thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty cổ phần thái minh chi nhánh cần thơ

HQKD : Hiệu quả kinh doanh VTĐPT : Vận tải đa phương thức ĐBSC : Đồng bằng Sông Cửu Long KCN : Khu Công Nghiệp TP HCM : Thành phố Hồ Chí Minh Danh mục tiếng anh EU : European Union tro

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH

LÊ VÂN ANH

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH

Tháng 12 năm 2014

LỜI CẢM TẠ

Qua gần bốn năm học tập tại Trường Đại học Cần Thơ nhờ vào sự chỉ dạy tận tình của quý Thầy Cô, đặc biệt là quý Thầy Cô Khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh đã truyền đạt cho em những kiến thức vô cùng quý báu về cả

lý thuyết lẫn thực tế để em có thể hoàn thành đề tài của mình

Bên cạnh những kiến thức được truyền đạt tại trường, qua thời gian thực tập tại Công Ty Cổ Phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ, với sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo và các anh chị trong công ty đã giúp em có được những hiểu biết về môi trường kinh doanh thực tế, để từ đó có được những kinh nghiệm, cũng như kiến thức thực tiễn để có thể làm việc và thích nghi với môi trường kinh doanh sau này

Em xin chân thành cảm ơn Cô Nguyễn Hồng Diễm đã tận tình chỉ dẫn, góp ý cũng như sửa chữa những sai sót trong bài luận văn, giúp em có thể hoàn thành đề tài này

Em xin chân thành cám ơn Công Ty Cổ Phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ đã tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài

Do kiến thức còn hạn hẹp, thời gian tìm hiểu chưa sâu nên đề tài này chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của quý thầy cô, các bạn và Ban lãnh đạo công ty để đề tài được hoàn thiện hơn

Em xin kính chúc quý Thầy Cô và Ban giám đốc, các anh chị trong Công

Ty Cổ Phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ sức khoẻ và luôn công tác tốt

Cần Thơ, tháng 12 năm 2014

Người thực hiện

DANH SÁCH BẢNG

Trang

Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ giai đoạn 2011 - 2013 35Bảng 3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ giai đoạn 6T đầu năm 2013 và 6T đầu năm 2014 37Bảng 4.1 Kết quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển giai đoạn 2011 – 2013 41Bảng 4.3 Doanh thu phân theo thị trường hàng xuất bằng đường biển giai đoạn 2011 – 2013 45Bảng 4.4 Doanh thu phân theo thị trường hàng xuất bằng đường biển giai đoạn 6T đầu năm 2013 và 6T đầu năm 2014 50Bảng 4.5 Hiệu quả kinh doanh theo chi phí của hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ giai đoạn 2011 – 2013 52Bảng 4.6 Các loại chi phí phát sinh trong hoạt động giao nhận hàng hóa quốc

tế bằng đường biển giai đoạn 2011 – 2013 53Bảng 4.7 Hiệu quả kinh doanh theo chi phí của công ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ giai đoạn 6T đầu năm 2013 và 6T đầu năm 2014 56Bảng 4.8 Các loại chi phí phát sinh trong hoạt động giao hàng xuất khẩu bằng đường biển giai đoạn 6T đầu năm 2013 và 6T đầu năm 2014 57Bảng 4.9 Chỉ số an toàn hàng hóa trong hoạt động giao nhận bằng container đường biển giai đoạn 2011 – 2013 60Bảng 4.10 Chỉ số an toàn hàng hóa trong hoạt động giao nhận bằng container đường biển giai đoạn 6T đầu năm 2013 và 6T đầu năm 2014 61Bảng 4.11 Chỉ số chính xác về thời gian trong hoạt động giao nhận bằng container đường biển giai đoạn 2011 – 2013 62Bảng 4.12 Chỉ số chính xác về thời gian trong hoạt động giao nhận bằng container đường biển giai đoạn 6T đầu năm 2013 và 6T đầu năm 2014 64

DANH SÁCH HÌNH

Trang

Hình 2.1: Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển 12Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Thái Minh 23Hình 4.1 Cơ cấu doanh thu theo hình thức dịch vụ của công ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ 2011-2013 42Hình 4.2 Cơ cấu doanh thu theo thị trường nước ngoài của CTCP Thái Minh 46Hình 4.3 Cơ cấu các loại chi phí vận tải biển của TMC Cần Thơ 2011 - 2013 55Hình 4.4 Cơ cấu các loại chi phí vận tải hàng xuất khẩu bằng đường biển của TMC Cần Thơ giai đoạn 6T đầu năm 2013 và 6T đầu năm 2014 58

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

Cần Thơ, ngày …… tháng …… năm 2013

Thủ trưởng đơn vị

HQKD : Hiệu quả kinh doanh

VTĐPT : Vận tải đa phương thức

ĐBSC : Đồng bằng Sông Cửu Long

KCN : Khu Công Nghiệp

TP HCM : Thành phố Hồ Chí Minh

Danh mục tiếng anh

EU : European Union trong tiếng Anh ( Liên minh Châu Âu)

ASEAN: Association of Southeast Asian Nations (Hiệp hội các nước Đông

Nam Á)

FIATA : International Federration of Freight Forwarders Association( liên đoàn các hiệp hội Giao nhận kho vận Quốc tế)

CBM : Cubic Meter (đơn vị tính thể tích hàng hóa )

TEU : Twenty-foot equivalent (đơn vị tương đương 20 foot)

ROS : Return on sales ( chỉ số lợi nhuận trên doanh thu)

3PL : Third Party Logistics provider (Công ty cung cấp dịch vụ logistics bên

thứ 3)

GDP : Gross Domestic Product, tổng sản phẩm Quốc nội

WTO: World Trade Organization (tổ chức thương mại thế giới)

LCL: Less than a container load (gửi hàng lẻ)

FCL: Full container load (gửi hàng nguyên container)

L/C: Letter of credit (thư tín dụng)

ETA: Estimated time of arrival (ngày giờ dự kiến tàu đến)

INV : Invoice ( hóa đơn thương mại)

P/L: Packing List ( danh sách đóng gói)

NOR: Notice of readiness (thông báo sẵn sàng làm hàng)

CY: Container yard (bãi container)

MR: Mate’s receipt (biên lai thuyền phó)

CFS: Container Freight Station (nơi thu gom hàng lẻ)

ICD: Inland Container Depot (cảng cạn – nơi tập kết, trung chuyển container) D/O: Delivery Order (lệnh giao hàng)

M/BL: Master Bill (là vận đơn do Hãng vận chuyển trực tiếp (hãng hàng không, hãng tàu) phát hành cho công ty logistics hoặc các công ty giao nhận H/BL: House Bill of Lading (vận đơn của người gom hàng)

DHL: Nhà thu gom chuyển phát nhanh quốc tế tại Việt Nam

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2

1.2.1.Mục tiêu chung 2

1.2.2.Mục tiêu cụ thể 2

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 2

1.3.1.Phạm vi không gian 2

1.3.2.Phạm vi thời gian 2

1.4 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 2

CHƯƠNG 2 CỞ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 3

2.1.1.Khái niệm 3

2.1.2.Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận 4

2.1.3.Trình tự nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu 5

2.1.4.Nội dung cơ bản của nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 8 2.1.5 Lợi ích của dịch vụ giao nhận đối với những doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu 11

2.1.6.Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 11

2.1.7 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế 13

2.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty 13

2.2 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU 16

2.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 17

2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu 17

2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu 17

CHƯƠNG 3 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH 19

3.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH 19

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty 19

3.1.2.Lĩnh vực kinh doanh 20

3.1.3.Mục tiêu, nhiệm vụ của công ty 21

3.1.4.Mạng lưới hoạt động 22

3.1.5.Cơ cấu tổ chức quản lý công ty 22

3.1.6.Quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty 24

3.2 KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN TẠI ĐỊA BÀN 30

3.2.1.Sơ lược về logistics ở ĐBSCL 30

3.2.2.Một số vấn đề còn tồn tại của hoạt động vận tải ở ĐBSCL 32

3.3 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY 32

3.3.1.Khách hàng chính của công ty trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 32

3.3.2.Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty và phương hướng phát triển của công ty trong những năm tới 33

