Hàng nguyên container (FCL – Full Container Load)
Hàng nguyên container là lô hàng của người gửi hàng, có khối lượng tương đối lớn, đòi hỏi phải xếp trong một hoặc nhiều container. Công ty nhậncontainer từ người gửi hàng (shipper) ở nơi đi và giao nguyên container cho người nhận (consignee) ở nơi đến.
Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Khảo sát các lô hàng
Sau khi thỏa thuận xong việc ủy thác của chủ hàng, nếu công ty đảm nhận dịch vụ đóng hàng. Công ty sẽ tiến hành khảo sát các lô hàng được xuất khẩu:
- Về loại hàng: công ty sẽ xem hàng đó thuộc loại hàng gì. Từ việc phân loại hàng, công ty xác định được những yêu cầu về vật liệu chèn lót thích hợp phụ thuộc vào tính chất hàng hóa. Công việc này rất quan trọng trong việc bảo quản hàng hóa trong quá trình bốc xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hóa.
- Về số lượng hàng: Để xác định số lượng vật liệu chèn lót hàng. Số lượng hàng ảnh hưởng đến việc đăng ký chỗ trên tàu khi lập cargo list, packing list cho hàng khi xếp lên tàu.
Đăng ký chỗ trên tàu
Về phía khách hàng
Công ty TMC cung cấp lịch trình của tàu chạy (Sailing schedule) cho khách hàng theo yêu cầu của họ. Qua đó, khách hàng có thể biết được thời gian tàu chạy và thời gian tàu đến để chuẩn bị hàng và đặt chỗ cho số hàng cần xuất. Công ty cũng tư vấn cho khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa như xem xét tuyến đường, phương thức vận chuyển cho phù hợp với L/C quy định (hàng cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải), làm thủ tục cho lô hàng trước khi đưa lên tàu. Lịch tàu này do các hãng tàu cung cấp, thường theo lịch trình hàng tháng.
Người giao nhận yêu cầu chủ hàng cấp cargo list nhằm chứng tỏ chủ hàng đã sẵn sàng có hàng để xuất và TMC Cần Thơ nắm được các chi tiết về hàng hóa để cung cấp cho hãng tàu. Đồng thời thỏa thuận các yêu cầu và điều kiện theo
25
từng hình thức giao nhận như kho hàng, dịch vụ từ cửa đến cửa, đóng cước phí, làm các thủ tục xuất hàng. Sau đó, chủ hàng sẽ lưu cước với công ty.
Về phía hãng tàu
Công ty TMC sẽ liên hệ với hãng tàu và quyết định lựa chọn hãng tàu sẽ đi. Việc lựa chọn hãng tàu nào tùy thuộc vào nhiều yếu tố như: giá cước, chất lượng dịch vụ, tuyến đường, thời gian vận chuyển (theo yêu cầu của chủ hàng) và mối quan hệ giữa công ty với hãng tàu đó.
Công ty tiến hành đăng ký chỗ trên tàu sau khi đã thỏa thuận chi phí vận chuyển. Trong phần này công ty cần nghiên cứu phân tích thị trường thuê tàu để đưa ra những quyết định đúng đắn khi thuê tàu cho có hiệu quả. Công ty liên lạc với các đại lý container có tàu theo luồng mà mình cần, nắm bắt lịch trình để chuẩn bị hàng và tiến hành làm các thủ tục xuất hàng.
Hãng tàu sẽ căn cứ vào cargo list và khả năng thực tế của con tàu để giữ chỗ cho hàng hóa và cung cấp lệnh giao vỏ container cho công ty. Thời hạn lưu container tại kho đóng hàng và hạ bãi tùy thuộc vào từng hãng tàu. Thông thường, vỏ container được mượn miễn phí đem về kho khoảng 3 ngày. Sau khi làm xong thủ tục xuất hàng, container được lưu tại bãi tối đa khoảng 7 ngày cho đến ngày tàu khởi hành. Thời hạn này cũng tùy thuộc vào từng hãng tàu và tùy từng cảng lấy và hạ container. Giữ container quá hạn cũng như hạ container quá sớm sẽ bị phạt.
Chủ hàng nhận container rỗng và đóng hàng vào container tại kho riêng hay tại bãi container tùy theo sự lựa chọn hình thức đóng hàng của chủ hàng.
Tiến hành thủ tục hải Quan
Sau khi khách hàng đồng ý sử dụng dịch vụ, chúng ta yêu cầu khách hàng gởi invoice và packing list và hợp đồng đối với lô hàng xuất khẩu, và bộ chứng từ đầy đủ đối với hàng nhập khẩu: vận đơn, packing list, invoice, bảo hiểm (nếu có), chứng thư liên quan đến lô hàng, giấy phép nhập khẩu.
