3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
2.3.1. Nhận yêu cầu từ khách hàng
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán số 140324/ML, ngày 24/03/2014 giữa cơ sở Lương Thị Hương Sen và công ty S.P.R.L.L’EMOI. Cơ sở Lương Thị
Hương Sen muốn ủy thác cho một công ty giao nhận thay mặt mình làm thủ tục Hải 1. Nhận yêu cầu từ khách hàng 6. Khai báo Hải quan 2. Liên hệ với hãng tàu 3. Chào giá 4. Tiến hành đặt chỗ tàu 5. Nhận và kiểm tra chứng từ XK 10. Quyết toán 9. Thông báo kết quả giao hàng 8. Quá trình lấy vận đơn 7. Giao hàng cho hãng tàu
quan và các thủ tục liên quan đến lô hàng xuất này sao cho đến tay người nhận. Chính vì vậy, cơ sở Lương Thị Hương Sen đã liên hệ với công ty TNHH Tiên Phong để hỏi giá cước vận chuyển cho lô hàng trên đi Belgium. Khi nhận được kế
hoạch xuất khẩu hàng hóa của khách hàng thì bộ phận XNK của công ty sẽ nhờ
khách hàng cung cấp các thông tin về lô hàng gồm: - Mặt hàng :
+ Nhà sàn lớn bằng tre tháo rời đồng bộ
+ Ghế bằng tre
+ Máy hút chân không + Máy cưa xương
- Volume: 1x20’, đóng kho
- Xuất khẩu hàng theo điều kiện: CIP.
- Cảng xuất khẩu: ICD Tanamexco, Việt Nam. - Cảng nhập khẩu: Antwerp, Belgium.
- Hàng tre, nứa nên phải hun trùng.
Vì Hương Sen là khách hàng thường xuyên nên không phải ký hợp đồng giao nhận. Các thông tin giao dịch khác với khách hàng được thực hiện qua Email, Fax,
điện thoại... Đây cũng là phương thức giao dịch giúp cho công ty làm việc với khách hàng nhanh và hiệu quả hơn.
Nhân viên chứng từ cần phải lưu ý những thông tin trên vì nếu sai sót về tên hàng hay trọng lượng hàng hóa thì khi làm chứng từ liên quan, hàng hóa sẽ gặp nhiều khó khăn và mất nhiều thời gian, chi phí chỉnh sửa.
Nhận xét: Hiện nay công tác chào giá cho khách hàng của công ty Tiên Phong
còn thụ động, chưa thật sự phát huy vai trò của Phòng Kinh Doanh, nên khả năng cạnh tranh và cung cấp dịch vụ giao nhận cho khách hàng còn yếu kém so với các công ty giao nhận khác.