3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
2.4. NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER
biển tại công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Tiên Phong
2.4.1. Những thành công trong quy trình giao nhận
Qua phân tích ở trên, ta có thể rút ra được những điểm mạnh trong quy trình giao nhận hàng xuất khẩu của công ty như sau:
- Việc tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng giữa công ty và khách hàng diễn ra khá đơn giản, tất cả giao dịch với khách hàng đều thực hiện hệ thống công nghệ thông tin hiện đại như Email, Fax, Scan... giúp cho công ty phục vụ khách hàng được thuận lợi hơn.
- Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH TMDV Tiên Phong đa dạng nên khách hàng có thể chọn bất cứ lĩnh vực nào về công tác giao nhận nhưủy thác xuất khẩu, vận chuyển hàng hóa... để hợp tác. Công ty Tiên Phong có đội ngũ nhân viên chuyên tư vấn, thực hiện công tác giao nhận theo yêu cầu của khách hàng.
- Công ty TNHH TMDV Tiên Phong có trụ sở chính tại thành phố Hồ Chí Minh, tọa lạc tại Quận Tân Bình – một trong những quận tập trung nhiều công ty xuất khẩu lớn, thuận lợi cho khách hàng và bộ mặt của công ty. Đồng thời, Tiên Phong có thể giao nhận hàng hóa xuất khẩu ở các tỉnh lân cận tập trung nhiều khu công nghiệp lớn như Bình Dương, Đồng Nai, Long An...
- Công ty thiết lập được các mối quan hệ tốt với các hãng tàu, hải quan, cảng... giúp cho công ty có giá cước tốt nhất, thời gian làm thủ tục được rút ngắn. Chất lượng của quy trình được nhiều khách hàng đánh giá cao nên công ty đã tạo được uy tín cho khách hàng và luôn có chế độ đãi ngộ về chi phí dịch vụ, do đó khách hàng luôn tin tưởng tuyệt đối và sẵn sàng hợp tác với Tiên Phong.
- Thực hiện khai Hải quan điện tử: thời gian khai báo nhanh hơn nhiều so với khai báo Hải quan truyền thống, nó giảm được phần nào công việc cho nhân viên Hải
quan, tăng trách nhiệm của doanh nghiệp đẩy nhanh tiến độ thông quan hàng hóa. - Công ty TNHH TMDV Tiên Phong với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, năng
động, nhanh nhẹn xử lý các tình huống trong công việc, xây dựng mối quan hệ thân thiện tạo nên môi trường làm việc vui vẻ, thoải mái.
2.4.2. Những tồn tại trong quy trình giao nhận
2.4.2.1. Tồn tại 1 : Công tác quản lý của cán bộ và năng lực làm việc của nhân viên khâu giao nhận còn hạn chế
a. Chứng minh tồn tại.
- Khả năng quản lý của ban lãnh đạo:
Công việc, trách nhiệm của từng phòng ban khác nhau, đòi hỏi của công việc là phải có tính chuyên môn hóa cao nhưng ban lãnh đạo chưa nắm rõ công việc của các nhân viên giao nhận và các phòng ban. Chưa phân định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ. Chưa chuyên môn hoá được trong công việc, cụ thể là một số nhân viên giao nhận còn phải đảm nhiệm cùng lúc nhiều công việc khác nhau.
- Năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên khâu giao nhận:
Đội ngũ nhân viên giao nhận trẻ là một lợi thế. Tuy nhiên, với một đội ngũ nhân viên còn non trẻ, chưa tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong thực tế nên kinh nghiệm làm việc vẫn còn nhiều hạn chế và nếu so với các đồng nghiệp trong khu vực và trên thế giới thì trình độ nghiệp vụ và ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên giao nhận của công ty Tiên Phong vẫn còn khá non yếu.
b. Hậu quả.
- Từ sự yếu kém của Ban lãnh đạo trong khâu quản lý nhân viên sẽ:
Khiến cho các phòng ban chưa có sự phối hợp chặt chẽ với nhau dẫn đến không nắm bắt được cụ thể công việc của từng nhân viên, gây ra sự chồng chéo trong công việc, gây khó khăn trong tiến trình công tác giao nhận hàng xuất khẩu và làm chậm trễ công tác giao nhận.