Trình tự làm thủ tục hải quan được thể hiện 4 bước:
Bước 1: Bộ chứng từ làm thủ tục hải quan gồm có:
- Giấy giới thiệu: 1 bản chính
- Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính, 1 bản sao y.
- Bản kê chi tiết hàng hóa (packing list): 1 bản chính, 1 bản sao y. - Hợp đồng mua bán ngoại thương:1 bản sao y.
- Giấy phép xuất khẩu của cơ quan chuyên ngành: 1 bản sao y.
- Tờ khai hai bản chính: theo hệ thống hải quan mới, thì hải quan sẽ tự in khi làm thủ tục tại cửa khẩu, gồm 2 bản, hải quan và người khai mỗi bên giữ một
26
bản, do sử dụng chử ký số nên doanh nghiệp không phải ký tên đóng dấu lên tờ khai như trước.
- Đối với hàng nhập cũng chuẩn bị tương tự như hàng xuất, và sao y các chứng từ có liên quan trong bộ chứng từ mà nhà xuất khẩu gởi qua, gởi kèm theo bản gốc để hải quan đối chiếu khi cần thiết.
Bước 2: Đăng ký mở tờ khai
Tùy theo trên lệnh cấp container rỗng chỉ định hạ container tại bãi container của cảng nào thì ta tiến hành mở tờ khai tại cảng đó. Sau khi được phân luồng, và có số tờ khai chúng ta mang các chứng từ cần thiết lại nơi tiếp nhận hồ sơ của hai quan cửa khẩu nơi đăng ký mở tờ khai. Hải quan sẽ in tờ khai và ký tên đóng dấu xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát thông quan. Nếu bị rớt luồng vàng và luồng đỏ thì tiến hành kiểm hóa hải quan theo đúng qui định.
Đối với hàng nhập thì trình tự mở tờ khai cũng vậy, hàng về cảng nào thì tiến hành mở tờ khai tại cảng đó, chờ tờ khai được phân luồng và có số tờ khai, chúng ta sẽ biết được mức thuế nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, ….cần thiết phải đóng, tiến hành đóng thuế theo thông báo và nộp hồ sơ kèm theo thông báo đã đóng thuế của ngân hàng hoặc kho bạc nơi đăng ký tài khoản của hải quan cửa khẩu đó. Nếu luồng xanh thì nhận tờ khai và tiến hành các thủ tục còn lại, luồng vàng và luồng đỏ thì chuẩn bị kiểm hóa thực tế hàng hóa theo đúng qui định.
Mức độ kiểm tra hàng hóa tùy thuộc vào luồng của tờ khai, và tính chất của hàng hóa được kiểm. Thời gian kiểm hóa có thể mất nửa ngày, container hàng sau khi kiểm hóa sẽ đước bấm bằng seal của hải quan đối với hàng nhập khẩu, và bằng seal hãng tàu nếu là hàng xuất khẩu, trường hợp hàng xuất khẩu đã bấm seal trước khi kiểm hóa, tiến hành mua seal mới từ hãng tàu, bấm lại cho container va điều chỉnh chứng từ liên quan cho đúng theo dữ liệu mới.
Bước 3: Giao và nhận hàng sau khi làm xong thủ tục hải quan:
Sau khi hoàn thành xong các thủ tục hải quan và kiểm hóa, tiến hành bước cuối cùng để nhận hàng đối với hàng nhập khẩu và cho hàng lên tàu đối với hàng xuất.
Hàng xuất khẩu: cầm tờ khai hoàn chỉnh đi thanh lý hải quan, và vào sổ tàu, tiến hành xong bước này thì container mới đảm bảo đủ điều kiện để xếp lên tàu, thiếu hai bước này thì hàng không đi được, và phải hoàn thành trước giờ cắt máng của hãng tàu.
Hàng nhập khẩu: vào văn phòng thương vụ đóng các lệ phí cần thiết như phí nâng, phí cược container…sau đó có thể nhận container hàng và kéo về kho dở hàng.
Phát hành House B/L (HBL)
Phòng chứng từ sẽ làm vận đơn theo chi tiết vận đơn của khách hàng gởi, tùy vào qui định của từng cảng mà thời gian gởi chi tiết vận đơn và sửa vận đơn
27
khác nhau, nếu sửa sau thời gian cho phép sẽ bị phát sinh phí sửa bill, mức phí khác nhau, thông thường là 40 USD/vận đơn.
