Môi trƣờng tổ chức là mối quan hệ giữa các thành viên trong cơ quan, giữa cấp trên và cấp dƣới, giữa đồng cấp với nhau. Môi trƣờng thân thiện sẽ tạo ra sự hòa đồng giữa cấp trên và cấp dƣới, giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái trong công việc, góp phần tăng hiệu quả lao động. Ngƣợc lại, sẽ tạo ra sự căng thẳng của cấp trên đối với cấp dƣới, dễ hình thành tƣ tƣởng không muốn làm việc, ỉ lại trong nội bộ nhân viên.
- Các cơ sở pháp lý khác
- Các chính sách đổi mới của Đảng và Nhà nƣớc
Với xu thế hội nhập quốc tế sâu rộng nhƣ hiện nay, quá trình toàn cầu hóa, việc đáp ứng các bộ Luật, các chính sách về nguồn nhân lực làm thay đổi về đánh giá thực hiện công việc, thái độ làm việc và nghỉ ngơi, lối sống xã hội, sự nhìn nhận đối với lao động … cũng đã có những sự thay đổi đáng kể. Tất cả những yếu tố này đều có những ảnh hƣởng nhất định đến đánh giá thực hiện công việc ở xu hƣớng nguồn nhân lực và quản trị nguồn nhân lực.
3.4.2. Các yếu tố môi trường bên trong
- Văn hóa và thói quen làm việc trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc - Vai trò của các tổ chức đoàn thể đối với vấn đề đánh giá cán bộ công chức.
- Các cơ quan nhà nƣớc nói chung còn mang tính hình thức, tính vị nể, giải hòa vi quý đã ăn sâu vào hầu hết đội ngũ cán bộ công chức ở Việt Nam. Vì vậy, quy định quản lý, đánh giá cán bộ công chức chƣa thực sự đúng với bản chất và nội dung đƣợc quy định trong luật và các văn bản có liên quan.
CHƢƠNG 4. GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN
TẠI CỤC HẢI QUAN TP ĐÀ NẴNG
4.1. Căn cứ xây dựng giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc của nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng
4.1.1. Mục tiêu chiến lược phát triển
4.1.1.1. Mục tiêu chung
Xây dựng Cục Hải quan quan TP Đà Nẵng theo phƣơng châm hành động của ngành Hải quan: “Chuyên nghiệp – Minh bạch – Hiệu quả”; ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong quy trình nghiệp vụ; thực hiện cải cách thủ tục hành chính để tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho doanh nghiệp, cá nhân xuất nhập khẩu hàng hóa, xuất nhập cảnh phƣơng tiện vận tải.
4.1.1.2. Mục tiêu cụ thể
- Thời hạn tiếp nhận, đăng ký tờ khai: Chậm nhất 30 phút kể từ khi tiếp nhận tờ khai, công chức Hải quan phải hoàn thành việc tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký tờ khai (trừ những tờ khai phức tạp, có trên 10 mục mặt hàng); hoặc phải trả lời bằng Phiếu yêu cầu nghiệp vụ đối với trƣờng hợp không chấp nhận đăng ký tờ khai hoặc có yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ.
- Thời hạn giải quyết hồ sơ miễn thuế: Trong thời hạn 10 ngày làm việc
kể từ ngày tiếp nhận bộ hồ sơ miễn thuế đầy đủ, hợp lệ, cơ quan Hải quan thực hiện giải quyết miễn thuế cho tổ chức, cá nhân.
- Thời hạn trả lời, giải quyết vướng mắc: Tối đa không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đƣợc văn bản yêu cầu trả lời, giải quyết vƣớng mắc của khách hàng, cơ quan Hải quan phải có công văn hồi đáp.
- Trường hợp nội dung giải quyết vượt thẩm quyền: Trong vòng 5 ngày làm việc, cơ quan Hải quan phải có văn bản lấy ý kiến của cấp có thẩm quyền,
từ ngày nhận đƣợc ý kiến của cấp có thẩm quyền, cơ quan Hải quan phải có công văn trả lời khách hàng.