CHƯƠNG 4 THỰC TRẠNG VÀ HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN THÁI MINH CHI NHÁNH CẦN THƠ 40

4.1 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY 40

4.1.1 Tình hình giao nhận hàng hóa xuất khẩu theo cơ cấu dịch vụ - hàng FCL và LCL 40

4.1.2 Tình hình giao nhận hàng hóa xuất khẩu theo cơ cấu thị trường 44

4.2 HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN ĐỐI VỚI HÀNG NGUYÊN CONTAINER VÀ HÀNG LẺ 51

4.2.1 Hiệu quả của việc sử dụng vốn trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty 51

4.2.2 Hiệu quả hoạt động giao hàng vào mức độ an toàn hàng hóa 59

4.2.3 Hiệu quả hoạt động giao hàng dựa vào mức độ chính xác về thời gian 62 4.3 NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY 64

4.3.1 Thuận lợi 64

4.3.2 Khó khăn 65

4.4 NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH

66

4.4.1 Đối với hàng FCL 66

4.4.2 Đối với hàng LCL 66

4.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty 67

4.5.1 Các yếu tố vi mô 67

4.5.2 Các yếu tố vĩ mô 69

4.5.3 Các yếu tố nội tại của doanh nghiệp 72

CHƯƠNG 5 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH 74

5.1 NHỮNG MẶT CÒN TỒN TẠI VÀ HẠN CHẾ 74

5.1.1 Tính thời vụ của hoạt động 74

5.1.2 Hoạt động giao nhận phần lớn còn dựa nhiều vào thị trường sẵn có 74

5.1.3 Chưa khắc phục triệt để vấn đề sai sót trong xử lý chứng từ 75

5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CHO CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH 75

5.2.1 Giải pháp mở rộng thị trường 75

5.2.2 Giải pháp hạn chế sự ảnh hưởng của yếu tố thời vụ 76

5.2.3 Giải pháp về xúc tiến thương mại 77

5.2.4.Giải pháp về nâng cao chất lượng dịch vụ 78

CHƯƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 80

6.1 KẾT LUẬN 80

6.2 KIẾN NGHỊ 80

6.2.1.Đối với công ty 80

6.2.2.Đối với nhà nước và các ngành có liên quan 81

6.2.3.Đối với cơ quan quản lý cảng 82

TÀI LIỆU THAM KHẢO 83

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU

1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Sau khi mở cửa, cải cách nền kinh tế năm 1986 và đặc biệt là việc gia nhập

tổ chức kinh tế thế giới WTO năm 2007 đã mang lại cho nền kinh tế Việt Nam những thành tựu đáng kể GDP tăng đều qua các năm, trung bình 3 năm 2010 –

2014 tăng 5.6%/năm Để có được kết quả trên, chúng ta không thể phủ nhận những đóng góp to lớn của ngành ngoại thương, chiếc cầu nối giữa kinh tế Việt Nam và kinh tế thế giới Tính đến năm 2013 Việt Nam có quan hệ giao thương với gần 240 quốc gia và vùng lãnh thổ và có 44 thị trường xuất nhập khẩu đạt kim ngạch trên 1 tỷ USD

Gắn liền với sự phát triển của ngoại thương là sự lớn mạnh của dịch vụ giao nhận hàng hóa, hai lĩnh vực này không thể tách rời nhau và có tác động qua lại với nhau Qui mô của hoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng mở ra thị trường rộng lớn cho các công ty giao nhận xuất nhập khẩu Công ty cổ phần Thái Minh được thành lập năm 1998, là một trong những doanh nghiệp giao nhận và vận chuyển quốc tế hàng đầu Việt Nam Lĩnh vực hoạt động của công ty bao gồm cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ, hàng nguyên container bằng đường biển, giao nhận hàng hóa đường hàng không, cung cấp hệ thống kho hàng và kho ngoại quan, đội xe container, dịch vụ tư vấn khách hàng và khai báo hải quan Trong đó dịch vụ gom hàng lẻ của công ty được đánh giá là mạnh nhất tại Việt Nam và hoạt động chủ yếu của công ty là giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển Để hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty diễn ra một cách thuận lợi và chuyên nghiệp, và lấy được lòng tin từ phía khách hàng đòi hỏi công ty phải thực hiện công tác giao nhận hàng hóa một cách nhuần nhuyễn, khoa học và hiệu quả Đây là một công việc hết sức phức tạp, quá trình giao nhận đòi hỏi phải tuân thủ luật pháp quốc gia, quốc tế Đóng vai trò là người giao nhận hàng hóa,

để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thu được mức lợi nhuận tối đa, nâng cao sức cạnh tranh của công ty với đối thủ, công ty cần phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng hóa Nhận thức được tầm quan trọng của hiệu quả quá trình giao nhận hàng hóa trong hoạt động kinh

doanh của Công ty cổ phần Thái Minh em quyết định chọn đề tài: “Thực trạng và

giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại cty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ” nhằm mục đích

nghiên cứu những vấn đề cốt lõi của hoạt động giao nhận hàng hóa Qua đó rút ra những mặt mạnh cũng như mặt yếu trong hoạt động này Từ đó đề xuất một số

giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty

1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Mục tiêu 2: Phân tích thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu

bằng đường biển của công ty TMC, để từ đó tìm ra những thuận lợi và khó khăn

của công ty

Mục tiêu 3: Phân tích hiệu quả và các yếu tố ảnh hướng đến hoạt động giao

nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty TMC

Mục tiêu 4: Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao

nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty TMC

1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.3.1 Phạm vi không gian

Đề tài được thực hiện tại CTCP Thái Minh chi nhánh Cần Thơ

1.3.2 Phạm vi thời gian

Thời gian thực hiện đề tài: 8/2014 – 11/2014

Đề tài được thực hiện dựa trên số liệu của công ty cung cấp từ năm 2011 đến 6 tháng đầu 2014

1.4 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Nghiên cứu hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đường biển tại công ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ

CHƯƠNG 2

CỞ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1.1 Khái niệm

2.1.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận

Trong luật thương mại 2005 khái niệm dịch vụ giao nhận được gọi là dịch

vụ logistics và được định nghĩa như sau: “Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao Dịch vụ logistics được phiên âm theo tiếng Việt là dịch vụ lô-gi-stíc” Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa

Nhìn chung, chúng ta có thể hiểu hoạt động giao nhận là tập hợp các nghiệp

vụ bao gồm từ việc chuẩn bị hàng hóa, kho bãi, thủ tục, giấy tờ có liên quan đến việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua

2.1.1.2 Khái niệm người giao nhận

Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi là người giao nhận (Forwarder – Freight Forwarder – Forwarding Agent) Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng đứng ra đảm nhận việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu ( khi chủ tàu thay mặt chủ hàng đảm nhận dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác có đăng ký dịch vụ kinh doanh giao nhận hàng hóa

Người giao nhận có trình độ chuyên môn như:

- Biết kết hợp giữa nhiều phương thức vận tải khác nhau

- Biết tận dụng tối đa dung tích, trọng tải của các công cụ vận tải nhờ vào dịch vụ gom hàng

- Biết kết hợp giữa vận tải – giao nhận – xuất nhập khẩu và liên hệ tốt với các tổ chức có liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa như hải quan, đại lý tàu, bảo hiểm, ga, cảng

Hiện nay ở Việt Nam, người giao nhận đã đảm đương được hầu hết các khâu của dịch vụ logistics như đóng gói, dịch vụ kho bãi, thủ tục, chứng từ, vận tải đa phương thức nên luật thương mại Việt Nam 2005 đã thể hiện người giao nhận là thương nhân thực hiện dịch vụ logistics Trong đó thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics là doanh nghiệp có đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics theo quy định của pháp luật Chính phủ quy định chi tiết điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics

2.1.1.3 Khái niệm về phân tích hoạt động kinh doanh

Phân tích hoạt động kinh doanh là quá trình nghiên cứu để đánh giá toàn bộ quá trình và kết quả kinh doanh, những nguyên nhân ảnh hướng đến kết quả kinh doanh, trên cơ sở đó đề ra các định hướng hoạt động và các giải pháp phù hợp để thực hiện các định hướng đó

2.1.2 Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận

2.1.2.1.Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận

Theo điều 235 luật thương mại Việt Nam năm 2005 quy định quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics như sau :

-Được hưởng thù lao dịch vụ và các chi phí hợp lý khác

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng

- Khi xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thực hiện được một phần hoặc toàn bộ những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng để xin chỉ dẫn

-Trường hợp không có thỏa thuận về thời hạn cụ thể thực hiện nghĩa vụ với khách hàng thì phải thực hiện các nghĩa vụ của mình trong thời hạn hợp lý

- Khi thực hiện việc vận chuyển hàng hóa, thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics phải tuân thủ các quy định của pháp luật và tập quán vận tải”

