CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ.doc

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

Trang 1

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

1.1 Khái niệm, vai trò và ý nghĩa của quản trị nhân sự:

1.1.1 Khái niệm về quản trị nhân sự:

Theo James H Donnelly , JR., James L Gibson và John M Ivancevich thì

“Quản trị là một quá trình do một hoặc nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được.”

Theo Stoner và Robbins cho rằng: “Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người, và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm luôn hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó”

Theo lý thuyết về hành vi: “Quản trị là hoàn thiện công việc thông qua con người”

Nói một cách tổng quát: “Quản trị là một hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung”

Khi con người hợp tác lại với nhau trong một tập thể cùng nhau làm việc, nếu biết quản trị thì triển vọng và kết quả sẽ cao hơn, chi phí sẽ ít hơn Trong hoạt động kinh tế, nhất là trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, người ta phải hạn chế chi phí và gia tăng kết quả, tức là phải luôn tìm cách gia tăng hiệu quả Việc cần thiết phải đặt đúng người cho đúng việc là phương tiện quan trọng nhằm phối hợp thực tiễn quản trị con người với mục tiêu phát triển của tổ chức, doanh nghiệp Trong nền kinh tế chuyển đổi của nước Việt Nam chúng ta hiện giờ, do trình độ công nghệ kỹ thuật còn thấp, kinh tế chưa ổn định nên nhà nước ta chủ trương “Quá trình phát triển phải thực hiện bằng con người và vì con người”

Vậy Quản trị nhân sự là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo phát triển và duy trì con người của tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên

SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 1 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung

Trang 2

1.1.2 Vai trò của Quản trị nhân sự đối với Doanh nghiệp:

Mục đích cơ bản của bộ phận quản trị nhân sự là đảm bảo cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp được quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất Tuy nhiên trong thực tiễn, bộ phận chuyên trách về nguồn nhân lực có thể có nhiều tên gọi, phải thực hiện các chức năng khác nhau và có vai trò rất khác biệt trong các doanh nghiệp Điều này thể hiện tính chất đặc thù của một doanh nghiệp

Vai trò của bộ phận quản trị nhân sự được thể hiện rõ trong các nhiệm vụ sau đây:

- Nhiệm vụ thiết lập hoặc tham gia thiết lập các chính sách nguồn nhân lực

- Thực hiện phối hợp cùng các lãnh đạo trực tiếp hoặc các phòng ban khác thực hiện các chức năng, hoạt động quản trị nguồn nhân sự trong doanh nghiệp

- Cố vấn cho các lãnh đạo trực tuyến về kỹ năng quản trị nguồn nhân lực

- Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chính sách và thủ tục về nhân sự

1.2.1 Chức năng thu hút nguồn nhân lực:

Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự chú trọng vần đề bảo đảm có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp Để có thể tuyển chọn người cho đúng việc, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên nhằm xác định được những công việc nào cần tuyển thêm người Thực hiện phân tích công việc sẽ cho biết doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu nhân viên và yêu cầu tiêu chuẩn đặt ra đối với các ứng viên như thế nào Việc các kỹ năng tuyển dụng như trắc nghiệm và phỏng vấn sẽ giúp doanh nghiệp chọn được ứng viên tốt nhất cho công việc Do đó, nhóm chức năng tuyển dụng thường có các hoạt động như sau:

- Dự báo và hoạch định nguồn nhân lực

- Phân tích công việc

Trang 3

- Phỏng vấn, trắc nghiệm

- Thu thập, lưu giữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh

nghiệp

1.2.1.1 Quá trình hoạch định nguồn nhân lực:

Muốn có một đội ngũ công nhân viên có chất lượng cao, hoàn thành được mục tiêu của doanh nghiệp, điều quan trọng là phải biết hoạch định nguồn tài nguyên nhân

sự để xác định đúng nhu cầu nhân sự trước mắt cũng như lâu dài

Việc hoạch định nguồn tài nguyên nhân sự được thực hiện trong phạm vi doanh nghiệp và được nối với môi trường bên ngoài Vì vậy, những yếu tố nội bộ của doanh nghiệp - chẳng hạn chính sách về khen thưởng, chính sách về nhân sự - cũng phải được tính đến Nếu không làm tốt, không những làm cho tổ chức gặp trở ngại

mà còn không thể thu hút được nhân sự tốt từ bên ngoài và đã bỏ qua môi trường bên ngoài

Quá trình hoạch định nguồn nhân lực bao gồm các bước sau:

Xác định mục tiêu, chiến lược của

doanh nghiệp

Xác định nhu cầu nguồn nhân lực

Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực

Phân tích, dự báo công việc

Kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực

Triển khai kế hoạch

Xác định mục tiêu, chiến lược của

doanh nghiệp

Xác định nhu cầu nguồn nhân lực

Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực

Phân tích, dự báo công việc

Kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực

Triển khai kế hoạch

Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện

Trang 4

Hình 1.1 Quá trình hoạch định nguồn nhân lực

1.2.1.2 Phân tích công việc:

a) Khái niệm :Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm

vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một doanh nghiệp Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ của một công việc nào đó, mối tương quan giữa công việc đó với các công việc khác, kiến thức và

kỹ năng cần thiết, các điều kiện làm việc Đây là công việc cần thiết phải biết của một nhà quản trị trong lĩnh vực quản trị nhân sự Phân tích công việc mở đầu cho vấn

đề tuyển dụng nhân sự, là cơ sở cho việc bố trí nhân sự phù hợp Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân sự, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc Do đó, phân tích công việc là một trong những công cụ quản trị nhân sự cơ bản nhất

Mục đích của việc phân tích công việc:

- Đối với doanh nghiệp: Giúp nhà quản lý xác định được các kỳ vọng

của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng

đó Đây là công cụ giúp nhà quản trị quản lý nguồn nhân lực

- Đối với người lao động: Giúp người lao động hiểu được các nhiệm vụ

và trách nhiệm của mình trong công việc

b) Các phương pháp phân tích công việc :

Để phân tích công việc có rất nhiều phương pháp khác nhau Có các phương pháp phổ biến sau đây:

- Bảng câu hỏi: Bảng câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu

hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc Bảng câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền vào trả lời Tổng kết các câu trả lời của SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 4 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung

Trang 5

nhân viên, bộ phận nhân sự sẽ có những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp.