- Tổ chức tốt thủ tục hải quan điện tử; hệ thống thông quan một cửa quốc gia;
- Thu ngân sách nhà nước qua ngân hàng thương mại: Đẩy mạnh việc thu ngân sách nhà nƣớc qua ngân hành thƣơng mại nhằm hạn chế và dẫn đến không thanh toán bằng tiền mặt trong việc thu thuế và các khoản thu khác trong lĩnh vực hải quan
4.1.2. Mục tiêu của công tác đánh giá thực hiện công việc nhân viên
Để thực hiện đƣợc mục tiêu chiến lƣợc của Cục Hải quan TP Đà Nẵng trong thời gian đến cần đạt đƣợc các mục tiêu về quản trị nguồn nhân lực, trong đó thiết lập một tiến trình đánh giá thực hiện công việc khoa học nhằm thực hiện tốt mục tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ chung của Cục. Nhằm tạo ra một quá trình đánh giá thực hiện công việc liên tục và linh hoạt nhằm gắn kết các mục tiêu cá nhân với các mục tiêu tổ chức, phát triển khả năng nhân viên nhằm đáp ứng và vƣợt qua những kỳ vọng, để phát huy toàn bộ tiềm năng cá nhân mang lại lợi ích cho chính họ và cho tổ chức. Thông qua hoạt động đánh giá thực hiện công việc, nhà quản lý đánh giá đúng, công bằng năng lực đóng góp của từng nhân viên, có chế độ đãi ngộ xứng đáng, đồng thời theo dõi, đề bạt những ngƣời có năng lực thực sự.
4.2. Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá mức độ thực hiện công việc của nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng
4.2.1. Giải pháp hoàn thiện việc phân tích và xây dựng tiêu chí đánh giá
a. Phân tích công việc và phân loại các nhóm nhân viên
Tác giả tiến hành quan sát những hành vi liên quan đến công việc của nhân viên ở từng đơn vị, phỏng vấn chuyên gia để phân tích công việc
nhằm sắp xếp công việc có hệ thống và theo nhóm công việc trên cơ sở những đặc điểm của công việc cụ thể, sau đó phân loại nhân viên dựa trên nhóm công việc đã phân tích. Kết quả phân tích công việc và phân loại nhân viên nhƣ sau:
- Nhóm nhân viên tham mƣu, giúp việc: giúp lãnh đạo các đơn vị và lãnh đạo Cục trong công tác điều hành, quản lý chung; nhóm này có trách nhiệm nghiên cứu, nắm vững các quy định của pháp luật trong lĩnh vực đƣợc phân công, chuẩn bị số liệu, soạn thảo các văn bản trình lãnh đạo để chỉ đạo, điều hành công việc; triển khai các chính sách, pháp luật trong lĩnh vực hải quan, tổng hợp và kiến nghị những bất cập của chính sách thực hiện trong thực tế; nhóm này cần các kỹ năng nghiệp vụ ở mức độ chuyên sâu, kỹ năng ngoại ngữ, soạn thảo văn bản và không ngừng học tập để nâng cao trình độ của mình.
- Nhóm nhân viên tác nghiệp trực tiếp tại các chi cục: trực tiếp làm công tác đăng ký tờ khai cho hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; làm thủ tục cho phƣơng tiện xuất nhập cảnh; thực hiện các thủ tục miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, quản lý thuế. Nhóm này phải đảm bảo nghiêm ngặt các thủ tục, quy trình theo đúng quy định của pháp luật, thái độ ứng xử với khác hàng nhằm đám bảo phục vụ tốt, đem lại sự hải lòng cho các tổ chức, cá nhân có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Nhóm nhân viên tác nghiệp tại đội kiểm soát hải quan, đội kiểm soát phòng chống ma túy: có trách nhiệm phòng chống buôn lậu, gian lận thƣơng mại và ma túy trên địa bàn; nhóm này có trách nhiệm thu thập thông tin, xây dựng cơ sở, điều tra, nắm tình hình để có biện pháp phòng chống buôn lậu, gian lận thƣơng mại và ma túy kịp thời phát hiện các đƣờng dây, ổ nhóm nhằm bảo đảm môi trƣờng kinh doanh lành mạnh, bảo vệ sản xuất trong nƣớc. Nhóm này cần các năng lực điều tra và các kỹ năng làm việc hiện trƣờng.
Ngoài lý do làm cơ sở thiết lập vai trò, trách nhiệm, yêu cầu về năng lực và xây dựng tiêu chuẩn đánh giá một cách chính xác và công bằng, tác giả còn mong muốn góp phần tạo cơ sở dữ liệu để Cục Hải quan TP Đà Nẵng làm các công tác quản trị nguồn nhân lực nhƣ hoạch định, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
b. Xây dựng cam kết trách nhiệm và yêu cầu năng lực
Việc cam kết trách nhiệm và yêu cầu năng lực đƣợc thiết lập trên cơ sở 4 nhóm nhân viên trong phân tích công việc và phân loại nhóm nhân viên.