Ngoài ra theo điều 239 của luật thương mại Việt Nam năm 2005 thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics, tức là người giao nhận, còn có quyền cầm giữ hàng hóa và các chứng từ liên quan để đòi nợ đến hạn của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng Sau 45 ngày thông báo cầm giữ nếu khách hàng không trả tiền nợ thì người giao nhận có quyền định đoạt hàng hóa, mọi chi phí cầm giữ, định đoạt do khách hàng chịu Người giao nhận có quyền sử dụng

số tiền thu được từ việc định đoạt hàng hóa để thanh toán các khoảng mà khách hàng nợ mình và các chi phí có liên quan, nếu số tiền thu được từ việc định đoạt vượt quá giá trị các khoảng nợ thì số tiền vượt quá phải được trả lại cho khách

hàng Kể từ thời điểm đó người giao nhận không còn trách nhiệm với hàng hóa hoặc chứng từ đã được định đoạt

2.1.2.2 Trách nhiệm của người giao nhận

Theo điều 238 luật thương mại Việt Nam quy định :

- Trừ trường hợp có thỏa thuận khác, toàn bộ trách nhiệm của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không vượt quá giới hạn trách nhiệm đối với tổn thất toàn bộ hàng hóa

- Chính phủ quy định chi tiết giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics phù hợp với các quy định của pháp luật và luật pháp quốc

tế

-Thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics không được hưởng quyền giới hạn trách nhiệm bồi thường thiệt hại, nếu người có quyền và lợi ích liên quan chứng minh được sự mất mát, hư hỏng hoặc giao trả hàng chậm là do thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics cố ý hành động hoặc không hành động để gây

ra mất mát, hư hỏng, chậm trễ hoặc đã hành động hoặc không hành động một cách mạo hiểm và biết rằng sự mất mát, hư hỏng, chậm trễ đó chắc chắn xảy ra

2.1.3 Trình tự nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu

2.1.3.1 Đối với hàng hóa không phải lưu kho bãi tại cảng

Đây là hàng hóa xuất khẩu do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng

Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác có thể giao trực tiếp cho tàu Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng Đưa hàng đến cảng: do các chủ hàng tiến hành làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu

+ Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng về máng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ

+ Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch…

+ Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu, liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ

đồ xếp hàng

+ Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tàu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện)

+ Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hóa xếp lên tàu (là

cơ sở để cấp vận đơn) Biên lai phải sạch

+ Người chuyên chở cấp vận đơn, đóng dấu

+ Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định + Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu cần)

+ Tính toán thưởng phạt xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có)

2.1.3.2 Đối với hàng phải lưu kho bãi của cảng

Đối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành

giao hàng cho tàu

 Thứ nhất, giao hàng xuất khẩu cho cảng bao gồm các công việc

Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hóa với cảng

Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao cho cảng các giấy tờ:

+ Danh mục hàng hóa xuất khẩu (cargo list)

+ Thông báo xếp hàng của hãng tàu cấp (shipping order) nếu cần

+ Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note)

+ Giao hàng vào kho, bãi cảng

 Thứ hai, cảng giao hàng cho tàu

- Trước khi giao hàng cho tàu, chủ hàng phải:

+ Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có)…

+ Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận thông báo sẵn sàng làm hàng (NOR)

+ Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng - tổ chức xếp và giao hàng cho tàu

+ Trước khi xếp, phải tổ chức vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải nếu cần + Tiến hành bốc và giao hàng Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan

- Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào tally report, cuối ngày phải ghi vào daily report và khi xếp xong một tàu, ghi vào final report Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào tally sheet

- Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện

- Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy biên lai thuyển phó để trên cơ sở đó lập vận đơn (B/L)

- Lập bộ chứng từ thanh toán:

 Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng

 Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp một cách máy móc với L/C và phải phù hợp với nhau và phải xuất trình trong thời hạn hiệu lực của L/C

- Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu cần)

- Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho…

- Tính toán thưởng phạt xếp dỡ (nếu có)

2.1.3.3 Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container

 Nếu gửi hàng nguyên (FCL)

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác điền vào booking note (giấy lưu cước) và đưa cho đại diện hãng tàu để xin ký cùng với bản cargo list

-Sau khi đăng ký booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn

- Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình, đóng hàng vào, kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu có) Sau khi đóng hàng xong, làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì

- Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi container (CY) quy định, trước khi hết thời gian qui định (closing time) của từng chuyến tàu (thường

là 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hàng) và lấy biên lai nhận container để chờ biên lai thuyền phó (MR)

-Sau khi container đã xếp lên tàu thì mang MR để đổi lấy vận đơn

- Chủ hàng hoặc người được chủ hàng ủy thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại nơi thu gom hàng lẻ (CFS) hoặc nơi tập kết, trung chuyển container (ICD) quy định

- Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hóa, giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hải quan niêm phong kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn

-Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ

-Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

2.1.4 Nội dung cơ bản của nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

2.1.4.1 Hình thức gửi hàng bằng đường biển

Có hai hình thức gửi hàng bằng đường biển đó là gửi hàng nguyên container (FCL) và gửi hàng lẻ (FCL)

Gởi hàng nguyên container (FCL – Full Container Load)

Các hãng tàu chợ định nghĩa thuật ngữ FCL như sau: “FCL là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi container Khi người gửi hàng có khối lượng hàng đồng nhất đủ để chứa đầy một container, người ta thuê một hoặc nhiều container

để gửi hàng”

Gời hàng lẻ (LCL – Less than a Container Load)

LCL là những lô hàng đóng chung trong một container mà người gom hàng (người chuyên chở hoặc người giao nhận) phải chịu trách nhiệm đóng hàng và dỡ hàng vào – ra container Khi gửi hàng, nếu hàng không đủ để đóng nguyên một

container chủ hàng có thể gửi hàng theo phương pháp hàng lẻ

Người kinh doanh chuyên chở hàng lẻ gọi là người gom hàng sẽ tập hợp những lô hàng lẻ của nhiều chủ, tiến hành sắp xếp, phân loại, kết hợp các lô hàng

lẻ đóng vào container, niêm phong, kẹp chì theo quy chế xuất khẩu và làm thủ tục hải quan, bốc container từ bãi chứa ở cảng gửi xuống tàu chở đi, giữ container lên bãi chứa ở cảng đích và giao cho người nhận hàng lẻ

Gởi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL)

Phương pháp gửi hàng này là sự kết hợp của phương pháp FCL và LCL Tùy theo điều kiện cụ thể, chủ hàng có thể thỏa thuận với người chuyên chở để

áp dụng phương pháp gửi hàng kết hợp Phương pháp gửi hàng kết hợp có thể là:

- Gửi nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)

- Gửi lẻ, giao nguyên (LCL/FCL)

2.1.4.2 Các yêu cầu đối với hoạt động gửi hàng

Gửi hàng nguyên container (FCL – Full Container Load)

 Trách nhiệm của người gửi hàng (Shipper)

- Thuê và vận chuyển container rỗng về kho hoặc nơi chứa hàng của mình

để đóng hàng

- Đóng hàng vào container kể cả việc chấp xếp, chèn lót hàng trong container

- Đánh ký mã hiệu hàng và ký hiệu chuyên chở

- Làm thủ tục hải quan và niêm phong kẹp chì theo quy chế xuất khẩu

- Vận chuyển và giao container cho người chuyên chở tại CY, đồng thời nhận vận đơn do người chuyên chở cấp

- Chịu các chi phí liên quan đến các thao tác nói trên

- Việc đóng hàng vào container cũng có thể tiến hành tại trạm đóng hàng hoặc bãi container của người chuyên chở Người gửi hàng phải vận chuyển hàng

hóa của mình ra bãi container và đóng hàng vào container

 Trách nhiệm của người chuyên chở (Carrier)

- Phát hành vận đơn cho người gửi hàng

- Quản lý, chăm sóc, gửi hàng hóa chất xếp trong container từ khi nhận container tại bãi container (CY) cảng gửi cho đến khi giao hàng cho người nhận tại bãi container cảng đích

- Bốc container từ bãi container ở cảng gửi xuống tàu để chuyên chở, kể cả việc chất xếp container lên tàu Dỡ container khỏi tàu lên bãi container cảng đích Giao container cho người nhận có vận đơn hợp lệ tại bãi container

- Chịu mọi chi phí về thao tác nói trên

 Trách nhiệm của người nhận hàng

- Thu xếp giấy tờ nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng

- Xuất trình vận đơn (B/L) hợp lệ với người chuyên chở để nhận hàng tại bãi container

- Vận chuyển container về kho bãi của mình, nhanh chóng rút hàng và hoàn trả container rỗng cho người chuyên chở (hoặc công ty thuê container)

- Chịu mọi chi phí liên quan đến các thao tác nói trên kể cả chi phí chuyên chở container đi về bãi chứa container

Gửi hàng lẻ (LCL – Less than a Container Load)

 Trách nhiệm của người gửi hàng

- Vận chuyển hàng hóa đến nơi chứa hàng của mình trong nội địa đến giao cho người nhận hàng tại trạm đóng container (CFS) của người gom hàng và chịu chi phí này

- Chuyển cho người gom hàng những chứng từ cần thiết liên quan đến hàng hóa, vận tải và quy chế thủ tục hải quan

- Nhận vận đơn của người gom hàng và trả cước hàng lẻ

 Trách nhiệm của người chuyên chở

- Người chuyên chở hàng lẻ có thể là người chuyên chở thực – tức là các hãng tàu và cũng có thể là người đứng ra tổ chức việc chuyên chở nhưng không

có tàu

- Người chuyên chở thực: là người kinh doanh chuyên chở hàng hóa lẻ trên danh nghĩa người gom hàng Họ có trách nhiệm tiến hành nghiệp vụ chuyên chở hàng lẻ như đã nói ở trên, ký phát vận đơn thực (LCL/LCL) cho người gửi hàng, bốc container xuống tàu, vận chuyển đến cảng đích, dỡ container ra khỏi tàu, vận chuyển đến bãi trả hàng và giao hàng lẻ cho người nhận hàng theo vận đơn mà mình đã ký phát ở cảng đi

- Người tổ chức chuyên chở hàng lẻ: là người đứng ra tổ chức chuyên chở hàng lẻ thường do các công ty giao nhận đứng ra kinh doanh trên danh nghĩa người gom hàng Như vậy, trên danh nghĩa họ chính là người chuyên chở chứ không phải là người đại lý Họ chịu trách nhiệm suốt quá trình vận chuyển hàng

từ khi nhận hàng lẻ tại cảng gửi cho đến khi giao nhận xong tại cảng đích Nhưng

họ không có phương tiện vận tải để tự kinh doanh, chuyên chở vì vậy người gom hàng phải thuê tàu của người chuyên chở thực tế để chở các lô hàng lẻ đã xếp trong container và niêm phong, kẹp chì

Quan hệ giữa người gom hàng lúc này là quan hệ giữa người thuê tàu và người chuyên chở

- Người chuyên chở thực bốc container lên tàu, ký phát vận đơn cho người gom hàng (vận đơn chủ - Master Ocean of Bill of Lading), vận đơn cảng đích, dỡ container, vận chuyển đến bãi container và giao cho đại lý hoặc đại diện của

người gom hàng ở cảng đích

 Trách nhiệm của người nhận hàng lẻ

- Thu xếp giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan cho lô hàng

- Xuất trình vận đơn hợp lệ với người gom hàng hoặc đại diện của người gom hàng để nhận hàng tại bãi trả hàng ở cảng đích

- Nhanh chóng nhận hàng tại trạm trả hàng (CFS)

Gửi hàng kết hợp (FCL/LCL – LCL/FCL)

Khi giao hàng bằng phương pháp kết hợp, trách nhiệm của chủ hàng và người chuyên chở cũng có sự thay đổi phù hợp Ví dụ: Gửi nguyên giao lẻ (FCL/LCL) thì trách nhiệm của chủ gửi và người chuyên chở khi gửi như là phương pháp gửi nguyên nhưng khi nhận, trách nhiệm của chủ nhận và người

chuyên chở như phương pháp gửi hàng lẻ

2.1.5 Lợi ích của dịch vụ giao nhận đối với những doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, các công ty giao nhận đóng vai trò vô cùng quan trọng, vừa là cầu nối giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, vừa góp phần hỗ trợ cho hoạt động xuất nhập khẩu của các công ty diễn ra thuận lợi, chuyên nghiệp hơn Đặc biệt hoạt động xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp xuất khẩu vừa và nhỏ không thể thiếu sự góp mặt của dịch vụ giao nhận Các doanh nghiệp này chủ yếu chưa có kinh nghiệm về hoạt động xuất khẩu nên trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ có thể gặp nhiều khó khăn sai sót dẫn đến tốn kém chi phí, đó là chưa nói đến ảnh hưởng về mặt uy tín đối với khách hàng Sự góp mặt của các doanh nghiệp giao nhận vừa giảm thiểu được rủi ro đối với việc xuất khẩu của các công ty, vừa có thể đưa ra những sự lựa chọn tốt nhất

về hãng tàu, tuyến tàu tương ứng với từng loại hàng khác nhau Các công ty giao nhận cũng có quan hệ khá tốt với hãng tàu nên dễ dàng thương lượng trong trường hợp xảy ra sự cố Ngoài ra, dịch vụ giao nhận còn giúp các công ty sử dụng vốn linh động hơn, vì các công ty có thể cho các doanh nghiệp nợ còn khi làm việc trực tiếp với hãng tàu doanh nghiệp sẽ không được phép nợ cước tàu Bên cạnh đó việc sử dụng dịch vụ giao nhận còn giúp các doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí quản lý và bộ máy nhân sự cồng kềnh

2.1.6 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển

Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển được áp dụng chung

cho tất cả các công ty như sơ đồ sau:

Nguồn: sinh viên tự tổng hợp

Hình 2.1: Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Nhận yêu cầu từ khách hàng

Hỏi giá/chào giá cho khách

hàng

Liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ

Chuẩn bị chứng từ hàng xuất khẩu

Thông quan xuất

Thông quan xuất khẩu

Kiểm hóa

Trả tờ khai Hải Quan Thanh lí tờ khai

Mở tờ khai Hải Quan

Hàng xuất kiểm

hóa

Vào sổ tàu

Vào sổ tàu

2.1.7 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế

Chỉ tiêu này cho thấy một đồng doanh thu trong hoạt động giao nhận hàng

hóa sẽ chịu bao nhiêu đồng chi phí

2.1.7.2 Các chỉ tiêu riêng dịch vụ

- Số lượng CBM: trong trường hợp giao hàng lẻ LCL

- Số lượng container tiếp nhận: trong trường hợp giao hàng nguyên container

- Mức độ an toàn hàng hóa: số hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng làm phát sinh chi phí bồi thường so với tổng lượng hàng trong năm (đvt: TEU)

- Mức độ chính xác về thời gian: Lượng hàng hóa giao nhận trễ gây phát sinh chi phí với tổng lượng hàng trong năm (đvt: TEU)

2.1.8 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty

2.1.8.1 Các yếu tố vi mô

Đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh là một tổ chức bất kì cung ứng những sản phẩm và dịch

vụ có mức độ lợi ích tương tự, hay ưu việt hơn cho khách hàng Các đối thủ cạnh tranh sẽ quyết định tính chất và mức độ tranh đua hoặc thủ thuật giành lợi thế trong ngành Do đó, các doanh nghiệp cần phân tích từng đối thủ cạnh tranh để nắm và hiểu được các biện pháp phản ứng và hành động mà họ có thể thông qua

Khách hàng

Khách hàng là những cá nhân hay tổ chức mà doanh nghiệp đang hướng các

nổ lực marketing vào Họ là người có điều kiện ra quyết định mua sắm Khách hàng là đối tượng được thừa hưởng các đặc tính, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ Nếu thỏa mãn tốt hơn nhu cầu và thị hiếu của khách hàng thì sẽ đạt được

sự tín nhiệm của khách hàng – tài sản có giá trị nhất của doanh nghiệp Đôi khi khách hàng cũng là yếu tố tạo nên áp lực lớn cho doanh nghiệp, vì họ luôn có sự

so sánh giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác

Nhà cung ứng

Nhà cung ứng là những cá nhân hay tổ chức cung cấp các cơ sở vật chất, nguyên liệu đầu vào cho các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh Các doanh nghiệp để có thể hoạt động đều phải có các nhà cung ứng và họ đóng vai trò rất quan trọng trọng hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Đối với các công

ty kinh doanh dịch vụ giao nhận thì nhà cung ứng là các hãng tàu, các công ty cho thuê xe, kho bãi

Đối thủ tiềm ẩn

Còn được gọi là đối thủ cạnh tranh tiềm tàng, hay đối thủ cạnh tranh tiềm năng, dùng để chỉ những đối thủ có khả năng gia nhập và cạnh tranh trong một thị trường cụ thể song hiện tại chưa gia nhập