- Quan sát: Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích

chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc

và hiệu quả thực hiện công việc Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy những công việc không mang tính chất tình huống

- Phỏng vấn: Phỏng vấn dùng để lấy thông tin trong công việc

hoặc cần làm sáng tỏ thêm một số điểm nào đó

- Nhật ký ghi chép: Phương pháp này nhằm thu thập các thông tin

cụ thể làm việc hàng ngày của nhân viên Các thông tin thu được từ tiến trình phân tích công việc được dùng để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

chuẩn công việc:

Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác

cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc Bản mô tả công việc gồm 3 nội dung chính như sau:

- Phần xác định công việc:

• Tên công việc (chức năng công việc)

• Tên bộ phận trực thuộc hay địa điểm thực hiện công việc

• Chức danh lãnh đạo trực tiếp

• Số người lãnh đạo dưới quyền

Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc

Các điều kiện làm việc:

Trang 6

• Các điều kiện về môi trường vật chất: máy móc, công cụ, trang bị

cần sử dụng…

• Thời gian làm việc

• Điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại

• Các phương tiện khác liên quan

• Mối quan hệ

• Tiêu chuẩn để đánh giá

Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu liệt kê các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu mà một nhân viên cần phải có để hoàn thành công việc Các tiêu chuẩn công việc thường đề cập đến các thông tin sau:

- Dữ liệu tổng quát: tên công việc, thuộc bộ phận nào

- Bản chất công việc: ngoài trời, trong nhà máy, hành chính văn phòng

- Trả lương: mức lương chính, mức lương thử việc, lương phụ trội, tiền thưởng,

phụ cấp, trượt giá sinh hoạt

- Điều khoản đào tạo huấn luyện: thời gian được huấn luyện, ở đâu, hợp đồng

đào tạo huấn luyện

- Cơ hội thăng thưởng: Lý do được thăng thưởng

- Các tiêu chuẩn nhân viên: trình độ văn hoá, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm

công tác, tuổi đời, thể lực sức khoẻ, đặc điểm cá nhân

1.2.1.3 Quá trình tuyển dụng:

Nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự cho doanh nghiệp, phòng nhân sự sẽ tiến hành quá trình tuyển dụng nhân sự Hai nguồn tuyển dụng nhân sự được sử dụng từ trong nội bộ doanh nghiệp và nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp

a) Tuyển dụng từ nguồn nội bộ doanh nghiệp :

Tuyển dụng nhân sự từ trong nội bộ doanh nghiệp rất phức tạp Đối với vị trí chức vụ cao các doanh nghiệp thường sử dụng biểu đồ thuyên chuyển công tác hay

đề bạt Đối với vị trí chức vụ thấp thì doanh nghiệp thường sử dụng thông báo tuyển dụng nhân sự được niêm yết công khai

Trang 7

Để có thể xác định được có bao nhiêu ứng viên từ trong nội bộ, các doanh nghiệp nên có những thông tin về số lượng và các đặc điểm cá nhân của nhân viên thông qua việc thu thập và xây dựng hồ sơ nhân viên, biểu đồ thuyên chuyển nhân viên và phiếu thăng chức Trong hồ sơ nhân viên cần có thông tin về tuổi tác, sức khoẻ, thời gian còn có thể làm việc cho doanh nghiệp, trình độ học vấn, chuyên môn, các lớp đào tạo đã qua, các khả năng đặc biệt, mức lương hiện tại, mức độ hoàn thành công việc hiện tại, khả năng thăng tiến…

b) Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp :

Các nguồn tuyển dụng chính bao gồm:

Bạn bè của nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp

Nhân viên cũ

Ứng viên tự nộp đơn tìm việc

Nhân viên của doanh nghiệp khác

Các trường đại học, cao đẳng, trung tâm dạy nghề

Công nhân lành nghề tự do

Người thất nghiệp

c) Các hình thức thu hút ứng viên :

- Thông qua quảng cáo: Quảng cáo là hình thức thu hút ứng viên rất hữu hiệu,

đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn Để nâng cao chất lượng quảng cáo nên chú ý hai vấn đề đó là mức độ quảng cáo và nội dung quảng cáo

- Thông qua văn phòng dịch vụ lao động: Sử dụng văn phòng dịch vụ lao động

có ích lợi là giảm được thời gian tìm kiếm và chọn lựa ứng viên

- Tuyển các sinh viên tốt nghiệp từ các trường Đại học và Sinh viên thực tập

1.2.1.4 Tiến trình tuyển dụng nhân viên bao gồm các bước:

Thu thập thông tin

Trang 8

Hình 1.2 Tiến trình tuyển dụng nhân viên

1.2.2 Chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:

1.2.2.1 Vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:

Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối

đa nguồn lực hiện có, giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn

về nghề nghiệp của mình, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các công việc trong tương lai

Công tác đào tạo và phát triển là quan trọng và cần được quan tâm đúng mức trong các tổ chức:

- Để đáp ứng yêu cầu công việc hay nhu cầu tồn tại và phát triển

tổ chức

- Để đáp ứng nhu cầu học tập, phát triển của người lao độngĐào tạo và phát triển là những giải pháp có tính chiến lược tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp

- Vì đào tạo và phát triển giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong cạnh tranh nên đào tạo và phát triển giúp cho doanh nghiệp:

• Nâng cao năng suất lao động, hiệu quả thực hiện công việc

Trang 9

• Nâng cao chất lượng thực hiện công việc.

• Giảm bớt sự giám sát vì người lao động được đào tạo là người có khả

năng tự giám sát

• Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức

• Duy trì và nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực

• Tạo điều kiện cho áp dụng tiến bộ kỹ thuật và quản lý cho doanh

nghiệp

• Tạo ra được lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp

- Đối với người lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:

• Tạo ra được sự gắn bó giữa người lao động và doanh nghiệp

• Tạo ra tính chuyên nghiệp của người lao động

• Tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và công việc hiện tại cũng như

công việc trong tương lai

• Đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động

• Tạo cho người lao động có cách nhìn, cách tư duy mới trong công việc

của họ, đồng thời là cơ sở để phát huy tính sáng tạo của người lao động trong công việc

1.2.2.2 Các phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:

Là các phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học việc

sẽ học được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn của người lao động lành nghề hơn Bao gồm các phương pháp:

• Đào tạo theo chỉ dẫn công việc: Đây là phương pháp phổ biến nhất để dạy các

kỹ năng thực hiện công việc Qui trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích về mục tiêu của công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ theo từng bước quan sát, trao đổi, học hỏi và làm theo cho đến khi làm thành thạo công việc

• Kèm cặp và chỉ bảo: Phương pháp này giúp cho các cán bộ quản lý và các nhân

viên giám sát có thể học được các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc

Trang 10

trước mắt và công việc trong tương lai Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp; Kèm cặp bởi một cố vấn; Kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn.

• Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: Là phương pháp chuyển người quản

lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau

Ưu điểm:

• Không yêu cầu về thời gian và trang thiết bị riêng biệt, đặc thù

• Giúp cho người học việc có thu thập trong khi học việc

• Dễ tiếp thu vì học viên được thực hành ngay sau khi học lý thuyết

• Giúp học viên làm quen với môi trường làm việc và các đồng nghiệp trong tương lai

Nhược điểm:

• Lý thuyết sẽ không được trang bị có hệ thống

• Học viên có thể bắt chước những kinh nghiệm và thao tác không tiên tiến của người dạy

Các điều kiện để công tác đào tạo có hiệu quả là:

• Các giáo viên dạy nghề phải được lựa chọn cẩn thận và phải đáp ứng những yêu cầu chương trình đào tạo về trình độ chuyên môn, mức độ thạo việc và khả năng truyền thụ

• Quá trình đào tạo phải được tổ chức chặt chẽ và có kế hoạch

b) Đào tạo ngoài công việc :

Là phương pháp người học việc sẽ được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế của doanh nghiệp

• Tổ chức các lớp học nghiệp vụ

• Cử đi học tại các lớp chính quy

• Hội nghị hoặc hội thảo

• Đào tạo theo kiểu chương trình hoá với sự trợ giúp của máy tính

• Đào tạo từ xa

Trang 11

1.2.2.3 Tổ chức, thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển:

b) Trình tự xây dựng một chương trình đào tạo và phát triển nhân lực :

Xác định nhu cầu đào tạo

Xác định chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo

Xác định mục tiêu đào tạo

Lựa chọn đối tượng đào tạo

Lựa chọn và đào tạo giáo viên

Dự tính chi phí đào tạo

Thiết lập qui trình đánh giá

Trang 12

Hình 1.3 – Trình tự xây dựng chương trình đào tạo và phát triển

Trình tự xây dựng một chương trình đào tạo và phát triển nhân lực gồm 7 bước:

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo:

Có nhiều lý do để tổ chức đầu tư cho các chương trình đào tạo như:

Bước 2: Xác định mục tiêu đào tạo:

Đào tạo và phát triển được tiến hành với mục đích làm cho tổ chức hoạt động hiệu quả hơn vì thế mà chiến lược đào tạo phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức

- Những kỹ năng cụ thể cần được đào tạo và trình độ kỹ năng có được sau đào

tạo

- Số lượng và cơ cấu học viên

- Thời gian đào tạo

Bước 3: Lựa chọn đối tượng đào tạo:

Tùy thuộc vào yêu cầu, mục đích của các chương trình đào tạo mà tổ chức lựa chọn các đối tượng đào tạo phù hợp Để xác định được nhu cầu đào tạo tổ chức phải tiến hành phân tích tổ chức, phân tích con người và nhiệm vụ trong mối liên hệ với chiến lược kinh doanh, nguồn lực sẵn dựa trên nghiên cứu và xác định nhu cầu Động

cơ đào tạo của người lao động, tác dụng đào tạo đối với người lao động và khả năng nghề nghiệp của từng người để biết được các đối tượng cần được đào tạo nhằm giúp

họ hoàn thành công việc tốt hơn

Trang 13

Bước 4: Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo:

Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học được dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lâu Trên cơ

sở đó lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp

Bước 5: Lựa chọn và đào tạo giáo viên:

nghiệp hoặc thuê bên ngoài từ các trường Đại học, trung tâm đào tạo…

thực tế tại doanh nghiệp, việc kết hợp giữa giáo viên thuê bên ngoài và những người có kinh nghiệm lâu năm trong doanh nghiệp Việc kết hợp này giúp cho học viên tiếp cận với kiến thức mới trong doanh nghiệp mà không xa rời thực tiễn tại doanh nghiệp

Bước 6: Dự tính kinh phí đào tạo:

Chi phí đào tạo quyết định việc lựa chọn các phương án đào tạo, bao gồm chi phí cho việc học và chi phí cho việc giảng dạy

Bước 7: Đánh giá chương trình đào tạo:

Kết quả chương trình đào tạo bao gồm kết quả nhận thức, sự thoả mãn của người học đối với chương trình đào tạo, khả năng áp dụng những kiến thức và khả năng lĩnh hội từ chương trình đào tạo, sự thay đổi hành vi theo hướng tích cực Từ các kết quả trên có thể đánh giá được điểm mạnh và điểm yếu của chương trình đào tạo

1.2.2.4 Các nguyên tắc trong đào tạo:

Mọi quá trình đào tạo, phát triển dù diễn ra tại nơi làm việc hay ngoài nơi làm việc đều là quá trình giảng dạy và học tập, do đó ở bất cứ hình thức đào tạo nào giảng viên cũng cần lưu ý tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau:

Trang 14

- Kích thích học viên: Khi bắt đầu đào tạo nên cung cấp cho học viên các kiến

thức chung về các vấn đề sẽ học và chỉ cho học viên thấy được lợi ích của khoá học đối với việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp như mục tiêu cá nhân Những mục tiêu này có thể nâng cao chất lượng thực hiện công việc hoặc chuẩn

bị tạo cơ hội thăng tiến nghề nghiệp cho nhân viên Điều này kích thích học viên có động cơ rõ ràng trong học tập, hiểu được nội dung của các bước trong quá trình đào tạo và tích cực, chủ động tham gia vào trong quá trình đào tạo

- Cung cấp thông tin phản hồi cho người đào tạo: Thông tin phản hồi trong quá

trình đào tạo sẽ giúp học viên giảm bớt hồi hộp, lo lắng và biết cách làm gì để nâng cao kết quả đào tạo Cung cấp thông tin phản hồi còn được coi là một phần của chương trình đào tạo đối với phương pháp đào tạo tại nơi làm việc

- Tổ chức khoá học: Cách thức tổ chức khoá đào tạo cũng ảnh hưởng rất quan

trọng đến chất lượng và hiệu quả đào tạo Để tổ chức khoá học tốt cần lưu ý các vấn đề sau:

• Phân chia quá trình đào tạo thành nhiều phần trọn vẹn, học trong những khoảng thời gian nhất định Nội dung chương trình phải mang tính tiếp nối, logic và lượng thông tin cần cung cấp vừa phải so với khả năng tiếp thu của học viên

• Cố gắng phát triển và liên hệ các vấn đề và khái niệm mới các vấn đề

và khái niệm quen thuộc trong quá trình giảng dạy

• Lưu ý những vấn đề đặc biệt quan trọng cho học viên

• Đưa ra nhiều câu hỏi để hướng dẫn và thu hút sự quan tâm của học viên, sử dụng nhiều ví dụ minh họa, nhiều phương pháp truyền đạt thông tin khác nhau Học viên tiếp thu kiến thức bằng cách thực hành và quan sát thực nghiệm sẽ mau nhớ và lâu quên

- Nhắc lại: Để giúp học viên dễ tiếp thu các kiến thức mới, hiểu các vấn đề một

cách hệ thống, nên thường xuyên khuyến khích học viên ôn tập và củng cố các kiến thức đã học

- Ứng dụng: Các biện pháp ứng dụng để giảm bớt các khoảng cách giữa lý thuyết

và thực tế thực hiện công việc:

• Cố gắng tối đa để các tình huống trong đào tạo giống với thực tế

Trang 15

• Tạo điều kiện cho học viên thực tập càng nhiều ví dụ thực tế càng tốt Thực hành và ôn luyện là phương pháp quan trọng để học các kỹ năng mới.