Bên cạnh đó, việc một người phải đảm nhiệm cùng lúc nhiều việc mà không có sự chuyên môn cao gây ra khó khăn cho họ trong quá trình giải quyết công việc, tình trạng bỏ sót việc thường xuyên xảy ra và hiệu quả không cao trong công tác giao nhận. Bên cạnh đó, áp lực trong công việc rất cao, dễ gây ra tình trạng nhàm chán hay giải quyết công việc một cách qua loa.
- Với vốn kinh nghiệm còn khá ít ỏi của đội ngũ nhân viên giao nhận dẫn đến: Chưa đủ khả năng làm thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng. Chưa thểđáp ứng nhu cầu hội nhập đặc biệt là trong công tác giao nhận. Khiến cho sự tin tưởng của khách hàng có phần bị lung lay.
Chưa phát huy hết các chức năng cũng như nghiệp vụ của mình để nâng cao khả
năng tiếp cận với khách hàng. Bỏ lỡ một lượng khách hàng mới và tiềm năng.
Gây ra những sai sót trong quá trình làm chứng từ hoặc giao nhận làm mất nhiều thời gian và chi phí.
2.4.2.2 Tồn tại 2: Công tác thực hiện trong giao nhận
a. Chứng minh tồn tại.
- Chào giá cước cho khách hàng:
Không chủđộng liên hệ, tìm kiếm và chào giá cho khách hàng.
Hầu hết đơn hàng giao nhận được thực hiện do sự chỉ định của đại lý giao nhận bên nước ngoài.
- Các chứng từ trong giao nhận:
Do sự sai sót của nhân viên chứng từ và nhân viên giao nhân, không kiểm tra kỹ các thông tin từ khách hàng. Các chứng từ không thống nhất với nhau trong Master B/L và House B/L về tên hàng hóa, trọng lượng, cảng đi, cảng đến.
- Công tác kiểm tra đóng hàng, giám sát:
Hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát, trọng lượng hàng xuất không đúng trên thực tế, dẫn
đến sai chứng từ giao nhận
Điều kiện, thời gian đóng hàng phụ thuộc vào vị trí kho bãi (như đóng hàng container trong đêm tại Tp.Hồ Chí Minh), không tuân thủ quy trình làm việc như
hút thuốc, đùa giỡn... trong khi làm việc.
- Phương tiện xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa:
Phương tiện vận tải của công ty vẫn còn rất ít ỏi, chỉ mới đáp ứng được một phần nhu cầu chuyên chở của công ty.
Năng suất xếp dỡ thấp. Xe nâng hạ xếp dỡ hàng hóa đã cũ, vào những thời điểm có nhiều hợp đồng cần giải quyết thì xảy ra tình trạng quá tải, không đủ phương tiện vận chuyển hàng hóa.
- Hệ thống kho bãi lưu container: Phải lưu container tại kho bãi của cảng.
Kho bãi riêng của công ty còn hạn chế về diện tích, không thể lưu nhiều container, chưa sửa chữa được.
b. Hậu quả:
Những thiếu sót trong công tác thực hiện quy trình giao nhận gây ra những hậu quả:
- Giá cả và chất lượng dịch vụ chuyến tàu phụ thuộc vào đại lý giao nhận bên nước ngoài.
- Mất thời gian chỉnh sửa chứng từ. Gây ra sự chậm trễ trong công tác giao nhận.
Điều này ảnh hưởng rất xấu đến kế hoạch kinh doanh, mua bán của khách hàng. - Gây tổn thất hàng hóa và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của Tiên Phong. - Mất nhiều thời gian và chi phí nhân công, phải thuê xe vận chuyển ngoài làm tăng thêm chi phí cho doanh nghiệp. Hàng hóa bị hư hỏng.
- Phát sinh thêm chi phí thuê kho bãi.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Ngày nay nhu cầu vận chuyển hàng hóa ngày càng nhiều trong một nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là ngành giao nhận đường biển với lưu lượng hàng hóa tăng nhanh chóng. Công ty Tiên Phong xác định hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận là nâng cao chất lượng phục vụ, tạo sự hài lòng cho khách hàng
đối với dịch vụ của công ty.