Nếu khách hàng lấy House bill thì TMC vẫn phải cung cấp thông tin để hãng tàu làm Master bill như đúng qui định, và đúng theo chi tiết mà khách hàng đã gởi. Điểm khác nhau duy nhất là Shipper trên master bill lúc này không phải là người xuất khẩu của lô hàng này mà là Công ty TMC, và người nhập khẩu sẽ là đại lý của TMC tại nước sở tại. Thông tin người mua và người bán sẽ được thể hiện trên House bill. Một điểm lưu ý là tất cả các thông tin trên hai loại bill này phải giống nhau, nếu khác nhau phải điều chỉnh nếu không sẽ không nhận được hàng tại cảng đến.
Khi lập HBL để giao cho shipper, người giao nhận chú ý đến điều kiện về cước phí đã được thỏa thuận trong booking note:
- Nếu là Freight Prepaid: khi nào cước phí được thanh toán xong, người giao nhận mới giao B/L gốc hoặc Surrendered B/L hoặc SeaWay bill (tùy theo khách hàng yêu cầu phát hành loại B/L nào).
- Nếu là Freight Collect: có thể giao ngay cho chủ hàng sau khi đã lập xong và đã thanh toán phí chứng từ
Gởi chứng từ cho đại lý hãng tàu
Hãng tàu gửi MB/L và manifest theo tàu đến đại lý của mình tại cảng đến. Tại cảng đến, đại lý hãng tàu thu hồi B/L và manifest để làm thủ tục Hải quan nhập khẩu lô hàng.
Gởi chứng từ cho đại lý của TMC
Sau khi đã có đầy đủ chứng từ : MBL, HBL, INV, P/L, Debit note hoặc Credit note, công ty sẽ gởi thông báo lô hàng (shipping advice) cho đại lý của mình kèm theo các chứng từ của lô hàng tại cảng đến để họ theo dõi thời gian tàu đến cảng đến, chuẩn bị tốt cho việc phát hành lệnh giao hàng và các thủ tục khác để khách hàng làm thủ tục nhận hàng thuận lợi.
Gởi chứng từ cho người nhận (consignee)
Shipper gửi toàn bộ chứng từ cần thiết cho việc nhận lô hàng đến cho người nhận (consignee). Việc chuyển chứng từ có thể qua ngân hàng ( nếu thanh toán bằng L/C) hoặc gởi thẳng đến người nhận bằng DHL.
Hàng lẻ (LCL – Less than Container Load)
Hàng lẻ LCL là lô hàng của một người gửi có khối lượng nhỏ, không đủ đóng trong một container. Để giảm chi phí và thời gian vận chuyển, các chủ hàng lẻ thường nhờ đến dịch vụ gom hàng.
28
Quy trình xuất hàng lẻ và thủ tục hải quan cũng giống như hàng nguyên container. Nhưng việc giao hàng và nhận hàng sẽ diễn ra tại kho (CFS) của cảng xuất và cảng nhập.
Nếu TMC không gom đủ nguyên container, để đáp ứng được yêu cầu của khách hàng về thời hạn giao hàng thì TMC sẽ gửi hàng qua một đại lý giao nhận khác đóng cho đủ nguyên container đầy gửi hàng lẻ cho hãng tàu.
Trong thực tế, việc tìm hàng nguyên FCL đôi khi còn khó khăn hơn tìm hàng lẻ LCL, bởi vì các chủ hàng FCL thường là chủ hàng lớn, làm ăn kinh doanh lâu dài, cơ sở vững chắc và có quan hệ chặt chẽ với các hãng tàu. Họ có thể trực tiếp đi hàng qua các hãng tàu mà không qua người giao nhận. Ngược lại, chủ hàng LCL thường là chủ hàng nhỏ hoặc là cá nhân không nắm được các hãng tàu và không đủ sức mạnh để thương lượng giá cước với hãng tàu. Gửi hàng qua người giao nhận họ sẽ được hưởng giá cước thấp hơn. Thêm qua đó, nhờ qua người gom hàng, chủ hàng có thể gửi hàng trong phạm vi rộng mà không phải trực tiếp liên hệ với nhiều hãng tàu (thường mỗi hãng tàu chỉ chạy trên một số tuyến nhất định).
Cước phí hàng LCL cao hơn nhiều so với hàng FCL vì có tính cả phí dịch vụ gom hàng và những rủi ro mà người gom hàng phải chịu. Về mặt tài chính, người gom hàng được hưởng phần chênh lệch giữa tổng số tiền cước thu được từ người gửi hàng về những lô hàng lẻ và tiền cước trả cho hãng tàu.
