Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Cục Hải quan thành phố Đà Nẵng

Kết cấu luận văn Phần giới thiệu Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức công Chương 2: Phương pháp luận và thiết kế nghiên cứu Chương 3: Thự

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-

NGUYỄN THỊ QUỲNH HƯƠNG

ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA

NHÂN VIÊN TẠI CỤC HẢI QUAN

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH

CHƯƠNG TRÌNH ĐỊNH HƯỚNG THỰC HÀNH

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

-

NGUYỄN THỊ QUỲNH HƯƠNG

ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI CỤC HẢI QUAN

TS NHÂM PHONG TUÂN PGS TS TRẦN ANH TÀI

Hà Nội – 2015

LỜI CẢM ƠN

Với lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn Thầy TS Nhâm Phong Tuân, người đã tận tình giúp đỡ và hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm luận văn

Xin chân thành cảm ơn gia đình, các bạn bè, đồng nghiệp đã có sự động viên,

hỗ trợ và đóng góp ý kiến để tôi có thể hoàn thành công trình nghiên cứu này

Dù đã rất cố gắng nhưng với trình độ hiểu biết và thời gian nghiên cứu thực tế

có hạn nên không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được những lời chỉ dẫn, góp ý của các Thầy Cô và bạn đọc để luận văn của tôi được hoàn thiện hơn Trân trọng cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn Thạc sĩ với đề tài: “ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ

HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI CỤC HẢI QUAN THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG” là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các kết quả nghiên cứu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ một công trình nào khác

Đà Nẵng, ngày 24 tháng 12 năm 2014

Học viên

Nguyễn Thị Quỳnh Hương

TÓM TẮT

Thời gian qua Cục Hải quan thành phố (TP) Đà Nẵng đã có những cố gắng để công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên ngày càng hoàn thiện hơn Tuy nhiên, thực chất công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên hiện nay tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng còn mang tính hình thức, cảm tính, chưa khoa học, chỉ chú trọng đến việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc cuối năm Điều này ảnh hưởng đến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực như thu hút, đào tạo và duy trì nguồn nhân lực, chưa thực

sự tạo được động lực để nhân viên làm việc tốt hơn, chưa thực sự phản ánh đúng năng lực, trình độ nhân viên trong một số trường hợp, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên, Từ thực tế trên, qua nghiên cứu và tìm

hiểu tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng, tôi chọn đề tài “Đánh giá mức độ hoàn

thành công việc của nhân viên tại Cục Hải quan thành phố Đà Nẵng”

Qua đề tài tác giả đã hệ thống những vấn đề lý luận chung về công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên trong tổ chức công; Đánh giá thực trạng công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng; Đưa ra giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng

MỤC LỤC

Trang

DANH MỤC CÁC BẢNG i

DANH MỤC CÁC HÌNH ii

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRONG TỔ CHỨC CÔNG 5

1.1.MộT Số KHÁI NIệM LIÊN QUAN VÀ Ý NGHĨA CủA HOạT ĐộNG ĐÁNH GIÁ THựC HIệN CÔNG VIệC TRONG Tổ CHứC CÔNG 5

1.1.1 Các khái niệm 5

1.1.2 Tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức 8

1.1.3 Chức năng của đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức 11

1.1.4 Đặc điểm của ngành Hải quan ảnh hưởng đến công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên 12

1.2.ĐặC ĐIểM VÀ NộI DUNG CủA HOạT ĐộNG ĐÁNH GIÁ MứC Độ HOÀN THÀNH CÔNG VIệC TRONG Tổ CHứC CÔNG 14

1.2.1 Đặc điểm quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức công 14

1.2.2 Nội dung của hoạt động đánh giá mức độ hoàn thành công việc 15

1.2.3 Các lỗi cần tránh trong đánh giá thực hiện công việc 36

1.3.NHÂN Tố TÁC ĐộNG ĐếN HOạT ĐộNG ĐÁNH GIÁ MứC Độ HOÀN THÀNH CÔNG VIệC CủA NHÂN VIÊN 37

1.3.1 Các yếu tố môi trường bên ngoài 37

1.3.2 Các yếu tố môi trường bên trong 37

1.3.3 Ứng dụng kết quả đánh giá 38

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU 40

2.1.QUY TRÌNH NGHIÊN CứU 40

2.2.PHƯƠNG PHÁP THU THậP Số LIệU 41

2.2.1 Nguồn thông tin thứ cấp 41

2.2.2 Nguồn thông tin sơ cấp 41

2.3.Xử LÝ Số LIệU 44

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁMỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN TẠI CỤC HẢI QUAN ĐÀ NẴNG 45

3.1.TổNG QUAN Về CụC HảI QUAN TPĐÀ NẵNG 45

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Cục Hải quan TP Đà Nẵng45 3.1.2 Chứ c năng, nhiê ̣m vu ̣ của Cu ̣c Hải quan TP Đà Nẵng 45

3.1.3 Bộ máy tổ chứ c của Cu ̣c Hải quan TP Đà Nẵng 46

3.1.4 Đặc điểm nguồn nhân lực tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng: 51

3.1.5 Kết quả thực hiện nhiệm vụ 54

3.2.PHÂN TÍCH THựC TRạNG HOạT ĐộNG ĐÁNH GIÁ MứC Độ HOÀN THÀNH CÔNG VIệC CủA NHÂN VIÊN TạI CụC HảI QUAN TPĐÀ NẵNG 55

3.2.1 Về mục tiêu đánh giá cán bộ công chức 58

3.2.2 Về tiêu chí đánh giá cán bộ công chức 59

3.2.3 Về phương pháp đánh giá 61

3.2.4 Đối tượng thực hiện đánh giá cán bộ công chức 61

3.2.5 Thời điểm thực hiện đánh giá cán bộ công chức 62

3.2.6 Sử dụng kết quả đánh giá cán bộ công chức 63

3.3.ĐÁNH GIÁ CHUNG Về HOạT ĐộNG ĐÁNH GIÁ MứC Độ HOÀN THÀNH CÔNG VIệC CủA NHÂN VIÊN CụC HảI QUAN TPĐÀ NẵNG 64

3.3.1 Những nội dung đã thực hiện có kết quả tốt và hạn chế 65

3.3.2 Nguyên nhân của các tồn tại 67

3.4.NHÂN Tố TÁC ĐộNG ĐếN HOạT ĐộNG ĐÁNH GIÁ 67

3.4.1 Các yếu tố môi trường bên ngoài 67 3.4.2 Các yếu tố môi trường bên trong 68 CHƯƠNG 4 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN 69 TẠI CỤC HẢI QUAN TP ĐÀ NẴNG 69 4.1.CĂN Cứ XÂY DựNG GIảI PHÁP HOÀN THIệN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THựC HIệN CÔNG VIệC CủA NHÂN VIÊN TạI CụC HảI QUAN TPĐÀ NẵNG 69 4.1.1 Mục tiêu chiến lược phát triển 69 4.1.2 Mục tiêu của công tác đánh giá thực hiện công việc nhân viên 70 4.2.GIảI PHÁP HOÀNTHIỆNCÔNGTÁC ĐÁNH GIÁ MứC Độ THựC HIệN CÔNG VIệC CủA NHÂN VIÊN TạI CụC HảI QUAN TPĐÀ NẵNG 70 4.2.1 Giải pháp hoàn thiện việc phân tích và xây dựng tiêu chí đánh giá 70 4.2.2 Giải pháp hoàn thiện về phương pháp triển khai thực hiện 74 4.2.3 Giải pháp hoàn thiện liên quan đối tượng đánh giá thực hiện công việc 78 4.2.4 Xây dựng giải pháp về thời điểm đánh giá và phản hồi kết quả 80 KẾT LUẬN 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO 87 PHỤ LỤC

