hiện có để đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không đầu tư nhiều máy móc, thiết bị mới…

Sang năm 2013 doanh thu tăng với tỷ lệ rất cao (54%) so với năm 2012 Nguyên nhân là do công ty đã có những biện pháp nhằm kích thích, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh về nhiều mặt chính vì vậy mà chi phí có tăng nhẹ 0.26%, việc tăng chi phí này không ảnh hưởng lắm đến lợi nhuận công ty đạt được

Mặc dù trong ba năm 2011-2013, tình hình nền kinh tế của đất nước nói riêng

và của thế giới nói chung đã gặp rất nhiều khó khăn, năm 2011 được xem là 365 ngày đầy biến động của nền kinh tế Việt Nam, đất nước phải đối mặt với tình trạng lạm phát cao Nhưng nhờ vào kinh nghiệm hoạt động và các mối quan hệ tốt đối với khách hàng, đặt biệt là những khách hàng thân thiết trong hơn 10 năm qua, nên công ty đã đạt được mức lợi nhuận tương đối cao Nhìn chung hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây hoạt động rất hiệu quả, chứng tỏ công

ty đã có những định hướng phát triển hợp lý, có khách hàng tiềm năng và lâu dài Công ty cần duy trì tốt mối quan hệ này và tiếp tục phát huy tình hình phát triển ngày càng hiệu quả hơn nữa