5.2.4.1. Khâu chuẩn bị chứng từ
Khi vận chuyển trong những tuyến hàng đi Châu Á với thời gian rất nhanh, khoảng 2-7 ngày, công ty nên gửi chứng từ đi trước để hạn chế việc nhận trễ chứng từ làm ảnh hưởng đến việc nhận hàng.
Trong các hợp đồng với các hãng tàu cần thương lượng các điều khoản: phát hành B/L trong vòng 24 giờ sau khi hàng lên tàu, nhưng nếu có thể sau khi giao hàng cho tàu xong ta nên lấy B/L ngay để hoàn thành bộ chứng từ gửi cho khách. Việc này có thể giải quyết được tình trạng trễ chứng từ.
Cần phân công thêm vài nhân viên phụ trách mảng chứng từ. Thứ nhất là để công việc không quá căng thẳng, dồn nén khi có quá nhiều đơn hàng mà chỉ có một nhân viên phụ trách. Thứ hai là để công việc chứng từ được kiểm tra kỹ hơn, tránh những sai sót không đáng có làm ảnh hưởng tới việc giao nhận hàng trễ.
Nâng cao trình độ nhân viên phụ trách chứng từ và nâng cấp hệ thống mạng, trang thiết bị để có thể tự thực hiện hải quan điện tử được nhanh chóng hơn.
5.2.4.2. Khâu đóng hàng vào container
Phải chuẩn bị và thực hiện tốt khâu này hơn nữa, vì đây là khâu quan trọng cũng là khâu cuối cùng trước khi hàng được giao đi và đến tay người nhận. Bao gồm cả việc kiểm tra kỹ hàng hóa cũng như container trước khi đóng hàng để tránh sai sót gây trễ chuyến hàng hay làm hàng hóa bị hư hỏng. Nhân viên cần phải nắm thật kỹ đặc điểm của lô hàng, chẳng hạn, đối với hàng cá thì cần nhiệt độ bảo quản là khoảng -30oC, tối thiểu phải là -18oC, hay đối với tôm thì cần giữ ổn định ở nhiệt độ khoảng từ 0oC đến 2oC…Chỉ có như vậy mới không xảy ra sơ sót ở khâu đóng hàng vào container.
Đối với việc vận chuyển thì nên tuyển chọn tài xế có kinh nghiệm lâu năm trong việc vận chuyển hàng đến cảng. Họ sẽ nắm bắt được các tuyến đường cũng như đặc điểm giao thông gần cảng để có cách xử lý chính xác, hợp lý để hạn chế tình trạng kẹt xe, kịp đưa hàng hóa đến cảng để kiểm hóa, giảm chi phí phát sinh.
79
Đối với việc đóng hàng vào container, nên phân công nhân viên phụ trách riêng ở khu vực cảng đóng hàng, nếu có nhiều quá nhiều hàng thì nhân viên nên phân loại, sắp xếp theo thứ tự với mẫu mã riêng và ghi chép theo dõi cẩn thận để tránh tình trạng đóng nhầm hàng. Đặc biệt là phải kiểm đếm kỹ hàng hóa trước khi đóng hàng.
Cần ký hợp đồng dài hạn với đội xe để giảm những rủi ro do biến động thị trường, giảm chi phí.
Tương tự, công ty cần ký hợp đồng dài hạn với bốc xếp, giao cho họ trách nhiệm về hàng hóa tránh tình trạng hàng bị đổ vỡ, rách bao bì. Khi ký hợp đồng thì công ty nên qui định rõ các điều khoản có liên quan.
80
CHƯƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