Trong quản trị chiến lược, khái niệm này luôn được xét đến khi phân tích cạnh tranh nhằm đánh giá các nhân tố bên ngoài có thể liên quan, tác động đến tổ chức, công ty trong tương lai nhằm ra quyết định chiến lược chính xác

Sản phẩm thay thế

Sản phẩm thay thế hay còn gọi là hàng hóa thay thế, là sản phẩm có thể thay thế các loại hàng hóa khác tương đương về công dụng hoặc tiêu thụ khi có các điều kiện thay đổi Hàng hóa thay thế có thể có chất lượng tốt hơn hoặc thấp hơn mặt hàng nó thay thế và đa số có mức giá rẻ hơn Tuy dịch vu vận tải bằng đường biển của công ty đang cung cấp rất đặc thù và chiếm đa số nhưng vẫn có các dịch vụ thay thế như dịch vụ tàu rời, vận chuyển bằng các loại container đặc biệt, xe lửa, vận tải thủy nội địa

2.1.8.2 Các yếu tố vĩ mô

Kinh tế

Bao gồm các yếu tố như tốc độ tăng trưởng và sự ổn định của nền kinh tế, sức mua, sự ổn định của giá cả, tiền tệ, lạm phát, tỷ giá hối đoái tất cả các yếu tố này đều ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Những biến động của các yếu tố kinh tế có thể tạo ra cơ hội và cả những thách thức với doanh nghiệp Để đảm bảo thành công của hoạt động doanh nghiệp trước biến động về kinh tế, các doanh nghiệp phải theo dõi, phân tích, dự báo biến động của từng yếu tố để đưa ra các giải pháp, các chính sách tương ứng trong từng thời điểm cụ thể nhằm tận dụng, khai thác những cơ hội, né tránh, giảm thiểu nguy cơ

và đe dọa

Chính trị pháp luật

Gồm các yếu tố chính phủ, hệ thống pháp luật, xu hướng chính trị các nhân

tố này ngày càng ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp Sự ổn định về

chính trị, nhất quán về quan điểm, chính sách lớn luôn là sự hấp dẫn của các nhà đầu tư Trong xu thế toàn cầu hiện nay, mối liên hệ giữa chính trị và kinh doanh không chỉ diễn ra trong phạm vi quốc gia mà còn thể hiện trong các mối quan hệ quốc tế Để đưa ra được những quyết định hợp lí trong quản trị doanh nghiệp, cần phải phân tích, dự báo sự thay đổi của môi trường trong từng giai đoạn phát triển

Yếu tố công nghệ

Đây là nhân tố ảnh hưởng mạnh, trực tiếp đến doanh nghiệp Các yếu tố công nghệ thường biểu hiện như phương pháp sản xuất mới, kĩ thuật mới, vật liệu mới, thiết bị sản xuất, các bí quyết, các phát minh, phần mềm ứng dụng Khi công nghệ phát triển, các doanh nghiệp có điều kiện ứng dụng các thành tựu của công nghệ để tạo ra sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn nhằm phát triển kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh Tuy vậy, nó cũng mang lại cho doanh nghiệp nguy cơ tụt hậu, giảm năng lực cạnh tranh nếu doanh nghiệp không đổi mới công nghệ kịp thời

Cơ sở vật chất

Các yếu tố bao gồm: đường giao thông, hệ thống giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, điện nước…Cũng như sự phát triển của hệ thống giáo dục đều là những nhân tố trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp

Phong tục tập quán và môi trường văn hóa xã hội

Có ảnh hưởng sâu sắc đến hoạt động quản trị và kinh doanh của một doanh nghiệp Doanh nghiệp cần phải phân tích các yếu tố văn hóa, xã hội nhằm nhận biết các cơ hội và nguy cơ có thể xảy ra Mỗi một sự thay đổi của các lực lượng văn hóa có thể tạo ra một ngành kinh doanh mới nhưng cũng có thể xóa đi một ngành kinh doanh

2.1.8.3 Các yếu tố nội tại của doanh nghiệp

Lực lượng lao động

Lực lượng lao động của một doanh nghiệp là nguồn lực con người của doanh nghiệp đó, bao gồm tất cả các thành viên của doanh nghiệp, kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp, các thành viên này sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp Lực lượng lao động mạnh hay yếu thể hiện ở số lượng và chất lượng nhân sự, vấn đề sắp xếp, bố trí, đào tạo-phát triển, các chính sách động viên

Tổ chức quá trình kinh doanh

Tổ chức kinh doanh là sự phối hợp, kết hợp chặt chẽ giữa sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động cho phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất, quy mô sản xuất và công nghệ sản xuất đã xác định nhằm sản xuất ra sản phẩm

có chất lượng đáp ứng nhu cầu của thị trường Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận thì tổ chức quá trình kinh doanh là việc tổ chức cơ cấu sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cho phù hợp với nhu cầu của từng vùng miền và

sự phối hợp kinh doanh giữa các chi nhánh với nhau và với công ty mẹ Đồng thời tổ chức bộ máy nhân sự một cách hợp lý để công ty có thể hoạt động tốt nhất

2.2 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã tham khảo một số đề tài luận văn

có trước:

1 Đỗ Quốc Cường (2013) Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận

hàng hóa quốc tế bằng container đường biển của công ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ Luận văn cử nhân Đại học Cần Thơ Đề tài phân tích hoạt động giao

nhận hàng hóa quốc tế bằng container đường biển của công ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ qua 3 năm từ 2010 đến sáu tháng đầu năm 2013 Tác giả sử dụng phương pháp mô tả, so sánh để đánh giá hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa quốc

tế bằng container đường biển và phân tích tổng hợp, suy luận để từ đó tìm ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng container đường biển của công ty Thông qua đề tài ta có thể khái quát được tình hình kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế bằng container đường biển của công ty, những điểm mạnh, điểm yếu và các giải pháp mà tác giả đề ra như tận dụng tối đa năng lực của công ty, đa dạng hóa thị trường hoạt động, nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty thông qua việc nâng cao chất lượng dịch vụ và đào tạo nguồn nhân lực

ngày càng chuyên nghiệp

2 Nguyễn Văn Thông (2014) Phân tích hoạt động dịch vụ vận tải của công

ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ Luận văn cử nhân Đại học Cần Thơ

Đề tài phân tích và đánh giá tình hình hoạt động của công ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ từ năm 2011 đến cuối năm 2013, các yếu tố ảnh hưởng đến dịch vụ vận tải tại công ty và đề ra một số giải pháp nhằm hạn chế sự ảnh hưởng

đó Tác giả sử dụng phương pháp mô tả, phân tích và so sánh để phân tích tình hình hoạt động của chi nhánh đồng thời tham khảo ý kiến của một số nhân viên trong chi nhánh, sách báo, tài liệu liên quan để tìm ra các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động dịch vụ vận tải và phương pháp suy luận để phân tích các yếu

tố và đề xuất những giải pháp hạn chế sự ảnh hưởng của các yếu tố trên đến hiệu quả hoạt động dịch vụ vận tải của chi nhánh Dựa vào việc đánh giá rủi ro và những tồn tại bên trong và bên ngoài công ty tác giả đưa ra một số giải pháp như

điều chỉnh cơ cấu sản phẩm, quảng bá, chiêu thị, phối hợp với tổng công ty để có nguồn vốn lớn đầu tư cho các hoạt động dịch vụ cũng như phát triển nguồn nhân lực, một yếu tố không thể thiếu để công ty có thể phát triển lâu dài

3 Bùi Thị Anh Thư (2011) Phân tích hiệu quả hoạt động giao nhận hàng

hóa quốc tế bằng container đường biển của công ty cổ phần Thái Minh Luận

văn cử nhân Đại học Cần Thơ Đề tài phân tích hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế bằng container đường biển, của công ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ từ năm 2008 đến sáu tháng đầu năm 2011 Tác giả sử dụng phương pháp thống kê mô tả để mô tả thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế của công ty trong thời gian nghiên cứu kết hợp với phân tích, so sánh để xác định xu hướng biến động của các chỉ tiêu nghiên cứu đồng thời tác giả cũng

sử dụng ma trận SWOT để đề ra các chiến lược nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty

2.3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.3.1 Phương pháp thu thập số liệu

Số liệu thứ cấp đều được thu thập từ các bộ phận hành chính, bộ phận kế toán và bộ phận kinh doanh của CTCP Thái Minh chi nhánh Cần Thơ từ năm