Bảng 3.5 Bảng tổng hợp phân loại cán bộ công chức năm

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu

Hình 3.4 Biểu đồ tổng hợp tình hình thi đua từ năm 2008-2012 56

MỞ ĐẦU

1 Về tính cấp thiết của đề tài

Trong xu thế toàn cầu hoá, Việt Nam đã tham gia ký kết với nhiều nước, khối nước các hiệp định thương mại song phương, đa phương Chính vì thế, các nhà lãnh đạo đều đặt mối quan tâm về con người lên hàng đầu trong chiến lược xây dựng và phát triển tổ chức Sự tồn tại và phát triển của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Vì vậy, các nhà quản trị luôn tìm cách phát huy và động viên nguồn nhân lực nhằm đạt được chiến lược xây dựng và phát triển của tổ chức

Công chức quản lý nhà nước hay còn gọi là công chức hành chính nhà nước là một bộ phận công chức nhà nước và là nguồn nhân lực quan trọng của

bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương Nguồn nhân lực này có một phần quan trọng trong việc thành công, hoàn thành nhiệm vụ chức năng, của một ngành, một lĩnh vực,… Đánh giá công chức là yêu cầu tất yếu của công tác quản lý nguồn nhân lực Đánh giá công chức giúp cho việc xây dựng quy hoạch đào tạo công chức đúng đối tượng theo yêu cầu nội dung, công tác và đưa ra những căn cứ cho việc xác định biên chế các công chức một cách hợp lý Qua việc đánh giá công chức giúp cho việc tiêu chuẩn hóa,

cụ thể hóa việc sát hạch, kiểm tra, đánh giá năng lực thực hiện công việc của công chức

Có rất nhiều biện pháp để phát triển nguồn nhân lực, trong đó không thể không nhắc đến hoạt động đánh giá mức độ hoàn thành công việc Đánh giá đúng mức độ hoàn thành công việc có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc phát triển và huy động nguồn nhân lực nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức

Đánh giá đúng, chính xác nhân viên là yếu tố quan trọng phát huy nội lực trong các tổ chức công, có thể nói, đây là một trong các khâu quan trọng của công tác quản lý nhân viên trong các cơ quan hành chính của Nhà nước ta

Nhận thức được vấn đề đó Cục Hải quan thành phố (TP) Đà Nẵng đã

có những cố gắng để công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên ngày càng hoàn thiện hơn Tuy nhiên, thực chất công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên hiện nay tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng còn mang tính hình thức, cảm tính, chưa khoa học, chỉ chú trọng đến việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc cuối năm Điều này ảnh hưởng đến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực như thu hút, đào tạo và duy trì nguồn nhân lực, chưa thực sự tạo được động lực để nhân viên làm việc tốt hơn, chưa thực

sự phản ánh đúng năng lực, trình độ nhân viên trong một số trường hợp, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên,

Từ thực tế trên, qua nghiên cứu và tìm hiểu tại Cục Hải quan TP Đà

Nẵng, tôi chọn đề tài “Đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân

viên tại Cục Hải quan thành phố Đà Nẵng”

Câu hỏi nghiên cứu:

(1) Thực trạng công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng như thế nào?

(2) Làm thế nào để hoàn thiện được hệ thống đánh giá mức độ hoàn thành công việc tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng?

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu của luận văn là nghiên cứu, xác định và lựa chọn đề xuất một số giải pháp ưu tiên nhằm hoàn thiện công tác đánh giá mức

độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Tập hợp, hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên trong tổ chức công

+ Tập hợp, hệ thống hóa tài liệu thứ cấp, thu thập thông tin sơ cấp nhằm đánh giá thực trạng công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng, những ƣu nhƣợc điểm và nguyên nhân dẫn tới những nhƣợc điểm này

+ Xác định, đánh giá và đề xuất những giải pháp cần ƣu tiên thực hiện

để hoàn thiện công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tƣợng nghiên cứu của luận văn là công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng

4 Những đóng góp của luận văn

Luận văn đã: Hệ thống những vấn đề lý luận chung về công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên trong một tổ chức công; ƣu nhƣợc điểm của công tác này và nguyên nhân của những hạn chế đó

- Đánh giá thực trạng công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng;

- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng

5 Kết cấu luận văn

Phần giới thiệu

Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về đánh giá thực hiện công việc

trong tổ chức công

Chương 2: Phương pháp luận và thiết kế nghiên cứu

Chương 3: Thực trạng công tác đánh giá mức độ hoàn thành công việc

của nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng

Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá mức độ

hoàn thành công việc của nhân viên hiện tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ

THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TRONG TỔ CHỨC CÔNG

1.1 Một số khái niệm liên quan và ý nghĩa của hoạt động đánh giá

thực hiện công việc trong tổ chức công

1.1.1 Các khái niệm

* Nhân viên/Công chức

Là một người cụ thể đảm nhận một chức vụ hay vị trí công tác nào đó

trong một tổ chức

Công chức là một bộ phận của nguồn nhân lực trong các tổ chức công

Công chức là những người được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ,

làm việc trong các công sở gồm các cơ quan hành chính công quyền và các tổ

chức dịch vụ công do nhà nước tổ chức, trong biên chế và hưởng lương từ

ngân sách nhà nước

(Luật Cán bộ Công chức số 22/2008/QH12 ngày 13 tháng 11 năm

2008)

* Đánh giá

“Là quá trình so sánh, đối chiếu thực tế với những tiêu chuẩn đã định

sẵn để rút ra mức độ phù hợp của các bộ phận, các mối liên kết bên trong sự

vật với những chuẩn mực, quy định của nó”

(Trần Xuân Cầu, 2002, trang 7)

* Công việc

Là tất cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động

hoặc tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao

động

* Thực hiện công việc

Field Code Changed Field Code Changed

Field Code Changed

Thực hiện công việc là quá trình người lao động sử dụng kiến thức, kỹ năng và công sức của mình để hoàn thiện một nhiệm vụ, một công việc nào

đó đóng góp vào cho tổ chức

* Tiêu chuẩn thực hiện công việc

“Tiêu chuẩn thực hiện công việc là hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí để thực hiện các yêu cầu về số lượng, chất lượng đảm bảo hoàn thiện các nhiệm

vụ của công việc”

(Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân, 2007, trang 134)

* Đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá thực hiện công việc là phương pháp, nội dung của quản trị nguồn nhân lực trong các tổ chức bao gồm cả tổ chức hành chính nhà nước Đanh giá thực hiện công việc là xem xét so sánh giữa thực hiện nhiệm vụ cụ thế của công chức với những tiêu chuẩn đã được xác định trong bản mô tả công việc Kết quả đánh giá thực hiện công việc là đánh giá chất lượng công chức trên thực tế

Mỗi tổ chức đều có đặc thù riêng về chức năng, môi trường làm việc, nên mỗi nơi sẽ có các cách đánh giá thực hiện công việc khác nhau Có thể là

“Bình xét thi đua”, “Đánh giá kết quả công việc”, “Đánh giá mức độ hoàn thành công việc”…Tuy có nhiều cách gọi khác nhau nhưng chúng ta đều hiểu thực chất đó là sự đánh giá kết quả lao động của người lao động

„„Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động‟‟

(Nguyễn Ngọc Quân, Nguyễn Vân Điềm, 2007, trang 134 hay 142) Đánh giá thực hiện công việc là tiến trình đánh giá những đóng góp của nhân viên cho tổ chức trong một giai đoạn Thông tin phản hồi từ đánh giá

thực hiện sẽ giúp nhân viên biết được mức độ hoàn thành công việc của họ khi so sánh với tiêu chuẩn mà tổ chức đề ra

(Nguyễn Quốc Tuấn, 2006)

Đánh giá sự hoàn thành công tác hay còn được gọi là đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức duyệt xét và đánh giá sự hoàn thành công tác của một cá nhân theo định kỳ

(Nguyễn Hữu Thân, 2008)