Ngoài việc kinh doanh dịch vụ giao nhận, công ty Tiên Phong còn mở rộng thêm các dịch vụ khác như: làm thủ tục chứng từ khai Hải quan, làm đại lý cho hãng tàu… điều đó cho thấy doanh nghiệp đã tìm ra hướng đi đúng với chuyên môn nên đã đưa công ty phát triển vượt bậc. Vì vậy, công ty Tiên Phong đã trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều công ty lớn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.
Tuy nhiên, quy mô và phương tiện kỹ thuật cũng như trình độ nghiệp vụ của cán bộ
công nhân viên công ty Tiên Phong vẫn chưa so sánh được với nhiều công ty khác cùng ngành, điều này ảnh hưởng đến công tác giao nhận của công ty. Do đó, công ty Tiên Phong đang cố gắng tạo lập một cơ cấu quản lý phù hợp, có đội ngũ công nhân viên làm việc một cách chuyên nghiệp, đầu tư thêm về cơ sở vật chất kỹ
thuật…
Từ những thực trạng được phân tích ở trên, sau đây là những giải pháp, kiến nghị được thể hiện trong chương 3 nhằm đẩy mạnh và hoàn thiện hơn nữa quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng container đường biển nói riêng và công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu nói chung. Đồng thời góp phần giúp công ty phát huy những điểm mạnh của mình và khắc phục những điểm yếu, nâng cao hiệu quả
CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT
ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TNHH TM-DV TIÊN PHONG
3.1. Các giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của
công ty
Trên cơ sở thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu của công ty TNHH TM-DV Tiên Phong cùng với các phân tích về những thành công và tồn tại trong quy trình giao nhận ở chương 2 là cơ sở để tác giả đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động hoạch định nguồn nhân lực ở công ty.
3.1.1. Giải pháp 1: Nâng cao và phát triển trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn và công tác đào tạo của đội ngũ nhân viên giao nhận Tiên Phong. môn và công tác đào tạo của đội ngũ nhân viên giao nhận Tiên Phong.
a. Nội dung giải pháp
Về công tác quản lý:
- Tổ chức sắp xếp lại cơ cấu quản lý nhân viên, tránh chồng chéo về trách nhiệm của các phòng ban, tạo sự hiệu quả trong công tác giao nhận.
- Các phòng ban phối hợp, hỗ trợ chặt chẽ với nhau để cùng hướng đến lợi ích chung của công ty và khách hàng.
- Thực hiện chính sách “mở cửa” để khuyến khích nhân viên tích cực tham gia đóng góp ý kiến và các sang tạo cho công ty.
- Công ty tổ chức các buổi nói chuyện trao đổi với các nhân viên về kế hoạch, thành tích và các hạn chế còn tồn tại để toàn thể nhân viên có thểđưa ra ý kiến của mình trong việc hoàn thiện công tác giao nhận tại công ty.
Về công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn:
- Tăng cường tham gia các khóa học về nghiệp vụ chuyên môn và ngoại ngữ của mỗi thành viên trong công ty như: Ban lãnh đạo công ty có thể cử nhân viên tham gia các hội thảo, các khóa học trong ngành hoặc các khóa học tu nghiệp nước ngoài về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa ở một số nước như Singapore, Thái Lan, Nhật Bản.
- Tạo điều kiện cho nhân viên có thể cọ xát với thực tế, tích lũy kinh nghiệm, phát huy khả năng sang tạo của mình.
- Nắm rõ nội dung quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu từng bước, từng công việc cụ thể một cách chuyên nghiệp để thực hiện công tác giao nhận.
- Thái độ, phong cách làm việc nhã nhặn, vui vẻ, lịch sự và chuyên nghiệp là yếu tố
quan trọng khi giao dịch với khách hàng, thể hiện chất lượng dịch vụ, uy tín và văn hóa kinh doanh của công ty Tiên Phong.
b. Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
- Cán bộ quản lý phải là người có năng lực, kiến thức chuyên sâu, giải quyết các vấn đề dứt khoát, am hiểu tường tận các công việc của từng nhân viên.