• Minh hoạ càng nhiều càng tốt các kinh nghiệm thực tiễn trong thực hiện và giải quyết vấn đề

• Phác thảo quá trình đào tạo sao cho học viên thấy được khả năng ứng dụng kết quả học tập vào thực tiễn giải quyết công việc

- Tham dự: Học viên cần phải được tích cực tham gia vào quá trình đào tạo Sự

tham gia này giúp cho học viên trao đổi thông tin, ý kiến qua lại giữa các học viên và giữa học viên với giảng viên

1.2.3 Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực:

Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực nhằm duy trì và sử dụng có hiệu quả đội ngũ lao động trong doanh nghiệp Hai chức năng chính trong nhóm này bao gồm kích thích, động viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp

Chức năng kích thích, động viên: Liên quan đến các chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao do đó xây dựng, áp dụng và quản lý hệ thống, chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là những hoạt động quan trọng nhất của các chức năng kích thích, động viên

1.2.3.1 Đánh giá thành tích công việc:

giá:

Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức duyệt xét đánh giá sự hoàn thành công tác của một cá nhân theo định kỳ Đánh giá thành tích công tác được

sử dụng với nhiều mục đích khác nhau:

- Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ hoàn thành công tác

của họ với các tiêu chuẩn và với các nhân viên khác

- Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm trong quá trình làm việc.SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 15 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung

Trang 16

- Kích thích, động viên nhân viên thông qua các điều khoản về đánh giá, ghi

nhận và hỗ trợ

- Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho các vấn đề đào tạo, trả lương, khen

thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức…

- Phát triển sự hiểu biết về công ty thông qua trao đổi thông tin về các cơ hội và

hoạch định nghề nghiệp

- Tăng cường quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và nhân viên thuộc cấp

Đánh giá thành tích công tác nhân viên sẽ có tác động lên cả tổ chức lẫn cá nhân, đặc biệt là những người tự ti; những người thường có thành tích công tác không cao hoặc những người không tin vào đánh giá là công bằng, hợp lý

sẽ cảm thấy lo lắng, sợ hãi, thậm chí không an toàn khi làm việc trong doanh nghiệp Ngược lại những nhân viên thực hiện công việc ở mức độ xuất sắc, có nhiều tham vọng, cầu tiến sẽ coi việc đánh giá thành tích công tác là các cơ hội giúp họ khẳng định vị trí của họ trong doanh nghiệp và thêm cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp Đối với doanh nghiệp, các thông tin đánh giá thành tích công tác sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra lại chất lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác như tuyển chọn, định hướng và hướng dẫn công việc, đào tạo, trả công, quan hệ lao động

giá thành tích công tác:

Hiện nay, trên thế giới có rất nhiều phương pháp đánh giá thành tích công tác của nhân viên khác nhau Các phương pháp đánh giá phổ biến bao gồm:

- Phương pháp mức thang điểm: Theo phương pháp này thì việc đánh giá mức

độ hoàn thành công tác được ghi lại trên thang điểm Phương pháp này khá phổ biến vì nó đơn giản, đánh giá nhanh

- Phương pháp xếp hạng luân phiên: Tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp

sẽ được xếp hạng theo thứ tự tăng dần từ yếu đến giỏi hoặc ngược lại Khi tổng hợp kết quả sẽ cho biết ai là người hoàn thành công tác tốt nhất và dần dần cho đến người yếu nhất

Trang 17

- Phương pháp so sánh cặp: Phương pháp này cũng tương tự như phương pháp

xếp hạng luân phiên, nhưng mức độ chính xác cao hơn Ở đây, từng cặp nhân viên được đem so sánh về những yêu cầu chính

- Phương pháp theo tiêu chuẩn công việc: Mức độ hoàn thành công tác của

nhân viên sẽ được đối chiếu, so sánh với tiêu chuẩn công việc hoặc về số lượng chất lượng sản phẩm theo yêu cầu

- Phương pháp thang điểm đánh giá căn cứ vào hành vi: Theo phương pháp

này, các hành vi đối với công việc được mô tả khách quan sau đó được xếp hạng và đánh giá

- Phương pháp quản trị theo mục tiêu: Trong phương pháp này, mức độ hoàn

thành công tác của nhân viên được tiến hành thông qua việc xem xét mức độ hoàn thành của các mục tiêu được đề ra

1.2.3.2 Trả công lao động:

a) Khái niệm :

Theo tổ chức lao động thế giới (ILO) thì “tiền lương là một sự trả công hoặc

thu nhập, bất luận tên gọi hay cách tính thế nào, mà có thể biểu hiện bằng tiền và được ấn định bằng thoả thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động hoặc bằng pháp luật, pháp quy quốc gia Người sử dụng lao động phải trả cho người lao động theo một hợp đồng lao động được viết ra hay bằng miệng, cho một công việc

đã thực hiện , hoặc cho những dịch vụ đã làm hay sẽ phải làm”.

Tiền lương thường được coi là giá cả lao động trong nền kinh tế thị trường Giờ đây, với việc áp dụng quản trị nhân sự vào trong các doanh nghiệp, tiền lương không chỉ đơn thuần là giá cả lao động nữa Quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động đã có những thay đổi căn bản Với việc áp dụng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, quan hệ này có thể chuyển từ hình thức bóc lột, mua bán hàng hoá sang hình thức quan hệ hợp tác song phương, đôi bên cùng có lợi hay không và bản chất tiền lương là gì, hiện vẫn còn là những vấn đề đòi hỏi phải được tiếp tục nghiên cứu, phát triển

Cơ cấu tiền lương trong doanh nghiệp:

Trang 18

Cơ cấu tiền lương trong doanh nghiệp bao gồm thù lao vật chất và thù lao phi vật chất Thù lao vật chất bao gồm lương căn bản, phụ cấp (tiền làm việc phụ trội hay còn gọi là làm việc ngoài giờ) và phúc lợi Phúc lợi là các khoản lương bổng đãi ngộ

về mặt tài chính, bao gồm 2 phần chính, đó là phúc lợi theo pháp luật quy định (các loại bảo hiểm xã hội: trợ cấp đau ốm bệnh tật; trợ cấp tai nạn lao động; trợ cấp thai sản; trợ cấp tử tuất; trợ cấp thôi việc và trợ cấp hưu trí và tiền lương trong thời gian không làm việc: ngày nghỉ lễ, nghỉ phép thường niên) và phúc lợi do công ty tự nguyện áp dụng (nhằm khuyến khích nhân viên làm việc, an tâm công tác và gắn bó với công ty nhiều hơn Ví dụ: trả tiền trợ cấp độc hại, trợ cấp nguy hiểm…) Thù lao phi vật chất bao gồm cơ hội thăng tiến, công việc thú vị và môi trường, điều kiện làm việc

b) Mục tiêu của hệ thống tiền lương :

Trả công lao động luôn luôn là một trong những vấn đề thách thức lớn nhất cho nhà quản trị ở mọi doanh nghiệp Các doanh nghiệp thường có nhiều quan điểm mục tiêu khác nhau khi xếp đặt hệ thống trả công nhưng nhìn chung các doanh nghiệp đều hướng tới bốn mục tiêu cơ bản sau:

- Thu hút nhân viên: Mức lương doanh nghiệp đề nghị thường là một trong

những yếu tố cơ bản nhất cho ứng viên quyết định có chấp nhận làm việc càng

có khả năng thu hút được những ứng viên giỏi từ trên thị trường địa phương Thực hiện các cuộc điều tra tiền lương trên thị trường sẽ giúp doanh nghiệp đề

ra các chính sách trả công và các mức lương thích hợp

- Duy trì những nhân viên giỏi: Để duy trì những nhân viên giỏi cho doanh

nghiệp, trả lương cao chưa đủ mà còn phải thể hiện tính công bằng trong nội

bộ doanh nghiệp Tính công bằng trong trả lương thể hiện không chỉ ở sự công bằng giữa các nhân viên thực hiện cùng công việc, có kết quả tương đương, không phân biệt giới tính, dân tộc, nguồn gốc gia đình…mà còn ở sự công bằng giữa những công việc có tầm quan trọng, yêu cầu mức độ phức tạp, kỹ năng thực hiện tương đương, hoặc giữa những nhân viên làm việc trong những

bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp Mặc dù không có hệ thống trả công nào có thể làm tất cả mọi nhân viên trong doanh nghiệp luôn được vừa lòng, SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 18 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung

Trang 19

nhưng thực hiện định giá công việc và nghiên cứu tiền lương trên thị trường sẽ giúp cho doanh nghiệp vừa bảo đảm được tính công bằng nội bộ, vừa bảo đảm được tính công bằng với thị trường bên ngoài trong trả lương.

- Kích thích, động viên nhân viên: Tất cả các yếu tố cấu thành thu nhập của

người lao động gồm: Lương căn bản, thưởng, phúc lợi, trợ cấp cần được sử dụng có hiệu quả nhằm tạo ra động lực kích thích cao đối với nhân viên Nhân viên thường mong đợi những cố gắng và kết quả thực hiện công việc của họ sẽ được đánh giá và khen thưởng xứng đáng Những mong đợi này sẽ hình thành

và xác định mục tiêu, mức độ thực hiện công việc nhân viên cần đạt được trong tương lai Nếu các chính sách và các hoạt động quản trị trong doanh nghiệp không để cho nhân viên nhận thấy rằng sự cố gắng vất vả và mức độ thực hiện công việc tốt của họ sẽ được đền bù xứng đáng, họ sẽ không cố gắng làm việc nữa, dần dần có thể hình thành tính ù lì, thụ động trong tất cả nhân viên của doanh nghiệp

- Đáp ứng nhu cầu của pháp luật: Những vấn đề cơ bản của luật pháp liên quan

đến trả công trong các doanh nghiệp thường chú trọng các vấn đề sau: quy định mức lương tối thiểu, quy định về thời gian và điều kiện làm việc, quy định về lao động vị thành niên, các khoản phụ cấp trong lương, quy định về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…

c) Các hình thức trả lương :

- Trả lương theo sản phẩm: Là hình thức trả lương căn cứ vào số lượng,

chất lượng sản phẩm làm ra của mỗi người và đơn giá lương sản phẩm để trả lương cho cán bộ công nhân viên chức

- Trả lương theo thời gian: Là tiền lương thanh toán cho người công nhân

căn cứ vào trình độ kỹ thuật và thời gian công tác của họ

- Trả lương khoán theo nhóm: Toàn bộ khối lượng công việc sẽ được giao

khoán cho nhóm hoặc đội nhân viên thực hiện Tiền lương sẽ được trả cho nhóm, đội dựa vào kết quả cuối cùng của cả nhóm, đội

- Kích thích theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp: Hình thức này được

áp dụng với tất cả mọi nhân viên trong doanh nghiệp Bao gồm 2 loại:SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 19 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung

Trang 20

• Thưởng theo năng suất, hiệu quả nhằm gắn chặt tiền công cho nhân

viên với các yếu tố năng suất, hiệu quả cụ thể như tiết kiệm thời gian, vật liệu, giảm chi phí…

• Chia lời (nhằm gắn chặt phần trả công cho nhân viên với lợi nhuận của

doanh nghiệp)

1.2.3.3 Thỏa ước lao động tập thể:

Thỏa ước lao động tập thể là văn bản thoả thuận giữa tập thể người lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện lao động và sử dụng lao động, quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên trong quan hệ lao động

Thoả ước tập thể là một tiến bộ xã hội, thừa nhận quyền của mọi người làm công ăn lương, được thông qua người đại diện của mình là công đoàn để xác định một cách tập thể những điều kiện lao động, đặc biệt là những điều kiện có lợi cho người lao động so với những quy định của pháp luật lao động

Trong các doanh nghiệp không có tổ chức công đoàn, không có thỏa ước lao động tập thể, lãnh đạo được quyền tự do trong việc ra các quyết định liên quan đến các vấn đề lương bổng, điều kiện làm việc, khen thưởng… Đây là hệ thống ra quyết định một chiều, nhân viên sẽ phải chấp nhận hệ thống các quy định này, hoặc thỏa thuận cá nhân để thay đổi hoặc phải nghỉ việc tại doanh nghiệp Trong các tổ chức, doanh nghiệp có công đoàn, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ phải thỏa thuận với đại diện công đoàn về tất cả các vấn đề quan trọng nhất liên quan đến quyền lợi của người lao động như lương bổng, thưởng, giờ làm việc, điều kiện làm việc, bảo hiểm xã hội… Trong hệ thống này các quyết định gọi là quyết định hai chiều

1.2.3.4 Động viên nhân viên:

Công tác động viên nhân sự nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh và thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

Động viên được thể hiện qua hai hình thức là động viên vật chất và động viên tinh thần

a) Động viên vật chất :

Trang 21

Đãi viên vật chất là một động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình với tinh thần trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu quả công việc được giao.