Đánh giá có hệ thống là sự đánh giá một cách toàn diện liên quan đến nhiều khía cạnh của tình hình thực hiện công việc Đánh giá tình hình thực hiện công việc không chỉ đơn giản là việc đánh giá khối lượng sảm phẩm, chất lượng công việc so với mục tiêu đề ra mà còn đề cập đến những vấn đề khác như thái độ làm việc, năng lực chuyên môn cũng như phẩm chất người lao động về cách giải quyết vấn đề, khả năng sáng tạo Vì vậy đánh giá có vai trò hết sức quan trọng đối với các nhà quản lý, đánh giá giúp họ có cái nhìn tổng quan, sâu rộng hơn về người lao động, giúp cải thiện mối quan hệ giữa tổ chức và người lao động cũng như tình hình sử dụng nhân lực trong tổ chức.Đánh giá chính thức được hiểu là sự ban hành công khai các văn bản, quy định liên quan đến hoạt động đánh giá Tính chính thức thể hiện là các mục tiêu đánh giá, tiêu chí đánh giá, chu kỳ đánh giá, phương pháp đánh giá, người đánh giá, hình thức khen thưởng, xử lý kết quả đánh giá,…Ngoài ra, sự đánh giá cần phải minh bạch và có sự trao đổi giữa nhà quản lý và người lao động để các kết quả được khách quan, rõ ràng

Đánh giá mức độ hoàn thành công việc có vai trò khá quan trọng trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của tổ chức Kết quả của quá trình đánh giá thực hiện công việc sẽ là đầu vào tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến việc thực hiện các chức năng còn lại của quản trị nguồn nhân lực Như vậy, nhiệm

vụ của quản trị nguồn nhân lực là phải xây dựng cho được một hệ thống đánh giá thực hiện công việc thực sự khoa học, chính xác và khách quan

Đánh giá mức độ thực hiện công việc là các hoạt động nhằm xác định nhân viên làm tốt như thế nào và mức thù lao tương ứng như thế nào là hợp

lý Xây dựng một quy trình đánh giá, hệ thống các chỉ tiêu đánh giá, làm cơ

sở đánh giá, phát triển hệ thống lương thích hợp và định hướng cho nỗ lực của nhân viên Nhiệm vụ quan trọng khác của đánh giá thực hiện công việc là kiểm soát quá trình thực hiện công việc và thành quả của nó

1.1.2 Tầm quan trọng của công tác đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức

Đánh giá mức độ thực hiện công việc là hoạt động rất quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực Trên thực tế hầu như mọi tổ chức đều thực hiện các công việc sau:

• Thiết kế công việc và xác định hệ thống công việc nhằm đạt được mục tiêu tổ chức

• Tuyển dụng nhân viên với khả năng và ước muốn thực hiện công việc một cách hữu hiệu và hiệu quả

• Đào tạo, động viên và khen thưởng nhân viên về thành tích và hiệu suất công việc

Chuỗi hành động này cho phép tổ chức truyền đạt mục tiêu chiến lược đến tận từng phòng, ban, đơn vị và cá nhân Đánh giá thực hiện công việc chính là cơ chế kiểm soát, đem lại thông tin phản hồi không chỉ cho từng cá nhân mà còn đánh giá tổ chức về các phần việc đang tiến hành Nếu không có thông tin thực hiện công việc, các nhà quản trị không thể biết được liệu rằng nhân viên đang đi đến đúng mục tiêu, theo đúng cách thức và tiêu chuẩn mong muốn hay không

a Sự nhất quán giữa hành vi công việc và chiến lược tổ chức

Đánh giá mức độ thực hiện công việc đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo, hành vi mà nhân viên thực hiện trên công việc nhất quán với chiến lược của tổ chức Thực tế cho thấy trong các tổ chức, nhân viên sẽ cam kết thực hiện những hành vi mà họ cảm nhận là sẽ được tưởng thưởng Nhân viên mong muốn được tổ chức công nhận và thưởng, vì thế họ tìm mọi cách thực hiện những điều mà tổ chức nhấn mạnh Lấy ví dụ, nếu trọng tâm của tổ chức là dịch vụ, nhân viên cố gắng phấn đấu và góp phần trong việc cống hiến các dịch vụ tuyệt hảo để sau đó được tưởng thưởng Nếu trọng tâm của tổ chức tập trung vào kiểm soát chi phí, nhân viên sẽ tìm cách kiểm soát và hạ thấp chi phí Nếu mục tiêu là hiệu suất, nhân viên sẽ phấn đấu cho hiệu suất công việc

Đánh giá mức độ thực hiện công việc trở thành phương tiện để nhận biết hành vi của nhân viên có nhất quán với mục tiêu chiến lược của tổ chức hay không, và đánh giá công việc trở thành cách thức giúp tổ chức đối phó với các bất ổn, nguy hại đến chiến lược chung

b Sự nhất quán giữa hành vi công việc và giá trị tổ chức

Đánh giá mức độ thực hiện công việc là công cụ được sử dụng để củng

cố giá trị và văn hoá tổ chức Ví dụ như giá trị được truyền thông và chia sẻ trong toàn tổ chức là phát triển con người thì đánh giá thực hiện công việc sẽ góp phần vào việc xem xét liệu rằng nhà lãnh đạo có chia sẻ giá trị này trong

tổ chức hay không? Hơn nữa, nếu nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm về việc phát triển nhân viên và trong bản đánh giá thực hiện công việc có khoản mục này thì họ sẽ dành nhiều thời gian hơn để phát triển, trợ giúp cấp dưới của mình Một thành tố quan trọng chiến lược khác của đánh giá thực hiện công việc là sự liên kết đánh giá với văn hoá của tổ chức Đánh giá thực hiện công việc sẽ đảm bảo và điều chỉnh hành vi của nhân viên thể hiện tại nơi làm việc

làm việc nhóm và tạo ra bầu không khí cởi mở, mà ở đó các thành viên của tổ chức chia sẻ thông tin với nhau thì đánh giá thực hiện công việc sẽ chú trọng hơn vào quản trị nhóm Các hành vi củng cố văn hóa cá nhân và không chia

sẻ sẽ không được tán thành Hơn nữa, cách đánh giá truyền thống (đánh giá một người trên cơ sở so sánh với người khác) có thể bị phản tác dụng Một

hệ thống như thế sẽ sinh ra sự cạnh tranh hơn là sự hợp tác trong các nhân viên Trong môi trường như thế, hệ thống đánh giá thực hiện công việc nhấn mạnh vào việc huấn luyện và phát triển, và liên quan đến thông tin phản hồi

từ nhân viên, có thể là thích hợp hơn việc đánh giá truyền thống dựa trên người giám sát

Một tổ chức hoạt động hiệu quả, năng suất cao khi có nhân viên luôn làm việc tích cực và sáng tạo Vì vậy mọi tổ chức đều muốn tạo động lực trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cho các nhân viên của mình Một trong những phương hướng tạo động lực là xác định nhiệm vụ và tiêu chuẩn thực hiện cho nhân viên gồm:

- Xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức và làm cho người lao động hiểu rõ mục tiêu đó;

- Xác định nhiệm vụ cụ thể và các tiêu chuẩn thực hiện công việc mà bản

mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc đóng vai trò quan trọng;

- Đánh giá thường xuyên và công bằng mức độ hoàn thiện nhiệm vụ của người lao động, từ đó giúp họ thực hiện công việc tốt hơn

Như vậy việc đánh giá đúng kết quả làm việc có ý nghĩa đối với người lao động, nhà quản lý cũng như các tổ chức Khi đánh giá thực hiện công việc tốt sẽ tác động đến sự thực hiện công việc của người lao động, từ đó người lao động hăng say hơn, bầu không khí lành mạnh, nhà quản lý đạt được mục tiêu công tác của mình, tổ chức ngày càng đi lên, đó chính là những ý nghĩa to lớn

mà kết quả của công tác đánh giá thực hiện công việc mang lại Đó là một chuỗi dây chuyền có tác dụng tạo ra động lực lâu dài cho người lao động.