2011 đến 6 tháng đầu 2013 và số liệu trên website của CTCP Thái Minh

2.3.2 Phương pháp phân tích số liệu

Mục tiêu 1: Phương pháp thống kê mô tả, mô tả số liệu và kết hợp suy luận

để khái quát về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

Mục tiêu 2: Sử dụng phương pháp mô tả, phương pháp so sánh (số tuyệt đối,

số tương đối) để phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của TMC và tìm ra những thuận lợi cũng như những

khó khăn mà công ty còn gặp phải

Khái niệm về các phương pháp phân tích:

Phương pháp mô tả: là phương pháp có liên quan đến việc tóm tắt, trình bày,

tính toán, mô tả các đặc trưng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối

tượng nghiên cứu

Phương pháp so sánh: là phương pháp xem xét một chỉ tiêu phân tích bằng

cách dựa trên sự so sánh số liệu với một chỉ tiêu cơ sở (với chỉ tiêu gốc)

Điều kiện so sánh: Để phép so sánh có ý nghĩa thì điều kiện tiên quyết là

các chỉ tiêu được đem so sánh phải đảm bảo tính chất so sánh được về không gian và thời gian

Về không gian: các chỉ tiêu được chọn trong đề tài theo cùng năm và đồng nhất về 3 mặt:

- Cùng phản ánh nội dung kinh tế

- Cùng một phương pháp tính toán

- Cùng một đơn vị đo lường

Về thời gian: các số liệu được thu thập trong cùng công ty

Y: Là phần chênh lệch tăng, giảm của các chỉ tiêu kinh tế

Dùng phương pháp so sánh số tương đối để tính tỷ lệ % kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc cũng như tỷ trọng các chỉ tiêu hoặc nói lên tốc độ tăng trưởng

% 1000

Trong đó:

Y0 : Chỉ tiêu kỳ cơ sở (kỳ gốc)

Y1 : Chỉ tiêu kỳ phân tích

Y: Biểu hiện tốc độ tăng trưởng của các chỉ tiêu kinh tế

Đồng thời kết hợp với phương pháp đồ thị và biểu đồ để phân tích mối quan

hệ, mức độ biến động cũng như sự ảnh hưởng của các chỉ tiêu phân tích

Mục tiêu 3: Sử dụng phương pháp mô tả, phương pháp so sánh (số tuyệt đối,

số tương đối) để đánh giá hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của TMC Sử dụng phương pháp phân tích các yếu tố bên trong, các yếu tố bên ngoài, tổng hợp để phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển Từ đó, tìm ra những mặt còn tồn tại

của công ty

Mục tiêu 4: Dựa vào kết quả phân tích trên, dùng phương pháp phân tích

tổng hợp và suy luận để đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của công ty

CHƯƠNG 3 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH

3.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THÁI MINH

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty

Công ty cổ phần Thái Minh: Công ty được thành lập lần đầu vào ngày 06

tháng 10 năm 1998 Lúc này là công ty TNHH Giao Nhận Hàng Hoá Thái Minh Sau đó đổi thành công ty Cổ Phần Thái Minh vào ngày 23 tháng 07 năm 2003

hay còn gọi là THAMICO

Công ty THAMICO là một đơn vị doanh nghiệp tư nhân, thành lập dựa trên

giấy phép số 21555GP/TLDN của Ủy Ban nhân dân Thành phố, giấy phép số

2919 PCVT của Bộ Vận tải Việt Nam và giấy phép số 113/CHK-DKGN của Cục Hàng Hải Việt Nam

Công ty THAMICO trực thuộc Hội Liên Hiệp Giao nhận quốc tế và là

thành viên của Hiệp hội Giao nhận Việt Nam

Khi mới thành lập vốn hiện kim cũng như vốn điều lệ của công ty chỉ có khoảng 500 triệu đồng Nhưng từ đó cho đến nay với sự phát triển không ngừng

và sự lãnh đạo của Hội đồng quản trị, công ty đã phát triển thêm với số vốn hiện nay là trên 5 tỷ đồng Từ khi đi vào hoạt động cho đến nay công ty đã có nhiều chi nhánh ở cả ba miền Bắc-Trung-Nam: Hà Nội, Hải Phòng, Vinh, Đà Nẵng, Hội An, Bình Dương Riêng ở thành phố Hồ Chí Minh ngoài trụ sở chính ở 161 Khánh Hội (Q.4), Công ty còn có Văn phòng giao dịch chuyên về hàng hàng không ở đường Hậu Giang (Quận Tân Bình) Trong thời gian sắp tới công ty đang có kế hoạch phát triển thêm nguồn nhân lực và chi nhánh ở một số nơi khác

- Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt: Công ty Giao nhận vận tải đường biển và

đường hàng không Thái Minh

- Tên giao dịch quốc tế: THAMI SHIPPING & AIR FREIGHT CORP

Công ty cổ phần Thái Minh chi nhánh Cần Thơ: Chi nhánh được thành

lập ngày 17/06/2010 Tọa lạc tại tầng 5 toà nhà VCCI đại lộ Hòa Bình, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh

3.1.2.1.Cung cấp dịch vụ giao nhận hàng xuất – nhập khẩu

Là người giao nhận, là đại lý thay mặt người xuất nhập khẩu thực hiện các công việc thông thường như bốc/dỡ hàng hóa, lưu kho hàng, sắp xếp việc vận chuyển trong nước, nhận thanh toán cho khách hàng của mình Do khối lượng giao dịch quốc tế ngày càng tăng và việc phát triển các phương thức vận chuyển khác nhau trong nhiều năm qua đã làm cho phạm vi hoạt động của dịch vụ giao nhận ngày càng được mở rộng Các dịch vụ mà công ty đảm nhận bao gồm công

việc thay mặt cho người xuất khẩu và thay mặt cho người nhập khẩu:

a Thay mặt cho người xuất khẩu

Theo các thông tin gửi hàng mà người xuất khẩu đã thỏa thuận trước, công

ty THAMICO phải:

- Chọn tuyến đường, phương thức vận tải, và người vận tải thích hợp

- Đặt chỗ hãng tàu

- Nhận hàng

- Sắp xếp việc lưu kho hàng hóa (nếu cần)

- Vận chuyển hàng vào cảng, sắp xếp việc khai hải quan, lo các thủ tục, chứng từ liên quan và giao hàng cho người vận tải

- Thanh toán chi phí và các phí tổn khác, bao gồm cước phí

- Nhận vận đơn có ký tên của hãng tàu giao cho người nhận hàng hoặc phát

hành vận đơn của mình cho người gửi hàng tùy từng yêu cầu cụ thể

b Thay mặt người nhập khẩu

Theo các thông tin giao hàng của người nhập khẩu đã thỏa thuận trước, công

- Sắp xếp việc khai hải quan và đóng thuế, lệ phí, và các chi phí khác cho hải quan và các cơ quan công quyền khác trong trường hợp người nhập khẩu yêu cầu công ty làm dịch vụ này

- Giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho người nhận (trong trường hợp THAMICO đảm nhận việc khai hải quan cho người nhập khẩu)

- Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa nếu cần

3.1.2.2 Tư vấn hàng hải

Tư vấn cho khách hàng những vấn đề liên quan đến chính sách của Cục

Hàng Hải, như kế hoạch phát triển cảng, đàm phán hợp đồng

3.1.2.3 Các dịch vụ khác

Ngoài các dịch vụ như đã nêu ở trên, tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng, THAMICO cũng có thể làm các dịch vụ khác phát sinh trong các nghiệp vụ quá cảnh và các dịch vụ khác như dịch vụ gom hàng, tập trung các lô hàng lẻ lại THAMICO cũng có thể thông báo cho khách hàng về nhu cầu tiêu dùng, các thị

trường mới, các điều khoản thương mại thích hợp trong hoạt động ngoại thương

3.1.3 Mục tiêu, nhiệm vụ của công ty

3.1.3.1 Mục tiêu

Đảm bảo an toàn lao động, tạo mọi điều kiện tốt nhất, thuận lợi nhất cho nhân viên hoàn thành tốt kế hoạch đề ra Xây dựng kế hoạch đào tạo chuyên môn, nâng cao trình độ quản lý, tay nghề đáp ứng cho nhu cầu hiện nay và sau này Khai thác tối đa hiệu quả cơ sở vật chất kĩ thuật hiện có để có thể mở rộng kinh doanh

Nâng cao uy tín và thương hiệu công ty

Giữ vững khách hàng và tuyến đường vận tải chủ lực, không ngừng nâng cao và mở rộng thêm các tuyến đường vận tải mới và khách hàng mới