*Tiền lương: Tiền lương là một vấn đề thiết thực và nhạy cảm trong những

chính sách có liên quan tới con người tại xí nghiệp cũng như trong xã hội Về phía những người ăn lương, tiền lương thể hiện tài năng và địa vị của họ, vừa thể hiện sự đánh giá của cơ quan và xã hội về công lao đóng góp cho tập thể của họ

Tiền lương là giá cả sức lao động được hình thành qua thoả thuận giữa người

có sức lao động và người sử dụng sức lao động phù hợp với quan hệ trong nền kinh

tế thị trường

Ngoài tiền lương người lao động còn nhận được các khoản tiền bổ xung như: phụ cấp, trợ cấp, tiền thưởng…

*Phụ cấp: là những khoản thu nhập thêm nhằm mục đích đền bù cho các công

việc chịu thiệt thòi hoặc ưu đãi cho một số công việc có tính chất đặc biệt

*Trợ cấp: cũng là những khoản tiền thu nhập thêm nhưng không mang tính

chất thường xuyên như phụ cấp mà chỉ có khi xảy ra một sự kiện nào đó

*Các khoản thu nhập khác: nghỉ phép có lương, cấp nhà hoặc thuê nhà với giá

tượng trưng, ăn trưa miễn phí, bồi dưỡng thêm…

*Tiền thưởng: là những khoản tiền bổ xung nhằm quán triệt nguyên tắc phân

phối theo lao động

Đây là một công cụ mang tính chất khuyến khích vật chất mạnh mẽ đối với nhân viên, đồng thời cũng là công cụ khuyến khích tinh thần cho nhân viên tiền thưởng khẳng định tính vượt bậc về thành tích của nhân viên đồng thời cổ vũ cho toàn nhân viên trong doanh nghiệp phấn đấu đạt thành tích cao

Các hình thức khen thưởng chủ yếu:

-Thưởng cho cán bộ công nhân viên hoàn thành tốt công việc được giao

-Thưởng cho các cá nhân có phát minh, sáng kiến nâng cao năng suất lao động

và hiệu quả kinh doanh

-Thưởng cho những người trung thành và tận tụy với doanh nghiệp

-Thưởng cho cán bộ nhân viên nhân dịp lễ tết, ngày thành lập doanh nghiệp…SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 21 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung

Trang 22

b) Động viên tinh thần :

Động viên tinh thần giữ vai trò quan trọng nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu đa dạng của người lao động Mức sống càng cao thì nhu cầu về tinh thần ngày càng cao, khuyến khích tinh thần chính là biện pháp được áp dụng để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của người lao động

Các biện pháp khuyến khích tinh thần:

- Sử dụng đúng khả năng, bố trí công việc phù hợp với khả năng và nguyện

vọng của mỗi người, tạo điều kiện để họ nâng cao trình độ

- Tỏ thái độ quan tâm chân thành: nắm vững tên tuổi, hoàn cảnh gia đình,

thường xuyên thăm hỏi động viên cấp dưới

- Giảm bớt sự cách biệt giữa cấp trên với cấp dưới Tạo điều kiện để cùng sinh

hoạt, vui chơi, giải trí Tránh sự phân biệt thái quá trong chính sách đãi ngộ Định kỳ hàng năm tổ chức văn hóa văn nghệ nhân các dịp lễ tết

- Trong nhiều trường hợp kích thích tinh thần có khi còn quan trọng hơn kích

thích vật chất Do đó các nhà quản lý cần dùng danh hiệu để phong tặng cho người lao động Ngoài ra còn áp dụng một số hình thức khác như: gửi thư khen ngợi, đăng báo, dán hình tuyên dương…

- Đánh giá nhân viên thường xuyên, kịp thời, phát hiện ra tiềm năng để bồi

dưỡng đồng thời phát hiện ra các sai sót và tạo cơ hội để nhân viên sửa chữa

- Không ngừng cải thiện điều kiện làm việc để đảm bảo sức khoẻ và tâm trạng

vui tươi thoải mái cho người lao động

- Áp dụng thời gian làm việc linh động và chế độ nghỉ ngơi hợp lý Áp dụng

chế độ này người lao động sẽ cảm thấy thoải mái và hiệu suất công việc sẽ cao Về khía cạnh tâm lý, nhân viên sẽ cảm thấy tự có trách nhiệm hơn vì cảm thấy cấp trên tin tưởng và tạo điều kiện cho mình hoàn thành công việc ở bất cứ hoàn cảnh nào

- Tổ chức và đẩy mạnh các phong trào thi đua trong doanh nghiệp Thi đua là phương tiện để kích thích và phát huy tích cực tính chủ động và sáng tạo của người lao động

Trang 23

CHƯƠNG 2

GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH MTV TIN HỌC

TM & DV SÓNG BIỂN

2.1 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH MTV TIN HỌC TM

& DV SÓNG BIỂN:

- Tên doanh nghiệp : CÔNG TY TNHH MTV TIN HỌC TM &

DV SÓNG BIỂN

- Loại hình doanh nghiệp : Công ty TNHH

- Trụ sở đặt tại : 57 Lê Hoàng Phái, P.17, Q Gò Vấp, Tp.HCM

- Đại diện bởi Ông : LÊ NGỌC HOÀNG Chức vụ: Giám đốc

- Ngành nghề kinh doanh theo giấy phép: mua bán máy photo, máy tính, kim khí điện máy

- Doanh nghiệp hoạt động chính trong lãnh vực thương mại trong đó mặt hàng chủ yếu là mực, linh kiện máy photocopy chiếm khoảng 95% tỉ trọng

- Vốn điều lệ : 2.000.000.000 đồng

Doanh nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động vào tháng 04/2005 với các mặt hàng kinh doanh chủ yếu là máy, linh kiện, mực máy photo và máy in với các nhà cung cấp có uy tín trên thị trường linh kiện máy photo như: Katun Singapore PTE LTD (Singapore) với lượng hàng nhập trong năm khoảng 450.000 USD, Jadi Imaging Tecnologies (Malaysia) lượng hàng nhập trong năm khoảng 500.000 USD và lượng hàng tồn kho hiện tại có thể cung cấp cho thị trường trong vòng 03 tháng