1.1.3 Chức năng của đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức

a Là công cụ phát triển phát triển nhân viên

Theo xu hướng quản trị hiện đại, đánh giá thực hiện công việc có thể sử dụng theo vài cách thức khác nhau để khuyến khích phát triển nhân viên, cụ thể:

- Củng cố và duy trì hiệu quả công việc của nhân viên

Sử dụng đánh giá mức độ hoàn thành công việc như là công cụ phát triển nhân viên Bằng cách cung cấp thông tin phản hồi về kết quả công việc quá khứ, người giám sát có thể khuyến khích nhân viên tích cực theo chiều hướng tốt mà họ đã đạt được Nhân viên hoàn thành tốt sẽ được tuyên dương, khen thưởng và nhận được sự tăng thêm thù lao

- Cải thiện công việc

Trên cơ sở thông tin về đánh giá công việc, người giám sát có thể đề nghị cách thức giúp cho nhân viên thực hiện công việc tốt hơn trong tương lai bằng cách chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu và giúp đỡ nhân viên xác định tìm ra cách thức hữu hiệu để hoàn thành các công tác quan trọng Ngoài ra, người giám sát có thể thảo luận mục tiêu công việc với nhân viên cũng như thời gian

để đạt mục tiêu này

- Xác định mục tiêu phát triển nghề nghiệp

Người giám sát và nhân viên có cơ hội để thảo luận các mục tiêu và kế hoạch nghề nghiệp dài hạn của nhân viên thông qua các cuộc họp đánh giá Người giám sát có thể chỉ ra cho nhân viên hoặc đưa ra lời khuyên để đạt được các mục tiêu này

- Xác định nhu cầu đào tạo

Kết quả đánh giá công việc là tiền đề cho việc xác định nhu cầu đào tạo

chương trình đào tạo có thể giúp đỡ họ hiệu chỉnh các kỹ năng cần thiết hoặc

sự thiếu hụt về kiến thức Đánh giá công việc đem lại những thông tin hữu ích

trong việc phát triển các chương trình đào tạo chuyên sâu cho tổ chức

b Là công cụ phát triển hành chính

- Làm cơ sở xác định lương, thưởng và các quyết định nhân sự nội

bộ khác

Đánh giá công việc là cấu thành của hệ thống thưởng phạt của tổ

chức Các nhân viên, những người nhận được kết quả đánh giá tốt có xu

hướng nhận các phần thưởng hoặc thù lao vượt trội hơn các cá nhân khác,

trong khi các nhân viên được đánh giá thấp sẽ nhận hình phạt của tổ chức

Các quyết định nhân sự nội bộ khác thường được kết nối với đánh giá

công việc bao gồm thăng tiến, nghỉ việc tạm thời, thuyên chuyển và các quyết

định khác

- Đánh giá các chính sách và chương trình nguồn nhân lực

Thông tin đánh giá công việc có thể cũng được sử dụng để đánh giá

hiệu quả các chương trình quản trị nguồn nhân lực Đánh giá có thể được thực

hiện trước và sau khi có sự đan xen các chương trình nguồn nhân lực để đánh

giá những thay đổi, tác động xảy ra Các chương trình này có thể bao gồm:

các chương trình đào tạo, tái thiết kế công việc,…

Để đánh giá được chính xác về thực hiện công việc của công chức, các

cơ quan nhà nước phải tiến hành phân tích công việc một cách khoa học, xây

dựng được Bản mô tả công việc, Bản tiêu yêu cầu về năng lực chuyên môn để

thực thi công việc và Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

(Trần Thị Thu & Vũ Hoàng Ngân, 2013)

1.1.4 Đặc điểm của ngành Hải quan ảnh hưởng đến công tác đánh

giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên

- Môi trường làm việc hiện đại và năng động

Formatted: Dutch (Netherlands) Formatted: Dutch (Netherlands) Formatted: Dutch (Netherlands)

Làm việc trong ngành Hải quan, sẽ được làm việc trong một đội hình đa

kỹ năng, luôn được nắm bắt và tiếp xúc với những vấn đề nóng bỏng nhất

đang xảy ra ở trong nước và trên thế giới bởi các hoạt động đầu tư, hoạt động

xuất nhập khẩu hàng hóa, du lịch, …

- Thách thức về sự nhanh nhạy và tính cơ động nghề nghiệp

Xuất phát từ yêu cầu hội nhập quốc tế sâu rộng và thực tế phát triển kinh

tế đối ngoại trước mắt cũng như lâu dài, ngành Hải quan hiện hành phải thực

hiện các cam kết đã được nội luật hóa các điều ước quốc tế về hải quan mà

Việt Nam là thành viên Đó là Công ước Kyoto, Hiệp định GMS, Hiệp định

về việc thực hiện Cơ chế một cửa ASEAN, Hiệp định hợp tác hải quan

ASEAN và góp phần cơ sở pháp lý để tham gia đàm phán các Hiệp định:

Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam - EU, Hiệp định thương mại tự do

Việt Nam - Hàn Quốc, Hiệp định Thương mại tự do giữa Việt Nam và Hiệp

hội mậu dịch tự do châu Âu, Hiệp định đối tác kinh tế chiến lược xuyên Thái

Bình Dương (TPP)… Do vậy, cán bộ công chức ngành Hải quan sẽ phải đối

mặt với các thách thức về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng trong một lĩnh vực

rộng lớn hay các vấn đề đòi hỏi kỹ năng phân tích, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng

làm việc nhóm, khả năng giải quyết vấn đề độc lập… và luôn phải trong tâm

thế sẵn sàng để thực hiện nhiệm vụ

Với những đặc điểm như trên, để có thể thu hút và duy trì nguồn nhân

lực chất lượng, ngành Hải quan phải chú trọng công tác đánh giá thực hiện

công việc của đội ngũ cán bộ công chức

Đánh giá công chức chính xác giúp cho việc xây dựng quy hoạch đào tạo

công chức đúng đối tượng theo yêu cầu nội dung, công tác và đưa ra những

căn cứ cho việc xác định biên chế các công chức một cách hợp lý cũng như

quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của mình, tạo tiền đề cho sự phát triển bền

Formatted: Vietnamese (Vietnam) Formatted: Vietnamese (Vietnam)

Formatted: Vietnamese (Vietnam)

1.2 Đặc điểm và nội dung của hoạt động đánh giá mức độ hoàn

thành công việc trong tổ chức công

1.2.1 Đặc điểm quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức công

Quản trị nguồn nhân lực là một công cụ nhằm phục vụ cho các mục tiêu

chiến lược của một tổ chức nào đó Ngày nay, quản trị nguồn nhân lực đã trở

thành một áp lực lớn cho khu vực công do áp lực ngân sách nhà nước cũng

như áp lực cạnh tranh với khu vực tư nhân

(Trần Thi Thu, Vũ Hoàng Ngân, 2013)

Quản trị nguồn nhân lực là khoa học về quản trị nguồn lực con người

trong tổ chức Được nghiên cứu, úng dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp,

tuy nhiên trong các tổ chức công, nhất là trong hệ thống cơ quan hành chính

nhà nước chưa được quan tâm một cách khoa học Ví dụ như việc phân tích

công việc – cơ sở của quản trị nguồn nhân lực, chưa được tiến hành đồng bộ

trong hệ thống các cơ quan quản lý nhà nước

Khi từng công chức không hiểu rõ về công việc, trách nhiệm, nghĩa vụ

và quyền hạn của mình thì việc thực thi công vụ sẽ không đạt được hiệu quả

cao Thực tế khác là các tiêu chuẩn đánh giá, đề bạt cán bộ thường rất chung

chung, không lượng hóa được vì không xây dựng chỉ tiêu đánh giá sự thực

hiện công việc Do vậy, việc đánh giá thực hiện công việc của công chức mới

chỉ ở mức độ đánh giá trên danh nghĩa, có nơi đánh giá theo cách thức “phong

trào thi đua”

a Đội ngũ cán bộ công chức, được Nhà nước đảm bảo lợi ích khi thực

thi công vụ Là những người thực thi công quyền, đặc điểm này không hề có

ở bất kỳ đối tượng hoạt động nào khác trong xã hội và là một đặc điểm quan

trọng của người cán bộ công chức hành chính

Công chức không thể làm tất cả những gì họ muốn mà phải tuân theo

quy định của pháp luật Nếu làm sai hoặc cố tình gây thiệt hại đến lợi ích

Formatted: Dutch (Netherlands)

chính đáng của tổ chức, của công dân thì công chức sẽ phải chịu trách nhiệm

hành chính

b Nguyên tắc khi đánh giá cán bộ công chức trong tổ chức công

Đánh giá để làm rõ phẩm chất chính trị, đạo đức, năng lực, trình độ

chuyên môn nghiệp vụ, kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao;