Trên cơ sở thảo luận của đại diện các nhóm nhân viên để thấu hiểu mục tiêu và thống nhất các yêu cầu, tác giả tiến hành xây dựng trách nhiệm và yêu cầu năng lực cho mỗi nhóm nhân viên phù hợp với chức năng nhiệm vụ đƣợc giao nhƣ sau:
- Nhóm nhân viên tham mƣu, giúp việc: Theo phụ lục IX
- Nhóm nhân viên tác nghiệp trực tiếp tại các chi cục: Theo Phụ lục X - Nhóm nhân viên tác nghiệp tại đội kiểm soát hải quan, đội kiểm soát phòng chống ma túy: Theo Phụ lục XI
* Tính linh hoạt của Bảng cam kết trách nhiệm và yêu cầu năng lực:
Theo quy định của ngành Hải quan, các nhân viên đƣợc luân chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của tổ chức. Khi thay đổi vị trí từ nhóm nhân viên này sang nhóm nhân viên khác, nhân việc đƣợc luân chuyển sẽ viết lại Bảng cam kết trách nhiệm và yêu cầu năng lực phù hợp với công việc tại vị trí mới.
Thêm nữa, sau khi kết thúc một chu kỳ của đánh giá, tại cuộc họp xem xét kết quả các nhân viên sẽ thảo luận xem các tiêu chí nào trong Bảng cam kết còn hữu ích, các tiêu chí nào không còn phù hợp cần phải thay thế hoặc loại bỏ. Trên cơ sở đó, lãnh đạo sẽ hƣớng dẫn nhân viên viết lại Bảng cam kết mới cho chu kỳ sau.
c. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá
Hiện tại, Cục Hải quan TP Đà Nẵng chƣa có các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể cho từng nhân viên theo nhóm công việc, các tiêu chuẩn đánh giá cũng mang tính chung chung, khó đánh giá, không phù hợp và các nhân viên không thống nhất. Chính vị vậy cần xây dựng các tiêu chí mới cho từng đối tƣợng cụ thể. Các nguyên tắc khi xây dựng tiêu chuẩn:
+ Tiêu chuẩn đánh giá phải gắn liền với công việc đƣợc phân công và gắn liền với mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức;
+ Tiêu chuẩn đánh giá phải bao quát đƣợc mọi khía cạnh của quá trình thực hiện công việc;
+ Tiêu chuẩn đánh giá không nên bị đồng nhất hoặc bị sai lệch do những yếu tố khách quan;
+ Tiêu chuẩn phải đảm bảo độ tin cậy theo thời gian và đối với tất cả những ngƣời thực hiện đánh giá;
+ Tiêu chuẩn đánh giá phải mang tính khả thi cao, phù hợp với thực tế. + Tiêu chuẩn phải gắn với mục đích cá nhân.
Dựa trên mục tiêu của tổ chức, cam kết trách nhiệm và yêu cầu năng lực đã thiết lập cho mỗi nhóm nhân viên, những đặc điểm cụ thể của nhân viên tại Cục Hải quan TP Đà Nẵng, tác giả xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cho từng nhóm nhân viên nhƣ sau:
* Nhóm nhân viên tham mưu, giúp việc: Theo phụ lục XII
* Nhóm nhân viên tác nghiệp trực tiếp tại các chi cục: Theo Phục lục XIII
* Nhóm nhân viên tác nghiệp tại đội kiểm soát hải quan, đội kiểm soát phòng chống ma túy: Theo Phụ lục XIV.
Trong Bảng tiêu chuẩn đánh giá của từng nhóm nhân viên, ngoài các tiêu chuẩn, định nghĩa mô tả, thang điểm đánh giá, tác giả đề xuất thêm phần
của ngƣời đánh giá. Nội dung này là phản hồi chính thức của cấp lãnh đạo đối với ngƣời đƣợc đánh giá đối với những kết quả đạt đƣợc, những thiếu sót cần khắc phục và những nội dung cần điều chỉnh trong kỳ sau.
d. Cách đánh giá và cho điểm
Sử dụng phƣơng pháp đánh giá mức thang điểm theo cách cho điểm sau: 1. Không tốt: 10 điểm; 2. Trung bình: 20 điểm; 3. Khá: 30 điểm; 4. Tốt: 40 điểm; 5. Rất tốt: 50 điểm.
Tổng điểm tối đa của Nhóm tiêu chuẩn về trách nhiệm và kết quả cần đạt đƣợc là 250 điểm, Nhóm tiêu chuẩn yêu cầu năng lực chuyên môn là 250 điểm, Nhóm tiêu chuẩn hành vi và phẩm chất đạo đức là 250 điểm.