- Trong gần 05 năm hoạt động lợi nhuận doanh nghiệp thu được: 136.880.544 (năm 2005); 164.043.617 (năm 2006); 170.949.534 (năm 2007); 85.332.679 (năm 2008); 204.464.362 (năm 2009)

- Năng lực sản xuất kinh doanh hiện nay: Hệ thống đại lý của Công ty phân phối trên toàn quốc Nguồn hàng đầu vào, đầu ra ổn định và đảm bảo chất lượng nhằm giữ vững thương hiệu, sức cạnh tranh trên thị trường Hiện doanh nghiệp đang đặêt văn phòng chính tại số 57 Lê Hoàng Phái, P.17, Q Gò Vấp, Tp HCM

Trang 24

- Chiến lược kinh doanh, phát triển thị trường: Trong tương lai sẽ mở rộng thêm thị trường, đầu tư vào ngành kim khí điện máy với phương châm kinh doanh “ổn định chất lượng, giá cả cạnh tranh” nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

Chức năng và nhiệm vụ:

2.2.1 Chức năng:

Doanh nghiệp chuyên mua bán các loại máy, linh kiện, mực máy photo và máy in Thị trường tiêu thụ của công ty là thị trường trong nước

2.2.2 Nhiệm vụ:

- Chuyên mua bán, sửa chữa các loại linh kiện, máy photo,máy in

- Phải đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, an toàn và phát triển nguồn vốn

- Thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước và phải nộp các báo cáo tài chính đúng thời hạn theo quy định của nhà nước

Cơ cấu tổ chức:

Tổ chức bộ máy quản lý của công ty bao gồm Ban giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu, bộ phận kỹ thuật, bộ phận giao hàng, bộ phận kho với hơn 30 nhân viên, trong đó gần 70% có trình độ chuyên môn về lĩnh vực máy photo, cán bộ quản lý thì trình độ từ cao đẳng đến đại học Với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong ngành photo nên khả năng kinh doanh đạt kết quả tốt và ngày càng phát triển

Trang 25

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV Tin Học TM & DV Sóng Biển

TỔNG GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬN KỸ THUẬT PHÒNG KINH DOANH BỘ PHẬN GIAO

HÀNG

BỘ PHẬN KHO

KẾ TOÁN

XUẤT HÓA

ĐƠN

KẾ TOÁN KHO

BỘ PHẬN BÁN HÀNG

NHẬN HÀNG

CHỨNG TỪ

BỘ PHẬN BÁN SĨ BỘ PHẬN BÁN LẺ

PHÒNG XUẤT NHẬP

Trang 26

Nhiệm vụ của các phòng ban :

• Ban giám đốc :

- Điều hành mọi hoạt động của công ty đúng với trách nhiệm và quyền hạn của mình

- Chịu trách nhiệm chung và chỉ đạo trực tiếp các phòng ban

- Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty

- Có quyền giao nhiệm vụ cho cấp dưới để thực hiện nhiệm vụ chung

- Kiểm tra giám sát mọi hoạt động của nhân viên, quyết định thưởng phạt hợp lý, kịp thời để khuyến khích, động viên tinh thần thi đua của cấp dưới nhằm đưa tổ chức hoạt động vào nề nếp và ngày càng hiệu quả

• Phòng kế toán – tài chính:

Phòng kế toán - tài chính liên quan đến những hoạt động huy động và sử dụng các nguồn lực vật chất của doanh nghiệp trong từng thời kì, thực hiện hạch toán kinh tế trong tất cả các khâu công việc trong quá trình hoạt động Cụ thể:

- Lập kế hoạch thu chi tài chính

- Kiểm soát tài chính đối với tất cả các hoạt động của công ty

- Thanh toán các khoản chi trong hoạt động kinh doanh

- Theo dõi kiểm tra công nợ

- Lập bảng lương và trả lương cho nhân viên

- Tính lợi nhuận và thuế phải nộp

- Quản lý và kiểm tra tình hình tài chính của công ty

• Phòng kinh doanh : do trưởng bộ phận kinh doanh phụ trách, có nhiệm

vụ:

- Bán hàng sĩ và lẻ cho các khách hàng vãng lai và doanh nghiệp trong nước thông qua 2 hình thức bán hàng tại quầy và bán hàng qua điện thoại

- Kiểm tra lượng hàng đã bán ra

- Dự báo nhu cầu tiêu thụ từng mặt hàng để nhập hàng tránh tình trạng thiếu hụt hay dư thừa hàng hoá

Trang 27

• Phòng xuất nhập khẩu:

- Thực hiện tốt các quy trình xuất nhập khẩu để đảm bảo rằng nguyên liệu, hàng hoá xuất nhập đúng nơi đúng thời hạn quy định

- Phụ trách việc làm các thủ tục hải quan

- Chịu trách nhiệm việc đặt hàng và mua hàng từ các nhà cung cấp trong nước và ngoài nước

• Phòng hành chính nhân sự: có nhiệm vụ

- Thực hiện công tác tuyển dụng theo yêu cầu của công ty

- Tổ chức và phối hợp với đơn vị khác trong việc đào tạo nhân viên

- Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn công ty

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty

- Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành

- Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với chế độ Lễ tết

- Xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định trong công ty và giám sát ciệc chấp hành

- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, chuyển giao công văn giấy tờ…

• Bộ phận kỹ thuật: có nhiệm vụ

- Kiểm tra kỹ thuật các linh kiện, máy móc nhập về công ty

- Sửa chữa các thiết bị hư hỏng trong công ty

- Sửa chữa hàng bị lỗi kỹ thuật cho khách hàng

- Đề ra các phương hướng bảo dưỡng duy tu định kỳ cho các thiết bị

• Bộ phận giao hàng: thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa

• Bộ phận kho: nhiệm vụ tiếp nhận hàng hoá lưu kho, kiểm tra kỹ khi hàng

đến, hàng đi, lên kế hoạch sắp xếp kho bãi

Các đối thủ cạnh tranh trên thị trường tiêu thụ sản phẩm:

Đối thủ cạnh tranh là một vấn đề mà Công ty TNHH MTV Tin Học TM & DV Sóng Biển cần quan tâm Hiện tại trên thị trường công ty đang phải đối đầu với vấn đề

Trang 28

hàng nhái, hàng giả, hàng kém chất lượng, nhập hàng không đúng giá dẫn đến việc cạnh tranh không lành mạnh Thị trường sản phẩm của công ty đang là một thị trường phát triển tốt nên cũng có khá nhiều đối thủ cạnh tranh.