Việc đánh giá phải đảm bảo nguyên tắc: Đảm bảo sự lãnh đạo của

Đảng và theo nguyên tắc tập trung dân chủ; Phải căn cứ trên những quy định

được thể chế hóa trong các văn bản pháp luật

c Nội dung của công tác đánh giá cán bộ công chức: Theo Luật cán bộ

công chức thì nội dung đánh giá gồm: Chấp hành đường lối, chủ trương,

chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước; Phẩm chất chính trị, đạo

đức, lối sống, tác phong và lề lối làm việc; Tiến độ và kết quả thực hiện

nhiệm vụ được giao; Tinh thần trách nhiệm và phối hợp trong thực hiện

nhiệm vụ; Thái độ phục vụ nhân dân

1.2.2 Nội dung của hoạt động đánh giá mức độ hoàn thành công

việc

Nội dung đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên bao

gồm các bước và được thể hiện ở hình sau đây:

Môi trường bên ngoài Môi trường bên trong Xác định mục tiêu đánh giá

Lựa chọn tiêu chí đánh giá

Lựa chọn phương pháp đánh giá

Thời điểm đánh giá

Formatted: Dutch (Netherlands), Not

Expanded by / Condensed by

Hoạt động đánh giá thực hiện công việc cần phải có sự tham gia của các

đối tượng liên quan ảnh hưởng đến công việc của cá nhân hay tập thể đó là

các nhà quản lý, chuyên gia nguồn nhân lực, khi thực hiện những quyết

định về từng vấn đề

(Nguyễn Quốc Tuấn, 2006)

1.2.2.1 Xác định mục tiêu đánh giá

Khi đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên cần phải căn

cứ vào mục tiêu đánh giá là gì Tùy theo từng mục tiêu mà có cách thức đánh

giá khác nhau Kết quả đánh giá công việc phải phù hợp với mục tiêu đề ra

Vì vậy, mục tiêu đánh giá được coi là đầu vào quan trọng của hệ thống để

định hướng cho hoạt động đánh giá

Đây là giai đoạn đầu tiên trong bất kỳ tổ chức nào khi thực hiện đánh giá

mức độ hoàn thành công việc của nhân viên Việc xác định mục tiêu đánh giá

mang tính chất định hướng rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động đánh giá

Các tổ chức có thể có mục tiêu khác nhau khi thực hiện đánh giá nhân viên,

tuy nhiên tất cả đều có chung một mục tiêu cơ bản là nâng cao hiệu quả làm

việc của nhân viên

Một số mục tiêu cụ thể của tổ chức khi thực hiện đánh giá mức độ hoàn

thành công việc của nhân viên như sau:

a Mục tiêu hành chính

- Làm cơ sở xác định lương, thưởng và các quyết định nhân sự nội bộ

khác

Formatted: Swedish (Sweden)

Formatted: Swedish (Sweden)

Đánh giá công việc là cấu thành của hệ thống thưởng phạt của tổ chức Các nhân viên, những người nhận được kết quả đánh giá tốt có xu hướng nhận các phần thưởng hoặc thù lao vượt trội hơn các cá nhân khác, trong khi các nhân viên được đánh giá thấp sẽ nhận hình phạt của tổ chức

Các quyết định nhân sự nội bộ khác thường được kết nối với đánh giá công việc bao gồm thăng tiến, nghỉ việc tạm thời, thuyên chuyển và các quyết định khác

- Đánh giá các chính sách và chương trình nguồn nhân lực

Thông tin đánh giá mức độ hoàn thành công việc có thể cũng được sử dụng để đánh giá hiệu quả các chương trình quản trị nguồn nhân lực Đánh giá có thể được thực hiện trước và sau khi có sự đan xen các chương trình nguồn nhân lực để đánh giá những thay đổi, tác động xảy ra Các chương trình này có thể bao gồm: các chương trình đào tạo, tái thiết kế công việc,…

b Mục tiêu phát triển nhân viên

Theo xu hướng hiện đại, đánh giá mức độ hoàn thành công việc có thể

sử dụng theo vài cách thức khác nhau để khuyến khích phát triển nhân viên

- Củng cố và duy trì thành tích của nhân viên

Sử dụng đánh giá mức độ hoàn thành công việc như là công cụ phát triển nhân viên Bằng cách cung cấp thông tin phản hồi về công việc quá khứ, người giám sát có thể khuyến khích nhân viên tích cực theo chiều hướng công việc tốt mà họ đã đạt được Nhân viên hoàn thành tốt sẽ được tuyên dương, khen thưởng và nhận được sự tăng thêm thù lao

- Cải thiện công việc

Trên cơ sở thông tin về đánh giá mức độ hoàn thành công việc, người giám sát có thể đề nghị cách thức giúp cho nhân viên thực hiện công việc tốt hơn trong tương lai bằng cách chỉ ra điểm mạnh, điểm yếu và giúp đỡ nhân viên xác định tìm ra cách thức hữu hiệu để hoàn thành các công tác quan

trọng Ngoài ra, người giám sát có thể thảo luận mục tiêu công việc với nhân viên cũng như thời gian để đạt mục tiêu này

- Xác định mục tiêu phát triển nghề nghiệp

Người giám sát và nhân viên có cơ hội để thảo luận các mục tiêu và kế hoạch nghề nghiệp dài hạn của nhân viên thông qua các cuộc họp đánh giá Người giám sát có thể chỉ ra cho nhân viên hoặc đưa ra lời khuyên để đạt được các mục tiêu này

- Xác định nhu cầu đào tạo

Kết quả đánh giá mức độ hoàn thành công việc là tiền đề cho việc xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên Một nhân viên cụ thể nếu không đạt yêu cầu về công việc, chương trình đào tạo có thể giúp đỡ họ hiệu chỉnh các kỹ năng cần thiết hoặc sự thiếu hụt về kiến thức Đánh giá mức độ hoàn thành công việc đem lại những thông tin hữu ích trong việc phát triển các chương trình đào tạo chuyên sâu cho tổ chức

Vì vậy, tổ chức có thể thực hiện các mục tiêu khác nhau khi đánh giá mức độ hoàn thành công việc, nhưng đều hướng tới một mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên, nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp

1.2.2.2 Thiết lập tiêu chí đánh giá

Các tiêu chuẩn đánh giá được xác định từ tiêu chuẩn thực hiện công việc, thông tin phân tích công việc Dựa vào thông tin này, các cấp độ công việc từ thấp đến cao được xây dựng nhằm so sánh với mức độ thực hiện của nhân viên Tiêu chuẩn nên tập trung vào kết quả hoặc mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, nhằm trả lời câu hỏi: cái gì, bao nhiêu và khi nào

(Nguyễn Quốc Tuấn, 2006)

a Thiết lập tiêu chí đánh giá

- Trên cơ sở phân tích công việc và bản mô tả công việc

Tiêu chí phải dựa vào công việc chứ không phải người thực hiện công việc, nó cho biết mức độ hoàn thành công việc của một nhân viên mà có thể làm người khác hài lòng và chấp nhận, có nghĩa là tiêu chí đánh giá phải được xây dựng trên chính bản thân công việc Vì vậy thông thường có thể qua phân tích công việc để chuyển đổi từ yêu cầu công việc thành tiêu chí đánh giá công việc