* Tính linh hoạt của tiêu chuẩn đánh giá: Tiêu chuẩn này không phải là hệ thống cứng nhắc mà nó có thể thay đổi sau mỗi chu kỳ đánh giá. Sau mỗi cuộc họp xem xét đánh giá, trên cơ sở ý kiến thảo luận của các nhân viên, ngƣời lãnh đạo hƣớng dẫn nhân viên viết bản cam kết trách nhiệm và yêu cầu năng lực mới trong giai đoạn hoạch định công việc phù hợp hơn nhằm thực hiện công việc tốt hơn trong tƣơng lai. Căn cứ vào mục tiêu của tổ chức và Bảng cam kết trách nhiệm mới, Phòng Tổ chức cán bộ sẽ thiết kế lại Bảng tiêu chuẩn mới phù hợp hơn.
e. Xây dựng trọng số cho các tiêu chuẩn đánh giá
Tác giả đã tham khảo ý kiến trực tiếp của các chuyên gia là các lãnh đạo đơn vị và đƣa đến kết luận về mức độ quan trọng của các tiêu chuẩn: Nhóm tiêu chuẩn về trách nhiệm và kết quả cần đạt đƣợc có trọng số 0,5; Nhóm tiêu chuẩn yêu cầu về năng lực chuyên môn có trọng số 0,3; Nhóm tiêu chuẩn về hành vi và phẩm chất đạo đức có trọng số 0,2.
4.2.2. Giải pháp hoàn thiện về phương pháp triển khai thực hiện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công tác triển khai thực hiện ở bất cứ đơn vị nào, lĩnh vực nào cũng có ý nghĩa lớn đối với sự thành công của kế hoạch đã đƣợc đặt ra. Cục Hải quan
TP Đà Nẵng là đơn vị cung cấp dịch vụ hành chính công cho các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá, xuất nhập cảnh phƣơng tiện vận tải trên địa bàn TP Đà Nẵng, do đó công tác triển khai thực hiện thông qua các hoạt động theo dõi, phản hồi, hƣớng dẫn, điều chỉnh phải là hoạt động hàng ngày nhằm thực hiện tiến trình đánh giá hiệu quả. Do đó, trong giải pháp hoàn thiện công tác triển khai thực hiện, tác giả đề xuất các nội dung sau:
a. Lập hồ sơ công việc
Đây là yêu cầu cơ bản nhằm theo dõi những thành tựu đã đạt đƣợc của nhân viên. Các đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ công việc của các cá nhân nhằm theo dõi thƣờng xuyên công việc của nhân viên có nêu rõ các kết quả đạt đƣợc, các hành vi hƣớng đến mục tiêu và tạo ra kết quả cần khuyến khích cũng nhƣ các tồn tại cần khắc phục mà lãnh đạo cần phản hồi cho nhân viên biết để điều chỉnh. Điều này rất quan trọng, bởi vì nó sẽ không bỏ sót và khắc phục đƣợc một số lỗi trong giai đoạn đánh giá nhƣ: lỗi định kiến...
Lƣu thông tin kết quả đánh giá vào hồ sơ, nhằm so sánh với các lần đánh giá sau để có thể nắm đƣợc sự tiến bộ, cải thiện của nhân viên để có các quyết định hợp lý. Mặt khác, đây chính là chứng lý công bằng cho các quyết định nhân sự, một sự công bằng theo thủ tục.
Lập hồ sơ công việc cũng có ý nghĩa trong công tác quản lý cán bộ trong điều kiện ngành Hải quan nói chung và Cục Hải quan TP Đà Nẵng thƣờng xuyên thực hiện luân chuyển cán bộ. Hồ sơ công việc đƣợc thiết lập sẽ đƣợc chuyển đến cho nhà lãnh đạo tại đơn vị mới để tiếp tục theo dõi nhằm đảm bảo quá trình đánh giá thực hiện liên tục.
Vấn đề theo dõi công việc mang tính bắt buộc đối với đơn vị và nhà lãnh đạo, ở góc độ nhân viên, nên khuyến khích nhân viên tự theo dõi công việc của mình để có đánh giá chính xác.
b. Điều chỉnh, cập nhật cam kết trách nhiệm và yêu cầu năng lực khi có thay đổi
Nhƣ đã đề cập ở trên, Cục Hải quan TP Đà Nẵng thực hiện luân chuyển cán bộ theo định kỳ hàng năm, nhân viên có thể sẽ đƣợc chuyển từ nhóm này sang nhóm khác hoặc đƣợc đề bạt, bổ giữ chức vụ lãnh đạo. Điều này có nghĩa rằng, tính chất công việc thay đổi, trách nhiệm, kết quả đạt đƣợc, yêu cầu năng lực có sự thay đổi. Do đó, lãnh đao cần hƣớng dẫn nhân viên điều