3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật
2.3.4. Tiến hành đặt chỗ tàu (Booking tàu)
Hương Sen và S.P.R.L L’EMOI mua bán theo điều kiện CIP, nên Hương Sen có nghĩa vụ thuê tàu, mua bảo hiểm và vận chuyển hàng tới cảng đến.
Tiên Phong liên lạc với hãng tàu MSC (VIETNAM) CO., LTD. Địa chỉ 2,2nd FL, Broadway D, Phú Mỹ Hưng, 152 Nguyễn Lương Bằng, phường Tân Phú, Quận 7, Tp.HCM, book container cho đơn hàng 140324/ML theo chỉ định của Hương Sen. Sau khi hoàn thành việc đặt chỗ, phía hãng tàu fax qua cho Tiên Phong một phiếu
đặt container Booking Note số IN1402946. Trong Booking Note này đã có tên tàu; số hiệu tàu; cảng đi; cảng đến; ngày giờ tàu đến; ngày giờ tàu đi; closing time (hàng phải được đóng xong và giao cho hãng tàu trước thời điểm này, nếu không sẽ không
được lên tàu, đôi khi ghi là Cut off date/time, còn được gọi là giờ/ thời hạn cắt máng); số lượng và loại cont… để Công ty chuẩn bị lấy vỏ container, đóng hàng và vận chuyển ra cảng.
Nhận được Booking Note, Tiên Phong thực hiện việc đi lấy vỏ container tại Cát Lái. Khi công ty nhận được chỉ định lấy container của hãng tàu xác nhận qua email, Tiên Phong cầm lệnh cấp container do hãng tàu cung cấp giao cho nhà vận chuyển để xuống bãi container liên hệ nhận container rỗng và seal do đại lý của hãng tàu tại bãi cung cấp. (Xem phụ lục lệnh cấp cont rỗng)
Trước khi nhận vỏ container, Tiên Phong kiểm tra rất kỹ sàn, nóc, góc, vách, cạnh của container để việc chuyên chở được đảm bảo khi hàng hóa đến tay người nhập khẩu. Chi tiết của container này như sau:
Số container: MSCU 6463098
Số seal: FEX 4099046 do hãng tàu MSC cấp.
Loại container: 20’
Cuối cùng, Tiên Phong cho kéo container về cơ sở Hương Sen để đóng hàng vào cont và lập Packing List (xem phụ lục). Căn cứ vào hợp đồng số 140324/ML, ngày 24/03/2014 được ký kết giữa bên bán là Lương Thị Hương Sen và bên mua là
S.P.R.L L’EMOI, điều khoản số 1 nêu rõ: Số lượng hàng cần giao là 28 bộ/cái, và theo điều khoản số 2, chất lượng và quy cách đóng gói phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu, hàng hóa được chuẩn bị theo đúng như hợp đồng yêu cầu. Việc chuẩn bị đủ
số lượng hàng hóa đúng chất lượng cho đến khâu đóng gói như đã nói ở trên là do cơ sở Lương Thị Hương Sen thực hiện, Tiên Phong chỉ thực hiện lấy số lượng hàng
đó đi giao hàng và làm thủ tục liên quan. Như vậy là đã hoàn tất khâu làm hàng. Trong khi các khâu khác hầu như theo một quy trình có sẵn, việc đặt tàu (booking) còn đòi hỏi nhân viên giao nhận phải thường xuyên cập nhật thông tin về
các hãng tàu, so sánh giá cước, thời gian tàu đi, thời gian tàu đến, tuyến đường… để
có thể tìm được chuyến tàu phù hợp với yêu cầu. Đồng thời nhân viên giao nhận cần lưu ý các thông tin như Shipper, Consignee trong Booking vì đây là cơ sở để
tiến hành làm chứng từ như House B/L, yêu cầu Master B/L từ hãng tàu.
Nhận xét: Đơn hàng 140324/ML được thực hiện vào tháng 03/2014 đây là
thời điểm phù hợp để xuất hàng khi đặt Booking tàu. Vào thời điểm tháng 10, 11, 12 có rất nhiều đơn hàng xuất nên việc đặt tàu (Booking) gặp nhiều khó khăn như
không đặt được tàu, các container hàng hóa bị rớt lại tại cảng trung chuyển, gây mất nhiều thời gian và chi phí lưu kho tại bãi container.