Bên cạnh đó, để nắm được công việc của nhân viên, ngoài việc phân tích công việc người lãnh đạo cần phải thiết kế được bản mô tả công việc Căn

cứ nội dung bản mô tả công việc, người lãnh đạo sẽ xác định mục tiêu, định lượng công việc nhân viên cần phải thực hiện để đạt các mục tiêu đặt ra Lưu ý rằng, mục tiêu đề ra cần đạt được sự thống nhất giữa lãnh đạo và nhân viên thực hiện để tránh tình trạng người lãnh đạo áp đặt công việc vượt quá khả năng thực hiện của nhân viên hoặc nhân viên đăng ký mức độ hoàn thành công việc dưới khả năng thực hiện của mình để làm việc nhàn nhã và dễ đạt kết quả Căn cứ kết quả phân tích công việc và bản mô tả công việc, người lãnh đạo có thể xác định mức độ ưu tiên, mức độ quan trọng của từng công việc để quyết định thang điểm đánh giá phù hợp

- Trên cơ sở bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Từ việc phân tích công việc và bản mô tả công việc, người lãnh đạo có thể xác định những yêu cầu về tiêu chuẩn đối với nhân viên thực hiện công việc đó Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cũng có thể được xem là một cơ

sở để tham khảo cho việc thiết lập tiêu chuẩn đánh giá

b Các loại tiêu chí đánh giá

Những nghiên cứu gần đây cho thấy rằng các nhà lãnh đạo thường sử dụng những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhân viên khác nhau Quyết định quan trọng là lựa chọn tiêu chí công việc để đánh giá như thế nào cho phù hợp

- Các tố chất, đặc điểm

Một số các tố chất, đặc điểm của nhân viên như tính cách, thái độ, hình thức, tính chủ động được coi là cơ sở cho một số đánh giá Loại đánh giá này chú trọng việc tìm hiểu nhân viên là người như thế nào nhưng lại rất ít chú trọng về những điều mà họ thực sự làm vì có khả năng các tố chất đó hoặc là không liên quan đến công việc hoặc là khó định nghĩa

Sử dụng loại tiêu chuẩn này có nhiều hạn chế về tính hợp lý Các đặc điểm được đánh giá theo loại này thường không liên quan đến cách thức nhân viên thực sự ứng xử ở công việc bởi vì hành vi công việc bị ảnh hưởng bởi nhiều tình huống và nhân tố môi trường Ngoài ra đánh giá theo cách này rất khó để xác định một cách chính xác và nó không hữu hiệu để cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên

Một số tố chất có thể liên quan tới hiệu quả công việc Nếu như mối quan hệ này được xác lập thì việc sử dụng chúng có thể là thích hợp

- Các hành vi

Tổ chức có thể đánh giá hành vi liên quan đến công việc của một nhân viên Chẳng hạn: phong cách lãnh đạo, bồi dưỡng người khác, tinh thần hợp tác trong làm việc nhóm, định hướng phục vụ đối tác Nếu như một số hành vi mang lại kết quả mong muốn, việc sử dụng chúng trong quá trình đánh giá là xác đáng Sử dụng các tiêu chuẩn hành vi là thích hợp khi hoạt động sử dụng

để hoàn thành công việc là rất quan trọng và muốn được sử dụng chúng để nhấn mạnh cách thức hoàn thành công việc

Trong đánh giá dựa trên hành vi, nhân viên đánh giá dựa trên những điều mà họ thực hiện tại công việc Cách đánh giá này được pháp luật chấp nhận hơn cách đánh giá theo đặc điểm Đánh giá hành vi có thể là rất hữu ích cho mục đích phản hồi vì nó xác định một cách chính xác những điều nhân viên nên làm khác biệt

Sự thiếu hụt có thể là một nhược điểm khi xác lập các tiêu chuẩn hành

vi bởi vì chúng thường không bao hàm tất cả hành vi có thể dẫn đến hiệu quả công việc Đối với một vài công việc, hiệu quả công việc tốt có thể đạt được qua việc sử dụng hành vi khác nhau

- Kết quả thực hiện công việc

Các tiêu chí kết quả thực hiện công việc hay còn được gọi là mức độ đạt mục tiêu được sử dụng khi mà mục đích quan trọng hơn các phương tiện, kết quả công việc quan trọng hơn cách thức thực hiện, hoặc khi có nhiều cách thức sử dụng để đạt được kết quả

Các kết quả được xác định cần phải nằm trong tầm kiểm soát của cá nhân hoặc là nhóm làm việc đó Đánh giá dựa trên kết quả là rất khó đo lường trong một vài trường hợp và đối với một vài công việc Sử dụng duy nhất tiêu chí kết quả để đánh giá có thể nuôi dưỡng một trạng thái tâm lý “có kết quả bằng bất cứ giá nào” trong số nhân viên

Hiệu quả công việc của nhóm sẽ bị tác động nếu các cá nhân lo cho kết quả của mình và không góp phần giúp đỡ đồng nghiệp Tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc bộc lộ hạn chế vì không đề cập đến các khía cạnh của công việc chẳng hạn như sự hợp tác, phối hợp nhân tố đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi ích của tổ chức Hạn chế cuối cùng của việc đánh giá theo loại tiêu chí này là không hữu ích ở góc độ phát triển nhân viên Mặc dù kết quả là thấp hơn mức độ chấp nhận được, chúng cũng không cung cấp thông tin rõ ràng nhằm cải thiện hiệu quả công việc công việc

- Năng lực

Năng lực là phạm vi rộng bao gồm kiến thức, các kỹ năng, tố chất và hành vi có thể mang tính nghiệp vụ, có liên quan đến các kỹ năng ứng xử hoặc là định hướng công việc Trong các công việc của nhà lãnh đạo các năng

lực liên quan có thể bao gồm việc phát triển tài năng, các kỹ năng quản lý như

hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, giám sát,…

Năng lực được lựa chọn để đánh giá mức độ hoàn thành công việc phải

là những năng lực có liên quan mật thiết đến thành công trong công việc

c Các yêu cầu đối với tiêu chí đánh giá

Bước đầu tiên trong quá trình đánh giá các nhà lãnh đạo cần xác định

các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả nào cần đánh giá và những yếu tố này liên hệ

với việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào Các tiêu chí

đánh giá kết quả thực hiện công việc cần đáp ứng nguyên tắc SMART:

- Cụ thể, chi tiết: Các tiêu chí phải phản ánh được sự khác biệt giữa

người thực hiện công việc tốt và người thực hiện công việc không tốt (S)

- Đo lường được: Các tiêu chí phải đo lường được và không quá khó

khăn trong việc thu thập dữ liệu hoặc dữ liệu quá phân tán (M)

- Phù hợp thực tiễn: Các tiêu chí thực hiện công việc gắn với kết quả

thực tế, khả thi, hợp lý (A)

- Có thể tin cậy được: Các tiêu chí đo lường thực hiện công việc phải

nhất quán, đáng tin cậy Những người đánh giá khác nhau cùng xem xét kết

quả thực hiện của một nhân viên, thì phải có các kết luận không quá khác

nhau về kết quả thực hiện của nhân viên đó (R)

- Thời gian thực hiện/hoàn thành công việc: Tiêu chí đánh giá cần xem

xét kết quả hoàn thành công việc tương ứng với thời gian quy định (T)