Tạo một mạng lưới đại lý giao nhận trên toàn cầu bằng cách tạo mối quan

hệ tốt với các đại lý nước ngoài

Tăng thị phần đại lý giao nhận ở Việt Nam

Dự đoán và nắm bắt kịp thời diễn biến của thị trường nhằm đưa ra mục tiêu kinh doanh có hiệu quả

Tăng cường công tác quản lý tài chính, nhằm thu được lợi nhuận tối đa và đưa ra biện pháp thích hợp để giảm chi phí

Kiếm lợi nhuận cao và ngày càng phát triển mô hình, mạng lưới các chi nhánh của công ty

3.1.3.2 Nhiệm vụ

Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký và theo đúng quy định của pháp luật

Không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo hiệu quả kinh doanh,

mở rộng thị trường trong nước và tìm kiếm thị trường, đại lý ở nước ngoài

Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ Nhà nước giao và nhu cầu thị trường

Đầu tư phát triển công ty cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, từ đó tạo được thế mạnh cho công ty để có thể đủ sức cạnh tranh trên thị trường trong nước và đặc biệt là thị trường nước ngoài

Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của Nhà nước

3.1.4 Mạng lưới hoạt động

Hiện nay THAMICO có tổng cộng 8 chi nhánh trải dài khắp các cảng biển

và thành phố trên cả nước bao gồm Hà nội, Hải Phòng, Vinh, Đà Nẵng, Hội An, Đồng Nai, Bình Dương, Cần Thơ, trong đó có một văn phòng cạnh sân bay Tân Sơn Nhất để phục vụ cho dịch vụ hàng air Chi nhánh THAMICO ở thành phố Cần Thơ là nơi đầu tiên hoạt động trong lĩnh vực giao nhận ở miền Tây

3.1.5 Cơ cấu tổ chức quản lý công ty

3.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Nắm bắt thực tiễn, công ty đã lựa chọn cho mình một bộ máy tổ chức phù hợp thể hiện sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm về mối quan hệ ràng buộc giữa các cấp lãnh đạo và các phòng ban chức năng :

Nguồn: Công ty cổ phần Thái Minh

Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Thái Minh

3.1.5.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban

Phòng hàng FCL: tổ chức thực hiện và tiến hành giao dịch marketing với

khách hàng về dịch vụ vận chuyển hàng nguyên công, xuất khẩu hàng hoá nguyên container Tổ chức và tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến đặt tàu, thuê

container…

Phòng hàng LCL: thực hiện các nghiệp vụ tương tự như hàng FCL nhưng

với những loại hàng hoá lẻ

Phòng hàng nhập : thực hiện và soạn thảo các chứng từ, công văn để tiến

hành nhập khẩu hàng nguyên công, hàng lẻ, hàng air

Phòng hàng Air : tổ chức thực hiện và tiến hành giao dịch marketing với

khách hàng về dịch vụ vận chuyển hàng bằng đường hàng không đi đến các quốc gia trên thế giới Tổ chức và tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến đặt hãng hàng

không, cân hàng, làm hàng xuất đi…

Phòng Hải quan: thực hiện các thủ tục cho lô hàng xuất nhập khẩu liên

quan đến thủ tục hải quan xuất nhập khẩu Làm thủ tục giao nhận hàng hoá tại

cảng, kho bãi

Phòng Sale: tìm kiếm, liên kết và giữ khách hàng mới và cũ cho công ty

Đây là bộ mặt của công ty nên được chăm sóc khá kỹ càng

3.1.6 Quy trình giao hàng xuất khẩu tại công ty

 Hàng nguyên container (FCL – Full Container Load)

Hàng nguyên container là lô hàng của người gửi hàng, có khối lượng tương đối lớn, đòi hỏi phải xếp trong một hoặc nhiều container Công ty nhậncontainer

từ người gửi hàng (shipper) ở nơi đi và giao nguyên container cho người nhận

- Về số lượng hàng: Để xác định số lượng vật liệu chèn lót hàng Số lượng hàng ảnh hưởng đến việc đăng ký chỗ trên tàu khi lập cargo list, packing list cho

hàng khi xếp lên tàu

Đăng ký chỗ trên tàu

 Về phía khách hàng

Công ty TMC cung cấp lịch trình của tàu chạy (Sailing schedule) cho khách hàng theo yêu cầu của họ Qua đó, khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy và thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và đặt chỗ cho số hàng cần xuất Công ty cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa như xem xét tuyến đường, phương thức vận chuyển cho phù hợp với L/C quy định (hàng cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải), làm thủ tục cho lô hàng trước khi đưa lên tàu Lịch tàu này do các hãng tàu cung cấp, thường theo lịch trình hàng tháng

Người giao nhận yêu cầu chủ hàng cấp cargo list nhằm chứng tỏ chủ hàng

đã sẵn sàng có hàng để xuất và TMC Cần Thơ nắm được các chi tiết về hàng hóa

để cung cấp cho hãng tàu Đồng thời thỏa thuận các yêu cầu và điều kiện theo

từng hình thức giao nhận như kho hàng, dịch vụ từ cửa đến cửa, đóng cước phí,

làm các thủ tục xuất hàng Sau đó, chủ hàng sẽ lưu cước với công ty

 Về phía hãng tàu

Công ty TMC sẽ liên hệ với hãng tàu và quyết định lựa chọn hãng tàu sẽ đi Việc lựa chọn hãng tàu nào tùy thuộc vào nhiều yếu tố như: giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường, thời gian vận chuyển (theo yêu cầu của chủ hàng) và mối quan hệ giữa công ty với hãng tàu đó

Công ty tiến hành đăng ký chỗ trên tàu sau khi đã thỏa thuận chi phí vận chuyển Trong phần này công ty cần nghiên cứu phân tích thị trường thuê tàu để đưa ra những quyết định đúng đắn khi thuê tàu cho có hiệu quả Công ty liên lạc với các đại lý container có tàu theo luồng mà mình cần, nắm bắt lịch trình để chuẩn bị hàng và tiến hành làm các thủ tục xuất hàng

Hãng tàu sẽ căn cứ vào cargo list và khả năng thực tế của con tàu để giữ chỗ cho hàng hóa và cung cấp lệnh giao vỏ container cho công ty Thời hạn lưu container tại kho đóng hàng và hạ bãi tùy thuộc vào từng hãng tàu Thông thường, vỏ container được mượn miễn phí đem về kho khoảng 3 ngày Sau khi làm xong thủ tục xuất hàng, container được lưu tại bãi tối đa khoảng 7 ngày cho đến ngày tàu khởi hành Thời hạn này cũng tùy thuộc vào từng hãng tàu và tùy từng cảng lấy và hạ container Giữ container quá hạn cũng như hạ container quá sớm sẽ bị phạt

Chủ hàng nhận container rỗng và đóng hàng vào container tại kho riêng hay

tại bãi container tùy theo sự lựa chọn hình thức đóng hàng của chủ hàng

Tiến hành thủ tục hải Quan

Sau khi khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ, chúng ta yêu cầu khách hàng gởi invoice và packing list và hợp đồng đối với lô hàng xuất khẩu, và bộ chứng

từ đầy đủ đối với hàng nhập khẩu: vận đơn, packing list, invoice, bảo hiểm (nếu có), chứng thư liên quan đến lô hàng, giấy phép nhập khẩu

Trình tự làm thủ tục hải quan được thể hiện 4 bước:

Bước 1: Bộ chứng từ làm thủ tục hải quan gồm có:

- Giấy giới thiệu: 1 bản chính

- Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính, 1 bản sao y

- Bản kê chi tiết hàng hóa (packing list): 1 bản chính, 1 bản sao y

- Hợp đồng mua bán ngoại thương:1 bản sao y

- Giấy phép xuất khẩu của cơ quan chuyên ngành: 1 bản sao y

- Tờ khai hai bản chính: theo hệ thống hải quan mới, thì hải quan sẽ tự in khi làm thủ tục tại cửa khẩu, gồm 2 bản, hải quan và người khai mỗi bên giữ một

bản, do sử dụng chử ký số nên doanh nghiệp không phải ký tên đóng dấu lên tờ

khai như trước

- Đối với hàng nhập cũng chuẩn bị tương tự như hàng xuất, và sao y các chứng từ có liên quan trong bộ chứng từ mà nhà xuất khẩu gởi qua, gởi kèm theo

bản gốc để hải quan đối chiếu khi cần thiết

Bước 2: Đăng ký mở tờ khai

Tùy theo trên lệnh cấp container rỗng chỉ định hạ container tại bãi container của cảng nào thì ta tiến hành mở tờ khai tại cảng đó Sau khi được phân luồng, và

có số tờ khai chúng ta mang các chứng từ cần thiết lại nơi tiếp nhận hồ sơ của hai quan cửa khẩu nơi đăng ký mở tờ khai Hải quan sẽ in tờ khai và ký tên đóng dấu xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát thông quan Nếu bị rớt luồng vàng và luồng đỏ thì tiến hành kiểm hóa hải quan theo đúng qui định

Đối với hàng nhập thì trình tự mở tờ khai cũng vậy, hàng về cảng nào thì tiến hành mở tờ khai tại cảng đó, chờ tờ khai được phân luồng và có số tờ khai, chúng ta sẽ biết được mức thuế nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, ….cần thiết phải đóng, tiến hành đóng thuế theo thông báo và nộp hồ sơ kèm theo thông báo đã đóng thuế của ngân hàng hoặc kho bạc nơi đăng ký tài khoản của hải quan cửa khẩu đó Nếu luồng xanh thì nhận tờ khai và tiến hành các thủ tục còn lại, luồng vàng và luồng đỏ thì chuẩn bị kiểm hóa thực tế hàng hóa theo đúng qui định Mức độ kiểm tra hàng hóa tùy thuộc vào luồng của tờ khai, và tính chất của hàng hóa được kiểm Thời gian kiểm hóa có thể mất nửa ngày, container hàng sau khi kiểm hóa sẽ đước bấm bằng seal của hải quan đối với hàng nhập khẩu, và bằng seal hãng tàu nếu là hàng xuất khẩu, trường hợp hàng xuất khẩu đã bấm seal trước khi kiểm hóa, tiến hành mua seal mới từ hãng tàu, bấm lại cho container va điều chỉnh chứng từ liên quan cho đúng theo dữ liệu mới

Bước 3: Giao và nhận hàng sau khi làm xong thủ tục hải quan:

Sau khi hoàn thành xong các thủ tục hải quan và kiểm hóa, tiến hành bước cuối cùng để nhận hàng đối với hàng nhập khẩu và cho hàng lên tàu đối với hàng xuất Hàng xuất khẩu: cầm tờ khai hoàn chỉnh đi thanh lý hải quan, và vào sổ tàu, tiến hành xong bước này thì container mới đảm bảo đủ điều kiện để xếp lên tàu, thiếu hai bước này thì hàng không đi được, và phải hoàn thành trước giờ cắt máng của hãng tàu Hàng nhập khẩu: vào văn phòng thương vụ đóng các lệ phí cần thiết như phí nâng, phí cược container…sau đó có thể nhận container hàng và kéo về kho dở hàng

Phát hành House B/L (HBL)

Phòng chứng từ sẽ làm vận đơn theo chi tiết vận đơn của khách hàng gởi, tùy vào qui định của từng cảng mà thời gian gởi chi tiết vận đơn và sửa vận đơn

khác nhau, nếu sửa sau thời gian cho phép sẽ bị phát sinh phí sửa bill, mức phí khác nhau, thông thường là 40 USD/vận đơn

Nếu khách hàng lấy House bill thì TMC vẫn phải cung cấp thông tin để hãng tàu làm Master bill như đúng qui định, và đúng theo chi tiết mà khách hàng

đã gởi Điểm khác nhau duy nhất là Shipper trên master bill lúc này không phải

là người xuất khẩu của lô hàng này mà là Công ty TMC, và người nhập khẩu sẽ

là đại lý của TMC tại nước sở tại Thông tin người mua và người bán sẽ được thể hiện trên House bill Một điểm lưu ý là tất cả các thông tin trên hai loại bill này phải giống nhau, nếu khác nhau phải điều chỉnh nếu không sẽ không nhận được hàng tại cảng đến

Khi lập HBL để giao cho shipper, người giao nhận chú ý đến điều kiện về cước phí đã được thỏa thuận trong booking note:

- Nếu là Freight Prepaid: khi nào cước phí được thanh toán xong, người giao nhận mới giao B/L gốc hoặc Surrendered B/L hoặc SeaWay bill (tùy theo khách hàng yêu cầu phát hành loại B/L nào)

- Nếu là Freight Collect: có thể giao ngay cho chủ hàng sau khi đã lập xong

và đã thanh toán phí chứng từ

Gởi chứng từ cho đại lý hãng tàu

Hãng tàu gửi MB/L và manifest theo tàu đến đại lý của mình tại cảng đến Tại cảng đến, đại lý hãng tàu thu hồi B/L và manifest để làm thủ tục Hải quan

nhập khẩu lô hàng

Gởi chứng từ cho đại lý của TMC

Sau khi đã có đầy đủ chứng từ : MBL, HBL, INV, P/L, Debit note hoặc Credit note, công ty sẽ gởi thông báo lô hàng (shipping advice) cho đại lý của mình kèm theo các chứng từ của lô hàng tại cảng đến để họ theo dõi thời gian tàu đến cảng đến, chuẩn bị tốt cho việc phát hành lệnh giao hàng và các thủ tục khác

để khách hàng làm thủ tục nhận hàng thuận lợi

Gởi chứng từ cho người nhận (consignee)

Shipper gửi toàn bộ chứng từ cần thiết cho việc nhận lô hàng đến cho người nhận (consignee) Việc chuyển chứng từ có thể qua ngân hàng ( nếu thanh toán

bằng L/C) hoặc gởi thẳng đến người nhận bằng DHL

 Hàng lẻ (LCL – Less than Container Load)

Hàng lẻ LCL là lô hàng của một người gửi có khối lượng nhỏ, không đủ đóng trong một container Để giảm chi phí và thời gian vận chuyển, các chủ hàng

lẻ thường nhờ đến dịch vụ gom hàng

Quy trình xuất hàng lẻ và thủ tục hải quan cũng giống như hàng nguyên container Nhưng việc giao hàng và nhận hàng sẽ diễn ra tại kho (CFS) của cảng xuất và cảng nhập

Nếu TMC không gom đủ nguyên container, để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về thời hạn giao hàng thì TMC sẽ gửi hàng qua một đại lý giao nhận khác đóng cho đủ nguyên container đầy gửi hàng lẻ cho hãng tàu

Trong thực tế, việc tìm hàng nguyên FCL đôi khi còn khó khăn hơn tìm hàng lẻ LCL, bởi vì các chủ hàng FCL thường là chủ hàng lớn, làm ăn kinh doanh lâu dài, cơ sở vững chắc và có quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu Họ có thể trực tiếp đi hàng qua các hãng tàu mà không qua người giao nhận Ngược lại, chủ hàng LCL thường là chủ hàng nhỏ hoặc là cá nhân không nắm được các hãng tàu và không đủ sức mạnh để thương lượng giá cước với hãng tàu Gửi hàng qua người giao nhận họ sẽ được hưởng giá cước thấp hơn Thêm qua đó, nhờ qua người gom hàng, chủ hàng có thể gửi hàng trong phạm vi rộng mà không phải trực tiếp liên hệ với nhiều hãng tàu (thường mỗi hãng tàu chỉ chạy trên một số tuyến nhất định)

Cước phí hàng LCL cao hơn nhiều so với hàng FCL vì có tính cả phí dịch

vụ gom hàng và những rủi ro mà người gom hàng phải chịu Về mặt tài chính, người gom hàng được hưởng phần chênh lệch giữa tổng số tiền cước thu được từ

người gửi hàng về những lô hàng lẻ và tiền cước trả cho hãng tàu

 Theo dõi lô hàng cho đến khi hàng được giao cho người nhận

Đối với MBL:

Nếu cước trên MBL là “Prepaid” nhân viên phụ trách sẽ theo dõi thời gian tàu đến để kịp thời thanh toán cho hãng tàu tiền cước và phí bill Sau đó hãng tàu

sẽ gởi điện cho đại lý để giải phóng lô hàng cho người nhận trên MBL

Nếu cước trên MBL là “Collect” nhân viên phụ trách chỉ cần thanh toán phí bill để có điện giao hàng

Đối với HBL:

Theo dõi điều kiện trả cước trên HBL để nhắc nhở khách hàng thanh toán tiền cước và những phụ phí khác Sau đó, thông báo với đại lý của TMC tại nước nhập khẩu giải phóng hàng kịp thời

Theo dõi hành trình của con tàu, để thông báo kịp thời cho shipper nếu thời gian vận chuyển chậm hơn dự kiến do bão, tàu hư tại cảng chuyển tải hoặc dọc đường… Nếu tàu chuyển tải tại cảng trung chuyển, theo dõi tình trạng container được xếp lên tàu kế tiếp

Theo dõi sự giao hàng của đại lý tại nước nhập