Theo dõi lô hàng cho đến khi hàng được giao cho người nhận Đối với MBL:
Nếu cước trên MBL là “Prepaid” nhân viên phụ trách sẽ theo dõi thời gian tàu đến để kịp thời thanh toán cho hãng tàu tiền cước và phí bill. Sau đó hãng tàu sẽ gởi điện cho đại lý để giải phóng lô hàng cho người nhận trên MBL.
Nếu cước trên MBL là “Collect” nhân viên phụ trách chỉ cần thanh toán phí bill để có điện giao hàng.
Đối với HBL:
Theo dõi điều kiện trả cước trên HBL để nhắc nhở khách hàng thanh toán tiền cước và những phụ phí khác. Sau đó, thông báo với đại lý của TMC tại nước nhập khẩu giải phóng hàng kịp thời.
Theo dõi hành trình của con tàu, để thông báo kịp thời cho shipper nếu thời gian vận chuyển chậm hơn dự kiến do bão, tàu hư tại cảng chuyển tải hoặc dọc đường… Nếu tàu chuyển tải tại cảng trung chuyển, theo dõi tình trạng container được xếp lên tàu kế tiếp.
29
Nếu người nhận yêu cầu đại lý lo thủ tục hải quan, chúng ta yêu cầu shipper cung cấp thêm invoice, packing list của lô hàng để gởi cho đại lý chuẩn bị chứng từ. Vì nếu hàng thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ có thể sẽ đến chậm hơn thời gian tàu chạy.
Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ, chúng ta phải xem xét thời gian vận chuyển hàng để kịp thời gởi chứng từ cho đại lý trước khi tàu đến cảng đích. Vì nếu không có chứng từ trong tay, đại lý không thể gởi HBL cho đại lý hãng tàu để trình manifest cho hải quan tại cảng nước nhập khẩu.
Nếu có bất kỳ sự sửa đổi nào trên HBL từ yêu cầu của shipper, chúng ta phải hỗ trợ họ kịp thời điều chỉnh. Vì nếu tàu đã cập cảng, HBL đã được trình cho hải quan, việc sửa đổi sẽ tốn chi phí và ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng của người mua. Dù đây không phải lỗi của chúng ta, nhưng sự hỗ trợ kịp thời tạo niềm tin của khách hàng vào dịch vụ và tính chuyên nghiệp cao của công ty.
Một số trường hợp đặc biệt:
Đối với một số hãng tàu sử dụng chung tàu con (Feeder vessel):
Công ty TMC Cần Thơ liên hệ với khách hàng để xin số container và cung cấp cho hãng tàu trước khi tàu chạy để họ xếp container lên tàu. Điều này thường được thông báo trên lệnh cấp container rỗng (booking note). Vì nếu công ty không thông báo số container kịp thời có thể lô hàng sẽ bị rớt và phải chuyển sang đi tuyến kế tiếp. Thời gian nhận hàng của người nhận sẽ bị kéo dài, thậm chí người gửi phải bồi thường hợp đồng vì không giao hàng đúng hạn hay thời hạn L/C đã hết, người mua hàng phải xin gia hạn L/C. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng và thanh toán của người bán và người mua. Trong một vài trường hợp, L/C đã hết hạn trước khi tàu chạy một vài ngày và vì là khách hàng thân thuộc công ty sẽ linh động ký lùi HBL cho khách hàng. Điều này phải được sự chấp thuận của người mua hàng (nếu đây là lô hàng chỉ định).
Đối với những lô hàng xuất theo L/C:
Công ty sẽ yêu cầu khách hàng xem xét điều kiện cho phép chuyển tải hay không cho phép chuyển tải quy định trong L/C. Nếu L/C không cho phép chuyển tải, công ty sẽ lựa chọn hãng tàu có lộ trình đi trực tiếp thẳng đến cảng đến. Vì nếu sai sót trong vấn đề này, người gửi sẽ bị phạt. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ của công ty dù đó không phải là lỗi của công ty. Đó cũng là một cách để tạo cho khách hàng tin tưởng vào dịch vụ và khả năng chuyên nghiệp của công ty cũng như của đội ngũ nhân viên.
Nếu làm HBL theo L/C, chúng ta phải hết sức cẩn thận từng chi tiết trên B/L và thể hiện đúng L/C quy định. Nếu sai sót khách hàng sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán hoặc sẽ bị phạt.
30
Đối với những lô hàng xuất đi Mỹ, Canada: