Nhận và kiểm tra chứng từ xuất khẩu từ khách hàng

3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật

2.3.5. Nhận và kiểm tra chứng từ xuất khẩu từ khách hàng

Trước khi lên tờ khai làm thủ tục Hải quan, nhân viên giao nhận Công ty Tiên Phong có trách nhiệm kiểm tra BCT do Cơ sở Hương Sen cung cấp. Tất cả các chứng từ phải ăn khớp với nhau, đặc biệt là với hợp đồng. Vì vậy, nhân viên giao nhận phải kiểm tra thật tỉ mỉ các chứng từ một cách chính xác, đồng nhất và hợp lệ,

điều này sẽ giúp Công ty tiết kiệm thời gian cũng như chi phí. Nếu trong quá trình kiểm tra thấy có sai sót, nhân viên giao nhận phải báo ngay cho khách hàng để kịp thời điều chỉnh, nhằm nhanh chóng giải quyết các thủ tục cho lô hàng. Ví dụ về việc kiểm tra BCT đối với Cơ sở Hương Sen, cụ thể là:

 Bộ chứng từ được yêu cầu bao gồm: Contract, Invoice/Packing List, Booking

Note.

CONTRACT (Hợp đồng ngoại thương)

Một trong những chứng từ quan trọng phải phân tích là hợp đồng ngoại thương. Việc phân tích hợp đồng ngoại thương là để nắm một số thông tin liên quan

khác có liên quan. Để phân tích được, chúng ta phải hiểu được hợp đồng. Nội dung của hợp đồng ngoại thương như sau:

 NGƯỜI BÁN: LƯƠNG THỊ HƯƠNG SEN

165B1 KP.1, PHƯỜNG TÂN THỚI HIỆP, QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, VIỆT NAM.

ĐIỆN THOẠI/ SỐ FAX: 84-37663346 MÃ SỐ THUẾ: 0303957292

 NGƯỜI MUA: S.P.R.L L’EMOI

RUE SAINT PIERE 23 WALCOURT 5650 BELGIQUE Số hợp đồng: 140324/ML Ngày: 24/03/2014 Bảng 2.3: Danh sách các mặt hàng xuất khẩu theo hợp đồng STT Tên hàng Chất lượng Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Trị giá nguyên tệ 1 Nhà sàn lớn bằng tre tháo rời đồng bộ Mới 100% 4 Bộ 282 1.128 2 Ghế bằng tre Mới 100% 12 Cái 7 84

3 Máy hút chân không Đã sử dụng 8 Cái 180 1.440 4 Máy cưa xương Đã sử dụng 1 Cái 245 245

Cộng 2.897

Nguồn: Phòng kinh doanh

 Chất lượng: chất lượng đạt tiêu chuẩn xuất khẩu.

 Điều kiện giao hàng: CIP

 Đóng gói: sản phẩm được đóng gói vào thùng carton tiêu chuẩn xuất khẩu và thích hợp cho vận chuyển bằng đường biển

 Thời hạn giao hàng: trễ nhất là ngày 28/06/2014

 Cảng bốc: Cảng thành phố Hồ Chí Minh

 Cảng dỡ: Cảng Antwerp, Belgium

 Các chứng từ yêu cầu: hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói

 Phương thức thanh toán: thanh toán 100% bằng phương thức chuyển tiền bằng điện (T/T) đến tài khoản người bán sau khi giao hàng.

khoản nhưđiều khoản chất lượng, điều khoản đóng gói thì quy định một cách chung chung, nếu có tranh chấp thì khó phân biệt trách nhiệm.

INVOICE (Hóa đơn thương mại)/PACKING LIST (Phiếu đóng gói)

Hóa đơn thương mại do người bán phát hành, là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán thể hiện yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa…

Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container…) được đặt bên trong bao bì sao cho người mua có thể dễ

dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. Nội dung hóa đơn thương mại/phiếu đóng gói như sau:

 Số 140324/ML, ngày 24/3/2014.

 Tên hàng: Có 4 mặt hàng và được thể hiện trong bảng 2.8.

 Tổng số: 117 kiện.

 Trọng lượng tịnh: 3,500.00 Kgs.

 Trọng lượng cả bì: 3,500.00 Kgs.

Bảng 2.4: Danh sách các mặt hàng xuất khẩu theo Packing List

Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Đơn giá Trị giá nguyên tệ

Nhà sàn lớn bằng tre tháo rời đồng bộ

4 Bộ EUR 282.00 EUR 1,128.00 Ghế bằng tre 12 Cái EUR 7.00 EUR 84.00 Máy hút chân không 8 Cái EUR 180.00 EUR 1,440.00 Máy cưa xương 1 Cái EUR 245.00 EUR 245.00

Cộng EUR 2,897.00

Nguồn: Phòng kinh doanh

BOOKING NOTE

Nội dung của Booking Note như sau:

 Số: IN1402946

 Ngày: 20/03/2014

 Bên đặt chỗ: Công ty Tiên Phong

 Tên tàu: XUTRA BHUM HQ413R

 Số lượng/loại container rỗng: 1 container 20’, số: MSCU 6463098

 Ngày dự kiến tàu đi: 30/03/2014

 Cảng đi: ICD Tây Nam (Cảng Saigon KV IV)

 Cảng chuyển tải: Singapore

 Cảng đến: Antwerp

 Loại hàng: Sản phẩm từ tre nứa.

 Tất cả nội dung trên các chứng từ trên phải trùng khớp với nhau về mặt nội dung. Nếu không phù hợp hay có sai sót thì báo ngay với Công ty khách hàng

để kịp thời xử lý

Nhận xét: Việc sai sót trong BCT vẫn thường xuyên xảy ra, khi mà Hải quan

phát hiện sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về để chỉnh Việc sai sót trong BCT vẫn thƣờng xuyên xảy ra, khi mà Hải quan phát hiện sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ vềđể chỉnh sửa lại, thì Công ty lúc đó phải mất khoảng một ngày

để chỉnh sửa, ký, đóng dấu lại chứng từ làm cho quy trình chậm hơn so với dự kiến, vì vậy cần phải kiểm tra cẩn thận để tránh xảy ra sai sót.