1.2.2.3 Lựa chọn phương pháp đánh giá

Để xây dựng và thực hiện được một chương trình đánh giá thực hiện

công việc phù hợp, nhất quán thì cần phải dựa vào đặc điểm và mục đích của

tổ chức, từ đó tìm được phương pháp đánh giá hợp lý, hiện nay có rất nhiều

phương pháp như: thang đo đồ họa, thang đo dựa trên hành vi, Có thể phối

Formatted: Dutch (Netherlands)

kết hợp giữa hai hoặc ba phương pháp cùng nhau Sau đây là các phương

pháp được sử dụng:

a Phương pháp mức thang điểm

Theo phương pháp này, việc đánh giá thực hiện công việc được ghi lại

trên một bảng thang điểm Thang điểm này được chia ra thành 4 hay 5 khung

được xác định bởi các tính từ như xuất sắc, giỏi, trung bình, yếu, kém,…

tương ứng là các điểm số quy đổi Nếu một vài tiêu thức quan trọng hơn thì

dùng trọng số

Trong phương pháp này, cần phải thiết kế một danh mục các câu mô

tả về các hành vi, thái độ có thể xảy ra của người lao động; chẳng hạn như:

tham gia làm ngoài giờ nếu được đề nghị, tổ chức nơi làm việc tốt và người

đánh giá sẽ đánh dấu vào những câu mà họ cảm thấy phù hợp với đối tượng

đánh giá

Ưu điểm: Phương pháp này dễ thực hiện và tránh được các lỗi như xu

hướng trung bình hay sự dễ dãi Kết quả đánh giá được biểu hiện cụ thể bằng

điểm do đó cũng thuận tiện cho việc ra các quyết định quản lý

Nhược điểm: để các câu mô tả phù hợp với từng loại công việc, cần phải

thiết kế các danh mục khác nhau cho các loại công việc khác nhau Trong

trường hợp các câu mô tả mang tính chất chung thì phù hợp với nhiều loại

công việc nhưng lại không phản ánh được tính đặc thù của từng loại công

việc Việc xác định các trọng số cũng phức tạp và đòi hỏi có sự trợ giúp

chuyên môn

b Các phương pháp đánh giá so sánh (Comparative Evaluation

Approaches): Phương pháp này gồm có các cách xếp hạng, so sánh theo từng

cặp, phân phối bắt buộc, và cho điểm

(Trần Kim Dung, 2013)

Formatted: Dutch (Netherlands)

Các phương pháp đánh giá so sánh là các phương pháp đánh giá dựa trên so sánh sự thực hiện công việc của từng người lao động với các đồng nghiệp của họ Tiêu thức đánh giá là tình hình thực hiện công việc nói chung Người đánh giá thường là lãnh đạo trực tiếp

Ưu điểm chung của các phương pháp này là chúng đều đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, rất có tác dụng trong việc ra các quyết định như lương, thưởng, thăng tiến đối với người lao động

Nhược điểm dễ dẫn đến phạm các lỗi như thiên vị, thành kiến, sự kiện gần nhất Việc cung cấp các thông tin phản hồi với người lao động cũng bị hạn chế Đồng thời, các phương pháp đánh giá so sánh thường không có tác dụng khuyến khích sự cộng tác và đoàn kết trong tập thể lao động

+ Phương pháp xếp hạng

Xếp hạng đơn giản: người đánh giá (trong trường hợp này là người lãnh đạo trực tiếp của bộ phận) xếp hạng nhân viên theo thứ tự từ thực hiện công việc tốt nhất đến kém nhất

Xếp hạng có lựa chọn (xếp hạng luân phiên): người đánh giá lựa chọn người làm việc tốt nhất và kém nhất và liệt kê ra giấy, sau đó lại tiếp tục lựa chọn những người tốt nhất và kém nhất còn lại và tiếp tục cho đến hết (chính xác hơn đơn giản)

+ Phương pháp phân phối bắt buộc

Phương pháp phân phối bắt buộc: đòi hỏi người đánh giá phải phân loại các thành viên thành các loại khác nhau theo những tỷ lệ đã được quy định trước (tỷ lệ bắt buộc)

Việc xác định tỷ lệ các loại nhân viên thường được dựa trên “phân phối chuẩn” (trong thống kê) vì nó cho phép một tỷ lệ % lớn hơn của mẫu được xếp vào trong các thứ loại ở giữa Phương pháp này hạn chế việc mắc lỗi xu hướng trung bình hay quá dễ dãi, quá nghiêm khắc

+ Phương pháp cho điểm

Phương pháp cho điểm: trong phương pháp này, người đánh giá phải

thông báo tổng số điểm đã được quy định cho các nhân viên trong bộ phận

Phương pháp này cho thấy sự khác nhau tương đối giữa các nhân viên

nhưng dễ bị ảnh hưởng bởi lỗi thành kiến, thiên vị, sự kiện gần nhất

+ Phương pháp so sánh cặp

Phương pháp này đòi hỏi người đánh giá phải so sánh từng nhân viên

với tất cả những người khác trong bộ phận theo từng cặp

Vị trí của từng nhân viên trong bảng xếp hạng (hay số điểm đánh giá)

được quyết định bởi số lần nhân viên đó được chọn là tốt hơn so với những

nhân viên khác Có nhiều cách để so sánh các nhân viên theo cặp, trong đó có

một cách đơn giản, tốn ít thời gian và công việc giấy tờ là viết tên và số hiệu

của từng nhân viên từ trên xuống dưới ở phía bên trái của một biểu đồ và

cũng những số hiệu đó theo các cột ở phía trên để tạo thành một ma trận (một

bảng) Người đánh giá sẽ cân nhắc từng cặp tên ở trong một nửa của ma trận

đó và chỉ ra người làm việc tốt hơn trong từng cặp

Đối với các bộ phận có nhiều nhân viên, số lượng cặp so sánh sẽ lớn

hơn Công thức tính số so sánh theo cặp là N (N-1) /2 với N là số nhân viên

trong bộ phận Ưu điểm của so sánh cặp là đơn giản và có tính tin cậy cao hơn

các kiểu so sánh khác

c Phương pháp sự kiện điển hình

(Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân, 2010)

Người đánh giá phải ghi chép những sự kiện về hành vi hoặc công việc

hiệu quả hay không hiệu quả, lưu trữ thông tin này Vào cuối giai đoạn đánh

giá, dữ liệu này được sử dụng để đánh giá nhân viên

Formatted: Vietnamese (Vietnam) Formatted: Vietnamese (Vietnam) Formatted: Vietnamese (Vietnam) Formatted: Vietnamese (Vietnam)

Phương pháp này đòi hỏi người đánh giá dành nhiều thời gian và thực

sự khó xác định bao nhiêu và cấu trúc các sự kiện như thế nào cho đánh giá

cuối cùng Nó rất hữu ích trong việc hỗ trợ các phương pháp nêu trên, nó làm

giảm thiểu lỗi bao dung và phân biệt một cách chi tiết hơn

Phương pháp này có ưu điểm là: Theo dõi được thường xuyên tình hình

thực hiện công việc của nhân viên chứ không phải chỉ cho ý kiến vào cuối kỳ

và giúp ta hạn chế được nhiều lỗi chủ quan; Thuận lợi cho việc thảo luận với

người lao động về các ưu điểm, nhược điểm của họ trong thực hiện công việc

và việc ra quyết định

Tuy nhiên, nó có nhược điểm là tốn nhiều thời gian và nhiều khi công

việc ghi chép bị bỏ qua Người lao động cũng có thể cảm thấy không thoải

mái khi biết rằng người lãnh đạo ghi lại những hành vi yếu kém của mình

d Phương pháp sử dụng bản tường thuật (Narrative Essays)

(Trần Kim Dung, 2013)