- Nhân viên giao nhận công ty phải có ý thức tự giác học tập, trau dồi thêm kiến thức, kinh nghiệm của mình khi được tham gia các khóa học tu nghiệp
c. Dự trù hiệu quả hoặc kết quả nếu ứng dụng giải pháp này ở công ty Hiện tại Cải tiến Dự kiến hiệu quả - Khâu quản lý nhân viên còn yếu kém, không nắm rõ các công việc cụ thể của từng nhân viên. Tiến độ theo dõi công tác giao nhận còn hạn chế. - Công việc, trách nhiệm còn chồng chéo giữa các nhân viên. - Đề cử cán bộ quản lý có năng lực, am hiểu các công việc của từng nhân viên, phong cách làm việc quyết đoán, năng động, sáng tạo. - Tổ chức, sắp xếp lại cơ cấu các phòng ban cho phù hợp với chuyên môn của từng nhân viên. Các phòng ban kết hợp, hỗ trợ thường xuyên với nhau. - Ghi nhận đóng góp ý kiến từ nhân viên. - Công tác quản lý nhân viên được chặt chẽ hơn, tạo tính hiệu quả trong công việc giao nhận. - Phòng tránh rủi ro trong giao nhận về chứng từ, các khâu thủ tục hải quan (phòng chứng từ kết hợp với phòng giao nhận). - Góp phần xây dựng, hoàn thiện quy trình giao nhận nhằm phát triển mục tiêu,
định hướng kinh doanh của công ty.
- Trình độ chuyên môn của nhân viên tương đối khá, nhưng kinh nghiệm còn nhiều hạn chế.
- Tổ chức các khóa học nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tế.
- Công ty có chính sách khen thưởng, nâng bậc
- Nâng cao trình độ chuyên môn, học hỏi kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên giao nhận.
- Tăng năng suất lao động và tính hiệu quả trong công
cho nhân viên đạt thành tích xuất sắc nhằm khuyến khích các nhân viên phát huy tối đa năng lực cá nhân. việc, tạo niềm tin, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
3.1.2. Nhóm giải pháp cho quy trình giao nhận
3.1.2.1. Giải pháp 2: Cải tiến trong khâu chào giá cho khách hàng
a. Nội dung giải pháp
- Chủđộng liên hệ với khách hàng cũ, tìm kiếm thêm khách hàng tiềm năng.
- Nhân viên có bản kế hoạch làm việc, chủđộng gửi Email hoặc gọi điện thoại cho khách hàng định kỳđể phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
- Tham gia tìm kiếm khách hàng tại các hội chợ triển lãm do hiệp hội doanh nghiệp xuất khẩu VEXA, ITPC, Viettrade… tổ chức nhằm tìm kiếm khách hàng cũng như
khảo sát thị trường về lĩnh vực giao nhận.
- Liên hệ, cập nhật những thông tin của các hãng tàu như bảng báo giá cước trong từng thời điểm.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu, phải biết lợi thế của từng hãng tàu đối với từng tuyến đường vận chuyển để có giá cước tốt nhất.
b. Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
- Công ty phải có phần mềm lưu giữ lại thông tin của các khách hàng cũ cũng như
các khách hàng tiềm năng để có thể quản lý tốt lượng khách hàng không thường xuyên này.
- Thường xuyên tham gia các hội chợ triển lãm để có thể nắm bắt thị trường.
- Cử các nhân viên phòng Kinh Doanh lên kế hoạch tiếp cận, xây dựng các mối quan hệ với các hãng tàu để có thể có được các thông tin về giá cước mới nhất.
Đồng thời, am hiểu thế mạnh của từng hãng tàu đối với từng tuyến đường cụ thể từ đó dễ dàng chọn ra hãng tàu có giá tốt nhất, chất lượng nhất, nâng cao khả năng cạnh tranh về giá.
c. Dự trù hiệu quả hoặc kết quả nếu ứng dụng giải pháp này ở công ty
Hiện tại Cải tiến Dự kiến hiệu quả
- Nhận yêu cầu của khách hàng rồi mới tiến hành liên hệ với hãng tàu, chào giá cho khách hàng, không chủ động trong công tác chào giá. - Hầu hết các đơn hàng giao nhận chỉ định từ đại lý bên nước ngoài.
- Công tác nghiên cứu thị
trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng và chủ