3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
2.3.7.2.Mở tờ khai hải quan điện tử
Bước 1: Lập tờ khai hải quan điện tử
Tiên Phong sử dụng phần mềm CDSLive+ để có thể kết nối và truyền dữ liệu
đến hệ thống tiếp nhận của Hải quan. Căn cứ vào hoá đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), hợp đồng thương mại (Contract), Booking, nhân viên chứng từ của Tiên Phong nhập vào đầy đủ các thông tin ở phần tờ khai xuất điện tử. Và chỉ nhập thông tin cho những ô màu trắng, các ô màu xám dữ liệu sẽđược Hải quan trả về hoặc chương trình thiết lập sẵn.
Thông tin phụ
Sau đó, tiếp tục khai thêm phần chứng từ kèm theo tờ khai: hóa đơn thương mại.
Ngoài ra, ở một số trường hợp có thể có thêm C/O, giấy phép, vận tải đơn…
Đối với lô hàng xuất khẩu trên không phải đóng thuế nên không cần khai trị giá tính thuế (tờ khai GATT)
Lưu ý : Sau khi khai báo mỗi phần đều phải click nút "Lưu"
Bước 2: Khai báo tờ khai điện tử
Sau khi đã nhập và kiểm tra đầy đủ các thông tin cần thiết của lô hàng. Nhân viên chứng từ thực hiện gửi "khai báo điện tử" và gắn USB chữ kí số, cài đặt và nhập mã pin khi phần mềm yêu cầu. Khi có số tiếp nhận của Hệ thống Hải quan trả
về thì đã xong bước gửi tờ khai điện tử.
Bước 3: Nhận kết quả khai báo tờ khai điện tử
Chờ một khoảng thời gian nhất định, cán bộ Hải quan sẽ xử lý tờ khai và phản hồi kết quả. Căn cứ trên kết quả phản hồi này, Tiên Phong sẽ tiến hành theo hướng dẫn của kết quảđược phản hồi.
- Trường hợp khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì cơ quan Hải Quan gửi phản hồi yêu cầu bổ sung và điều chỉnh, sau khi điều chỉnh gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới;
- Trong phần khai báo thủ tục hải quan điện tử có phần scan chứng từ kèm theo. Chỉ khi nào Hải Quan yêu cầu scan kèm theo thì công ty mới scan và đính kèm vào tờ khai và gửi lại tờ khai, lưu ý dung lượng file scan không quá 2Mb).
- Trong trường hợp này, chứng từ của Tiên Phong hợp lệ thì Hải Quan cấp cho doanh nghiệp số tờ khai là 10677, ngày cấp số tờ khai hải quan là ngày 27/03/2014. Như vậy là đã hoàn thiện được phần "thông tin tờ khai" ở bước 1.
Bước 4: Kiểm tra và xử lý tờ khai
Sau khi có số tờ khai thì Tiên Phong chờ phản hồi của cơ quan Hải Quan để
xem kết quả phân luồng tờ khai, thủ tục hải quan điện tửđược phân thành 3 luồng chính : xanh, vàng, đỏ.
- Nếu tờ khai được phân luồng xanh: nhân viên giao nhận của Tiên Phong in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, đem ra cơ quan Hải Quan nộp cho cán bộđăng ký đóng dấu thông quan hàng hóa. Trường hợp này, cán bộđăng ký ký thông quan hàng hóa.
- Nếu tờ khai được phân luồng vàng:
+ Luồng vàng giấy: nhân viên giao nhận in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm với toàn bộ chứng từ XNK gồm Contract (Hợp đồng), Invoice(Hóa đơn thương mại), Packing List (Phiếu đóng gói)… đem ra cơ quan Hải Quan làm thủ tục. Tờ khai sẽ được chuyển qua để cán bộ thuế kiểm tra và quyết định DN có được thông quan hàng hóa hay không.
- Nếu tờ khai được phân luồng đỏ: thì in 2 bản tờ khai điện tử, ký tên, đóng dấu doanh nghiệp, kèm bộ chứng từ XNK gồm Contract (Hợp đồng), Invoice (Hóa đơn thương mại), Packing List (Phiếu đóng gói)… đem ra cơ quan Hải Quan. Tờ khai sẽ được xử lý qua các khâu đăng ký-tính thuế và cuối cùng là kiểm hoá để kiểm tra thực tế hàng hóa. Trường hợp này, cán bộ kiểm hóa ký thông quan hàng hóa.
Kết quả phân luồng này được thể hiện ở tiêu thức 28 trên tờ khai giấy. Lô hàng này được phân luồng vàng nhân viên giao nhận Tiên Phong mang hồ sơ giấy lên kiểm tra chi tiết tại đơn vị hải quan.