• Công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ Hợp Thanh: Là một công TNHH chuyên cung cấp các loại máy văn phòng, có trụ sở tại Q.1 và chi nhánh ở Q.9, Tp.HCM Hợp Thanh thường xuyên đẩy mạnh chiến lược giảm giá bán để cạnh tranh trên thị trường Đây là một đối thủ đáng chú ý

• Công ty Trung Việt Hưng: Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thiết bị văn phòng từ năm 1997, chuyên mua bán và sửa chữa thiết bị văn phòng có thương hiệu nổi như: Toshiba, Ricoh, Canon… Công ty Trung Việt Hưng có lợi thế về đội ngũ nhân viên và thị trường tiêu thụ rộng

Thị trường về thiết bị văn phòng và linh kiện máy tính đang là một thị trường rất hấp dẫn nên Sóng Biển còn có rất nhiều đối thủ cạnh tranh như: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Sản xuất Tùng Vỹ, Công ty Nguyên Tân, Công ty Hữu Văn, Công ty TNHH MTV Dịch vụ Thương mại Tuấn Trần…

Thực trạng năng lực sản xuất kinh doanh:

Mặt hàng kinh doanh của công ty là phân phối các loại linh kiện, máy móc về photo in ấn… của các hãng như Công ty Cổ Phần Siêu Thanh (chuyên về Ricod), Công ty CP Lê Bảo Minh (chuyên về Canon), Katun (Singapore), Phật Sơn, Jadi Imaging Technologies (Malaysia)… và các loại mực do công ty tự đóng gói

Thị trường tiêu thụ: với uy tín trên thương trường trong những năm hoạt động vừa qua và giá cả hàng hóa hợp lý, cung cách phục vụ rất nhiệt tình nên hiện nay công ty có thị trường tiêu thụ rộng khắp các tỉnh kéo dài từ Nam ra Bắc, mỗi tỉnh doanh nghiệp đều có khách hàng mua sĩ để làm đại lý bán lẻ

Theo đánh giá của doanh nghiệp, các khách hàng cảm thấy rất hài lòng về cách làm việc của doanh nghiệp, do đó họ có mối quan hệ rất tốt Nhóm khách hàng mua sĩ này là một nhóm khách hàng rất quan trọng của công ty Do đó công ty

Trang 29

luôn ưu tiên hàng hóa và giá cả cho họ mỗi khi hàng hóa bị thiếu hụt do nhu cầu tăng cao, vì thế họ rất hài lòng.

Ngoài ra công ty còn bán lẻ tại chi nhánh và tại trụ sở chính, đối tượng khách hàng này chủ yếu là các cửa hàng bán lẻ linh kiện, một số công ty cần thiết bị văn phòng và khách hàng vãng lai có nhu cầu, tuỳ từng đối tượng mà công ty có những chính sách giá cả cho phù hợp, vì thế lượng khách hàng mua lẻ của công ty càng lúc càng tăng, đây là một dấu hiệu rất lạc quan cho công ty

2.5.1 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2008-2009:

bán sĩ 32.572.554.900 78.6% 36.232.286.942 79.2% 3.659.732.042 11.2Doanh thu

bán lẻ 8.868.354.643 21.4% 9.515.550.106 20.8% 647.195.463 7.3

( Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Bảng 2.1: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2008-2009

Qua bảng trên cho thấy chỉ tiêu doanh thu có xu hướng tăng qua các năm, điều này cho thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả, doanh thu năm 2009 tăng 4.306.927.505 đồng so với năm 2008 tức tăng 10.4% Doanh thu năm 2009 tăng lên như vậy là do trong năm này số lượng hàng hóa được bán ra nhiều hơn cho các đại lý, số đại lý mua sĩ tăng lên do mở rộng thị trường ở một số tỉnh thành Đây là mặt tích cực của doanh nghiệp, cần phát huy

Qua bảng 2.1, chúng ta thấy doanh thu bán sĩ của công ty tăng dần qua các năm cụ thể là năm 2009 doanh thu bán sĩ tăng 3.659.732.042 đồng so với năm 2008 tức tăng 11.2% Qua số liệu trên càng cho thấy công ty đã có được thị trường tiêu thụ ở các tỉnh là rất lớn và số lượng khách hàng tăng qua các năm thể hiện việc SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 29 GVHD: ThS Phạm Thị Kim Dung

Trang 30

doanh nghiệp dần có uy tín trong thương trường Trong vòng một năm mà lượng khách hàng mua sĩ đã tăng lên 16 người, cụ thể năm 2008 là 59 người nhưng đến năm 2009 lên đến 75 người.

Còn về doanh thu bán lẻ của công ty ở năm 2009 tăng hơn so với năm 2008 là 647.195.463 đồng tức tăng 7.3% Điều này cho chúng ta thấy rằng không chỉ doanh thu bán sĩ mà ngay cả doanh thu bán lẻ cũng tăng, chứng tỏ sản phẩm của công ty đã được nhiều người biết đến Đây là điều đáng mừng cho doanh nghiệp

Việc có được kết quả khả quan trong những năm gần đây là do công ty đã mạnh dạn đầu tư cho việc tự đóng gói các loại mực, điều này giúp cho doanh nghiệp một phần giảm giá thành sản phẩm và nâng cao sức cạnh tranh và tăng lợi nhuận trong những năm gần đây mặc dù gặp phải sự cạnh tranh rất gay gắt trong ngành Ngoài ra nguyên nhân dẫn đến sự tăng doanh thu trong những năm qua còn

do sự biến động giá cả Do dự báo được tình hình biến động nên công ty đạt được lợi nhuận tương đối cao Tóm lại, doanh thu ngày càng tăng là do số lượng khách hàng cuả công ty ngày càng nhiều và một phần do sự biến động giá cả Doanh nghiệp cần phát huy hết lợi thế của mình để doanh thu ngày càng tăng hơn nữa

2.5.2 Đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 2008-2009

Hiệu quả là một chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh trình độ, lợi dụng các yếu tố trong quá trình sản xuất đồng thời là một phạm trù kinh tế gắn liền với nền sản xuất hàng hóa Sản xuất kinh doanh có phát triển hay không là nhờ đạt hiệu quả cao hay thấp, biểu hiện của hiệu quả là lợi ích mà thước đo cơ bản của nó là tiền Để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chúng ta cần xác định rõ các tiêu chuẩn và chỉ tiêu hiệu quả kinh doanh

Bảng 2.2:Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2008-2009