Là phương pháp trong đó người đánh giá mô tả bằng văn bản (tức là

viết một bản tường thuật) về các điểm mạnh, điểm yếu, các tiềm năng cũng

như các gợi ý về biện pháp hoàn thiện sự thực hiện công việc của nhân viên

Ưu điểm: là có thể cung cấp các thông tin phản hồi rất chi tiết và hữu

ích cho người lao động

Nhược điểm: khó sử dụng thông tin vào việc ra các quyết định nhân sự;

dễ phạm phải các lõi do chủ quan

Sự chính xác của các thông tin tường thuật phụ thuộc rất nhiều vào khả

năng diễn đạt viết của người đánh giá Do vậy, để tạo điều kiện dễ dàng cho

người đánh giá, bản tường thuật có thể được yêu cầu viết theo một vài câu hỏi

đã định sẵn (phương pháp mẫu tường thuật) Phương pháp này thường được

sử dụng kết hợp với một phương pháp mang tính định lượng khác

e Phương pháp đánh giá bằng thang điểm dựa trên hành vi

Formatted: Vietnamese (Vietnam) Formatted: Vietnamese (Vietnam)

Formatted: Vietnamese (Vietnam)

(Nguyễn Vân Điềm, Nguyễn Ngọc Quân, 2010)

Đây là phương pháp tổng hợp các phương pháp thang đo đánh giá đồ

hoạ và phương pháp ghi chép các sự kiện quan trọng Các thang đánh giá dựa

trên hành vi cũng tương tự như các thang đánh giá đồ họa, chỉ khác là các

thang đánh giá này được mô tả chính xác hơn bởi các hành vi cụ thể Trong

phương pháp này, các hành vi quan trọng thuộc công việc được xác định và

được sử dụng để cho điểm đánh giá Phương pháp này có thể thực hiện theo

hai cách: thang điểm kỳ vọng hành vi (Behavioral Expectation Scales-BES)

và thang điểm quan sát hành vi (Behavioral Observation Scales-BOS)

Phương pháp thang điểm kỳ vọng hành vi: các hành vi thực hiện công

việc được phân loại theo từng yếu tố chủ yếu Trong từng yếu tố, các hành vi

thực hiện công việc ở các mức độ từ kém đến xuất sắc có thể xảy ra được sắp

xếp theo một thang điểm và được dùng để đánh giá thực hiện công việc

Ưu điểm cơ bản của các thang đo dựa trên hành vi là:

Tính thiên vị ít hơn các thang đo khác; các đặc trưng được lựa chọn cẩn

thận hơn;

Tạo ra sự nhất trí giữa những người đánh giá bởi vì chúng đánh giá các

hành vi có thể quan sát được hơn là đánh giá các nhận thức chủ quan

Nhược điểm của phương pháp này:

Việc thiết kế các thang đo rất tốn thời gian và chi phí Việc sử dụng các

thang đo để cho điểm cũng tốn nhiều thời gian

Kết quả đánh giá cũng sẽ bị ảnh hưởng nếu các đặc trưng và các hành

vi không được lựa chọn và mô tả cẩn thận

Người đánh giá cũng gặp khó khăn khi phải xác định sự tương tự giữa

hành vi thực hiện công việc của đối tượng với hành vi được mô tả trong thang

Hướng về hoạt động nhiều hơn hướng về kết quả, việc xây dựng và

quản lý các phiếu đánh giá rất phức tạp và đắt tiền, tốn nhiều thời gian

f Phương pháp quản trị theo mục tiêu (MBO)

(Trần Kim Dung, 2013)

Phương pháp đánh giá quản trị mục tiêu là phương pháp hướng kết quả

vì theo phương pháp này công việc công việc của nhân viên được xác định

dựa trên mức độ đạt được của nhân viên đó so với mục tiêu công việc đã được

xác định từ trước

Là phương pháp trong đó nhân viên và người lãnh đạo trực tiếp cùng

xây dựng các mục tiêu thực hiện công việc cho thời kỳ tương lai Trên cơ sở

đó, người lãnh đạo đánh giá sự nỗ lực của các nhân viên và cung cấp các

thông tin phản hồi cho họ theo từng thời kỳ

Nhấn mạnh nhiều vào các kết quả mà nhân viên cần đạt được chứ

không nhấn mạnh nhiều vào các hoạt động (hành vi) thực hiện công việc và

do đó nó có tác dụng nâng cao sự chịu trách nhiệm cá nhân đối với công việc

Để thực hiện được phương pháp này, người lãnh đạo và nhân viên phải cùng

thảo luận để thống nhất với nhau về:

- Các yếu tố chính trong công việc của nhân viên

- Các mục tiêu cụ thể cần đạt được cho từng yếu tố của công việc trong

chu kỳ đánh giá đã định trước (thường là 6 tháng hay 1 năm)

- Xây dựng một kế hoạch hành động để thực hiện các mục tiêu đó

Cuối kỳ, người lãnh đạo sử dụng các mục tiêu đó để đánh giá sự thực

hiện công việc của nhân viên Tuy nhiên, trong suốt chu kỳ đánh giá, nhân

viên luôn tự xem xét lại một cách định kỳ tiến độ công việc của mình dưới sự

giúp đỡ của người lãnh đạo và nếu cần thiết có thể đưa ra những điều chỉnh về

kế hoạch hành động, thậm chí cả mục tiêu công việc

Formatted: Vietnamese (Vietnam) Formatted: Vietnamese (Vietnam)

Yêu cầu của phương pháp là: cần phải có sự thoả thuận thống nhất về

mục tiêu thực hiện công việc giữa hai bên (tức là giữa người lãnh đạo và

người lao động)

Ưu điểm: có tác dụng quan trọng trong việc tạo động lực cho người lao động

Nhược điểm: rất khó khăn trong việc xác định các mục tiêu

g Phương pháp phân tích định lượng, theo tiêu chuẩn công việc

(Trần Kim Dung, 2013)

Đây là phương pháp được phát triển tiếp theo, cụ thể hơn của phương

pháp bảng điểm

Đối chiếu so sánh mức độ thực hiện của mỗi nhân viên với tiêu chuẩn

đã đề ra, các tiêu chuẩn này được xác định bởi nghiên cứu thời gian, nghiên

cứu cử động hoặc lấy mẫu công việc Các tiêu chuẩn phải khách quan, và

nhân viên phải hiểu rõ các tiêu chuẩn đó đã được thiết lập như thế nào

Trình tự thực hiện:

Bước 1: Xác định được các yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc

Trước hết nhà lãnh đạo chỉ cho nhân viên biết là họ có những yêu cầu

chủ yếu gì đối với nhân viên thực hiện công việc Các công việc khác nhau sẽ

có các yêu cầu chủ yếu khác nhau về chuyên môn nghiệp vụ, tính tình, sức

khỏe Nếu bị điểm kém đối với bất cứ yêu cầu chủ yếu nào, nhân viên cũng có

thể bị thuyên chuyển công tác hoặc bị cho nghỉ việc Do đó, số lượng các yêu

cầu chủ yếu này không nên nhiều quá, cũng không nên ít quá

Bước 2: Phân loại các mức độ thỏa mãn yêu cầu khi thực hiện công việc

Mỗi yêu cầu thường được phân thành 5 mức độ: xuất sắc, khá, trung

bình, yếu và kém Mức độ kém là không thể chấp nhận được, xứng đáng cho

nghỉ việc hoặc phải chuyển sang thực hiện công việc khác Mức độ xuất sắc

thể hiện nhân viên hoàn toàn đáp ứng yêu cầu cao nhất về mặt nào đó, và

Formatted: Vietnamese (Vietnam)

Formatted: Vietnamese (Vietnam)

Formatted: Vietnamese (Vietnam)

xứng đáng được điểm 9 hoặc 10 Ở mỗi mức độ, nên có các điểm minh họa cụ thể cho nhân viên

Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu

quả thực hiện công việc của nhân viên

Các yêu cầu khác nhau có tầm quan trọng khác nhau với hiệu quả thực hiện công việc, điều này được thể hiện qua điểm trọng số của từng yêu cầu Cần lưu ý là tầm quan trọng của mỗi yếu tố chủ yếu trong hoạt động của nhân viên sẽ không giống nhau ở các doanh nghiệp khác nhau Có thể áp dụng các phương pháp sau đây để xác định tầm quan trọng của mỗi yêu cầu đối với kết quả thực hiện công việc:

Ki

Gi) (Ki Gt/b